Resolución No SBS-2011-1056
MARCO CONCEPTUAL
CATÁLOGO DE CUENTAS DEL BANCO DEL INSTITUTO ECUATORIANO
DE SEGURIDAD SOCIAL
I. MARCO LEGAL
El artículo 18 de la Ley del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social somete al
Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social al control y supervisión de la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
La Cuarta Disposición General de la Ley del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social establece que la contabilización y registro de los fondos previsionales que administre el
Banco se realizarán en forma separada de la administración financiera de los fondos del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y se regirán por las disposiciones contables que
imparta la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Los conceptos incluidos en el presente documento se sujetan a la normatividad expedida en la
Ley del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, en la Ley de Seguridad Social, así
como también en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros
y de la Junta Bancaria.
Igualmente, se consideran concordantes con estas normas a la Ley General de Instituciones
del Sistema Financiero, a la Ley de Mercado de Valores, a las Normas Internacionales de
Información Financiera y a los demás cuerpos legales y reglamentaria que sean aplicables, las
mismas que serán aplicadas en forma supletoria.
II. APLICACIÓN Y ALCANCE DEL CATÁLOGO
El presente Catálogo de Cuentas será de uso obligatorio para el Banco del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social, quien no podrá utilizar cuentas diferentes a las establecidas
en el presente Catálogo de Cuentas sin autorización previa del Superintendente de Bancos y
Seguros. Sin embargo podrá abrir las subcuentas auxiliares necesarias para el mejor registro y
control de sus operaciones a partir del séptimo dígito, para el caso de las cuentas del banco; y,
a partir del octavo dígito, para el caso de los fondos previsionales administrados. Para el
efecto, podrán adicionar dígitos a las subcuentas de los últimos niveles indicados en el
catálogo, siempre que en el mismo no figure el nivel previsto en la institución para sus
registros.
El banco solo podrá realizar las operaciones autorizadas por la Ley y aquellas normadas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros y por la Junta Bancaria.
Las definiciones de elemento, grupo, cuenta y subcuenta han sido previamente planteadas
dentro del Catálogo de Cuentas del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social los
que no pueden ser modificadas por esta institución.
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III. CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN Y ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO Y
LAS PARTIDAS CONTABLES
3.1 CRITERIOS GENERALES
En la elaboración del Catálogo de Cuentas para uso del Banco del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, se observaron consideraciones de orden internacional, facilidad de
implementación, revisión y supervisión, la evaluación de riesgos, su relación con la
presentación de los estados financieros y demás reportes y anexos, así como la actual teoría
contable.
Igualmente, recoge elementos conceptuales y operativos aplicados en otros catálogos con
similares objetivos a nivel latinoamericano.
3.2 CRITERIOS ESPECÍFICOS
3.2.1. DENOMINACIÓN DE LAS CUENTAS
Los nombres de las diferentes cuentas, corresponden con los términos técnicos del negocio
financiero, así como también con las consideradas en la Ley del Banco del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social , en la Ley de Seguridad Social, y demás normativa
reglamentaria, con el tipo de operación, con su desagregación por vencimiento o por tipo de
fondo previsional administrado, para efectos de facilitar la implementación de metodologías de
evaluación de riesgos, con su clasificación dentro de los elementos de los estados financieros,
en armonía con las disposiciones de la Ley del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, de la Ley de Seguridad Social, así como también con la Codificación de Resoluciones
de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria.
3.2.2. DEFINICIÓN DE LAS CUENTAS
La definición de las diferentes cuentas consulta la mejor manera o metodología de agrupación
de las transacciones que se consideren homogéneas, dentro del negocio desarrollado por el
Banco.
3.2.3. ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO
La codificación de las cuentas se basa en el sistema decimal por considerarse el más idóneo
en el procesamiento de la información contable a través de sistemas computarizados,
manuales o mecánicos. Las asignaciones de dígitos a los códigos de las cuentas se realizan
siguiendo la práctica de dos números por nivel. Se exceptúan los códigos de los elementos y
los códigos de las cuentas de orden de los fondos previsionales administrados.
3.2.4. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Teniendo en cuenta la experiencia internacional en materia de supervisión bancaria, se
consideró conveniente el siguiente procedimiento de clasificación:
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Horizontalmente, el Catálogo de Cuentas para uso de las actividades propias del Banco del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, prevé la utilización obligatoria de hasta seis dígitos,
que se identifican así:
0 Elemento del estado financiero
00 Grupo de cuentas
0000 Cuentas
000000 Subcuentas
Para la identificación de los elementos de los estados financieros del banco, se ha utilizado
como primer dígito los números 1, 2, 3, 4, 5 y 7. Los elementos 1, 2 y 3 comprenden las
cuentas expresivas del activo, pasivo y patrimonio, destinadas a conformar el balance de
situación financiera. Los elementos 4 y 5 agrupan las cuentas de gestión, sintetizadas en las
partidas de gastos e ingresos; y, el elemento 7 que resume las cuentas de orden deudoras y
acreedoras y de control indispensables para el registro contable de las transacciones
realizadas con cargo a los fondos previsionales administrados.
A efectos de permitir en el futuro la inclusión de nuevas cuentas se han utilizado los dígitos “90”
para el concepto “Otros” y a nivel de subcuenta se ha previsto la codificación en segmentos de
6 unidades para las cuentas propias del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Para el caso de las cuentas de orden para el registro de las transacciones realizadas a cargo
de los excedentes de los fondos previsionales administrados, el catálogo prevé la utilización de
hasta siete dígitos, que identifican:
0 Elemento del estado financiero del BIESS
00 Elemento de las cuentas de orden en administración
000 Sub-elemento de las cuentas de orden en administración
0000 Grupo de cuentas de las cuentas de orden en administración
00000 Cuentas de las cuentas de orden en administración
0000000 Subcuentas de las cuentas de orden en administración
Para la identificación de los elementos de los estados financieros de cada uno de los fondos
previsionales administrados se ha utilizado, dentro del tercer dígito, los números 1, 2, 3, 4, 5, 7
y 8.
Los tres primeros comprenden las cuentas expresivas del activo, pasivo y patrimonio,
destinadas a conformar el balance de situación financiera de los fondos previsionales
administrados. Los elementos 4 y 5 agrupan las cuentas de gestión, sintetizadas en las
partidas de gastos e ingresos; y, los elemento 7 y 8 que resume las cuentas de orden
acreedoras y de control indispensables para una acertada administración de los recursos en
administración.
A efectos de permitir en el futuro la inclusión de nuevas cuentas se han utilizado los dígitos “90”
para el concepto “Otros” y a nivel de subcuenta se ha previsto la codificación en segmentos de
7 unidades para los fondos previsionales que se encuentran administrados por el Banco del
instituto Ecuatoriano de Seguridad Social cuya contabilidad se presentan en cuentas de orden.
3.2.5. DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS
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Las descripciones y dinámicas de las cuentas incorporadas en el presente catálogo, consideran
la Ley del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, la Ley de Seguridad Social, la
Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta
Bancaria, así como las disposiciones normativas específicas aplicables a los diferentes tipos de
operación.
PROCESAMIENTO DE REGISTROS CONTABLES
Las operaciones efectuadas por el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social deben
incorporarse en los sistemas de información contable, respetando las dinámicas, descripciones
y cuentas contempladas en el Catálogo de Cuentas para uso del Banco del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
Para propósitos administrativos y manejo interno del Banco del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, existe libertad en cuanto al uso de subcuentas auxiliares, siempre y cuando
las mismas se agrupen de manera técnica y ordenada y respondan a las descripciones de la
cuenta a la cual pertenecen.
Los procedimientos contables se establecerán claramente en los manuales de contabilidad que
elabore el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y que deberán ser previamente
aprobados por su Directorio, en forma narrativa y gráfica, manuales que deben responder a la
conveniencia y necesidades de la institución, en tanto no se opongan a las normas contenidas
en el Catálogo de Cuentas del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y a las
presentes disposiciones.
Los libros de contabilidad registrarán una por una todas las transacciones que realice el Banco
del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Las reversiones o ajustes contables que se
consideren necesarias efectuar para incorporar los efectos de procedimientos que se hubieren
dejado de realizar, o para corregir las consecuencias de procesos cuya aplicación hubiere
generado cifras equívocas, deberán contabilizarse en la fecha en que se conocen o detectan,
sin proceder a la reapertura contable del balance correspondiente, sea diario, mensual o anual.
La información contable puede ser preparada en cualquier sistema de procesamiento
electrónico de datos, siempre y cuando se garantice su integridad, conservación y
verificabilidad. Así mismo, se deben implementar los mecanismos que faciliten su supervisión y
control, tales como pistas de auditoría, copias de seguridad y demás medidas
complementarias.
3.1 DOCUMENTOS DE RESPALDO DE LOS REGISTROS CONTABLES
La documentación de respaldo de las operaciones y en especial de los comprobantes de
contabilidad, será archivada siguiendo un orden lógico y de fácil acceso. Los comprobantes de
contabilidad y documentos fuente que respaldan las transacciones, serán elaborados en
formularios prenumerados y adecuadamente controlados.
Los comprobantes de contabilidad deberán contener la codificación completa de las cuentas
afectadas, una descripción clara y precisa de la transacción realizada, el visto bueno de los
funcionarios autorizados y la referencia correspondiente que deberá constar en el libro diario y
en el mayor general para su fácil localización.
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Las transacciones concretadas a través de medios de comunicación inmediata, deberán
registrarse el mismo día que se producen, debiendo estar sustentadas por la documentación
pertinente; y, las efectuadas telefónicamente, deben ser reconfirmadas vía fax o mediante
cualquier otro medio que deje constancia escrita de la operación y que contenga, en cada caso,
la firma del funcionario competente. Las transacciones efectuadas mediante notas de débito o
de crédito, serán registradas a la fecha de emisión o recepción de las mismas.
El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social mantendrá sus archivos contables,
incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a
partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto, podrán utilizar los medios de conservación y
archivo que estén autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros y de acuerdo con
las disposiciones establecidas en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de
Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria, en lo referente a dicha materia.
IV. RESPONSABILIDADES
4.1 DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Es responsabilidad del directorio, de su representante legal, del auditor interno y del
contador general del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, la veracidad
de la información presentada en sus estados financieros, tanto en lo que se refiere al
registro de las transacciones propias del banco, como de aquellos recursos provenientes
de los excedentes de los fondos previsionales que les sean entregados para su
administración por parte del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
4.2 DE LOS REGISTROS CONTABLES
Es responsabilidad del contador general el registro de las operaciones de la institución, desde
la elaboración de los comprobantes, documentos, registros y archivos de las transacciones,
hasta la formulación de estados financieros y demás informes para su correspondiente análisis,
interpretación y consolidación contable.
El contador general deberá tener suficiente entrenamiento, capacidad y experiencia. En las
sucursales y oficinas que tengan la calidad de tales, la responsabilidad será de los respectivos
gerente y contador.
Corresponde al contador general el control del correcto funcionamiento de la unidad a su cargo,
la adecuada elaboración y conservación de los comprobantes de contabilidad y la oportuna
presentación de los estados financieros, estructuras e informes contables. El contador
desarrollará su actividad con sujeción a las normas de ética profesional.
4.3 OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN
Igualmente, es responsabilidad del contador general la contabilización diaria de las
transacciones, o a más tardar dentro del primer día hábil posterior a su ejecución, las cuales se
registrarán en las cuentas cuyo título corresponde a su naturaleza.
V. ENVÍO DE INFORMACIÓN
5.1 OPORTUNIDAD
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El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social remitirá, en los plazos definidos por la
Superintendencia de Bancos y Seguros, la información regular y extraordinaria que les sea
exigida. La falta de oportunidad en el envío de los estados financieros y demás documentación
solicitada por la Superintendencia de Bancos y Seguros será sancionada de conformidad con
lo establecido en las disposiciones legales y normativas pertinentes.
El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social deberá designar un funcionario que será
responsable de dar oportuno cumplimiento de los requerimientos de información, regulares y
extraordinarios, realizados por la Superintendencia de Bancos y Seguros, sin perjuicio de la
responsabilidad que le compete al directorio del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, a su representante legal, al auditor interno y al contador general, correspondiéndoles a
éstos tres últimos suscribir conjuntamente los estados financieros.
5.2 FRECUENCIA
5.2.1 Estados financieros diarios.- El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
deberá presentar obligatoriamente estados financieros diarios del banco como
administrador, de cada uno de los fondo administrados y los estados financieros diarios
en el que se presenten las cifras de la administradora, consolidando los fondos
administrados revelados en las cuentas de orden, los que deberán ser entregados a la
Superintendencia de Bancos y Seguros en el término de 12 horas, contado a partir de
la fecha del estado financiero que se reporta.
5.2.2 Estados financieros mensuales.- El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social deberán presentar obligatoriamente estados financieros mensuales, del banco
como administrador, de cada uno de los fondo administrados y los estados financieros
mensuales en el que se presenten las cifras de la administradora, consolidando los
fondos administrados revelados en las cuentas de orden, los que deberán entregarse a
la Superintendencia de Bancos y Seguros en el término de tres (3) días, contados a
partir del último día laboral del mes reportado.
5.2.3 Estados financieros anuales.- Al final de cada ejercicio económico el Banco del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social deberá remitir los estados financieros, de
situación, de resultados y de flujos de efectivo, del banco como administrador, de cada
uno de los fondo administrados y los estados financieros en el que se presenten las
cifras de la administradora, consolidando los fondos administrados revelados en las
cuentas de orden.
5.3 MECANISMOS
La información requerida por la Superintendencia de Bancos y Seguros será enviada por el
Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, mediante red digital de sistemas de
información, modem, o cualquier otro medio de almacenamiento magnético, según
especificaciones técnicas de la Superintendencia de Bancos y Seguros, sin perjuicio de los
soportes en papel que sean exigibles según las circunstancias.
El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social debe, adicionalmente, dar cumplimiento
a lo previsto en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y
de la Junta Bancaria, sobre el tema de remisión de información.
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5.4 PROCEDIMIENTOS
Los estados financieros deberán presentarse según las instrucciones que imparta la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de
errores aritméticos o en la estructura del archivo que se envía, el Banco del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social deberá realizar las validaciones previas a sus archivos, antes
de su envío.
Debe verificarse que los códigos a transmitir estén habilitados para la entidad, por parte de la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Las características técnicas de los archivos, así como el medio de transmisión y reporte, serán
definidos por la Superintendencia de Bancos y Seguros y serán de obligatorio cumplimiento por
parte del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
La Superintendencia de Bancos y Seguros confirmará la correcta recepción de la información
transmitida por parte del Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social mediante
validaciones automáticas.
5.5 NIVEL DE APERTURA
La información contable que deba remitirse a la Superintendencia de Bancos y Seguros será al
nivel de los dígitos que esta entidad de control determine, sin perjuicio que, mediante
estructuras, anexos o reportes adicionales, se exija un mayor nivel de detalle.
VI. CONTROL INTERNO
El Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social debe contar con un sistema de control
interno que garantice, entre otros propósitos, la confiabilidad y transparencia de la información
contenida en los estados financieros y el cumplimiento de las disposiciones normativas que les
son aplicables.
En ese sentido, la correcta aplicación del Catálogo de Cuentas del Banco del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social, como parte fundamental del sistema de control interno, debe
ser complementada con las demás medidas de control, de manera que se constituya en un
cuerpo integrado y homogéneo que sustente la operación y registro de los hechos económicos
presentados en los estados financieros y demás información complementaria.
