RESUMEN SISTEMAS

UNIDAD 1

CONCEPTO DE SISTEMAS
UN SISTEMA ES

UN CONJUNTO DE ELEMENTOS (Partes u órganos del sistema)

DINAMICAMENTE RELACIONADOS (debido a la comunicación de los elementos del sistema)

FORMANDO UNA ACTIVIDAD (operación o procesamiento del sistema)

PARA ALCANZAR UN OBJETIVO (finalidad del sistema)

OPERANDO SOBRE DATOS/ENERGIA/MATERIA (entradas del sistema)

PARA PROVEER INFORMACION/ENERGIA/MATERIA (salidas del sistema)

extra: Los sistemas se encuentran en un ambiente el cual puede influir en su funcionamiento

según la naturaleza del sistema (abierto o cerrado)

ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS O COMPONENTES INTERRELACIONADOS QUE SE ENCARGA

DE TRANSFORMAR LAS ENTRADAS EN SALIDAS PARA ASI LOGRAR EL OBJETIVO PLANTEADO.

PREMISAS BASICAS DE LA TEORIA GENERAL DE

SISTEMAS:
Los sistemas existen dentro de sistemas: Cada sistema es parte a su vez de un sistema mas
grande, y así sucesivamente

Los sistemas son abiertos: cada sistema interactúa, por medio de las relaciones, con otros
sistemas mediante las entradas y las salidas

Las funciones de un sistema dependen de su estructura: un sistema no puede cumplir su

objetivo sin todos los elementos que lo componen (la estructura son los elementos y
relaciones del sistema, mientras que la función es el objetivo de este)

COMPONENTES BASICOS DE LOS SISTEMAS

OBJETIVO: Es el objetivo al que se busca llegar con el sistema, este puede usarse para medir la
efectividad del resultado obtenido (siempre debe empezar con un verbo en infinitivo)

ELEMENTOS: Partes que componen los sistemas

RELACIONES: Lazos que unen los elementos de los sistemas entre sí, estas sirven para cumplir
el objetivo planteado (se representan Elemento-elemento)

ENTRADA: Elementos que entran al sistema desde el medio ambiente, estas pueden ser
energía, materia o datos

SALIDA: Elementos que salen del sistema hacia el medio ambiente, estas pueden ser energía,
materia o información

PROCESO DE TRANSFORMACION: Es el proceso por el cual las entradas atraviesan una serie de
cambios para posteriormente convertirse en salidas

PROCESO DE RETROALIMENTACION: Es el proceso por el cual se verifica, controla y analiza la

calidad de la salida del sistema, utilizando como estándar de lo que se debe lograr el objetivo
planteado

En caso de que la salida este de acuerdo con los estándares planteados, el sistema sigue su
curso normal, sin embargo, si la salida no cumple con estos estándares, se regula las entradas,
inhibiendo o potenciándolas, además de buscar errores en el proceso y buscar posibles
soluciones

MEDIO: Es el ambiente del exterior en el cual se encuentra el sistema, los cuales no son
controlados por el sistema (LOS CLIENTES NO SON MEDIO, ELLOS NO PERTENECEN AL
SISTEMA)

LIMITES: El límite del sistema separa los elementos cuya estructura se desea conocer de
aquellos que no se tomarán en cuenta en el estudio.

LIMITE EXTERNO: es aquel que me indica que forma parte de nuestro sistema y que
no, separándolo del entorno
LIMITE INTERMEDIO: es aquel que separa mi sistema de aquellas otras áreas que
pertenecen al mismo macrosistema
LIMITE INTERNO: es aquel que separa a mi sistema de sus subsistemas

JERARQUIA DE LOS SISTEMAS 

Macrosistema: es el sistema mayor que engloba al sistema en estudio, también es un sistema
como tal y se compone de varios subsistemas.
Sistema en estudio: Es el sistema que se analiza en este escenario

Subsistema: El subsistema es un sistema como tal, sin embargo, este compone a su vez a un
sistema mucho mayor.

Sub-Subsistema: Es un sistema menor dentro de un subsistema.

Sistema elemental: Es el sistema de menor jerarquía y no necesita ser factorizado para su

análisis.

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS:

COMPLEJIDAD:
Simple: Posee pocos componentes con relaciones simples, lo que hace que sus
resultados sean fácilmente previsibles (si es simple, también es determinístico)
Complejo: Poseen varios componentes, sin embargo, sus relaciones simples causan
que su funcionamiento sea previsible
Muy Complejo: Poseen varios componentes y relaciones complejas, lo que produce un
funcionamiento imprevisible, el cual no puede ser detallado de manera correcta

DETERMINACION:
Determinístico: Se conoce exactamente su comportamiento y funcionamiento (todo
sistema mecánico es determinístico) (Si es Determinístico, también es cerrado y
estable)
Probabilístico: Su comportamiento varía según las probabilidades de que sucedan
diversos hechos (Si es Probabilístico, también va a ser abierto y Dinámico)
NATURALEZA O CONSTITUCION:
Físicos: Cuando están compuestos por elementos tangibles
Abstractos: Cuando se componen de ideas, conceptos, planes, etc. Básicamente
elementos no tangibles

INTERACCION CON EL MEDIO:

Cerrados: Son sistemas los cuales no se relacionan con el ambiente directamente,
estos no son totalmente cerrados, ya que todos los sistemas se relacionan con el
ambiente, sin embargo, estos poseen una interacción mínima con el mismo (Si es
Determinístico, también es cerrado y estable) SON SISTEMAS QUE NO TIENEN
NINGUNA RELACION CON EL ENTORNO.
Abiertos: Son sistemas los cuales poseen relación directa con el ambiente por medio
de sus entradas y salidas (Si es Probabilístico, también va a ser abierto y Dinámico)

GENERACIÓN:
Naturales: Son creados por la naturaleza
Artificiales: Son creados por la mano del hombre

DINAMISMO:
Estables: Los que mantienen su estructura durante el paso del tiempo (Si es
Determinístico, también es cerrado y estable)
Adaptativos/Dinamico: Los que alteran su estructura dependiendo del contexto (Si es
Probabilístico, también va a ser abierto y Dinámico)

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS: 

PROPOSITO U OBJETIVO: Todos los sistemas buscan llegar a un objetivo, este puede
usarse para medir la efectividad del resultado obtenido (siempre debe empezar con un
verbo en infinitivo)
GLOBALISMO O TOTALIDAD: Los sistemas se componen de partes, al faltar una, el
sistema podría afectar su funcionamiento y no llegar al objetivo esperado. Se
representa con las relaciones entre las diferentes partes
ENTROPIA: Es la tendencia que tiene todo sistema al desgaste o al mal funcionamiento
HOMEOSTASIS: Es la tendencia que tiene todo sistema a lograr el equilibrio dinámico
entre las partes para permitir su buen funcionamiento

UNIDAD 2
CONCEPTO DE ADMINISTRACION
La Administración es un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización,
dirección y control ejecutados para determinar y lograr los objetivos, mediante el uso
de recursos.

OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN

El objeto de la administración son las organizaciones: su dirección, las técnicas de

dirección, la transformación y adaptación de las organizaciones, la teoría de la
organización y de la administración.
La administración tiene la misión de cuidar su supervivencia a fin de atender las nuevas
exigencias requeridas por el entorno.

LOS NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN

 La Alta dirección es el responsable de formular las políticas

generales que afectan a la organización en su conjunto.
También se considera como responsable de la planificación
estratégica.
 Las Gerencias intermedias son las encargadas de hacer
ejecutar en sus áreas las políticas y llevar a cabo la
planificación estratégica. Estas gerencias son las responsables
de los niveles de supervisión. También estos directivos tienen
autoridad sobre otros gerentes que dependen de ellos.
 El Nivel de supervisión conduce la base de la pirámide:
los empleados, que constituyen el Nivel operativo. Este último
es el encargado de ejecutar cada una de las tareas de la
organización.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN(Como ente)

Una organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente,
desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes

EL ENFOQUE SISTEMICO APLICADO A LA ORGANIZACIÓN:

Antes, las organizaciones se estudiaban pensando solo en su estructura, sus
departamentos, quién manda a quién, o cómo se llevan las personas entre sí. Esos
enfoques ayudaron a organizar mejor el trabajo y a cumplir objetivos.
Pero con el enfoque de sistemas, se empieza a ver a la organización como un sistema
que funciona así:
 Entradas: Lo que la organización recibe o necesita para funcionar (como
materias primas, información, energía, expectativas de las personas, etc.).
 Procesos: Lo que hace la organización con esas entradas (como tareas,
relaciones humanas, estructura interna, cultura de trabajo, etc.).
 Salidas: Lo que produce la organización (como productos, servicios, resultados,
etc.).
Además, hay retroalimentación, es decir, la organización observa los resultados y hace
ajustes en sus procesos para mejorar.
SUBSISTEMAS CENTRALES 

IDEAS CLAVES:

 La organización es un sistema sociotécnico.

 La organización está incluida en un sistema más amplio: la sociedad. La
organización es un sistema abierto en comportamiento global.
 La organización incluye un subsistema social, un subsistema técnico y un
subsistema administrativo.
 El enfoque socio-técnico.

SUBSISTEMA TECNICO: Se compone de las tecnologías, insumos y procesos que

existen dentro de la organización
ELEMENTOS:
 Equipos
 Máquinas
 Instalaciones
 Procesos
 Métodos
 Conocimientos Técnicos
 Tareas

SUBSISTEMA SOCIAL: Se compone de las relaciones, sentimientos, valores y actitudes

de los miembros que forman parte de la organización
ELEMENTOS:
 Individuos
 Grupos
 Cultura organizacional
 Clima organizacional
 Valores
 Normas
 Metas
 Creencias

SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO: Es el encargado de la toma de decisiones. En este

subsistema están los objetivos y fines de la organización, así como también la división
por tareas, funciones y jerarquía
ELEMENTOS:
 Fines
 Misión
 Objetivos
 Políticas
 Estrategias
 Funciones
 Jerarquía
 Proceso Administrativo
 Estructura Formal

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO

SISTEMAS ABIERTOS 

Comportamiento probabilístico y no-determinístico: La organización al ser un sistema

de muchas variables complejas, posee un comportamiento el cual depende de los
estímulos del ambiente
La organización debe ser enfocada como un sistema
La organización es un sistema social con partes independientes e interrelacionadas
Interdependencia de las partes: Los sistemas se componen de partes, al faltar una, el
sistema podría afectar su funcionamiento y no llegar al objetivo esperado. Se
representa con las relaciones entre las diferentes partes
Homeostasis: Es la tendencia que tiene todo sistema a lograr el equilibrio dinámico
entre las partes para permitir su buen funcionamiento
Unidireccionalidad: No se pierde de vista el objetivo en común.
Progreso con respecto al fin: El sistema sigue avanzando/buscando/progresando con
sus acciones hacia el fin.
Fronteras y limites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo que está
fuera del sistema estudiado.
Morfogénesis: La capacidad que posee una organización de modificar su estructura sin
perder de vista el objetivo principal

EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN.
El entorno de una organización es el conjunto de todos los elementos o actores
externos a la organización que son pertinentes y relevantes para su actuación. Se trata
de un conjunto de factores que no están a primera vista, bajo el control de la
organización y que, además, determinan sus resultados.

FACTORES DEL ENTORNO:

FACTORES DIRECTOS O MICROENTORNO: Están fuera de la organización, sin embargo,

la organización posee una relación más inmediata con ellos, lo que le permite tener
cierto grado de influencia más directo sobre estos mismos
 Clientes
 Proveedores
 Competidores
 Sindicatos
 Sistema financiero
 Sector económico al que pertenece la organización, etc.

FACTORES INDIRECTOS O MACROENTORNO: Están fuera de la organización y la

organización no posee ningún tipo de control sobre estos, ya que su relación no es tan
inmediata.
 Tecnología
 Sociedad
 Factores políticos
 Factores culturales
 Variables económicas, etc.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACION: (¿Qué quiero hacer?)
Es un proceso para decidir qué objetivos perseguir durante un período futuro y qué
hacer para alcanzar esos objetivos, contemplando estrategias, recursos, políticas,
planes, normas, programas, presupuestos, etc.

CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS:

 Los objetivos son lo más importante en la planificación. Ayudan a tomar
decisiones y organizan todo lo que hace la empresa.
 Tienen que ser posibles de lograr, dentro de un tiempo y lugar determinados.
 Deben tener coherencia entre sí, y se pueden dividir en subobjetivos para
organizar mejor los pasos a seguir.
 Marcan el rumbo de toda la organización y lo que hacen sus integrantes.
 Son los estados deseados, o sea, lo que se quiere alcanzar.
 Son la base tanto de la planificación como del control. Sin objetivos, no se
puede evaluar si algo salió bien o mal.
PARA QUE LOS OBJETIVOS SEAN ÚTILES, DEBEN SER:
 Claros, fáciles de entender.
 Cuantificables, si es posible (poner números ayuda).
 Verificables, es decir, se debe poder comprobar si se cumplieron.
 Temporales, con plazos definidos.
DEBEN CUMPLIR ESTAS CONDICIONES:
 Estar orientados a brindar servicios.
 Satisfacer a todas las personas involucradas.
 Ser evaluados por la gerencia.
 Estar organizados en una jerarquía (de lo general a lo específico).
 Repartirse entre los distintos niveles de la organización.
 Ser definidos a corto, mediano y largo plazo.
 Ser propuestos y acordados por todos en la organización.

En resumen, un buen objetivo tiene que ser:

 Aceptado por todos, claro, comprensible.

 Flexible, coherente con otros objetivos.
  Medible, importante y que represente un desafío alcanzable.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION
SEGÚN EL NIVEL GERENCIAL O ADMINISTRATIVO
OBJETIVOS ESTRATEGICOS: Son determinados por la alta gerencia (SI SON
ESTRATEGICOS SON DE USO UNICO, DIRECCIONAL Y A LARGO PLAZO)
OBJETIVOS TACTICOS: Son determinados por la gerencia media (SI SON TACTICOS SON
DE USO UNICO, DIRECCIONAL Y MEDIANO PLAZO)
OBJETIVOS OPERATIVOS: son determinados por la gerencia de primera línea (SI SON
OPERATIVOS SON DE USO FRECUENTE, ESPECIFICO Y DE CORTO PLAZO)

SEGÚN SU GRADO DE USO:

FRECUENTE O PERMANENTE: Son los que guían constantemente las actividades de la
organización (SI SON OPERATIVOS SON DE USO FRECUENTE, ESPECIFICO Y DE CORTO
PLAZO)
DE USO UNICO: Se diseñan para utilizarse una única vez (SI SON ESTRATEGICOS SON DE
USO UNICO, DIRECCIONAL Y A LARGO PLAZO) (SI SON TACTICOS SON DE USO UNICO,
DIRECCIONAL Y MEDIANO PLAZO)

SEGÚN SU PLAZO:
A LARGO PLAZO: Planes que van más allá de 5 años (nuevo material: hasta 5) (SI SON
ESTRATEGICOS SON DE USO UNICO, DIRECCIONAL Y A LARGO PLAZO)
A MEDIANO PLAZO: Planes de mas de un año, pero menos de 5 (SI SON TACTICOS SON
DE USO UNICO, DIRECCIONAL Y MEDIANO PLAZO)(Nuevo material: 1 a 3)
A CORTO PLAZO: Planes que cubren menos de un año (SI SON OPERATIVOS SON DE
USO FRECUENTE, ESPECIFICO Y DE CORTO PLAZO)

LA ORGANIZACIÓN(como acción):

 La organización es el resultado de la planificación: agrupa recursos y personas

de forma ordenada para que trabajen juntas de manera efectiva.
  Su objetivo es unir a las personas en tareas interrelacionadas, formando un
sistema donde cada parte funciona en conjunto con el todo.
 Es esencial para lograr acciones colectivas efectivas y cumplir objetivos
definidos.

¿Por qué organizar?

 Para definir qué se quiere lograr.
 Para decidir qué actividades se harán, cómo se agruparán, quién las hará,
cómo se distribuirá la autoridad y cómo se coordinarán personas y tareas.

Organizar implica:
 Modificar la organización existente o crear una nueva, adaptándola a los
cambios o necesidades.

Tipos y diseño organizacional:

✅ Organización Formal
 Es la estructura planificada y diseñada a propósito para cumplir funciones
específicas.
Diseño de la Organización
 Se trata de definir la "Arquitectura Organizativa", es decir, cómo se estructura
y funciona la organización.
 Este diseño debe integrar lo formal e informal, favorecer grupos autónomos de
alto rendimiento y permitir alianzas estratégicas.
 No existe un modelo único: cada organización necesita un diseño distinto según
su estrategia, entorno y tecnología.

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

PREGUNTA CLAVE RESPUESTA PROPORCIONADA POR:

¿Qué funciones se detectan de forma
Especialización del trabajo
separada?
¿Con que criterios están agrupadas? Departamentalización
 ¿Cuáles son los niveles de autoridad y como
Cadena de mando
se relacionan?
¿Cuántas áreas y/o personas tienen a cargo? Tramo de control
En cada función ¿Quiénes y sobre qué tipo
Centralización/descentralización
de actividades toman las decisiones?
¿Qué normas y regulación rigen la
Formalización
organización?

ESPECIALIZACION DEL TRABAJO

Se utiliza el término especialización del trabajo o división del trabajo para describir el
grado en el cual están divididas las tareas en trabajos separados en la organización.
La esencia de la especialización del trabajo es que en lugar de que un individuo realice
todo el trabajo, éste se divide en varios pasos, y cada elemento termina uno de los
pasos por separado, para que los trabajadores realicen una sola actividad pequeña en
lugar de toda ella.

DEPARTAMENTALIZACIÓN:
La departamentalización es la base que se utiliza para agrupar los puestos de los
trabajadores para así poder coordinar las tareas utilizando diferentes criterios

Funciones Operativas de la Administración:

Son áreas clave que permiten que la administración funcione en la práctica. Las
principales son:
a) Producción
Convierte materias primas en productos terminados. Involucra planificación, control
de calidad, mejora continua e ingeniería.
Ejemplos de departamentos: Ingeniería de Planta, del Producto, del Proceso, Control
de Calidad.

b) Comercialización
Detecta la demanda del cliente, promueve los productos y los distribuye, buscando
obtener beneficios.

Se enfoca en:
  Producto (diseño, marca, mercado),
 Precio (ventas, competencia),
 Promoción (publicidad, ventas directas),
 Distribución (llegar al cliente justo a tiempo).
Funciones típicas: Investigación de mercado, ventas, publicidad, desarrollo de
productos, precios, canales de distribución.
c) Finanzas
Gestiona los ingresos y egresos, buscando maximizar la rentabilidad.
Usa herramientas contables para planificar, controlar y tomar decisiones.
Funciones típicas: Tesorería, Contabilidad, Presupuestos, Cuentas Corrientes.
d) Personal (Recursos Humanos)
Administra el capital humano: reclutamiento, capacitación, sueldos, relaciones
laborales y clima organizacional.

Se divide en:
 Relaciones Humanas: ambiente laboral y comportamiento organizacional.
 Administración de Personal: selección, evaluación y desarrollo de empleados.
e) Sistemas de Información
Gestiona el uso de la tecnología y la información.
Incluye tareas como análisis, diseño, programación, pruebas y mantenimiento de
sistemas.

También se llama: Sistemas, Procesamiento de Datos, etc.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN:

DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS SIMPLES: Consiste en agrupar un

determinado número de individuos a realizar la misma tarea bajo la supervisión de un
administrador.
DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO: Consiste en agrupar a un grupo de individuos
en un horario específico para que al terminar este, otro grupo entre a reemplazarlos.
DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES: Es el más usado y consiste en agrupar a
los individuos según las funciones básicas de la organización.

(suerte intentando traducir que dice)

DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA: Se utiliza en organizaciones que están

geográficamente separadas, en este caso se agrupan las actividades y se asigna un
administrador

DEPARAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO: Esta se usa en empresas

industriales y consiste en poner a un equipo a encargarse de una actividad especifica la
cual forma parte de un proceso mayor
DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES: Esta se aplica con el objetivo de responder
a las diferentes necesidades de los clientes

Presidente

B a n ca P e q u e ñ o s B a n c a ra íce s y p ré sta m o s Banca Banca Agraria Banca

Ahorristas hipotecarios Corporativa In stitu c io n a l

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO O SERVICIO: La usan empresas que se

dedican a fabricar varias líneas de productos. Cada área funciona de forma autónoma y
permite una mejor administración

ORGANIZACIÓN MATRICIAL: se organiza por proyectos y requiere una clara definición

de roles y objetivos, además de administradores experimentados

CADENA DE MANDO:
La cadena de mando es una línea continua de autoridad que une a todos los eslabones,
desde la alta gerencia al nivel operativo, marcando quien le informa a quien y quien
está a cargo de quien
Dos conceptos vitales para entender la cadena de mando son la autoridad y la unidad
de mando
AUTORIDAD: se refiere al derecho inherente en una posición gerencial para dar
órdenes y esperar que se cumplan.
TIPOS DE AUTORIDAD:
AUTORIDAD DE LINEA: Un jefe superior distribuye el trabajo entre sus subalternos en
una sola línea jerárquica
AUTORIDAD FUNCIONAL: Las tareas se distribuyen por función y cada jefe posee
autoridad sobre su departamento y los subordinados de otras áreas pero que ejecuten
tareas de la misma especialidad.
AUTORIDAD DE STAFF: Son especialistas los cuales no tienen autoridad real en la
empresa, solo pueden asesorar y dar recomendaciones en su área

PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO: ayuda a preservar el concepto de una lineal

continua de autoridad. Declara que una persona debe tener sólo un superior ante
quien ser responsable directamente.

TIPOS DE DECISIONES:
ESTRUCTURADA: Se da siempre en el nivel operativo en condiciones de certeza (se que
va a pasar)
SEMI-ESTRUCTURADA: Se da siempre en el nivel de gerencia media en condiciones de
riesgo (puede pasar algo bueno o algo malo)
NO ESTRUCTURADA: Se da siempre en el nivel de alta gerencia en condiciones de
incertidumbre (no se que va a pasar)

TRAMO DE CONTROL:
Solamente define cuantas áreas tiene a su cargo un jefe/gerente para que sea eficaz

CENTRALIZACION/DESCENTRALIZACION:
El término centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones se concentra
en un solo punto en la organización. Si la alta gerencia toma las decisiones clave de la
organización con poca o ninguna contribución del personal de bajo nivel, entonces la
organización está centralizada. En contraste, mientras más aportes proporciona el
personal de bajo nivel o mientras más se brinde la oportunidad de dar su opinión, hay
más descentralización.
GRADO DE CENTRALIZACION/DESCENTRALIZACION
En realidad, las estructuras organizativas tendrán una tendencia hacia uno u otro
extremo, no existiendo organizaciones totalmente centralizadas o totalmente
descentralizadas. La descentralización dependerá de:
• la capacidad de los recursos humanos para delegar y asumir responsabilidades
• la dimensión de la organización
• la diversificación de productos y servicios
• la eficacia de las comunicaciones internas
• adecuado sistema de control de gestión

FUNCIONES TIPICAMENTE DESCENTRALIZADAS

• venta
• producción
• ingeniería e métodos
• gestión de inventarios
• compras
• desarrollo de nuevos productos
• confección de presupuestos
• organización interna

FUNCIONES TIPICAMENTE CENTRALIZADAS

• establecimiento de los objetivos de la organización
• control
• gestión financiera
• nivel de salarios
• decisiones estratégicas
• decisiones de inversión
• designación de los cuadros superiores
• fijación de procedimientos y políticas

VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACION
• mayor rapidez en la toma de decisiones
• formación de personal acostumbrado a decidir que permiten cubrir cargos
superiores
• mayor participación

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACION
• mayor concentración en los objetivos organizativos
• facilita la coordinación y la integración
• facilita el control

FORMALIZACION:
Indica cuales son las normas que rigen en la organización. A mayor cantidad de
normas, mayor grado de formalización, así mismo, a menor cantidad de normas existe
menor grado de formalización
ORGANIZACIÓN FORMAL: Se refiere a todo aquello que se determina debido a la
estructura de la organización, como las relaciones de autoridad o jerárquicas
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL:
 Autoridad
 Delegación
 División del trabajo
 Responsabilidad
 Unidad de mando
 Tramo de control
 Unidad de objetos
 Eficiencia
 Cadena de mando
 Def funcional
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL (IGUALES QUE LOS ELEMENTOS DEL
SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO)
 Fines
 Misión
 Objetivos
 Políticas
 Estrategias
  Funciones
 Jerarquía
 Proceso Administrativo
 Estructura Formal

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Se refiere a todas las relaciones personales o sociales

existentes entre los diferentes miembros de la organización.
(no existen elementos de la organización informal, sin embargo, se pueden considerar
los elementos del subsistema social, así como también los tipos de relaciones)

ELEMENTOS DEL SUBSISTEMA SOCIAL:

 Individuos
 Grupos
 Cultura organizacional
 Clima organizacional
 Valores
 Normas
 Metas

TIPOS DE RELACIONES:
 Relaciones prescriptas: las establecidas por la organización formal
 Relaciones percibidas: Son aquellas que interpretan las personas de las
relaciones establecidas por la organización formal
 Relaciones reales: las que surgen por las mismas personas
 Relaciones deseadas: Son las que surgen por medio del deseo de las personas
 Relaciones rechazadas: Son aquellas no deseadas

Diseños organizacionales más comunes: modelo

mecánico y modelo orgánico.
Son dos modelos extremos del diseño organizacional. El modelo mecánico es sinónimo
de burocracia ya que tiene una gran departamentalización, mucha formalización, una
red de información limitada (en su mayor parte comunicación descendente) y poca
participación de los miembros de bajo nivel en la toma de decisiones. En el otro
extremo está el modelo orgánico, que se caracteriza por tener una baja formalización,
poseer una red amplia de información (que utiliza la comunicación lateral y
ascendente, así como descendente) e involucra una alta participación en la toma de
decisiones.

MODELO MECANICISTA
Estructura plana caracterizada por una departamentalización extensiva, alta
formalización, red de información limitada y centralizada.
Características:
• Alta especialización
• Departamentalización rígida
• Cadena de mando clara
• Tramos de control estrechos
• Centralización
• Alta Formalización

MODELO ORGÁNICO
Estructura plana que utiliza equipos interfuncionales y transjerárquicos, tiene
formalización baja, posee una red amplia de información (que utiliza la comunicación
lateral y ascendente, así como descendente) y se apoya en la toma de decisiones
participativas.

Características:
• Equipos interfuncionales
• Equipos transjerárquicos
• Flujo libre de información
• Tramos de control amplios
• Descentralización
• Baja formalización

DIRECCION: (hacer cumplir los objetivos)

Es en esta etapa en la cual se realiza la actividad en cuestión para lograr el objetivo
Niveles de Dirección:

1. Alta Dirección (Gerencia General):

 o Enfocada hacia el exterior de la organización.

o Trabaja bajo incertidumbre.

o Se encarga de producir resultados, organizar, dirigir y adaptarse al entorno.

2. Gerencia Media:

o Se relaciona tanto con el interior como el exterior.

o Opera bajo riesgo.

o Coordina y traduce los objetivos generales en acciones concretas.

3. Supervisión:

o Enfocada completamente en el interior.

o Opera bajo certeza.

o Controla tareas operativas y asegura el cumplimiento diario.

3.3.1 Habilidades del Administrador

El administrador exitoso debe dominar tres tipos de habilidades, cuya importancia varía según
el nivel jerárquico:

 🔧 Habilidades técnicas:
Conocimientos específicos para realizar tareas concretas.
→ Más importantes en supervisores y gerentes medios.

 👥 Habilidades humanas:
Capacidad para motivar, comunicar y resolver conflictos.
→ Necesarias en todos los niveles por igual.

 🧠 Habilidades conceptuales:
Capacidad de ver a la organización como un sistema completo y su relación con el
entorno.
→ Más importantes en la alta dirección.

FACTORES DE LA DIRECCION:
MOTIVACIÓN: Motivar es el proceso administrativo que consiste en influir en las
conductas de las personas, basadas en el conocimiento de “qué hace que la gente
funcione”
PIRAMIDE DE MASLOW:
Abraham Maslow concibió las necesidades humanas bajo la forma de una jerarquía,
incluyendo cinco necesidades, las que van de abajo hacia arriba de acuerdo a la
importancia de las mismas, y concluyó que una vez satisfecha una serie de
necesidades, ya no sirven como motivadores.

Necesidades de autorrealización

Necesidades de estima

Necesidades de asociación

Necesidades de seguridad

Necesidades fisiológicas

NECESIDADES FISIOLOGICAS: Todas aquellas necesarias para cumplir con las canciones
vitales del ser humano
NECESIDAD DE SEGURIDAD: Todo aquello que nos traiga seguridad o resguardo
NECESIDADES DE ASOCIACION O AFILIACION: Todo aquello que nos haga sentir parte
de algo y que nos permita relacionarnos y sentirnos aceptados por otros
NECESIDADES DE ESTIMA: Necesidad de recibir reconocimiento de uno mismo o de
otros. Esta produce satisfacciones como poder, prestigio, categoría y seguridad en uno
mismo
NECESIDADES DE AUTOREALIZACION: Necesidad de obtener logros, superarse a uno
mismo y cumplir objetivos personales

LIDERAZGO: Es el proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los

miembros de un grupo. (lit el material solo dice eso)
ESTILOS DE LIDERAZGO:
LIDER AUTOCRATICO: Persona que da órdenes de manera estricta sin tomar en cuenta
las opiniones o ideas de sus subordinados, es alguien dogmático e impositivo y así
mismo, dirige a través de la habilidad para restringir u otorgar recompensas y castigos
LIDER DEMOCRATICO O PARTICIPATIVO: Consulta con sus subordinados las acciones y
las decisiones propuestas y promueve su participación. Existen algunos que no pueden
tomar decisiones sin consultar con sus subordinados, mientras que otros pueden
hacerlo y solo consultan a sus empleados de manera ocasional.
LIDER DE POLITICAS LAXAS: Utiliza un poco su poder, si es que lo hace y da a sus
subordinados una gran cantidad de independencia en sus operaciones. Este tipo de
líder da la oportunidad para que sus subordinados fijen sus propias metas y los medios
para lograrlas, mientras él se limita a facilitar las operaciones de sus seguidores
proporcionándoles información y actuando como contacto con el medio ambiente
externo.

COMUNICACIÓN:
La comunicación es el elemento que unifica e integra las partes de una organización ya
que por medio de esta se transmiten informaciones, se influye sobre las personas
modificando su conducta, se promueve la participación y se relaciona la organización
con su entorno
TIPOS DE COMUNICACIÓN:
Comunicación formal: esta es definida por medio de la estructura de la organización
 COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: Es la comunicación entre un nivel
jerárquico inferior hacia alguien de un nivel jerárquico superior. Por medio de esta
se reciben las respuestas de los subordinados, en forma de quejas o
recomendaciones para realizar una retroalimentación

 COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: Es la comunicación entre un nivel

jerárquico superior hacia un nivel jerárquico inferior. Por medio de esta se
transmiten ordenes, instrucciones y consejos

 COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Es la comunicación entre dos niveles los cuales

poseen la misma jerarquía. Por medio de esta se facilita la integración y la
coordinación

 COMUNICACIÓN OBLICUA: Es la comunicación entre niveles jerárquicos los cuales

no se relacionan directamente. Este tipo de comunicación puede producir disputas
entre los niveles que si se relacionan directamente

Comunicación informal: Aquella que no forma parte oficial de la empresa, epors

resultado de las relaciones espontaneas y de la conducta natural de las personas. En
esta se comunican consejos, opiniones, rumores, chismes, etc.

CONTROL: (verificar lo que ya se hizo)

El control consiste en comprobar si todo funciona de acuerdo al plan adoptado, las
instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene la finalidad de localizar
deficiencias y errores para rectificar y prevenir su recurrencia.
Los distintos autores coinciden en que existen cuatro elementos del Control:
1) La relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planificación.
2) Medición: en el Control, es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3) Detectar desviaciones.
4) Establecimiento de medidas correctivas: el control debe prever y corregir las
desviaciones.
TIPOS DE CONTROL:
SEGÚN EL TIEMPO O MOMENTO:
 A Priori: Antes de que se ejecute la acción (SI ES A PRIORI ES PARCIAL Y DE
GESTION)
 Concurrente: Durante la ejecución (SI ES OPERATIVO ES PARCIAL Y
CONCURRENTE)
 A posteriori/de retroalimentación: Al terminar la ejecución (SI ES POSICIONAL ES
TOTAL Y A POSTERIORI)
SEGÚN EL ÁMBITO:
 Total: Afecta a toda la organización (SI ES POSICIONAL ES TOTAL Y A POSTERIORI)
 Parcial: Afecta a solo un área de la organización (SI ES A PRIORI ES PARCIAL Y DE
GESTION) (SI ES OPERATIVO ES PARCIAL Y CONCURRENTE)

SEGÚN SU NATURALEZA/NIVEL DE GESTIÓN QUE LO APLICA:

 Posicional/superior/estratégico (SI ES POSICIONAL ES TOTAL Y A POSTERIORI)
 De gestión/táctico (SI ES A PRIORI ES PARCIAL Y DE GESTION)
 Operativo (SI ES OPERATIVO ES PARCIAL Y CONCURRENTE)

UNIDAD 3
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Es un sistema capas de recolectar, almacenar, procesar y distribuir todos los datos
relativos a la información de la empresa
DATO IMPORTANTE: la información NO se origina en el Sistema de Información, sino
en el sistema productivo. El sistema de información solo recibe datos de otros
subsistemas de la empresa y los elabora para así producir información que distribuye a
otros sistemas de la organización.
 PRODUCCIÓN DE
DATOS
DATOS
PRIMARIOS

DATO E INFORMACIÓN:

DATO (entradas en un sistema de información): Son números, letras, imágenes,

sonidos, símbolos, etc. Los cuales representan solo un término del mensaje, ya que
todavía no poseen información. Es decir: Los datos son términos los cuales no tienen
un significado claro hasta que son procesados para convertirse en información.
INFORMACIÓN (salidas en un sistema de información): cuando un conjunto de datos
posee un significado, este se convierte en INFORMACIÓN. La información sirve para
orientar las decisiones, brindando conocimiento el cual puede ayudar a orientar las
decisiones de la organización.

ATRIBUTOS DEL CONJUNTO DE INFORMACIÓN:

RELEVANCIA: Debe ser importante como para ayudar a un individuo, un grupo o a toda
la organización en la toma de decisiones o solución de un problema.
COMPLETITUD: Esta debe estar completa como para indicar al usuario todo lo que
necesita saber en relación con una situación en particular.
OPORTUNIDAD: La información debe estar siempre disponible para el momento en el
que el usuario la necesite.

ATRIBUTOS DE CADA ELEMENTO DE INFORMACIÓN:

EXACTITUD: Toda la información puede ser cierta o falsa, exacta o inexacta. Debe ser
verdadera y correcta y describir con fidelidad el objeto o hecho. Lo exacto y verdadero
describen si la información representa un nivel o estado de un hecho o suceso
exactamente como es. La información inexacta es el producto de equivocaciones que
pudieron ocurrir en el proceso de obtención de la misma (compilación, procesamiento)
FORMA: Es la estructura real de la información y sus formas son cualitativas y
cuantitativas (numérica y gráfica, impresa y visualizada, resumida y detallada). Su
elección está dictada por cada caso o situación.
FRECUENCIA: Suele prepararse o suministrarse a los usuarios en cortos períodos de
tiempo, para encontrarse siempre actualizada.
EXTENSIÓN: El alcance de la información define su campo de acción. Algunas pueden
cubrir una amplia área de interés y otras pueden tener una esfera de acción muy
reducida.
ORIGEN: Es la fuente de la que ésta se recibe, recopila o produce. Puede originarse en
fuentes dentro de la organización o fuera de ella.
TEMPORALIDAD: La información puede estar orientada al pasado, a situaciones
presentes hacia sucesos actuales o hacia los sucesos o actividades futuras.

USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

USUARIOS PRIMARIOS: Utilizan de manera directa los resultados obtenidos de los

sistemas de manera directa en sus tareas laborales. Por ejemplo: El gerente que recibe
informes los cuales lo ayudan en la administración
USUARIOS SECUNDARIOS: Ellos normalmente se encargan de ingresar datos al
sistema, pero no utilizan los resultados obtenidos de estos en sus tareas diarias. A esta
parte del personal suele llamárselos “capturistas de datos”
Fuera de estas dos categorías, hay incluso algunos usuarios que ingresan datos, pero
también obtienen resultados de los sistemas de información.

FUNCIONES BASICAS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN:
ENTRADA DE DATOS (acá se recolectan los datos): Es el proceso mediante el cual el
Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la misma. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos
o información que provienen o son tomados de otros sistemas.
ALMACENAMIENTO DE DATOS: a través de esta propiedad el sistema puede recordar
la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos
PROCESAMIENTO O CALCULO DE DATOS: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema
o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones.
PRESENTACION DE LA INFORMACIÓN (salida): La salida es la capacidad de un Sistema
de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior.
TRANSMICIÓN DE LA INFORMACIÓN (comunicación de la información): (no encontré
un concepto que me guste, en resumen, los Sistemas de información requieren si o si
comunicar esta misma debido a que la comunicación es el Angulo central de la
empresa)

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

TPS: SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (Transaction Processing
System): Se utiliza para tareas repetitivas las cuales se realizan todos los días y para
manejar mucho volumen de informacion. USO: NIVEL OPERATIVO
Los TPS son sistemas computarizados fundamentales para las organizaciones,
diseñados para procesar grandes volúmenes de información rutinaria generada por
las actividades administrativas diarias.
Características Principales:
 Automatizan tareas repetitivas como: facturación, pagos, depósitos, entregas,
etc.
 Aunque automatizados, requieren intervención humana para la captura de
datos.
 Ejecutan actividades de manera periódica con mínima toma de decisiones.
 Operan en el nivel operativo de la organización.

Actividades que realizan:

 Cálculos
 Clasificación
 Ordenamiento
 Almacenamiento y recuperación
 Generación de resúmenes
Características comunes de los TPS:
 Alto volumen de transacciones.
 Transacciones similares y rutinarias.
 Procedimientos bien definidos con pocas excepciones.
 Uso de procedimientos de operación estándar (POE).
Ejemplo práctico: Cajeros automáticos (ATM):
 Siguen una secuencia automatizada para validar datos, registrar transacciones y
entregar efectivo.
 Todo el procedimiento está definido en el software del sistema.
Ventajas de los TPS:
 Aumentan la eficiencia, precisión y velocidad en el procesamiento de datos.
 Permiten seguir rutinas sin desviaciones.
 Son utilizados tanto por grandes como por pequeñas empresas.
Modelo general del TPS:
 Datos se recolectan del sistema físico y el entorno.
 Se procesan mediante software especializado.
 La información resultante es útil tanto para la organización como para el
entorno externo (clientes, proveedores, entidades regulatorias, etc.).
Importante:
 Son los únicos sistemas que deben satisfacer necesidades de información
externas a la organización (excepto competidores).

MIS: SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (Managememt Information

System): Proporciona información resumida en forma de reportes periodicos. USO:
GERENCIA MEDIA
Los MIS (Management Information Systems) son sistemas basados en computadoras
que proporcionan información estructurada y periódica a usuarios con necesidades
similares, dentro de una organización formal (empresa o subunidad).
Objetivo principal:
Ayudar a los directivos (y también a otros usuarios) a tomar decisiones y resolver
problemas, utilizando información proveniente del TPS y del entorno.
Características:
 Brindan información sobre el pasado, presente y futuro de la organización.
 La información se presenta como:
o Informes periódicos (regulares)
o Informes especiales (ante eventos inusuales)
o Salidas de simulaciones matemáticas
Diferencia con los TPS:
 TPS: orientados a operaciones rutinarias.
 MIS: orientados al soporte de decisiones estructuradas.
Decisiones estructuradas:
 Son decisiones que se repiten regularmente.
 Los factores y variables influyentes están claramente definidos.
 Permiten automatizar reportes para facilitar la toma de decisiones.
Ejemplo – Sector bancario:
 Reportes periódicos sobre:
o Depósitos y retiros por sucursal.
o Relación préstamos vs. depósitos.
o Niveles de reserva y tasas de interés.
 Estos datos ayudan a tomar decisiones como:
o Ajustar tasas de interés.
o Promocionar productos financieros.

Componentes requeridos:
 Personas
 Software (programas que redactan informes o realizan simulaciones)
 Hardware (PCs, impresoras, redes, etc.)
 Base de datos (alimentada por TPS y el entorno)
Tipos de software en un MIS:
1. Redacción de informes:
 o Periódicos: según cronograma (ej. ventas mensuales).
o Especiales: por eventos no rutinarios (ej. accidentes).
2. Modelado matemático:
o Simula operaciones de la empresa.
o Ayuda en decisiones más complejas.
MIS e interacción externa:
 Puede integrarse con otras organizaciones (IOS – Sistemas
Interorganizacionales), como proveedores o socios.
 Proporciona información compartida entre miembros del IOS.

IA/ES: SISTEMAS BASADOS EN EL CONOCIMIENTO / SISTEMA EXPERTO (Expert

System): Son sistemas especializados, capturan el conocimiento de algún experto en
cierta área y lo transforman en reglas programables para cumplir sus tareas. USO:
ALTA GERENCIA Y GERENCIAS MEDIAS
Los sistemas expertos son una rama práctica de la inteligencia artificial (IA) aplicable a
los negocios, diseñados para imitar el razonamiento humano experto y resolver
problemas específicos dentro de una organización.
Inteligencia Artificial (IA):
 Su objetivo es desarrollar máquinas con comportamiento inteligente.
 Áreas clave:
o Comprensión del lenguaje natural
o Razonamiento lógico
o Aprendizaje automático
o Redes neuronales: imitan el aprendizaje y la abstracción del cerebro
humano.
o Sistemas perceptivos: permiten interpretar señales visuales y auditivas.
o Procesamiento de lenguaje natural: comunicación en lenguaje humano.
o Hardware de IA: dispositivos físicos para ejecutar sistemas inteligentes.
Sistemas Expertos (SE):
 Son sistemas basados en conocimientos que resuelven problemas específicos
utilizando el conocimiento de expertos.
 A diferencia del DSS, el SE no solo apoya, sino que selecciona la mejor solución.
  Se aplican gracias al avance de hardware/software como las
microcomputadoras y lenguajes de IA (PROLOG, LISP).
Componentes de un SE:
1. Base de conocimientos: contiene reglas y hechos del dominio específico.
2. Máquina de inferencia: motor lógico que aplica reglas para llegar a
conclusiones.
3. Interfaz con el usuario: medio para comunicarse con el sistema.
4. Máquina de desarrollo: usada por el experto y el ingeniero del conocimiento
para construir el sistema.
Ingeniero del conocimiento:
 Profesional que captura el conocimiento del experto y construye el sistema.
Diferencias con DSS:
1. Nivel de decisión:
o DSS: apoya al gerente en sus propias decisiones.
o SE: puede tomar decisiones que superan las capacidades del gerente.
2. Explicación del razonamiento:
o El SE puede explicar cómo llegó a la solución, lo que muchas veces es
más valioso que la respuesta final.
Ejemplo de uso:
Un nuevo funcionario bancario puede utilizar un SE para tomar decisiones de
inversión, basado en el conocimiento de un experto financiero senior.

DSS: SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES (Decision Support System): Da

soporte a decisiones semi-estructuradas o No estructuradas, planteando posibles
escenarios, resultados y consecuencias de estas. USO: ALTA GERENCIA

Los DSS (Decision Support Systems) son sistemas diseñados para ayudar a los gerentes a
tomar decisiones no estructuradas o semi-estructuradas, es decir, decisiones que no tienen
procedimientos definidos y donde los factores a considerar no pueden anticiparse
completamente.

Características principales:
 Diseñados para decisiones poco frecuentes, complejas o novedosas.
  La información requerida no siempre se conoce de antemano.
 Requieren mayor flexibilidad que otros sistemas (como los TPS o MIS).
 El sistema no sustituye el juicio del directivo, sino que lo apoya.
Objetivos del DSS:
1. Ayudar en la toma de decisiones semi-estructuradas.
2. Apoyar el juicio del gerente (no reemplazarlo).
3. Mejorar la eficacia (no tanto la eficiencia) en la toma de decisiones.
Ejemplo – Caso bancario:
Un gerente debe decidir entre lanzar un nuevo servicio (ej. cajeros automáticos) o una
cuenta especializada. El DSS puede ayudar a:
 Analizar costos, proyecciones, impacto en la competencia.
 Simular escenarios.
 Consultar diferentes fuentes de datos internas y externas.
Componentes del DSS:
 Base de datos: contiene información del TPS y del entorno.
 Subsistemas de software:
1. Redacción de informes: genera informes periódicos o especiales
(consultas ad hoc).
2. Modelos matemáticos: simulan operaciones o escenarios.
3. Groupware (DSS de grupo o DGSS): permite colaboración entre varios
tomadores de decisiones (comités, equipos).

Ventajas del DSS:

 Facilita el análisis de problemas complejos.
 Mejora la toma de decisiones bajo incertidumbre.
 Integra datos de múltiples fuentes.
 Se adapta a la situación y al usuario.

EIS: SISTEMAS PARA EJECUTIVOS (Executive Information System): Da información

sobre toda la organización en forma de gráficos. USO: ALTA GERENCIA
Los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS), también conocidos como Sistemas
de Apoyo para Ejecutivos (ESS), son herramientas diseñadas para proporcionar a los
altos directivos información clave sobre el desempeño global de la compañía.
Características principales:
 Proveen información consolidada y de alto nivel.
 Permiten acceder a diferentes niveles de detalle, desde datos generales hasta
información específica.
 Son fáciles de usar mediante menús y pantallas preformateadas.
 Su objetivo es facilitar la toma de decisiones estratégicas.
Componentes del modelo:
 PC del ejecutivo actúa como estación de trabajo.
 Servidor central con base de datos ejecutiva que almacena información
procesada.
 Acceso a:
o Correo electrónico corporativo
o Información interna de la empresa
o Datos del entorno externo
o Noticias y comentarios explicativos, introducidos por personal de apoyo
Beneficios:
 Brindan una visión general rápida y confiable del estado de la empresa.
 Facilitan el seguimiento de indicadores clave de desempeño (KPIs).
 Apoyan la planificación estratégica y el análisis ejecutivo.

OA: SISTEMAS PARA AUTOMATIZACION DE LA OFICINA (Office Automation):

Comunicación de la información a las personas de dentro y fuera de la organización.

La Automatización de la Oficina (OA) abarca todos los sistemas electrónicos, formales o

informales, cuyo objetivo principal es facilitar la comunicación de información entre personas,
tanto dentro como fuera de la organización.

Características clave:
 Comunicación: eje central del OA, incluye comunicaciones orales y escritas.
 Usuarios internos y externos: permite el contacto y colaboración más allá de
las fronteras físicas de la organización.
  Sistemas formales: planificados, documentados y con procedimientos
definidos (como un MIS).
 Sistemas informales: creados por individuos según necesidades personales
(como un DSS).
Oficina Virtual:
 Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, no solo desde una oficina física.
 Apoyada por tecnologías de comunicación (redes, internet, dispositivos
móviles).
 Conceptos relacionados: teletrabajo, teleproceso, telecomunicación.
Aplicaciones típicas de OA:
1. Procesamiento de textos: creación y edición de documentos.
2. Correo electrónico: envío/recepción de mensajes electrónicos.
3. Correo de voz: envío/recepción de mensajes hablados.
4. Agenda electrónica: organización de citas y horarios.
5. Audioconferencias: reuniones por voz a distancia.
6. Videoconferencias: reuniones con imagen y sonido.
7. Conferencias por computadora: intercambio de información estructurada en
red.
8. Fax: transmisión de documentos por línea telefónica.
9. Videotex: visualización de textos e imágenes almacenadas.
10. Manejo de imágenes: digitalización de documentos en papel (OCR).
11. Autoedición (DTP): creación de documentos de alta calidad visual.
Modelo de funcionamiento:
 Información del sistema físico se almacena en una base de datos.
 Las aplicaciones OA usan esta información para facilitar la colaboración y
resolución de problemas.
 Los participantes pueden estar dentro o fuera de la organización

Sistemas Integrados de Información – Resumen

Los sistemas integrados de información permiten el intercambio fluido de datos entre
distintos sistemas dentro de una organización. Esto mejora la eficiencia, reduce costos
y facilita la toma de decisiones.
¿Por qué integrar sistemas?
 Porque un sistema puede necesitar datos de otro para funcionar
correctamente.
 Porque los datos se usan en común o uno genera información que otro
necesita.
 La integración permite un flujo continuo de datos, automatizado o manual,
entre sistemas.
Tipos de integración:
1. Jerárquica:
 De sistemas operativos (transaccionales) hacia los administrativos y
viceversa.
 Es la más común y fácil de identificar.
2. Horizontal:
 Entre áreas o departamentos en el mismo nivel, como producción,
ventas, etc.
 Acompaña el flujo de trabajo o producto dentro de una misma línea de
mando.
Mecanismos de integración:
 Manual: traslados físicos de datos, reportes impresos, etc.
 Comunicación entre administradores (intercambio informal).
 Automatizada: uso de bases de datos, cálculos automáticos, respuestas a
eventos, etc.
Beneficios:
 Mayor velocidad y exactitud en los reportes.
 Información disponible en tiempo real para decisiones.
 Promueve el uso compartido de información, evitando el manejo cerrado por
áreas.

Desafíos y costos:
 Mayor complejidad en el diseño de sistemas.
 Más recursos tecnológicos y personal calificado.
 No todos los sistemas deben integrarse completamente por cuestiones de
costo-efectividad.
UNIDAD 4
ORGANIZACIÓN HORIZONTAL:
Concepto:

Una organización horizontal se basa en los procesos de trabajo autónomos y no en los

niveles de jerarquía, estando todos ellos al mismo nivel.
Características clave:

1. Dirección por procesos (no por tareas):

o El enfoque está en procesos clave que recorren toda la empresa.

o Se busca alinear el trabajo con las necesidades del cliente, eliminando

jerarquías innecesarias.

o Mejora los resultados y favorece la innovación y mejora continua.

2. Gestión por equipos (no por individuos):

o El equipo es la unidad básica de trabajo, no la persona.

o Se establecen líderes de procesos, objetivos medibles y foros para consensuar

resultados.

o Mejores resultados gracias a la diversidad de habilidades.

3. Integración horizontal mediante sistemas de información:

o Acceso a información instantánea en toda la organización.

o Facilita la medición de resultados, la gestión eficiente y la mejora continua.

4. Variedad de competencias en los equipos:

o Equipos multidisciplinarios con alto nivel de iniciativa, compromiso y

adaptación al cambio.

o Uso de tecnologías y empowerment como herramientas clave.

5. Autogestión:

o Los equipos tienen la autoridad y responsabilidad para decidir cómo y con

quién trabajan.

o Se busca que quienes realizan el trabajo también lo gestionen y mejoren.

PROCESO:

Concepto:
Un proceso es una secuencia de acciones que se llevan a cabo para lograr un fin
determinado.
Es importante entender que dependiendo el ámbito en el cual nos encontramos
pueden existir diferentes definiciones para proceso, por ejemplo:
 Los procesos geológicos son aquellos que tienen lugar en la
superficie terrestre;
 los procesos biológicos implican cambios en las formas de vida;
 Los procesos industriales son aquellos que se encargan de
obtener, transformar o transportar uno o varios productos
primarios, también llamadas materias primas.

En el ámbito empresarial (organizaciones), el concepto que nos interesa conocer es el

de proceso de negocio.

PROCESOS DE NEGOCIO:

Concepto:
Los procesos de negocio son el conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que
se realizan en una secuencia específica por diferentes departamentos en busca de la
satisfacción del cliente.

🔄 Diferencias clave entre un proceso de negocio, procedimientos y funciones:

 Proceso de negocio:
Secuencia de tareas relacionadas que generan un resultado deseado (valor para
el cliente).
 Procedimiento:
Forma específica de ejecutar tareas dentro de un proceso. Define responsables,
equipos y especificaciones.
 Función empresarial:
Unidad organizativa con actividades específicas que ayudan a cumplir los
objetivos de la empresa.

🎯 Importancia de los procesos de negocio:

Los procesos permiten:
 Entregar eficientemente la propuesta de valor.
 Mejorar actividades y optimizar recursos.
 Reducir costos.
  Identificar procesos clave para los objetivos del negocio.
 Agilizar la comunicación interna.
 Establecer controles y niveles de aprobación.
 Evitar el caos operativo.
 Aumentar la satisfacción del cliente.

📌 Características esenciales de un proceso de negocio:

1. Definidos:
Tienen inicio, fin y pasos coordinados.
2. Repetibles:
Generan resultados consistentes.
3. Crean valor:
Cada tarea debe aportar valor; si no, debe eliminarse.
4. Flexibles:
Deben adaptarse a mejoras sin afectar a las partes involucradas.
🧩 Tipos de procesos de negocio:
1. Procesos operacionales o primarios
 Definición: Procesos centrales que generan y entregan valor directamente al
cliente.
 Ejemplos: Toma de pedidos, gestión de cuentas bancarias.
 Características:
o Más importantes para la empresa.
o Forman parte de la cadena de valor.
o Contacto directo con el cliente.
o Proveen valor de forma directa.

Áreas comunes de procesos primarios:

 Logística de entrada: recepción, almacenamiento, transporte.
 Operaciones: producción y transformación.
 Logística de salida: distribución y entrega.
 Marketing y ventas: publicidad, fijación de precios, promoción.
  Servicios: soporte postventa, mantenimiento, atención al cliente.

2. Procesos de apoyo o secundarios

 Definición: Respaldan a los procesos primarios sin generar valor directo al
cliente.
 Ejemplos: Recursos humanos, seguridad y salud ocupacional.
 Características:
o Formalmente establecidos.
o No tienen contacto con el cliente.
o No entregan valor directo.
o Soportan los procesos principales.

3. Procesos de gestión
 Definición: Coordinan, monitorean y controlan los procesos primarios y de
apoyo.
 Ejemplos: Planeación estratégica, comunicación interna, gobierno corporativo,
infraestructura tecnológica, presupuesto.
 Características:
o Formalmente establecidos.
o No generan valor directo.
o Mejoran la eficiencia y eficacia general.
o Evalúan el desempeño y alinean los procesos al objetivo organizacional.

LOS SISTEMAS PARA LA PLANIFICACION DE RECURSOS DE LA EMPRESA O ERP

(Enterprise Resource Planning)
Los ERP son sistemas informáticos integrados que permiten la gestión centralizada de
los procesos empresariales. Surgieron como evolución de los sistemas MRP
(planificación de materiales), pero hoy abarcan una amplia gama de funciones más allá
de la producción, incluyendo áreas como finanzas, recursos humanos, logística, ventas,
y más.
4.1 Concepto
Un ERP es un conjunto de aplicaciones integradas que automatizan las prácticas de
negocio operativas y productivas. Permiten centralizar la información de distintas
áreas funcionales: compras, producción, finanzas, recursos humanos, marketing,
atención al cliente, etc.
Aunque su objetivo es estructurar la empresa por procesos, su estructura modular
sigue reflejando la división funcional tradicional.

4.2 Características de un ERP

 Integración de datos: Todos los módulos comparten una base de datos única.
 Datos consistentes y comunes, introducidos una sola vez.
 Control en tiempo real de todas las áreas.
 Reducción de costes de coordinación y tiempo de procesos.
 Mejor toma de decisiones gracias al acceso rápido a la información.
 Estandarización de procesos y posibilidad de reingeniería.
Los ERP cubren tanto funciones de soporte (como contabilidad y RR. HH.) como
procesos estratégicos, que pueden ser fuente de ventajas competitivas (como
producción o marketing).

Uso estratégico
Los ERP se usan frecuentemente en proyectos de reorganización interna o para
facilitar fusiones y adquisiciones, ayudando a unificar procesos y mejorar la eficiencia
organizacional.

Relación de los procesos de negocio con las TIC’s

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han transformado
profundamente los modelos organizativos y los procesos empresariales. Han permitido
formas más flexibles, ágiles y descentralizadas de gestión y operación, creando nuevos
tipos de organizaciones y optimizando el funcionamiento de los procesos de negocio.
5.1 Nuevas formas de organización: Las organizaciones
virtuales
5.1.1 Concepto
Las TIC han posibilitado nuevas formas de coordinación empresarial que no siguen los
patrones tradicionales de jerarquías ni mercados, sino estructuras flexibles y
descentralizadas, basadas en la confianza, la negociación constante y la toma de
decisiones distribuida. Este modelo se conoce como organización en red.

Organización virtual
Una organización virtual es una forma avanzada de organización en red, montada
sobre Internet y TICs, sin fronteras físicas, donde los integrantes están
geográficamente dispersos, pero conectados por medios digitales.

Características principales:
1. Perfil del personal requerido:
Las organizaciones virtuales necesitan personas capacitadas, con capacidad
para tomar decisiones a distancia, comprometidas, participativas, proactivas y
con autogestión basada en objetivos.
2. Liderazgo:
Puede ser formal o informal, pero poco orientado al control. Se enfoca en la
coordinación de actividades, apoyado en la confianza y en sistemas de
establecimiento participativo de objetivos.
3. Comunicación:
Es virtual, multidireccional, tanto formal como informal, buscando flexibilidad y
eficiencia en el desarrollo de las actividades.
4. Interacción y coordinación:
Se realizan remotamente a través de TIC. Predominan el ajuste mutuo y la
estandarización como mecanismos de coordinación.
5. Estructuras organizativas:
 Físicas: Pueden ser poco claras, irrelevantes o
inexistentes.
 Funcionales: Deben ser claras pero flexibles,
permitiendo un funcionamiento dinámico y
adaptable.
 Fronteras: No se definen por límites físicos, sino por
el mercado o entorno con el que interactúan.

6. Localización:
Son virtuales. Aunque pueden tener una sede física, los miembros están
geográficamente dispersos. Requieren sistemas operativos accesibles en el
ciberespacio, cuyo acceso dependerá del cargo, proyecto o rol del usuario.
7. Control:
Basado en la confianza y en el cumplimiento de objetivos. Puede
 complementarse con herramientas que monitorean en línea las actividades de
los miembros.

Ventajas estratégicas:
 Reducción de costos mediante outsourcing y trabajo remoto.
 Mejora en la coordinación interna y en la satisfacción del cliente.
 Mayor velocidad de procesamiento y seguridad en transacciones.
 Capacidad de adaptación a la tecnología y la globalización.
 Uso de “teletrabajadores” y empresas satélites, lo que minimiza inversión en
infraestructura física.

Redes sociales y gestión del conocimiento:

 Son esenciales para la transmisión de información y generación de
conocimiento.
 Son sistemas complejos y no se pueden controlar del todo.
 La gestión del conocimiento debe identificar y aprovechar las redes formales e
informales existentes.

5.2 Gestión de los procesos de negocio (BPM – Business

Process Management)
El BPM es un enfoque sistemático y flexible para gestionar los procesos empresariales,
orientado a la eficiencia, agilidad y mejora continua. Las TIC permiten su
implementación mediante software especializado.

Pasos clave del BPM:

 Modelado de procesos.
 Ejecución.
 Monitoreo.
 Optimización.

5.3 Monitoreo de procesos de negocio

Se basa en el uso de análisis de datos para medir el desempeño de los procesos, en
términos de:
  Tiempo de ciclo.
 Errores.
 Costos.

Tipos de monitoreo:
 Funcional: Evalúa el cumplimiento del proceso.
 Técnico: Mide eficiencia técnica (tiempos de respuesta, caídas del sistema,
etc.).

5.4 Visibilidad de los procesos de negocio

La visibilidad permite una vista completa y en tiempo real de todos los procesos,
facilitando:
 Toma de decisiones ágil.
 Respuesta operativa rápida.
 Verificación de que los procesos están alineados con los objetivos estratégicos.

5.5 Modelado o mapeo de procesos

Consiste en representar gráficamente el flujo de actividades empresariales.
Objetivos:
 Documentar procesos actuales ("As Is").
 Detectar áreas de mejora para diseñar procesos futuros ("To Be").
Herramientas comunes:
 Diagramas, cuadros de flujo.
 BPMN (Business Process Modeling Notation), estándar global para representar
procesos.

5.6 Automatización de procesos

La automatización, facilitada por la tecnología, busca mejorar la eficiencia, reducir
errores y disminuir costos operativos.
Se recomienda automatizar cuando se necesita:
  Incrementar eficiencia.
 Disminuir errores humanos.
 Definir roles claros.
Reingeniería de procesos:
 Implica rediseñar procesos desde cero.
 Elimina tareas sin valor y transforma el flujo de trabajo para lograr mejoras
drásticas.