BASE DE DATOS COLEGIO
Paso 1: Crear la Base de Datos en Access
1. Abre Microsoft Access.
2. Selecciona "Base de datos en blanco del escritorio".
3. Asigna un nombre a tu archivo, por ejemplo, "[Link]".
4. Elige una ubicación para guardarla y haz clic en "Crear".
Paso 2: Crear la Tabla "Estudiantes"
Esta tabla almacenará la información de cada alumno.
1. Access abrirá una tabla predeterminada llamada "Tabla1". Haz clic derecho en su pestaña y
selecciona "Vista Diseño".
2. Cuando te pida guardar, nómbrala "Estudiantes" y haz clic en "Aceptar".
Ahora, define los campos y sus tipos de datos:
Nombre del Propiedades del Campo
Tipo de Datos Descripción
Campo (ejemplos)
Auto Clave principal única para cada
IDEstudiante Indexado: Sí (Sin duplicados)
numeración estudiante
Tamaño del campo: 50,
Nombres Texto corto Nombres del estudiante
Requerido: Sí
Tamaño del campo: 50,
Apellidos Texto corto Apellidos del estudiante
Requerido: Sí
FechaNacimiento Fecha/Hora Fecha de nacimiento Formato: Fecha corta
Direccion Texto corto Dirección de residencia Tamaño del campo: 100
Ciudad Texto corto Ciudad de residencia Tamaño del campo: 50
Telefono Texto corto Teléfono de contacto Tamaño del campo: 15
Correo electrónico del
Email Texto corto Tamaño del campo: 100
estudiante
Tamaño del campo: Entero
Grado Número Grado o curso actual (Ej: 9)
largo
FechaInscripcion Fecha/Hora Fecha en que el estudiante se Formato: Fecha corta
inscribió
Exportar a Hojas de cálculo
Haz clic en el icono de guardar en la barra de acceso rápido para guardar los cambios en la
tabla "Estudiantes".
Paso 3: Crear la Tabla "Profesores"
Esta tabla contendrá la información de los docentes.
1. En la pestaña "Crear", en el grupo "Tablas", haz clic en "Diseño de tabla".
2. Nombra la tabla "Profesores" y haz clic en "Aceptar".
Define los campos:
Propiedades del Campo
Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
(ejemplos)
Clave principal única para cada Indexado: Sí (Sin
IDProfesor Autonumeración
profesor duplicados)
Tamaño del campo: 50,
Nombres Texto corto Nombres del profesor
Requerido: Sí
Tamaño del campo: 50,
Apellidos Texto corto Apellidos del profesor
Requerido: Sí
Área de enseñanza (Ej:
Especialidad Texto corto Tamaño del campo: 50
Matemáticas, Lengua)
TelefonoContacto Texto corto Teléfono de contacto Tamaño del campo: 15
EmailContacto Texto corto Correo electrónico profesional Tamaño del campo: 100
FechaContratacion Fecha/Hora Fecha de inicio de contrato Formato: Fecha corta
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Guarda la tabla "Profesores".
Paso 4: Crear la Tabla "Cursos"
Esta tabla almacenará los detalles de cada asignatura o curso ofrecido.
1. En la pestaña "Crear", haz clic en "Diseño de tabla".
2. Nombra la tabla "Cursos" y haz clic en "Aceptar".
Define los campos:
Nombre del Propiedades del Campo
Tipo de Datos Descripción
Campo (ejemplos)
Clave principal única para cada Indexado: Sí (Sin
IDCursa Autonumeración
curso duplicados)
Nombre de la asignatura (Ej: Tamaño del campo: 75,
NombreCurso Texto corto
Biología I) Requerido: Sí
Breve descripción del contenido
Descripcion Texto largo
del curso
Creditos Número Cantidad de créditos del curso Tamaño del campo: Byte
Clave foránea del profesor que Tamaño del campo: Entero
IDProfesor Número
imparte el curso largo
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Guarda la tabla "Cursos".
Paso 5: Crear la Tabla "Matrículas"
Esta tabla registrará qué estudiante está inscrito en qué curso, actuando como una tabla de unión
entre "Estudiantes" y "Cursos".
1. En la pestaña "Crear", haz clic en "Diseño de tabla".
2. Nombra la tabla "Matriculas" y haz clic en "Aceptar".
Define los campos:
Nombre del Propiedades del Campo
Tipo de Datos Descripción
Campo (ejemplos)
Clave principal única para cada
IDMatricula Autonumeración Indexado: Sí (Sin duplicados)
matrícula
Tamaño del campo: Entero
IDEstudiante Número Clave foránea del estudiante
largo
Tamaño del campo: Entero
IDCurso Número Clave foránea del curso
largo
Fecha en que se realizó la
FechaMatricula Fecha/Hora Formato: Fecha corta
matrícula
Calificacion Número Calificación obtenida en el curso Tamaño del campo: Doble
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Guarda la tabla "Matriculas".
Paso 6: Establecer Relaciones entre las Tablas
Las relaciones son cruciales para conectar la información entre tus tablas y asegurar la integridad
de los datos.
1. En la pestaña "Herramientas de base de datos", en el grupo "Relaciones", haz clic en
"Relaciones".
2. Aparecerá el cuadro "Mostrar tabla". Agrega todas tus tablas: Estudiantes, Profesores,
Cursos, Matriculas. Luego, cierra el cuadro.
3. Relación entre Profesores y Cursos:
o Arrastra el campo IDProfesor de la tabla Profesores y suéltalo sobre el campo
IDProfesor en la tabla Cursos.
o En el cuadro "Modificar relaciones", marca la casilla "Exigir integridad
referencial".
o Haz clic en "Crear". Verás una línea que une ambas tablas.
4. Relación entre Estudiantes y Matriculas:
o Arrastra el campo IDEstudiante de la tabla Estudiantes y suéltalo sobre el campo
IDEstudiante en la tabla Matriculas.
o Marca "Exigir integridad referencial".
o Haz clic en "Crear".
5. Relación entre Cursos y Matriculas:
o Arrastra el campo IDCurso de la tabla Cursos y suéltalo sobre el campo IDCurso en
la tabla Matriculas.
o Marca "Exigir integridad referencial".
o Haz clic en "Crear".
Cierra la ventana de "Relaciones". Access te preguntará si quieres guardar los cambios en
el diseño de las relaciones; haz clic en "Sí".
Paso 7: Ingresar Datos de Prueba
Ahora que tus tablas están diseñadas y relacionadas, puedes empezar a ingresar datos.
1. En el Panel de navegación (a la izquierda), haz doble clic en la tabla "Estudiantes" para
abrirla en Vista Hoja de datos.
2. Ingresa algunos registros de estudiantes. El campo "IDEstudiante" se rellenará
automáticamente.
3. Repite el proceso para las tablas "Profesores" y "Cursos".
4. Finalmente, ingresa datos en la tabla "Matriculas". Aquí, cuando ingreses el IDEstudiante y
el IDCurso, deberás usar los IDs que ya existen en tus tablas "Estudiantes" y "Cursos"
respectivamente (gracias a la integridad referencial).
Paso 8: Crear Formularios
Los formularios facilitan la entrada de datos de manera más visual y amigable.
1. Selecciona la tabla "Estudiantes" en el panel de navegación.
2. En la pestaña "Crear", en el grupo "Formularios", haz clic en "Formulario". Access creará
un formulario básico automáticamente.
3. Guárdalo con un nombre como "FormularioEstudiantes".
4. Repite este proceso para las tablas "Profesores" y "Cursos".
Paso 9: Crear Consultas
Las consultas te permiten extraer, filtrar y analizar los datos de tus tablas.
1. En la pestaña "Crear", en el grupo "Consultas", haz clic en "Diseño de consulta".
2. En el cuadro "Mostrar tabla", agrega las tablas de las que quieres extraer información (por
ejemplo, Estudiantes y Matriculas). Cierra el cuadro.
3. Arrastra los campos que te interesan de las tablas a la cuadrícula inferior (ej., Nombres y
Apellidos de Estudiantes, NombreCurso de Cursos, FechaMatricula de Matriculas).
4. Si deseas filtrar, por ejemplo, todos los estudiantes del "Grado 9", ve a la fila "Criterios"
debajo del campo Grado y escribe 9.
5. Haz clic en el icono de "Ejecutar" (signo de exclamación rojo) en la pestaña "Diseño de
consulta" para ver los resultados.
6. Guarda tu consulta con un nombre significativo, como "EstudiantesGrado9".
Paso 10: Crear Informes (Opcional, para imprimir o visualizar datos)
Los informes son ideales para presentar tus datos de manera profesional, listos para imprimir o
visualizar.
1. Selecciona una tabla o consulta en el panel de navegación (por ejemplo, la consulta
"EstudiantesGrado9").
2. En la pestaña "Crear", en el grupo "Informes", haz clic en "Informe". Access creará un
informe básico.
3. Puedes modificar el diseño del informe si lo deseas.
4. Guarda el informe con un nombre como "InformeEstudiantesGrado9".
