INSTITUTO TECNICO NACCIONAL DE COMERCIOS “INCOS N.
º 3”
QUILLACOLLO
R.M.N. º110/75-R.M. N.º 502/2015
CARRERA DE CONTADURIA GENERAL
“IMPLEMETACION DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LICORERIA
FUENTES” DEL MUNICIPIO DE QUILLACIOLLO
Perfil de Grado para la Obtención del Título
Profesional a Nivel Técnico Superior en Contaduría General
Postulante: Katia Melany Fuentes Soliz
Tutor: Lic.
Quillacollo-Cochabamba – Bolivia
2025
RESUMEN
El siguiente proyecto tiene como objetivo presentar una estrategia efectiva,
sencilla y eficiente para implementar un sistema de gestión de inventarios en una
organización de manera precisa y efectiva. El control inadecuado de inventarios es
más común de lo que se piensa en nuestra sociedad a menudo se subestima la
importancia de gestionar adecuadamente nuestros productos. En este proyecto,
se expondrán las razones por las cuales es fundamental contar con un sistema de
inventario y se presentará la mejor manera de implementarlo desde cero. El
sistema de inventarios es un aspecto crucial para cualquier empresa,
especialmente cuando se trata de un establecimiento que maneja licores y ofrece
servicios a domicilio, ya que esto tiene un impacto directo en la rentabilidad y
eficiencia operativa. Un manejo adecuado de los inventarios permite satisfacer la
demanda del mercado, evitar excesos o faltantes, minimizar los costos de
almacenamiento y optimizar el flujo de efectivo. Estos son los objetivos que se
pretenden lograr al implementar una herramienta de inventario en la licorera
Fuentes. Se propone utilizar inicialmente una herramienta de Excel de fácil uso
para todos los miembros de la organización, mientras la empresa crece y se
expande. Estos sistemas permiten un seguimiento preciso de los niveles de
inventario, la integración con proveedores y clientes, así como la generación de
informes para facilitar la toma de decisiones. Sin embargo, se explorarán también
otras soluciones tecnológicas más avanzadas que se puedan implementar en el
futuro, a medida que la empresa se consolida. Este proyecto tiene como objetivo
demostrar la importancia de una gestión de inventarios eficiente y proporcionar
una guía clara para implementarla en la licorera Fuentes. A través de la
tecnología, se busca optimizar los procesos, mejorar la rentabilidad y garantizar un
servicio de calidad a los clientes. Palabras clave: control, inventarios, eficiencia,
herramientas, proveedores, clientes.
INDICE
INTRODUCCION
CAPITULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………………1
1.1 DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION………………………………………………………..1
1.2
INTRODUCCION
La gestión eficiente del inventario es uno de los pilares fundamentales para el
éxito de los negocios dedicados a la comercialización de productos, especialmente
en el sector licorero, donde el control sobre las existencias, fechas de vencimiento,
rotación de productos y márgenes de ganancia es crucial. La licorería Fuentes, un
negocio familiar con años de operación en el mercado local, enfrenta desafíos
importantes en el control manual de su inventario, lo que genera problemas como
pérdidas de productos, errores en pedidos, dificultades en el control de costos y
falta de información actualizada para la toma de decisiones.
Este proyecto de grado tiene como objetivo principal diseñar e implementar un
sistema de inventario informatizado que permita mejorar los procesos de control,
registro y gestión de productos en la licorería Fuentes, optimizando así la
eficiencia operativa, la precisión en la información y la toma de decisiones
estratégicas.
A lo largo del desarrollo de este trabajo, se abordarán diversos aspectos que
permitirán comprender la situación actual del negocio, los fundamentos teóricos
del control de inventario, la metodología empleada y el análisis de resultados tras
la implementación del sistema. La estructura del proyecto se organiza en los
siguientes capítulos:
Capítulo I:
Este capítulo describe la situación actual de la licorería Fuentes en cuanto al
manejo de inventario, detallando las deficiencias del sistema manual utilizado,
tales como pérdidas de productos, errores humanos y falta de control en las
entradas y salidas de mercancía. Se establece el problema central, se formulan
los objetivos del proyecto, se justifica su relevancia y se delimitan los alcances y
limitaciones de la investigación.
Capítulo 2:
En este capítulo se recopila la información teórica necesaria para sustentar el
desarrollo del proyecto. Se abordan conceptos clave como sistemas de inventario,
tipos de inventarios (periódico y permanente), herramientas tecnológicas aplicadas
a la gestión de inventarios, beneficios de la digitalización, y experiencias previas
en la implementación de soluciones similares. Además, se incluyen antecedentes
de estudios relacionados y el marco legal aplicable.
Capítulo 3:
Aquí se detalla el enfoque metodológico adoptado para el desarrollo del proyecto.
Se especifica el tipo de investigación (cuantitativa, cualitativa o mixta), el diseño
del estudio, las técnicas de recolección de información (entrevistas, observación
directa, encuestas), la población y muestra considerada, así como los métodos de
análisis utilizados para interpretar los datos obtenidos. También se describe el
proceso de selección y desarrollo del sistema de inventario a implementar.
Capítulo 4:
Este capítulo presenta el análisis de la información recopilada, así como los
resultados obtenidos tras la implementación del sistema de inventario en la
licorería Fuentes. Se muestra una comparación entre la situación anterior y
posterior a la implementación, se identifican mejoras en la gestión del inventario,
reducción de errores, mayor control de productos y eficiencia en los procesos.
Además, se analizan posibles áreas de mejora y se plantean recomendaciones
para la sostenibilidad del sistema en el tiempo.
CAPÍTULO 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Diagnóstico Y Justificación
1.1.1 Diagnostico General
El diagnóstico general evidenció que la licorería Fuentes utiliza un sistema
rudimentario para registrar su inventario, basado en anotaciones en cuadernos
y hojas de cálculo de Excel sin actualizaciones frecuentes ni controles
cruzados. Esto ha generado problemas como desorganización, confusión en
los niveles de stock y pérdidas de productos no identificadas a tiempo.
Además, se comprobó la inexistencia de procesos estandarizados para la
entrada y salida de mercancía.
1.1.2 Diagnóstico Específico
La licorería Fuentes se encuentra en una intersección estratégica del municipio
de Quillacollo ubicado en la Av. Ferrocarril y esquina Capitán Ustariz.
La licorería Fuentes lleva 2 años operando en este emplazamiento, cumpliendo
con la documentación legal, con NIT 8677995010 y licencia de funcionamiento
durante el periodo el cual ha consolidado una cartera de clientes locales fieles y
ha desarrollado procesos manuales basados en la experiencia acumulada.
La venta de licores es para mayores de 18 años Principalmente jóvenes
profesionales y residentes de edificios aledaños; un segundo grupo de
consumo intensivo aparece únicamente los fines de semana. Picos de venta
los viernes por la tarde, sábados por la tarde y en la noche y domingo por la
tarde, sin registros históricos detallados que permitan anticipar demanda o
diseñar ofertas específicas.
Los pedidos se gestionan por vía WhatsApp o llamada telefónica, sin
centralizar información; genera duplicidad de pedidos y falta de trazabilidad.
Los distribuidores locales entregan en un promedio de 48 horas, mientras que
los importadores directos pueden tardar hasta 5 días; la ausencia de alertas de
reposición conlleva interrupciones de stock y sobrecostos de envíos urgentes.
1.1.3 Justificación
La licorería Fuentes, ubicada en el municipio de Quillacollo de alto tránsito
comercial y con más de dos años de funcionamiento, ha demostrado ser un
negocio estable con una clientela constante. Sin embargo, actualmente
enfrenta múltiples dificultades operativas relacionadas con el manejo de su
inventario. El control se realiza de forma manual, a través de anotaciones en
cuadernos o archivos en hojas de cálculo, lo que genera errores frecuentes,
pérdidas de productos, desorden administrativo y demoras en la atención al
cliente.
Estas deficiencias afectan directamente la eficiencia del negocio y limitan su
capacidad de crecimiento. La falta de información precisa impide tomar
decisiones informadas sobre compras, precios, promociones y disponibilidad de
productos. Además, los errores en los niveles de stock ocasionan tanto sobre
inventarios como quiebres de inventario, lo que reduce las ventas y daña la
imagen del establecimiento.
La implementación de un sistema de inventario digital representa una solución
integral a estos problemas. A través de un software especializado, se podrá
automatizar el registro, seguimiento y control de todos los productos que
ingresan y salen del negocio. Esto permitirá mantener un control preciso,
generar reportes automáticos, alertas de reposición, seguimiento por
categorías y fechas de vencimiento, entre otras funcionalidades.
Este proyecto no solo mejorará el rendimiento interno de la licorería, sino que
también beneficiará a los clientes mediante un servicio más ágil, ordenado y
confiable. Al mismo tiempo, representa una oportunidad para que el personal
se capacite en el uso de herramientas tecnológicas, fortaleciendo sus
competencias laborales y aportando a la profesionalización del comercio local.
En conclusión, la implementación de un sistema de inventarios no es solo una
necesidad operativa, sino una estrategia clave para la sostenibilidad,
competitividad y modernización de la licorería Fuentes, en beneficio del
negocio.
[Link] Justificación Económica
La inversión en un sistema automatizado de inventario representa un beneficio
económico a corto y largo plazo por las siguientes razones:
Reducción de pérdidas: Se minimizarán pérdidas por vencimiento de
productos, errores de conteo, caducidad o robos no detectados.
Optimización de compras: Al tener datos precisos sobre el nivel de
stock y la rotación de productos, se evitarán compras excesivas o
innecesarias, mejorando el uso del capital.
Aumento de rentabilidad: Con un inventario más controlado y eficiente,
se mejora la disponibilidad de productos en demanda, lo que se traduce
en más ventas y satisfacción del cliente.
Ahorro operativo: Menos tiempo dedicado al conteo manual y
generación de reportes, lo que reduce costos administrativos.
En resumen, el sistema permite controlar mejor los recursos, tomar decisiones
basadas en datos reales y mejorar la rentabilidad del negocio.
[Link] Justificación Técnica
Desde el punto de vista técnico, la implementación de un sistema de
inventarios es totalmente viable y necesaria:
Disponibilidad de herramientas: Existen sistemas de inventario
adaptables a pequeñas y medianas empresas, con interfaces amigables
y funcionalidades adecuadas al giro comercial de la licorería.
Adaptabilidad: El sistema puede ser personalizado para manejar
categorías de productos, fechas de vencimiento, control por lotes, y
generar reportes automáticos de stock y ventas.
Facilidad de implementación: La infraestructura tecnológica básica
(una computadora, conexión a internet y lector de códigos de barra) ya
está disponible o es de fácil adquisición.
Capacitación del personal: Se puede formar al equipo para manejar el
software en poco tiempo, garantizando una transición efectiva desde el
sistema manual.
Técnicamente, el sistema será una herramienta clave para digitalizar el
negocio, facilitar tareas diarias y mejorar el control interno.
[Link] Justificación Social
La implementación de este proyecto también tiene impactos positivos en el
entorno social:
Mejora de las condiciones laborales: Al reducir la carga de trabajo
manual y los errores, se genera un ambiente más organizado y menos
estresante para los empleados.
Formación tecnológica del personal: La capacitación en el manejo del
nuevo sistema mejora las habilidades del equipo y aumenta sus
oportunidades profesionales a futuro.
Contribución al desarrollo local: Una licorería más eficiente y
competitiva fortalece el comercio del barrio y puede servir como ejemplo
de modernización para otros pequeños negocios.
Responsabilidad con los clientes: Un mejor control del inventario evita
la venta de productos vencidos y garantiza mayor calidad en el servicio.
Este proyecto contribuye no solo al crecimiento del negocio, sino también al
desarrollo humano y social de su entorno.
1.2 PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA
1.2.1 Identificación del Problema
a licorería Fuentes, con más de 2 años de funcionamiento, presenta
deficiencias significativas en el control de su inventario. Actualmente, las
entradas y salidas de productos se registran de forma manual, sin un sistema
unificado ni automatizado. Esto genera inexactitudes en los niveles de stock,
pérdidas de productos, sobre inventario o quiebre de stock, y dificulta la toma
de decisiones administrativas. Además, la falta de datos confiables afecta
directamente la rentabilidad y el nivel de servicio al cliente.
Las causas de este problema radican en:
La falta de un sistema digital automatizado.
El desconocimiento del stock real.
La carencia de reportes históricos y analíticos para apoyar la toma de
decisiones.
La inexistencia de alertas de reposición.
Estas fallas han generado consecuencias como:
Disminución de la eficiencia operativa.
Pérdida de ventas por desabastecimiento.
Deterioro de la atención al cliente.
Pérdidas económicas innecesarias.
Desconfianza en los datos disponibles para la toma de decisiones.
1.2.2 Árbol de Objetivos.
Perdida de ventas por Capacitación en el manejo
Reducción de perdidas
desabastecimiento del nuevo
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INVENTARIO DE LA LICORERÍA
FUENTES
más responsabilidad con mejoramiento en las
aumento de rentabilidad
los clientes condiciones laborales
1.2.2 Árbol de problemas.
Efectos
Pérdidas económicas La falta de un sistema El desconocimiento del
innecesarias digital automatizado stok real
Problema
GESTION INEFICICIENTE DEL INVENTARIO DE LA LICORERIA FUENTES
Perdida de ventas por Carencia de reportes de La inexistencia de alertas de
desabastecimiento ingreso y salidas reposición
Causas
Fuente Elaboración propia
1.2.3 Formulación del Problema.
Actualmente, la licorería Fuentes enfrenta serias dificultades en la gestión de
su inventario debido al uso de métodos manuales y no estandarizados para el
registro, control y seguimiento de productos. Esta situación ha generado
errores constantes en los niveles de stock, pérdidas económicas por caducidad
o deterioro de productos, quiebres de inventario en productos de alta demanda,
y sobre inventarios en productos de baja rotación.
1.3.1Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios en la licorería
Fuentes, con el fin de optimizar el control de stock, reducir pérdidas, mejorar la
eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones administrativas.
1.3.2 Objetivos Específicos
1.- Diagnosticar la situación actual del control de inventarios en la licorería
Fuentes, identificando debilidades, errores frecuentes y necesidades operativas
del sistema manual utilizado.
2.- Seleccionar o desarrollar un sistema automatizado de gestión de inventarios
que se adapte a las características, volumen de productos y capacidades
técnicas del negocio.
3.- Diseñar un plan de implementación del sistema, incluyendo la instalación
del software, organización del inventario, y adecuación del equipo tecnológico
necesario.
4.- Capacitar al personal de la licorería en el uso y mantenimiento del sistema,
para garantizar un uso correcto, eficiente y sostenible de la herramienta.
5.- Evaluar los resultados obtenidos tras la implementación del sistema,
mediante indicadores como reducción de pérdidas, mejora en el control de
stock y optimización de procesos administrativos.
1.4 Enfoque Metodológico
1.4.1. Enfoque de Investigación: Descriptivo
El presente proyecto de grado adopta un enfoque de investigación descriptivo,
ya que su objetivo principal es analizar, caracterizar y comprender la situación
actual del sistema de inventarios de la licorería Fuentes, para posteriormente
diseñar e implementar una solución tecnológica adecuada.
La investigación descriptiva se orienta a detallar fenómenos o situaciones tal
como se presentan en la realidad, sin intervenir directamente en su
modificación durante la fase inicial. En este caso, se busca identificar las
debilidades y limitaciones del sistema manual de inventarios, describir los
errores frecuentes que se generan en los procesos operativos, y determinar las
necesidades específicas del negocio en cuanto al control de productos.
A partir de esta caracterización, se procede a proponer la implementación de
un sistema automatizado, lo cual se sustenta en los hallazgos descriptivos del
diagnóstico. Este enfoque permite desarrollar una solución tecnológica basada
en información precisa y realista, recogida directamente del entorno operativo
de la licorería.
El enfoque descriptivo también permite evaluar los resultados después de la
implementación, observando los cambios producidos en términos de eficiencia,
organización y control del stock, sin recurrir a manipulaciones experimentales,
sino mediante el análisis de datos y resultados obtenidos tras la aplicación de
la solución propuesta.
1.4.2. Enfoque de Investigación: Cualitativo
Este proyecto de grado se desarrollará bajo un enfoque de investigación
cualitativo, ya que se busca comprender de manera profunda y detallada la
realidad organizacional, operativa y tecnológica de la licorería Fuentes,
específicamente en lo que respecta al manejo actual del inventario y las
percepciones del personal involucrado.
El enfoque cualitativo permite explorar las experiencias, opiniones, dificultades
y expectativas que tienen los trabajadores y propietarios respecto al sistema
manual de inventario, así como sus capacidades y disposición para adoptar un
sistema automatizado. A través de técnicas como la observación directa,
entrevistas semiestructuradas y revisión documental, se obtendrán datos que
no solo describen el funcionamiento actual del sistema, sino que también
revelan factores humanos, organizacionales y culturales que influyen en la
problemática.
Este tipo de enfoque es especialmente útil cuando se busca diseñar una
solución a medida, ajustada a las condiciones reales del negocio, más allá de
los números o estadísticas. Permite adaptar la implementación del sistema de
inventarios a las necesidades específicas, limitaciones técnicas y hábitos
operativos del entorno, garantizando así una mayor aceptación, eficacia y
sostenibilidad del cambio.
En resumen, el enfoque cualitativo proporciona una comprensión integral del
contexto y facilita el diseño de una intervención tecnológica más acertada, con
base en el análisis reflexivo y contextual del problema.
1.4.3. Enfoque de Investigación: Cuantitativo
El presente proyecto de grado se desarrollará bajo un enfoque de investigación
cuantitativo, ya que tiene como propósito medir de forma objetiva y numérica
las deficiencias del sistema manual de inventarios en la licorería Fuentes y
evaluar los resultados derivados de la implementación de un sistema
automatizado.
A través de este enfoque se recolectarán datos específicos como:
Cantidad de productos extraviados o vencidos por mal control.
Frecuencia de errores en registros de entrada y salida.
Tiempo promedio de atención al cliente antes y después de la
implementación.
Porcentaje de reducción en quiebres de stock.
Nivel de satisfacción del personal y clientes mediante encuestas
estructuradas.
El enfoque cuantitativo permite trabajar con variables medibles que pueden ser
comparadas antes y después de la implementación del sistema, lo cual brinda
evidencia concreta sobre la efectividad de la solución tecnológica propuesta.
Asimismo, facilita la generación de indicadores de desempeño, útiles para la
toma de decisiones y la evaluación continua del proceso de mejora.
Este tipo de investigación requiere el uso de instrumentos estandarizados
(encuestas, formularios, matrices de control) y métodos estadísticos para el
análisis de los datos recopilados, lo que garantiza resultados fiables,
replicables y verificables.
En conclusión, el enfoque cuantitativo es ideal para demostrar, con base en
datos concretos, cómo la implementación de un sistema de inventarios
automatizado puede mejorar significativamente la eficiencia operativa y la
gestión logística de la licorería Fuentes.
1.4.4. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
[Link] Observación No Estructurada
Para el desarrollo de este proyecto de grado se utilizará la observación no
estructurada como técnica principal de recolección de datos. Esta técnica es
idónea para comprender de forma directa, natural y espontánea la manera en
que se desarrollan las actividades relacionadas con el control de inventario en
la licorería Fuentes.
La observación no estructurada permite al investigador identificar
comportamientos, rutinas, errores, limitaciones y fortalezas del sistema actual
de forma cualitativa, sin utilizar un guion rígido ni intervenciones planificadas.
Esta libertad metodológica favorece la detección de aspectos que podrían
pasar desapercibidos en técnicas más cerradas o cuantitativas.
El instrumento utilizado será una libreta de campo, donde el investigador
registrará, de manera detallada y cronológica, todo lo observado en relación
con:
Registro de entradas y salidas de productos.
Manejo físico del inventario.
Organización del almacén.
Uso o ausencia de herramientas tecnológicas.
Reacciones del personal ante errores o faltantes.
Tiempos y modos de atención al cliente vinculados al inventario.
Esta información permitirá generar un diagnóstico real y profundo sobre la
situación actual del inventario y servirá como base para el diseño e
implementación de un sistema que se adapte a las condiciones del negocio.
[Link] Entrevista Simple
Como parte del proceso de diagnóstico y recolección de información para la
implementación de un sistema automatizado de inventarios, se empleará la
técnica de entrevista simple a la Sra. Katia Fuentes, propietaria y
administradora de la licorería Fuentes.
La entrevista tiene como finalidad obtener datos sobre la operatividad del
negocio, los problemas cotidianos asociados a la gestión manual de inventario,
las dificultades con proveedores y clientes, así como las expectativas respecto
a la digitalización de los procesos.
La Sra. Katia posee el conocimiento profundo del funcionamiento del negocio
desde su fundación, por lo que sus respuestas aportarán información clave
sobre:
Procedimientos actuales de control de inventarios.
Problemas frecuentes en el registro y seguimiento del stock.
Opinión sobre pérdidas, errores y necesidades del sistema manual.
Recursos disponibles para modernizar el negocio.
Nivel de aceptación hacia el uso de herramientas tecnológicas.
La entrevista será registrada por el investigador mediante anotaciones en una
libreta de campo y, de ser posible, mediante grabación de audio, con el
consentimiento de la entrevistada, para asegurar fidelidad en el análisis
posterior.
1.4.3. FUENTES DE INFORMACION
[Link] Fuente de Primario.
Las fuentes primarias se refieren a los datos directamente obtenidos en el lugar
de estudio, recolectados a través de técnicas aplicadas de manera presencial,
como:
Entrevista simple a la Sra. Katia, propietaria y administradora de la
licorería Fuentes, con el objetivo de conocer de primera mano la
situación actual del sistema de inventario, las dificultades enfrentadas y
su percepción sobre la posible automatización.
Observación directa no estructurada del proceso diario de control de
inventarios, incluyendo el registro manual, la organización de productos
y las tareas operativas del personal.
Registros internos del negocio, como libros contables, cuadernos de
control de stock, facturas, comprobantes de compras y ventas.
Estas fuentes primarias aportan datos reales y actuales, indispensables para
diagnosticar la problemática específica del negocio y plantear una solución
adecuada.
[Link]. Fuente de Segundaria.
Las fuentes secundarias están conformadas por documentos, textos e
investigaciones ya existentes, que permiten contextualizar y fundamentar
teóricamente el proyecto. Entre ellas se incluyen:
Libros y artículos académicos sobre sistemas de inventario, control
logístico y administración de pequeñas empresas.
Investigaciones previas y trabajos de grado sobre casos similares.
Manuales técnicos sobre software de gestión de inventario.
Normas y recomendaciones para el manejo adecuado de inventarios en
establecimientos comerciales.
Páginas web confiables y bases de datos bibliográficas.
Estas fuentes secundarias permiten respaldar la viabilidad técnica de la
propuesta, así como comparar metodologías de implementación y buenas
prácticas aplicadas en otros negocios similares.
[Link] Bibliografía
Sistemas de información para los negocios. Pearson Educación.
Inventarios: Teoría, modelos y aplicaciones. .
Diseño e implementación de sistemas informáticos en PYMES. Editorial
UTP.
Internet, libros viendo otros proyectos.
