CÓDIGO: GC-PR-08-FO-10
PROCEDIMIENTO GESTIÓN PRECONTRACTUAL
VERSIÓN: 01
FORMATO FICHA TÉCNICA DE CONDICIONES
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Y/O ENTREGA DEL BIEN
ANEXO 1. FICHA TÉCNICA
Adquisición y suministro de bienes muebles, bienes intermedios y bienes de
consumo necesarios para el desarrollo de actividades operativas, administrativas y
de mantenimiento del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
Mayo de 2025
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1. GLOSARIO
A continuación, el glosario de términos utilizados a lo largo de la ficha técnica:
ÍTEM DESCRIPCIÓN
Objeto o elemento tangible y material que puede ser
Bienes muebles
transportado fácilmente de un lugar a otro.
es un producto o servicio que se utiliza para satisfacer las
necesidades de las personas. Son los bienes que se
Bien de Consumo
compran para uso personal y que no se utilizan para producir
otros bienes.
Son los recursos necesarios para producir otros bienes.
Bien Intermedio Funcionan generalmente como insumos para la producción
de bienes finales.
Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para que
Mantenimiento instalaciones, equipos y otros bienes funcionen
adecuadamente
La adecuación de infraestructura se refiere a la mejora o
Adecuación Infraestructura modificación de la infraestructura existente para adaptarla a
nuevas necesidades
Son una figura administrativa de manejo y gestión de un
área arqueológica protegida cuyas características
Parque Arqueológico museables, expositivas y socioculturales propician la visita
regular de públicos para su puesta en valor, apropiación
social y disfrute del patrimonio arqueológico.
Abastecimiento que se lleva a cabo para satisfacer las
Suministro necesidades de consumo de una estructura económica
(familia, empresa, etc)
Elementos que intervienen en el proceso productivo y se
consume en el proceso, o sea, que contribuye en la
Insumos
transformación de las materias primas en bienes de
consumo, pero que son distintos de estas últimas.
Utensilios, muebles, instrumentos necesarios o convenientes
Enseres
en una casa o para el ejercicio de una profesión
Objeto que se utiliza para realizar una tarea mecánica, ya
Herramienta sea para cortar, mover, sujetar, moldear, guiar o manipular,
las herramientas pueden ser manuales o mecánicas
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Movilización de personas o de elementos de un lugar a otro,
Transporte por distintos medios o modos, como puede ser el transporte
aéreo, terrestre, fluvial, férreo, etc.
Herramienta, programas y dispositivos que permiten
procesar, administrar y compartir información, pueden ser
Equipo tecnológico
computadores, televisores, drones, Smartphone, tabletas,
etc.
Elemento que forma parte de un todo, es decir, que entra en
Componente
su composición
Elemento o pieza que puede sustituir a otra de la misma
Repuesto
clase cuando esta se gasta o se estropea
Mezcla de varios compuestos o cosas distintas o de géneros
Misceláneo/a
diferentes
Sistema que se utiliza para ubicar un punto específico en la
Coordenadas geográficas superficie terrestre, se expresan mediante dos valores
numéricos, latitud y longitud
Son acuerdos documentados que contienen especificaciones
técnicas u otros criterios precisos para ser usados
Estándar consistentemente como reglas, guías o definiciones de
características para asegurar que los materiales, productos,
procesos y servicios cumplan con su propósito.
Herramienta que agrupa y ordena los requerimientos de
Matriz de consolidación todas las dependencias para planificar eficientemente las
compras institucionales.
Registro y gestión de los bienes disponibles en almacén, que
Inventario
influye directamente en la planificación de compras.
Almacén Lugar donde se guarda lo que se compró hasta que se usa.
Cuando el proveedor no entrega todo de una vez, sino por
Entrega parcial
partes.
Promesa del proveedor de que el producto funcionará
Garantía
correctamente por un tiempo.
Revisión para asegurarse de que lo recibido cumple con lo
Control de calidad
que se pidió.
Detalles que debe tener el producto para que sirva
Requisito técnico
correctamente.
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2. INTRODUCCIÓN
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia es una entidad pública del orden nacional
perteneciente al sector cultura. Máxima autoridad en materia de patrimonio arqueológico de
la nación; realiza y promueve la investigación y la divulgación de conocimientos sobre la
diversidad étnica y cultural, con comunidades y grupos involucrados desde una perspectiva
temporal amplia. Es un órgano asesor de la gestión y la política pública.
Que el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, tiene como misión institucional
investigar, generar, difundir y transferir conocimientos antropológicos, arqueológicos,
históricos y del patrimonio cultural. Así mismo, aporta elementos críticos y propositivos
relativos a la diversidad cultural colombiana, para orientar y gestionar políticas estatales
tendientes a la protección del patrimonio y promover el diálogo intercultural.
Para el año 2032 el Instituto Colombiano de Antropología e Historia se proyecta como una
entidad con presencia regional fortalecida que encara los desafíos globales, reconoce las
diferencias sociales, y facilita el diálogo y la gobernanza intercultural. Es referente en la
producción y democratización del conocimiento; y orientador en la gestión integral del
patrimonio arqueológico de la nación como un principio ordenador del territorio con enfoque
sostenible.
En virtud de lo anterior, la secretaria general establece en el marco del Direccionamiento
Estratégico de la Entidad el Plan de Compras Institucional cuyo principal objetivo es
anticipar las necesidades en relación con la adquisición de bienes y servicios, planificando
las compras de manera integral, e identificando oportunidades para optimizar el uso de los
recursos financieros, humanos y materiales.
Los bienes y servicios que se relacionan en el presente documento técnico se encuentran
amparados en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2025 de la Entidad, y son
necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento del ICANH en su conjunto, esto es,
la adecuación, modernización y mantenimiento de la infraestructura física de los parques y
dependencias administrativas y el cuidado de los recursos físicos para evitar el deterioro de
estos a corto plazo.
Como consecuencia de lo anterior, los materiales, insumos, elementos y herramientas
requeridos garantizarán las labores de adecuación y mantenimiento y el mejoramiento de
las sedes (oficinas administrativas de los parques arqueológicos), los caminos, zonas
comunes, zonas de acceso, protección, conservación y preservación de esculturas, entre
otros, que se encuentran a cargo de la Entidad.
Es así, como el presente documento establece las condiciones esenciales para los bienes
y servicios solicitados por los parques y las dependencias de las diferentes sedes del
ICANH.
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3. OBJETO CONTRACTUAL
Adquisición y suministro de bienes muebles, bienes intermedios y bienes de consumo
necesarios para el desarrollo de actividades operativas, administrativas y de mantenimiento
del Instituto Colombiano de Antropología e Historia.
4. GENERALIDADES DEL PROCESO
En el marco de la gestión administrativa señalado en el artículo 18 del decreto 021 de 2022,
la Secretaría General, tiene entre sus funciones:
1. Asesorar al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) en la
determinación de las políticas, objetivos, instrucciones y estrategias relacionadas con la
administración de la entidad.
6. Dirigir la programación, elaboración y ejecución de los planes de contratación y de
adquisición de bienes, servicios, obra pública y gestión documental de la entidad, de
manera articulada con los instrumentos de planeación y presupuesto.
8. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición,
almacenamiento, custodia, distribución de bienes muebles e inmuebles necesarios para
el normal funcionamiento del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (lCANH).”
En este marco, la entidad requiere la adquisición de bienes muebles, bienes intermedios y
bienes de consumo necesarios para el desarrollo de actividades operativas, administrativas,
mantenimiento y mejoramiento de las sedes: Parque Arqueológico de San Agustín, Parque
Arqueológico Ídolos, Parque Arqueológico Ciudad Perdida – Teyuna, Parque Arqueológico
Tierradentro, Parque Arqueológico Santa María la Antigua del Darién. Así como, las sedes
administrativas de la ciudad de Bogotá D.C., Santa Marta, San José del Guaviare y Tumaco
y demás sedes en custodia o bajo responsabilidad del ICANH. La adquisición incluye la
entrega en cada uno de los bienes requeridos, proceso que se realizará de acuerdo con las
siguientes actividades:
1. Realizar el cargue de las garantías establecidas y suscribir el acta de inicio.
2. Remitir al supervisor del contrato para su revisión y aprobación un cronograma de
entrega de los elementos, materiales, insumos, enseres y/o mobiliario discriminado
por sedes y parques, teniendo en cuenta los horarios de atención de cada uno y las
indicaciones del supervisor del contrato.
3. Remitir con antelación al despacho al supervisor del contrato para su revisión y
aprobación las fichas técnicas expedidas por el fabricante de cada producto a
entregar.
4. Los elementos deben ser originales, con registro de garantía. El ICANH no acepta
productos genéricos.
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5. Garantizar la entrega de los elementos, materiales, insumos, enseres, mobiliario y
herramientas en óptimas condiciones en las sedes y parques del ICANH según
corresponda, protegiéndolos contra todo daño o deterioro, durante el traslado. Estos
deben estar nuevos, completos sin rupturas, golpes, rayones, manchas y demás
situaciones visibles de uso y/o deterioro.
6. Garantizar la disponibilidad de los recursos técnicos, humanos y de infraestructura
en los tiempos establecidos, para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.
7. Informar de inmediato, mediante correo electrónico al supervisor del contrato la
ocurrencia de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que puedan afectar la
ejecución del contrato incluyendo las recomendaciones que proceda según el caso.
8. Garantizar y cumplir con las disposiciones del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo acorde a la normatividad vigente.
9. Concertar previamente cita con el veterinario para la entrega del “Ítem - Kit de
medicamentos para equino: compuesto por purgante, multivitamínico, invemetizina
3,5% y jeringa, y servicio de veterinario para su aplicación”, en el Parque
Arqueológico Tierradentro, toda vez que, en la especificación del bien, se incluye
dicho servicio.
10. Reemplazar y entregar a entera satisfacción, sin costo alguno para la entidad, todos
los bienes que resulten de mala calidad, con defectos de fabricación o que no
correspondan a las especificaciones técnicas exigidas, dentro de los diez (10) días
hábiles de su devolución por parte del ICANH, asumiendo los costos adicionales en
los que se deba incurrir, para reemplazar los bienes devueltos.
11. Facturar los elementos discriminados por sitio de entrega, es decir los elementos
que corresponden a cada parque y las sedes administrativas de acuerdo con lo
especificado en el presente documento.
12. Atender los requerimientos que le realice el supervisor para la correcta ejecución del
contrato.
4.1. TIEMPOS ESTIMADOS
El plazo de ejecución será de CUATRO (4) MESES, una vez se suscriba el acta de inicio,
previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS
Las especificaciones técnicas de los bienes objeto del presente proceso se encuentran
consignadas en el Anexo Denominado - “Plan Compras ICANH 2025” y en el presente
documento.
*Se aclara al interesado que las cantidades consignadas en dicho Anexo son estimadas,
por lo cual la entidad podrá modificar las mismas, conforme a las dinámicas y necesidades
de la entidad.
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**Por su naturaleza y dinámica de funcionamiento, el ICANH durante la ejecución del
contrato podrá incluir Ítems No Previstos, para lo cual se dispondrá del siguiente
procedimiento:
1. La identificación de ítems No Previstos deben ser informadas por el administrador o
funcionario responsable de la sede al supervisor del contrato, aclarando las
características técnicas, las cantidades a ejecutar y las unidades de medida que le
aplican.
2. El supervisor debe validar la información recibida y aprobar o no la necesidad de
incluir la nueva actividad.
3. El supervisor documenta la información que justifique la inclusión de la actividad NP
y la remite al contratista, es decir, informa la razón por la que necesitan los ítems
No Previstos, especificaciones técnicas, unidad de medida, cantidades a ejecutar,
etc.
4. De acuerdo con las condiciones establecidas por el supervisor en el numeral
anterior, el contratista debe suministrar al menos DOS (2) cotizaciones
comparables, en cuanto a precios, tiempos de entrega y condiciones comerciales.
5. El supervisor debe por su parte, conseguir al menos UNA (1) cotización que
permitan verificar las realizadas por el contratista, y con el promedio de las TRES
(3) cotizaciones, se procederá a establecer el presupuesto.
6. Una vez revisada la información y aprobada por el supervisor, las partes suscriben
el acta de aprobación de ítems no previstos, la cual debe estar soportada con los
siguientes documentos:
a. Balance de contrato (actividades e ítems finales que quedaron en el
presupuesto)
b. Justificación.
c. Estudio de Mercado
7. El supervisor del contrato solicita las pólizas a contratista e informa al área de
Convenios y Contratos para que sea revisada la información y se proyecte el acta
de aprobación de pólizas
6. LUGAR DE EJECUCIÓN
Las actividades para la ejecución contractual se realizarán a nivel nacional de acuerdo con
los requerimientos técnicos y el domicilio contractual será el siguiente:
Tabla No 1: Ubicación de Sedes Administrativas y Parques Arqueológicos
Ciudad/Municipio Departamento Dirección Ubicación Geográfica
11° 14' 38.624" N
Magdalena Calle 17 No. 3-72
74° 12' 43.527" W
Parque Arqueológico Teyuna - Ciudad
Santa Marta Perdida, ubicado en la Sierra Nevada de
11° 2' 16.789" N
Magdalena Santa Marta, Resguardo Kogüi-malayo -
73° 55' 30.691" W
Arhuaco – Distrito Turístico, Cultural e
Histórico de Santa Marta, Magdalena.
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Ciudad/Municipio Departamento Dirección Ubicación Geográfica
Parque Arqueológico de Santa María
La Antigua Darién, ubicado en la 8° 12' 31.389" N
Unguía Chocó.
Vereda Santuario, corregimiento de 77° 2' 36.990" W
Tanela
Parque Arqueológico Tierradentro,
ubicado en la Vereda El Escaño bajo (El 2° 34' 15.097" N
Inza Cauca
Escaño Parque) – Resguardo San 76° 2' 10.976" W
Andrés de Pisimbalá
Parque Arqueológico Ídolos, ubicado 1° 55' 1.531" N
Isnos Huila
en la Vereda Ídolos 76° 14' 35.407" W
Parque arqueológico San Agustín, Km 1° 53' 15.438" N
San Agustín Huila
3+00 Vía San Agustín – 76° 17' 41.861" W
4° 35' 48.195" N
Bogotá D.C. Cundinamarca calle 12 No 2 - 38
74° 4' 14.639" W
San José del 2°34'20.7"N
Guaviare Carrera 21 No. 5-15
Guaviare 72°38'46.7"W
CASA ESTRELLA DEL MAR, propiedad 1° 48' 46.631" N
Tumaco Nariño
de la Diócesis de Tumaco. 78° 45' 20.011" W
*En caso de que en el curso de la ejecución del contrato el ICANH disponga de otra sede
no incluida en la tabla anterior y para la cual requiera el servicio, se le comunicará
oportunamente al contratista con los datos de su ubicación para la entrega a que haya lugar.
En caso de requerirse un insumo cuyo valor unitario esté ya contemplado en el listado
contractual, se aplicará únicamente el ajuste correspondiente al valor del transporte, si este
fuera necesario. En caso de que el insumo no se encuentre en el listado contractual, se
deberá aplicar el procedimiento establecido para la inclusión de ítems No Previstos
7. . FASES DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
A continuación, se presenta el flujograma de las actividades principales que se contemplan
para la ejecución contractual:
FASE INICIAL
Tiempo máximo para
Actividad Alcance
ejecución de la actividad
Realizar las precisiones necesarias frente a los
términos de ejecución del contrato y las
Reunión de inicio con el posibles inquietudes que se puedan presentar
supervisor del contrato y el/la Al siguiente día hábil de la referentes a los términos, condiciones y
Representante del contratista firma del acta de inicio. especificaciones técnicas establecidas en el
seleccionado. Anexo Denominado - “Plan Compras ICANH
2025”.
Entregar (por parte del contratista) el
Reunión de inicio con el
Dentro de los cinco (5) días cronograma y ficha técnica de entrega de los
supervisor del contrato y el/la
posterior a la firma del acta de elementos, materiales, insumos, enseres y/o
Representante del contratista
inicio. mobiliario en las sedes y parques
seleccionado.
arqueológicos del ICANH.
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FASE DE EJECUCIÓN
Tiempo máximo para
Actividad Alcance
ejecución de la actividad
Realizar la verificación y validación del
cumplimiento (referente a las características
técnicas y de buen estado) de los elementos,
materiales, insumos, enseres y/o mobiliarios
entregados por parte del contratista. Esta
De acuerdo con el
Reunión reunión se realiza entre el supervisor del
cronograma y la necesidad del
Emergente/Seguimiento contrato y los administradores del parque y
mantenimiento
con los funcionarios responsables asignados
en las sedes administrativas. Una vez
realizada la validación se realizará la gestión
de ingreso al Almacén de cada sede o parque
del ICANH.
Atender aquellas situaciones en las cuales se
requiera realizar acciones no previstas que
impliquen cambios o cuando se llegue a
En el momento que se
Reunión presentar la materialización de los riesgos
requiera por parte de la
Emergente/Seguimiento establecidos en la ejecución del contrato que
supervisión del contrato.
impliquen un incumplimiento contractual o
ante cualquier novedad que afecte la normal
ejecución del contrato.
De acuerdo con el Presentar a la Entidad informes mensuales de
Informes o bitácoras de
cronograma y la necesidad del ejecución del contrato en los que se detallen
intervención por equipo
suministro las acciones realizadas.
FASE DE FINAL
Tiempo máximo para
Actividad Alcance
ejecución de la actividad
Presentar a la entidad un informe final de
De acuerdo con el
Informes o bitácoras de ejecución en los que se detallen las acciones
cronograma y la necesidad del
intervención por equipo realizadas en el suministro de cada uno de los
suministro
insumos.
8. INFORMES Y/O REPORTES
El contratista entregará a la supervisión del contrato los siguientes informes y/o reportes
como resultado de la ejecución contractual:
1. Informes de ejecución mensual: hace referencia a los informes que se presentan
periódicamente a la entidad donde se detallan las acciones adelantadas para cada
sede administrativa o Parque Arqueológico.
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2. Informes de ejecución final: el contratista deberá presentar un informe final mensual
detallado sobre las actividades realizadas en la ejecución total del contrato, el cual
deberá contener como mínimo generalidades, alcance, objetivos generales y
específicos, descripción del proyecto y trabajos realizados, acta de corte, personal
operativo y profesional a cargo del proyecto, porcentaje de ejecución e informe
ambiental.
9. PERSONAL MÍNIMO DE TRABAJO PROFESIONAL
El contratista deberá contar con el personal relacionado a continuación:
% de dedicación
Profesional Formación académica Experiencia durante los meses
requeridos
General: MINIMO TRES
(3) años, contados desde
Técnico Profesional o
Profesional Administrador la fecha de expedición
Tecnólogo en logística
de empresas o Ingeniero del título.
con título vigente o
industrial o Tecnólogo en
Técnico Profesional en 100%
logística o Técnico Especifica: MINIMO UN
Gestión Administrativa o
Profesional en Gestión (1) años de experiencia
en Procesos
Administrativa. específica certificada en
Administrativos
contratos con objetos
relacionados.
Actividades del profesional, tecnólogo o técnico:
Servir de enlace entre el contratante y el ICANH, el cual deberá contar con una formación
académica como Profesional Administrador de empresas o Ingeniero industrial o Tecnólogo
en logística o Técnico Profesional en Gestión Administrativa., y deberá cumplir con las
exigencias establecidas dentro de los requisitos habilitantes para el personal mínimo
exigido.
Funciones Principales:
• Recibir, consolidar y verificar las solicitudes de insumos por parte del supervisor.
• Coordinar con el supervisor los tiempos de entrega de los productos.
• Verificar que los productos cumplan con las especificaciones técnicas del contrato.
• Coordinar y hacer seguimiento a la entrega oportuna de los ítems según cronograma
y lugar definido
• Servir como enlace entre la entidad y el proveedor para temas operativos
• Llevar el control de su personal y de las actividades que estos realicen.
• Llevar el control y registro del proceso de envió y entrega de cada uno de los
insumos durante todas etapas de ejecución.
• Programar y dirigir reuniones.
• Informar la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que puedan
afectar la ejecución del contrato.
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• Entregar al supervisor todos los documentos técnicos como son especificaciones,
fichas técnicas, informes, memorias etc., al término de cada entrega.
***Si por causas excepcionales no atribuibles al contratista, caso fortuito o fuerza mayor se
hace necesario realizar una modificación o cambio de algún integrante del equipo de trabajo
durante la ejecución del contrato, deberá ser aprobado por la Entidad contratante, a través
del supervisor del contrato, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de cada
perfil definido en la Ficha Técnica.
***El adjudicatario debe garantizar que durante la ejecución del contrato cuente el personal
mínimo de trabajo exigido, por esta razón, al solicitar un cambio de profesional para
determinado cargo, el contratista deberá entregar con la solicitud de cambio, la hoja de vida
del candidato que cumpla el perfil requerido debidamente soportada, dando cumplimiento
a las mismas o mejores calidades del profesional.
10. PERSONAL OPERATIVO
Se deberán presentar las hojas de vida del equipo operativo de trabajo, previo al inicio del
contrato, quienes desarrollarán las actividades operativas para el cumplimiento del objeto
contractual
Las hojas de vida presentadas serán aprobadas por el supervisor del contrato deberán
aportar los siguientes documentos:
• REDAM
• Antecedentes judiciales
• Certificado en altura vigente
• Afiliación al sistema de seguridad social y ARL.
Funciones Principales:
• Cargar, descargar y movilizar materiales
• Revisar que los insumos estén correctamente empacados, rotulados y cumplan con
lo pactado en el contrato.
• Velar por la conservación adecuada de los materiales (evitar humedad, deterioro o
contaminación).
11. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Señor proveedor: Al remitir cotización, usted está aceptando que la misma cumple con la
totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad
de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución
del contrato. Así mismo, que, en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección
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correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas
descritas en el presente documento.
Finalmente, se precisa que el ICANH se encuentra en etapa de planeación del proceso de
selección, por lo que la información allegada por el cotizante y la cotización en sí misma,
no constituye oferta, ni obliga a las partes.
FIRMA
SANDRA MILENA MONTOYA AMARILES
SECRETARIA GENERAL
Elaboro: Oscar Alexander Gómez Vargas- Profesional Especializado grado 15 - Secretaria General
Reviso:
Aprobó:
12
