Documentos de control operacional

[Link] de manejo integral de los residuos solidos

¿PARA QUE SIRVE?
Sirve para la planificación que contiene un conjunto ordenado de objetivos,
metas, programas, proyectos, actividades y recursos definidos por uno o
más entes territoriales para el manejo de los residuos sólidos.
Objetivos
El objetivo principal del PMIRS es establecer una estrategia integral para la
gestión de los residuos sólidos, que contemple todas las etapas del ciclo de vida
de los mismos, desde su generación hasta su disposición final.
¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?
Elaborar un PMIRS no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad
para mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la imagen de la empresa y contribuir
al bienestar ambiental y social. Su implementación permite a las empresas
gestionar adecuadamente los residuos sólidos, optimizar recursos y reducir
costos, al tiempo que cumplen con las normativas vigentes y promueven una
cultura organizacional comprometida con la sostenibilidad.
El Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) el contenido que debe
tener es:
[Link]ón de la organización y contexto:
Identificación del responsable: Nombre, cargo y contacto del encargado del
PMIRS.
Descripción de la organización: Actividades principales, ubicación, infraestructura
y procesos generadores de residuos.
Marco normativo aplicable: Leyes, decretos y resoluciones que rigen la gestión de
residuos en el ámbito local y nacional.
2. Diagnóstico inicial:
Caracterización de residuos: Tipos, cantidades, fuentes y composición de los
residuos generados.
Infraestructura existente: Espacios de almacenamiento, equipos disponibles y
procesos de manejo actuales.
Cumplimiento normativo: Evaluación del grado de cumplimiento de las normativas
ambientales.
Identificación de brechas: Áreas de mejora en la gestión de residuos.
3. Objetivos y metas:
Objetivos generales: Propósitos amplios alineados con la política ambiental de la
organización.
Metas específicas: Resultados cuantificables y alcanzables, como reducción de
residuos, aumento de reciclaje o mejora en la disposición final
4. Programas y proyectos:
Separación en la fuente: Estrategias para clasificar residuos en el punto de
generación.
Recolección y transporte interno: Procedimientos para la recolección segura y
eficiente.
Almacenamiento temporal: Condiciones y ubicaciones para el almacenamiento de
residuos.
Tratamiento y disposición final: Métodos para el tratamiento y disposición de
residuos no aprovechables.
Aprovechamiento: Programas de reciclaje, compostaje u otras formas de
valorización.
Capacitación y sensibilización: Actividades para formar y concienciar al personal
sobre la gestión de residuos.
Participación comunitaria: Involucramiento de la comunidad en la gestión de
residuos.
5. Plan de contingencia
Identificación de riesgos: Posibles situaciones que puedan afectar la gestión de
residuos.
Acciones correctivas: Procedimientos a seguir en caso de emergencias o
incumplimientos.
Responsables: Designación de personas encargadas de ejecutar las acciones
correctivas.
6. Presupuesto y plan financiero
Estimación de costos: Recursos necesarios para implementar y mantener el
PMIRS.
Fuentes de financiación: Identificación de recursos internos y externos disponibles.
Plan de inversiones: Cronograma de inversiones necesarias para mejorar la
gestión de residuos.
7. Monitoreo y evaluación
Indicadores de desempeño: Parámetros para medir la efectividad de las acciones
implementadas.
Frecuencia de seguimiento: Periodicidad de las evaluaciones y auditorías internas.
Informes: Elaboración de reportes periódicos sobre el estado del PMIRS.
8. Actualización y mejora continua
Revisión periódica: Evaluación anual del PMIRS para identificar áreas de mejora.
Ajustes y modificaciones: Implementación de cambios basados en los resultados
de las evaluaciones.
Documentación: Registro de todas las modificaciones y mejoras realizadas.
Aspectos relevantes en el contenido. Por ejemplo, integración con otros
sistemas de gestión, entre otros.
Planificación y control operacional: Establecer criterios para los procesos y
controlar las operaciones para cumplir con los requisitos ambientales, prevenir
desviaciones y asegurar el cumplimiento de la política ambiental y los objetivos
establecidos.
Comunicación interna y externa: Fomentar la retroalimentación y la innovación
mediante una comunicación efectiva, contribuyendo a la mejora continua.
Información documentada: Mantener y controlar la información necesaria para el
funcionamiento eficaz del sistema de gestión ambiental, asegurando su
disponibilidad y actualización.
Evaluación del desempeño: Medir y evaluar el desempeño ambiental,
identificando áreas de mejora y asegurando la eficacia del PMIRS.

Formatos o procedimientos a elaborar.

[Link]ón de Residuos
 Clasificación por tipo (orgánicos, reciclables, peligrosos, no aprovechables).
 Cantidad generada y puntos de origen.
[Link] Temporal
 Ubicación y condiciones de almacenamiento.
 Fecha y hora de recepción y disposición.
[Link] y Control
 Indicadores de desempeño ambiental.
 Acciones correctivas y preventivas.
[Link]ón y Sensibilización
 Temas tratados y objetivos.
 Fecha, lugar y lista de participantes.
[Link] de Contingencia
 Identificación de riesgos y procedimientos de respuesta.
 Responsables y recursos necesarios.
Procedimientos Clave
[Link]ón en la Fuente
 Instrucciones para clasificar residuos en el punto de generación.
 Contenedores y etiquetado adecuado.
[Link]ón y Transporte Interno
 Rutas y horarios establecidos.
 Equipos y protocolos de seguridad.

[Link] Temporal
 Normas para ubicación y disposición de residuos.
 Control de accesos y prevención de riesgos.
[Link] Temporal
 Normas para ubicación y disposición de residuos.
 Control de accesos y prevención de riesgos.
Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad ambiental.
En Colombia, el Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) debe ser
elaborado y presentado a la autoridad ambiental competente según el tipo de
actividad y los residuos generados. Para establecimientos del sector salud y
actividades relacionadas, el Decreto 351 de 2014 establece que las Secretarías de
Salud Departamentales, Municipales y/o Distritales deben consolidar y reportar
anualmente la información sobre la gestión de residuos en sus áreas de
jurisdicción. Este informe debe ser presentado dentro del primer trimestre del año
siguiente ante la Dirección de Promoción y Prevención del Ministerio de Salud y
Protección Social o la entidad que haga sus veces.
2. PLAN DE CONTINGENCIA
¿Para qué sirve?
Reducción del impacto: Minimiza los efectos negativos de situaciones de crisis.
Protección de la reputación: Ayuda a mantener la confianza de clientes,
empleados e inversores.
Cumplimiento normativo: En algunos sectores, es un requisito legal contar con
este plan.
Aseguramiento de la continuidad operativa: Permite mantener o reanudar
rápidamente las operaciones críticas.
Objetivo principal: Garantizar una respuesta rápida y organizada ante eventos
inesperados, protegiendo los recursos, la reputación y la estabilidad de la entidad.
¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?
Elaborar un Plan de Contingencia en una empresa es esencial para garantizar su
resiliencia y capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas. Este plan
permite identificar y mitigar riesgos potenciales, asegurando la continuidad de las
operaciones críticas incluso en momentos de crisis. Además, protege los activos y
la reputación de la organización, minimizando el impacto financiero y operativo de
eventos adversos.

[Link]ón de Operaciones y Pérdida de Productividad

La falta de preparación ante emergencias puede paralizar actividades esenciales,
lo que reduce la eficiencia operativa y genera pérdidas económicas significativas.
[Link]ño a la Reputación y Confianza del Cliente
Una respuesta desorganizada ante crisis puede deteriorar la imagen de la
empresa, afectando la lealtad de clientes y la relación con proveedores.
[Link] Legales y de Cumplimiento
La ausencia de un plan adecuado puede llevar al incumplimiento de normativas
legales y contractuales, exponiendo a la empresa a sanciones y responsabilidades
legales.
Describir el contenido que debe tener el plan de contingencia
1. Introducción y Objetivos
o Propósito del plan: Definir la razón de ser del plan de contingencia y
su importancia para la organización.
 Alcance: Especificar las áreas, procesos y recursos que abarca el plan.
 Objetivos: Establecer metas claras, como minimizar el impacto de las
contingencias y garantizar la continuidad operativa.
2. Evaluación de Riesgos y Amenazas
 Identificación de riesgos: Detectar posibles eventos que puedan afectar las
operaciones, como desastres naturales, fallos tecnológicos o crisis
económicas.
 Análisis de impacto: Evaluar las consecuencias de cada riesgo en términos
de tiempo, costos y reputación.
3. Estrategias de Respuesta y Medidas Correctivas
 Acciones preventivas: Establecer medidas para evitar la materialización de
los riesgos identificados.
 Acciones correctivas: Definir procedimientos a seguir una vez ocurrido el
evento, incluyendo la recuperación de operaciones y la mitigación de
daños.
Aspectos relevantes en el contenido. Por ejemplo, integración con otros
sistemas de gestión, entre otros.
1. Identificación y Evaluación de Emergencias Potenciales
Es fundamental identificar y evaluar las situaciones de emergencia que puedan
tener un impacto ambiental significativo. Esto incluye:
 Análisis de aspectos ambientales: Determinar los aspectos que, en caso de
emergencia, puedan causar efectos adversos al medio ambiente.
 Evaluación de riesgos: Analizar la probabilidad y las consecuencias
de cada situación de emergencia identificada.

2. Establecimiento de Procedimientos de Respuesta La organización debe

desarrollar y documentar procedimientos claros para responder a las emergencias
identificadas. Estos procedimientos deben incluir:
Acciones inmediatas: Pasos a seguir para controlar la situación de emergencia.
  Roles y responsabilidades: Designación de personal encargado de cada
acción.
 Recursos necesarios: Identificación de equipos y materiales requeridos.
 Comunicación: Protocolos para informar a las partes interesadas internas y
externas.
[Link] y Simulacros Periódicos
La norma ISO 14001:2015 establece que la organización debe:
 Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas,
cuando sea factible.
 Evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de
emergencia o de que se hayan realizado pruebas.
Estas actividades permiten verificar la eficacia de los procedimientos y la
preparación del personal.
4. Documentación y Registro
Es esencial mantener información documentada que proporcione confianza de que
los procesos se llevan a cabo de la manera planificada. Esto incluye:
 Procedimientos operativos estándar: Documentos que describen
detalladamente las acciones a seguir en caso de emergencia.
 Registros de simulacros y pruebas: Evidencia de las actividades realizadas
para verificar la eficacia del plan de contingencia.
 Informes de evaluación: Análisis de los resultados de las pruebas y
simulacros, identificando áreas de mejora.
Formatos y Procedimientos Esenciales
1. Formato de Identificación de Riesgos Ambientales en Situaciones de
Emergencia:
 Fecha
 Tipo de actividad o área evaluada
 Posibles emergencias (fugas, incendios, derrames, explosiones)
 Aspecto e impacto ambiental asociado
 Nivel de riesgo (Alto, Medio, Bajo)
 Responsable del análisis
2. Formato de Registro de Simulacros Ambientales
 Tipo de simulacro (fuego, derrame, etc.)
 Fecha y hora
  Área involucrada
 Personal participante
 Tiempo de respuesta
 Observaciones y lecciones aprendidas
 Firma del responsable
Formato de Reporte de Incidente Ambiental / Emergencia Real
 Fecha y hora del incidente
 Lugar del incidente
 Descripción del evento
 Causa probable
 Daños ambientales
 Acciones correctivas y preventivas
 Responsable del reporte

1. Procedimiento para Identificación y Evaluación de Emergencias Ambientales

 Cómo identificar situaciones de emergencia
 Criterios de evaluación del impacto
 Herramientas para la valoración del riesgo
2. Procedimiento de Respuesta a Emergencias Ambientales
 Activación del plan de emergencia
 Comunicación interna y externa
 Acciones iniciales según el tipo de evento (ej. derrame de químicos,
incendio)
 Coordinación con organismos externos (bomberos, autoridad ambiental)
3. Procedimiento para Simulacros Ambientales
 Tipos de simulacros a ejecutar
 Frecuencia mínima
 Planificación y ejecución
 Evaluación posterior
 Mejora continua
Plazos para la Presentación del Plan de Contingencia:
Actividades no sujetas a licenciamiento ambiental: El plan de contingencia debe
ser entregado a las autoridades ambientales con al menos 30 días calendario de
anticipación al inicio de actividades. Las empresas que ya están operando deben
entregar el plan dentro de los 30 días calendario contados a partir de la expedición
del Decreto 50 de 2018.
Actividades sujetas a licenciamiento ambiental o Plan de Manejo Ambiental: El
plan de contingencia debe incluirse dentro del Estudio de Impacto Ambiental,
conforme a los términos de referencia expedido para el proceso de licenciamiento
por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
Plazos para el Reporte de Contingencias Ambientales:
 Reporte inicial: Deben remitirlo a través de la Ventanilla Integral de Trámites
Ambientales en Línea (VITAL) dentro de las 24 horas siguientes a la
ocurrencia o conocimiento de la contingencia.
 Avances parciales: Informar cada 7 días calendario hasta la finalización de
la atención de la contingencia.
 Reporte final: Presentar 30 días después de culminar las labores de
atención de la contingencia.
 Plan de recuperación ambiental: Si es requerido, debe actualizarse cada 3
meses hasta su aprobación por parte de la autoridad ambiental.
3. USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA
Sirve para:
Establecer lineamientos, prácticas y controles operacionales para garantizar el uso
racional del agua, evitando su desperdicio y promoviendo la eficiencia hídrica.
Objetivo:
Reducir el consumo de agua, prevenir la contaminación hídrica y asegurar el
cumplimiento de los requisitos legales y otros compromisos ambientales
adquiridos por la empresa.
¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?
Justificación para elaborarlo:
 Cumplimiento de la normatividad ambiental nacional y regional.
 Reducción de costos operativos.
 Mitigación del impacto ambiental por uso excesivo o ineficiente del recurso.
 Requisitos de certificación bajo ISO 14001:2015.
 Mejora de la imagen corporativa y responsabilidad social empresarial.
No elaborarlo solo se justificaría en casos donde la empresa no tenga consumo
directo de agua o no esté dentro del alcance del SGA, lo cual debe estar
debidamente documentado.
Describir el contenido que debe tener:
El documento de uso eficiente y ahorro de agua debe contener:
 Objetivo y alcance.
  Marco legal aplicable (normas nacionales como la Resolución 1257 de 2021
en Colombia, entre otras).
 Diagnóstico hídrico inicial (líneas base).
 Medidas de eficiencia y control.
 Programas de sensibilización y capacitación.
 Indicadores de desempeño (litros/persona, m³/producción, etc.).
 Responsables y recursos asignados.
 Planes de mejora continua.
 Mecanismos de seguimiento y verificación.
Aspectos relevantes en el contenido (como integración con otros sistemas
de gestión):
 Integración con SG-SST: Por ejemplo, garantizar suministro de agua segura
para el personal.
 Integración con el Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001): Mediante el
control de procesos que requieran agua.
 Eficiencia energética: Algunas medidas de ahorro de agua también
impactan positivamente el consumo energético.
 Gestión de residuos: Reutilización de aguas grises o de procesos
productivos.

Formatos o procedimientos a elaborar:

 Procedimiento para la identificación y control de puntos críticos de
consumo.
 Formatos de seguimiento al consumo de agua mensual/anual.
 Checklists de inspección en puntos de uso.
 Registros de mantenimiento de sistemas hidráulicos.
 Informes de auditoría ambiental interna.
Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad ambiental:
 El plan debe elaborarse durante la fase de implementación del SGA o
cuando se identifique un impacto ambiental significativo asociado al uso del
agua.
 Debe actualizarse anualmente o ante cambios sustanciales en el proceso
productivo.
 Su presentación a la autoridad ambiental puede ser obligatoria si está
dentro de un Plan de Uso Eficiente y Ahorro de Agua (PUEAA) exigido por
la normativa local, y debe hacerse en los plazos establecidos por la
autoridad competente.
1.¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?
Sirve para:
Definir los lineamientos, controles y prácticas que garanticen una gestión eficiente
del recurso hídrico dentro de las actividades de la organización.
Objetivo:
Reducir el consumo de agua, prevenir su uso inadecuado, asegurar su
disponibilidad futura y cumplir con la normatividad ambiental vigente, aportando al
desarrollo sostenible.
¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

Justificación para elaborarlo:

El agua es un recurso natural limitado y crítico para la operación de muchas
actividades industriales y de servicios.
Su uso ineficiente genera impactos ambientales y costos innecesarios.
La legislación ambiental exige implementar programas de uso eficiente del agua.
Las organizaciones deben demostrar control operacional sobre sus aspectos
ambientales significativos, según ISO 14001:2015.
Mejora la imagen corporativa y cumple con criterios ESG (ambientales, sociales y
de gobernanza).
No elaborarlo solo se justifica si:
La empresa no utiliza agua en sus procesos y no se ha identificado como aspecto
ambiental significativo (lo cual debe estar evidenciado y documentado).
Describir el contenido que debe tener
El documento de uso eficiente y ahorro de agua debe contener:
Título, objetivo y alcance.
Marco legal aplicable (normas nacionales, locales y sectoriales).
Diagnóstico hídrico inicial (líneas base de consumo).
Identificación de puntos de alto consumo.
Aspectos relevantes en el contenido (integración con otros sistemas de
gestión)
SG-SST: Garantizar agua potable segura y disponibilidad en emergencias.
ISO 9001 (Calidad): Control de calidad en procesos que usan agua.
ISO 50001 (Energía): Relación con eficiencia energética en sistemas de bombeo o
calentamiento de agua.
Economía circular: Reutilización de aguas residuales tratadas o lluvia.
Riesgos y oportunidades: Riesgo por escasez, variabilidad climática o sanciones.
Formatos o procedimientos a elaborar
 Procedimiento de gestión del recurso hídrico.
 Formatos de medición y registro de consumo mensual/anual.
 Checklists de inspección de fugas o consumos anómalos.
 Instructivos para empleados sobre ahorro de agua.
 Informe técnico del plan de uso eficiente y ahorro de agua (PUEAA).
 Reportes para auditorías internas y externas.

4. Uso Eficiente y Ahorro de Energía

¿Para qué sirve?

Este documento organiza las acciones que una empresa implementa para
optimizar el consumo de energía, reducir costos operativos y minimizar el impacto
ambiental asociado al uso energético.

Objetivo
Promover un uso racional, eficiente y responsable de la energía, logrando ahorros
económicos y contribuyendo a la sostenibilidad ambiental de la organización.

2. ¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

Justificación para elaborar el Programa:

 Cumplimiento de normativas nacionales o sectoriales sobre eficiencia

energética.
 Reducción de costos energéticos y mejora en la competitividad.
 Disminución de la huella ambiental y emisiones de gases de efecto
invernadero.
 Contribuir a políticas de sostenibilidad y responsabilidad social.
 Promover la cultura de ahorro energético entre colaboradores.

Justificación para no elaborarlo:

  Empresas con consumo energético muy bajo y sin impacto significativo.
 Organizaciones pequeñas que manejan energía básica sin equipos
complejos (aunque siempre es recomendable).

3. Describir el contenido que debe tener

 Objetivo y Alcance: Áreas y procesos cubiertos por el programa.

 Diagnóstico energético: Análisis del consumo actual y fuentes de energía.
 Metas de ahorro: Porcentajes o cantidades concretas a reducir.
 Acciones y estrategias: Medidas de eficiencia, mantenimiento, cambios
tecnológicos, hábitos de ahorro.
 Responsables: Personas encargadas de implementar y supervisar.
 Monitoreo y control: Indicadores de consumo, auditorías energéticas,
mediciones periódicas.
 Capacitación: Formación del personal en buenas prácticas de ahorro.
 Registros: Documentos para evidenciar consumo y ahorro.

4. Aspectos relevantes en el contenido (Integración con otros sistemas)

 Integración con sistemas de gestión ambiental (ISO 14001): El ahorro

energético contribuye a la reducción de impactos ambientales.
 Relación con la gestión económica: Impacto en costos operativos y
presupuesto.
 Contribución a la responsabilidad social empresarial: Mejor imagen
corporativa.
 Cultura organizacional: Involucrar a todos en prácticas de eficiencia
energética.
 Tecnología y automatización: Uso de equipos eficientes, sensores,
controles automáticos.

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Registro de consumo energético: Documentación mensual o diaria de

consumos.
 Checklist de mantenimiento preventivo: Para equipos eléctricos y
sistemas de iluminación.
 Formato de auditoría energética: Para revisar fuentes de consumo y
detectar oportunidades.
 Plan de capacitación: Temas, fechas y asistentes.
 Reporte de avances: Indicadores comparativos y análisis de resultados.
6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad
ambiental

 Elaboración: Antes de iniciar actividades que involucren consumos

energéticos importantes o como parte de un sistema de gestión ambiental.
 Revisión: Al menos anual, para actualizar metas y estrategias.
 Presentación a autoridades:
o Dependerá de la regulación local, algunas normativas exigen
reportes periódicos o inclusión del programa en licencias
ambientales.
o Se debe estar preparado para presentar informes en auditorías
ambientales o energéticas.

5. Matriz de compatibilidad
Para que sirve

Una matriz de compatibilidad es una herramienta visual que se utiliza en

diversos campos, como la ingeniería, la gestión de proyectos, el diseño de
productos, y en la planificación de sistemas. Su principal objetivo es mostrar las
interacciones o relaciones entre diferentes elementos, componentes o factores y
cómo se afectan entre sí, ya sea de forma positiva, negativa o neutral.

¿Para qué sirve una matriz de compatibilidad?

1. Identificación de relaciones: Ayuda a identificar cómo se relacionan o

interactúan diferentes variables, elementos o componentes dentro de un
sistema o proyecto.
2. Optimización de decisiones: Facilita la toma de decisiones al visualizar
claramente las compatibilidades o incompatibilidades entre componentes o
factores. Esto es especialmente útil en el diseño de productos o sistemas
complejos.
3. Gestión de proyectos: Se utiliza en la planificación de proyectos para
identificar posibles conflictos entre tareas, recursos o requisitos. Esto
permite prevenir problemas antes de que ocurran, optimizando el flujo de
trabajo.
4. Análisis de riesgos: Permite detectar riesgos potenciales en función de
cómo diferentes variables pueden afectar otras partes del sistema o
proyecto.
5. Desarrollo de productos: En el diseño de productos, se usa para asegurar
que diferentes componentes del producto trabajen bien juntos, lo que es
clave para evitar fallos en el producto final
Objetivo
El objetivo principal de una matriz de compatibilidad es facilitar la toma de
decisiones informadas al proporcionar una visualización clara y estructurada de
cómo interactúan o se relacionan diferentes componentes, variables o factores
dentro de un sistema o proyecto. Esta herramienta permite:

1. Identificar interacciones clave: Saber qué elementos trabajan bien juntos

y cuáles no. Esto es útil para anticipar problemas de integración o de
diseño.
2. Prevenir conflictos y problemas: Detectar posibles incompatibilidades o
riesgos antes de que se materialicen, lo cual ayuda a evitar fallos o retrasos
en proyectos o en el desarrollo de productos.
3. Optimizar recursos: Permite hacer ajustes en las decisiones de diseño,
planificación o ejecución para que los recursos se utilicen de manera más
eficiente, minimizando pérdidas o conflictos.
4. Mejorar la eficiencia: Al conocer las relaciones entre componentes, se
pueden hacer ajustes y mejoras para que todo el sistema o producto
funcione de manera más armoniosa.

¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

en una empresa depende de varios factores, y su uso puede ser muy beneficioso
dependiendo del tipo de proyecto, producto o sistema que se esté gestionando.

Justificación para Elaborarla

1. Optimización en la toma de decisiones:

Visión clara de interacciones:

Evitar conflictos:

2. Mejora de la eficiencia y el rendimiento:

 Trabajo coordinado:
 Minimización de redundancias

Planificación y control de riesgos:

 Detección de problemas a tiempo

 Prevención de sobrecostos:

Mejora en la calidad del producto o servicio

 Integración perfecta de componentes

  Diseño más robusto

Facilita la comunicación entre departamentos:

 Visibilidad:

Justificación para NO Elaborarla

1. Proyectos de baja complejidad

2. de recursos para implementar la matriz

 Falta Tiempo y esfuerzo

 Herramientas avanzadas no necesarias

3. Proyectos muy lineales o simples:

Si el proyecto sigue una estructura muy sencilla, donde las interacciones

entre los diferentes componentes no son tan relevantes o no existen
múltiples dependencias, la matriz podría no agregar mucho valor.

4. Posible resistencia al cambio

5. Proyectos muy ágiles o dinámicos

Conclusión

La decisión de elaborar o no una matriz de compatibilidad en una

empresa depende del tipo de proyecto y las características
específicas de la empresa. En proyectos grandes, complejos o
interdependientes, una matriz de compatibilidad es una herramienta
valiosa para prevenir problemas, optimizar recursos y garantizar
el éxito del proyecto

Contenido que debe tener

El contenido de una matriz de compatibilidad depende del contexto en el que se

utilice (diseño de productos, gestión de proyectos, análisis de riesgos, etc.), pero
generalmente incluye los siguientes elementos clave:

1. Elementos o Componentes a Evaluar

En la primera fila y la primera columna de la matriz se colocan los elementos,

componentes o variables que se van a analizar en términos de su
compatibilidad. Estos pueden ser:

 Componentes técnicos (en productos): por ejemplo, procesadores,

pantallas, baterías, etc.
  Tareas o actividades (en proyectos): por ejemplo, diseño, pruebas,
marketing, etc.
 Departamentos lo equipos (en la gestión empresarial): como ventas,
recursos humanos, producción, etc.

6. Plan de saneamiento

un Plan de Saneamiento es un documento estratégico que describe las

acciones necesarias para garantizar la higiene, salubridad y control de
riesgos en una instalación o entorno determinado. Este plan es
especialmente importante en sectores como la industria alimentaria,
hospitalaria, educativa y de servicios públicos

2. Alcance

Este plan aplica a todas las áreas de la instalación, incluyendo oficinas, zonas de
producción, almacenamiento, servicios sanitarios, comedores y exteriores.

2. ¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

Justificación para elaborar el Plan:

 Cumplimiento legal: muchas normativas y reglamentos sanitarios exigen un

plan formalizado.
 Prevención de enfermedades y contaminación.
 Mejora en la imagen y confianza de clientes y proveedores.
 Protección del personal y de la comunidad cercana.
 Control eficiente de recursos y procesos de limpieza y saneamiento.

Justificación para no elaborarlo (casos excepcionales):

 Empresas muy pequeñas con bajo riesgo sanitario podrían no requerir un

plan formal, siempre que mantengan buenas prácticas mínimas.
 Actividades o negocios donde no existan riesgos de contaminación o salud
relacionados con saneamiento (aunque son pocos los casos).

3. Describir el contenido que debe tener

 Objetivo y Alcance: Qué se busca con el plan y a qué áreas aplica.

 Normatividad y referencias legales: Leyes y reglamentos que lo
respaldan.
 Responsabilidades: Quién hace qué dentro del plan.
  Procedimientos de limpieza y desinfección: Qué hacer, con qué
frecuencia y con qué productos.
 Control de plagas: Métodos, monitoreo y registros.
 Manejo de residuos: Clasificación, almacenamiento y disposición.
 Mantenimiento de servicios sanitarios: Agua potable, baños, áreas
comunes.
 Capacitación del personal: Temas y frecuencia.
 Registros y formatos: Documentos para evidenciar la ejecución.
 Evaluación y mejora continua: Cómo se revisa y actualiza el plan.

4. Aspectos relevantes en el contenido (Integración con otros sistemas)

 Integración con sistemas de gestión: El Plan de Saneamiento se puede

integrar con otros sistemas como ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO
45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo) o ISO 22000 (Seguridad
Alimentaria), para lograr una gestión más eficiente y coherente.
 Enfoque preventivo: No solo debe cumplir con requisitos legales, sino
buscar la mejora continua.
 Participación de todos: Involucrar al personal y promover cultura de
higiene.
 Documentación y trazabilidad: Para auditorías internas y externas.

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Checklist de limpieza: Para controlar las tareas diarias, semanales, etc.

 Registro de control de plagas: Inspecciones, trampas, fumigaciones.
 Formato de capacitación: Temas, fechas y asistentes.
 Registro de mantenimiento: Limpieza de tanques, redes hidráulicas.
 Procedimientos escritos: Para cada actividad principal (limpieza,
desinfección, manejo de residuos).

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Elaboración: El Plan debe estar elaborado antes de iniciar operaciones o

actividades que requieran control sanitario.
 Revisión periódica: Por lo general, se recomienda revisar y actualizar
anualmente o cuando cambien procesos o normativas.
 Presentación a autoridades:
 o En algunos sectores o regiones, el Plan debe presentarse para
aprobación antes de la apertura o durante el proceso de
licenciamiento ambiental.
o Debe mantenerse disponible para inspecciones o auditorías.
o Si la autoridad lo solicita, debe entregarse en los plazos indicados,
que pueden variar según la legislación local.

7. Plan de capacitación

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

¿Para qué sirve?

El Plan de Capacitación es un documento que organiza y planifica las actividades
formativas del personal dentro de una empresa. Sirve para identificar las
necesidades de aprendizaje, desarrollar habilidades y conocimientos, mejorar el
desempeño laboral y asegurar el cumplimiento de normas y procedimientos.

Objetivo
Garantizar que todos los colaboradores tengan las competencias necesarias para
realizar sus funciones eficientemente, con seguridad y calidad, además de
fomentar su desarrollo profesional y personal.

2. ¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

Justificación para elaborar el Plan:

 Cumplimiento de requisitos legales y normativos en seguridad, salud,

calidad, medio ambiente, etc.
 Mejorar productividad y calidad en los procesos.
 Reducir accidentes y errores por desconocimiento.
 Facilitar la adaptación a cambios tecnológicos o de procesos.
 Promover el crecimiento y motivación del personal.

Justificación para no elaborarlo (casos excepcionales):

 Empresas muy pequeñas con funciones muy simples donde no se

requieren capacitaciones formales.
 Cuando la capacitación se maneja de forma muy informal y directa sin
documentación (aunque no es recomendable).

3. Describir el contenido que debe tener

  Objetivo y alcance: Qué se pretende lograr y a quiénes va dirigido.
 Identificación de necesidades: Cómo se detectan las áreas y temas a
capacitar.
 Programación: Calendario con fechas, temas, duración y responsables.
 Metodología: Modalidad (presencial, virtual, talleres, charlas).
 Recursos: Materiales, instructores y presupuesto.
 Evaluación: Cómo se mide la efectividad de la capacitación.
 Registro: Documentos que evidencian la capacitación (listas de asistencia,
certificados).
 Seguimiento: Planes para reforzar o actualizar conocimientos.

4. Aspectos relevantes en el contenido (Integración con otros sistemas)

 Relación con sistemas de gestión: El Plan de Capacitación debe estar

alineado con otros sistemas, como ISO 9001 (Calidad), ISO 14001
(Ambiental), ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo), para asegurar
competencias específicas relacionadas con cada sistema.
 Cultura organizacional: Promueve valores y comportamientos
corporativos.
 Mejora continua: La capacitación no es un evento único, sino un proceso
constante.
 Participación activa: Incentivar la retroalimentación y participación del
personal.

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Formato de identificación de necesidades: Cuestionarios, entrevistas,

evaluación de desempeño.
 Plan anual de capacitación: Documento con programación completa.
 Registro de asistencia: Listas firmadas o digitales.
 Evaluación de la capacitación: Encuestas o pruebas de conocimiento.
 Certificados o constancias: Para los participantes.
 Procedimiento de capacitación: Descripción paso a paso de cómo
planificar, ejecutar y evaluar.

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Elaboración: Debe prepararse antes del inicio del periodo de capacitación

(usualmente anual).
  Revisión y actualización: Idealmente cada año o cuando se detecten
nuevas necesidades.
 Presentación a autoridades:
o En algunas industrias, la autoridad ambiental, laboral o de salud
puede requerir la presentación del Plan de Capacitación para
verificar cumplimiento normativo.
o Los tiempos y formatos para entrega varían según la legislación
local, pero normalmente se presenta durante auditorías o
inspecciones.

8. Programa de Gestión de Riesgo Químico

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

¿Para qué sirve?

El Programa de Gestión del Riesgo es un documento que organiza las actividades
para identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos que pueden afectar la
seguridad, salud, ambiente o continuidad de las operaciones en una empresa.

Objetivo
Minimizar la probabilidad y el impacto de eventos negativos mediante acciones
preventivas y correctivas, garantizando un ambiente seguro para trabajadores, la
comunidad y el entorno, y la continuidad del negocio.

2. ¿Cuál es la justificación para la elaboración o no en una empresa?

Justificación para elaborar el Programa:

 Cumplimiento de normativas de seguridad, salud ocupacional y ambiental

(por ejemplo, ISO 45001, ISO 14001).
 Identificación temprana de riesgos que puedan afectar la integridad física o
ambiental.
 Protección de los recursos humanos y materiales.
 Reducción de costos asociados a accidentes, enfermedades o impactos
ambientales.
 Mejora de la reputación y confianza ante clientes y autoridades.

Justificación para no elaborarlo:

 Empresas con operaciones de muy bajo riesgo donde la gestión se haga de

forma informal (poco común).
  Negocios muy pequeños con actividades que no generen riesgos
significativos (aunque igualmente es recomendable).

3. Describir el contenido que debe tener

 Objetivo y Alcance: Qué riesgos se gestionan y en qué áreas.

 Identificación de riesgos: Listado y descripción de peligros potenciales.
 Evaluación de riesgos: Análisis de probabilidad e impacto para priorizar.
 Medidas de control: Acciones para prevenir, mitigar o eliminar riesgos.
 Responsabilidades: Quién es responsable de cada acción.
 Monitoreo y seguimiento: Indicadores, inspecciones y auditorías.
 Plan de emergencia: Acciones ante situaciones de riesgo que se
materialicen.
 Capacitación: Formación en gestión del riesgo para el personal.
 Documentación y registros: Evidencias de controles y mejoras.

4. Aspectos relevantes en el contenido (Integración con otros sistemas)

 Integración con otros sistemas de gestión: Seguridad y Salud en el

Trabajo (ISO 45001), Gestión Ambiental (ISO 14001), Calidad (ISO 9001),
continúan el enfoque en la gestión de riesgos.<
 Cultura preventiva: Promover que todos identifiquen y reporten riesgos.
 Mejora continua: Actualizar el programa con base en incidentes, auditorías
y cambios en procesos.
 Participación: Involucrar a trabajadores y mandos medios.

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Matriz de identificación y evaluación de riesgos: Listado con

probabilidad, impacto y control.
 Procedimiento para identificación y valoración de riesgos: Cómo
hacerlo paso a paso.
 Registro de inspecciones y seguimientos: Para evidenciar controles.
 Plan de emergencia: Procedimientos para actuar ante eventos críticos.
 Formato de reporte de incidentes: Para análisis posterior.
 Registro de capacitaciones: Evidencias de formación en riesgos.

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental
  Elaboración: Antes de iniciar operaciones o cuando se implementa un
sistema de gestión integral.
 Revisión: Al menos anual o cuando haya cambios significativos.
 Presentación a autoridades:
o Depende de la legislación local, pero usualmente se debe presentar
durante la obtención o renovación de licencias ambientales o de
funcionamiento.
o Puede ser solicitado en auditorías o inspecciones de seguridad y
ambiente.

9. Plan de Emergencias

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

Objetivo:
Establecer un conjunto de medidas y procedimientos para prevenir, preparar,
responder play recuperar ante situaciones de emergencia que puedan poner en
riesgo la vida humana, el medio ambiente, las instalaciones y la continuidad
operativa.

Sirve para:

 Responder eficazmente ante incidentes ambientales (derrames, incendios,

explosiones, etc.).
 Mitigar impactos negativos sobre el ambiente y la salud.
 Cumplir con normativas como la Ley 1523 de 2012 (Gestión del Riesgo) y
normas ISO (14001, 45001).
 Articular con autoridades locales (bomberos, defensa civil, cuerpos de
emergencia).
 Garantizar que el personal conozca sus roles y responsabilidades en caso
de emergencia.

2. ¿Cuál es la justificación para su elaboración o no en una empresa?

Justificación para su elaboración:

 Obligatorio para empresas que manejen sustancias peligrosas, fuentes

de ignición, residuos tóxicos o actividades con riesgo de emergencia.
 Parte integral del cumplimiento normativo y de la responsabilidad
empresarial frente al entorno.

No se justifica su omisión: Toda empresa, sin importar su tamaño, debe tener al

menos un plan básico de emergencias, incluso si solo se trata de evacuación
por sismo o incendio.
3. Describir el contenido que debe tener

El Plan de Emergencias debe incluir:

1. Objetivo, alcance y marco normativo.

2. Identificación y evaluación de riesgos y amenazas (ej. derrames de
químicos, incendios, sismos, explosiones, etc.).
3. Zonificación del riesgo (mapas de rutas de evacuación, zonas seguras).
4. Equipos de respuesta (brigadas de emergencia: evacuación, incendios,
primeros auxilios).
5. Recursos disponibles (extintores, botiquines, kits de derrames, alarmas,
salidas).
6. Protocolos de actuación para cada tipo de emergencia.
7. Plan de evacuación.
8. Comunicación interna y externa en emergencia.
9. Simulacros y capacitación.
10. Seguimiento, revisión y mejora continua del plan.

4. Aspectos relevantes en el contenido

 Integración con sistemas de gestión:

o En ISO 14001: vinculado a la preparación y respuesta ante
emergencias ambientales (numeral 8.2).
o En ISO 45001: aborda también seguridad y salud en el trabajo.
 Participación activa del personal: Formación y roles claros.
 Enlace con planes municipales de gestión del riesgo.
 Evaluación de impacto ambiental de cada tipo de emergencia

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Procedimiento de atención de emergencias.

 Lista de contactos de emergencia (autoridades, hospitales,
bomberos).
 Mapa de riesgos y rutas de evacuación.
 Checklists de verificación (equipos, puntos de reunión, etc.).
 Formato de reporte de incidentes o simulacros.
 Cronograma de simulacros y capacitaciones.

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Elaboración inicial: antes del inicio de operaciones o actividades de

riesgo.
 Revisión periódica: mínimo una vez al año o después de una emergencia
real.
 Presentación a la autoridad ambiental:
 o No se presenta de forma regular, pero debe estar disponible para
auditorías o visitas de control de la autoridad ambiental o el cuerpo
de bomberos.
o Puede exigirse como parte del Plan de Manejo Ambiental o en
licencias ambientales.

[Link] RUA manufacturero

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

Objetivo:
Registrar y reportar ante la autoridad ambiental toda la información ambiental
relacionada con las actividades del sector manufacturero, incluyendo uso de
recursos, generación de residuos (peligrosos y no peligrosos), emisiones
atmosféricas, vertimientos, y demás aspectos ambientales relevantes.

Sirve para:

 Controlar y monitorear el impacto ambiental específico de la manufactura.

 Cumplir con las obligaciones legales y normativas ambientales.
 Facilitar la gestión interna ambiental y la mejora continua.
 Integrar la información en la base nacional para seguimiento por parte de la
autoridad ambiental.

2. ¿Cuál es la justificación para su elaboración o no en una empresa?

Justificación para su elaboración:

 Empresas manufactureras generan residuos peligrosos y no peligrosos,

emisiones y consumos de recursos naturales que deben ser reportados.
 El RUA es obligatorio para toda empresa que realice actividades
industriales o manufactureras con impactos ambientales.
 Permite demostrar cumplimiento y facilita la obtención o renovación de
licencias ambientales.

No es necesario solo si la empresa no realiza actividades que impacten el

ambiente o si sus procesos no generan residuos ni emisiones relevantes (muy
poco común en manufactura).
3. Describir el contenido que debe tener

Para el sector manufacturero, el RUA debe incluir:

 Datos generales: identificación de la empresa y ubicación.

 Actividades económicas: descripción de los procesos de manufactura.
 Consumo de recursos: agua, energía, materias primas.
 Generación de residuos:
o Residuos peligrosos (aceites usados, solventes, químicos).
o Residuos no peligrosos (materiales reciclables, residuos sólidos
comunes).
 Emisiones atmosféricas: fuentes, cantidades y tipos.
 Vertimientos: aguas residuales, calidad y volumen.
 Planes ambientales: gestión de residuos, control de emisiones, ahorro de
recursos.
 Información sobre almacenamiento y disposición final de residuos.

4. Aspectos relevantes en el contenido

 Detallado y actualizado: el sector manufacturero suele tener procesos

complejos y variados, por eso la información debe ser precisa.
 Integración con el sistema de gestión ambiental: debe vincularse con
procedimientos internos y registros operativos.
 Reportes de generación y manejo de RESPEL: para residuos peligrosos
específicos del sector.
 Control de emisiones específicas: según el tipo de manufactura (textil,
química, metalúrgica, etc.).

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Formatos de registro de residuos generados y enviados a gestores

autorizados.
 Formatos de monitoreo de emisiones y vertimientos.
 Procedimiento interno para actualización y reporte de información al
RUA.
 Plan de gestión ambiental o plan de manejo ambiental.

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Registro inicial: al iniciar actividades o al primer reporte al RUA.

 Actualización anual: reporte que generalmente se presenta antes del 31
de marzo de cada año.
 Actualizaciones eventuales: ante cambios significativos en procesos,
emisiones o generación de residuos.
11. Documento: Registro RESPEL (Residuos Peligrosos)

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

Objetivo:
Documentar y controlar la generación, almacenamiento, transporte y
disposición final de los residuos peligrosos (RESPEL) generados por una
empresa, de acuerdo con la normatividad ambiental vigente en Colombia.

Sirve para:

 Cumplir con la legislación ambiental (especialmente Decreto 1076 de 2015

y Resolución 1362 de 2007).
 Identificar y cuantificar los residuos peligrosos generados.
 Establecer controles para la correcta gestión de estos residuos.
 Garantizar trazabilidad hasta su disposición final.
 Reportar la información al IDEAM y autoridades ambientales.

2. ¿Cuál es la justificación para su elaboración o no en una empresa?

Justificación para su elaboración:

 Obligatorio para toda empresa que genere más de 10 kg/mes de

RESPEL.
 Si se generan residuos como aceites usados, lodos contaminados, trapos
con solventes, envases con sustancias químicas, etc., se debe llevar este
registro.
 Exigido para obtener o renovar registros ante la autoridad ambiental y
demostrar cumplimiento normativo.

No es necesario si:

 La empresa no genera residuos peligrosos.

 Genera menos de 10 kg/mes, en cuyo caso debe conservar la información
pero no registrarse ante el IDEAM (aunque el registro puede ser voluntario).

3. Describir el contenido que debe tener

El Registro RESPEL debe incluir:

1. Identificación del generador: nombre, NIT, dirección, código CIIU.

 2. Tipo de residuo peligroso generado: nombre, código Y, código H (según
Listas de Basilea).
3. Cantidad generada (kg o litros).
4. Frecuencia de generación.
5. Tipo de almacenamiento temporal: recipientes, zonas de acopio, medidas
de seguridad.
6. Transportador autorizado.
7. Gestor final: empresa que realiza tratamiento o disposición final, con
licencia ambiental.
8. Manifiesto de transporte de RESPEL.
9. Fechas de generación, recolección y disposición.

4. Aspectos relevantes en el contenido

 Integración con el SGA: El registro debe estar vinculado al control

operacional del Sistema de Gestión Ambiental.
 Riesgos a la salud y al ambiente: Identificación de peligros químicos,
biológicos o físicos.
 Sistema de trazabilidad: Desde la generación hasta la disposición final
(principio de “responsabilidad extendida del generador”).
 Relación con otros sistemas de gestión: Aplica también a la gestión de
riesgos (ISO 45001) y calidad (ISO 9001, si se exige trazabilidad de
residuos en productos defectuosos o procesos).

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Formato de Registro de RESPEL: Tabla con los campos antes

mencionados.
 Procedimiento para el Manejo de Residuos Peligrosos, que incluya:
o Identificación y caracterización de residuos.
o Almacenamiento seguro.
o Recolección y transporte.
o Contratación de gestores autorizados.
o Reporte a la autoridad ambiental.
 Etiquetado y rotulación (según el SGA - Sistema Globalmente
Armonizado).

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Elaboración y actualización del registro:

o Mensualmente o cada vez que se generen residuos nuevos.
o Debe conservarse por mínimo 5 años como evidencia documental.
 Presentación a la autoridad ambiental:
o Anualmente, a través del Registro Único Ambiental - RUA (antes
del 31 de marzo de cada año).
 o También puede ser revisado en auditorías ambientales o en
visitas de la autoridad.

12. Documento: Manual de Operación de PTAR – PTAP (Planta de Tratamiento de

Aguas Residuales / Aguas Potables)

1. ¿Para qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

Objetivo:
Establecer directrices técnicas y operativas para la correcta operación,
mantenimiento y control de una PTAR (Planta de Tratamiento de Aguas
Residuales) o PTAP (Planta de Tratamiento de Agua Potable).

Sirve para:

 Asegurar el cumplimiento de parámetros de calidad exigidos por la

autoridad ambiental.
 Garantizar la eficiencia del tratamiento y protección del medio ambiente.
 Minimizar riesgos operativos y sanitarios.
 Capacitar al personal responsable de la planta.
 Dar trazabilidad a las actividades realizadas.

2. ¿Cuál es la justificación para su elaboración o no en una empresa?

Justificación para su elaboración:

 Es obligatorio cuando la empresa posee o administra una PTAR o PTAP.

 Requisito exigido en licencias ambientales o permisos de vertimiento.
 Apoya el cumplimiento de la norma ISO 14001:2015 en el control de
aspectos significativos (vertimientos).

No es necesario si la empresa no tiene infraestructura propia de tratamiento de

agua o si este servicio es prestado por un tercero (acueducto, operador externo).

3. Describir el contenido que debe tener

El manual debe incluir, como mínimo:

1. Identificación de la planta: ubicación, capacidad, tipo de tratamiento.

2. Objetivos del tratamiento.
3. Descripción de procesos unitarios: (rejillas, sedimentación, aireación,
desinfección, filtros, etc.).
4. Diagramas de flujo del proceso.
 5. Parámetros de operación: caudales, tiempo de retención, dosis de
químicos.
6. Manual de operación por unidad: instrucciones paso a paso.
7. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
8. Controles y registros operativos: hojas de datos, parámetros de
monitoreo.
9. Gestión de residuos generados (lodos, filtros, etc.).
10. Plan de contingencia ante fallas o emergencias.
11. Perfil y responsabilidades del personal operador.

4. Aspectos relevantes en el contenido

 Integración con SGAs: relacionar con aspectos e impactos ambientales

(vertimientos, consumo de agua).
 Cumplimiento normativo: debe alinearse con los valores máximos
permisibles del Decreto 1076/2015.
 Monitoreo de desempeño: parámetros como DBO, DQO, pH, sólidos
suspendidos, cloro residual, turbiedad, entre otros. Es el seguimiento
periódico y sistemático de los parámetros fisicoquímicos y
microbiológicos del agua (potable o residual) antes y después del
tratamiento, para verificar su eficiencia y el cumplimiento legal.
 DBO (Demanda Bioquímica de Oxígeno). DQO (Demanda Química de
Oxígeno)
 Gestión documental: vincular con procedimientos e informes operativos y
ambientales.

5. Formatos o procedimientos a elaborar

 Formatos de registro diario: de caudales, pH, cloro, consumo de

productos químicos.
 Formatos de inspección y mantenimiento.
 Procedimientos operativos estándar (POEs): por cada unidad de
tratamiento.
 Checklist de limpieza, calibración y control de equipos.

6. Tiempos en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad

ambiental

 Elaboración:
Debe estar listo antes de la puesta en marcha de la planta o en la fase de
operación inicial.
 Actualización:
Al menos una vez al año, o cada vez que haya una modificación del
proceso, capacidad o configuración de la planta.
 Presentación a la autoridad ambiental:
No siempre es obligatorio entregarlo formalmente, pero:
o Puede ser exigido durante visitas de inspección.
 o Puede ser anexo en solicitudes de permisos (ej. permiso de
vertimiento).
o Algunas autoridades exigen el manual como parte del Plan de
Cumplimiento Ambiental.

13. Documento: Seguimiento a Trámites Ambientales (Concesión de Agua,

Permiso de Vertimiento, Emisiones, Aprovechamiento Forestal Único)

[Link] qué sirve el documento y cuál es su objetivo?

Objetivo:
Asegurar el cumplimiento de requisitos legales ambientales mediante el
seguimiento sistemático a los trámites exigidos por la autoridad ambiental. Permite
identificar el estado, vencimientos, renovaciones y condiciones de permisos y
licencias requeridos para operar legalmente.

Sirve para:

 Evitar sanciones legales.

 Mantener la operación dentro de los márgenes permitidos por la normativa.
 Cumplir con la norma ISO 14001:2015 en cuanto a obligaciones legales y
control operacional.
 Garantizar la trazabilidad y gestión documental asociada a los permisos.

2.¿Cuál es la justificación para su elaboración o no en una empresa?

Justificación para su elaboración:

 Obligatorio si la empresa realiza actividades que involucren uso del

recurso hídrico, emisiones al aire, generación de vertimientos o
aprovechamiento forestal.
 Es un requisito legal y de cumplimiento normativo ambiental.
 Ayuda a planificar la renovación oportuna de los permisos.

No sería necesario solo si la empresa no genera impactos ambientales

relevantes ni requiere permisos ambientales, lo cual es muy raro en la práctica.

[Link] el contenido que debe tener

El documento debe incluir:

  Nombre del trámite ambiental.
 Tipo de permiso (ej.: concesión de agua, permiso de vertimiento, emisiones,
aprovechamiento forestal).
 Autoridad ambiental competente (CAR, ANLA, Secretaría de Ambiente,
etc.).
 Fecha de solicitud, número de radicado.
 Fecha de aprobación y vigencia del permiso.
 Condiciones o restricciones establecidas en el permiso.
 Responsable del seguimiento.
 Fecha estimada para renovación o actualización.
 Estado actual del trámite (en trámite, aprobado, vencido, etc.).

[Link] relevantes en el contenido

 Integración con otros sistemas de gestión: especialmente con el

Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001) y Seguridad y Salud en el
Trabajo (ISO 45001) para asegurar el cumplimiento regulatorio integral.
 Riesgo legal: Identificar consecuencias legales en caso de incumplimiento.
 Relacionamiento con partes interesadas: reportes a entes de control y
comunicación con la autoridad ambiental.
 Trazabilidad documental: debe vincularse con archivos físicos y digitales
de cada permiso y comunicación oficial.

[Link] o procedimientos a elaborar

 Formato de Seguimiento a Trámites Ambientales, tipo matriz o

cronograma.
 Procedimiento para la Gestión de Permisos Ambientales, que incluya:
o Recolección de información.
o Radicación del trámite.
o Comunicación con la autoridad.
o Revisión y almacenamiento de resoluciones.
o Plan de cumplimiento.

[Link] en los que se debe elaborar y/o presentar a la autoridad ambiental

 Elaboración:
Se debe elaborar desde el inicio de operaciones o durante la
planificación de actividades que requieran permisos.
 Actualización:
De forma periódica (mensual o trimestral) y cada vez que haya
novedades (resoluciones, vencimientos, nuevas solicitudes).
 Presentación a la autoridad:
No es obligatorio presentarlo como documento único, pero la autoridad lo
puede requerir en visitas o auditorías.
Cada permiso individual sí debe presentarse de acuerdo con los tiempos
establecidos por la normatividad, por ejemplo:
o Concesión de agua: renovación cada 10 años.
o Permiso de vertimiento: renovación cada 5 años.
o Licencias o aprovechamientos forestales: según acto
administrativo.