FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
INTERNACIONALES
CURSO: LOGÍSTICA
TEMA: FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
Mg. Claudio Pérez, José L.
DEFINICIÓN
A lo largo del ciclo de compras, las empresas determinarán los requisitos,
investigarán a los proveedores, realizarán análisis de valor, tendrán un
proceso de revisión, monitorearán y evaluarán el pedido y más.
Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente:
RFQ vs. RFP. Mientras que una RFQ es
una solicitud de presupuesto, una RFP es
una solicitud de propuesta.
1. Crear solicitudes de compra
La solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para
comprar bienes o servicios.
La solicitud de compra incluye el nombre y departamento de la persona
que solicita los bienes o servicios, fecha de la solicitud, productos o
servicios solicitados, descripción del artículo, cantidad y precio.
2. Aprobación del presupuesto
El presupuesto es el dinero asignado que se utiliza para la compra de
artículos.
Dicho documento asegura que haya suficiente dinero destinado a cada
producto.
3. Crear RFQs y RFPs
RFQ vs. RFP. Mientras que una RFQ es una solicitud de presupuesto, una
RFP es una solicitud de propuesta.
La solicitud de cotización describe la necesidad de manera detallada y
solicita ofertas concretas a los proveedores seleccionados.
No todos los procesos de gestión de compras incluyen una RFQ, pero son
una buena manera de estandarizar la relación con los proveedores, realizar
comparativas y obtener el mejor precio por la máxima calidad.
4. Selección de proveedores
Una vez recibidas las propuestas deberá evaluar y seleccionar un proveedor.
Tener un cuadro de mando de selección de proveedores puede ayudar a
reducir sus opciones al detallar las características, la alineación estratégica,
las políticas comerciales y cualquier restricción con la que trabajará o no.
Una vez que tenga un proveedor adecuado que se adecue en costes, tiempo
y calidad, puedes iniciar una última negociación, lo que lo llevará al siguiente
paso.
5. Crear una orden de compra
Una vez que tenga un proveedor que acepte sus términos, es hora de crear
una orden de compra.
La orden de compra es un documento vinculante del comprador al
vendedor.
La diferencia entre una orden de compra y una
solicitud de compra es que esta última es un
contrato.
La empresa se compromete a realizar una
compra al proveedor tal como se indica en la
orden de compra.
La orden de compra la crea la empresa, se
realiza antes de la compra, establece lo que se
necesita e incluye detalles de pago propuestos.
6. Aprobación de facturas
Después de verificar la orden de
compra para asegurarse de que
coincida con su RFQ y cualquier otro
documento relacionado con la compra,
como solicitudes de compra, recibos,
etc., y de definir cualquier excepción
para asegurarse de que no falte
información vital, puede traer la orden
de compra para gestionar la obtención
de las aprobaciones necesarias.
7. Aprobación del contrato
Un contrato con un proveedor puede ser a largo plazo o esporádico para
satisfacer una necesidad concreta con un número determinado de
suministros.
De cualquier manera, debe revisar el contrato y asegurarse de que
todas las partes estén de acuerdo con los términos.
Lo mejor es tener un contrato estandarizado para agilizar este proceso.
Antes de aprobar, revíselo cuidadosamente, ya que una vez firmado,
este es un documento legalmente vinculante.
Estrategias de compra y abastecimiento
Tener una estrategia de compra ayuda
a tomar decisiones de compra más
efectivas y entregar productos de
calidad a tiempo con términos
mutuamente aceptables.
Existen una serie de estrategias de
compra que las empresas pueden
emplear para obtener estos beneficios.
Comprar a varios proveedores. En muchas ocasiones,
especialmente cuando hablamos de Compras Core, no nos podemos
permitir depender de 1 solo proveedor. Con el fin de reducir riesgos
buscaremos varios proveedores que puedan suministrar el mismo producto
y dividiremos la compra entre ambos.
Buscar colaboraciones. Una estrategia que pocas
organizaciones implementan es buscar sinergias con empresas similares
que compren los mismos productos.
De esta manera podremos agrupar compras y generar ahorros por
volumen.
SRM. Gestionar la relación con nuestros proveedores es una de las tareas
pendientes de los equipos de Compras.
Apretar al proveedor y exprimirlo para conseguir los mejores precios ya no
es una opción viable.
Gestión de proveedores: todo lo que necesitas saber
sobre el SRM
Gestión de proveedores: todo lo que
necesitas saber sobre el SRM
Cada empresa destina grandes esfuerzos y recursos para mejorar su
funcionamiento y garantizar su competitividad en el mercado.
Parte de dichos esfuerzos tienen que ver con la gestión de proveedores,
una alianza vital que requiere especial atención y cuidado.
Fases y procesos en la gestión de
proveedores
Una buena gestión de proveedores permite conseguir la mejor
calidad al mejor precio con respecto a los productos y servicios de
los cuales dependa la empresa.
Esto es posible al definir una estrategia adecuada para seleccionar a
los proveedores que mejor se adaptan a las necesidades de la
compañía.
En este sentido, el SRM comprende las siguientes fases para delimitar la ruta a
seguir:
[Link] la base de proveedores con que cuenta actualmente la empresa.
[Link] la relación directa entre proveedor y empresa (contratos, pedidos,
acuerdos, entre otros).
[Link] acuerdos y condiciones de cobro y despacho, garantizando la máxima
rentabilidad para el negocio.
[Link] y actualizar toda la data en cuanto a las relaciones proveedor-
empresa, para que esté disponible en cualquier momento.
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