(Agüero Brouchy sabrina)
Informática Calc B.
Material del aula virtual correspondiente a Calc B
Referencias
1. Operadores de referencia
Una referencia, implica que el contenido de una celda está relacionado de alguna
manera con el contenido de otra celda. Es muy importante tener en cuenta qué vamos
a referenciar y de qué manera para que nuestra planilla de cálculos resulte ágil y
operativa.
Importancia de las referencias:
● Evitan la redundancia de datos
● Agilizan la aplicación de fórmulas y funciones en planillas extensas.
● En caso de haber un error en el ingreso de un dato, permite corregirlo de una sola vez y
automáticamente se actualizará en cada lugar que el mismo fue empleado.
2. Referencias relativas
Es la que ya hemos visto hasta el momento, cuando en una celda aplicamos alguna función que
remite al contenido de otras celdas:
En este caso, en D2 estamos diciendo: en ésta celda, se suman los contenidos de las
dos celdas contiguas de la izquierda.
Cuando extendemos la fórmula hacia abajo, decimos a las celdas D3 y D4 que hagan lo mismo con las celdas
contiguas a su izquierda.
Si cambiáramos el valor de C2 o B2, la suma se actualizaría automáticamente. Ésto es
posible porque la función empleada en D2, relaciona los CONTENIDOS de dichas
posiciones en la tabla, no los números.
Referenciar contenido de celda a celda
Para casos en los que debemos repetir los contenidos de alguna celda en otra hoja, o en
otra celda de la misma hoja, debemos emplear una referencia.
Ésto simplemente se logra colocando el símbolo igual (=) y a continuación hacer clik en
la celda cuyo contenido se quiere igualar.
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En el ejemplo, tenemos una Hoja 1 donde se encuentran los datos Apellido, Nombre y
Parcial 1 de tres alumnos.
Si quisieramos repetir los datos Apellido y Nombre en la Hoja 2, deberíamos:
● Posicionarnos en la Celda de la Hoja 2 donde queremos iniciar la referencia.
● Colocar el símbolo =
● Ir a la Hoja 1 y seleccionar la celda que contiene el texto Apellido
● Presionar enter.
● En la barra de fórmulas podemos observar que el contenido de la celda A10 de la Hoja 2,
es igual al contenido de la celda A1 de la hoja 1
● Para seguir referenciando el resto de los datos, solo necesitamos extender hacia abajo y a
la derecha:
De esta manera, obtenemos que el rango A10:B13 de la hoja 2, contenga los mismos datos que
el rango A1:B4 de la hoja 1.
3. Referencias Mixtas
Las referencias Mixtas implica que una parte de una celda queda fija y la otra móvil. Mediante el signo $ delante de
la letra que denomina la columna o del número que representa la fila, podemos fijar la posición de uno u otro:
A$1 (se fija la posición de la fila)
$A1 (se fija la posición de la columna)
Para poder explicar más gráficamente, tomemos el siguiente ejemplo:
Tenemos los costos de tres productos, a los cuales hay que calcularles el 21% de IVA en la columna C, y en la columna
D, deseamos obtener el total de la suma del costo más el correspondiente porcentaje de IVA.
La formula que debo aplicar en C2 para calcular el 21% de 750 es:
=PRODUCTO(B2;B6)
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Para obtener el 21% de Licuadora =PRODUCTO(B3;B6)
Para obtener el 21% de Calefactor =PRODUCTO(B4;B6)
Como podemos observar, el primer argumento de la función producto es variable, pero el segundo se
mantiene constante en B6.
Para este tipo de casos, conviene confeccionar correctamente una fórmula en la primer celda y luego extenderla. Ésto
implica que debemos saber detectar que argumentos o posiciones debemos dejar móviles/variables, y cuales otros
fijar total o parcialmente.
Para que la fórmula del ejemplo sea funcional, deberemos fijar el contenido del argumento 2 en sentido de la
fila. =PRODUCTO(B2;B$6)
El siguiente paso, es arrastrar la fórmula en sentido vertical:
De esta manera, obtendremos los valores correspondientes a los productos Licuadora y Calefactor.
Si observamos el contenido de la celda C4, veremos que el primer argumento corresponde al costo del calefactor (B4)
mientras que el segundo argumento se mantuvo en B6.
Para cerrar nuestro ejemplo, solo falta aplicar la función SUMA en la celda D2:
=SUMA(B2:C2)
Y luego, extender en forma vertical para obtener los totales correspondientes a cada producto.
4. Referencia Mixta - otro ejemplo
Veamos un ejemplo en el que quede claro cuando utilizar referencia mixta.
En la siguiente tabla, debemos calcular distintos porcentajes para cada
electrodoméstico.
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Podemos resolver esta tabla construyendo una única función. Analicemos:
La función para calcular el porcentaje de un valor es PRODUCTO
Nos posicionamos en la celda C3:
Para calcular el 2% de 907,5 aplicamos la función =PRODUCTO(B3:C2)
Fijamos la fila 2 que contiene el porcentaje: =PRODUCTO(B3:C$2) y extendemos esta celda en
forma vertical.
Nos posicionamos en la celda C5, y observamos que el primer argumento varía a los
productos licuadora y calefactor lo cual en nuestro caso es correcto, mientras que C2
permanece constante.
Es decir, la formula aplicada =PRODUCTO(B3:C$2) es correcta para la columna C.
Ahora extendemos la función hacia la derecha. Si nos posicionamos en D5, veremos que
hemos cometido un error:
En la celda D5 se esta multiplicando el valor de C5 por la celda D2.
Es decir, el primer argumento que debía ser el precio de los electrodomésticos, se
corrió a la derecha, donde están los resultados del 2% de dicho valor, lo cual es
incorrecto.
D2, que corresponde al valor 3%. En éste caso, fue correcto que
El segundo argumento es
variara de columna y no la fila.
Para corregir este error, debemos fijar la columna del primer argumento, de manera que
cuando la formula se extiende hacia la derecha, permanezca utilizando los valores de la
columna B, y que al extender la fórmula hacia abajo, el argumento 1 permanezca
"móvil" en sentido de las filas para poder cambiar al valor para cada producto.
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La fórmula correcta para aplicar en C3 sería: =PRODUCTO($B3;C$2)
Luego, se extiende hacia abajo y a la derecha.
Al posicionarnos en E5, observamos que el error ha sido corregido:
la celda B5 (correspondiente al valor total de calefactor) está multiplicándose por E2
(correspondiente al 5%).
5. Referencia absoluta
Las referencias absolutas, se emplean en casos donde creamos una fórmula que se
extenderá tanto en sentido vertical como horizontal, y contiene celdas con cantidades
fijas.
Veamos el siguiente ejemplo. Continuando con la tabla anterior, ahora queremos pasar a
Reales los valores correspondientes a los electrodomésticos y los porcentajes de cada
impuesto.
Para convertir los valores expresados en pesos a reales, debemos dividir cada uno de los
valores por la celda que contiene la tasa de
cambio:
Al
construir
la fórmula
división,
deberemos fijar la celda C8 tanto en sentido de las columnas como de las filas, es decir
$C$8. A ésto se le llama referencia absoluta.
En la celda B12 construimos la fórmula =B3/$C$8 y extendemos hasta E14.
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En la celda E14, es la fórmula es =E5/$C$8
De esta manera, hemos dividido todos los valores de la tabla por el valor de la tasa de
cambio de reales.
Funciones lógicas/ lógicas anidadas
1. ¿Para qué sirven?
Funciones lógicas se utilizan para tomar
decisiones, estableciendo los criterios de
análisis.
Podemos ver la lista de funciones lógicas dentro
del asistente de funciones al filtrar por la
categoría lógico:
Las funciones lógicas son: FALSO, NO, O, SI, [Link], [Link],
VERDADERO,XOR e Y.
2. Función lógica SI
La función lógica SI posee tres argumentos: prueba lógica, valor si verdadero y valor si
falso:
En el campo prueba lógica, se especifica algún tipo
de comparación o evaluación. En el ejemplo de la
figura, se está preguntando sobre el contenido de
la celda A1. Si el numero contenido en dicha celda
fuera mayor a 4, en la celda donde se está
insertando la función SI, aparecerá la cadena de
texto "APRUEBA". Si el numero que contiene la
celda A4 fuera menor a 4, el resultado será
"DESAPRUEBA".
3. Función lógica O
Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos es VERDADERO. Si todos los
elementos son FALSO, esta función devuelve el valor FALSO.
Los argumentos son expresiones lógicas (VERDADERO, 1<5, 2+3=7, B8<10) que
devuelven valores lógicos, o matrices (A1:C3) que contienen valores lógicos.
Cuando una función espera un valor simple pero se ha introducido un rango de celdas,
se selecciona el valor del rango de celdas que se encuentre en la misma fila o columna
que la fórmula.
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Si el área introducida está fuera de la fila o columna actual de la fórmula, la función
devuelve el valor de error #VALOR!
Sintaxis: =O( valor_lógico1 ; valor_lógico2 ... ; valor_lógico30 )
donde valor_lógico1 a valor_lógico30 son condiciones que deben verificarse. Las
condiciones pueden ser VERDADERO o FALSO. Si se especifica un rango de celdas como
parámetro, la función utiliza el valor del rango que se encuentra en la columna o fila
actual. El resultado es VERDADERO si el valor lógico de todas las celdas del rango es
VERDADERO; en caso contrario será FALSO.
Ejemplo
=O( H1<13 ; H2>12 ; H3=5 ) devolverá:
FALSO
si H1 no es menor que 13 y H2 no es mayor que 12 y H3 no es igual a 5.
VERDADERO
si H1 es menor que 13 o H2 es mayor que 12 o H3 es igual a 5.
4. Función Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Si uno de los
elementos es FALSO, esta función devuelve el valor FALSO.
Los argumentos son expresiones lógicas (VERDADERO, 1<5, 2+3=7, B8<10) que
devuelven valores lógicos, o matrices (A1:C3) que contienen valores lógicos.
Cuando una función espera un valor simple pero se ha introducido un rango de celdas,
se selecciona el valor del rango de celdas que se encuentre en la misma fila o columna
que la fórmula.
Si el área introducida está fuera de la fila o columna actual de la fórmula, la función
devuelve el valor de error #VALOR!
Sintaxis:
=Y( valor_lógico1 ; valor_lógico2 ... ; valor_lógico30 )
donde valor_lógico1 a valor_lógico30 son condiciones que deben verificarse. Las
condiciones pueden ser VERDADERO o FALSO. Si se especifica un rango de celdas como
parámetro, la función utiliza el valor del rango que se encuentra en la columna o fila
actual. El resultado es VERDADERO si el valor lógico de todas las celdas del rango es
VERDADERO.
Ejemplo
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=Y( H1<13 ; H2>12 ; H3=5 ) devuelve:
FALSO si H1 no es menor que 13 o H2 no es mayor que 12 o H3 no es igual a 5
VERDADERO si H1 es menor que 13 y H2 es mayor que 12 y H3 es igual a 5.
Filtros - Gráficos
1. Filtro automático
En numerosas ocasiones tendremos series de datos muy largas, y aunque estén
ordenadas nos veremos obligados a emplear la barra de desplazamiento, con la
incomodidad que ello supone.
En otros casos, necesitaremos extraer todos los datos que compartan un determinado
criterio o querremos ordenar los datos de forma ascendente o descendente.
La herramienta de Filtro automático inserta en una o más
columnas de datos un desplegable que permite
seleccionar las filas que se ajusten a un determinado
criterio de búsqueda.
Los pasos a seguir son:
seleccionar la columna que queremos filtrar, en el menú
de herramientas seguiremos la siguiente ruta:
Datos -> Filtro -> Filtro automático o bien, podemos
acceder directamente a esta función pulsando el icono de
la barra de herramientas Filtro automático . Las flechas del cuadro combinado se
muestran en la celda de la primera fila del área seleccionada.
Para filtrar pulsaremos en la flecha desplegable del encabezado de la columna y
elegimos el elemento por el que queremos filtrar.
Cuando hayamos hecho la selección en el desplegable sólo aparecerán las filas cuyo
contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas.
Para saber si quedan filas ocultas, debemos observar si los números de las filas son
correlativos, de no ser así querrá decir que hay datos que no se muestran. La columna
que utilicemos para aplicar el
filtro se diferencia del resto en que aparecerá de color azul.
Si queremos volver a mostrar todas las filas pulsaremos la flecha de filtrado en la
columna o columnas que hayamos seleccionado previamente y elegiremos la opción
"todo”.
1. Filtro automático
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1.1. Criterios personalizados
Veremos cómo filtrar los datos a visualizar de nuestra hoja de datos atendiendo a
criterios más personalizados Hemos visto como la opción de Filtro automático nos
permitía mostrar dentro de una columna todas las filas que coincidieran con un
determinado criterio, es decir, que cumplieran la condición "igual a”.
A través del Filtro predeterminado podemos aplicar otras condiciones al filtrado de filas.
Para aplicar el filtro predeterminado a una hoja de cálculo seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionaremos las columnas que contengan las filas cuyos datos queremos
filtrar, incluyendo los encabezados.
• En la barra de menú elegiremos las
siguiente secuencia
Datos Filtro Filtro predeterminado...
En la ventana
de Filtro predeterminado rellenaremos los siguientes campos:
• Nombre del campo. Se refiere al valor de la primera fila, que al aplicar un filtro toma
este valor como el nombre de referencia a la columna.
•Condición. Establece el criterio sobre el que hacer el filtrado. Las posibilidades son:
• =. Valores iguales a
• <. Menor que.
• >. Mayor que.
• <=. Menor o igual.
• >=. Mayor o igual.
• <>. Distinto de.
• El mayor. El valor más alto.
• El menor. El valor más bajo.
• El mayor %. El valor que se da con mayor frecuencia.
• El menor %. El valor que se da con menor frecuencia.
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• Valor. En este campo elegiremos uno de los valores que aparecen en cualquiera de las
filas comprendidas en la columna seleccionada. Este será el término con el que se hará
la comparación establecida en el campo de Condición.
• Vínculo. Cuando utilizamos filtros en Calc no estamos limitados a una sola columna,
sino que podemos utilizar más de una. En ese caso podremos vincularemos un criterio
con otro. Es decir, utilizamos un criterio de filtro para la primera columna y otro para la
segunda. Los vínculos pueden ser:
• Y. Obliga a que se cumplan los dos criterios de filtrado.
• O. Sólo es necesario que se cumplan uno de ellos para que entre dentro del criterio de
filtrado. Para aplicar el filtro predeterminado solo nos resta pulsar el botón "Aceptar”.
2. Gráfico
A continuación veremos cómo crear un diagrama o gráfico con los datos que
tenemos en nuestra hoja de cálculo.A partir de nuestra tabla de datos vamos a
crear un gráfico en el que quedarán representadosgráficamente nuestros datos.
Te explicamos a continuación los pasos que deberemos seguir para crear el
diagrama:
1.- En la barra de menú elegimos Insertar -> Gráfico.
2. Gráfico
2.1. Asistente de gráficos
En la ventana "asistente de gráficos” encontramos los cuatro pasos a seguir en
la elaboración de la gráfica.:
Ahora elegiremos el tipo de diagrama entre la selección que nos ofrece Calc.
Seleccionamos el rango de datos que van a dar lugar a la gráfica, pulsando en el botón amarillo
de la imagen siguiente y seleccionando con el ratón las celdas apropiadas. Se pueden tener los
datos puestos en filas o en columnas y que se considere o no la primera fila o columna como
etiqueta del gráfico.
2. Gráfico
2.2. Personalizar vista de gráfico
Pulsamos en siguiente y elegiremos la seie de datos que van
a formar parte de las gráficas pinchando sobre el mismo
icono que en la ventana anterior y seleccionando.
Por último pasamos a configurar los elementos del gráfico
como son:
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• Título que va a tener el gráfico.
• Subtitulo que se le puede insertar.
• Eje X: Nombre de los datos del eje de ordenadas.
• Eje Y: Nombre de los datos del eje de abcisas.
• Posición de la leyenda: Situación en el gráfico en el que deseamos que aparezca la
leyenda.
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