Manuales
Definición
Un manual es la concentración sistemática de los elementos
administrativos propuestos para alcanzar un objetivo; se presenta en un
folleto o libro fácil de manejar.
Función
La función de los manuales en una organización es garantizar la
conducta uniforme en las actividades que así lo requieran. Además,
también deben orientar a quien los consulta sobre los aspectos
relacionados con técnicas, procedimientos y organización.
Objetivos de los manuales
1. Precisar funciones en un documento denominado manual, con el
propósito de que los
miembros de la organización tengan una fuente de información
adecuada para realizar
su trabajo.
2. Unificar criterios en la realización de las acciones de la empresa o
institución.
3. Simplificar el trabajo, actuando como elemento de consulta para
realizar bien el trabajo
y no tener que repetirlo.
4. Orientar la selección de personal por medio de las descripciones de
puesto, perfil del
trabajador, descripción de trabajos.
5. Establecer rutinas de trabajo.
6. Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.
7. Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso.
8. Obrar como medio de comunicación.
9. Servir de instrumento de control.
Elaboración
A fin de elaborar los manuales es conveniente recurrir a documentos
legales y a personal operativo y directivo, además de la observación
directa en el trabajo. La información debe ser uniforme y utilizar la
terminología correcta. Para ello se integra una comisión con directivos,
personal de nivel operativo y especializado en el área de que se trate.
Difusión
Los manuales deben ser conocidos por todos los involucrados a efecto
de que efectivamente cumplan su función. Se entregarán en forma
gratuita y en sesiones de instrucción y aclaración de dudas.
Clasificación
En función de su área de aplicación, los manuales se clasifican en:
macroadministrativos y microadministrativos. Por otra parte, según su
contenido se les cataloga en manuales de organización, de
procedimientos y múltiples.
A continuación se explica por separado cada uno de estos tres tipos.
Manuales de organización. Contienen los elementos administrativos
referentes a funcionamiento y se subdividen en manuales a) de
objetivos, b) de programas, c) de políticas,
d) de organigramas, e) de descripciones de puestos y f) de reglamentos.
Un manual de organización debe contener e integrar los siguientes
aspectos:
• Datos generales.
• Contenido (por capítulos).
• Introducción.
• Directorio (principales funcionarios).
• Antecedentes históricos de la institución.
• Base legal.
• Estructura y organización.
• Organigramas.
• Descripción de puestos.
• Otros manuales.
• Bibliografía.
Es importante cuidar que los manuales se elaboren en hojas que puedan
cambiarse con facilidad cuando sea necesario hacer correcciones, a fin
de que sean vigentes durante el mayor tiempo posible. Deben ser
revisados en forma periódica y actualizados.
Manual de procedimientos. Contiene la secuencia cronológica de las
operaciones de un determinado trabajo. Para su elaboración es
necesario establecer los siguientes aspectos
1. Datos generales. Se incluyen en este apartado el nombre y la razón
social de la institución, el nombre genérico de los procedimientos, fecha
y directorio.
2. Contenido. Se refiere al índice de contenido.
3. Introducción. Se señalan las razones por las cuales se elaboró el
manual y la justificación del mismo.
4. Procedimientos. Los procedimientos se describen incluyendo
objetivos del procedimiento, áreas de aplicación, descripción por pasos y
gráficas.
5. Bibliografía.
Manual múltiple. Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la
organización y, al mismo tiempo, aborda procedimientos generales. Para
su elaboración, debe seguirse el orden que se da a los manuales de
organización.
Un ejemplo de manuales múltiples son los manuales de bienvenida, que
contienen aspectos de organización y procedimientos generales para
personal que ingresa a la empresa, como rutinas de trabajo, papelería
que se maneja, etcétera.
