CAPÍTULO 5
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
COMUNITARIO
ETAPAS: EJECUCIÒN Y MONITOREO O
SEGUIMIENTO
____________________________________
Este capítulo trata dos etapas del Ciclo del Proyecto estrechamente
vinculadas: ejecución y monitoreo o seguimiento. La ejecución cumple
con las actividades que permiten el logro de los objetivos, mientras que el
monitoreo o seguimiento mide y, de alguna manera, controla, la forma
cómo se están gestionando las actividades, para determinar las anomalías
que puedan estar surgiendo y corregirlas a tiempo.
EJECUCIÓN.
La ejecución del proyecto consiste en realizar o darle cumplimiento a cada
una de las actividades previstas en la Matriz de Planificación del Proyecto,
según detalle hecho en el presupuesto de la intervención. Podría
considerarse la fase de mayor importancia dentro de todo el ciclo de
gestión, dado que es la que tiene la vinculación directa con toda la
población beneficiaria e involucrada directa e indirectamente.
Esta etapa del Ciclo del Proyecto va necesariamente unida al Monitoreo o
Seguimiento–que veremos a continuación- hasta el punto de no poder
existir la una sin la otra. Para poder hacer el monitoreo de una
intervención, tiene que ejecutarse el proyecto; pero no puede darse una
ejecución de calidad, si no se le hace monitoreo o seguimiento de forma
que permita retroalimentar las acciones de la ejecución, según LARA
GONZÀLEZ (2005).
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 97
La Ejecución se materializa en un plan que recibe el nombre de Plan
Operativo, herramienta de gestión donde las actividades se coordinan
entre sí, se establece su secuencia cronológica y los recursos empleados
para su desarrollo. El Plan Operativo se elabora para ser ejecutado en un
lapso determinado, generalmente un año, razón por la cual también se le
conoce como Plan Operativo Anual. El Plan Operativo no forma parte del
Marco Lógico, pero posibilita el monitoreo (seguimiento) de los procesos y
actividades, así como el cumplimiento de las metas definidas, a partir de
las cuales se realizará el Presupuesto del proyecto.
Pasos para la estructuración del Plan Operativo.
Para la estructuración del Plan Operativo, se seguirán los siguientes
pasos:
1. Vincular las actividades a ser desarrolladas con
los objetivos definidos.
Cada actividad o grupo de actividades que se incluyen en el Plan
Operativo debe estar dirigida al cumplimiento de uno o varios objetivos.
Para ello, el EQUIPO DEL OBSERVATORIO DEL TERCER SECTOR DE
BIZKAIA (2010) aconseja elaborar un cuadro como el siguiente, en el cual
se enumeran las actividades y los objetivos generales y específicos a los
cuales se vinculan.
Cuadro 13.
Descripción Objetivos específicos Objetivos generales
actividad relacionados relacionados
Objetivo específico 1.1
Actividad 1:
Objetivo específico 1.2
Objetivo general 1
Objetivo específico 2.1
Actividad 2:
Objetivo específico 2.2
Actividad 3: Objetivo específico 3.1 Objetivo general 3
Actividad n…. Objetivo específico n… Objetivo general n…
CUADRO RELACIONAL
FUENTE: Equipo del Observatorio del Tercer Sector de Bizkaia 2010.
2. Elaborar el Calendario de Actividades.
Las actividades a ejecutar para alcanzar las metas físicas (unidad de
medida de cada actividad) y objetivos propuestos, deben indicarse de
manera concreta y precisa, ordenándolas en un cronograma o diagrama,
98 Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico
de manera que el encadenamiento de las mismas no sufra desajustes
graves, que influyan negativamente en la realización del proyecto.
Cuando se utiliza la metodología del Marco Lógico, las actividades
contempladas en el Plan Operativo responden a un Componente del
proyecto, de acuerdo a la descripción hecha en la Matriz de Planificación .
Las actividades se presentan en un diagrama, denominado Calendario
de Actividades, el cual se elabora sobre la base del diagrama de GANTT,
uno de los más utilizados para proyectos pequeños como los
comunitarios. En este diagrama se describe someramente la actividad y
una escala de tiempo para indicar la duración de su ejecución, en una
matriz de doble entrada, en la que se indica en el encabezado de
columnas, la escala de tiempo, definida en términos del lapso más
adecuado para el trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes,
etc. En el encabezado de filas, se colocan las actividades que constituyen
el trabajo a ejecutar. No obstante, para construir el diagrama, se tomará
en cuenta el cronograma de desembolsos, esto es, la cuantificación de los
recursos financieros, que se deberán desembolsar durante la ejecución
del proyecto, a fin de alcanzar los objetivos planteados establecidos en un
lapso determinado.
Un proceso sencillo para elaborar un diagrama de GANTT, consiste en tres
pasos:
Se hace una lista de actividades ordenadas por cada Componente,
según han de ser ejecutadas o realizadas, partiendo de la más
inmediata o inicial - antes de ella no hay otra-, y terminando con
aquella más allá de la cual no hay más actividades o actividad final.
Para ello se utiliza como base de información, la Matriz de
Planificación del Proyecto.
Se construyen barras horizontales (una para cada actividad), cuya
longitud es proporcional a la duración de la ejecución de la
actividad, según la escala de tiempo seleccionada, tomando en
cuenta para ello, la disponibilidad real de recursos tanto humanos,
como técnicos, materiales y financieros, de modo que exista una
razonable posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo
previsto.
Las barras se presentan en dos colores: uno para indicar cuánto de
la actividad se ha concluido y otro para indicar lo que falta por
concluir. Es por ello, que este calendario proporciona información
útil para el Monitoreo del proyecto, al permitir el cálculo, en
porcentaje, de lo ejecutado de cada actividad, en relación con lo
previsto, para un momento determinado.
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 99
Se construye el diagrama, teniendo en cuenta que por un
convencionalismo aceptado universalmente, a cada mes se le
atribuyen cuatro semanas, siendo una semana, la mínima unidad
de tiempo en este tipo de diagrama.
La Figura 20, muestra un Calendario de Actividades (Diagrama de Gantt),
que podría adaptarse a cualquier tipo de proyecto, según las actividades
que se desarrollen para cada Componente, y el tiempo estimado para
ello.
Figura 20.
Mes: Mes: Mes: Mes:
Tiempo
Actividad
Semanas Semanas Semanas Semanas
Actividad 1.
Actividad 2.
Actividad 3.
Actividad 4.
Actividad 5.
Concluido Por concluir
DIAGRAMA DE GANTT
A la hora de ordenar las actividades se pueden plantear dos casos:
Que la ejecución de algunas actividades se lleve a cabo al mismo
tiempo que otras, es decir, que sean simultáneas.
Que haya una sucesión de actividades, es decir, que para iniciar una
actividad, previamente se haya tenido que finalizar otra.
Es por ello que las actividades se ordenan situando cada una en relación
con la anterior y la posterior, indicando cuáles son simultáneas. No
obstante, cuando se ejecuten actividades en forma paralela, bajo una
relación de dependencia entre ellas, se recomienda utilizar otro tipo de
diagrama como el diagrama de PERT.
3. Determinar quiénes serán responsables de
cada actividad y tarea.
Todo proyecto es llevado a cabo por un grupo de personas, que asume la
responsabilidad por el cumplimiento de cada una de las etapas y fases del
ciclo del proyecto. La responsabilidad debe distribuirse equitativamente,
100 Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico
de manera que cada quien tenga claro la actividad que le corresponde
desempeñar, el momento en que se realiza y su relación con otras
actividades.
Matriz de Responsables.
Una de las herramientas más utilizadas para visualizar la responsabilidad
sobre la ejecución de un proyecto es la Matriz de Responsables, inspirada
en la Matriz RACI, sigla que se forma por las letras iniciales de las
siguientes palabras en inglés:
“R” (Responsible): es quien ejecuta la actividad. Su función es HACER.
“A” (Accountable): es quien vela porque la tarea se cumpla, aun
cuando no tenga que ejecutarla en persona. Su función es HACER HACER.
“C” (Consulted): indica que una persona o área específica de acción
debe ser consultada al momento de la realización de la actividad.
“I” (Informed): indica que una persona o área específica de acción,
debe ser informada al respecto de la realización de una actividad.
La Matriz de Responsables que se aconseja en esta Guía, para la
ejecución de los proyectos comunitarios es más sencilla que la Matriz
RACI. Consiste en un cuadro de doble entrada, en donde se señalan, en
el encabezado de columnas, los responsables de ejecutar la actividad y
las fechas de inicio y conclusión de las mismas y, en el encabezado de
filas, la descripción de las actividades correspondientes a la alternativa
seleccionada, para darle solución al problema central de la comunidad,
como se muestra en el Cuadro 14.
Cuadro 14
Actividad/tarea Responsable Fechas
(Persona/Organización)
Actividad 1: XXX 1 Inicio: dd/mm/aa
Fin: dd/mm/aa
Actividad 2: XXX 2 Inicio: dd/mm/aa
Fin: dd/mm/aa
Actividad 3: XXX 3 Inicio: dd/mm/aa
Fin: dd/mm/aa
Actividad n… … …
MATRIZ DE RESPONSABLES
La regla por excelencia de la Matriz de Responsables es designar un solo
responsable por cada actividad o tarea, con autoridad suficiente para
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 101
desarrollarla. El responsable no debe tomar decisiones que vayan más
allá del límite de su responsabilidad, sin consultar a su superior.
Requisitos para la ejecución del Plan Operativo.
Entre los requisitos para la ejecución del Plan Operativo, LARA GONZÀLEZ
(2005) señala:
1. La existencia de un órgano responsable de la ejecución del
proyecto, que tome las decisiones fundamentales frente a
contingencias, seguimiento de las tareas y asignación de recursos
en el momento previsto. De acuerdo con la LOCC, la
responsabilidad de la ejecución de los proyectos comunitarios,
recae en la figura del Consejo Comunal.
2. La constitución de comisiones o grupos de trabajo para atender las
tareas del proyecto. La ley antes citada establece que estos grupos
de trabajo serían designados por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, incluyendo miembros de la población beneficiaria,
tomando en cuenta sus motivaciones, capacidades, experiencias y
disponibilidades, así como la relación de género.
3. Existencia de una fluida comunicación, entre: 1) Las fuentes de
financiación del proyecto y el organismo ejecutor (Consejo
Comunal) y, 2) Las diversas comisiones o grupos de trabajo que se
han creado, y la población beneficiaria.
MONITOREO O SEGUIMIENTO.
Aun cuando en el Ciclo del Proyecto el Monitoreo o Seguimiento se
considera la etapa intermedia entre la Ejecución y la Evaluación, siempre
habrá diferencias con la realidad, esto es, entre las actividades que
estaban previstas y las que se están realizando, para verificar el grado de
aproximación a los resultados planificados, en plazos como en contenido.
Es por ello necesario “medir y analizar el desempeño, a fin de gestionar
con más eficacia los efectos y productos que son los resultados en
materia de desarrollo”, según afirma el Programa de Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD), citado por ORTEGÒN, PACHECO y PRIETO
(ILPES, 2005).
En este contexto, el Monitoreo o Seguimiento, como también se le
denomina, es el procedimiento interno que realiza el equipo responsable
de la intervención, con el propósito de medir y controlar lo que se está
gestionando durante la ejecución del proyecto, en los niveles más bajos
de la Matriz de Planificación (Componentes y Actividades, incluyendo los
102 Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico
insumos necesarios para ejecutar las actividades) y así descubrir las
anomalías que surgen y tomar las medidas para paliarlas. Algunos
autores, como los antes citados, consideran que el Monitoreo no es una
etapa o fase separada del Ciclo del Proyecto, sino un proceso sistemático,
continuo y permanente (todos los días, semanas, meses) que se realiza
solamente durante la fase de ejecución, y no en otras etapas de ese ciclo.
En el caso de los proyectos comunitarios, el monitoreo reviste particular
importancia, por cuanto asegura la identificación de los problemas de
ejecución lo más temprano posible, para que la solución, mediante el uso
de los recursos utilizados, pueda tener mayor efectividad, y no seguir
adelante arrastrando errores que, finalmente, impidan cumplir con los
plazos y objetivos del proyecto. A este respecto, el monitoreo o
seguimiento es función de la Unidad de Contraloría Social del Consejo
Comunal, conforme a lo dispuesto en el Art. 34, numeral 2, de la LOCC15.
Un aspecto importante para un eficiente Monitoreo es que se hayan
definido en forma clara y precisa los supuestos, en la Matriz de
Planificación del Proyecto, tanto a nivel de Actividades como de
Componentes, por cuanto ello permite saber si dichos supuestos se están
cumpliendo o si las condiciones externas para el éxito del proyecto han
cambiado, en cuyo caso, habría que tomar las medidas pertinentes, a fin
de contrarrestar los efectos negativos del cambio.
ORTEGÒN, PACHECO y PRIETO, sostienen, igualmente, que el monitoreo,
como procedimiento sistemático, tiene que ver con:
1. Determinar el progreso en la ejecución del proyecto, al igual que
los avances físicos, costos y cumplimiento de los plazos para las
actividades.
2. Dar retroalimentación sobre el proyecto a los involucrados. Esto
significa que los resultados que se obtengan del monitoreo deben
ser comunicados a los involucrados.
3. Recomendar, por parte de la gerencia del proyecto, acciones
correctivas a problemas que afectan la intervención, con el
propósito de mejorar el desempeño e incrementar la posibilidad de
lograr los objetivos.
15
LOCC (2009), Art. 34, numeral 2. Es función de la Contraloría Social: Ejercer el seguimiento,
vigilancia, supervisión y control de la ejecución de los planes, proyectos comunitarios y
socioproductivos, organizaciones socioproductivas, fases del Ciclo Comunal y gasto anual generado
con los fondos y los recursos financieros y no financieros, asignados por órganos y entes del Poder
Público o instituciones privadas, al Consejo Comunal.
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 103
4. Conocer si el personal encargado de la ejecución tiene la
calificación y las capacidades necesarias.
5. Conocer si la respuesta de los beneficiarios es positiva, y si hay
aceptación por parte del resto de los involucrados.
Por otra parte, el Monitoreo genera los siguientes beneficios, cuando se
elabora el proyecto sobre la base de la metodología del Marco Lógico:
1. Examina continuamente los Supuestos del proyecto, determinando
así el riesgo de no cumplir con los objetivos.
2. Determina la probabilidad de que se produzcan los Componentes o
Productos en la forma planificada.
3. Verifica si los componentes resultarán en el logro del Propósito.
4. Comprueba la efectividad y la eficiencia del proceso de ejecución de
un proyecto, mediante la identificación de los aspectos limitantes
y/o ventajosos, que culmina recomendando medidas correctivas
para optimizar los resultados deseados.
Plan de Monitoreo o de Seguimiento.
El Plan de Monitoreo o de Seguimiento requiere realizar las siguientes
tareas:
1. Definir los indicadores a ser utilizados.
2. Estructurar los requerimientos de información necesarios para cada
indicador.
3. Ubicar las fuentes donde se encuentra la información.
4. Definir los instrumentos de recolección.
5. Determinar la frecuencia de recolección de la información.
6. Análisis de la información.
Indicadores a ser utilizados: los indicadores seleccionados deben ser
los mismos que se definieron en Matriz de Planificación, tanto
cuantitativos como cualitativos. De no haberse hecho eta definición,
COHEN y MARTÌNEZ (s/f) aconsejan, que se consideren como mínimo en
el monitoreo, los indicadores de cobertura, focalización, eficacia,
eficiencia, calidad y de avance físico-financiero, cuya fórmula de cálculo
104 Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico
puede ser consultada por los interesados, en la obra Formulación,
Evaluación y Monitoreo de Proyectos Sociales (2009) de estos autores
(ver bibliografía).
Información que se requiere recoger: la información necesaria para
llevar adelante el Plan de Monitoreo debe preverse con suficiente
anticipación, de manera que sea útil a los fines del cálculo de los
indicadores que se hayan definido. Se tendrá especial cuidado en obtener
información sobre las variables objeto del cálculo de cada indicador, en la
medida que el proyecto se vaya ejecutando.
Fuentes de información: las fuentes de información (medios de
verificación) de mayor uso en el Plan de Monitoreo, son los informes de
control de ejecución sobre actividades y el uso de los recursos asignados
al proyecto, en comparación con la línea de base y lo previsto en el Plan
Operativo. En todo caso, la selección de la información estará en función
de los requerimientos para la toma de decisiones y la adopción de
cambios, que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Instrumentos de recolección: la información que sea necesaria y no
esté incluida en los informes de control (técnicos y financieros), se puede
recolectar por medio de diversos instrumentos, como cuestionarios o
fichas de visita al sitio de ejecución del proyecto, observación directa de
las actividades realizadas, entrevistas semiestructuradas a informantes
clave y documentos contables, entre otros. Algunos indicadores requieren
del diseño de instrumentos especiales de recolección de la información,
dependiendo si se trata de indicadores cuantitativos o cualitativos.
Frecuencia de recolección: la información para el Monitoreo se debe
hacer, generalmente, de forma trimestral o semestral, o en fechas
específicas según las características propias de los objetivos y actividades
a realizar. Para ello se tomará en cuenta el Cronograma de Actividades
previsto en el Plan Operativo.
Análisis de la información: el análisis y sistematización de la
información deben ser asignados a un equipo diferente del que la
recolecta, evitando la pérdida de información valiosa, como consecuencia
de una inadecuada estructura de los datos o de un cálculo impreciso de
los mismos.
Equipo responsable.
El Plan de Monitoreo o Seguimiento debe estar a cargo de un equipo
responsable, el cual, en el caso de los proyectos comunitarios, será
nombrado por el Consejo Comunal, estando integrado por voceros y
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 105
voceras de la Unidad Ejecutiva y de la Contraloría Social del consejo. El
equipo responsable trabajará de manera combinada con los beneficiarios
del proyecto que estime conveniente, para darle un carácter participativo
al proceso evaluativo, tomando en cuenta que son los propios
beneficiarios quienes mejor conocen la problemática específica de la
comunidad, sus propias potencialidades y limitaciones.
Informes de monitoreo o de seguimiento.
Los resultados del Monitoreo o Seguimiento son permanentes y se
producen en la medida que se hace efectivo el control de lo ejecutado.
Deben presentarse a los involucrados en el proyecto, incluyendo la
población objetivo, en un informe especial denominado Informe de
Monitoreo, en el cual se describe, de manera general, la marcha de la
intervención en relación con los objetivos y resultados previstos,
actividades realizadas, presupuesto ejecutado (desembolsos); igualmente
incluye la actualización del Calendario de Actividades -en caso de ser
necesario- y de las previsiones presupuestarias, y las recomendaciones
pertinentes, todo ello ilustrado, de ser posible, con tablas de datos y
gráficos. El informe contendrá, además respuestas a preguntas como:
¿Siguen siendo válidos la justificación y los supuestos establecidos en la
Matriz de Planificación del Proyecto? ¿Se están logrando los componentes
productos del proyecto (bienes, servicios, capacitación), tal como fueron
planificados, en cuanto a cantidad, calidad, tiempo y costo?
De ser eficiente el Monitoreo o Seguimiento, se le considera como un
elemento de aprendizaje, en la medida que permite comparar los éxitos y
fracasos de un proyecto, con los de otros similares.
El Informe de Monitoreo o Seguimiento puede concluir en la presencia de
variadas situaciones, que inciden en el progreso de la ejecución del
proyecto, y sobre las cuales se tomarán decisiones. Entre ellas:
1. La ejecución del proyecto se realiza de conformidad con los planes
trazados. En este caso no se recomienda acción alguna.
2. Retraso en el cumplimiento del Calendario de Actividades. Aquí
habría que determinar, por parte de los responsables del proyecto,
los efectos de los retrasos y sus causas probables; verificar si hay
que hacer cambios en la ejecución del proyecto, y qué tipos de
cambio recomendar.
3. Evidencia de problemas emergentes en el equipo responsable de la
administración del proyecto, que afectan la ejecución. En este caso,
el Consejo Comunal (responsable de la ejecución del proyecto),
conjuntamente con representantes del organismo de financiamiento
106 Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico
del proyecto, deberán determinar la gravedad de los problemas y
analizar y entender sus causas probables; proponer soluciones por
consenso sobre los ajustes y modificaciones necesarios, así como
considerar la conveniencia de efectuar una evaluación intermedia o
de ejecución.
4. Costos que sobrepasan considerablemente los originalmente
estimados en el presupuesto del proyecto. Ante esta situación, el
administrador del proyecto, conjuntamente con los representantes
del organismo de financiamiento, deben definir las causas y efectos
para definir cursos de acción, entre los cuales se incluiría
auditorías, cambios en el diseño-formulación del proyecto o, en el
peor de los casos, su cancelación.
Guía de diseño de proyectos sociales comunitarios bajo en enfoque del marco lógico 107
