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DD154-CP-SVC - Auditoria FInanciera
Auditoria Financiera (Universidad Autónoma Gabriel René Moreno)
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CONTROL INTERNO
DD154
SILVIA VALVERDE CASTELLÓN
MIAGE
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DD154 – CONTROL INTERNO
CASO PRÁCTICO
Revisión al ciclo de nóminas
Planteamiento
Un asistente de auditoría ha preparado el siguiente informe en el cual describe el sistema de
preparación y pago de nóminas en Hilados y Tejidos S.A. de los 600 empleados,
aproximadamente, 100 aún desean ser pagados en efectivo. Los restantes, 500, deben ser
pagados por transferencia bancaria. Los 20 ejecutivos de la compañía son pagados bajo otro
sistema, el cual no cae dentro de esta área de la auditoría. Un centro de cálculo se utiliza para
el cálculo de la nómina a pagar.
Los procedimientos de preparación de la nómina usados son los siguientes:
1. La fábrica trabaja ocho horas por día y cinco días a la semana. Ocasionalmente se hacen
horas extras.
2. El jefe de fábrica es responsable de contratar y despedir al personal de fábrica y fijar los
sueldos. El jefe de fábrica mantiene un registro de fichas para cada empleado, que se
usa para mantener un control sobre el total de personas empleadas en las diferentes
secciones de la fábrica. Además se usan las fichas a la hora de considerar las
promociones e incrementos de sueldos.
3. A todos los empleados de fábrica se les paga en base a las horas trabajadas. El control
sobre tiempo trabajado se mantiene por medio de un sistema adecuadamente
supervisado de reloj de entrada y salida. Una tarjeta diferente se usa para cada
empleado cada semana. Cada mes hay cuatro o cinco tarjetas para cada empleado.
4. Los sueldos son pagados o abonados en cuentas bancarias el último día de cada mes, y
cubren el período desde el día 26 del mes anterior hasta el día 25 del mes corriente.
5. Dos empleados, A y B, trabajan en el departamento de contabilidad de la compañía y son
responsables de la preparación, comprobación y pago de la nómina.
6. Durante el mes, A y B preparan las fichas de reloj para todos los empleados de la
compañía a los que se les paga en base al tiempo. Estas fichas se entregan al personal al
final de cada semana o período, y las fichas usadas en la semana o período anterior, se
recogen. Las tarjetas recogidas son guardadas por B hasta el día 25 de cada mes.
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CASO PRÁCTICO
7. B recopila la información de las fichas de reloj en una hora sumaria mensual. La
información es traspasada al centro de cálculo como el principal dato para realizar los
cálculos de la nómina.
8. A o B avisan al centro de cálculo de cualquier cambio de personal o de sueldos antes del
día 25 de cada mes para permitir poner al día el fichero maestro.
9. El centro de cálculo prepara y saca:
a) Hojas de salario con detalles de las deducciones por impuestos y Seguridad Social,
así como una hoja de control para los salarios que serán pagados por caja.
b) Avisos de transferencia para los salarios que se van a pagar por medio de
transferencia directa y una hoja de control de las mismas.
Nota: podemos suponer que los controles internos del centro de cálculo son razonables.
10. Los avisos de transferencia son firmados por el director financiero y seguidamente
mandados por su departamento a los bancos de ACE. El director financiero retiene la hoja
de control.
11. A informa al director financiero del importe exacto a pagar por caja, y el director
financiero prepara un talón al portador, que firma conjuntamente con el consejero
delegado.
12. A y B llevan el talón al banco y lo cobran por ventanilla, recibiendo los billetes y monedas
necesarios. Después de comprobar el importe, A y B lo colocan en sobres transparentes,
junto con las hojas de salarios mencionadas en el punto 9.
13. El último día de cada mes, A y B llevan los sobres de salarios a la fábrica y van de
departamento en departamento pagando a cada empleado en presencia del encargado
respectivo. A entrega el dinero al empleado, mientras B pone una tilde contra el nombre
del empleado que aparece en la hoja de control de salarios.
14. Si hay problemas o preguntas, cosa que no es frecuente, son solucionados con rapidez.
Cuando en algún sobre falta algo de dinero, lo que ocurre muy pocas veces, se repone
sacándolo de una pequeña caja, en posesión de A.
15. La hoja de control de salarios es firmada luego por A y B por cada jefe de departamento.
16. Cualquier sobre no reclamado en el momento del pago, es devuelto a la oficina por B,
que en inmediatamente prepara un registro de los salarios no reclamados. Estos sobres
son guardados bajo llave en una caja de seguridad, de la cual sólo B y el director
financiero tiene llave. Los empleados no presentes deben dirigirse a B para poder recoger
sus sobres. El dinero no reclamado después de un mes es ingresado en el banco. Cuando
el dinero es reclamado, B lo anota en su registro de salarios no reclamados.
17. La compañía no tiene un departamento de Auditoría interno, y los anteriores comentarios
cubren todos los controles existentes.
18. Cuando A y B se van de vacaciones son relevantes por D, otro empleado del
departamento de contabilidad.
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CASO PRÁCTICO
Instrucciones para el desarrollo de la actividad
I. Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes interrogantes:
1. Determinar áreas de oportunidad para Hilados y Tejidos S.A.
Una de las áreas de oportunidad a ser implementadas sería la TECNOLÓGICA para
facilitar el cálculo de las horas de trabajo, además de realizar un mejor seguimiento a los
trabajadores.
Podrían contratarse ASISTENTES CONTABLES para que todo el proceso no esté a
cargo solamente de A y B además de delegar funciones, se desconcentraría la
responsabilidad que manejan sobre todo el proceso.
Analizar la posibilidad de que las remuneraciones sean pagadas de igual manera para
todos, es decir simplificar el proceso y pagar a todos por transferencias bancarias
automáticas.
2. Generar propuesta de mejora en el proceso de control interno.
Los sueldos y salarios del personal operativo deberían estar regidos por una escala
salarial de acuerdo a los estándares de cada país, respetando las horas laborales
diarias y semanales que deban trabajar o caso contrario de acuerdo a las políticas
de la empresa y no así determinados por una sola persona sin previa autorización o
aprobación. Lo mismo sucede con la promoción o aumento de sueldo, esto no
debe estar sujeto a la decisión de una sola persona, lo ideal sería implementar
políticas de promoción ya sea por antigüedad, rendimiento o porque la ley así lo
establece.
Una de las propuestas que se podría implementar en la empresa sería el control de
horas mediante un sistema digital o biométrico, el primero tendría un sistema
monitoreado por tarjetas las cuales solo se entregarían una vez al trabajador quien
diariamente marcaria las horas de entrada y salida, sin tener que cambiar las
tarjetas semanalmente ya que estas podrían sufrir pérdidas o podrían confundirse
con tarjetas de otro trabajador.
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CASO PRÁCTICO
El sistema biométrico tendría la misma función empleando huellas digitales, voz o
algún tipo de detección automática del trabajador. Esto permitiría automatizar el
cálculo de las horas trabajadas, evitando errores y ahorrando el trabajo de los
encargados de contabilidad.
Los talonarios o cheques a ser cobrados en el banco para pagar en efectivo a los
trabajadores deberían ser intransferibles, de esta manera solo A o B podrían
cobrarlos, o en efecto cualquier persona encargada de dicho proceso.
Ya que si sufren robos o perdidas los mismos podrían ser cobrados por personas
ajenas a la empresa.
El dinero cobrado no debería ponerse en sobres transparentes, estos podrían ser
remplazados por sobres de papel u otro material no visible.
Al realizar el pago respectivo se deberían firmar las planillas o dar recibos como
constancia de haber entregado el dinero.
El pago debería realizarse en un punto fijo de la fábrica, de preferencia en un
ambiente destinado solo para el fin, alternando los departamentos a ser pagados.
El dinero no cobrado debería ser devuelto a otra persona y no estar solo a cargo de
A y B.
Las vacaciones de A y B deberían alternarse.
3. Establecer alternativas de acción en caso de falla en el proceso general.
Es de gran importancia contar con todos los datos de los trabajadores entre ellos los números de
cuentas bancarias, en caso de no poder realizar el pago en efectivo se realizaría la transferencia a sus
respectivas cuentas.
Los encargados de contabilidad A y B deberían tener personas a su cargo, las cuales estén al tanto de
todo el proceso que se realiza.
Si en alguna ocasión no funcionan las tarjetas el registro de trabajadores se podría hacer mediante
plantillas por departamento en las cuales cada uno se anote manualmente o caso contrario el
encargado sistematizar los datos en programas para este fin o en hojas simples de Excel, anotando los
datos más relevantes.
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CASO PRÁCTICO
4. Establecer formas de colaboración con otros departamentos para este
tipo de procesos.
El departamento de tesorería podría encargarse del pago de los salarios.
Recursos humanos colaboraría en la escala salarial, promoción y despido de los
trabajadores.
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CASO PRÁCTICO
BIBLIOGRAFIA
Material de apoyo “DD154 – Control Interno” Recuperado de:
[Link]
506918A8AB8E06D7CB0083BE3304BBF2&scoid=647043
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CASO PRÁCTICO
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