ei Algrupacién Cerros de Santa Barbara P.H. BSANea Wit 890.008.810-1 REUNION ORDINARIA - CONSEJO DE ADMINISTRACION f: Sacencetarennen: aietat tor Hora ino: 07:0 am. Hora Fin: 9:53 am. Lager de le rounlén: Sole de Juntos f Acta fio. 475, ASISTENTES ee Por administracion en SUMISER. yo as invitadas 1-302 Luciano Mossali ‘Andrea Chacén (D) 4-402 Lizzabetha Dukon ‘Administradora delegada - Empresa administracion 1-501 Rene Otero Nohemi Romero 2-401 Jorge Umate ! Revisoria Fiscal 3-302 Rodrigo Ibafiez | Martha Pulido | 3.502 Hide de Fajardo | Contadora Tes [ ORDEN DEL DIA 4. Verificacion de quorum | 2. Aprobacién del orden del dia 3. Eleccién del presidente del consejo | 4. Eleccibn de tos consejeras que valdard y aprobaré los pages mensuales 5, Aprobacibn del acta anterior 474 6, Revision de estados financieros con corte a 31 de marzo de 2024 7, Estatus acta de asariblea ordinaria 2024 8. Varios VERIFICACION DEL QUORUM Se establecié el quorum con los miembros del Consejo asistentes a la reunidn, para deliberar y decidir conforme alla ley y el reglamento de propiedad horizontal de la aarupacién. APROBACION ORDEN DEL DIA El consejo propone realizar un cambio en el orden del dia propuesto debido a que quedaron por fuera algunos puntos en el orden del dia; Se propone el siguiente orden del dia: Verificacion de quorum ‘Aprobacién del orden del dia Eleccion de los consejeros principales y suplentes Eleccion del presidente del Consejo Eleccion de ios consejerus que vaidarém y aprobarzn ios pagos mensuaies ‘Acta NroA75. abril 24 de 2024 - Paina 1 de7030 cenpos el Algrupacisn Cerros de Santa Barbara PH. BAIA Wm eonceeniot ‘Se realiza una nueva revision al proyecto de presupuesto 2024, el cual queda aprobado por los asistentes. Don Jorge Umafa solicita que se envié el proyecto de presupvesto al consejo de administracion para que conozcan Ja Ultima version del proyecto de presupuesio. ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2023 {La Sra, Nohemi informa que aun que ya-9e conocer lee estadoe fnancierae con corte @ 24 de diciembre de 2022, have falta los estados financieros comparativos con las revelaciones que serén presentados en la asamblea ‘general ordinaria del 2024, El consejo solicita que se realice por parte del departamento contable e! envio de dicha informacion lo mas pronto posible. VARIOS mantenimiento del CCTV, cerca perimetral y grabacion en la nube debido a que en la presente seman internet y equipos propios de RCM. Por ahora se concluye que la colizacion de mantenil fio obsante, ia revisora fiscal propone que pues, aunque la cotizacion del man claro. K b. Revision ETB y DIR intemet con ETB, en razén por la cual se ge club y de la oficina de adi Dario Arelianos - contr dministracibn y la sala ializa que realizamos una validacion de los tres planes de n unos paquetes que no tiene sentido tener en la copropiedad, la administracion la cancelacion de las cuentas de ETB de la casa istracion con el fin de minimizar la partida de servicios piblicos, por ahora el sr. ta realizara la cotizacién del cableado en fibra desde la porteria hasta la tas Se finaliza fa reunion siendo fas 9:45 a.m. En constancia firman, Rene Otero Andrea Chacon Prado Presidente Consejo seoretaria ‘Acta NroA74- mirzo 20 de 2024 -Pagina 3 de33. 5. ee Algrupacion Cerros de Santa Barbara PH. H Nit. 830.009.810-4 BARN 6. Aprobacién del Acta Anterior 474 7. Revision de Estados Financieros con 31 de marzo de 2024. 8. Informe de revisora fiscal 3. Renovacion personeri joridica 10, Estatus Acta Asamblea Ordinaria 2024 11, Varios Se aprueba por unanimidad de los asistentes el orden del dia propuesto para la presente sesion. ELECCION DE LOS CONSEJEROS PRINCIPALES Y SUPLENTES Se realiza la presentacion de los nuevos consejeros sefiores: Hilde Fajardo y Rodrigo Ibéfiez. Se validan la disponibilidad de los consejeros para proponer los principales y suplentes, asi Consejeros Principales: Torre y Apartamento Luciano Mossai 1-302 Jorge Umafia 2.101 Rene Otero 1-501 Consejeros Suplentes: Torre y Apartamento izzabetha Dukon 1-402 Rodrigo Ibaiiez 3.302 Hilde de Fejarda 3502 ELECCION DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO El consejo agradece la labor efectuada por Don Rene Otero como presidente dentro de la vigencia 2023, Don Rene manifesta que es bueno darle un nuevo respiro a este cargo, argumenta que continuara apoyando la labor desde cconsejero, pero considera que debemas refrescar con un nuevo presidente, Se propone por parte de los consejeros postular al sefior Jorge Umatia en calidad de presidente del consejo. - Se _aprueba por unanimidad de los asistentes la correspondiente postulacién. ELECCION DE LOS CONSEJEROS QUE VALIDARAN Y APROBARAN LOS PAGOS MENSUALES on Luciano manifesta que dada la buena labor que desemperia la Sra. Lizzabetha y el Sr. Jorge Umavia dentro de este cargo. se propane que cantiniien efactuanda el pracesn de revisién de los pagas del coniunto. En este ‘sentido se continua con el proceso de que Ia revisora fiscal emita sus observaciones sobre los pagos antes de pasar a validacion del consejo taly como se efectia siempre. ‘Acta NroAT5- abi 24 de 2024 Paaina 2 de 7031 crgpos eR Agrupacién Cerros de Santa Barbara PH. Baanen ‘Nit. 830,009.810-1 E\ consejo manifiesta que esta labor se viene efectuando de forma manual, debido a que a la fecha no han llegado los tokens y no se ha podido establecer un procedimiento. Se solicita que Sumiser realce la gestiin de los tokens para aprobacién, asi como también establecer dicho procedimiento de pagos por parte del consejo, debido a que a la fecha solo tenemos el token de giro que se manejadirectamente desde la gerenciafinanciera, 6. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR 474 La Sra. Andrea Chacén administradora delegada, da lectura del acta de consejo anterior. El consejo reaiza modificaciones en algunos parrafos de manera gramatical Se da aprobacion al acta de consejo 474 por unanimidad de los asistentes. 7. REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS A CORTE DE 31 DE MARZO DE 2024 La Sra. Martha Pulido realiza la presentacion de los estados financieros con corte a 31 de marzo de 2024, se dan aclaraciones sobre los recursos disponibles y el estado de la ejecucion presupuestal ala fecha. El consejo de administracion aprueba por unanimidad de los asistentes los estados financieros con corte a 31 de marzo de 2024, 8. INFORME DE REVISORIA FISCAL La Sra. Nohemi Romero revisora fiscal realiza la presentacion del informe de revisoria, el consejo de administracion expone su preocupacién sobre las observaciones emitidas por la revisoria fiscal en donde todos los meses se dejan las mismas observaciones sin avance, el consejo de administracion propone a partir de la fecha que se copier denou de fas acias de consejo de axiministracion todas fas vbservaciones emiias ent ios infonmes de revisoria, A continuacion, se reportan las observaciones correspondientes: 1. Verificacién y validacién saldos cuentas bancarlas Cuenta Comiente Banco fat No Saldo contable $ 69.661.863, verificado con extracto bancario y los movimientos correspondieron a: Recauidas: cuotas de adminisiracién y servicio agua caldera par valor tata de: Apto 1-101 $ 3.214.454 Apto 2-601 $ 3.842.700 Pagos: Servicios publicos (gas y energia) $ 17.583.230 Cuenta Comente Bancolombia No 5534 Saldo contable $ 16.084.452, verificado con extracto bancario, no refleja movimientos en el mes. Cuenta de Ahorros Banco Ita No 1679-2 ‘Acta NroA75- abjil24 de 2024-- Pagina 3.de7ervicios publicos (gas, directv, gastos laborales, retenci de § 2.238.000 en a fuente), por valor total Cuenta De Ahorros Renta tad No 0359. Saldo contable $ 8.051.240, verificado con extracto bancario, no refleja movimientos relevantes en el mes. Cuenta de Ahorros Bancolombia No 3116 Saldo contable $ 90.491.501, verificado con extracto bancario y los movimientos correspondieron a: Recaudos: cuotas de administracién, servicio caklera, intereses y otros menores por valor total de § 171.404.664 Pagos: a proveedores por gastos de funcionamiento, mantenimientos, servicios publicos, laborales, de némina y otros menores por valor total de: $ 86.455.702 A nivel de pagos siguen pendientes los siguientes que vienen del afio anterior y refiejados en cuentas por pagar. Ce 7387 Julio § 277.258 Ecomabithoz- transferencia rechazada por el banco Ce 7492 Nov $ 1.972.929 Mitsubishi, servicio mes de noviembre, pendiente aclarar periodicidad del servicio. Ce 7514 Dic $ 2.938.379 Seguridad en tinea, pendienie desconiar mayor vaior gitado $ 569.040 en Sept, por error al invertir pago de Ia Asociacién Nadesba §$ 1.548.700 con el de Seguridad en linea $ 979.660. Reitero la recomendacién de aclarary sanear dichos pages. Fiujo de caja: total recureas en cuentas bancorias $ 184.307.447 respaldan onan romeo mans Recursos recoucbdoe cot exaorsnanarecaudece-amicho $44 353062 1 | [Fie phe s zome | | eects smi} | province artes vcecones pa, eset) 5 somes | cp eb eperes cies sara | | tose eens sesceeens | Se mantienen las recomendaciones de: + Cancelar cuentas bancatias no necesarias + Trasladar recursos del fondo de imprevistos en cuenta o inversi6n separada + Trosiadar recuses no necesarius en ei cory plac a Cuenta de inversion que generar rentabilidad sin incur en riesgo. ‘Acta Nro.A7S- abil 24 de 2024 Panina 4d 7032 Elsatdo en cuentas por 9.246.150 Variacién con respecto al mes de febrero: disminucién en $ 7.603.983, Elsaldo relevante figura a cargo del apto: 3 401 $ 9.246.150 El saldo de consignaciones por identificar disminuye en $ 2.262.200, quedando un saldo de $ 2.497.900 Afio 2021 Banco Itav $ 400.000 ‘Afio 2022 enero 14 2022 Bancolombia $ 1.539.900 mayo 23 2022 Banco Ita $ 558.000 ihe a: Cuctes de adrrinisirarcién § comespondienie a En cuenta de Anticipos y Avances, tegatizar ¢i,rubro de $ 2 ‘a cargo de Construcciones y interventoria obra puentes y queda saldo de $ 625.321 Decoraciones 3. verificacién del cumplimiento de obligaciones La administracién viene cancelando dentro de! mes las principales obligaciones por gastos de funcionamiento, mantenimientos y servicios, el saldo que se refieja $ 16.081.265, corresponde a: Servicios pUblicos, gastos menores y retencién en la fuente $ 10.892.099 a pagar en el mes de abril Pagos pendienies meses aniieriores $ (retacién mencionada en punto de bances}. 4, Saldos y movimientos de fondos * Fondo obra extraordinaria 2023, refleja afectacién en el mes de $ 21.961,021, por concepto de legalizacién anticipo interventoria obra puentes y queda un saldo por utilizar de $ 44.353.692 * Fondo para mantenimientos, con un saido acumulado de $ 22.216.121, y mensuaimente se viene incrementando y esté respaldado en bancos. * Fondo de Imprevistos, con un saldo de $ 70.936.231, el cual igualmente se viene incrementando mensvalmente y se encuentra respaldado en bancos. e . Analisis de ejecucién presupuestal Ala fecha se espera reconocimiento de ingresos y ejecucion de gastos del 25% Los ingresos por cuotas de administracién se ajustan al porcentaje esperado. Las gastos en sii mayaria igualmente estén ejecuitadas dentro del porcental pero se dejan las siguientes excepciones. « Fumigaciones, ejecutado en § 170.000, equivale al 50% del presupuesto anual Elementos eléctricos, ejecutado en § 2.398.000. equivale al 158% del presupuesto anual. ssperado, ‘Acta NroA75- abil 24 de 2024 -Pagiva § de 7exugas E) Angrupacion Cerros de Santa Barbara P.H. ‘Nit, 830.009.810-1 Baniaits Otros temas de auditoria Los siguientes temas recomendados estan pendientes: Entrega de contratos actualizados de todos los contratistas fijos del conjunto, con soportes requeridos como pélizas en donde se requiera. Organizar carpetas contables con informes debidamente firmados, se recomienda empastar hasta el afio 2023. Adelantar tramite de cerlificacién de la Representacién Legal, se ha venido solicitando la Ultima cerlificacién, pero no ia he recibido Por ultimo, solicito hacer llegar paz y salvo solicitados de proveedores y contratistas. Se requiere que la administracion gestione: © Canceiacion de cuentas de TAU y retro de fondus con cheque de gerencia para consignar en Sancoiomtbia + Revision de Bancolombia para gestién de tokens y defincion y puesta en marcha del procedimiento para pagos + Pedir copia de la transferencia de los pagos que se encuentran sin identficar para validar la persona a la que se le pueden aplcar. Hablar con los dos propietaros que consignan en ITAU para que dreccionen su page a Bancolombia ‘tender las recomendaciones de la revisoria en cuanto a los pagos pendientes de Ecohambithoz, Seguridad en Linea, Nadesba ‘* _Enelitem de vida colectiva, se requiere cambiar e! nombre y dejarlo: Poiza de Areas Comunes para no generar confusiones. 9. _ RENOVACION PERSONERIA JURIDICA La Sra. Andrea Chacin administradora delegada, informa que, ante la recomendacién de la renovacion de la peroneria jurilica, debemes dejar centada la correspondiente aprobacion para proceder a validar la gestién ante la alcaldia local de chapinero, El consejo de administracion aprueba la renovacion de la personeria juridica asi: uo sone Luciano Mossali Aprobada Jorge Umaiia ‘Aprobada Rene Otero ‘Aprobada. Lizzabetha Dukon ‘Aprobada Rodkigo Ibaiiez ‘Aprobada Hilde de Fajardo ‘Aprobada ‘Acta NroA75. abril 24 de 2024- Pasina 6 de 710. 1. 033 ouggns Sl Algrupacion Cerros de Santa Barbara PH. Baan ee ESTATUS ACTA ASAMBLEA ORDINARIA 2024 La Sra. Andrea Chacén administradora delegada, informa que el acta se encuentra en proceso de redaccién y proyecta enviar el acta a la comision verificadora el 29 de abril de 2024. VARIOS Objetivos consejo vigencia 2024: Don Rene propone que debido a que este atio se cumplen los 30 atlos de la Ccopropiedad, que se revise en el mes de septiembre la celebracion de los cumpleatios del conjunto, Por lo que solicita que se gestione una fiesta de integracién, ‘Ahorros de energia: Don Jorge solicita que se generen practicas de epagado de luces en la casa club, asi como el inventaro de las luces halégenas de los tabacos y perimetrales (luces de jardin). Adicionalmente circularizar sobre ls ahorros de ayaa y anergia Parque de Nitios: Se requiereiniciar las cotizaciones de un satarn, adicionalmente se requiere poner finaizando el rodadero una placa de caucho para amortizar a caida de los nfs. Banca entrada porteria: El consejo soliita compra de la hanca de entrada de porteria ‘Asamblea Extraordinaria: Se propone que convoquemos asamblea extraordinaria para el 23 de mayo a las 6:30 de forma virtual con el fin de conformar el comité de omato y conservacion arquitectonica de acuerdo al mandalo de la asamblea de! 30 de enero de 2024; Importante enviar convocatoria de recepcion de hojas de vida con cierre del 15 de mayo de 2024. ‘Se propone reunién de consejo de administracién para el proximo miércoles 22 de mayo de 2024, se ciewra la presente sesion a las 9:53 am. y en constancia firman, aria Presidente Conseio secretaria ‘Acta NroA75. aby 24 de 2024- Pagina 7 de 7