Proyecto 2.
Práctica de archivo
Introducción:
En el entorno laboral de un despacho u oficina, la organización y el manejo adecuado de
la información son fundamentales para el buen funcionamiento de las actividades
administrativas. Una de las prácticas esenciales para lograrlo es el archivado de
documentos, ya que permite conservar, clasificar y recuperar la información de manera
eficiente. Cabe recalcar que durante mi servicio social en el área de archivo, tuve la
oportunidad de conocer más a fondo de cómo funciona el manejo y la organización de
documentos, yo la verdad no tenía mucha idea de todo el proceso de archivar o todo lo
que se hace, por lo que al principio estaba un tanto confundido de que tanto se hacía,
aún así a pesar de estos inconvenientes el contador que estaba a cargo de mí, me ayudó
y apoyo con total amabilidad.
Algo que me llamó la atención fue la forma en la que se clasifican los documentos, pude
ver que hay un sistema establecido para organizarlos, que puede basarse en el nombre
del titular, la fecha del trámite o el tipo de documento, este orden es esencial para que la
búsqueda sea más rápida y eficiente, evitando la pérdida o el extravío de información
importante.
Por último, está experiencia me permitió comprender la importancia del archivo como
parte esencial del funcionamiento de cualquier oficina o institución. Más allá de la
simple acción de guardar papeles, archivar implica mantener un control detallado y
organizado de la información, lo que garantiza su disponibilidad y preservación a lo
largo del tiempo.
Datos generales de la empresa:
Nombre: Despacho Martín y asociados.
Ubicación: Súper manzana 72, Manzana 8, Lote 15, calle 36.
Horario: 9 am a 2 pm y de 5 pm a 8 pm.
Responsable: Jorge Alberto Martín Chuc.
Actividades que realice durante mi práctica:
En el primer día, primero se presento conmigo el lic. Martin, de igual manera yo me
presenté ante el, hablamos un poco y después me puso la primera actividad que era
revisar la opinión de cumplimiento de los contribuyentes, ver si tenían deudas o no.
Esto se debe a que el contador estaba muy atrasado al igual que sus otros colegas, ya eso
me vine enterando después, mientras yo estaba haciendo una lista de estás personas que
poseían deudas ante el fisco.
Luego de acabar con esto, el contador me puso a descarga las CIF de los contribuyentes
que tenia a cargo, o sea su constancia de situación fiscal. Terminando está tarea, me
puso otra nueva que era entrar al buzón tributario de sus asociados, ver si tenían
notificaciones de deudas, luego de culminar, me explico que había otro buzón que era el
del SATQ, partiendo de eso, me puse a revisar este buzón, a ver si una vez más, tenían
notificaciones o deudas con el estado. Al termina la actividad, me puso ahora sí, algo
más “pesadito”, que era realizar declaraciones mensuales de los contribuyentes que
tenía a cargo, esto lo hacía con una tabla que contenía básicamente sus gastos dentro del
mes y como también tenía un tipo de software especial donde tiene recopilado datos
contables de esas personas, basándome de aquellos datos, realizaba esas declaraciones,
además que el hacerlos requería de un formato, se llamaba “DIOT”, bueno, pasa que
hacer esto si que ocupaba de más tiempo y si que era algo molesto de hacer, aquí es
donde aprendí más, la verdad. Al final, pues ya me puso archivar como se supone que
debió ser desde un principio, solo que como dije anteriormente, estaban atrasados. El
proceso para archivar era, tener impreso reportes donde tenían recopilados datos
contables de aquellas personas, folders, perforadora y broche para archivo. La cosa era
de la siguiente manera: solo tenía que perforar los papeles, poner la brocha en el folder
y listo, termine de archivar. Y pues bueno, en resumen esto fue lo que hice, gracias por
su comprensión y lectura.
Ciclo de vida de un documento:
Durante mi servicio social, yo no pude observar con claridad el ciclo de vida de cada
documento pero si vi un poco de algunos procedimientos, pero estos son los pasos por
los que pasa.
Creación o recepción: El ciclo comenzaba con la elaboración del documento, a base de
datos que tenían que proporcionar aquellos socios del después.
Clasificación y registro: Una vez recibidos, los documentos eran clasificados según su
tipo, se organizaban en expedientes identificados con el nombre de las partes o un
número de referencia, dentro de cada expediente se incluían anexos relevantes, como
identificaciones oficiales, escrituras o comprobantes de pago.
Uso y consulta: Durante la fase activa, los documentos eran utilizados para, trámites
legales o consultas internas, solo el personal autorizado podía acceder a estos archivos,
ya que contenían información confidencial, para llevar un control, se registraba quién
consultaba el documento y la fecha en que lo hacía.
Almacenamiento: Después de su uso activo, los documentos eran archivados, se
guardaban en carpetas o cajas debidamente etiquetadas con el tipo de documento las
fechas relevantes y las partes involucradas. La empresa digitalizaba los documentos
como respaldo adicional.
Conservación: Debido a la naturaleza legal de los documentos, la empresa los
conservaba por períodos prolongados, que son máximo 10 años.
Durante mis prácticas me di cuenta que si conservaban los archivos por muchos años ya
que estaba lleno de carpetas en todos lados y también suelen pasarlo a una base digital
para facilitar su búsqueda, es un proceso muy largo y siempre deben de estar bien
conservados, el ciclo de vida sirve para que no se desechen una vez terminado ya que, el
documento podría ser solicitado por la persona en cualquier momento.
Mobiliario y equipo de oficina:
Durante mi estancia, pude observar el mobiliario y el equipo de oficina con el que
contaban para llevar a cabo sus actividades diarias, el lugar estaba organizado de forma
un tanto ordenada para facilitar la búsqueda de archivos. Contaba con escritorios lo
suficientemente amplios para que los empleados realicen la redacción, revisión y
organización de documentos, también había mesas auxiliares para colocar documentos,
carpetas o equipo adicional. En la zona de los archivos, había varios archiveros
metálicos que permitían almacenar y organizar los archivos. Habían archiveros
horizontales y verticales, contaban con muchas estanterías para almacenar los archivos,
muchas cajas de almacenamiento, también contaba con una gran impresora y elementos
básicos como engrapadoras, tintas, clips, etc.
Escritorio y computadora de la oficina Archivero
Segundo escritorio y computadora. Tercer escritorio y computadora
Cuarto escritorio y computadora
Conclusión:
Está fue una experiencia agradable me gustó demasiado aprender algo nuevo, aunque
fueron tareas sencillas por el tiempo en el que estuve, las personas que laboran ahí son
muy amables, yo esperaba trabajar con demasiados documentos a lo largo de mi
estancia pero como era corto el plazo no fue posible. Las pocas tareas que realice fueron
una buena experiencia porque yo antes no sabía realizar nada de eso, si fue un poco
estresante al inicio porque no sabía hacer nada de eso y me daba un poco de pena
preguntar, pero al final tenía que hacerlo para no equivocarme, esperaba ver todo un
procedimiento desde el inicio de un documento hasta su final pero eso no era posible,
también quería aprender a hacer muchas más cosas como usar aquel software contable
para hacer lo que es poliza, balance, estado de resultado, etc. Pero lamentable no pude la
verdad está fue una experiencia única y espero volver allá, pero está vez como
empleado.
