GUÍA GENERAL PARA LA

PRESENTACIÓN DE LA
PLANIFICACIÓN ANUAL DE
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRIMARIA

Elaborado por:

Departamento de Control General de

Gestión Documental y Archivo

Quito, diciembre de 2021

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FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Nombre / Cargo Firma

Firmado electrónicamente por:

Sgos. Nilo Javier Acosta Pusdá / Analista NILO JAVIER
de Gestión Documental y Archivo ACOSTA

Sgos. Marco Patricio Molina Lanchi / Firmado electrónicamente por:

MARCO
Analista de Gestión Documental y PATRICIO
Archivo MOLINA LANCHI

Sgos. Karen Lisette Quiñónez Cuero /

Analista de Gestión Documental y Firmado electrónicamente por:

KAREN LISETTE
Archivo QUIÑONEZ CUERO

Cbop. Edwin Fabián Terán Morán / Firmado electrónicamente por:

Elaborado por: Analista de Gestión Documental y EDWIN FABIAN

TERAN MORAN
Archivo

Cbop. Ángel Giovanny Tinoco Pacha / Firmado electrónicamente por:

Analista de Gestión Documental y ANGEL

GIOVANNY
Archivo TINOCO PACHA

Cbop. Diana Carolina Pumisacho Parra / Firmado electrónicamente por:

DIANA CAROLINA
Analista de Gestión Documental y PUMISACHO PARRA

Archivo

Cbop. Franklin Vinicio Quinatoa Chizaiza / Firmado electrónicamente por:

FRANKLIN VINICIO
Analista de Gestión Documental y QUINATOA
CHICAIZA
Archivo

Mayr. Daniela Bernarda Tobar Quevedo /

Revisado y Firmado electrónicamente por:

DANIELA
Jefe Departamento de Control General BERNARDA TOBAR
Aprobado por:
de Gestión Documental y Archivo QUEVEDO
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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................................................................... 5
ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................................ 5
RESPONSABLES ...................................................................................................................................... 5
NORMATIVA LEGAL ............................................................................................................................... 5
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................................................ 7
LINEAMIENTOS GENERALES ................................................................................................................... 9
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL
DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA .................................................................................... 11
ESTRUCTURA Y GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL PRIMARIA. ................................................................................................................... 12
FORMATO DE PLANIFICACIÓN (ANEXO) ............................................................................................... 17
FORMATO DE ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA (ANEXO) ...................................... 17
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GUÍA GENERAL PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

ANUAL DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

INTRODUCCIÓN

Este instrumento constituye una guía general para la elaboración y

presentación de la planificación anual de transferencias documentales
primarias. Debe utilizarse en cumplimiento a la normativa institucional, como
base para el desarrollo y aplicación de la normativa nacional vigente en materia
de archivo.

La finalidad es que dentro de la Policía Nacional exista parámetros precisos y

adecuados a través de un modelo predeterminado de planificación para
operativizar el proceso de transferencia documental primaria desde los archivos
de gestión (Departamentos, Secciones, áreas o grupos) a la Sección Archivo
(Archivo Central) de cada unidad policial, de acuerdo a su estructura posicional,
luego de cumplir con el tiempo de conservación documental establecido para
las series y subseries en la Tabla de Plazos de Conservación Documental en
cada unidad productora. Este proceso permite establecer los controles
necesarios en el ciclo vital de los documentos luego de que los procedimientos
previamente aprobados, sean legales, y se encuentren amparados en el
cumplimiento de la norma y no en disposiciones ambiguas que van en contra
de la legalidad.

Estos lineamientos se basan en la aplicación de la Regla Técnica Nacional

para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, la cual dispone
en el numeral 2 del artículo 15, lo siguiente “Supervisar el cumplimiento de lo
establecido en esta Regla Técnica, los planes y proyectos que contribuyan a la
conservación del acervo documental y la aplicación de la política institucional
en materia de gestión documental y archivo”; así como lo dispuesto en el
Reglamento para la Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional, en
cuyo numeral 7 del artículo 7, establece “Proponer lineamientos, directrices y
otros instrumentos técnico- legales para la valoración, preservación y baja
documental en los archivos institucionales”.

Finalmente, se incluye el formato de planificación, así como también el formato

del acta de transferencia documental primaria, difundida mediante Telegrama
No. 2021-0481-SECDIF-DSOP-DNATH-PN, de fecha 28 de agosto de 2021,
dicho formato permite estandarizar la formalidad de lo actuado al momento de
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la entrega de la información por parte de los archivos de gestión de cada

unidad productora a la Sección Archivo (Archivo Central) de la unidad policial.

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a los Archivos Centrales de las unidades policiales un esquema

metodológico práctico para la elaboración de parámetros precisos y adecuados
a través de un modelo predeterminado de planificación para operativizar el
proceso de transferencia documental primaria.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Proveer el esquema paso a paso de cómo elaborar la Planificación

Anual de Transferencia Documental Primaria.

 Estandarizar institucionalmente a nivel nacional el proceso de

transferencia documental primaria en los Archivos Centrales de cada
unidad policial.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía está dirigida y será de uso y cumplimiento obligatorio, para la

Sección Archivo (Archivos Centrales) de todas las unidades policiales a nivel
nacional, para estandarizar sus criterios en la disposición, planificación,
aprobación, coordinación, ejecución y resultados de las transferencias
documentales primarias.

RESPONSABLES

La aplicación, supervisión y ejecución de la guía general para la presentación

de la planificación anual de transferencia documental primaria, será de
responsabilidad de los Directores, Comandantes y Jefes de las distintas
unidades policiales a escala nacional.

NORMATIVA LEGAL

Constitución de la República del Ecuador

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Art. 92.- Toda persona, por sus propios derechos o como representante
legitimado para el efecto, tendrá derecho a conocer de la existencia y a
acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de datos
personales e informes que sobre sí misma, o sobre sus bienes, consten en
entidades públicas o privadas, en soporte material o electrónico. Asimismo,
tendrá derecho a conocer el uso que se haga de ellos, su finalidad, el origen y
destino de información personal y el tiempo de vigencia del archivo o banco de
datos.

Código Orgánico Administrativo, Registro Oficial Suplemento 31 de 07-

jul.-2017

Art. 12.- Principio de transparencia. Las personas accederán a la información

pública y de interés general, a los registros, expedientes y archivos
administrativos, en la forma prevista en este Código y la ley.

Art. 95.- Archivo. Las administraciones públicas organizarán y mantendrán

archivos destinados a:
1. Conservar digitalizados, codificados y seguros los documentos originales o
copias que las personas, voluntariamente o por mandato del ordenamiento
jurídico, agreguen a dichos repositorios.
2. Integrar la información contenida en los diferentes repositorios a cargo de
cada una de las administraciones públicas.
3. Facilitar, por medios informáticos, el acceso de las distintas administraciones
públicas al ejemplar digital del documento agregado a un repositorio en los
casos en que las personas lo autoricen y lo requieran para aportarlo en un
procedimiento administrativo o de cualquier otra naturaleza.

Art. 148.- (…) Las administraciones públicas organizarán y mantendrán los

archivos públicos de conformidad con la regla técnica nacional.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los

Archivos Públicos, Acuerdo No. SGPR-2019- 0107

Artículo 47.- Transferencias documentales. - El ciclo de vida de los

expedientes se gestionará mediante las transferencias documentales de
acuerdo al cumplimiento de los plazos según lo establecido en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental; las trasferencias pueden ser primarias al
pasar del Archivo de Gestión al Archivo Central, secundaria del Archivo Central
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al Archivo Intermedio y final del Archivo Intermedio al Archivo Histórico,

siempre que corresponda.

Artículo 48.- Transferencia primaria. - Establece el procedimiento para llevar

a cabo la transferencia primaria.

Acuerdo No. 013-CG-2019 de la Contraloría General del Estado: Reforma a

las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector
Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan
de recursos públicos.

Art. 2.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de

respaldo y su archivo”, por la siguiente:

“La máxima autoridad dispondrá la adopción e implementación de políticas y

procedimientos para la conservación y mantenimiento de archivos físicos,
magnéticos y/o digitales, en atención a las disposiciones técnicas y jurídicas
vigentes, así como incentivar los procesos de digitalización de la información.

Para efectos del ejercicio de las actividades de control, la documentación

generada mediante archivos digitales, electrónicos o desmaterializados,
tendrán el mismo valor jurídico que los documentos físicos.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental de sus operaciones,

suficiente, pertinente y legal. La documentación sustentatoria de transacciones
financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales estará
disponible en formato físico, o en medios magnéticos, electrónicos o
desmaterializados y se utilizará para acciones de verificación o auditoría, así
como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus
derechos. (…).

Reglamento para la Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional,

publicado en la Orden General 081, de 29 de abril de 2021.

Artículo. 39.- Transferencia Primaria. - Es el procedimiento que se efectúa

desde el Archivo de Gestión hacia el Archivo Central en cada dependencia
policial (…).

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
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Para efectos de tener el conocimiento unívoco sobre la terminología empleada

en este documento, se establecen las siguientes definiciones:

Archivo central. - Es el archivo que consta como “Sección Archivo” del

Departamento de Apoyo Operativo de todas las unidades de la Policía
Nacional, detalladas en su estructura orgánica.

Archivos de gestión. - Comprende toda la documentación integrada en

expedientes, generada por las unidades administrativas o unidades
productoras, que es sometida a continua utilización y consulta.

Custodia. - Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada

conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera
que sea la titularidad de los mismos.

Documento de archivo. - Es aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurídico, fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias.

Expediente. - Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto

o negocio. Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado
por un peticionario o por la misma Entidad, con ordenamiento cronológico,
construcción lógica en la que tienen explicación las distintas actuaciones, pues
se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.

Fondo documental. - Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato y

soporte, acumulados y producidos por una entidad, en el ejercicio de sus
actividades y funciones.

Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD). - Es un cuadro

descriptivo que establecerá para cada serie documental los plazos de
conservación de acuerdo a sus valores documentales y determinará el destino
final de la documentación.

Transferencia primaria. – Es la acción de traslado de los documentos desde

los archivos de gestión de cada una de las unidades productoras al archivo
central.
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Unidad productora. - Es el departamento, sección o área que produce, recibe

y conserva la documentación en el ejercicio de sus funciones.

LINEAMIENTOS GENERALES

Las transferencias documentales que se realicen al Archivo Central deberán

canalizarse atendiendo los siguientes lineamientos:

 Como archivo central de cada unidad policial, para la ejecución de las

transferencias documentales primarias, deberán contar con un área de
almacenamiento o repositorio documental adecuado para la custodia,
preservación y mantenimiento de los archivos, conforme establece la
normativa vigente en materia archivística.

 Las transferencias de documentos al Archivo Central se harán

respetando la respectiva programación establecida y aprobada para tal
actividad y para cada unidad productora, de lo contrario no serán
recibidos.

 La transferencia de documentos implica solamente el traspaso de

responsabilidad de custodia, en ningún caso la operación de
transferencia significará el traslado de la responsabilidad de la gestión
derivada del procedimiento utilizado por la unidad administrativa
productora, ya que cada unidad mantiene dicha responsabilidad hasta el
momento en que:

a. Se extingue su valor administrativo,

b. Los documentos adquieren valor histórico,
c. Se procede a su eliminación, de acuerdo a lo establecido para cada
serie documental en la tabla de plazos de conservación documental.

 Las transferencias de documentos al Archivo Central, en el caso de

documentación física se harán exclusivamente en las cajas
reglamentarias. Los responsables de Archivos de Gestión de cada
unidad administrativa al momento de tener preparada una transferencia
documental deberán solicitar al responsable del Archivo Central el
número de cajas a utilizar según la cantidad de documentos a transferir.
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 Las transferencias de documentación digital y electrónica se realizarán a

través del sistema de gestión documental, de existir, o a su vez
utilizando medios tecnológicos, como discos duros, entre otros, que
permitan el almacenamiento y la preservación de la información.

 El inventario documental deberá ser pormenorizado, el cual deberá

elaborarse en forma física y además enviarlo o entregado al Archivo
Central en digital Excel a través de correo electrónico u otros medios
tecnológicos.

 Las transferencias de documentos de los Archivos de Gestión, deberán

convertirse en un traslado ordenado, clasificado e inventariado de las
series y subseries documentales, que habiendo finalizado vigencia
administrativa y cumplido su tiempo de conservación establecido en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental, se remiten al Archivo
Central. Se observará el presente ejemplo de proyección para
transferencia documental primaria.

Fecha de cierre Tiempo de conservación en Fecha de

de expedientes Archivo de Gestión según la transferencia
serie o subserie documental documental primaria
1 año Año 2022
Año 2020 2 años Año 2023
5 años Año 2026
1 año Año 2023
Año 2021 2 años Año 2024
5 años Año 2027
1 año Año 2024
Año 2022 2 años Año 2025
5 años Año 2028

 No deberán incluirse en las transferencias documentales los siguientes

documentos:

a. Fotocopias de originales ya ubicados en el archivo o que existan en

la Dependencia.
b. Anotaciones inservibles, tal como agendas personales, libretas
personales, etc.
c. Borradores de informes reemplazados por informes definitivos.
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d. Fotocopias de boletines, acuerdos, rendiciones de cuentas, manuales

y otros que hayan sido empleados con fines informativos durante la
tramitación.
e. Todo documento que no constituya parte de un expediente reglado, o
que carezca de relevancia para los diferentes usuarios.

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y

EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL PRIMARIA

Se deberán cumplir de manera obligatoria y explícita los siguientes parámetros:

Los Analistas, Técnicos o Encargados de la Sección Archivo (Archivos

centrales) de las unidades policiales que vayan a ejecutar transferencias
documentales primarias deberán elaborar cada año, los primeros 20 días del
mes de enero, la Planificación anual de transferencia documental primaria y
canalizar a través del Jefe del Departamento de Apoyo Operativo o quien haga
sus veces la revisión y obtener la respectiva aprobación por parte del titular de
la unidad policial y su posterior difusión y socialización.

El Jefe del Departamento de Apoyo Operativo o quien haga sus veces será el
responsable de sentar la firma de revisado por, luego de verificar que la
planificación de transferencia documental primaria se encuentre alineada a la
normativa vigente en materia archivística y a las directrices emitidas por el ente
rector de gestión documental institucional, de encontrar errores dispondrá que
se realicen las correcciones pertinentes.

El Director, Comandante o Jefe de la unidad policial, tendrá conocimiento de la

planificación y aprobará mediante documento suscrito con firma original; a la
vez comunicará, socializará y dispondrá por escrito a todas las unidades
productoras la ejecución de las transferencias documentales primarias acorde
al cronograma de trabajo establecido.

Los custodios de los archivos de gestión elaborarán el inventario de

transferencia documental primaria en soporte físico y digital en Excel, el cual
será revisado, aprobado y suscrito por el jefe de la unidad productora.

Los custodios de los archivos de gestión, conjuntamente con los Analistas,

Técnicos o Encargados de la Sección Archivo (Archivos Centrales) de las
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unidades policiales y los jefes de cada unidad productora suscribirán las actas
de trasferencia documental primaria, luego del cotejamiento de los documentos
transferidos conforme al inventario previamente elaborado y suscrito por las
partes.

Los Analistas, Técnicos o Encargados de la Sección Archivo (Archivos

Centrales) de las unidades policiales, luego de la ejecución y finalización de la
planificación de transferencia documental, elaborarán el informe final del
proceso de transferencia documental primaria para conocimiento del Titular de
la unidad policial.

El Director, Comandante o Jefe de la unidad policial, mediante oficio remitirá

anualmente y de forma digital el informe del cumplimiento del proceso de
transferencia documental primaria al Comando General, para el respectivo
seguimiento y control por parte del ente rector de la gestión documental
institucional.

ESTRUCTURA Y GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

ANUAL DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA.

Los Analistas, Técnicos o Encargados de la Sección Archivo (Archivo Central)

de las unidades policiales observarán y se regirán a la siguiente estructura y
guía para la presentación de la planificación anual de transferencia documental
primaria.

1. DATOS INFORMATIVOS

1.1 Nombre de la Planificación

El nombre de la planificación debe ser claro, responder a las preguntas, ¿qué

se va hacer? Por ejemplo: Planificación, ejecución, socialización,
determinación; además debe tener un objeto, que corresponde a la pregunta
¿sobre qué? y especificar el lugar que responde a la pregunta ¿dónde?

1.2 Titular (Director, Comandante, Jefe) de la unidad policial

Indicar el grado, nombres y apellidos completos del Director, Comandante o

Jefe de la unidad policial.
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1.3. Jefe Departamental

Indicar el grado y nombre completo del jefe del Departamento del cual depende
la Sección Archivo (Archivo Central) de la unidad policial, de acuerdo a su
estructura posicional.

1.4 Unidad productora

Indicar el nombre de la oficina administrativa a la cual pertenece el responsable

de la elaboración de la planificación, en este procedimiento sería la Sección
Archivo (Archivo Central) de la unidad policial.

1.5 Responsable de elaboración

Indicar el grado y nombre completo del responsable directo de quien elabora y

suscribe la planificación, en este procedimiento sería el Analista, Técnico o
Encargado de la Sección Archivo (Archivo Central) de la unidad policial.

1.6 Responsables de ejecución

Indicar de forma general los responsables del cumplimiento y ejecución de la

planificación, en este procedimiento sería, archivos de gestión y archivo central.

1.7 Lugar de ejecución

Indicar el lugar específico donde se ejecutará la planificación, ejemplo:

Repositorio del Archivo Central, ubicado en el primer piso del Distrito de Policía
Eloy Alfaro, parroquia, cantón, provincia.

1.8 Número de Planificación

Describir el número de la planificación, o código de referencia, utilizando las

acrónimos y nomenclaturas institucionales reglamentarias, respetando su
jerarquía. Ejemplos: PN-DPEE-ARCH-2021-001; PN-SZMS-ARCH-2021-001.

1.9 Fecha de Inicio

Indicar la fecha de inicio de ejecución de la planificación acorde al cronograma

de transferencia documental primaria.
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1.10 Fecha estimada de Finalización

Indicar la fecha de finalización de la planificación acorde al cronograma de

transferencia documental primaria.

2. ANTECEDENTES

Se describirán los documentos legales y administrativos institucionales que

viabilicen y proporcionen las disposiciones para la ejecución del proceso de
transferencia documental primaria, ejemplo: telegramas, oficios, memorandos,
entre otros.

3. INTRODUCCIÓN

Se debe describir el alcance del documento, desarrollando una breve síntesis

del mismo para facilitar la comprensión de los participantes a fin de que se
familiaricen con el tema o procedimiento a ejecutar.

4. JUSTIFICACIÓN

Describir la importancia y relevancia que tiene la ejecución de las trasferencias

documentales primarias, de manera técnica, con sustento legal y
administrativo, así como las justificaciones necesarias para la ejecución de la
planificación.

4.1. Base legal

Registro de mayor a menor jerarquía de la normativa jurídica vigente, nacional

e institucional, en materia archivística que sirve de soporte al procedimiento
que se va adoptar, de ser necesario se puede copiar textualmente los
articulados de la base legal que lo sustente.

5. OBJETIVO

Describir el objetivo de desarrollo, o fin de la planificación, considerando lo que

se desea alcanzar, respecto al diagnóstico, es menester aclarar que se plantee
un solo objetivo general.
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6. ALCANCE

Descripción de la determinación clara, sencilla y concreta de la finalidad de los

objetivos que se van a alcanzar, a lo largo del desarrollo de la planificación.

Registro de todas las unidades productoras de la unidad policial de las cuales

se va a recibir la documentación.

7. PASOS METODOLÓGICOS

Descripción de los pasos a seguir conforme al procedimiento y flujo documental

de la ejecución de la Planificación de transferencia documental primaria, desde
su elaboración hasta el informe final del cumplimiento.

8. DE LA APROBACIÓN

Se describirá quién será el responsable de aprobar la planificación, luego de la

revisión por parte del Jefe Departamental del cual depende la Sección Archivo
(Archivo Central) de la unidad policial.

9. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS

De acuerdo al periodo de ejecución de la planificación, es necesario establecer

el cronograma de transferencias de cada archivo de gestión de manera
cronológica determinando los periodos de tiempo (semanal, quincenal, mensual,
según sea el caso, que dependerá del volumen documental y la cantidad de
unidades productoras acorde a la estructura posicional de la unidad policial.

10. RECURSOS

10.1 Recursos Tecnológicos

Se describirá los recursos como: computadoras, copiadoras, scanner, entre

otros, necesarios para la ejecución de la planificación.

10.2 Recursos Humanos

Se describirán los nombres del talento humano que ejecutarán el procedimiento

de transferencia documental primaria.
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10.3 Recursos Logísticos

Se describirán los medios logísticos; materiales, bienes muebles, el o los

vehículos que se utilizarán en el proceso de transferencia documental primaria,
de ser necesario.

10.4 Recursos Administrativos

Se describirán las herramientas o instrumentos archivísticos que viabilicen la

transferencia documental como: Cuadro de Clasificación Documental, Tabla de
Plazos de Conservación Documental, Inventario documental, entre otros.

11. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

11.1 Requerimientos

Se describirá a los responsables que realizarán los requerimientos y los tipos

documentales que se va a utilizar durante la ejecución de la planificación.

11.2 Actas de reunión

Se elaborarán las actas de reunión necesarias utilizando el formato

estandarizado y normado, durante el proceso de transferencias documentales
primarias, si se lo requiere.

11.3 Inventario de transferencia documental primaria

Se describirá los cargos de las personas que serán responsables de las

suscribir las firmas originales de elaboración, así como de la revisión y
aprobación.

11.4 Actas de transferencia documental primaria

Se utilizará el formato aprobado por el ente rector de gestión documental

institucional y se describirá los cargos de los responsables que firmarán el
documento, donde se adjuntará el inventario documental firmado por los
responsables de su elaboración, revisión y autorización.
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11.5 Informe final

La Sección Archivo (Archivo Central) elaborará el informe final respectivo de las

actuaciones realizadas durante el proceso de transferencia documental
primaria, para conocimiento del Director, Comandante o Jefe de la unidad
policial, dicho informe formará parte del expediente.

12. LINEAMIENTOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DE LA PLANIFICACIÓN

Describir el conjunto de directrices que todos los participantes deben cumplir y

van a orientar la ejecución de la planificación para alcanzar los objetivos
propuestos.

13. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Se describirán los grados, nombres completos, cargos y firmas de quien

elabora y revisa la planificación anual de transferencia documental primaria.

FORMATO DE PLANIFICACIÓN (ANEXO)

Para la redacción de la planificación de transferencia documental primaria se

utilizará como fuente de letra, ARIAL, tamaño 12, con un interlineado de 1,15 y
en texto justificado.

FORMATO DE ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

(ANEXO)

Para la redacción del acta de transferencia documental primaria se utilizará

como fuente de letra, CALIBRÍ, tamaño 12, con un interlineado de 1,15 y en
texto justificado.
 POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR

NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL

PLANIFICACIÓN ANUAL DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PRIMARIA AÑO

QUITO, 10 DE ENERO DE AÑO

 POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR
NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................... 2

1. DATOS INFORMATIVOS ................................................................................................................ 3
2. ANTECEDENTES ............................................................................................................................. 3
3. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 3
4. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 3

4.1 BASE LEGAL .................................................................................................................................... 3

5. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 4
6. ALCANCE ....................................................................................................................................... 4
7. PASOS METODOLÓGICOS ............................................................................................................. 4
8. DE LA APROBACIÓN ...................................................................................................................... 4
9. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS ............................................. 4
10. RECURSOS .................................................................................................................................... 6

10.1 RECURSOS TECNOLÓGICOS ............................................................................................................... 6

10.2 RECURSOS HUMANOS ..................................................................................................................... 6
10.3 RECURSOS LOGÍSTICOS .................................................................................................................... 6
10.4 RECURSOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................... 6

11. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ............................................................................... 6

12. LINEAMIENTOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DE LA PLANIFICACIÓN ............................................. 6
13. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD ..................................................................................................... 7

Página 2 de 7
 POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR
NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

1. DATOS INFORMATIVOS

Nombre de la Planificación
Director, Comandante, Jefe de…
Jefe Departamento de Apoyo
Operativo
Unidad productora
Responsable de Elaboración
Responsables de ejecución
Lugar de ejecución
Número de Planificación
Fecha de Inicio
Fecha estimada de Finalización

2. ANTECEDENTES

Memorando Nro….

3. INTRODUCCIÓN

La gestión documental…

4. JUSTIFICACIÓN

La Regla Técnica…

4.1 BASE LEGAL

Ley del Sistema Nacional de Archivo.

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Art. 10.- Custodia de la Información…

Código Orgánico Administrativo

Art. 95.- Archivo…

Norma de Control Interno 405-04 emitido por la Contraloría General del

Estado

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NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

Acuerdo Nro. SGPR-2019-0107, Regla técnica Nacional para la

Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

Artículo 11.- Ciclo vital del documento...

Artículo 39.- Inventario documental…

Artículo 47.- Transferencias documentales…

Reglamento para la Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional,

publicado en la Orden General 081, de 29 de abril de 2021.

Artículo. 39.- Transferencia Primaria...

5. OBJETIVO

Establecer…

6. ALCANCE

La planificación anual de…

PONER FOTO DE ESTRUCTURA POSICIONAL DE LA UNIDAD

DESRIBIR UNA LISTA DE LAS UNIDADES PRODUCTORAS

7. PASOS METODOLÓGICOS

PASO A PASO DE LAS ACTIVIDADES O FLUJO DOCUMENTAL

8. DE LA APROBACIÓN

9. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PRIMARIAS

Describir el nombre de los responsables y los tiempos por cada unidad

productora.

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NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS AÑO

UNIDAD
Responsable FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
PRODUCTORA
Jefe Dpto /
Departamento de Responsable de
Planificación archivo de
gestión / Nombre
Jefe Dpto /
Departamento Responsable de
Jurídico archivo de
gestión / Nombre
Jefe Dpto /
Departamento de
Responsable de
Comunicación
archivo de
Organizacional
gestión / Nombre
Jefe Dpto /
Departamento de
Responsable de
Análisis de la
archivo de
Información
gestión / Nombre
Jefe Dpto /
Responsable de
Sección Despacho
archivo de
gestión / Nombre

Elaborado por: Departamento de Control General de Gestión Documental y Archivo (Ejemplo ilustrativo)

Nota. El presente cronograma es susceptible de cambios por disposición superior u otra razón que no permita realizarlo en los tiempos
establecidos.

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NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

10. RECURSOS

10.1 Recursos Tecnológicos

10.2 Recursos Humanos

10.3 Recursos Logísticos

10.4 Recursos Administrativos

 Cuadro General de Clasificación Documental

 Tabla de Plazos de Conservación Documental
 Inventario de trasferencia documental primaria
 Actas de transferencia documental primaria

11. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Requerimientos…

Actas de reunión…

Inventario de transferencia documental primaria…

Actas de transferencia documental primaria…

Informe final…

12. LINEAMIENTOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DE LA

PLANIFICACIÓN

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NOMBRE DE LA UNIDAD POLICIAL
SECCIÓN ARCHIVO

13. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

Elaborado por:

Nombres completos
Grado en palabras
CARGO EN MAYÚSCULAS

Revisado por:

Nombres completos
Grado en palabras
CARGO EN MAYÚSCULAS

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ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

Nro. PN-CG-ARCH-2021-001-AC

En…………………………………………………….. (Lugar), en la oficina del archivo central

de…………………………………. (Unidad Policial), a los……... días del mes de……………… del
año…………., acorde al Artículo 48 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, en observancia al Reglamento para la Gestión
Documental y Archivo de la Policía Nacional, que establece en su Artículo 39.- Transferencia
Primaria (…) y cumpliendo con la Planificación Anual de Transferencia Documental
Primaria……. (Año), previamente aprobada por el Sr. (a)………………………………………………..
(Grado y nombre completo del comandante o jefe de la unidad
policial),……………………………………………………………(Cargo), se procede a realizar el acta de
trasferencia documental primaria del Archivo de Gestión
de……………………………………………………….. (Unidad productora) hacia el Archivo Central
de………………………………………. (Unidad policial), de la documentación comprendida desde
el…….. (Día) de……………. (Mes) de……… (Año) hasta el…… (Día) de……………….. (Mes)
de………… (Año), acorde al Inventario Documental anexo.

Se efectúa la revisión del Inventario Documental y se coteja la documentación que es objeto

de transferencia, constante en el inventario, detallada acorde a la siguiente información:

Años de la documentación De…………. hasta………….

Número de expedientes …………………………………..
Número de carpetas/folders …………………………………..
Número de Cajas …………………………………..
Metros Lineales …………………………………..
Bytes (documentos digitales)…………………………………..
Número de Fojas …………………………………..
Estado Físico Regular………… Malo………… Bueno…………..

En base a lo mencionado y para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y

aceptación, suscriben la presente Acta de Transferencia Documental Primaria en dos
ejemplares de igual tenor y efecto, las personas que intervienen en esta diligencia.

Adjunto al presente, Inventario de trasferencia documental primaria en soporte físico y/o

electrónico suscrito con firmas originales y digital en formato Excel, con un total de………….
fojas (Del inventario).

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ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

Nro. PN-CG-ARCH-2021-001-AC

ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME

Grado y nombre completo Grado y nombre completo

Cargo Cargo
ENCARGADO DE ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL
C.C……………………………… C.C………………………………

APROBADO POR

Grado y nombre completo

Cargo
JEFE DE UNIDAD PRODUCTORA
C.C………………………………

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