COMANDO GENERAL – DEPARTAMENTO DE CONTROL
GENERAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
DATOS INFORMATIVOS
LINEAMIENTOS PARA EL Informe Nro. PN-CG-DCGGDA-
REGISTRO EN INVENTARIO CODIGO: 2023-136-INF
ASUNTO: DOCUMENTAL PREVIO A
PROCESOS DE SELECCIÓN,
TRANSFERENCIA Y BAJA FECHA: Quito, 23 de agosto de 2023
DOCUMENTAL
PARA: Mayr. Daniela Bernarda Tobar Quevedo
JEFA DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL GENERAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
I. ANTECEDENTES
• Acta Nro. PN-CG-DCGGDA-2023-004-AC, de fecha 17 de julio de 2023, referente a la
reunión de trabajo mantenida con funcionarios de la Dirección de Archivo de la
Administración Pública (DAAP) de la Presidencia de la República.
• Telegrama Nro. PN-DNTH-DIF-2023-0019-T, de fecha 09 de enero de 2023, referente
a la disposición de descripción individual de la documentación considerada como fondo
documental acumulado, en el formato reglamentado de inventario documental.
II. BASE LEGAL
LEY / NORMA ARTICULO
Artículo 11.- Ciclo vital del documento
Regla Técnica Nacional para la
Artículo 39.- Inventario documental
Organización y Mantenimiento de
Artículo 52.- Fondos acumulados.
Archivos Públicos
Artículo 53.- Baja documental
Reglamento para la Gestión Artículo 7.- Departamento de Control General de
documental y Archivo de la Policía Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional
Nacional o quien haga sus veces.
Disposición General Quinta.
III. ANÁLISIS
En virtud de lo descrito en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de
los Archivos Públicos (RTNOMAP), que establece: Artículo. 11.- Ciclo vital del documento
“Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su
producción o recepción en una entidad pública, hasta la determinación de su destino final, que
puede ser baja documental o conservación permanente”, Artículo 39.- Inventario documental. -
(…) “El inventario documental es un requisito para las transferencias, así como para efectuar
la baja documental.” y Artículo. 53.- Baja documental. – “Consiste en la eliminación controlada
de aquellos expedientes que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales
o contables y que no contengan valores históricos. Las entidades públicas deberán ejecutar
las bajas documentales de acuerdo con las caducidades señaladas en la Tabla de Plazos
de Conservación Documental.”
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En este sentido hay que considerar que para la documentación de años anteriores al 2020, no
se ha creado hasta la presente fecha el instrumento de valoración denominado Tabla de Plazos
de Conservación Documental; es así que acorde a la recomendación recibida por personal
técnico de la Dirección de Archivo de la Administración Pública (DAAP) que consta en el Acta
de Reunión Nro. PN-CG-DCGGDA-2023-004-AC, de fecha 17 de julio de 2023, se plantea la
siguiente metodología.
Utilizar para la valoración de documentos de años anteriores al 2020, la Tabla de Plazos de
Conservación Documental Institucional vigente y en los casos de encontrarse documentos de
archivo cuyos asuntos no se encuadren con las series y subseries documentales del Cuadro
General de Clasificación Documental (CGCD), se generen por cada gestión institucional una
nueva tabla de plazos, la cual será analizada y aprobada por el Departamento de Control
General de Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional y enviada para validación a
la DAAP.
IV. LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO EN INVENTARIO DOCUMENTAL PREVIO A
PROCESOS DE SELECCIÓN, TRANSFERENCIA Y BAJA DOCUMENTAL
En cumplimiento a la Disposición General Quinta del Reglamento para la Gestión Documental
y Archivo de la Policía Nacional, la cual dispone: El Departamento de Control General de
Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional o quien haga sus veces, brindará
asesoramiento técnico en los requerimientos, consultas técnicas, así como también emitirá
directrices y lineamientos necesarios para la ejecución del presente reglamento y demás guías
metodológicas institucionales de archivo. En concordancia con el artículo 15 de la regla técnica
Nacional en cuyo numeral 2 establece: Supervisar el cumplimiento de lo establecido en esta
Regla Técnica, los planes y proyectos que contribuyan a la conservación del acervo
documental y la aplicación de la política institucional en materia de gestión documental y
archivo. Es menester señalar que, para la ejecución de procesos de baja con documentación
de años anteriores al 2020, se debe realizar la valoración por cada una de las gestiones
institucionales incluyendo todos sus niveles desconcentrados, y dando continuidad al proceso
de organización documental se deberá cumplir con los siguientes lineamientos y
consideraciones:
1. No se puede ejecutar procesos de baja documental sin una descripción clara del asunto
individual tramitado; en tal virtud los empastados o legajos clasificados y registrados en
el inventario documental de forma general bajo denominación de tipos documentales
como: oficios, memorandos, partes policiales, telegramas, informes, ordenes de
servicio, CUR, entre otros, deben ser descritos de forma individual por trámite en el
formato de inventario documental. Se entenderá como trámite al documento o grupo
de documentos y sus anexos, relacionados a un mismo asunto a materia.
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2. Los funcionarios de las unidades productoras serán los responsables del registro
individual de cada trámite únicamente si la documentación se encuentra bajo custodia
de la unidad productora u oficina; por otro lado, en caso de que la documentación haya
sido transferida y se encuentre en custodia del archivo central será esta unidad
administrativa en cada dependencia policial quien asumirá la responsabilidad del
registro en el inventario documental.
3. Previo al registro se procederá a realizar una valoración intelectual (lectura,
comprensión y juicio de la información), por trámite en cada empastado o legajo; en
caso de identificar documentos que no cumplen el proceso archivístico, tal como se
establece en los artículos 26 y 27 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, se omitirá el registro de dichos documentos en
el formato de inventario documental, sin que esto afecte la foliación de dicho empastado
o legajo. En ningún caso se omitirá el registro de actuaciones policiales en
cualquiera de los tres subsistemas.
4. La documentación a ser registrada será valorada acorde a las series y subseries
documentales del CGCD, con el propósito de aplicar los mismos tiempos de
conservación establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental vigente.
5. Independientemente de la denominación asignada actualmente en el formato de
inventario documental; para ejecutar procesos de baja, constará obligatoriamente en el
campo “SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL”, la serie y subserie del CGCD con la cual
se relaciona la documentación registrada. El cambio de registro de serie y subserie
se realizará únicamente en el formato de inventario, sin que esto implique generar
cambios o modificaciones en las carátulas de empastados, legajos o expedientes.
Los campos de inventario documental contendrán la siguiente información:
a. Serie/Subserie Documental: El correspondiente según las series y subseries
del CGCD.
b. Nro. de caja: se mantendrá acorde a la organización previa realizada.
c. Nro. expediente: se mantendrá acorde a la organización previa realizada.
d. Descripción: Redacción individual y concisa de los datos específicos del trámite
para su identificación y búsqueda.
e. Fechas extremas: registro de la fecha más antigua y más vigente del trámite, en
los casos en los que se trate de un solo documento se registrará la misma fecha
tanto en la apertura como en el cierre.
f. Nro. de fojas: registro del numérico (cantidad) de fojas del trámite.
g. Destino final: Acorde a lo establecido para cada serie documental en la Tabla
de Plazos de Conservación, las opciones son: Eliminación o Conservación.
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h. Soporte: se registrará “Físico” en el caso de soporte papel o digital o electrónico,
según corresponda.
i. Ubicación Topográfica: Identificación de la ubicación física de los documentos;
para el efecto las estanterías y bandejas deben estar debida y previamente
rotuladas.
j. Zona: Este campo solo será registrado en los casos de poseer más de un
repositorio de archivo, en cuyo caso se describirá el número o identificación de
repositorio.
k. Estantería: se registra el número de estantería en el cual se encuentra la
documentación (1, 2, 3…).
l. Bandeja: registro de la letra que corresponda a la bandeja donde se encuentra
la documentación (A, B, C, …).
m. Observaciones: Registro de novedades o particularidades respecto del trámite
registrado, por ejemplo: trámites administrativos o judiciales vigentes, hechos de
connotación técnica o histórica institucional, trámites inmersos en procesos de
investigación o reapertura, hechos vinculados a vulneración de Derechos
Humanos, creación de dependencias policiales, entre otros.
6. El registro de cada trámite no incidirá de forma alguna en los trabajos de organización
previamente realizados, ya que la modificación o especificación de la descripción
documental obedece a los planteamientos y observaciones realizados por la Dirección
de Archivo de la Administración Pública del ente rector del sector público en materia
archivística a nivel nacional.
7. Si durante la valoración se encontraran documentos de trámites, asuntos, actividades o
procesos, que no se relacionan a las actuales series y subseries documentales del
Cuadro General de Clasificación Documental, se coordinará con el técnico o analista de
archivo de la Entidad Rectora de la gestión institucional que corresponda a la
documentación en tratamiento, sobre la denominación de serie y subserie aplicable para
dichos asuntos.
8. El Técnico o Analista de archivo de la entidad rectora de cada gestión institucional
establecerá un nombre de serie y subserie documental (de ser el caso), para
aquellos asuntos que corresponden a dicha gestión y que actualmente no están
considerados en el CGDC, para el efecto coordinará con todas sus unidades
productoras y nivel desconcentrado; una vez considerados todos los asuntos posibles,
se consolidará con dicha información una Tabla de Plazos de Conservación Documental
de Fondo Acumulado, la cual será presentada en soporte electrónico hasta el 01 de
marzo de 2024 en el Departamento de Control General de Gestión Documental y
Archivo para su aprobación y posterior trámite de validación ante la Dirección de Archivo
de la Administración Pública.
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9. El o los Analistas delegados y el Jefe/a del Departamento de Control General de Gestión
Documental y Archivo o quien haga sus veces, conjuntamente con los responsables del
levantamiento de la Tabla de Plazos de Conservación Documental del Fondo
Acumulado de cada gestión rectora institucional, suscribirán una acta de conformidad
para la entrega recepción de las series y subseries documentales establecidas.
10. El Departamento de Control General de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus
veces, consolidará de manera integral una Tabla de Plazos de conservación del fondo
acumulado, sobre la base de las series y subseries encontradas y que no consten en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental actualmente validada.
11. El responsable de archivo central de la unidad policial, en virtud de los tiempos
establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, seleccionará e iniciará
los procesos de baja documental acorde al procedimiento establecido en la normativa
vigente, una vez realizado el registro individual por trámite en el inventario documental.
Con los antecedentes y lineamientos establecidos, muy respetuosamente se solicita que luego
de la autorización pertinente, se disponga la difusión para su aplicación de carácter obligatorio
en las dependencias policiales a escala nacional, en ese sentido los señores Directores
Generales, Directores Nacionales, Jefes de Unidades Nacionales, Comandantes de Zona,
Comandantes de Subzona, Jefes de Distrito, Directores de Escuelas Jefaturas a nivel nacional,
darán estricto cumplimiento a los lineamientos antes citados, con el objetivo de viabilizar un
procedimiento estandarizado para el registro de documentos, trámites o expedientes, previo a
los procesos de selección, transferencia o baja documental, en observancia a la Regla Técnica
Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos y el Reglamento para
la Gestión Documental y Archivo de la Policía Nacional, para el efecto el Departamento de
Control General de Gestión Documental y Archivo elaborará y ejecutará una planificación
oportuna para la socialización virtual de los lineamientos descritos.
I. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR
Firmado electrónicamente por:
MARCO PATRICIO Firmado electrónicamente por:
DANIELA BERNARDA
MOLINA LANCHI TOBAR QUEVEDO
Marco Patricio Molina Lanchi Daniela Bernarda Tobar Quevedo
Sargento Segundo de Policía Mayor de Policía
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