ARTÍCULO CIENTÍFICO
Enfoques. Revista de Investigación en Ciencias de la Administración
[Link]
No. 6 | Volumen 2 | Abril - Junio 2018
[Link]
ISSN: 2616 – 8219
pp. 138 - 148
Manual de normas y procedimientos contables
para el área de cuentas por cobrar de la empresa
“Inversiones M.C.H., C.A.”
Manual of accounting standards and procedures
for the accounts receivable area of the Company
“Inversions M.C.H., C.A.”
Arianny Viloria y Verusska Zapata
Artículo recibido enero 2018 | Arbitrado entre feb–marzo 2018 | Publicado en abril 2018
Resumen
ILa investigación que da origen a este artículo surgió con el objetivo de
diseñar un manual de normas y procedimientos contables en el área de Arianny Viloria
cuentas por cobrar para la empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”, milagrosviloria05@[Link]
considerando la problemática existente por no contar con personal Universidad de Carabobo, Venezuela
encargado únicamente para el área descrita. Se realizó una investigación
basada en proyecto factible, cuyo diseño es de investigación de campo de Licenciada en Contaduría Pública de la
Universidad de Carabobo, Venezuela.
tipo descriptivo. Se aplicó la técnica de observación directa, y como
mecanismo para conocer la percepción de quienes ejecutan el trabajo, se
Verusska Zapata
aplicó la técnica de la entrevista de tipo semi-estructurada, basada en yumileykar1995@[Link]
preguntas abiertas, para lo cual se utilizó un cuaderno de notas, cámara Universidad de Carabobo, Venezuela
fotográfica y grabador de audio como instrumentos de recolección de datos,
aplicado a una muestra finita y pequeña de dos empleados. Se concluye que Licenciada en Contaduría Pública de la
los resultados demostraron la necesidad que tiene la empresa de contar con Universidad de Carabobo, Venezuela.
lineamientos para el manejo eficaz del área de Cuentas por Cobrar, que
permita el manejo adecuado de los procesos de cobranza.
Palabras clave: Manual; normas; procedimientos contables; cuentas por
cobrar, cobranza
Abstract
The investigation that gives rise to this article arose with the objective of
designing a manual of accounting standards and procedures in the area
of accounts receivable for the company “Inversions MCH, CA”,
considering the existing problem for not having personnel responsible
solely for The area described. An investigation was carried out based on
a feasible project, whose design is descriptive field research. The direct
observation technique was applied, and as a mechanism to know the
perception of those who carry out the work, the semi-structured type
interview technique was applied, based on open questions, for which a
notebook, camera was used. Photographic and audio recorder as data
collection instruments, applied to a small and finite sample of two
employees. It is concluded that the results demonstrated the need for
the company to have guidelines for the effective management of the
Accounts Receivable area, which allows the proper management of the
collection processes.
Key words: Manual; rules; accounting procedures; accounts receivable; Revista Enfoques
collection
Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Área de cuentas por cobrar de la
Empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”
INTRODUCCIÓN gerenciales utilizados para comunicar y
Mediante el proceso de globalización, el documentar los procedimientos contables y
desarrollo y el crecimiento de las no contables. Consiste en la organización
organizaciones se ha visto influenciado por la lógica y ordenada de todos los
necesidad de diseñar e implementar procedimientos identificados, bajo el
programas de revisión constantes sobre los esquema de una especie de libro
sistemas, métodos y procedimientos actualizable.
inherentes a la ejecución operativa. A todo En este sentido, es imperante contar con
ello se puede agregar, que la gerencia debe buenos sistemas procedimentales que en
considerar, que dicho proceso obliga a forma consecuente, permitan procesar
mejorar las condiciones de acceso a los información válida y confiable, al igual que la
mercados que hoy en día marcan pauta. misma sea realizada en tiempo real, para
Por lo tanto, se considera que los validar de manera coherentemente los
problemas de ineficiencia dentro de las resultados con respecto a la realidad. Por lo
organizaciones pueden tener sus orígenes; que, es importante el empleo de los
tal como señala Bustamante y Cols (2011) en manuales como apoyo para obtener el
la falta de compromiso y de control deseado del personal que laboran en
responsabilidades en los lideres y miembros las organizaciones, y que las actividades se
en fomentar una cultura de valores y cumplan de acuerdo a lineamientos, sin
filosofía que guie los lineamientos de la perder la sintonía o concordancia con los
entidad dentro de esquemas conductuales objetivos planteados.
aceptable y tolerable a lo largo del tiempo. La importancia de contar con una
En consecuencia los programas de organización administrativa acorde a las
revisión, sólo se pueden llevar a cabo con la necesidades de la empresa, está en el hecho
creación de guías, que orienten el curso de de que la misma le brinde fortaleza y
acción dentro de las empresas. Por lo tanto, ventajas competitivas para enfrentar
el hecho de elaborar guías, o también posibles situaciones coyunturales que
llamadas “Manuales”, sobre la actuación pudieran ir en detrimento de sus procesos
individual o por funciones dentro de las operacionales, ya que involucra la
empresas, se hace cada día más participación permanente de departamentos
indispensable; ya que permiten establecer clave como Cuentas por Cobrar; esta
parámetros de acción operativa de los representa la extensión de un crédito a los
empleados en áreas específicas, que agilizan clientes, con el fin de mantenerlos y atraer a
la puesta en marcha de los objetivos que se nuevos, así mismo, puede exigir efectivo en
deseen alcanzar. la fecha de la entrega o bien puede permitir
Las organizaciones en la búsqueda alguna demora de pago; por lo tanto la
constante de mejorar cada día los necesidad de crear vínculos comerciales
procedimientos que ayudan a la completa exitosos con sus clientes, viene dada por esta
realización de sus funciones, cuentan con misma facilidad de pago. (Alonzo 2008).
uno de los procedimientos más utilizados No obstante, cuanto más grande se
como son los manuales, según Catacora vuelve la empresa, más difícil se hace el
(2009) los manuales son por excelencia, los entorno económico, debido a que las
documentos organizativos y herramientas negociaciones comerciales con los clientes
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Arianny Viloria y Verusska Zapata
tienden a ser más vulnerables ante la eficiencia y el control de sus operaciones y
ocurrencia de problemas, tales como, la alcanzar los objetivos propuestos. La tarea
realización de cobranzas en plazos de mejorar continuamente los procesos de
sobrepasados, donde el cliente se excede en producción e información, constituye la
el tiempo de pago; no se reciben los soportes fuente de las preocupaciones de los gerentes
que evidencien la cobranza efectivamente que se encuentran comprometidos en llevar
realizada, lo cual impide la actualización y a sus respectivas organizaciones por el
registro de las cuentas por cobrar; así como camino de la rentabilidad y competitividad.
también, no se hace debido seguimiento a Además, los constantes cambios en el
las cuentas por cobrar después de celebrado contexto legal, obligan a las empresas a
el contrato de venta, entre otros. tomar decisiones con miras a desarrollar
En consecuencia, los errores y procedimientos que le permitan cumplir con
debilidades anteriormente señalados en el estas exigencias y así garantizar su normal
ciclo de cuentas por cobrar, generan grandes funcionamiento. (Diamond, 2003).
pérdidas de dinero a las organizaciones e Dentro de esta realidad se encuentra
incluso, pueden llevarlas al cierre definitivo. inmersa la empresa “Inversiones M.C.H.,
Por lo tanto, la evaluación del control interno C.A.”, quien se encarga de proyectos de
en el ciclo de cuentas por cobrar, suministra obras de infraestructuras en Venezuela,
el grado de efectividad adecuado para que cuyas instalaciones físicas se encuentran
los procedimientos utilizados en la asentadas en la Av. Valencia, municipio
administración y contabilidad de la empresa Naguanagua, donde se generan las
proporcionen estabilidad en el aspecto actividades de planificación, administración y
financiero, dado que a través de ello puede comercialización. Está en funcionamiento
honrar eficientemente los compromisos desde julio del año 2015, con la gerencia del
adquiridos con terceros. ingeniero Carlos Yánez, quien brinda el
Atendiendo a lo anteriormente servicio de diseño, construcción y puesta en
expuesto, el nuevo escenario financiero marcha de obras civiles, reformas y
nacional requiere aplicar una visión moderna rehabilitación de espacios, obras eléctricas
del enfoque administrativo contable de cada de media y baja tensión, autogeneración
uno de los departamentos de finanzas, en eléctrica, controles automáticos comerciales
especial del departamento de cuentas por e industriales, seguridad electrónica y
cobrar, área que se ha venido deteriorando supervisión de obras.
en la gran mayoría de las empresas privadas A través del proceso de observación, se
venezolanas, debido a las reducciones de evidencio que presenta debilidades
personal, por la gran recesión económica principalmente: por no establecer una
que confronta el país, lo que a su vez genera segregación de funciones y asignación de
caos y confusión no solo de documentos, responsabilidades, ya que no cuenta con un
sino de integración de la información para personal encargado únicamente para el área
poder cumplir con los cobros de manera de las cuentas por cobrar, generando que la
oportuna. actualización de las cobranzas no sean
Actualmente, las empresas necesitan registradas adecuadamente, como
tomar medidas organizacionales que le consecuencia de no poseer un personal
garanticen dirigir acciones que fomenten la capacitado y adiestrado, además de la
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Área de cuentas por cobrar de la
Empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”
rotación constante de este para el área “Inversiones M.C.H., C.A.”, Municipio
mencionada y la dificultad de contratar a un Naguanagua, estado Carabobo.
empleado que realice dichas funciones; Toda investigación requiere de unos
debido al tema país que nos marca hoy en referentes que fundamenten los
día, también la contratación de un contador planteamientos del autor. Es así como varios
externo; el cual no se muestra involucrado autores expertos en la temática ofrecen
con la organización e impide el conocimiento visiones sobre el universo de las Normas y
del plan de cuenta asignado, estados procedimientos contables.
financieros vigentes y estados de flujo del Según Kellog (2003) el procedimiento a
efectivo. seguir para lograr el trabajo de todo personal
En consecuencia los procedimientos que de oficina o de cualquier otro grupo de
se deben aplicar en la regularización y trabajo que desempeña responsabilidades
aceleramiento de la gestión de cobranza a específicas. Un procedimiento por escrito
los clientes, se ejecutan a tiempos superiores significa establecer debidamente un método
a los treinta (30) días, generando estándar para ejecutar algún trabajo. Desde
consecuencias negativas. esta perspectiva, un manual es un conjunto
En definitiva, en el área de cuentas por de documentos que, partiendo de los
cobrar de la empresa “Inversiones M.C.H., objetivos fijados y las políticas implantadas
C.A.”, existen limitaciones en cuanto la para lograrlo, señala la secuencia lógica y
revisión física de ciertas normativas llevadas cronológica de una serie de actividades,
a cabo en el proceso de cobranza, ya que se traducidas a un procedimiento determinado,
maneja de manera empírica dichos indicando quien los realizara, que actividades
procedimientos. Esta empresa recibe y han de desempeñarse y la justificación de
procesa diariamente información contable y todas y cada una de ellas, en forma tal, que
de procesos, que es clasificada y ordenada constituyen una guía para el personal que ha
para su posterior análisis, a este respecto, se de realizarlas.
convierte en la base fundamental para la De tal modo, que se puede inferir que
toma de decisiones. los manuales de normas y procedimientos
La situación antes descrita ha llevado a son instrumentos que sirven para la
la empresa a pérdidas financieras, por lo que documentación e información de las
es conveniente plasmar y planificar los actividades que se llevan a cabo en una
procesos por medio de un manual de normas institución, área o departamento. Los
y procedimientos contables que agilice, manuales administrativos, como los
organice y armonice las funciones en el área diagnósticos de procedimientos o de flujo, la
mencionada. Lo que llevó a formular la carta de distribución del trabajo y el análisis
siguiente interrogante: ¿Cómo el diseño un de puestos, son técnicas de la organización
manual de normas y procedimientos que conforman a la estructura de la
contables, contribuirá a mejorar la eficiencia administración universalmente conocida.
en el área de cuentas por cobrar? Y por ello Es importante destacar que un sistema
se formuló como objetivo del trabajo a de información puede definirse
desarrollar: Proponer un manual de normas técnicamente como un conjunto de
y procedimientos contables para el área de componentes interrelacionados que
cuentas por cobrar de la empresa permiten capturar, procesar, almacenar y
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Arianny Viloria y Verusska Zapata
distribuir la información para apoyar la toma ¿Cuándo?, en cuanto a la manera de ejecutar
de decisiones y el control de una institución. un trabajo nos indica el ¿Cómo?, el ¿Quién?
Es por ello, que el proceso de documentar la y el ¿Dónde? del trabajo.
información referida a las operaciones que Por su parte Kellog (2003) explica que el
realiza una empresa resulta de gran utilidad manual de procedimientos presenta
para el desarrollo normal de las actividades. sistemas y técnicas específicas. Señala los
La importancia de esta documentación está, procedimientos precisos a seguir para lograr
en que es necesario dejar plasmado de el trabajo de todo el personal de oficina o de
alguna manera las actividades u operaciones cualquier otro grupo de trabajo que
que realizan los empleados con la finalidad desempeña responsabilidades específicas. Es
de que se pueda solventar cualquier un procedimiento por escrito.
situación de ausencia de un empleado, por Por lo tanto, los manuales de
ejemplo, por enfermedad o porque se retira procedimientos generalmente contienen un
de la empresa. (Catacora, 2009). texto que indica las políticas y
A este respecto afirma este autor que, procedimientos a seguir en la ejecución de
mediante el proceso de documentación, un trabajo, con ilustraciones a base de
todas las actividades son plasmadas de tal diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los
forma que cualquier empleado debidamente datos. Por lo que es necesario dejar
autorizado puede tener acceso y conocer plasmado las actividades u operaciones a
dicha información. En este sentido, se puede realizar, mediante la preparación de un
considerar que toda información referida a manual que permita dar a conocer o aclarar
las actividades que realizan los empleados, los objetivos, las políticas a seguir, la
debe ser precisa y dar instrucción acerca de estructura y funciones, las técnicas, métodos
los objetivos, políticas y procedimientos de la y sistemas para el desarrollo propio de las
empresa, además, guiar a los empleados en funciones de la organización.
la ejecución de las tareas y contar con una Según Matheus et al. (2014) dentro de
herramienta de evaluación de la eficiencia los manuales, los procedimientos pueden ser
operacional. descritos a través de narrativos
Es importante destacar que Terry (2007) denominados responsable / acción. Esta
plantea un procedimiento como es una serie forma de describir procedimientos, detalla
de labores concatenadas que constituyen los pasos de un proceso identificando las
una sucesión cronológica y la manera de personas de la acción que realizan. En este
ejecutar un trabajo, encaminados al logro de mismo orden de ideas, se plantea que el
un fin determinado. Partiendo de esta manual de procedimientos se constituye
definición, se considera procedimientos como documento básico para el logro de las
como una serie de labores concatenadas, ya metas y de los objetivos institucionales, bien
que existe variedad de operaciones que se sean públicos o privados, toda vez que con
relacionan entre sí, para que las anteriores este las dependencias y organismos
sirvan de base a la siguiente, y así auxiliares, podrán realizar sus actividades de
sucesivamente hasta obtener el resultado manera ordenada y eficiente.
deseado. Así mismo, se describe como Por tanto, un manual de procedimientos
sucesión cronológica al hecho de que es una herramienta administrativa útil e
suceden en tiempos subsecuentes y en
orden lógico, dando respuesta a la pregunta
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Área de cuentas por cobrar de la
Empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”
indispensable para el mejor desempeño de que guardan relación con el tema objeto de
las actividades de los empleados de la estudio; todo ello enmarcado dentro del
organización, de ahí que su importancia sea esquema denominado proyecto factible que,
fundamental para el proceso de según Balestrini (2002) se propone una
modernización y mejoramiento integral de la opción ideal, sistema o modelo, que
administración (Kerlinger, 2005). implique cambios en una realidad dada, que
Duhalt (2007), menciona que con la organizacional, educativa, económica,
implementación de manuales se elimina la jurídica, administrativa, social, etc.
duplicidad de funciones, permite que se En cuanto a lo anterior expuesto, el
realice revisión constante de políticas, objeto de estudio estuvo representando por
normas y procedimientos que se están la persona encargada de llevar a cabo los
llevando a cabo y establecer cambios en las procesos involucrados en el área de cuentas
mismas cuando así se requiera, facilita la por cobrar, el contador público y el gerente
auditoría interna de las políticas, permite general de la empresa Inversiones M.C.H.,
que exista un solo criterio en la ejecución de C.A.
las actividades y en la aplicación de las Dadas las características de esta
políticas, permite que la información fluya a población pequeña y finita, se tomaron
todo lo largo de la organización, facilita al como unidades de estudio e indagación a
empleado nuevo la ubicación de sus labores, todos los individuos que integran el área en
de las políticas a las que estará estudio. Por consiguiente, no se aplicaron
condicionado. Mediante el manual se utiliza criterios muéstrales, a objeto de extraer una
menos tiempo entrenando al personal muestra reducida del universo, y extender la
nuevo. inferencia o generalización en el universo a
estudiar.
MÉTODOS Y MATERIALES
La investigación referida se ubicó dentro RESULTADOS Y DISCUSIÓN
del diseño de campo, por permitir registrar En relación a los elementos de estudio,
datos, incorporar detalles, acciones y se logró observar que a pesar de no poseer
palabras de fuentes vivas o directas en su un personal capacitado en el área de
ambiente natural sin manipular de manera Cuentas por Cobrar, la empresa “Inversiones
intencional la información suministrada por HCM, C.A” aplica procedimientos contables
la persona encargada del departamento de en el área antes mencionada. Además
cuentas por cobrar. Además de establecer cumple con lo establecido en la Ley Orgánica
una interacción directa entre los objetivos y de Licitaciones y la Ley Orgánica de
la realidad de la investigación. Presupuesto. Sin embargo, al no realizar un
La investigación se centró dentro del registro oportuno de los movimientos
tipo de investigación descriptiva, ya que se generados por cada proyecto, se desconoce
procedió a seleccionar una serie de con exactitud los saldos actuales de las
elementos y se mide cada uno de ellos obligaciones contraídas por los clientes con
independientemente, para así describir lo la empresa, esto debido a que posee un
que se investigó; así mismo, se sitúo dentro contador externo que únicamente realiza
del tipo de investigación documental ya que registro contables posteriores de forma
su estudio se basó en fuentes bibliográficas generalizada, y no por cliente u obra
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Arianny Viloria y Verusska Zapata
realizada. Esto a su vez, ocasiona el normas y procedimientos contables para el
desconocimiento de los gastos y costos que área de Cuentas por Cobrar, es beneficiar a
produce cada proyecto a ejecutar. la empresa “Inversiones M.C.H., C.A.” con
Por lo tanto, administrativamente la respecto al registro y actualización de las
empresa cumple con el registro, sin embargo cuentas por cobrar, dado a que seguirán
su gran debilidad se encuentra al aplicar pasos bien definidos, coherentes y
procedimientos contables de manera concatenados que permitan establecer un
empírica los cuales no están sustentados de proceso sistemático permanente, debido a
forma escrita, lo que ocasiona que el que, constituye una fuente de consulta para
personal de nuevo ingreso cometa errores. el usuario que requiera información
A modo de describir, brevemente, dados inherente al área.
los inconvenientes que presenta la empresa Como resultado, se considera que esta
“Inversiones M.C.H., C.A.” en el área de propuesta es una herramienta que facilita el
Cuentas por Cobrar, se propone el diseño de desarrollo de las operaciones y la
un manual de normas y procedimientos comunicación interdepartamental, para
contables para el área de Cuentas por lograr la generación de información contable
Cobrar, que sirva de guía en la ejecución de de manera confiable y oportuna, así como,
cada una de las actividades inmersas en lograr minimizar el margen de error al
dicha área, de manera coherente y procesar la información, evitar pérdidas por
secuencial, para así, lograr la actualización y apropiación indebida de los implementos y
registro del proceso de cobranza, que permitir la toma de decisiones acertadas por
permita la proyección de estas cuentas en parte de la gerencia.
base a información confiable y fidedigna.
Asimismo, esta propuesta pretendió Manual de normas y procedimientos
mejorar la gestión del departamento de contables para el área de cuentas por
Cuentas por Cobrar a través del manejo de
cobrar de la empresa “inversiones
información oportuna, de calidad y
M.C.H., C.A.” Naguanagua, Estado
consistente, permitiendo la generación de
cobros en forma asertiva, donde se rijan por
Carabobo
instrucciones escritas específicas, Este Manual de Normas y
minimizando el riesgo de omisión de algún Procedimientos Contables fue diseñado para
documento que repercuta el registro mejorar el desempeño de las operaciones
oportuno de las cuentas por cobrar. del área de Cuentas por Cobrar de la
Por lo tanto, la propuesta se encuentra empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”, la cual
diseñada explicita y comprensiblemente, no busca, ser una empresa de más alto rango en
solo para el personal que labora en el área el país e innovadora en un mercado con
de cuentas por cobrar, sino también para las exigencias crecientes, implementando un
unidades involucradas con el ciclo de sistema de mejora continua para alcanzar la
facturación y ventas, para así, lograr calidad en todos sus procesos, buscando
uniformidad en los registros y disminuir el impulsar el desarrollo en diversos sectores
margen de errores. de la construcción, con un óptimo
En este sentido, se justifica la propuesta desempeño y así, contribuir con el entorno
manifestando que el propósito principal de
la misma fue el diseño de un manual de
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Área de cuentas por cobrar de la
Empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”
social al crear más y mejores empleos, 5. Todo pago debe ser realizado por medio
apoyados en un personal calificado y de cheques o transferencias a nombre
comprometido hacer de tus ideas una de la empresa Inversiones M.C.H. C.A.
realidad. 6. Las cuentas por cobrar vencidas se
El objetivo principal del manual, es mantendrán en el área de Cuentas por
brindar a los usuarios una herramienta Cobrar por sesenta (60) días, después
basada en normas y procedimientos, con la de ese lapso y previa verificación de su
finalidad de suministrar información imposibilidad de cobro por parte de la
administrativa y sistemática de los procesos empresa, será enviada a asesoría
involucrados en el registro y control de las jurídica, quien procederá de acuerdo al
cuentas por cobrar, así como, lograr el caso.
manejo eficaz y eficiente del área. 7. El Analista de Cuentas por Cobrar, será
Es por ello que, este manual es responsable de emitir mensualmente:
considerado de gran ayuda para la empresa, Estados de Cuentas detallados de las
debido a que toma en cuenta aspectos Cuentas por Cobrar y enviarlos a la
requeridos y relacionados con los gerencia junto con el resumen
componentes básicos de los procesos conciliado de las cuentas por cobrar.
administrativos del área de cuentas por 8. El Analista de Cuentas por Cobrar
cobrar, como son: segregación de funciones, deberá suministrar al Contador
protección del activo, documentación, mensualmente la situación de los
autorización, registro de las operaciones y deudores, para su respectiva
controles físicos. Lo que permite a la conciliación
empresa presentar información 9. Las normas y procedimientos
administrativa confiable y acorde con los establecidos en este manual estarán
principios necesarios para la toma de sujetos al control posterior de la unidad
decisiones adecuadas y oportunas. de administración y al control previo de
la gerencia.
Normas de control interno 10. Es responsabilidad del Analista del área
1. Se entiende por Cuentas por Cobrar de Cuentas por Cobrar, asignar a las
todos aquellos derechos adquiridos por personas encargadas de realizar el
la empresa, por la prestación de un control previo correspondiente a su
servicio, arrendamiento, suministro o unidad.
venta de material. 11. La aprobación de las transacciones,
2. Es responsabilidad del Analista de deben estar acorde con las metas y
Cuentas por Cobrar realizar el objetivos de la organización, la cual
“Cronograma de Cobros”, de acuerdo a debe ser del conocimiento de todo el
las fechas establecidas en cada uno de personal de la empresa.
los documentos que genere la misma. 12. Deben crearse niveles de autoridad
3. Se debe mantener actualizado el libro mediante el establecimiento de
auxiliar de Cuentas por Cobrar. responsabilidades del personal de
4. Se debe tener identificado al deudor, de acuerdo al cargo desempeñado por el
su forma y fecha de pago. personal y el orden jerárquico del
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Arianny Viloria y Verusska Zapata
mismo. La aplicación de esta acción da mantenimiento eficiente en el registro
mayor flexibilidad al proceso, al mismo de las operaciones.
tiempo que contribuirá a la 17. El Analista de Cuentas por Cobrar se
determinación de la segregación de encargara del control de los cheques
funciones. devueltos y los enviará al Asistente para
13. Debe existir una planificación adecuada que lo incluya como una cuenta por
y periódica de la toma física de los cobrar en el sistema financiero.
documentos y del efectivo, la cual 18. El Analista de Cuentas por Cobrar
consiste en realizar conteos físicos ingresará en el Libro Auxiliar de Cuentas
periódicos por lo menos una (01) vez al por Cobrar, los cheques devueltos por el
mes, con la finalidad de comprobar el banco para su gestión y control.
correcto funcionamiento de los registro 19. El Analista de Cuentas por Cobrar
del área de Cuentas por Cobrar, a fin de enviará al Asistente, un listado de los
evaluar el buen funcionamiento en el cheques devueltos, junto con el físico de
registro de entradas y salidas del los mismos, para que se realicen las
sistema. gestiones de cobro pertinentes.
14. Se debe realizar una planificación de 20. El Gerente General solicitara
cobros por lo menos de dos (02) veces quincenalmente un informe de las
al mes, así como también gestiones de cobros realizadas
implementarse conteos selectivos de correspondiente a los cheques
ingresos una vez al mes. Esta acción devueltos.
permitirá a la empresa mostrar la 21. Al rescindirse un contrato, el área de
cantidad exacta de facturas emitidas y a ventas deberá notificar al Analista de
su vez detectar errores e irregularidades Cuentas por Cobrar, para actualizar el
en el registro de entradas y salidas en el sistema y el Libro Auxiliar de Cuentas
sistema de información, para luego por Cobrar, realizando los débitos y
entregar correctamente la información créditos correspondientes.
al contador y realizar los pagos u 22. Asesoría Jurídica, deberá informar al
obligaciones oportunamente. área de Cuentas por Cobrar en el
15. El registro de las operaciones se debe momento que se realice efectivamente
realizar en el momento en que la rescisión de un contrato.
realmente ocurre, esto garantiza que la
información presentada por la empresa Formularios propuestos
sea válida, confiable y acorde con los • Formato cronograma de cobro: Permite
Principios de Contabilidad controlar los cobros a ser efectuados en
Generalmente Aceptados. Lo que cada periodo, para su llenado puede ser,
repercute en la toma de decisiones emitido a través del sistema o manual.
adecuadas por parte de la gerencia. • Formato hoja de gestión de cobro:
16. Se debe adoptar mecanismos que Permite el registro de las gestiones
permitan mantener actualizada la realizadas y los resultados obtenidos,
información del registro de las para su llenado puede ser, digital o
transacciones. Realizando un manual.
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Manual de Normas y Procedimientos Contables para el Área de cuentas por cobrar de la
Empresa “Inversiones M.C.H., C.A.”
CONCLUSIONES mejoras significativas en los resultados
La investigación en el área de cuentas esperados por la organización, respecto a
por cobrar de la empresa Inversiones su flujo de caja y estabilidad financiera.
M.C.H C.A evidenció la necesidad del Recomendaciones:
personal del área, de contar con normas y
• Implementar los formularios de
procedimientos instructivos para el manejo
cobros.
eficaz de sus procesos.
• Divulgar el uso del manual a los
De tal manera que la implementación
usuarios involucrados.
del manual se basa en las debilidades que
• Proporcionar adiestramiento al
se encontraron en dicha área en cuanto a:
personal en el uso del manual.
los cobros de las facturas regularmente
realizados con retraso, los auxiliares de los • Hacer revisiones periódicas de los
clientes no se mantienen actualizados, el procedimientos.
personal de cobranza no sigue pautas a • Motivar al personal.
través de un cronograma de cobro, no se • Realizar extensiva elaboración de
realizan análisis adecuados de los manuales de esta índole, que se
vencimientos de los documentos, hay encuentren relacionados con los
retraso constante en el registro de las procesos contables y administrativos
operaciones, el personal carece de de la organización.
información documentada que facilite
realizar sus actividades eficientemente.
REFERENCIAS
Siendo el objetivo principal ofrecer de
Alonzo, T. J. (2008). Diseño de Sistemas
forma sistematizada procedimientos
Administrativos y Contables. Caracas.
contables necesarios, referentes a las
Venezuela. Vigésima Segunda Edición
cuentas por cobrar, que permitan que
Balestrini, M. (2006). Como se elabora el
fluyan de manera coherente y consecuente
Proyecto de Investigación. Consultores.
todos los procesos involucrados en dicha Caracas. Venezuela. Asociados BL
área para el desarrollo eficaz de los Bustamante, J. y Cols (2011) Impacto en la
objetivos de la organización. cultura organizacional con la aplicación
En esta últimas líneas se sintetizan un del modelo estándar de control interno.
conjunto de recomendaciones Antioquia: Revista Virtual de Estudiantes
argumentadas desde el proceso de la Universidad de Antioquia
investigativo. Así, se manifiesta que el Catacora, F. (2009). Sistemas y
manual de normas y procedimientos de Procedimientos Contables. Caracas,
cuentas por cobrar, está dirigido al Venezuela. Editorial Mc. Graw – Hill
personal administrativo y contable que Interamericana de Venezuela S.A
labora en la empresa atendiendo a la Diamond, S. (2003). Como Preparar
necesidad que proporciona contar con Manuales Administrativos. México. D.F
procedimientos comunicacionales Editorial Interamericana
relacionados con las actividades que se Duhalt, M. (2007). Los Manuales de
desarrollan en la organización. Por lo Procedimientos en las Oficinas Públicas.
tanto, se considera aceptable darle la México. D.F. 2da edición. Universidad de
importancia que posee, para obtener así México
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
Arianny Viloria y Verusska Zapata
Kellog, G. (2003). Preparación del Manual de Compras – Cuentas por Pagar – Pagos
Oficina. Barcelona. España. Edición en la Empresa Otto Schirmer, C.A.
Reverte Trabajo de Licenciatura. Facultad de
Kerlinger, F.N (2005). Investigación del Ciencias Económicas y Sociales.
Comportamiento. México. [Link] Universidad de Carabobo. Bárbula.
Interamericana Venezuela
Matheus, R, Noriega, I y Zambrano, E. (2014). Terry, G. (2007). Principios de
Propuesta de un Manual de Control Administración. México. D.F. Editorial
Interno en el Área de Inventario – Continental, S.A
No. 6 | Volumen 2 | Abril – Junio 2018 | ISSN: 2616-8219
