TEMA 5
DOCUMENTOS NOTARIALES PROTOCOLARES
I. DOCUMENTOS NOTARIALES.
Son documentos notariales aquellos que la notaria o el notario elabora, redacta,
interviene o autoriza, confiriendo fe a los actos, los hechos y las circunstancias que
presencia. Serán otorgados con arreglo a lo dispuesto en la presente Ley.
Constituye parte del documento notarial el recibir, interpretar, redactar y dar
forma legal a las voluntades de los interesados (La ley 483 art. 39).
1.1. Actos Jurídicos. Constituyen eventos en los que sí existe intervención humana, en
algunos casos en una parte no deliberada pero unilateralmente (Ejemplo
reconocimiento de un hijo), o de dos o más personas. (firma de un contrato).
1.2. Hechos Jurídicos. Son eventos que se producen sin ninguna intervención humana,
pero con consecuencias o efectos jurídicos dentro de la esfera del derecho. (Ejemplo,
Riada que deja una porción de terreno)
1.3. Negocios Jurídicos. Implica la intervención de dos o más voluntades que van a
ponerse de acuerdo en un dato sinalagmático perfecto. (Ejemplo formación de
sociedad)
II. DOCUMENTOS PÚBLICOS.
El documento público, es todo aquel extendido con las solemnidades legales por
autoridad pública autorizadas, es decir todas las autoridades y funcionarios públicos
emiten documentos públicos.
El tratadista Gatary nos dice que el documento público es aquel creado por el
funcionario público que señala un procedimiento formal regulado y que permite tener
una resolución un derecho una constancia una certificación o publicidad que satisfaga
una necesidad o petición de un servicio público.
Por lo que llegando a la conclusión el documento notarial es en esencia un documento
público otorgado por el notario que ejerce sus funciones por delegación del Estado.
2.1. AUTORIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La notaria o el notario autorizará los documentos originales y las copias de éstos con su
firma, rúbrica y sellos oficiales de la notaría a su cargo. (art. 41).
2.2. PROTOCOLIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO
Los documentos públicos otorgados en el extranjero deberán cumplir las formalidades
y requisitos previstos en la reglamentación para su protocolización. (art. 42).
2.3. EXTRATERRITORIALIDAD DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES
Todo documento público autorizado por notaria o notario de fe pública o de gobierno,
para que surta efectos en el exterior, deberá ser autenticado por la o el Director del
Notariado Plurinacional o por la o el Gobernador del Departamento, según corresponda,
y por la autoridad competente del Ministerio de Relaciones Exteriores, además de los
requisitos exigidos por las normas del país respectivo o de acuerdo a lo establecido en
Convenios y Tratados Internacionales. (art.43). (antes llamado certificación de documento
para el exterior ahora es apostillado).
III. CLASES DE DOCUMENTOS NOTARIALES
Los documentos notariales se clasifican en protocolares y extra-protocolares. Tendrán
carácter de documentos públicos con independencia del medio en que se extiendan, sea
papel o soporte electrónico. (art. 40).
IV. DOCUMENTOS PROTOCOLARES.
Los documentos protocolares son las escrituras originales o matrices de los actos,
hechos y negocios jurídicos, compilados y archivados en un protocolo. (art.44).
Los documentos protocolares son los originales o matrices, ellos son retenidos,
coleccionados y archivados, los que contienen manifestaciones de voluntad y negocios
jurídicos, librándose copias que conocemos como testimonios.
Los documentos protocolares son todos aquellos guardados y conservados en un
protocolo. Las matrices de las escrituras públicas y algunos tipos de actas notariales son
los documentos notariales protocolares.
Son la colección cronológica de las matrices, debidamente foliadas y autorizadas por el
Notario, que reúnen las condiciones necesarias para revestir calidad de
instrumento notarial. Asimismo, se admiten las copias de documentos habilitantes
que se incorporan como anexos necesarios a la matriz notarial. Los documentos
protocolares son en realidad las escrituras constitutivas.
4.1. EL PROTOCOLO NOTARIAL
Es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices, a partir de los cuales la
notaria o el notario extiende los instrumentos públicos protocolares de acuerdo a la
presente Ley y su reglamentación. (Art. 45).
Forman el protocolo notarial los registros de:
a. Escrituras públicas;
b. Testamentos;
c. Actas protocolares u otros tipos de documentos que por su naturaleza necesiten de
protocolización.
d. Protestos de letras de cambio;
e. Poderes generales, especiales o colectivos;
f. Certificaciones de firmas y rúbricas; (antes llamado reconocimiento de firmas)
g. Otros establecidos por Ley.
4.2. AUTORIZACIÓN Y CIERRE DE REGISTRO. Los registros serán autorizados por la
Dirección Departamental al inicio de cada gestión y a la conclusión de la misma. (Art.46).
Esto será para abrir los libros de cada gestión será el primer día hábil del año y para
cerrar será el último día del año que se realizará a través de un acta.
4.3. ORDEN CRONOLÓGICO. Los instrumentos públicos protocolares se extenderán
observando el riguroso orden cronológico y se consignará el número que les
corresponda sucesivamente. (Art.47)
4.4. SUBSANACIÓN DE ERRORES. Los errores materiales, las omisiones, los defectos de
forma y los errores de redacción en los documentos notariales sólo podrán ser
subsanados por la notaria o el notario, con el consentimiento de las y los interesados,
hasta antes de constituirse en instrumento público.
II. Al margen del documento subsanado, se asentarán la fecha, los datos y la aceptación
firmada de las y los interesados y de la notaria o el notario. (Art. 48)
4.5. ACLARACIONES, ADICIONES, MODIFICACIONES O CANCELACIONES. El instrumento
público protocolar podrá ser objeto de aclaración, adición, modificación o cancelación,
mediante otro instrumento público protocolar, debiendo asentarse constancia de tal
extremo en el primigenio. (Art. 49)
4.6. REPOSICIÓN DEL DOCUMENTO PROTOCOLAR. La reposición por destrucción,
pérdida, deterioro o sustracción parcial o total de un instrumento público protocolar,
procederá previa autorización de la Dirección Departamental, conforme al reglamento.
(Art.50)
4.7. EXTENSIÓN DE LOS DOCUMENTOS PROTOCOLARES. Del registro de los
documentos protocolares, se extenderán las escrituras, testimonios, protocolizaciones
y actas que la presente Ley determina, conforme a su reglamentación. (Art.51)
V. ESCRITURAS PUBLICAS
5.1. La escritura notarial es todo documento matriz incorporado al protocolo,
autorizado por el Notario, que contiene uno o más actos jurídicos.
La escritura notarial modifica y asegura derechos preexistentes y se refiere a actos y
negocios jurídicos que se extienden dentro del protocolo.
5.2. Escritura pública es el documento que el Notario ha de redactar sobre el contrato
o acto sometido a su autorización, firmado por los otorgantes, por los testigos
instrumentales o de conocimiento, en su caso, y firmado y signado por el mismo Notario.
La escritura pública es el instrumento público notarial que se utiliza para hacer constar
actos jurídicos, es decir, aquellas manifestaciones humanas donde la voluntad es capaz
de determinar las consecuencias en Derecho de lo que se celebra.
5.3 DOCUMENTO MATRIZ O ESCRITURA PÚBLICA. –
La Ley del Notariado Plurinacional (Ley 483) en vigencia, establece:
I. La escritura pública es el documento matriz notarial incorporado al protocolo,
referente a actos y contratos establecidos en la Ley, el cual refleja la creación,
modificación o extinción de derechos u obligaciones existentes. (Notarial, Peréz Fernández) (Art.
52)
La función de la escritura pública, certificada por el Notario, es crear o recoger
formalmente un negocio jurídico o expresar una declaración de voluntad, capaz de
crear, modificar o extinguir derechos subjetivos de las partes interesadas.
La otorgación de la escritura pública y su formalidad está reglada por preceptos
concretos y su cumplimiento no puede eludirse pues son de rigurosa imposición, son la
manera legal de expresar las relaciones jurídicas que constituyen su contenido. En ese
aspecto es relevante lo que afirma Sanahuja y Soler Cuando dice: “El estudio de la forma
es tan esencial como es el del contenido que se Complementan mutuamente pues lo
mismo puede tener vicio de nulidad el instrumento por defectos intrínsecos o del
contenido que por los extrínsecos de la forma”.
5.3.1. PARTES DE LA ESCRITURA.
El contenido de la escritura pública comprende el encabezamiento, el cuerpo y la
conclusión. (Ley Notariado, Art.53).
Toda escritura pública debe constar de:
1).- Encabezamiento; 2).- Cuerpo ; y 3).- conclusión.
1).- Encabezamiento. - Se refiere al encabezamiento de la escritura pública, donde se
registran los siguientes datos:
a. Lugar, fecha y hora de extensión del instrumento;
b. Nombre de la notaria o el notario; número de Notaría y jurisdicción
c. Nombre, nacionalidad, estado civil, profesión u ocupación de las o los interesados y
domicilio seguidos de la indicación que proceden por su propio derecho;
d. Los documentos de identidad de las y los interesados y otros que sean necesarios;
e. La circunstancia de comparecer una persona en representación de otra, con
indicación del documento que la autoriza;
f. La circunstancia de intervenir un intérprete, en el caso de que alguna de las y los
interesados ignore el idioma en el que se redacta el instrumento
g. La circunstancia de que la o el interesado o interviniente, sea analfabeto o tenga
discapacidad que no le permita firmar y el hecho de haberlo realizado mediante huella
dactilar;
h. La capacidad, libertad y consentimiento con que se obligan las y los interesados;
i. La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella;
j. Cualquier dato requerido por Ley o que sea pertinente
2).- Cuerpo de la escritura.-
De acuerdo al Art. 55 establece: El cuerpo de la escritura pública contendrá:
a. La declaración de voluntad de las y los interesados, contenida en el documento
elaborado por la notaria o el notario o contenida en la minuta, que se insertará de
manera literal;
b. La incorporación de comprobantes que acrediten la personería y la representación,
cuando sea necesario;
c. La incorporación de documentos que por disposición legal sean exigibles o
pertinentes.
Es la parte importante, en ella se encuentran transcritas todas las cláusulas de la minuta
“in extenso” siempre y cuando tuviera efectivamente base en esa minuta, entonces
deberá ser transcrita la misma fiel y literalmente, sin añadir ni disminuir nada; en caso
contrario –de no existir minuta—el notario deberá transcribir el contenido del contrato
con fidelidad a la voluntad de los partícipes y con sujeción a las prescripciones de ley.
Cuando el acto requiera del pago de impuestos, estos deberán ser transcritos
literalmente, así como todos los documentos que acrediten la personería y otros.
3).- Conclusión. -
De acuerdo al Art. 56 establece: la conclusión de la escritura pública expresará:
a. La fe de haberse leído el instrumento por la notaria o el notario;
b. La ratificación, modificación o indicaciones que las y los interesados hagan, que
también serán leídas;
c. La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico, cuando corresponda;
d. La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se citen
sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento
de facultades;
e. La transcripción de cualquier documento que sea necesario y que se hubiera omitido
en el cuerpo de la escritura;
f. Las omisiones que a criterio de la notaria o el notario deban subsanarse para obtener
la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que las y los interesados no
hubieran advertido;
g. Firma de las y los interesados y de la notaria o el notario, con la indicación de la fecha
en que se concluye el proceso de firmas del instrumento.
Contiene todas las generalidades de los testigos instrumentales, el Notario debe dar
lectura de principio a fin todo el protocolo labrado en presencia de las partes de acuerdo
a ley. Las que al aceptar la forma de redacción dan por bien hecha, firmando con los
testigos y el Notario.
5.3.4. REDACCIÓN DE LA ESCRITURA PUBLICA. El reglamento a LNP establece en su Art.
56 que:
I. Las escrituras públicas se redactarán o asentarán en idioma castellano, con estilo y
letra clara y sin abreviaturas, excepto en caso que la abreviación sea de uso oficial, con
caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse manualmente o
mecánicamente, cuidando que los tipos resulten marcados en el papel notarial en forma
indeleble. Sólo se usarán guarismos o números siempre y cuando la misma cantidad
aparezca en literal. Los blancos o vacíos de cada línea serán rellenados con el carácter “-
“ o línea si es manuscrito. Están prohibidas las enmiendas o raspaduras, cualquier
subsanación de errores de forma deberá ser claramente detallada mediante notas
marginales, siempre que se traten de errores de forma y sean evidentes. Las notas
marginales forman parte de la escritura pública.
II. Sólo se utilizarán palabras en idioma distinto al castellano cuando éstas sean
generalmente usadas corno los términos científicos, de arte, determinados o de uso
común en otro idioma oficial reconocido por el Estado Plurinacional de Bolivia.
III. Para transcribir una minuta que se encuentre en idioma distinto al castellano, ésta
debe previamente ser traducida por un traductor oficial autorizado.
Exigibilidad del comprobante de pago de impuestos. (Art.59 Reglamento LNP)
Las notarias y los notarios de fe pública, en el momento de la protocolización de
minutas o documentos equivalentes de traslación de dominio a título oneroso o a título
gratuito de bienes inmuebles o bienes muebles sujetos a registro, títulos valores y
acciones, no darán curso a los mismos cuando no se adjunte el comprobante de pago
del impuesto que corresponda.
La notaria o el notario de fe pública, por esta obligación, se constituye como agente
de información ante las administraciones tributarias de los diferentes niveles
territoriales, de acuerdo al Artículo 71 de la Ley Nº 2492, de 2 de agosto de 2003, Código
Tributario Boliviano.
5.3.5. ETAPAS DEL PROCESO DE PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PUBLICA
El Reglamento a LNP en su Art. 60 establece: Las etapas de perfeccionamiento de una
escritura pública son:
• La recepción: Es la percepción por parte de la notaria o el notario de fe pública
sobre las declaraciones que realizan los interesados. Constatando los juicios
de identidad, capacidad, legitimidad e idoneidad de los intervinientes;
• La extensión: Es la versión escrita de lo declarado, la notaria o el notario de fe
pública verificará que contenga los elementos esenciales para su validez.
• El otorgamiento: Es el asentimiento expreso que prestan los interesados al
instrumento extendido;
• La autorización: Es la fe pública que otorga la notaria o el notario de fe pública,
que consta en el instrumento previo cumplimiento de los requisitos mediante
la firma, rúbrica y sello.
5.3.6. CONCLUSIÓN Y ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN. (Art.68 Reglamento LNP)
La conclusión opera mediante el asiento en el acta de protocolización por la que se
incorpora la escritura pública al protocolo para que surtan los efectos de instrumento
público, previa la lectura, las advertencias legales y constancia sobre si los
comparecientes firmaron por si o a ruego.
Además de lo establecido en el Artículo 57 de la Ley Nº 483, el acta deberá contener
un resumen del acto o negocio jurídico a incorporar, así como el número correlativo que
el corresponda.
La protocolización como tal es lo que va dar por concluida toda la etapa del
faccionamiento, perfeccionamiento y otorgación de una escritura. Esta acta también
tiene que contener un resumen del acto, negocio jurídico a incorporar, así como el
numero correlativo que le corresponde que pone el sistema.
5.3.7. CONTENIDO DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN). (Art. 57 LNP).
El acta de protocolización contendrá:
1. Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario;
2. Materia del documento;
3. El nombre y documento de identidad de las y los interesados;
4. El número de fojas;
5. En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la
protocolización y nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la
protocolización con la indicación de estar consentida, ejecutoriada y con denominación
de la entidad que solicita la protocolización
5.3.8. OTROS DOCUMENTOS. La notaria o el notario agregará los documentos materia
de la protocolización al final del tomo del protocolo notarial, donde se encuentra
registrada el acta de protocolización. Los documentos protocolizados no podrán
separarse del registro de escrituras públicas por ningún motivo. (Art. 58 LNP)
Actas protocolares son las conocidas como protocolizaciones o elevaciones a protocolo
de testimonios judiciales, que por principios ya son documentos públicos; pero que se
incorporan bajo el principio de matricidad para luego obtener copias.
Actas protocolares. Las actas protocolares por disposición legal no incluyen negocios
jurídicos. Los negocios jurídicos que creen modifiquen o extingan derechos se realizarán
mediante escritura pública. (Art.70 Reglamento LNP)
5.3.9. FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES. (Art.71 Reglamento LNP)
• Las actas protocolares se extenderán y autorizarán con los formalismos
establecidos para las escrituras públicas, en lo que sea compatible con dichas
actas, sin perjuicio de las modificaciones que se indican en los Artículos
siguientes.
• Las actas notariales que correspondan a una misma actuación, se extenderán por
orden cronológico, seguirán al documento que se protocoliza cuando exista, y
entre sí mismas mantendrán una adecuada continuidad.
• Las actas protocolares serán suscritas por los interesados cuando así lo
establezca la disposición normativa.
• En la formulación de las actas protocolares no se requiere unidad de acto,
pudiendo franquearse en el momento del acto o después.
VI. OTRAS ESCRITURAS PÚBLICAS. (Art.59).
Son también escrituras públicas las siguientes:
a. Nombramiento de tutor y curador de persona mayor de edad;
b. Adopción de persona mayor de edad;
c. Autorización para el matrimonio de persona menor de edad, otorgada por quienes
ejercen la autoridad de padres;
d. Aceptación expresa o renuncia de herencia;
e. Otros establecidos por Ley.
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