PROTOCOLO

ETIQUETA
GESTIÓN DE EVENTOS

Ing.: Silmar Galván

PROTOCOLO

■ Conceptos
■ Clasificación
■ Precedencia
– Precedencia protocolar en mesas.
– Presidencia protocolar en mesas.
■ Tratamiento Protocolar
– Tipos de tratamiento
■ Comisión Protocolar
■ Acto Protocolar
– Tipos de Actos
El PROTOCOLO (la norma) y el CEREMONIAL (la
forma) serán los elementos que fundamentarán el
ejercicio del especialista de protocolo en los actos
público y
privados, conservando el “uso y la costumbre” en la
realización de toda actividad humana.
Las diferencias existentes entre estos términos son de naturaleza
histórica, normativa y social:
- El Ceremonial se entiende como actos reglamentados por la ley, la
tradición y ambientados por la pompa que los rodea (se refiere a
la solemnidad del acto)
- El Protocolo codifica las normas que son destinadas a designar a
cada quién su lugar. (se refiere a la normativa establecida).
- La Etiqueta valoriza el trato entre las personas. (se refiere al
comportamiento y vestimenta en determinados actos)
PROTOCOLO

“Es en el medio social el arte de determinar y establecer todas

aquellas normas a cumplir para el mejor desenvolvimiento de las
actividades que ejercen y practican los seres humanos, no sólo
en áreas oficiales, diplomáticas, eclesiásticas y militares, sino
también y traducida en cortesía, respeto, buenas maneras y buen
lenguaje en el área laboral, deportiva, familiar y social en general
siendo el aceite que permite a tan complicada maquinaria de las
Relaciones Humanas marchar en armonía y eficiencia sin riesgos de
choque, fricciones u oxidaciones.” (Protocolo Social.2001, Isabelita
González, Caracas, pág.4.)
 CLASIFICACIÓN

PROTOCOLO CEREMONIAL
■ Protocolo Oficial. ■ CEREMONIAL PÚBLICO
■ Protocolo Militar. ■ Ceremonial de Estado o de Corte
■ Protocolo Diplomático. ■ Ceremonial Diplomático
■ Protocolo de Cancillería.
■ Ceremonial de Cancillería
■ Protocolo Deportivo.
■ Ceremonial Marítimo
■ Protocolo en Eventos.
■ Ceremonial Militar
■ Protocolo Social.
■ Ceremonial Eclesiástico
■ Protocolo Empresarial.
■ Ceremonial Socia
■ Protocolo en los Negocios.
 Precedencia
Sistema del reloj
Se le dice el “sistema del reloj” porque sigue el
movimiento de las agujas de este instrumento, alrededor
del anfitrión o de los anfitriones, se coloca al lado
derecho del anfitrión (primera presidencia) a la persona
de mayor rango y al lado izquierdo, (de la misma primera
presidencia) quien le sigue en jerarquía, se puede de
esa manera hasta agotar los comensales. Si se tiene
una señora cómo anfitriona también se procede de la
misma manera, alrededor de ella se van colocando los
invitados por el orden establecido
en la lista de precedencia de los invitados. Se irán
combinando de una presidencia a otra en la misma
forma, girando alrededor de cada presidencia, se va
despejando la lista de invitados.
 Precedencia
Sistema cartesiano
El sistema “Cartesiano” sigue la colocación en dirección de
las aspas de una equis, es válido para las comidas de
señoras o caballeros solos. Para las comidas con señoras
solamente es válido si presiden dos personas del mismo
sexo. Los comensales son sentados de la siguiente manera:

Derecha 1ª P ___ >Derecha 2ª P___>Izquierda

1ª____>Izquierda 2ª P y así sucesivamente.
 Presidencia
Sistema Francés

El “Sistema Francés” ubica a las

presidencias en el centro, el anfitrión se
sienta siempre
de espalda a la pared y mirando hacia la
puerta de ingreso del servicio. De esta
manera
le favorece porque se tiene el control del
servicio de la comida de principio a fin.
Puede
dar señales si es necesario. Este sistema
tiene como ventaja que al estar situados los
anfitriones frente a frente y los invitados a los
lados, con la precedencia establecida; por
supuesto se hace más importante la
conversación.
Tiene como desventaja que los invitados de
 Presidencia
Sistema ANGLOSAJÓN

En el “Sistema Anglosajón” las presidencias

están colocadas a los extremos de la mesa,
por lo tanto separa a los anfitriones y
también a los invitados especiales o de
mayor jerarquía. Permite hacer la
conversación más amplia con el grupo que
rodea a los importantes. De esta manera
queda más disimulada la jerarquía de los
invitados. Para el (los) anfitrión (es) es un
poco incómodo con respecto al invitado
especial, ya que queda sentado a mucha
distancia de él.
TRATAMIENTO PROTOCOLAR

Los Tratamientos tienen carácter honorífico y van

unidos al rango del beneficiario o a título personal,
pudiendo tener condición temporal o permanente (vitalicio),
su uso contempla varios medios de utilización verbal o
escrita. Quien los recibe podrá ser una persona física (un
diputado) o un colectivo impersonal o institucional (un
Concejo Municipal).
TIPOS DE TRATAMIENTO
■ OFICIALES: Ciudadano, Sr, Sra., ■ DIPLOMÁTICOS: Excelentísimo a los
Excelentísimo Presidente, Embajadores agregándole el nombre
Ministro, Alcalde, del país que representa o de origen.
Ejemplo: Excmo Sr. Embajador
■ REALEZA: Majestades, alteza,
(nombre del país de origen) Sra.
■ ECLESEASTICO: Santo Padre, (apellidos del esposo). Si son Ministros
Beatísimo Padre, Su Santidad. Consejeros, Consejeros o Encargados
Los Cardenales tienen de Negocios, se le antepone el título
tratamiento de Eminencia de “Honorable” para el trato oficial y
Reverendísimo escrito.
■ VITACLICIOS: Se le otorga el ■ CIENTIFICOS Y ARTISTICOS:
tratamiento de Excelentísimo y lo MAESTROS.
conserva de modo vitalicio: a los
■ ACADÉMICOS: de: Señor Rector
Reyes, los primogénitos de la
Honorables. Tratando de emplear el
casa Real, los Presidentes de
título de Doctor a quien
Gobierno electos
verdaderamente lo ostenta
democráticamente, los
Comisión
Protocolar: ■ DIRECTOR O JEFE DE PROTOCOLO
■ JEFE DE PROTOCOLO
■ COORDINADOR (ES)
■ LOS GUÍAS
■ EL MAESTRO DE CEREMONIA
Acto Protocolar

■ (1994), Felio A. Vilarrubias, dice, “un acto protocolar se conjuga en todo

momento sobre estas dos bases: La filosofía del Acto (imagen) y la Ejecución
(Técnica)”.
Tipós:
Inauguraciones: Monumentos, estatuas, Eventos.
Públicos: oficiales, gubernamentales, toma de posesiones,
Solemnes
Desfiles,
Imposición de condecoraciones
Ceremonial diplomático
Visitas de Estado.
Acontecimientos especiales: Aniversarios, fiestas patronales, funerales.
ETIQUETA

■ CONCEPTO
■ TIPOS DE ETIQUETA
■ RECEPCIONES
– CLASES DE RECEPCIONES
■ ETIQUETA EN LAS MESAS
■ TIPOS DE MESAS
ETIQUETA

■ “Etiqueta” es el Ceremonial de los estilos, usos y

costumbres que deben observarse en todos los actos y
ceremonias públicas y solemnes, así como en las
manifestaciones externas de la vida social. Dicho de otra
manera, la “Etiqueta” es la reglamentación de ciertas
normas del Ceremonial Extranjero y Nacional.
■ La etiqueta, tiene que ver con el “saber estar”, “saber
comportarse”. Define su ambiente, su vestir, su
desempeño, dependiendo de lo que se va a realizar.
TIPOS DE ETIQUETA

■ Estricta Etiqueta.
■ Etiqueta Simple
■ Etiqueta en el vestir.
■ Etiqueta en la mesa.
RECEPECIÓN

■ Recepción “acción y efecto de recibir” “acto solemne en que desfilan ante un

Jefe de Estado u otra autoridad los representantes de cuerpos o clases”
“reunión con carácter de fiesta que se celebra en algunas casas o salones”.
TIPOS DE RECEPCIONES

■ RECEPCIONES DE LOS JEFES DE ESTADO

■ RECEPCIONES DE LOS JEFES DE GOBIERNO
■ RECEPCIONES DE CANCILLERES
■ RECEPCIONES DE JEFES DE MISIÓN (EMBAJADORES)
■ RECEPCIONES EMPRESARIALES
■ RECEPCIONES SOCIALES
■ RECEPCIONES ARTÍSTICAS O CULTURALES
■ RECEPCIONES DEL ÁMBITO ACADÉMICO
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

RECTANGULAR

La mesa rectangular permite lucirse por

ser de gran tamaño, esta mesa también
suele llamarse “IMPERIAL”. Es la más
fácil para ubicar a los comensales y es
colocándolos en las Presidencias a la
Francesa, una frente a otra. Esta mesa
normalmente ocupa un espacio de
grandes proporciones, son pocos los
sitios donde se pueden tener y a
excepción de recintos oficiales y
tradicionales hoy día no se
acostumbran.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

OVALADA

Esta mesa tiene las mismas

aplicaciones y uso que la mesa
rectangular, se debe tener en cuenta
cuando se utilizan estos tipos de mesa
donde están ubicadas las ventanas y la
entrada de servicio. Esto permite
planificar mejor la colocación de las
presidencias.

.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

REDONDA

La mesa redonda son múltiples y

permiten sentar a varias “presidencias”
a la vez. Siempre habrá una central que
estará presidida por la persona de más
alto rango, las otras estarán a su
alrededor. Este tipo de mesa son las
que ofrece las agencias de festejos y
tienen una capacidad de ocho a diez
comensales. La ventaja de esta mesa
es que permite la comunicación e
interrelación de todos los que están
sentados en ella.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

MESA EN U

Este tipo de mesa no se utiliza

actualmente en banquetes como hace
algún tiempo, para ello:

- Se necesita un espacio muy

grande y no siempre se hace en un
hotel o salón especial.

- La colocación de los
comensales en los laterales es
incómoda por cuanto siempre quedarían
algunos dando la espalda al resto de
ellos.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

HERRADURA

Posición que para llegar a ella se tiene que

poner mesones especiales, prácticamente
tiene la misma utilidad que la mesa tipo U,
a diferencia que las esquinas son
redondeadas y que cuando se sentaban
nunca lo hacían por todo el contorno sino
hasta la mitad, como en las mesas tipo
“Peine” que en la parte del frente a la
“Presidencial” o de los anfitriones no se
sienta nadie.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

EN PEINE

Es la misma mesa en U pero añadiendo

otros brazos en el medio para sentar a
más comensales, conservando la
peculiaridad de no sentar a nadie de
frente a los anfitriones u homenajeados.
Esta mesa se utiliza cuando asisten un
gran número de personas a un
banquete en especial.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

PRESIDENCIAL

Es una mesa de características únicas

porque no tiene anfitriones sino solamente
al Presidente, por lo tanto, debe ver a
todos y todos lo deben ver a él. No
solamente va dirigido a una sola persona,
pueden ser varios pero, en este caso son
todos del mismo rango e importancia por
eso se le denomina “Mesa Presidencial”.
ETIQUETA
EN LAS
MESAS
Existe diversidad en las mesas por su
forma, por menagë o montajes:

SEPARADAS

Varían desde una mesa Presidencial (de

diferente tamaño y estructura) con otras
ubicadas alrededor (todas de iguales
dimensiones). Estas mesas separadas
permiten lucirse en la decoración de todo
el salón y también es más flexible en la
colocación de los invitados. Con solo
preparar dos o tres mesas con sus
respectivas precedencias es suficiente,
dejando las demás libres para que los
invitados se sitúen con toda libertad.
MONTAJE DE MESA

■ MANTELERIA
■ SERVILLETAS
■ CUBERTERÍA
■ CRISTALERÍA
■ VAJILLA
■ ORNAMENTACIÓN
GESTIÓN DE EVENTOS

CONCEPTOS
PLANIFICACIÓN
PRE- EVENTO
EJECUCIÓN
POST EVENTO
Concepto

Conjunto de acontecimientos susceptibles de ser

planificados y ejecutados que se producen en distintas
áreas del quehacer económico, social, cultural o científico.
Por tanto, eventos especiales es un término genérico que
agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas:
Política, Científica, Religiosa, Ceremonial, Educativa,
Económica, Tecnológica, Recreacional, Otras.
Eventos

■ Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez

(1995) “persiguen comunicar el mensaje de una
organización a un público específico, utilizando medios
adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este
mensaje se percibe a través de los sentidos y uno de
ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja una
imagen según la manera de atender los aspectos
vinculados con el orden, la buena ubicación, la armonía,
la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el control del
tiempo, del espacio y de los recursos.
Clasificación de los Eventos
De Acuerdo con la Naturaleza del De Acuerdo con el Grado de
Evento Exclusividad
■ Culturales ■ Públicos
■ Deportivos ■ Privados
■ Políticos
■ Sociales
■ Educativos
■ Científicos
■ Comerciales
■ Tecnológicos
■ Recreativos
■ Mixto
Clasificación de los Eventos
De Acuerdo con el Alcance y De Acuerdo con el Criterio
Magnitud del Mismo Económico
■ ■ Autofinanciable
■ Mundial ■ Subsidiado
■ Internacional
■ Nacional
■ Regional
■ Municipal
Clasificación de los Eventos
De Acuerdo con la Técnica utilizada y ■ Simposios
el Tratamiento de la Información
■ Jornadas
■ Asambleas
■ Congresos
■ Conferencias
■ Convenciones
■ Panel
■ Ferias y exposiciones
■ Reuniones
■ Talleres
■ Semanas y días especiales
■ Foros
■ Aniversarios
■ Seminarios
■ Inauguraciones
RECURSOS VOCATIVOS
DIDÁCTICOS Y
OPERACIONAL ■ Es el instrumento o lista de
ES PARA nombres de personalidades
ordenadas jerárquicamente a los
EVENTOS fines de su correspondiente
salutación protocolar, mencionada
por los principales oradores del
día. Puede estructurarse
mediante una lista o a través de
tarjetas.
Recursos Operacionales
RECURSOS GUIÓN PROTOCOLAR
DIDÁCTICOS Y
OPERACIONAL ■ Es la herramienta que se
ES PARA utiliza para controlar
EVENTOS cronológicamente el
desarrollo de todas las
acciones vinculadas con el
acto o ceremonia en
cuestión. Generalmente es
utilizada por el maestro de
Recursos Operacionales ceremonias y el coordinador
o jefe de protocolo.
RECURSOS PLANOS Y CROQUIS
DIDÁCTICOS Y
OPERACIONAL ■ Es la herramienta que se
ES PARA utiliza para zonificar el área
EVENTOS donde se desarrollará un
evento. Define las áreas de
presidium, personalidades,
periodistas, invitados
internacionales o nacionales,
diplomáticos, militares,
Recursos Operacionales público en general, entre
otras.
RECURSOS LISTAS PROTOCOLARES
DIDÁCTICOS Y
OPERACIONAL ■ Es un instrumento que se
ES PARA utiliza a los fines de
EVENTOS determinar la lista de
invitados que potencialmente
asistirán al evento, consiste
en una ordenación de las
principales autoridades a las
que hay que invitar al evento
Recursos Operacionales y que ostentan determinada
jerarquía.
 Vocativo Para elaborar el vocativo se debe seguir el
procedimiento que a continuación se detalla:

En cuanto al vocativo, este ■ Determinar el área de influencia que tiene el

evento
es un instrumento que
utilizan los oradores ■ Definir todas las organizaciones y personalidades
que tienen relación con el evento o ceremonia
fundamentalmente para
ordenar distintas ■ Determinar las principales autoridades de cada
organización o institución
personalidades que se
encuentran presente en un ■ Ordenar jerárquicamente las personalidades
tomando en cuenta:
evento.
■
■ Cargos, categoría o rango
■ Títulos que posee
■ Nombres y apellidos
■ Ordenar y preparar el vocativo, no olvidándose de
numerarlos secuencialmente.
■ Tener al menos dos juegos del vocativo.
 Vocativo Para elaborar el vocativo se debe seguir el
procedimiento que a continuación se detalla:

En cuanto al vocativo, este ■ Determinar el área de influencia que tiene el

evento
es un instrumento que
utilizan los oradores ■ Definir todas las organizaciones y personalidades
que tienen relación con el evento o ceremonia
fundamentalmente para
ordenar distintas ■ Determinar las principales autoridades de cada
organización o institución
personalidades que se
encuentran presente en un ■ Ordenar jerárquicamente las personalidades
tomando en cuenta:
evento.
■
■ Cargos, categoría o rango
■ Títulos que posee
■ Nombres y apellidos
■ Ordenar y preparar el vocativo, no olvidándose de
numerarlos secuencialmente.
■ Tener al menos dos juegos del vocativo.
Diseño del Guión protocolar
■ El Guión protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia
para controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma
detallada los anuncios que deberán producirse secuencialmente el desarrollo
de una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, está descrito paso a paso el
proceso del mismo.

Contiene los siguientes elementos:

■ Acción: actividad que ocurrirá
■ Persona que lo ejecuta
■ Anuncio que hace el maestro de ceremonia
 1 Definición de objetivo, estructura de
LISTA DE organización y fecha:
SEGUIMIENTO ■ Definir Objetivos
PARA REALIZAR ■ Políticas
■ Estructura Orgánica
UN EVENTO
■ Comité organizador
Esta lista de seguimiento o chequeo
(Cotejo), tiene como propósito que no se
2 Definición de temática y elaboración de
olvide ningún detalle en la planificación,
convocatoria y reglamentos:
organización y realización del evento.
■ Seleccionar la temática general del evento
Siempre es útil tener una lista de
seguimiento que incluya todas las
■ Seleccionar la temática de las mesas de
trabajo
necesidades y pormenores que hemos
mencionado, como las funciones y ■ Elaborar y publicar la convocatoria
acciones de cada una de las
■ Elaborar el reglamento general
coordinaciones que forman el comité
organizador.
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
4 Definición de la sede:

3 Fuentes de ingresos y financiamiento:

■ Definición de la ciudad sede
■ Selección de lugares (centros de
■ Definir el monto de las cuotas de convenciones, hoteles, etc.)
inscripción
■ Visitas para inspeccionar las instalaciones
■ Confirmar patrocinios
■ Verificar el potencial de la sede para dar
■ Confirmar donativos servicios de calidad a los participantes
■ Definir el precio de venta de los ■ Definición de tarifas y descuentos de los
módulos (en exposiciones) arrendamientos, servicios, equipos y
productos que se requieren
■ Otros ingresos
■ Selección de hoteles de apoyo
■ Pronóstico de ingresos por venta
■ Definición, confirmación y contratación de
lugares
■ Entrega de anticipos
■ Obtención de permisos y licencias
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
6 Determinar posibles patrocinadores:
5 Selección de recursos materiales y
servicios generales, solicitud de
cotizaciones a proveedores: ■ Alimentos
■ Materiales
■ Selección de proveedores ■ Eventos sociales y culturales
■ Selección de materiales adecuados ■ Espectáculos y animación
■ Solicitar varias cotizaciones ■ Hospedaje y alquiler de salones
■ Comparar condiciones ■ Instalaciones
■ Definición de proveedores
■ Elaborar pedidos
■ Programar fecha de entrega
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
8 Definición y elaboración de programas:
7 Definición y Elaboración de presupuestos:

■ Programa general de trabajo

■ Cotización de los lugares, servicios y
materiales que se requieran ■ Programa de actividades sociales
■ Presupuesto de la coordinación general ■ Programa de actividades para acompañantes
■ Presupuesto de comercialización y ■ Programa de difusión
difusión
■ Programa de actividades especiales
■ Presupuesto de operación
■ Presupuesto de relaciones públicas
■ Presupuesto de apoyo técnico
■ Presupuesto de organización
■ Presupuesto de la exposición
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
11 Planificación del alojamiento:
9 Determinación del número de participantes e
invitados:
■ Determinar número aproximado de ■ Definir número de habitaciones necesarias por
participantes hotel
■ Determinar los invitados especiales ■ Número de personas por cuarto
■ Elaborar el directorio de posibles ■ Definir lugar y forma de hospedaje del comité
participantes por persona, empresa o organizador
agrupación
■ Definir lugar y forma de hospedaje de los
expositores
10 Ponentes magistrales y de mesa de trabajo: ■ Coordinar con el personal del hotel para definir la
operación del primer día de registro y asignación
■ Determinar los ponentes magistrales y los de habitaciones
ponentes de mesa
■ Distribuir cartas informativas e invitaciones
■ Recepción de confirmación de expositores
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
13 Difusión a través de correo directo y publicidad impresa:
12 Estrategia de difusión en los medios de comunicación:
■ Rotulación de sobres para el envío de correspondencia
■ Elaboración del anteproyecto del spot (pautas) de
radio, televisión y cine ■ Distribución de carteles

■ Presentación a los organizadores ■ Envío de cartas informativas y publicidad del evento

■ Autorización de los spots ■ Envío de invitaciones al evento a posibles participantes

■ Elaboración de los spots ■ Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales

■ Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión ■ Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de
trabajo
■ Definición y contratación de tiempo en radio, televisión
y cine
■ Programa de entrevistas en radio y televisión 14 Invitación de representantes de los medios:

■ Diseño de las inserciones para prensa y revistas ■ Selección de reporteros

■ Programa de inserciones en prensa escrita ■ Contratación de reporteros

■ Programa de inserciones en revistas especializadas ■ Invitación a la prensa

■ Entrega de desplegados a periódicos y revistas ■ Radio

■ Mandar boletines de prensa ■ Televisión

■ Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del
evento
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
■ Invitaciones
15 Diseño y elaboración de impresos y
materiales: ■ Papelería en general
■ Determinar el diseño del logotipo, lema ■ Personificadores
(Triedros/identificadores)
■ Determinar la cantidad y calidad de cada
■ Recibos
uno de los impresos necesarios
■ Mantas (textos)
■ Carpetas
■ Señalización
■ Carteles
■ Materiales Auxiliares
■ Diplomas
■ Obsequios
■ Folders (maletín)
■ Reconocimientos en vidrios, piel etc.
■ Folletos promocionales
■ Colocación de carteles en sitios
■ Gafetes (Porta distintivo) estratégicos
■ Hojas de registros ■ Envío de invitaciones, folletos
promocionales, boletines informativos
■ Hojas membretadas
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
17 Reclutamiento, selección y capacitación del personal
16 Determinar el personal necesario para el buen desarrollo necesario para el desarrollo del evento:
del evento:

■ Choferes ■ Definir medios de reclutamiento

■ Edecanes(vestuario) ■ Hacer una descripción de puestos y perfiles
■ Fotógrafos ■ Definir criterios para la selección del personal
■ Intérpretes ■ Capacitar específicamente sobre el evento
■ Maestros de ceremonias

■ Mansajería 18 Preparación del comité organizador y personal de apoyo:

■ Operadores

■ Secretarias ■ Definir objetivos

■ Seguridad ■ Políticas de trabajo

■ Servicios médicos ■ Proporcionar la descripción de responsabilidades

■ Traductores ■ Establecer procedimientos

■ Otros
■ Dar a conocer los programas generales
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
■ Lápices
19 Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del
evento: ■ Ligas

■ Alfileres ■ Pancarta para la inauguración del evento

■ Blocks ■ Manteles

■ Carpetas ■ Obsequios

■ Ceniceros ■ Papel blanco de varias medidas

■ Cinta adhesivas ■ Plumas

■ Clips ■ Posters

■ Cubiertas de mesa(paño) ■ Recibos

■ Diplomas ■ Señalizaciones

■ Fólders ■ Tarjetas de varias medidas

■ Folletos ■ Tijeras

■ Gafetes ■ Uniformes

■ Grapas ■ Vasos

■ Jarras ■ Velas
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
■ Micrófonos
20 Determinar el equipo necesario para el
desarrollo del evento: ■ Pantallas de acuerdo al tamaño requerido
■ Automóviles ■ Pizarrones informativos
■ Botiquín médicos para primeros auxilios ■ Radios de Comunicación
■ Cables de extensión y contactos múltiples ■ Sistema cerrado de televisión
■ Cámaras de fotos y videos ■ Video Bean
■ Camionetas y camiones de pasaje y carga ■ Teléfonos celulares
■ Computadoras PC e impresoras ■ Teléfonos
■ Equipos de sonido ■ Televisores
■ Equipo de traducción simultánea
■ Fotocopiadoras
■ Grabadoras
■ Linternas
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
22 Recepción de cuotas y conformación de asistencia:
21 Determinar los servicios necesarios para el
desarrollo del evento:
■ Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas
■ Alimentos (salones, menús y mesoneros) ■ Inscribir a los participantes y a sus acompañantes
■ Bebidas calientes, frías, bocadillos y galletas
■ Compaginado 23 Recepción de ponencias:
■ Engargolado ■ Inscribir a los ponentes aceptados
■ Espectáculos ■ Recibir las ponencias
■ Fotocopiado ■ Analizar, clasificar y evaluar ponencias
■ Fotografía ■ Elaborar y mandar cartas de aceptación ó rechazo a
ponentes
■ Seguros
■ Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo
■ Vídeo
■ Fotocopiar ponencias
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
26 Contratación y distribución de transporte:
24 Organización de las mesas de trabajo:
■ Elaborar un plan de distribución y traslado del transporte
■ Determinar número de mesas de trabajo
■ Seleccionar transporte de pasaje y de carga
■ Determinar número de ponencias por mesa de
trabajo ■ Contratar el transporte
■ Designar funcionarios y suplentes por mesa de ■ Asignar cantidad y número de transporte por lugar y
trabajo recorrido
■ Coordinar los materiales de trabajo ■ Asignar participantes por transporte

25 Confirmación final de participantes y ponentes: 27 Distribución de participantes por hoteles.

■ Confirmar participantes ■ Distribución de participantes por hotel
■ Confirmar invitados especiales ■ Distribución de habitaciones a participante, ponentes,
invitados especiales y medios de comunicación, según
■ Confirmar ponentes magistrales inscripciones
■ Confirmar ponentes por mesa ■ Asignación de habitaciones para el comité organizador,
edecanes y personal de seguridad y apoyo
■ Confirmar funcionarios por mesa
■ Confirmar medios de comunicación
■ Elaborar directorios
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
30 Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede:
28 Instalación de módulos:
■ Organización del grupo
■ Módulos de información
■ Distribución del grupo
■ Mesa de registro
■ Asignación a centros de control
■ Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
■ Ubicación de lugares de trabajo
■ Módulo para invitados especiales

■ Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales ■ Asignación de actividades

■ Módulo de servicios

■ Definir la ubicación de los módulos 31 Colocación y distribución de materiales en los lugares sede:

■ Definir responsables en cada módulo de información y control ■ Impresos

■ Mantas
■ 29 Instalación de centros de servicio:
■ Señalización
■ Servicio médico
■ Materiales
■ Sala de prensa
■ Equipos
■ Sala para ejecutivos
■ Pizarrones informativos
■ Guardería
■ Jarras con agua

■ Ceniceros suficientes

■ Identificadores (distintivos)

■ Lápices, gomas y marcadores

■ Sillas y mesas suficientes

LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
34 Creación de módulo de prensa:
32 Definir sistemas de control:
■ Equipos y materiales para el módulo
■ De acceso al evento
■ Programación e integración de reportajes
■ Administrativo
■ Seguimiento y control de entrevistas
■ Financiero
■ Conferencias de prensa
■ Lugares sede
■ Entrega de boletines de prensa
■ Transporte
■ Entrega de discursos y conclusiones
■ Hoteles
■ Servicios generales
■ Eventos Sociales

35 Simulacro:
33 Elaboración de documentos:
■ Definir la ubicación física de los organizadores
■ Guiones para el maestro de ceremonias
■ Hacer simulacros por cada actividad programada
■ Boletines de prensa
■ Definir alternativas de acción en caso de que la
planificación sufriera alguna desviación
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
38 Nombramiento de responsables por áreas y actividades.
36 Recorrido de supervisión:
■ Recepción y registro
■ Definir ruta y tiempo del recorrido
■ Hoteles y alojamiento
■ Definir quienes asisten al recorrido
■ Mesas de trabajo
■ Objetivos y procedimiento del recorrido
■ Ceremonias de inauguración y clausura
■ Transporte
37 Supervisión de auditorios y salones de trabajo:
■ Desayunos, Almuerzos y cenas
■ Verificar contactos de encendido y apagado de
luces ■ Servicios de refrigerios
■ Servicios de limpieza ■ Información y medios de comunicación
■ Letreros con los temas y nombres de los ■ Personal administrativo, de apoyo y protocolo
ponentes
■ Control y distribución de materiales de trabajo
■ Supervisar el tipo de montaje, que haya
suficiente ventilación, luz y ausencia de ruidos ■ Presidium
en los salones
■ Atención de ponentes magistrales y de mesa
■ Invitados especiales
■ Información
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
41 Recepción en módulos de registro y centros de
39 Asignación y traslado a hoteles: información y control:
■ Asignar participantes en los transportes ■ Tener los muebles, equipos y materiales necesarios
para las funciones del módulo
■ Asignar participantes en los hoteles
■ Instalar al personal responsable de cada módulo
■ Distribuir habitaciones

42 Realización del cóctel de bienvenida:

40 Distribución de hoteles y habitaciones a los
participantes, ponentes, invitados y representantes de ■ Definir local o salón
los medios de comunicación:
■ Escenografía
■ Asignar hoteles y habitaciones
■ Programa del cóctel
■ Asignar número de personas por cuarto
■ Alimentos y bebidas
■ Entregar habitaciones a ponentes magistrales,
de mesa, invitados especiales, participantes y ■ Grupos musicales
medios de comunicación
■ Espectáculos
■ Entregar habitaciones para el comité
organizador, protocolo y personal de apoyo ■ Recepción de participantes
■ Informar sobre la siguiente actividad ■ Palabras de bienvenida
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
■ Eventos sociales y culturales
43 Realización de la inauguración.
■ Ruedas de prensa
■ Definir lugar
■ Reuniones especiales Acompañantes
■ Escenografía
■ Lista de invitados
45 Recopilación de conclusiones.
■ Distribución del salón
■ Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo
■ Programa de inauguración
■ Redactar las conclusiones generales del evento
■ Lista de invitados
■ Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones
■ Distribución del salón
■ Entregar a medios de comunicación
■ Programa de inauguración
■ Discursos
46 Clausura del evento:
■ Boletines de prensa
■ Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones
del evento
44 Implantación del programa general de actividades: ■ Entregar constancias de participación
■ Ponencias magistrales ■ Clausurar formalmente el evento
■ Ponencias de mesa de trabajo
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
UN EVENTO
48 Elaboración de la memoria:
47 Evento Social de clausura:

■ Recopilar información y fotografía

■ Definir local o salón
■ Aprobar diseño
■ Escenografía
■ Hacer la impresión
■ Programa del evento
■ Coordinar la distribución
■ Alimentos y bebidas
■ Grupos musicales
49 Traslado de hoteles a medios de
■ Espectáculos transporte:
■ Recepción de participantes ■ Distribuir el transporte para llevar a los
■ Palabras de despedida participantes a los aeropuertos y
terminales de transporte terrestre
Planificación
Ejecución Ejecución

Evaluación Pre

Las actividades

Su secuencia de aplicación o desarrollo Post

El lugar de aplicación

La duración

Los recursos que deben preverse

La supervisión de la actividad

Las condiciones para su inicio

Las pautas para su culminación

EVENTO
 ■ Determinación de los objetivos, tipología y nombre del
evento.

Pre-Evento ■ Definir fecha de realización, duración, sede operativa,

lugar de realización, tipo y cantidad de participantes,
idioma oficial.
■ Decidir, previo asesoramiento, el tópico y sub-temas
del evento.
■ Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura
organizativa del mismo.
■ Designar los coordinadores de comisiones u otras
instancias.
■ Elaborar y distribuir toda comunicación oficial del
evento
■ Determinar el mecanismo de reunión y control de
grupo de trabajo
■ Preparar un archivo particular para la clasificación y
control de la información del evento, según las
siguientes áreas: Administración General,
Comunicaciones (Enviadas y recibidas), Publicidad,
Participantes, Organización Técnica, Finanzas,
Programa, Formatos y planillas, Reglamentos,
Invitados especiales, Secretaría, Protocolo, Alimentos
y Bebidas, Permisología, Directorio, Otros.
■ Aprobar el presupuesto del evento.
■ Coordinar el trabajo integral de las comisiones.
 ■ Supervisión, antes y después del día del
Evento evento, del local para verificar su limpieza y
condiciones de uso del equipo y medios a
utilizar.
■ Recibimiento de los participantes e invitados
especiales
■ Registro de participantes y/o invitados
especiales.
■ Revisión del sistema general de información
■ Supervisión de los equipos de sonido y medios
audiovisuales en operación.
■ Supervisión del equipo de anfitrionas y personal
de apoyo
■ Supervisión de los horarios de comidas
■ Supervisión del procedimiento de suministro de
información personalizada.
■ Dotación permanente de recursos y suministros
varios, de ser requeridos.
Post-Evento ■ Redactar y enviar las comunicaciones
de agradecimientos
■ Reproducir el material que no fue
distribuido y hacerlo llegar a los
participantes.
■ Evaluar el evento desde todas sus
variables.
■ Ensamblar el expediente del evento.
■ Cancelar los compromisos económicos
adquiridos.