SESIÓN 09

BASE DE DATOS II

CONTENIDOS:

 Validación de datos
 Consolidar datos
 Subtotales
 Tabla dinámicas
 Importar datos
 SESIÓN 09: Base de Datos II

VALIDACIÓN DE DATOS

Excel realiza sus lecturas directamente en celdas o indirectamente en diálogos o controles

vinculados.
Las celdas pueden ser configuradas para recibir los datos que se desee.
Esta acción se conoce como Validación y consiste en restringir el tipo, intervalo, etc. del valor a
ingresar alertadas mediante un sistema de mensajes.
Cuando el dato ya existe, solo se podrá detectar los valores incorrectos mediante una Auditoria.

APLICAR CRITERIO DE VALIDACIÓN

01. Seleccionar las celdas a validar.

02. Clic en ficha Datos, clic en control Validación de datos

03. Ficha Configuración y realizar la restricción deseada

Ejemplo
Leer notas (enteras) que estén entre 0 y 20

04. Aceptar

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

MENSAJES DE DIALOGO CON EL USUARIO

MENSAJE ENTRANTE

Avisa al momento de activar la celda

MENSAJE DE ERROR

Avisa en caso el dato que desea ingresar NO CUMPLA con los criterios aplicados.

Titulo
Encabeza el mensaje

Estilo
Solo en mensaje de Error
Elige un icono que acompaña al mensaje

CONSOLIDAR DATOS

Permite resumir listas de rangos con la misma dimensión al comparar en su primera columna los
valores comunes y operar con una función estadística los campos operables restantes.
Los rangos pueden ser cualquier libro y se pueden aprovechar los rótulos de cada rango para
mostrar los valores resumidos.

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

APLICACIÓN

01. Activar la celda donde desea que comience la inserción del resultado.
02. Clic en ficha Datos, clic en control Consolidar

03. Elegir la función que operará sobre los campos restantes de los datos que coincidan.
04. Seleccionar cada lista en el objeto "Referencias" o botón Examinar
05. Clic en botón Agregar
06. Repetir el paso 4 y 5 hasta completar todo los rangos a consolidar
07. Elegir los rótulos...
A. Fila Superior : Solo si consideró los rótulos de cada columna operable en el rango de
cada lista
B. Columna Izquierda: Siempre que desea identificar a los resultados (Por defecto solo salen
resultados)
08. Puede vincular los datos si desea que el resumen se actualice con variaciones en sus datos.
09. Un clic en Aceptar

Ejemplo
Consolidar los datos de afiliados por ciudad para los años 2002 y 2003

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

Nota
Revisar en la lista de referencias y si alguna no corresponde, elegirla y un clic en Eliminar

SUBTOTALES

Al ordenar por un campo que tiene datos iguales, estos forman grupos de datos que son la base
para una operación útil con SubTotales.
Consiste en aplicar una función estadística a los datos de cada grupo y muestran los resultados del
cálculo al pie de sus grupos controlados por Niveles de despliegue
Pasos a realizar:
01. Ordenar la tabla por el campo que controla el Subtotal.
02. Clic en ficha Datos, clic en control SubTotal

03. Elegir el campo que genera los grupos, es decir el campo por el cual se ordena.
04. Elegir una función estadística.
05. Activar las casillas de los campos afines que responderán a la función estadística.
06. Configurar el reporte del SubTotal
 Reemplazar subtotales actuales, para recalcular los subtotales con cada
cambio
 Salto de página entre grupos, sirve para enviar cada grupo en una Hoja de
Impresión
 Resumen debajo de los datos, es la operación estadística con todos los datos
de la tabla.

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

Ejemplo
Calcular la SUMA de los SUELDOS por cada SECCION

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

TABLAS DINÁMICAS

Los datos de una base se pueden interpretar mediante una agrupación y consolidado de sus datos.
Los campos pueden totalizarse por cada grupo de datos que contenga y poder así obtener
respuestas flexibles y confiables.
Cada ajuste en el objeto dinámico actualizar los resultados.

CONSTRUCCIÓN

01. Elegir una fuente de datos en Excel

02. Clic en ficha Insertar, clic en Tabla dinámica

03. Elegir el tipo de objeto dinámico: Tabla dinámica

04. Seleccionar el rango de la tabla de datos y un clic en posición de la celda donde se insertará la
tabla dinámica.

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

05. Diseñar la tabla dinámica

A. Un clic en cada casilla de los campos que participarán
B. Distinguir que se van insertando en los paneles de filas y valores
C. Arrastrar los botones en las zonas deseadas

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

Nota
Los campos en la zona de Datos asumen una operación por defectos. Ejm. Suma de...

AJUSTAR EL DISEÑO

01. Activar o desactivar las casillas de los campos que deben participar
02. Arrastrar los botones y soltar en el panel que convenga
Ej.

DEFINIR LOS CAMPOS A MOSTRAR

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

01. Verificar que cada botón en la tabla dinámica tiene una lista que muestra los campos
contenidos
02. Abrir la lista del botón deseado
03. Activar o no la opciones mostradas (Solo visibles las activas)

Nota
Cada lista tiene la opción Seleccionar Todo para restaurar

REORDENAR DIRECTAMENTE
Arrastrar los botones hasta la zona deseada dentro de la tabla dinámica

AGRUPAR

Solo algunos campos pueden agruparse según el tipo de información. Ejm. fechas
Consiste en mostrar un identificador por cada rango de valores que se ubique en el campo.
1. Botón derecho en los valores de fecha válidos para agrupar
2. Elegir Agrupar
3. Elegir un estilo de Agrupación y Aceptar

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

GRAFICOS DINAMICOS (con Tabla Dinámica)

Es otra forma de expresar los datos dinámicos y su construcción es muy similar a la construcción
de una tabla dinámica.

01. Clic en ficha Insertar, clic en Tabla dinámica

02. Elegir el tipo de objeto dinámico: Gráfico dinámico

03. Definir los rangos de los datos y la referencia a la celda inicial donde se insertará:

04. Activar las casillas de los campos a participar, ubicar los botones en los paneles apropiados y
reubicar su gráfico

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

IMPORTAR DATOS

Los datos pueden ser creados en diversos orígenes como Access, SQL Server, Texto, etc.
Excel manipula e interpretar la información con seguridad y flexibilidad desde cualquier origen.
Excel puede importar tablas o consultas con facilidad y procesarlos adecuadamente sin necesidad
de elaborar sofisticados programas.

IMPORTAR DATOS DESDE UN ORIGEN REMOTO COMPATIBLE

01. Ubicar o crear una colección de datos desde un origen remoto compatible

Ejemplo
Importar desde Access los datos de la Tabla indicada

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

02. Activar una hoja de Excel donde desea importar los datos
03. Clic en ficha Datos, clic en control Obtener datos externos y elegir el tipo de datos adecuado. Ej.
Access

04. Ubicar el archivo de datos…

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

05. Definir la celda donde se inserta la tabla…

06. Verificar los datos importados…

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

CASO PRÁCTICO : EMPLEADOS DE LA EMPRESA ABC

ENUNCIADO :
Se dispone de una lista de datos de los empleados de la empresa ABC y se necesita validar su
sueldo con valores entre 500 y 3000, además se necesita un esquema que cuente el total de
empleados por cada sección así como también exponer en una tabla y gráfico dinámico dinámica el
total de hijos por cada estado civil y sexo.

01. Crear una lista de datos de los empleados de la empresa ABC

02. Seleccionar los datos de los sueldos en el rango G3:G22 y activa la validación de datos

03. Elegir la configuración según se indica:

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

04. Verificar que se cumple la configuración

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

05. Sacar una copiar de su hoja de datos con el rótulo SUBTOTALES

06. Ordenar la lista de datos por su campo SECCION, seleccione toda la tabla y luego aplique un
subtotal que Cuente el campo NOMBRE para cada cambio de la SECCION.

07. Aceptar y verificar que se totaliza por cada grupo de SECCION

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

08. Copiar nuevamente la Hoja1 en otra hoja rotulada como TABLA DINAMICA

09. Seleccionar los datos de la tabla e insertar un gráfico dinámico (gráfico y tabla)

10. Resolver el diálogo como se indica

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

11. Diseñar la forma de la tabla como se muestra, configurando el botón de cálculo

12. Reubicar el objeto gráfico y personalizarlo a conveniencia

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SESIÓN 09: Base de Datos II

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 SESIÓN 09: Base de Datos II

EJERCICIOS PROPUESTOS

Ejercicio A
01. Construir una tabla con 20 registros sobre su agenda personal (TELEFONO, NOMBRE
COMPLETO, EDAD, DIRECCION, SEXO, EMAIL, ESTADO CIVIL Y OCUPACION)
02. Validar la columna de EDAD para que solo acepte datos entre 0 y 100
03. Validar la columna de SEXO para solo aceptar valores M y F

Ejercicio B
Construir 07 Lista sobre las compras de la semana pasada por cada día. Considerar los campos
ARTÍCULO, PRECIO, CANTIDAD Y SUBTOTAL. En una hoja nueva, consolidar y mostrar un resumen
semanal.

Ejercicio C
con la tabla del ejercicio A, realizar un Subtotal que muestre las máximas edades por cada Estado
Civil

Ejercicio D
Con la tabla del ejercicio A, realizar una tabla dinámica que promedie las edades por cada ESTADO
CIVIL Y OCUPACION

Ejercicio E
Buscar alguna base de datos de Access (*.mdb) ubicados en el disco duro de su PC e importar 03
tablas (una en cada hoja) a un Libro nuevo de Excel

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 SESIÓN 10

HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN

CONTENIDOS:

 Controles de Formulario
 Macros
 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

CONTROLES DE FORMULARIO

Son objetos visuales que permiten optimizar el trabajo sobre una hoja de cálculo.
Utilizan el retorno de un valor numérico o interactúan con la programación realizada en Visual Basic
para Excel

MOSTRAR LA BARRA DE HERRAMIENTA

01. Personalizar la Barra de Herramientas pulsando botón derecho en algún control de alguna ficha
y elegir opción apropiada

02. Agregar el atajo para los controles de formulario desde la Ficha Programador y luego Aceptar el
diálogo.

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

CONTROLES EN LA HOJA DE CÁLCULO

La mayoría de controles puede utilizar la hoja de cálculo como una plataforma de trabajo.
Se caracterizan por interactuar con la hoja mediante un vínculo con alguna celda que es luego
aprovechada como lectura indirecta en las fórmulas.
Algunos controles necesitan datos de la hoja para poder configurarse según su propósito.
Ejemplo: Cuadro de lista

CREAR CONTROLES

01. Elegir una Hoja de Cálculo

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

02. Un clic en control deseado y arrastrar sobre la plataforma de trabajo

Nota
En una Hoja, después de crear se “Activa”, es decir el cursor es una “mano” y el objeto responde al
suceso realizado.

CONFIGURAR UN CONTROL

01. Botón Derecho en control, elegir Formato de Control o un clic en botón Propiedades de la Barra
de Formulario.
02. Activar la ficha Control y asignar valores deseados: Límites, Estilos, Rango de Entrada, Vincular
con celda, etc. y Aceptar los cambios.

IMPLEMENTAR UTILIDAD

Puede usar los valores retornados en cualquier tipo de cálculo o proceso.

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Los valores retornados debe evitar vincularse son celdas que contengan fórmulas o datos
importantes.

MACROS

Son rutinas de Visual Basic que permiten interactuar con los objetos de un Libro de Excel.
Se pueden construir en dos niveles:
AUTOMATICAS
Consiste en activar la grabadora de secuencias de Microsoft Excel.
Genera códigos de Visual Basic para cada acción realizada mientras está activa la grabadora.
DISEÑADAS
Consiste en abrir un Editor de Visual Basic y construir un proyecto con todos sus recursos de
programación.
Se desarrollan con una versión especial de Visual Basic para Office.
Pueden ser ejecutadas manualmente o desde algún objeto especial (menú, control, función, etc)

MACROS AUTOMATICAS

01. Tener clara la rutina a realizar.

Ejemplo
Borrar contenido de todas las celdas de la hoja activa
02. Clic en ficha Vistas, clic en objeto Macros, clic en Grabar macro

03. Asignar un nombre y Aceptar

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

04. Realizar la acción planeada

05. Detener la grabación

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Nota
Evite los errores, pues también se grabarán!

MACROS DISEÑADAS

01. Definir los objetos que deberán ser afectados.

Ejemplo
Ajustar el ancho de todas las columnas a 5 cm.

02. Grabar una macro y detenerla inmediatamente

Ej. Ajustar Ancho

03. Visualizar la macro creada en una lista de las macros existentes

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

04. Elegir la macro creada desde la lista y clic en botón Modificar para cargar el Editor de Visual
Basic

05. Programar las sentencias

07. Salir del Editor de Visual Basic

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Nota
Los archivos con macros se guardan en un formato especial de Libro

EJECUTAR MACROS

Consiste en ejecutar los procedimientos registrados por el Editor de Visual Basic.

Desarrollar al instante todo un conjunto de sentencias previamente creadas o generadas y que se
encuentran organizadas adecuadamente en un proyecto de Visual Basic.

01. Clic en ficha Vista, clic en Macros, clic en Ver Macros

02. Elegir macro deseada de la lista mostrada…

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

03. Un clic en botón Ejecutar

EJECUTAR POR CONTROL DE DIBUJO

01. Diseñar dos formas o dibujos adecuados.
Ej.

02. Botón derecho en objeto creado y clic en Asignar macro

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

03. Elegir macro de la lista de macros disponibles

04. Un clic en Aceptar

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

CASO PRÁCTICO : HORARIO SEMANAL

ENUNCIADO
Elaborar un horario semanal de curso dictados para el turno de la mañana en una entidad
educativa. Se debe consultar por día y por hora establecida a intervalo de 45 minutos a partir de
las 07:15 am. La consulta debe estar apoyada en un cambio de color de fondo en los días y horas
así como en los cursos que coinciden. Aplicar formatos condicionales.

01. Crear un horario según la muestra y aplicar formatos básicos de fuente, bordes y sombreado.

02. Crear una zona de control usando barra de desplazamiento para visualizar las coordenadas.
Mostrar la barra de Formulario

Un clic en control y Arrastrar sobre la hoja de cálculo

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

03. Configure los controles adecuadamente

Botón derecho en controles y elegir Formato de Control
Asignar los valores indicados y Aceptar

04. Aplicar función INDICE para aprovechar cada retorno…

05. Aplicar un formato condicional de cambio de color de fondo Morado en los indicadores del día y
la hora y fondo Amarillo en los cursos correspondientes…
Agregar una serie numérica auxiliar para los días y las horas

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Nota
Luego puede ocultar la fila o aplicarles un formato invisible (formato de fuente color blanco)

Seleccionar una celda inicial del rango de días. Ejemplo: D8

Aplicar un formato condicional por Fórmula como se indica

Nota
Las referencias se deben escribir y deben considerar las referencias fijas y relativas según
convenga.

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Copiar solo el formato para las demás celdas involucradas.

06. Repetir proceso para los rangos de horas y cursos…

Seleccionar C9 y aplicar el formato condicional que se indica…

Copiar solo el formato para las demás celdas involucradas.

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Seleccionar D9 y aplicar el formato condicional que se indica…

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

Copiar solo el formato para las demás celdas involucradas.

07. Ocultar la fila y columna auxiliar con las series numéricas.

08. Verificar sus resultados

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 SESIÓN 10: Herramientas de Automatización

EJERCICIOS PROPUESTOS:

Ejercicio A
Elaborar listas de Clientes, Empleados y Artículos en alguna posición del Libro y asignar nombres a
esos datos. Construir una interfaz apropiada usando controles de formulario que modele una
factura. Vincularlas apropiadamente y escribir las fórmulas necesarias que permitan hacer
operativa la lectura de los datos usando estos controles.

Ejercicio B
Usando macros automáticas crear procesos que construyan una tabla de sumar a partir de un valor
ingresado a la hoja. Asignar esa macro a un control apropiado y ejecutar. Personalizar una mensaje
al final de la ejecución diciendo "La tabla está lista!"

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 SESIÓN 11

HERRAMIENTAS AVANZADAS

CONTENIDOS:

 Función objetivo
 Protección de Elementos
 Auditoría de resultados
 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

FUNCION OBJETIVO

Es una herramienta de Excel que permite ensayar un resultado forzado o con objetivo sobre el valor
actual de una fórmula modificando el valor de alguno de sus componentes referidos.

Ejemplo
Si desea bajar su punto de equilibrio a 800 afectando el precio unitario…

APLICAR

01. Activar una celda que contenga una fórmula

Ej. D9

02. Clic en ficha Datos, clic en control Análisis Y si.., clic en Buscar objetivo

03. Verificar la referencia o elegirla si omite el paso 01

04. Escribir el valor forzado
05. Elegir la referencia componente de la fórmula que desea que cambie para lograr el valor
forzado.
Ejm: Si desea bajar su punto de equilibrio a 800 afectando el precio unitario

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

06. Aceptar para buscar una solución…

07. Verificar el resultado obtenido para dicha referencia componente

08. Aceptar o Cancelar

PROTECCION DE ELEMENTOS

Los resultados obtenidos en una hoja de cálculo son producto de simples o complicados procesos
que exigen ser protegidos de modificaciones o vulneraciones accidentadas o mal intencionadas.
Existen distintos niveles de protección dentro de un Libro de Excel disponibles según las
necesidades de los usuarios.

A NIVEL DE HOJA
Permite proteger los diversos elementos, atributos y recursos que componen una hoja de cálculo
detallados en una lista
Proteger el contenidos de todas la celdas configuradas para acatar una protección de la Hoja

Nota
Los casillas activada son acciones permitidas al usuario es decir NO acatan la protección.

PROCEDIMIENTO
01. Botón derecho en la Hoja, clic en Proteger Hoja

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

02. Activar las casillas que PERMITAN al usuario liberar de la protección el elemento, atributo o
recurso que necesita.

03. Aceptar y confirma la clave

Ejemplo
Proteger la hoja permitiendo seleccionar las celdas (bloqueadas y desbloqueadas), aplicar formatos
a las celdas e insertar filas en la hoja.

A NIVEL DE CELDA

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

Es útil cuando se trata de celdas con fórmulas o valores claves con alto riesgo de ser reemplazados
o visualizados accidentalmente.
Las fórmulas necesitan cambios en los valores de sus argumentos para recalcular nuevos
resultados, por lo tanto algunas celdas no deben acatar la protección.

PROCEDIMIENTO
01. Seleccionar las celdas que no acatarán la protección de la hoja
02. Botón derecho, clic en Formato de Celdas, clic en Ficha Proteger
03. Activar las casillas a conveniencia… y Aceptar
Bloqueada : Si desea que acaten el bloqueo de la hoja, es decir que no puedan ser modificados
al proteger la hoja. (Activa por defecto)
Oculto : Si desea que su contenido NO pueda ser visualizado en la zona de contenido durante la
protección de la hoja.

Ejemplo
Permite modificar las notas y no visualizar la fórmula durante la protección de la hoja en este
ejercicio.

04. Proteger la hoja

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

05. Verificar protección de las celdas

AUDITORIA DE RESULTADOS

Es una herramienta que permite realizar un seguimiento precedente y siguiente sobre los datos
calculados por fórmulas. Utilizar unas flechas para indicar la ruta de su estructura, comentarios
para tomar apuntes y círculos para destacar un argumento de error.

VISUALIZAR LA BARRA
Clic en ficha Fórmula y revisar los controles disponibles:

RASTREAR PRECEDENTES
Indica mediante flechas las referencias que originan el resultado en la celda activa.
Para rastrear precedentes debe seguir los siguientes pasos:
01. Activar la celda que contenga el resultado de alguna fórmula.
02. Un clic en botón “Rastrear precedente” las veces necesarias

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

RASTREAR DEPENDIENTES
Indica mediante flechas las referencias que utilizan el resultado en la celda activa.
Para rastrear dependientes debe seguir los siguientes pasos:
01. Activar la celda que contenga el resultado de alguna fórmula.
02. Un clic en botón “Rastrear dependientes” las veces necesarias

QUITAR TODAS LAS FLECHAS

Borra todas las flechas de precedentes y/o dependientes en un proceso de auditoria.

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

RASTREAR ERROR
Permite indicar con flechas especiales el origen de un error.
Debe seguir los siguientes pasos:
01. Activar una celda donde ocurre un error
02. Un clic en botón “Rastrear error”
03. Verificar el rastreo

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SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

CASO PRÁCTICO : AUDITORIA DE FORMULAS

ENUNCIADO
Elaborar un cuadro de Control de Pagos siguiendo la muestra y resolviendo las fórmulas que
indican el comentario. Se necesita evaluar las celdas involucradas en los resultados y se le pide
que usando auditoría, siga los pasos mostrados

Modelo a Desarrollar
Se usaron comentarios para indicar las fórmulas utilizadas...

Rastrear precedentes

Rastrear dependientes

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

Nota:
Un resultado puede tener precedentes y dependientes a la vez

Detectar valores causantes de error

Malas lecturas de datos ocasionar errores.
Ejm.
Alguien modifica la categoría C por D.

El error se produce y no se sabe a simple vista quien ocasiona el error. Use el rastrear errores…

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SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

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 SESIÓN 11: Herramientas Avanzadas

EJERCICIOS PROPUESTOS:

Ejercicio A
Construir una registro de notas de los alumnos que llevan el curso de computación II considerando
sus nombres y 03 notas por cada etapa. Se tiene dos etapas: Parcial y Final. Asimismo cada notas
está asociada a un peso ingresado en la hoja. Los promedios deben ser calculados. Las notas
aprobatorias (mayores o iguales a 10.5) deben asumir un color azul y las notas desaprobatorias
(menores a 10.5) deben estar en color rojo. El promedio se calcula por etapa y por curso.
Si un alumno que está desaprobado le reclama y usted se ve obligado a modificarle la nota 1 de la
etapa parcial para que su promedio llegue por lo menos a 10.5 ¿Cual deberá ser la nueva nota 1?

Ejercicio B
Realizar un cuadro de ventas mensual de pan (mes -> monto de venta) de los meses transcurridos
a la fecha para una panadería XY. Calcular los valores máximos y mínimos vendidos y gráficar estos
valores. Se pide que proteja la lectura de los datos y ese gráfico a nivel de hoja, pero dejando libre
la edicion de los montos de venta.

Ejercicio C
Utilizando el ejercicio A, deberá Ubicarse en el promedio del curso de algún alumno y realizar una
auditoria rastreando precedentes. Utilizando el ejercicio B, deberá ubicarse en el monto de venta
de Enero y rastrear sus dependientes.

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 SESIÓN 12

BASE DE DATOS EN LA SUITE DE OFFICE

CONTENIDOS:

 Microsoft Access
 Base de datos
 Conceptos básicos
 Objetos y técnicas principales en una base de datos
 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

MICROSOFT ACCESS

Es el software de la suite de Office que se encarga de analizar, diseñar y controlar los datos
organizados de las empresas que manejan un volumen apreciado de datos y que necesitan ser
consultados de forma fácil y versátil.
Los datos se almacenan en un archivo de extensión MDB que contiene a todos los objetos creados
en gestión de datos. Estos archivos interactúan sin problema con toda la suite de Office y son
compatibles a cualquier producto Microsoft.
Microsoft Access es una versión simple de gestores de datos para oficina pero brinda herramientas
poderosas basadas en motores SQL que administran las transacciones locales y remotas.

BASE DE DATOS

Es el nombre que recibe el archivo creado en Microsoft Access y contiene diversos objetos que
almacenan y manipulan los datos. Está representada por una ventana que contiene herramientas
de control y un menú de los objetos que administra.
Ej.

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

CONCEPTOS BASICOS
DATO

Es todo valor que intenta expresar el significado de algo. Tiene asociado un tipo o naturaleza y un
tamaño.
Ej.
23, Trujillo, 27/03/2000

INFORMACION

Es la interpretación que se le da al dato. Es subjetiva y puede variar según el criterio aplicado.

Ej.
23 "años de vida", nació en "Trujillo", se fundó el "27/03/2000"
23 "soles de costo", "Trujillo" es la capital de La Libertad, murió el "27/03/2000"

CAMPO

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

Son todos los datos que se agrupan considerando el mismo tipo de dato.
Ej.
EDAD Número
23, 24, 32,...
Ej.
CIUDADTexto
Trujillo, Piura, Chiclayo,...
Ej.
FECHA_INGRESOFecha/Hora
27/03/2000, 03/08/1980, 07/07/1997,...

Nota
Los campos tienen asociado una longitud predefinida o personalizada.

REGISTRO
Son todos los datos que le pertenecen a la misma entidad o individuo y que pueden tener diversa
naturaleza.
Ej. 23, Trujillo, 27/03/2000

OBJETOS Y TECNICAS PRINCIPALES EN UNA BASE DE DATOS

TABLA

Es el conjunto de campos o el conjunto de registros. Tiene la forma virtual de una rejilla donde cada
columna se le llama CAMPO y a cada fila se le llamará REGISTRO.
Ej.
Tabla: EMPLEADOS
NOMBRE EDA CIUDA FECHA_INGRES ESTAD
D D O O
Rosa 23 Trujillo 27/03/2000 S
Estrada
Juan Alva 24 Piura 03/08/1980 C
Aníbal 32 Chiclay 07/07/1997 S
Gómez o
Delia 35 Piura 03/08/2001 C
Vargas
Ana 34 Chiclay 06/09/2000 C
Romero o
Pedro 26 Chiclay 11/11/1999 S
Bonilla o
Celia 38 Trujillo 10/11/2002 S
Cosme
Arturo Díaz 33 Trujillo 11/11/1999 C

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

Raúl 21 Trujillo 02/05/2000 S

Méndez
Esther 25 Lima 06/03/2004 C
Wong

Para crear una tabla en su base ADUNI realice los siguientes pasos:
01. Clic en pestaña Crear, Clic en control Vista de Diseño

02. Escribir el nombre de los campos, definir su tipo y personalizar el tamaño si fuese necesario.

Importante

Con respecto a los Nombres:

Se tolera nombres hasta 64 caracteres pero se recomienda nombre simples
No utilizar caracteres como el punto (.), signo de admiración (¡) y corchetes ([])
Los espacios no están permitidos como carácter inicial del nombre

Con respecto a sus Tipos:

Todos los campos por defectos son textos
Se debe cambiar el tipo de dato solo cuando los valores que se almacene exijan un tratamiento
distinto.
Ej.
EDAD Número (Porque necesitará un tratamiento estadístico: “cual es la edad promedio?”)
FECHA_INGRESO  Fecha/Hora (Porque necesitará tratamiento cronológico: “quienes nacieron el
año 1980?”)

Con respecto a sus Propiedades:

Las propiedades mostradas en las fichas corresponden SIEMPRE al objeto activo
Puede variar según la naturaleza del objeto activo.
Ej.

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

EDAD Número Tamaño del campo: Entero Largo (acepta valores entre -2147483648 y
+2147483647)
ESTADO Texto Tamaño del campo: 1
FECHA_INGRESO Fecha/Hora Valor predeterminado: Fecha()

03. Guardar pulsando CTRL + W, escribir el nombre de la tabla y definir si necesita un campo clave
(es un campo NECESARIO que identifica de forma UNICA a un registro)

04. Verificar que el objeto Tabla llamado EMPLEADOS ha sido creado

05. Doble clic en objeto EMPLEADOS para Abrir y Escribir los datos deseados

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

CAMPO CLAVE

Es un campo de la tabla que cumple dos condiciones fundamentales:

1. Son necesarios, es decir no deben estar ausentes
2. Son únicos, es decir no pueden repetirse
Generalmente son fabricados por conveniencia según la empresa donde se aplique.
Ej.
CODIGO  Texto  Tamaño de campo: 10 (para los alumnos en la Universidad)
IDEMPLEADO  Autonumérico  Tamaño de campo: 4 (para los empleados de ADUNI)
Nota:
 El nombre de un campo clave no sigue una regla específica pero se aconseja que siga una
nomenclatura general que sea fácil ubicarlo. Ej. IDEMPLEADO, IDCARGO, etc.
 Existe un campo Autonumérico que es un campo Númerico que se genera solo

Para modificar la tabla Empleado y agregar una campo clave, siga estos pasos:

01. Botón derecho en tabla Empleados y clic en Vista Diseño

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

02. Botón derecho en campo NOMBRE y clic en Insertar filas

03. Escribir el nombre, elegir el tipo y definir el tamaño

Ej.

04. Botón derecho en campo IDEMPLEADO y clic en Clave Principal

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

05. CTRL + W, para grabar los cambios

Nota
Los campos se pueden cambiar de nombre, tipo y tamaño con solo escribir o elegir un nuevo valor
Los campos se pueden mover si arrastramos el botón control verticalmente
Los campos se pueden eliminar si pulsamos botón derecho en el campo y hacemos clic en Eliminar
Filas

NORMALIZAR

En términos muy prácticos, es el proceso que permite disminuir el tamaño de una base de datos al
eliminar datos innecesariamente repetidos. Hay que tener en cuenta que cada letra o código
almacenado en la base de datos incrementa su tamaño y dificulta su administración.
Puntos clave:
01. Analizar las columnas de la tabla maestra e interesarse solo en aquellas que forman grupos, es
decir DATOS QUE SE REPITEN CON FRECUENCIA.
Ej.
CIUDAD, ESTADO

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

02. Analizar que columnas seguramente incrementarán los elementos que se repiten con el
transcurrir de los tiempos.
Ej.
CIUDADEs posible que se funde una nueva ciudad (Ej. Ciudad de Dios es la más reciente en La
Libertad)
ESTADOEs poco probable que se agregue un estado civil nuevo en nuestra legislación (Ej.
S:soltero,C:casado,V:viudo,D:divorciado)

03. Crear una nueva tabla SOLO con los datos de la columna que se repite y que tiene probabilidad
de crecer. AGREGARLE una columna que los identifique en forma única.
Ej.

04. Crear en la tabla maestra Empleados un campo equivalente al campo clave de la tabla
normalizada Cargos.

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

05. Asignar los valores claves correspondientes a cada ciudad registrada en la tabla Empleados
antes de eliminar el campo Ciudad y evitar la repetición innecesaria de datos.

06. Eliminar el campo Ciudad que ya no es necesario conservar

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

CASO PRÁCTICO : INSTITUTO TECNOLOGICO ABACO TRUJILLO

ENUNCIADO :
Se tiene los datos maestros de los docentes del Instituto Superior Tecnológico Abaco Trujillo y se
necesita organizarlos de la mejor manera. Se debe realizar una estudio de normalización y diseñar
a partir de la tabla maestra otras tablas normalizadas. Además debe brindarle seguridad adicional a
los datos con procedimientos de validación y configuración.

01. Crear una base de datos llamada Abaco Trujillo

02. Crear la tabla maestra Docentes

03. Agregar datos a discreción (inventar los datos)

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

03. Verificar que existen grupos que pueden seguir creciendo. Normalizar esos campos

04. Crear las nuevas tablas y realizar una réplica de los valores claves de las tablas normalizadas
en la tabla maestra.

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

05. Aplicar en la tabla Docentes los formatos, validaciones y configuraciones como se indican:

05. Validar los campos como se indica:

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 SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

06. Configurar los campos como se indica:

07. Verificar que los cambios se han realizado .

Ej.

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SESIÓN 12: Base de datos en la Suite de Office

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 SESIÓN 13

SEGURIDAD EN UNA BASE DE DATOS

CONTENIDOS:

 Relación entre tablas

 Seguridad adicional de los datos
 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

RELACION ENTRE TABLAS

Es una técnica que permite a las tablas normalizadas seguir siendo UNA sola tabla y que aplica
seguridad a sus registros.
Las tablas que se van a relacionar deben cumplir las siguientes condiciones:
01. Tener un campo común (idéntico o similar) en tipo y tamaño
02. El campo común debe ser clave (ÚNICO) en una tabla y en la otra tabla no (FORANEA)
Microsoft Access proporciona un entorno especial para relacionar las tablas.

Para relacionar las tablas CARGOS y EMPLEADOS siga estos pasos:

01. Invocar al entorno de relaciones

02. Agregar las tablas que se relacionarán

03. Regular el tamaño y posición de los objetos (arrastrando su borde y su título) para que se
visualicen todos los campos

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

Nota
Los campos claves se distinguen por el icono de llave que muestran

04. Arrastra el campo clave IDCIUDAD de la tabla CARGOS y soltar sobre el campo IDCIUDAD de la
tabla EMPLEADOS

05. Confirmar que los campos son los deseados y activar la seguridad

06. Verificar que la relación se ha creado

07. Guardar los cambios en el entorno de relaciones

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

SEGURIDAD ADICIONAL DE LOS DATOS

Las tablas y las relaciones ofrecen una seguridad en la manipulación de los datos.
Ej.
Si el campo EDAD es numérico NUNCA se aceptarán textos o fechas o cualquier dato que no sea un
valor numérico.
Si se activa la integridad referencial NUNCA se podrá eliminar un registro que tenga involucrado su
valor clave en otras tablas.
Pero aun así es posible hacer lecturas equivocadas y se necesitará agregarle seguridad mediante la
validación de los campos.
Ej.
EDAD: 250
ESTADO: X

VALIDACION DE CAMPOS

Es una técnica que protege adicionalmente la lectura de datos nuevos mediante la comparación
lógica del dato al ingresar.
Los campos tienen dos propiedades que cumplen este propósito:
Regla de validación: condición lógica que debe cumplir para ser aceptado.
Texto de validación: cadena de texto a mostrar cuando no cumpla la condición lógica
Ej.

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

Nota
Se permiten operadores lógicos (O, Y), relacionales (<,>,<=,>=,=,<>) y de esquema ( ENTRE,
COMO)
El operador ENTRE exige que los datos estén entre una valor mínimo y un máximo
Ej.

El operador COMO exige que los datos texto se ajusten a una esquema [Link] los
esquemas se pueden utilizar comodines: * (varios caracteres),? (un carácter), # (un número)
Ej. Evitar que los nombres comiencen con un espacio

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

MASCARA DE ENTRADA
Aplicado en campos donde generalmente se ingresa los datos. Ej. Texto, y Fecha/Hora
Utiliza los siguientes códigos para formar una máscara apropiada.

Códig Descripción
o
0 Dígito desde 0 -9 obligatorio sin signo
+o-
9 Dígito o espacio obligatorio sin signo
+o-
# Dígito o espacio opcional con signo +
o-
L Letra desde A – Z obligatorio
? Letra desde A – Z opcional
A Letra o dígito
& Carácter o espacio obligatorio
C Carácter o espacio opcional
.,:;-/ Códigos especiales a mostrar
< Texto en minúscula
> Texto en mayúscula
! Muestra de derecha a izquierda
Ej.
Agregar un campo a la tabla EMPLEADOS

Verificar la lectura

-171-
 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

CASO PRÁCTICO : SEGURIDAD EN LA BASE DE DATOS ABACO TRUJILLO

ENUNCIADO :
Se desea aplicar seguridad mediante la técnica de Relacionar las tablas normalizadas para que se
mantengan unidas lógicamente y agregar seguridad adicional mediante las técnicas de integridad
referencial.

01. Recuperar la base de datos llamada Abaco Trujillo

02. Visualizar el entorno de relaciones

03. Seleccionar las tablas y organizarlas para que se vean todos sus campos y sea fácil su relación

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

04. Crear la relación Profesiones  Docentes ARRASTRANDO el campo clave idProfesion de la tabla
Profesiones y SOLTANDO sobre el campo réplica idProfesion de la tabla Docentes que no es clave.
Debe marcar las casillas del diálogo según considere necesario.

05. Repetir el paso 04 para las otras dos relaciones.

06. Verificar que la Integridad Referencial facilita vincular los registros desde cualquier punto
Ej. Desde la tabla Departamentos puedo examinar a los registros vinculados

07. Verificar que si elimina un registro de la tabla Profesiones se eliminan los registros relacionados
en la tabla Docentes

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SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

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 SESIÓN 13: Seguridad en una Base de Datos

SESIÓN 14

ADMINISTRACIÓN DE LOS DATOS

RELACIONADOS

CONTENIDOS:

 Control de datos
 Consultas

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

CONTROL DE DATOS
Los datos en una tabla se pueden escribir, copiar o importar.

Para escribir los datos se deben respetar los tipos de datos, tamaño, longitud, validación y
máscaras aplicadas a la estructura de la tabla.
Ej.
Base de Datos : DISNORSA
Tabla : CLIENTES

Para copiar los datos se deben tener en memoria las filas copiadas y luego deberán pegarse en el
destino apropiado considerando que la tabla destino debe tener la misma estructura que la tabla
origen.
Ej.
Crear la tabla PROVEEDOR con la misma estructura de CLIENTES sin ningún dato.
(Es posible crear una tabla nueva a partir de una existente si se copia y se pega.)
01. Seleccionar tabla CLIENTES
02. Botón derecho, clic en Copiar

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Clic dentro de la ventana de objetos, botón derecho en la ventana de objetos, clic en Pegar
04. Asignar un nombre y elegir la opción apropiada a pegar (ej. Estructura solamente)

05. Modificar en Vista de Diseño el nombre de los 2 primero campos (IDPROVEEDOR y PROVEEDOR)
06 Abrir ambas tablas

07 Seleccionar los datos el primer Cliente, copiar y pegar como Proveedor usando el botón derecho.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Nota
Los registros de una tabla se pueden seleccionar con un clic en su botón de fila o arrastrando sobre
estos botones.
Los registros de una tabla se pueden eliminar si estando seleccionados se pulsa la tecla SUPR.

Para importar datos se deben tener una fuente interna o externa de datos compatibles con
Microsoft Access y luego activar el Asistente de Importación para que esos datos se agreguen a
nuestras tablas o generen una nueva. El Asistente cambia algunas fichas según el tipo de origen.
Se puede importar (copiar datos desde su origen) o vincular (abrir datos desde su origen) los datos
usando el Asistente de Obtener datos externos.
Ej.
01. Crear 03 fuentes compatibles con Microsoft Access con los datos de Clientes

Usando el block de notas crear un archivo llamado LISTA DE CLIENTES y escriba los siguientes
datos:

Usando Microsoft Excel crear una libro llamado LISTA DE CLIENTES y escriba los siguientes datos:

Usando Microsoft Word crear un documento llamado LISTA DE CLIENTES y guardarlo como Página
Web (formato universalmente aceptado)

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

02. Activar el asistente de importación de datos para archivos de texto

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Resolver las opciones de cada ficha del Asistente convenientemente

Ej.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

04. Verificar que los datos fueron agregados

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

05. Repetir los pasos 02, 03 y 04 para los otros dos orígenes.
Ej. Desde la fuente de Excel

-182-
 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Importante

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Los datos a importar de Excel DEBEN tener en la primera fila a los nombres de los campos de la
tabla donde se almacenarán.

Ej. Desde la fuente de Word / Web

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

06. Verificar que los datos fueron agregados

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

CONSULTA

Es una colección de datos generados a partir de la ejecución de una sentencia SQL sobre una o
varias tablas relacionadas.
Las consultas son estructuras de datos que pueden ser usadas como Tablas Temporales
Se pueden crear en lenguaje Transact-SQL, utilizando una vista de diseño o con el asistente de
consultas.
Ej. Usando lenguaje Transact-SQL

Ej. Usando Vista de Diseño

Ej. Usando asistente de consultas

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SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Importante
Por comodidad, se utilizará la Vista de Diseño para construir nuestras consultas.

CONSULTAS SIMPLES
Consiste en seleccionar los campos de una o varias tablas que se desea mostrar
Ej.
Clientes y su Línea de Crédito
01. Clic en ficha Crear, clic en Diseño de Consulta

02. Seleccionar la tabla o tablas involucradas.

Ej. Agregar la tabla Clientes y clic en Cerrar

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Elegir los campos solicitados

Ej. Elegir el nombre del Cliente, Dirección y su Línea de Crédito

Nota
Existen tres formas de seleccionar un campo del objeto Tabla disponible

04. Visualizar los datos

-189-
 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Nota
Es muy útil cambiar de Vista de Diseño a Vista Hoja de Datos para verificar sus resultados. (Utilizar
el menú Ver o el botón de vistas en la barra de controles estándar)

05. CTRL+W para grabar y asignar un nombre a la consulta.

CONSULTAS CALCULADAS

Es muy común que necesitemos un resultado que NO exista en la Tabla como campo y que puede
obtenerse con la manipulación de éstos campos usando un asistente de funciones.
Ej.
Clientes y su Línea de Crédito aumentada en un 50%
01. Crear una consulta en vista de diseño y elegir los campos Cliente y Línea de Crédito
02. Botón derecho en la columna próxima al último campo y clic en Generar

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Construir la expresión

04. Aceptar

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

05. Visualizar los resultados

06. Grabar con el nombre “Clientes y su Línea de Crédito aumentada en un 50%”

CONSULTAS POR CRITERIOS

No siempre necesitamos un listado de todos los registros de una tabla, a veces se necesita “filtrar”
solo algunos que cumplan con ciertas condiciones.
Ej.
Clientes calificados como “A” y sus Líneas de Crédito duplicadas
01. Crear una consulta en Vista de Diseño con los datos solicitados

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

02. Identificar que en la rejilla existen varias filas con distinto propósito:

03. Aplicar un criterio que solucione el filtrado

04. Visualizar los datos

05. Grabar con el nombre “Clientes A y sus Líneas de Crédito duplicados”

CONSULTAS POR PARAMETROS

Se utilizan cuando el resultado de la consulta depende de un valor ingresado por el usuario. Este
valor es conocido como argumentos o parámetro.
Un argumento se define en la fila de criterios y utiliza los corchetes [] para encerrar su mensaje.
Este mensaje se muestra en una caja de lectura predeterminada del sistema.
Ej.
Clientes según la calificación deseada
01. Crear una consulta en Vista de Diseño con los datos solicitados y aplicar un criterio que use
argumentos.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

02. Visualizar los datos y verificar que se le solicitan un dato (tantos datos como argumentos
utilice)

03. Verificar su resultado

04. Grabar con el nombre “Clientes según la calificación deseada”

CONSULTAS POR RESUMEN

Consiste en realizar operaciones estadísticas sobre columnas de la consulta que tiene datos
repetidos.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

Ej.
Total de Clientes por cada Calificación

01. Detectar que el campo Calificación contiene a los grupos o datos repetidos y deberá ser el
primer campo de las lista. Es segundo campo deberá ser aquel que será tratado estadísticamente.
En este caso da lo mismo cualquier campo porque se CONTARá el total de registros.

02. Visualizar la fila de Totales en la rejilla de consultas usando el botón derecho

03. Elegir el valor “Agrupar por” para el campo que tiene a los grupo y el valor “Cuenta” para el
campo que se procesará estadísticamente.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

04. Visualizar los datos

05. Guardar y asignar el nombre “Total de Clientes por cada Calificación”

CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Es un tratamiento especial que se le da a las consultas por Resumen cuando tienen varios campos
procesados estadísticamente
Ej.
Monto del Crédito por Año de Registro y por Calificación

01. Crear una consulta en Vista de Diseño que calcule el año de la Fecha de Registro y la ubique
como primera columna.

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

02. Agregar el campo Calificación como segunda columna y el campo Línea de Crédito como ultima
columna (primero los campos con grupos y los campos procesados estadísticamente al final).

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Mostrar la fila Total y elegir el valor “Agrupar por” en las primeras columnas y el valor “Suma”
para la columna Línea de Crédito

04. Visualizar los datos y verificar que se forman los grupos

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

05. Desde la vista de Diseño activar la fila de Tabla de Referencia Cruzadas usando la ficha Diseño
y clic en control General y elegir la forma como se verá cada grupo.

06. Visualizar nuevamente los datos

07. Guardar y asignar el nombre “Monto del Crédito por Año de Registro y por Calificación”

-199-
 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

CASO PRÁCTICO : COLEGIO ALTERNATIVO TALENTOS

ENUNCIADO :
Se desea organizar los datos de los trabajadores del Colegio Alternativo Talentos de Trujillo y definir
los canales de consulta de la información en un sistema de tablas relacionadas. Se debe aplicar
criterios, argumentos, resumen y referencias cruzadas según los casos que se nos han solicitado.

01. Crear una base de datos llamada COLEGIO TALENTOS

02. Crear las siguientes tablas

-200-
 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

03. Importar los datos para cada tabla desde los archivos de texto proporcionados por el docente.

Ej. Datos para la tabla AREAS

-201-
SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

-202-
 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

04. Relacionar las tablas como se muestran

05. Elaborar una consulta por criterio que muestre a los trabajadores varones solteros y sus
profesiones respectivas

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 SESIÓN 14: Administración de Datos Relacionados

06. Elaborar una consulta por argumentos que muestre a los trabajadores que correspondan con el
Estado Civil solicitado al usuario.

07. Elaborar una consulta por resumen que muestre el total de trabajadores por cada profesión

08. Elaborar una consulta de referencia cruzada que sume los sueldos por cada área y sexo de
todos los trabajadores

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 SESIÓN 15

SALIDA DE DATOS

CONTENIDOS:

 Técnica de exposición de la información

 Combinación de datos
 Integración de componentes
 SESIÓN 15: Salida de datos

TECNICAS DE EXPOSICIÓN DE LA INFORMACION

Los datos almacenados en la Tablas y procesados en las Consultas necesitan ser expuestos o
facilitar su manipulación. Un sistema de gestión de datos no es muy útil si no brinda recursos para
exponer la información.

FORMULARIOS

Es un objeto que brinda una interfaz visual para el control y reporte de los datos de una Tabla o
Consulta. Se acostumbra construirlos manualmente o usando un asistente automático.

Manualmente
Se necesitará destrezas de diseño de objetos y personalización de controles mediante ficha de
propiedades.
Ej.
Crear un formulario manualmente que controle los datos de la tabla CLIENTES
01. Clic en ficha Crear y clic Diseño de Formulario

02. Vincular el formulario a la tabla Clientes

03. Aumentar el área del Detalle arrastrando sus límites y crear los controles de datos
ARRASTRANDO el campo sobre el área de Detalle del Formulario.

-206-
 SESIÓN 15: Salida de datos

04. Utilizar el control Etiqueta para agregar un título y aplicar los formatos necesarios (como a
cualquier de dibujo de Office)

05. Guardar y asignar el nombre “Control de Clientes”

06. Abrir el formulario y verificar su funcionamiento

Asistente de Formularios

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 SESIÓN 15: Salida de datos

Es una forma muy fácil de crear un formulario que controles los datos ya que solo pide que se
resuelvan sus diálogos apropiadamente mediante la selección de las mejores opciones que el
usuario prefiera.
Ej.
Crea un formulario usando el Asistente que controle los datos de la tabla Clientes
01. Clic en ficha Crear, clic en control Mas formularios y clic en Asistente de Formularios

02. Resolver las ficha con las opciones que se indican:

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 SESIÓN 15: Salida de datos

03. Después de Finalizar, verificar que se creó un formulario fácilmente

-209-
 SESIÓN 15: Salida de datos

INFORMES

Es un objeto de la base que permite mostrar los datos de Tablas o Consultas en un formato que
puede imprimirse o exportarse a un formato Web. Al igual que los formularios se pueden crear
Manual y por Asistente de Informes
(Por comodidad, se utilizarán los Asistentes para mejorar los objetos sin necesidad de tener
conocimientos avanzados de desarrollo de software)
Ej.
Crear un informe sobre la consulta de Clientes y sus Líneas de Créditos

01. Clic en ficha Crear, clic en Asistente de informes

02. Resolver las ficha con las opciones que se indican:

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SESIÓN 15: Salida de datos

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SESIÓN 15: Salida de datos

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 SESIÓN 15: Salida de datos

03. Después de Finalizar, verificar que se muestra el Informe con las características deseadas.

GRAFICOS

Es un recurso especialmente importante para analizar un volumen de datos numéricos al

representar mejor su comportamiento y ayudar en la toma de decisiones gerenciales.
Pueden ser utilizados en Formularios o Informes y utilizar un objeto Graph compatible en toda la
suite de Office.
Ej.
Mostrar en un Formulario el gráfico de la consulta Total de Clientes por cada Calificación.
01. Clic en ficha Crear, clic en control Diseño del formulario

02. Insertar un control Gráfico sobre el Detalle del Formulario

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 SESIÓN 15: Salida de datos

03. Resolver las ficha con las opciones que se indican:

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 SESIÓN 15: Salida de datos

04. Después de Finalizar, verificar que se muestra el objeto gráfico insertado.

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 SESIÓN 15: Salida de datos

05. Si desea personalizar algún detalle del gráfico, debe Abrirlo con doble clic y pulsando botón
derecho sobre el elemento deseado para ir a sus formatos.
Ej.
Cambiar el relleno de las columnas

07. Guardar y asignar el nombre “Gráfico 1”

COMBINACION DE DATOS

Es la acción de fusionar dos archivos: una base de datos y un formato de Office; y generar un
nuevo archivo donde cada plantilla de Office se repite por cada registro del origen de datos.
Ej.
Notificar a todos los Clientes con un Comunicado que su Línea de Crédito ha sido incrementada en
un 50%.

01. Construir una plantilla en algún un producto Office. Ej. Word

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 SESIÓN 15: Salida de datos

02. Guardar con un nombre apropiado. Ej. COMUNICADO

03. Iniciar el proceso de combinación usando el Asistente (Se recomienda que cierre el archivo de
base de datos y abra la plantilla de Office antes de iniciar el proceso de combinación).

04. Resolver apropiadamente las opciones de los paneles como se indican:

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 SESIÓN 15: Salida de datos

05. Si decide imprimir o Editar las cartas individuales deberá definir el ámbito de los registros

06. Si decide imprimir deberá estar listo los papeles en la impresora, si decide Editar cartas
individuales se generará un archivo de Word combinado
Ej.

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 SESIÓN 15: Salida de datos

07. Guarda este archivo con el nombre “COMUNICADO NRO 1 PARA CLIENTES”

INTEGRACION DE COMPONENTES

Los objetos que se generaron dentro de una Base no siempre la usa un experto en base de datos y
eso se previene creando una interfaz visual que invoque a todos los componentes creados.
Los formularios por diseño ofrecen una técnica de botones que permiten enlazarse con los objetos
de la base.
Ej.
Controlar todos los elementos creados en la base desde una Formulario.

01. Clic en ficha Crear, clic en control Diseño de Formulario

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 SESIÓN 15: Salida de datos

Nota
Los controles de Formulario se muestran en la ficha de Diseño y se debe verificar que el asistente
de controles esté Activo.

02. Crear la interfaz mostrada usando los controles Etiqueta, Imagen y Rectángulo

03. Crear un objeto con el control Botón que invoque al formulario “Gestión de Clientes” y
aparecerá un diálogo del asistente de Botones

04. Resolver las opciones como se muestran a continuación:

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SESIÓN 15: Salida de datos

-221-
 SESIÓN 15: Salida de datos

05. Al Finalizar, se inserta un botón sobre el formulario.

06. Repetir los pasos 03, 04 y 05 para mostrar el formulario de Gráfico

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 SESIÓN 15: Salida de datos

07. Crear otro botón que invoque al informe “Clientes y su Línea de Crédito” usando el Asistente de
botones en forma similar a los Formularios, pero cambiando la opción del diálogo inicial como se
indica:

09. Finalmente, crear un botón que permita cerrar el formulario usando una imagen en lugar de
texto sobre el botón.
Ej.

-223-
 SESIÓN 15: Salida de datos

10. Guardar y asignar un nombre “MENU DE OPCIONES” al formulario

Verificar que puede controlar los componentes

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 SESIÓN 15: Salida de datos

CASO PROPUESTO : PLAZA VEA

ENUNCIADO :

Se solicita organizar los datos básicos de los productos y sus categorías en tablas relacionadas para
generar un sistema integrado de componentes de la base usando controles de formulario que
invoquen a todos los elementos generados desde un solo formulario.

01. Cargar Microsoft Access y crear una base de datos llamada Plaza Vea

02. Crear las siguientes tablas:

03. Importar los datos desde los archivos de texto proporcionados

-225-
 SESIÓN 15: Salida de datos

04. Configurar los campos de la tabla Productos para que se vea como se muestra:

05. Relacionar las tablas

06. Resolver las siguientes consultas

07. Implementar los siguientes formularios

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 SESIÓN 15: Salida de datos

08. Crear los siguientes informes usando las consultas resueltas con anterioridad

09. Crear un documento en Word llamado OFERTAS con los campos de combinación de la consulta
“Lista de productos y sus precios rebajados en un 50%” como se muestra:

-227-
 SESIÓN 15: Salida de datos

Nota
 Debe cerrar su base de datos para que la conexión sea fácil

10. Guardar el documento combinado con el nombre LISTA DE OFERTAS

11. Crea un formulario llamado MENU que integre todos los componentes creados.

-228-
SESIÓN 16
EXAMEN FINAL