Arqueo de caja
¿Qué es?
Es un proceso de comprobación de bienes o activos, este proceso puede ser llevado
a muchas situaciones, aunque el caso más habitual se da cuando tras una jornada
laboral se procede a contrastar el balance de cuentas en caja con el efectivo que
dispone la misma. Este proceso de auditoría se realiza con el fin de asegurarse que
el manejo del dinero no ha tenido errores y que no existen pérdidas de dinero o
excesos del mismo.
Esta actividad se realiza sin previo aviso del personal encargado de la caja, ya que
habitualmente se encontrarán tanto sobrantes como faltantes. Una vez se tiene el
balance de todas las cajas estas cuentas son manejadas como diferencias de caja,
donde el faltante es manejado como perdida y se abonan los excesos para
mitigarlas. En caso de que aun tras dicho cálculo sigan existiendo faltantes estos
serán agregados como pérdidas de la empresa o en algunos casos pueden ser
tomados de algún pago si es necesario.
¿Cuáles son los tipos de arqueo de caja?
Los tipos de arqueo de caja son:
❖ Arqueo de caja completo: Se lleva a cabo un recuento físico de todos los
elementos que entran y salen de la caja, así como su valor. Se comparan
estos valores contra los registros contables para garantizar que coincidan.
❖ Arqueo de caja parcial: Solo se lleva a cabo un recuento físico de algunos de
los elementos que entran y salen de la caja. Por lo general, solo se incluyen
los elementos de mayor valor en el recuento. Esto se hace para ahorrar
tiempo y esfuerzo. No se comparan estos valores con los registros contables.
❖ Arqueo de caja abreviado/resumen: Se realiza un recuento físico de los
elementos que entran y salen de la caja, pero solo se incluyen los valores
totales en el recuento. No se comparan estos valores con los registros
contables.
Fórmula para realizar un arque de caja
“VD= CEF + CEI + VO - OG - D – CC”
Traducción de las variables que se utilizan en el arqueo de caja
Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:
• VD: suma de ventas diarias
• CEF: efectivo al momento de cierre
• CEI: saldo inicial de la caja
• VO: pagos mediante el resto de medios habilitados
• OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa
• D: descuentos
• CC: ventas a crédito
¿Cuál es la función del arqueo de caja?
El arqueo de caja tiene varios propósitos y beneficios:
• Control de los flujos de efectivo: permite tener un seguimiento preciso de
los ingresos diarios. Esto ayuda a identificar cualquier discrepancia entre los
registros contables y el efectivo físico, lo que a su vez puede revelar posibles
errores o robos. Además, brinda información valiosa sobre las preferencias
de pago de los clientes, lo que puede ser útil en la toma de decisiones
estratégicas.
• Detección de irregularidades: actúa como una medida de control interno para
detectar cualquier problema en el flujo de caja. Si se encuentran
discrepancias entre los registros y el efectivo real, se pueden tomar medidas
para investigar y corregir posibles errores o actividades fraudulentas. Esto
ayuda a mantener la transparencia y confianza tanto dentro como fuera del
negocio.
• Cumplimiento fiscal: al tener registros precisos del efectivo, se pueden
generar informes financieros exactos y presentar declaraciones de impuestos
de manera adecuada. Esto evita problemas legales y sanciones relacionadas
con errores en la contabilidad.
¿Cada cuánto tiempo se debe hacer el arqueo?
Depende del tipo de negocio. Aquí no hay reglas estrictas.
Lo recomendable es hacerlo al final de cada jornada laboral con el fin de detectar y
subsanar cualquier error de forma sencilla, pero depende mucho del movimiento
que tenga tu negocio. En cualquier caso, es “obligatorio” realizar el arqueo de
caja al menos una vez al mes.
Si tu negocio maneja grandes volúmenes de efectivo, como es el caso de
restaurantes o comercios minoristas, lo más recomendable es realizarlo a diario para
mantener un control riguroso.
Situaciones que se pueden dar en los arqueos de caja
Básicamente, en el arqueo de caja se pueden dar dos situaciones:
❖ Que el efectivo en caja sea superior al registrado en los libros de
contabilidad: en este supuesto, la diferencia se imputará como un ingreso.
❖ Que el efectivo en caja sea inferior al de la contabilidad: en cuyo caso se
imputará una pérdida.
En general, existen diferentes motivos, tanto a nivel contable como a nivel de
actividad, que explican por qué se producen estas diferencias:
❖ Errores al cobrar y pagar.
❖ Equivocación humana al registrar las cantidades en los recibos de cobro y
de pago.
❖ La pérdida o no emisión de algún recibo.
❖ La existencia de errores en los registros contables.
¿Cómo hacer un arqueo de caja?
Para realizar un arqueo de caja es necesario seguir los siguientes pasos:
• Contar todo el efectivo que se encuentra en la caja registradora y en
cualquier otro lugar donde se guarde efectivo.
• Comparar el efectivo contado con el dinero registrado en los libros contables.
• Verificar que los montos de los recibos y los cambios sean correctos.
• Realizar los ajustes necesarios para que el efectivo contado y registrado en
los libros contables coincidan.
• Documentar los resultados del arqueo en un informe escrito que detalle los
pasos realizados, los resultados obtenidos y las acciones tomadas.
Ejemplos de arqueo de caja
Ejemplo # 1
Entradas:
Dinero en efectivo de los clientes: 200€
Cheques de los clientes: 100€
Salidas:
Pago a los proveedores: 120€
Gastos de la empresa: 30€
Total en caja: 160€
Ejemplo # 2
Entradas:
Dinero en efectivo de los clientes: 100€
Cheques de los clientes: 50€
Salidas:
Pago a los proveedores: 60€
Gastos de la empresa: 10€
Total en caja: 80€
