Microsoft Access
Es un programa que permite crear y gestionar bases de datos. Es una herramienta de la
suite Microsoft Office que se incluye en sus ediciones profesionales.
Funciones de Access
Crear tablas, definir campos y tipos de datos
Establecer relaciones entre tablas
Realizar consultas para obtener información de los datos
Exportar bases de datos en formato PDF
Transferir datos de manera rápida y simple
Crear informes para proporcionar información
Usos de Access
Seguimiento de pedidos de clientes
Mantenimiento de una colección de música, videojuegos, uso horario, etc.
Matrícula de alumnos
Administración de eventos
Gestión de proyectos
Almacenar y realizar un seguimiento de inventario
Almacenar y realizar un seguimiento de contactos
Almacenar y realizar un seguimiento de procesos empresariales
Características de Access
Incluye plantillas simplificadas que se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa
Permite diseñar bases de datos sin necesidad de ser un experto en sistemas y
programación
Incluye un asistente de consulta que ayuda a encontrar errores en las consultas
Access
1. Botón de inicio
2. Todos los programas
3. Access
Tabla:
Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
Clasificación de tipo datos más Comunes
Carácter Tipo de Dato Ejemplo
Letras Texto corto o texto largo José Raymundo
Solo números Numero 134
Asignar numeración
automática (ejemplo Autonumeración 1
Claves)
Dinero Moneda Q.456.00
Fechas Fecha/hora 12/03/2025
Selección Si/No X X
Operar o hacer formula Calculado Campo1 x Campo 2
Historia
Fue llamado EB ("Embedded Basic"), nombre que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft
hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft
SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en
la época para usos comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta
enero de 1991. Más tarde, partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft.
Cirrus (nombre clave para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el
motor Embedded Basic). Tras el adelanto de Access, Omega, fue demostrado ante varios periodistas en
1992 y Access presentaba funciones que no tenía.
Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron asignados al proyecto
Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic). Su meta era crear un competidor de
productos como dBase y Paradox en el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la
compra de FoxPro (una app de base de datos completamente diferente a Access) por parte de
Microsoft, pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el
producto usaría el motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro
motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para
Omega y una versión pre-publicada de Visual Basic. En julio de 1992, llegó la versión final con el
nombre de Access que continúa hasta el momento.
Requisitos para la última versión
Procesador
Procesador de 2 núcleos a 1,6 GHz
Sistema operativo
Windows 11 o Windows 10
Memoria
4 GB (64 bits), 2 GB (32 bits) de RAM
Espacio en disco duro
4 GB de espacio disponible en disco
Pantalla
Resolución de 1024 × 768
Gráficos Tarjeta gráfica DirectX 10 para la aceleración de gráficos por
hardware en PC
Requisitos adicionales del
Acceso a Internet
sistema
Cuenta Microsoft
Es un gestor de base de datos que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.
Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales,
tendencias o relaciones de otro tipo.
Debe permitir en principio:
Introducir Datos
Almacenar Datos
Recuperar datos y trabajar con ellos
Pasos para ingresar a Access
1. Clic en botón inicio
2. Seleccionar Todos los programas
3. Clic en Access
La base de datos es el archivo principal, en el guardaremos toda la información que queramos dividida
en tablas.
Ejercicio 1
1. clic en base de datos en blanco
2. Escribir el nombre de la base de datos.
3. Seleccionar la ubicación de la base de datos
4. Clic en crear.
Ahora crearemos la primer tabla
Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Para realizar una tabla realiza los
siguientes pasos.
clic en el icono vista luego clic en diseño.
Escribiremos el nombre de la tabla.
Escribimos el Debemos
nombre de los seleccionar el tipo
campos, no se de dato en el primer
puede dejar caso será
espacios ni utilizar Autonumeración, el
signos. tipo de texto sale
automático.
Al ingresar cada campo en
la parte inferior puede
seleccionar las
características de los
mismos, por ejemplo,
cantidad de caracteres a
permitir el ingreso, si el
dato será requerido para
continuar con la
información.
Clasificación de Tipo de Datos más Comunes
Carácter Tipo de Dato Ejemplo
Letras Texto Corto o Texto José Gabriel
Largo
Solo Números Numero 150
Asignar numeración automática Autonumeracion 1
(por ejemplo, códigos o claves)
Dinero Moneda Q.150.00
Fechas Fecha/Hora 28/04/2025
Selección Si/No √√ √
Operar o hacer formulas Calculado Campo 1 + campo 2
Después de escribir los campos con su respectivo tipo cerramos la tabla y seleccionamos Si en el
cuadro de dialogo que aparecerá.
Luego de esto crearemos el formulario que nos permitirá ingresar los datos o registros de una manera
facial, sencilla y sobre todo llamativa.
1.
En el primer paso
trasladaremos los
datos del lado
izquierdo al lado
derecho.
2.
En el segundo paso seleccionaremos la distribución de los datos dentro del formulario, es bueno
recordar que no es apropiado seleccionar hoja de datos.
3.
En este último paso podemos
cambiar el nombre del formulario
o dejar el mismo de la tabla, para
posteriormente dar clic en
finalizar.
Ahora puede ingresar los datos o
registros, en el campo Nombre.
Observara que aparece de color,
se activara cuando escribamos el
apellido, puedes moverte de dato
utilizando la tecla Tab.
Recuerde que “No de Socio” es
dato autonumérico (el asignara
automáticamente los números)
La barra de registro permite movilizarnos y hacer búsquedas de los datos almacenados.
Ejercicio 2
Crear 3 tablas con sus respectivos formularios.
Tabla 1 llamada Cliente, tabla 2 Autos vendidos, Tabla 3 revisiones.
1. . 2.
3.
Ejercicio 3
Tabla 1 Paciente
Tabla 2 Médicos
Tabla 3 Información
Ejercicio 4
Creación de Botones
Tabla 1 Tabla 2
El primer paso es crear el Formulario, es recomendable que sea justificado en la distribución de los
datos.
Una vez creado el formulario seguiremos los siguientes pasos:
1. Clic derecho en el
formulario.
2. Seleccionar vista
diseño.
En la vista diseño crearemos el espacio para crear los botones al hacer clic en la parte inferior del pie
del formulario y desplazar hacia abajo.
En la pestaña diseño se encuentra la opción de controles donde seleccionaremos el icono de botón
para insertar en el formulario.
Una vez Seleccionado el icono de botón nos posicionamos en la parte del formulario y damos clic en
donde se desea insertar el botón. Nos aparecerá la siguiente ventana o cuadro de dialogo donde
seleccionamos la categoría y la acción a insertar.
Seleccionamos la
acción a insertar.
Seleccionamos la
categoría dependiendo
la acción a insertar.
Clic en finalizar
Los botones a insertar son
Ir al siguiente registro
Ir al registro anterior
Buscar registro
Imprimir registro
Eliminar registro
Al finalizar cerramos el formulario y guardamos los cambios elaborados.
Ejercicio 5 Uso de Calculado
Crear Formulas con el Tipo de Campo Calculado
Cuando seleccionemos en el campo Total el tio de dato calculado se activara la siguiente ventana en
donde se deberá escribir entre llaves el nombre de los campos a operar con el signo a utilizar.
Clic en
aceptar
Escribe el nombre de
cada campo a operar
encerrando en llaves
[]
Selecciona
Operadores par el
signo de multiplicación
Ejercicio 6
Creación de tabla, formulario con botones
Codigo Curso Nombre Curso No de Horas Fecha Inicio Fecha Final
1 Internet 300 15/07/2025 20/10/2025
2 Diseño 150 25/07/2025 10/09/2025
Ejercicio 7 Informes
Realizar la sig. Tabla con su formulario y botones: siguiente registro, registro anterior, buscar registro,
imprimir registro, eliminar registro.
[Cantidad]*[Precio]
[Subtotal]-[Descuento]
INFORME
Permite Crear un informe ordenado con facilidad para impresión con elementos visuales que mejoran el
reporte de la base de datos.
Pasos
1. Clic en pestaña crear
2. Selecconar Asistente para informe
3. En el primer paso trasladaremos los datos del lado izquierdo al lado derecho
4. En el segundo paso tenemos oportunidad de agregar el nivel de agrupamiento, Access nos
proporciona uno estándar con el que trabajaremos, por lo que solamente daremos clic en
siguiente.
5. En el tercer paso tenemos la oportunidad de seleccionar el orden a presentar nuestro informe
además del campo que ordenara los registros.
6. Cuarto paso, seleccionaremos la distribución de los datos dentro del informe, además de la
orientación de la hoja.
7. En este ultimo paso podemos cambiar el nombre del informe o dejar el mismo de la tabla o
formulario, para posteriormente dar clic en finalizar.
8. El informe, en la vista de impresión, podrá apreciar en la parte inferior de la hoja la fecha de
creación del informe y la cantidad de hojas.
