FICHA TÉCNICA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
I. IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL
1. Nombre de la unidad administrativa:
2. Nombre del área productora:
3. Nombre de la serie:
3.1 Clave de la serie:
3.2 Breve descripción del contenido de la serie:
4. Nombre de la subserie:
4.1 Clave de la subserie:
4.2 Breve descripción del contenido de la subserie:
5. Marco jurídico que fundamenta la realización de la serie:
6. Términos o palabras clave relacionados de la serie:
7. Tipología y/o soporte documental de la serie:
8. Áreas internas de la unidad administrativa que intervienen en la producción, recepción, trámite y
conclusión de los asuntos o temas de la serie:
9. Otras unidades administrativas del sujeto obligado relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos
o temas de la serie:
10. Fechas extremas de la serie:
11. Año de conclusión de la serie:
II. VALORACIÓN DOCUMENTAL DE LA SERIE
12. Valores documentales de la serie:
12.1 Administrativo: 12.2 Jurídico/Legal:
12.3 Fiscal/Contable:
13.1 Archivo de Trámite:
13. Plazos de conservación de la serie: 13.2 Archivo de Concentración:
13.3 Total:
14.1 Eliminación:
14. Técnicas de selección de la serie: 14.2 Conservación:
14.3 Muestreo:
III. CONTEXTO INSTITUCIONAL DE LA SERIE
15. Nombre, puesto y firma del Responsable de la unidad administrativa o área generadora de la
información:
16. Nombre, puesto y firma del Responsable del Archivo de Trámite de la unidad administrativa o área
generadora de la información:
17. Domicilio de la unidad administrativa o área generadora de la información:
18. Teléfono y correo electrónico institucional del responsable del archivo de trámite de la unidad
administrativa o área generadora de la información:
19. Total de expedientes que integran la serie:
20. Ubicación topográfica (física) de la serie:
Instructivo de llenado
Núm. Nombre Qué debe anotarse
Nombre de la Dirección, su equivalente o superior, que tiene la función del
1 Unidad administrativa
desarrollo del proceso administrativo.
Nombre del área
2 Nombre del área interna responsable de ejecutar el proceso administrativo.
productora
Nombre del proceso administrativo citado en el cuadro general de
3 Nombre de la serie
clasificación archivística.
Código que identifica a la serie en el cuadro general de clasificación
3.1 Clave de la serie
archivística.
Descripción general del asunto u objetivo del proceso administrativo que
Breve descripción de la
3.2 produce los expedientes. No utilizar abreviaturas o siglas. Utilizar verbos en
serie
infinitivo.
En caso de existir, colocar el nombre del sub-proceso citado el cuadro
4 Nombre de la subserie general de clasificación archivística.
Nota: Se llenará una ficha por cada subserie.
Código que identifica a la subserie en el cuadro general de clasificación
4.1 Clave de la subserie
archivística.
Descripción general del asunto u objetivo del sub-proceso administrativo
Breve descripción de la
4.2 que produce los expedientes. No utilizar abreviaturas o siglas. Utilizar
subserie
verbos en infinitivo.
Disposición jurídico normativa que establece la función que da origen a la
5 Marco jurídico… serie. Escribir el artículo, fracción o apartado, junto con el contenido
específico del mismo.
Palabras que permiten identificar a los expedientes de la serie en el área de
Términos o palabras
6 archivo de trámite: fecha, nombre, área, folio, número de obra, etc. Escribir
claves…
de 3 a 5 palabras.
Clases de documentos que integran los expedientes de la serie documental:
Tipología y/o soporte
7 oficios, circulares, actas, etc. Escribir de 3 a 5 clases.
documental…
Indicar el soporte de los expedientes de la serie: Papel, Electrónico o Mixta.
Nombre de las áreas internas de la Dirección que se relacionan en el inicio,
Áreas internas de la desarrollo o conclusión de los asuntos produciendo documentos que son
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unidad… integrados a los expedientes.
Señalar el área y su tramo de responsabilidad.
Nombre de otras Direcciones dentro del sujeto obligado que se relacionan
Otras unidades en el inicio, desarrollo o conclusión de los asuntos produciendo documentos
9
administrativas… que son integrados a los expedientes.
Señalar el área y su tramo de responsabilidad.
Indicar el año del primer expediente de la serie en el archivo de trámite
10 Fechas extremas…
seguido de la leyenda “a la fecha”: 2015 a la fecha, 2000 a la fecha,
Anotar el año del último expediente de la serie, en caso de que sea
11 Año de conclusión… suprimida por una disposición jurídico administrativa. De lo contrario
escribir “No aplica” que indicará que la serie se seguirá produciendo.
12 Valores documentales… Marcar con X el valor o valores identificados a la serie valorada
Marcar con X si los documentos de los expedientes vinculados a la serie
12.1 Administrativo poseen un valor para la actividad administrativa de una entidad productora,
en la medida en que informa, fundamenta o prueba sus actos
Marcar con X si los documentos de los expedientes vinculados a la serie
poseen un valor del cual derivan derechos u obligaciones legales de
12.2 Jurídico o Legal
individuos u organizaciones y cuya vigencia suele estar determinada en una
ley, código u otro mandato jurídico.
Marcar con X si los documentos de los expedientes vinculados a la serie
pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias, o
12.3 Fiscal o contable
bien para informar o explicar las operaciones que afectan económicamente
a la organización: ingresos, egresos, activo, pasivo o capital contable.
Plazos de conservación de Nota: Los plazos de conservación si aplican a partir del año inmediato al
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la serie cierre del asunto del expediente.
Indicar los años de conservación en oficina después del año de cierre del
13.1 Archivo de trámite
expediente.
13.2 Archivo de concentración Indicar los años de resguardo precautorio en concentración.
13.3 Total Producto de la suma de los años en trámite y concentración.
Nota: La selección se gestionará después del vencimiento del plazo de
14 Técnicas de selección…
conservación en concentración
14.1 Eliminación Indica que se debe promover la destrucción de expedientes
Indica que se debe gestionar la transferencia de los expedientes al archivo
14.2 Conservación
histórico
Indica que un número representativo de la serie debe ser transferido al
archivo histórico y el resto eliminado.
14.3 Muestreo Indicar el tipo de muestro propuesto: Selectivo, Sistemático o Aleatorio
Nota: Se deberá señalar criterio de selección que se aplicará a los
expedientes.
Nombre, puesto y firma del
15 Nombre, puesto y firma del titular de la Dirección o su equivalente
responsable…
• Nombre, puesto y firma del responsable de archivo de trámite de
Nombre, puesto y firma del acuerdo al sistema institucional de archivos
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responsable… • Nombre, puesto y firma del personal encargado del proceso y del
llenado de la ficha técnica
Domicilio de la unidad Domicilio oficial de la Dirección o su equivalente donde se encuentran los
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administrativa… expedientes de la serie documental.
Teléfono y correo Número telefónico y correo institucional del responsable de archivo de
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institucionales trámite
Cantidad de expedientes que existen de la serie en el archivo de trámite
19 Total de expedientes
hasta diciembre del año anterior.
Localización física del grupo de expedientes de la serie documental. Se
20 Ubicación topográfica indica el espacio, local, número de anaquel, archivero, gaveta, etc., que
permita la ubicación exacta de la información.
