AUXILIAR ADMINISTRATIVO
LA COMPETENCIA DE ELABORAR DOCUMENTOS
Módulo
Excel
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CLASE 2
EXCEL
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en
tablas formadas por la unión de filas y columnas.
Una columna en Excel es una hilera vertical de celdas. Las columnas podemos
identificarlas por letras que se ubican en la parte superior en una hoja de cálculo y
podemos encontrarlas hasta la columna XFD.
Una fila en Excel es una hilera horizontal de celdas que está representada por un
número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.
FUNCION SUMAR
Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o una combinación de las
tres. Por ejemplo: =SUMA(A2:A10) Suma los valores de las celdas A2:10.
FUNSION SUMAR.SI
Se usa para sumar los valores intervalo de un rango que cumplan los criterios que haya
especificado. Por ejemplo, supongamos que, en una columna que contiene números, solo
quiere sumar los valores mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(B2:B25;">5")
Argumentos de la función SUMAR.SI:
Intervalo: Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios.
Las celdas de cada rango deben ser números, nombres, matrices o referencias que
contengan números. Los valores en blanco y de texto se ignoran.
Criterios: Obligatorio. Es el criterio en forma de número, expresión, referencia de
celda, texto o función que determina las celdas que va a sumar. Se pueden incluir
caracteres comodín: un signo de interrogación (?) para que coincida con cualquier
carácter individual, un asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de
caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba
una tilde (~) antes del carácter.
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CLASE 3
FUNCION CONTAR.SI
La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un
rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas
celdas cumple la condición es considerada dentro de la cuenta.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI
Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI, que son los siguientes:
Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán contadas.
EJEMPLO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI
Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el
total de artículos que son de color azul y para ello utilizaré la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:
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TABULACION DE DATOS
Es un proceso mediante el que agrupamos los datos y los mostramos mediante gráficos o
tablas para entenderlos mejor.
Proceso De La Tabulación De Datos
El proceso de tabulación de datos dependerá del tipo de variable que utilicemos. Es decir,
si es cualitativa, cuantitativa, discreta o continua. En el ejemplo veremos una aplicación
práctica.
Variable Cualitativa
Las variables cualitativas expresan categorías, por ejemplo, titulación cursada. La
tabulación de datos de este tipo es, quizá, la más sencilla.
La tabla tendría, por un lado, el dato numérico. Por otro lado, se incluirían las frecuencias
absolutas (recuento de cada valor) y las frecuencias relativas (cada absoluta dividida entre
el total). Se añaden dos columnas más con las frecuencias absolutas y relativas
acumuladas.
Variable Cuantitativa Discreta
Estamos ante variables que se pueden sumar, por tanto, se pueden calcular promedios,
desviaciones típicas y otros estadísticos descriptivos de posición, dispersión o forma. Lo
que proponemos es utilizar las mismas columnas que en el caso anterior.
Variable Cuantitativa Continua
Son variables que pueden tomar infinitos valores. En este caso, la tabulación se realiza
agrupando por intervalos. Estos deben ser los suficientes para no perder demasiada
información, pero no demasiados. Se pueden utilizar fórmulas para calcular el número
adecuado de ellos.
CLASE 4
FUNCION BUSCARV
La función BUSCARV obtiene su nombre porque hace búsquedas verticales, es
decir, busca un determinado valor dentro de una columna de datos y devuelve un
valor de una columna diferente, pero de la misma fila que el valor encontrado.
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Al indicarle a la función el valor que queremos encontrar, ella se encargará de
analizar cada una de las celdas de la columna de búsqueda, desde arriba hacia
abajo, y se detendrá al momento de encontrar la primera coincidencia.
Una vez encontrado el valor buscado, la función podrá devolvernos el valor de
cualquier columna de los datos siempre y cuando se encuentre en la misma fila del
valor encontrado.
REGLAS DE LA FUNCION
Valor_buscado: En el primer argumento debemos indicar el valor que estamos
buscando. Este valor será buscado, de arriba hacia abajo, en la primera columna
del rango de búsqueda. Podemos ingresar el valor directamente, ya sea numérico o
una cadena de texto, o podemos colocar una referencia a una celda que contenga
el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y
minúsculas.
Matriz_buscar_en: El segundo argumento es una referencia que define el rango
donde se realizará la búsqueda. La función BUSCARV siempre buscará en la primera
columna de dicho rango y el resto de las columnas podrán ser devueltas como
resultado.
Indicador_columnas: El tercer argumento es un valor numérico que nos permite
indicar la columna que deseamos como resultado en caso de encontrar una
coincidencia. Las columnas no son las de la hoja de Excel, sino las columnas del
rango indicado en el segundo argumento (Matriz buscar en) donde la primera
columna tendrá asignado el número 1.
Ordenado: El cuarto y último argumento de la función BUSCARV es útil para indicar
a la función el tipo de búsqueda que deseamos realizar, ya sea una búsqueda
exacta o una búsqueda aproximada. El valor FALSO indicará a la función que
deseamos hacer una búsqueda exacta mientras que el valor VERDADERO será para
realizar una búsqueda aproximada. Si omitimos este argumento, la función
BUSCARV asumirá un valor VERDADERO y por lo tanto hará una búsqueda
aproximada.
EJEMPLO DE LA FUNCION
El objetivo del primer ejemplo es mostrar que podemos indicar un valor numérico
directamente a la función BUSCARV para realizar la búsqueda.
Por ejemplo, al utilizar la siguiente fórmula, estaré pidiendo a la función BUSCARV que
obtenga el título del libro cuya cantidad sea igual a 10.
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=BUSCARV(10, A2:E6, 5, FALSO)
A continuación, explico cada uno de los argumentos:
Estamos buscando el número 10 en la primera columna de datos, así que podemos
ingresarlo directamente en el primer argumento de la función.
El segundo argumento le indicará a la función el rango de datos sin encabezados y
que en este ejemplo es A2:E6.
En el tercer argumento le pedimos a la función que nos devuelva la quinta columna
del rango de datos y que corresponde a la columna Título.
Finalmente, en el cuarto argumento ingresamos el valor FALSO porque deseamos
hacer una búsqueda exacta.
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CLASE 5
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica es un resumen de datos, empaquetado en una sola tabla, que te
permite informarte y explorar tendencias en tu información. Son muy útiles si tienes filas o
columnas largas donde necesitas conocer cantidades rápidamente y compararlas entre sí.
En otras palabras, las tablas dinámicas analizan los datos que contienen tus bases de
datos. Y, más específicamente, te posibilitan agrupar tus datos de diferentes maneras para
que puedas sacar conclusiones fácilmente.
PARTES DE UNA TABLA DINAMICA
Cuando creas una tabla dinámica, notarás que se muestra una lista de campos disponibles
y las áreas donde se pueden acomodar. Eso es lo que permite que puedas comparar datos
de tu base.
Filtro de informe. Los campos que añadas aquí crearán filtros para la tabla
dinámica con el fin de que puedas restringir la información que ves en pantalla.
Etiquetas de columna. Son los campos que se mostrarán como columnas de la
tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Se trata de los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las celdas de la tabla dinámica y
que serán totalizados para cada columna y fila.
PARA QUE SIRVE UNA TABLA DINAMICA
Comparar los totales de ventas de diferentes productos.
Mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales.
Obtener un recuento de empleados para departamentos separados.
Agregar valores predeterminados a celdas vacías.
Combinar el resultado de dos variables.
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COMO HACER UNA TABLA DINAMICA
Ingresa los datos en un rango de filas y columnas.
Ordena los datos por un atributo específico.
Resalta las celdas para crear una tabla dinámica.
Arrastra y suelta un campo en el área «Etiquetas de fila».
Arrastra y suelta un campo en el área de «Valores».
Afina tus cálculos.
CLASE 6
FUNCION MACRO
Los Macros de Excel son una especie de automatismos capaces de ejecutar un conjunto
personalizado de acciones. Así, con sólo pulsar el atajo de teclado que hayas configurado
para ejecutar el macro creado, Excel se encargará de ir haciendo una por una todas las
acciones que hayas configurado previamente.
OBJETIVO DE LOS MACROS
El objetivo de los macros es el de facilitarte las tareas de Excel que realizas de forma
reiterada. Imagínate que por tu trabajo o las tareas que sueles realizar con el programa,
cada dos por tres tienes que estar haciendo de forma mecánica un conjunto de acciones
que te lleva bastantes clics y vueltas a la aplicación.
Con los macros, puedes crear un automatismo que realice en orden todas esas acciones
que siempre sueles hacer una detrás de otra. Una vez configurado este macro, podrás
ejecutarlo todas las veces que quieras en todo momento.
VENTAJAS DE UTILIZAR MACROS
Entre las ventajas de utilizar los macros está la reducción de la tasa de errores, ya que los
pasos que hay que dar están grabados y hay menos opciones de que te equivoques en
alguno de ellos. También ayudan a reducir el tiempo de trabajo al acelerar algunos
procesos, y aumentan la utilidad de Excel haciendo más accesibles algunas acciones o
pudiendo simplemente crear atajos de teclado para ellas.
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COMO CREAR UN MACRO
Para crear un Macro, primero vas a tener que abrir Excel. una vez estés dentro, en
la barra de menú superior tienes que pulsar sobre la sección de Vista. Te aparecerá
a la derecha del todo de la barra de menú, justo antes de la ayuda.
Una vez dentro de la sección de Vista, ubicamos el botón de Macros. Se pulsa y se
abrirá una ventana de macros, se da clic sobre la parte inferior del botón donde
está la flecha, y pulsar sobre la opción Grabar macro que aparecerá en el pequeño
menú desplegable.
Antes de empezar a grabar el macro, primero hay que ponerle un nombre y
asignarle un acceso directo. Excel permite crear libros, como colecciones de
macros, o sea que también podrás seleccionar un libro de macros y añadir una
descripción. Cuando lo tengas, pulsa en el botón de Aceptar para empezar a grabar
el macro.
Cuando pulses en Aceptar en la ventana anterior, volverás a Excel. La aplicación
estará ya grabando el macro, o sea que tienes que ir pulsando en las opciones o
teclas que quieras registrar.
Una vez terminado, se vuelve a la sección de Vista y pulsa en la parte inferior de la
ventana de Macros. En el pequeño menú desplegable, ahora se pulsa en el botón
Detener grabación.
Ya se ha creado el macro. Ahora, cada vez que se pulse en el atajo de teclado que
se configuro se repetirán los pasos que hayas dado durante la grabación. Además,
si en la sección de Vista se pulsa directamente en el botón de Macro, se irá al menú
donde se pueden ver todos los libros de marcos y donde se van a poder ejecutar,
revisar y modificar los macros que se han creado.
