PG.
COD 01
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
ÁREA DE CALIDAD Fecha: 07/05/25
CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 7
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS
PROYECTO:
MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS
DE LA I.E. PEDRO JOSE TORDOYA MONTOYA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Leandro Suxo Tuco Héctor Balboa Ramírez Manuel Espinoza Jenssen
Firma: Firma: Firma:
Ingeniero de Calidad Jefe de Calidad Gerente de Proyecto
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO.....................................................................................4
2. ALCANCE.....................................................................................4
3. DEFINICIONES..............................................................................4
4. DESARROLLO...............................................................................5
5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES..................................................7
6. BUENAS PRÁCTICAS.....................................................................7
7. REFERENCIAS..............................................................................7
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Página N° de
Razón del Cambio
del modificada Revisión
cambio
04-05-25 Todas Para revisión interna A
07-05-25 Todas Para revisión del Cliente B
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología necesaria para la elaboración, identificación, revisión,
aprobación y modificación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del
EMPRESA MINERA RIO BRAVO, así como el control mediante su distribución, acceso,
recuperación, uso, almacenamiento, preservación, legibilidad, protección, tiempo
de conservación y disposición final.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad de LA EMPRESA MINERA RIO BRAVO.
3. DEFINICIONES
Aprobación
Es la actividad que permite dar validez a un documento para que éste pueda ser
difundido e implementado.
Carpeta
Se refiere a la Carpeta electrónica de la red interna de la EMPRESA MINERA RIO
BRAVO o del proyecto, que contiene los documentos y registros digitales del SGC.
Documentación actualizada
Se refiere a la documentación vigente con la que se debe ejecutar el Proyecto.
Distribución
Caso de Documentos: Acción de dar al documento una oportuna
colocación/ubicación ó destino conveniente.
Elaboración
Se refiere a la redacción del documento y de los protocolos de chequeo necesarios
utilizando el formato estándar para el mismo.
Identificación
Caso de Suministros: Se refiere a la asignación de un código de acuerdo con la
clasificación establecida.
Caso de Documentos: Acción de relacionar un documento con un procedimiento
determinado.
Información
ISO: Datos que poseen significado.
Información Documentada
ISO: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene.
La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede
provenir de cualquier fuente.
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La información documentada puede hacer referencia a: el sistema de gestión,
incluidos los procesos relacionados; la información generada para que la
organización opere (documentación) y/o a la evidencia de los resultados alcanzados
(registros).
4. DESARROLLO
4.1. Elaboración y aprobación de los documentos
La elaboración, identificación, revisión y aprobación es realizada por personal
competente para esta actividad y autorizado, teniendo en cuenta el presente
procedimiento.
Se distingue la emisión, revisión y aprobación de la documentación generada por el
Área de Calidad de la EMPRESA MINERA RIO BRAVO. En el Cuadro 1 se presenta la
distribución de autoridades (incluye alternativas) para estas actividades. Todos los
documentos controlados del SGC están identificados en pg.cod 01
EN EL ÁREA DE CALIDAD DEL CONSORCIO GyM STRACON
DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Representante
Política de la Alta Alta Dirección Alta Dirección
Dirección
Jefe de Gerente de
Plan de Calidad Jefe de Calidad
Construcción Proyecto
Procedimientos Cada área del Gerente de
Jefe de Calidad
de Gestión Proyecto Proyecto
Procedimientos Integrantes del
Jefe de Calidad Gerente de Proyecto
específicos Consorcio
Cada Área del
Registros Jefe de Área Gerente de Proyecto
Proyecto
Cuadro 1: Seguimiento y Aprobación de Documentos en el Área de Calidad
El control de la información interna y externa del Consorcio en la obra se realizará
de acuerdo con el procedimiento adecuados, Procedimiento de Gestión de Control
de Documentos además se alineará lo indicado en el Procedimiento PDDM – Site
002 Codificación y Revisión para Documentos de Construcción, HSE y QA -
Contratistas y ítem 3.4 del Anexo E – Requerimientos de Gestión de Calidad para
Contratistas.
4.2. Cambios y revisiones a los documentos.
4.2.1. Cambio de los documentos del SGC – Consorcio contratista
El Control de Cambios en la información documentada del SGC que se indica en
pg.cod 01 “Lista Maestra de documentos” es responsabilidad del Área de
Calidad del Consorcio contratista.
La revisión y actualización de los documentos se realiza a solicitud de las áreas
vinculadas al SGC. La fuente de información para la evaluación de cambios,
según lo antes mencionado, proviene de:
Usuarios de Producción.
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Auditoría Interna.
Auditoria del Cliente o Supervisión.
Cambios en los procesos, tecnología, equipos, normas, etc.
Revisión anual de documentos del Sistema de Gestión Calidad
Los cambios a estos documentos son comunicados vía correo al Consorcio contatista
y al Cliente.
Todo cambio de codificación implica que el documento inicia con “Revisión B”
independiente de la revisión en que se encuentre el procedimiento general
estándar.
El control de cambios de procedimientos mencionados en este acápite abarca los
formatos, tablas y matrices de interrelación que componen dichos documentos.
4.2.2. Registro de Cambios
Cuando se elabore una nueva revisión de algún documento del SGC, deberá
actualizarse el número de revisión, así como la fecha de emisión del nuevo
documento y actualizar el pg.cod 01 “Lista Maestra de Documentos”.
El responsable de elaborar el documento registrará el cambio realizado en la “Hoja
de Control de Cambios” que se encuentra en la segunda página del documento.
4.3. Control de la Documentación
4.3.1. Documentos en Oficina Principal
El Área de Calidad del Consorcio contratista, mantiene una copia en físico y digital
de los documentos del SGC, de tal manera que se asegure su protección (back
up) y preservación incluyendo la preservación de la legibilidad.
Los usuarios de los documentos del SGC tienen la responsabilidad del uso de las
versiones vigentes para el desarrollo de sus actividades.
4.3.2. Documentos en el Proyecto
El responsable del Área de Calidad del Proyecto mantiene una copia impresa y
digital (actualizada) de los documentos del proyecto.
En caso de requerirse alguna copia de un documento del Consorcio contratista en
obra, estos son requeridos al Jefe de Calidad del proyecto; dichos documentos
se consideran como copias no controladas y no necesitan llevar las firmas de
revisión, elaboración y aprobación.
4.3.3. Documentos Externos
Las Normas, estándares, procedimientos no elaborados por el SGC, y aplicables a
los procesos del SGC, son considerados documentos externos. Son
administrados y controlados por el Área de Calidad del Consorcio Contratista.
Asimismo, el responsable del Área de Calidad del Proyecto gestiona los documentos
externos que sean aplicables al SGC del proyecto. Los documentos de carácter
externo que aplican para el SGC se encuentran listados en el pg.cod 01 “Lista
Maestra de Documentos”.
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4.3.4. Almacenamiento de Archivos Digitales
Los documentos elaborados (procedimientos, registros, etc) y los generados en
el Proyecto (digitales y escaneados) se graban de forma ordenada y con
nombres de los documentos para su fácil identificación, en archivos y carpetas
que son almacenados en forma digital.
4.3.5. Documentos Superados
Los archivos digitales de los documentos superados del SGC son retirados de la
carpeta correspondiente y almacenados en una carpeta que identifica archivos
superados, su disposición final consistirá en la eliminación del documento
digital manteniéndose como mínimo, de ser el caso, las dos últimas versiones
del |documento digital.
5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Gerente de
Área de
Consorcio
Proyecto
Oficina
Técnic
Calidad
Ítem
Actividades
a
1 Elaborar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad X
2 Revisar y aprobar actualizaciones a los documentos del SGC X
Informar a la Oficina Principal de MINERA RIO BRAVO y
3 X
CONTRATISTA los cambios y actualizaciones que se realicen a
los documentos del SGC.
Llevar el control, mantenimiento y archivo de los documentos
4 X
del SGC aplicables al Proyecto.
Asegurar que se esté trabajando con la información
5 X X
actualizada y aprobada.
6 Verificar el cumplimiento del presente procedimiento. X X X
6. BUENAS PRÁCTICAS
No Aplica
7. REFERENCIAS
ISO 9001:2015 especifica los requerimientos para un SGC.
8. ANEXOS
pg.cod 01 Lista Maestra de Documentos
|
REGISTRO PG.COD 01
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Página : de:
CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO: Fecha de Actualizacion:
CLIENTE:
Fecha N° de Transmital ESTATUS N° de Transmital de
Nombre del Documento Código Revisión
de de Envio DEL Aprobación SMI
Emisión DOCUMENTO
POLITICA
PLAN DE CALIDAD
PLAN DE INSPECCIÓN Y ENSAYOS
INFORMES DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS DE GESTION
PROCEDIMIENTO DE LABORATORIO
PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION
PROCEDIMIENTO ESPECIFICOS
CERTIFICADOS
