NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO, UTILIZACIÓN, RENDICION Y

CONTROL DE FONDOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNIS EN LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE OLMOS

I. OBJETIVO

Establecer normas y procedimeitnos para el otorgamiento, ejecucion, rendicion y

control documentado de los fondos concedidos bajo la modalidad de Encargos internos,
en la municipalidad distrital de olmos.

II. FINALIDAD

Uniformizar los criterios tecnicos y procedimientos para el otorgamiento, ejecucion,

rendicion y control de fondos bajo la modalidad de encargos internos, para la atencion
de actividades que por su dinamica y su razon de urgencia no pueden ser programados
mediante otra forma de pago.

III. BASE LEGAL

III.1 Constitucion Politica del Peru.

III.2 Ley N° 27972 Ley Organica de Municipalides y modificatorias
III.3 Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administracion
Financiera del Sector Publico.
III.4 Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
contabilidad.
III.5 Decreto legislativo N°1440, decreto legislativo del sistema nacional de presupuesto
publico.
III.6 Ley anual de presupuesto del sector publico para el año fiscal correspondiente.
III.7 Decreto legislativo N° 1441, decreto legislativo del sistema nacional de tesoreria,
que deroga la ley N° 28693.
III.8 Ley N° 27785 ley organica del sistema nacional de control y de la contraloria general
de la republica y modificatoria.
III.9 Ley N° 28716 ley de control interno de las entidades del estado y modificatoria.
III.10 Resolucion contraloria N° 320-2006-CG, normas de control interno.
III.11 Texto unico ordenado del decreto legislativo N° 940, aprobado mediante
decreto supremo N° 155-2004-EF, que modicifa el sistema de pago de obligaciones
tributarias con el gobierno central establecido en el decreto legislativo N° 917 y sus
modificatorias.
III.12 Resolucion directoral N° 040-2011-EF-52.03, que modifica la R.D. N° 005-2011-
EF/52.03, mediante la cual se establecieron dispocisiones en el proceso de
programacion de pagos de las unidades ejecutoras y municipalidades para su
registro en el SIAF – SP.
III.13 Texto unico ordenado de la ley N° 30225, ley de contrtaciones del estado,
aprobado mediante decreto supremo N° 082-2019-EF.
III.14 Resolucion N° 007-99-SUNAT, reglamento de comprobantes de pago y
modificatorias .
 III.15 Resolucion directora N° 002-2007-EF/77.15 que aprueba la directiva N° 001-
2007-EF/77.15 Directiva de tesoreria y modificatorias.
III.16 Resolucion directoral N° 001-2011-EF/77.15 Normas complementarias a la
directiva de tesoreria.
III.17 Ordenanza municipal N° 008-2015-MDO que aprueba el reglamento de
organización y funciones (ROF) de la municipalidad distrital de olmos.

IV. AMBITO DE APLICACIÓN

Las dispocisiones y procedimientos contenidos en la presente directiva administrativa

es de aplicación y cumplimiento de todos los organos y/o unidades organicas que
intervienen en la administracion de encargos internos de la municipalidad distrital de
olmos, pertenecientes al regimen laboral Decreto legislativo N° 276, Decreto legislativo
N°728 y Decreto legislativo N° 1057 Regimen especial contratacion administrativa de
servicios – CAS, quienes, por designacion del area competente, administren fondos bajo
esta modalidad de encargos internos.

V. RESPONSABILIDADES

V.1 El cumplimiento de la presente directiva es responsabilidad del Titular, Gerente

municipal, Subgerentes y jefes de area municipal que soliciten el encargo interno.

V.2 Los responsables de los encargos deben cumplir y aplicar principios y deberes
eticos, para el uso adecuado y transparente de los recursos de la municipalidad
distrital de olmos.

V.3 La gerencia municipal, a travez del Area de contabilidad, atendera el requerimiento

por encargo interno, seguimiento, verificacion de los dfondos otorgados y el
proceso de revision de las rendiciones de cuenta.

V.4 El imcumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, dara lugar a las acciones

administrativas, civiles o penales respectivos.

VI. DEFINICIONES

 Encargo interno.- Es la entrga de dinero mediante deposito en cuenta o transferencia

bancaria, para incurrir en gastos de ciertas obligaciones a fin de realizar o ejecutar
actividades para el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, debido a la
urgencia del mismo para el desarrollo de ciertas tareas y trabajos.

 Devengado.- Es el acto administrativo mediante el cual reconoce una obligacion de

pago, derivado de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa
acreditacion documentaria ante el organo competente de la realizacion de la
prestacion o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligacion debe
afectarese al presupuesto institucional, con cargo a la cadena de gasto.
  Rendicion de cuenta.- Es el sustento documental con los comprobantes de pago
correspondiente autorizados por la superintendencia Nacional de Administracion
Tributaria – sunat, la misma que cuenta con un carácter de Declaracion Jurada de
exclusiva responsabilidad del servidor ue es responsable del encargo interno.

VII. DISPOCICIONES GENERALES

VII.1 El otorgamiento de fondos bajo la modalidad de encargos internos es de carácter

excepcional, cuando se trata de ejecutar gastos atendiendose a la naturaleza de
determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos
institucionales, asi como las condicones y caracteristicas de ciertas tareas y
trabajos o a restircciones justufucadas en cuanto a la oferta local de determinados
bienes y servicios. En este ultimo caso previo informe del area de logistica y
patrimonio, la unidad organica solicitante debera señalar el carácter excepcional
de su pedido, toda vez que el area de ligistica y patrimonio, es la unidad organica
encargada de las contrataciones en forma normal y cotidiana.

VII.2 Los fondos seran otorgados titular del organo y/o unidad organica requiriente o a
quien este delegue. La delegacion no exime al Titular del organo y/o unidad
organica, de la responsabilidad que le compete por el manejo, utilizacion y
rendicion del encargo interno.

VII.3 Los encargos internos otirgados añ personal se destina solamente a la adquisicion

de bienes y contratacion de servicios, para ser destinados a las actividades y/o
proyectos que ejecute la municipalidad distrital de olmos.

VII.4 El monto maximo a solicitar mediante la modalidad de encargos internos es de

diez (10) unidades impositivas tributarias vigentes, acorde a la Resolucion
directoral N° 040-2011-EF/52.03, articulo 7° referente a los encargos a personal
de la municipalidad.

VII.5 Los encargos internos solo pueden ser otorgados desde el mes de enero hasta el
30 de noviembre de cada ejercicio fiscal.

VII.6 El monto maximo de cada gasto a rendir por factura, boleta de venta, etc., no
debe exceder el importe de una (1) unidad impositiva tributaria (uit) vihgente,
monto maximo para adquirir sin proceso de selección alguna, el cual estara sujeto
al control previo por parte del area de Contabilidad.

VII.7 El servidor responsable del encargo interno de corresponder realizara la retencion

por detraccion a los sujetos comprendidos dentro de lo regulado por el decreto
legislativo N° 940 de la Sunat y modificatorias, sabiendo realizar los depositos de
las retenciones dentro de la fecha establecida por ley, de generarse una multa
esta sera asumida por el responsable del encargo interno.
 VII.8 El encargado esta obligado a verificar en la pagina web de la SUNAT las
autorizaciones de los comprobantes de pago y demas documentos fuente que
sustentan los gastos, caso contrario asumiran la reposicion de los fondos publicos
asignados.

VII.9 La gerencia municipal autoriza el encargo interno al personal de la municipalidad

a traves de resolcion emitida por dicho organo.

VII.10 Para solicitar un encargo interno, se debera de llenar debidamente el formato de

solicitud del encargo, formato de la municipalidad distrital de olmos, que se
encuentra en el anexo 1

VII.11 La utilizacion de esta modalidad de ejecucion es para fines distintos de los que
tienen establecidos el Fondo para pagos en efectivo o fondo fijo para caja chica y
los viaticos, no exime del cumplimiento de los procedidmeintos de adquisicion
aplicables de acuerdo a la ley, y es de exclusiva competencia y responsabilidad de
la municipalidad distrital de olmos.

VII.12 No procede la entrega de nuevos encargos internos a personas que tienen

pendientes la rendicion de cuentas o devolucion de montos no utilizados de
encargos internos anteriormente otorgados, bajo responsabilidad del area de
contabilidad.

VIII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

El procedimento que los organos y/o unidades organicas deben de cumplir se detalla a
continuacion:

VIII.1 REQUERIMIENTO

VIII.1.1 El personal de la municipalidad distrital de olmos que requiera

encargos internos, presenta ante la gerencia municipal, el requerimeitno de
los bienes y/o servicios necesarios para el desarrollo o ejecucion de un
evento o actividad o proyecto autorizado, que deba ser atendido bajo la
modalidad de encargos, adjuntando para tal fin los documentos siguientes:

 Informe y/o memorandum que sustente la necesidad y urgencia del

encargo.
 Formato de solicitud de encargo interno a personal de la municipalidad,
debidamente llenado – anexo 1 con el V°B° del gerente municipal.
 Programa de la actividad o proyecto.
 Periodo y/o plazo de ejecucion.
 Presupuesto de la actividad o proyecto, a nivel de centro de costo y
especificas del gasto.
 Detalle de los bienes y servicios que conforman el presupuesto,
indicando el costo estimado y la especifica del gasto de cada undo de
ellos.
 Apellidos y Nombre del solicitante y/o encargado.
 VIII.1.2 La gerencia municipal remitira al requerimiento mediante proveido al
area de logistica y patrimonio, quien asu vez solicitara a la subgerencia de
planificacion, racionalizacion y presupuesto, la disponibilidad presupuestal,
de ser asi emitira el certificado de credito presupuestario (CCP).

VIII.1.3 Si el monto solicitado, supera el marco presupuestal, se comunicara

inmediatamente al organo y/o unidad organica solicitante a fin de replantear
o ajustar su requerimiento o de ser el caso realizar la solicitud de
modificacion presupuestaria conforme a la normatividad vigente.

VIII.2 AUTORIZACION

VIII.2.1 De estar conforme y de contar con la disponibilidad financiera, la

gerencia municipal se encarga de dar la autorizacion de lo solicitado en el
encargo interno, emitiendo la resolucion de gerencia respectiva, indicando el
objeto del mismo, los conceptos del gasto, sus montos maximos, periodo de
duracion del encargo y la persona responsable de su manejo y rendicion.

VIII.2.2 La gerencia municipal remite la resolucion al area de contabilidad para

que efectue el devengado del gasto en el aplicativo informativo SIAF y este
asu vez remite copia a la subgerencia de planificacion, racionalizacion y
presupuesto antes de su remision al area de tesoreria.

VIII.2.3 Asimismo, el jefe del area de contabilidad puede observar y devolver

los requerimeintos de gastos de los organos y/o unidades organicas
solicitantes que no cumplan adecuadamente los terminos de referencia, las
cotizaciones o las solicitudes que esten fuera de las dispocisiones de
racionalidad y calidad de gasto; aquellos que no cuenten con la disponibilidad
financiera, asi como de aquellos que no cumplan con las disposiciones de la
presente directiva, indistintamente de los montos solicitados en el encargo
interno.

VIII.2.4 No se procedera la entrega de nuevos encargos internos al personal

que tenga pendiente la rendicion de cuentas o devolucion de montos no
utilizados de encargos internos anteriormente otorgados.

VIII.3 OTORGAMIENTO

VIII.3.1 El jefe del area de tesoreria, procede a emitir el comprobante de pago,

girar y realizar la transferencia o deposito a nombre de la persona designada
en la resolucion que autoriza el encargo interno.
VIII.3.2 El jefe del area de tesoreria remite los comprobantes de pago
debidamente sustentados al area de contabilidad para el posterior registro
de la fase de rendicion.
VIII.4 UTILIZACION

VIII.4.1 El encargado del manejo del encargo interno, adquiere los bienes y
contrata los servicios, con criterio de austeridad, racionalidad y calidad de
gasto.

VIII.4.2 El responsable del manejo del encargo interno, atiende el pago de los
bienes y servicios requeridos, sin exceder los limites autorizados por
especifica de gasto, y dentro del periodo de ejecucion de la actividad o
proyecto indicado en la resolucion de gerencia municipal.

VIII.4.3 La sustentacion de los gastos se efectua con los comprobantes de pago

recinicidos por la SUNAT, como: factura, boleta de venta, recibo por
honorarios y otros comprobantes de pago, según reglamento de
comprobantes de pago, resolucion N° 007-99/sunat y sus modificatorias,
siendo responsables solidadrios el hjefe del area y/o unidad organica y el
encargado del manejo del fondo y de consignar informacion de proveedores
que no presenten consistencia, veracidad y confiabilidad durante la ejecucion
del gasto.

VIII.4.4 No esta permitido el pago de gastos que no esten autorizados

expresamente en la resolucion de gerencia municipal.

VIII.4.5 El responsable del encargo interno no podra delegar a otras personas

la ejecucion del encargo bajo responsabilidad de iniciarse el procedimiento
administrativo sancionador.

VIII.5 RENDICION

VIII.5.1 El encargado del manejo del encargo interno elaborara y presentara

ante el area de contabilidad, la rendicion de cuentas debidamente
documentada de los gastos efectuados dentro de un plazo maximo de tres
(03) dias habiles despues de concluida la actividad o proyecto materia del
encargo, unicamente en el formato de rendicion de cuenta de encargos
internos – anexo 2

VIII.5.2 Los gastos que se efectuen con fondos de encargos internos se

sustentan con documentos autorizados por la ley del sistema nacional del
presupuesto, ley anual de presupuesto y la directiva de tesoreria y otras
disposiones conexas, las mismas que deben ser presentados en documentos
originales.

VIII.5.3 Los documentos sustentatorios, cuando coresponda, deben cumplir los

requisitos exigidos por la SUNAT de acuerdo al reglamento de comprobantes
de pago (resolucion N° 007-99/sunat y sus modificatorias), y ser emitidos a
 nombre de la municipalidad distrital de olmos, consignando el RUC de la
municipalidad numero 20175975315, los cuales no deberan de presentar
enmenduras, borraduras, ni correcciones, asi como estar debidamente
cancelados.

VIII.5.4 Todos los documentos sustentatorios del gasto deben contar con el
V°B° y sello del titular del organo y/o unidad organica que soliciti los fondos
del encargo interno, asi como del gerente municipal, jefe del area de
contabilidad, jefe del area de logistica y patrimonio, jefe del area de
tesoreria.

VIII.5.5 Al reverso de cada comprobante de pago (factura, boleta de venta,

etc.) o en la guia de remision del proveedorm si fuera el caso, constara la
conformidad (firma y sello) de la recepcion de los bienes y servisios por parte
del organo y/o unidad organica que rinde el encargo.

VIII.5.6 La presentacion de la declaracion jurada constituye un documento

sustentatorio de gastos unicamente cuando se trate de lugares o conceptos
donde y no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y
emitidos de conformidad con lo establecido por la superintendicia nacional
de administracion tributaria – SUNAT, el monto de la declaracion jurada no
debe exeder el diez por ciento (10%) de la unidad impositiva tributaria (UIT).

VIII.5.7 El saldo no utilizado del encargo interno de la municipalidad sera

devuelto al jefe del area de tesoreria al momento que se presente la
rendicion de cuenta como se indica en el numeral 8.5.1. el recibo de Caja que
acredita dicha devolucion debera ser presentado como parte de la rendicion
de cuentas.

VIII.5.8 El jefe del area de Tesoreria depositara el saldo no utilizado del

encargo personal de la municipalodad en la misma cuenta de origen dentro
de las 24 horas de recepcionado el mismo. Esta terminantemente prohibido
utilizar dicho saldo para otros fines.

VIII.5.9 El area de contabilidad revisara y dara conformidad a la rendicion de

cuentas del encargo, verificando la documentacion sustentatoria del gasto de
acuerdo a los conceptos y monto total autorizados. De no encontrarse
conforme, se procedera a su devolucion al responsable del encargo, para la
regulacion respectiva en un plazo no mayor de 24 horas y de persistir en el
mismo fundamento que motivo su devolucion seran asumidos por el
encargado.

VIII.5.10 La rendicion de los gastos por partida especifica debe sujetarce de

acuerdo a lo autorizado en la resolucion de la gerencia municipal.

VIII.6 REGISTRO
 VIII.6.1 El area de contabilidad llevara el registro de los fondos bajo la
modalidad de encargos internos, hasta su liquidacion.

VIII.6.2 El area de contabilidad realizara el registro contable de las fases de

compromiso, devengado y rendicion a traves del sistema SIAF.

VIII.6.3 El area de contabilidad aechivara la rendicion de cuentas del encargo

interno.

VIII.6.4 El area de contabilidad informara a la gerencia municipal los casos de

incumplimiento de rendicion de cuentas de encargos internos.

VIII.7 CONTROL

VIII.7.1 La autorizacion del gasto con cargo al encargo interno, corresponde al

titular del area y/o unidad organica, debe ejercer dicha facultad con criterio
de austeridad y racionalidad, siendo responsable de las contrataciones de
bienes y servicios que autoricen.

VIII.7.2 El encargado del manejo del encargo interno, es el responsable de que

los gastos que se efectuen con cargo a dichos recursos, se encuentren
debidamente autorizados y justificados, y, correspondan a los aprobados en
la resolucion que otorga el encargo interno.

VIII.7.3 Corresponde a los organos y/o unidades organicas responsables

realizar el control previo y concurrente de todos los gastos efectuados con
encargos, internos dentro de su competencia funcional.

VIII.8 MEDIDAS DISCIPLINARIAS EN CASO DE INCUMPLIMIENTO EN LA RENDICION

DE CUENTAS

VIII.8.1 Vencido el plazo de tres (03) dias establecidos en el numeral 8.5.1, de

la presente directiva, el area de contabilidad dara cuenta a la gerencia
municipal que el encargado no ha cunplido con su rendicion de cuentas.

VIII.8.2 El area de contabilidad notificara al infractor y le dara un plazo de 24

horas para que cumpla con la rendicion, caso contrario se comunicara a la
gerencia municipal para que proceda de acuerdo a su competencia y derive a
la secretaria tecnica de la municipalidad distrital de olmos para que proceda
de acuerdo a sus facultades, sin perjucio de las acciones civiles y penales de
ser el caso y el descuento correspondiente de la planilla de pagos en merito
al anexo 3

VIII.9 LIMITACIONES
 VIII.9.1 La asignacion de fondos por encargo interno, no podra ser utiñizados
para el pago de remuneraciones, adelantos de remuneraciones, prestamos,
compra de activos fijos, capacitaciones, honorarios profesionales, ni sevicios
personales de locatarios que se encuentren prestando servicios a la
municipalidad, bajo responsabilidad del gerente, subgerente o jefe de area
solicitante.

VIII.9.2 Una vez autorizado los fondos para la adquisicion de determinados

biene o servicios, bajo la modalidad de encargo interno, estos no pieden ser
requeridos bajo otra forma de adquisicion contemplada en directivas
internas o disposiciones normativas generales; evitando de este modo
incurrir en fraccionamiento por la adquisicion de un mismo bies o servicio.

IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

PRIMERA.- La Gerencia Municipal, y la Area de Contabilidad evaluaran el cumplimiento

estricto de lo precisado en la presente directiva, informando mensualmente
a las instancias respectivas según corresponda.

SEGUNDA.- La gerencia municipal a traves del area de recursos humanos debera

difundir y capacitar al personal sobre las dispocisiones de la presente
directiva.

TERCERA.- El uso de los formatos es de forma obligatoria; siendo la gerencia municipal

la responsable de su cumplimiento.

CUARTA.- La presente directiva entrara en vigencia a partir del siguiente dia de su

aprobacion. Asimismo, sera publicada en el portal institucional de la
municipalidad distrital de olmos.

QUINTA.- El organo de control institucional (OCI) verificara que se cumplan con las
dispocisiones establecidas en la presente directiva

X. ANEXOS

 Anexo 1 – Formato de Solicitud de Encargo Interno.

 Anexo 2 – Formato de Rendicion de Encargo Interno.

 Anexo 3 – Compromiso de Rendicion de Cuenta del Encargo y Autorizacion de

descuento por Planilla.
 Anexo 1

FORMATO DE SOLICITUD DE ENCARGO INTERNO A PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD

DATOS DEL ENCARGADO

Apellidos y Nombres:
Documento Nacional de Identidad:
Fecha de Solicitud:
Gerencia, Subgerencia o Area a la que pertenece:
Cargo que desempeña:
Objeto del Encargo Interno:
Resolucion de Autorizacion:
PERIODO DEL ENCARGO
Fecha de Incio de la Actividad (Dia/Mes/Año):
Fecha de Termino de la Actividad (Dia/Mes/Año):
Fecha de Rendicion (Dia/Mes/Año):
PRESUPUESTO AUTORIZADO
Actividad / Proyecto Importe S/
1.
2.
3.
4.
5.
6
7.
Total
Son:

Firma del solicitante

DNI N°

Autorizacion del Gerente Municipal (V°B°) Autorizacion del Jefe Area de Contabilidad
(V°B°)
 Anexo 2

RENDICION DE ENCARGO INTERNO N° (numero) – (año) / MDO/GM/AC

Nombre del Encargado DNI N°:

Resolucion de Gerencia Municipal N°: Fecha:
Comprobante de Pago N°: Fecha:
Motivo del Encargo:
Fecha de Rendicion:
GASTOS RENDIDOS
N° Tipo N° de Fecha N° de RUC Concepto Especifica Importe
Orden Documento Comprobant del Gasto S/
e

Monto Rendido
Devolucion según documento(s)
TOTAL DEL ENCARGO
 (Sello y V°B° Jefe de
Contabilidad)
V°B° Gerente Municipal Firma del Responsable del Nombre del revisor
Encargo
DNI N° ……………………………

Anexo 3

COMPROMISO DE RENDICION DE CUENTA DEL ENCARGO Y AUTORIZACION DE DESCUENTO

POR PLANILLA DE REMUNERACIONES

Quien suscribe el presente documento, expresa por intermedio del mismo, su compromiso de
rendir cuenta de los recursos en calidad de encargo interno, que la municipalidad distrital de
olmos me ha otorgado con el comprobante de pago N° …………. De fecha / / , para
atender loa gastos de bienes y servicios para la actividad:
……………………………………………………………………………………………………….

Autorizados mediante la resolucion de gerencia municipal N° ………. De fecha ___ /___/___,

dentro del plazo de tres (03) dias habiles de finalizada dicha actividad, en cumplimiento del
numeral 40.3 del Articulo 40° de la directiva de tesoreria y sus modificatorias
aprobadaaprobada resolucion directoral N° 002-2007-EF/77.15; caso contrario, autorizo se me
descuente de mi(s) remuneracion(es) mensual(es) o cualquier otro ingreso sobre el monto no
rendido, no devuelto, por no cumplir con la rendicion de cuenta en el plazo establecido en el
numeral 8.5.1 de la directiva normas y procedimientos para el otorgamiento, utilizacion,
rendicion y control de fondos bajo la modalidad de encargos internos en la municipalidad
distrital, aprobada mediante resolucion de gerencia municipal N° ……. -2022-MDO/GM de
fecha ….. / …../ ……..

Fecha:

Firma del Solicitante: ___________________________

Nombres y Apellidos: __________________________

DNI N° ______________________________________