MANUAL SISTEMA DE GESTION DE
ARCHIVOS SOALPRO
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Contenido
Introducción.......................................................................................................................3
1. Implementación del Sistema...........................................................................3
1.1. Requerimiento de Hardware....................................................................3
1.2. Requerimiento de Software......................................................................3
2. Ingreso al Sistema...............................................................................................3
2.1. Acceso..............................................................................................................3
3. Menús del sistema..............................................................................................4
3.1 Sección de Archivos....................................................................................4
3.2 Sección de Solicitudes................................................................................7
3.3 Sección de Seguimiento............................................................................8
3.4 Sección de Seguimiento Total...............................................................10
3.5 Sección de Elecciones..............................................................................11
4 Cambio de Contraseña....................................................................................11
5 Salir.........................................................................................................................12
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Introducción
El sistema de gestión de archivos SOALPRO ha sido desarrollado con el
objetivo de facilitar el almacenamiento y búsqueda de información en
archivos digitales, ofreciendo detalles específicos para asegurar su
disponibilidad a largo plazo. Además, proporciona un control de
acceso y protección contra posibles manipulaciones de los
documentos digitales, lo que contribuye a mejorar los avances en la
preservación de archivos.
1. Implementación del Sistema
1.1. Requerimiento de Hardware
Contar con cualquier de estos dispositivos que cuenten
con conexión a internet:
Computadora Personal
Teléfono móvil
Tablet
1.2. Requerimiento de
Software Contar
con:
Navegadores Web
2. Ingreso al Sistema
Para acceder a la aplicación, el usuario debe de hacer uso de sus
credenciales de acceso (usuario y contraseña).
2.1. Acceso
En caso de que el usuario no tenga credenciales de acceso, debe de
ponerse en contacto con el usuario administrador para solicitarle las
credenciales correspondientes.
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Una vez introducido el usuario y la contraseña, pulsar el botón de
“Acceso” para entrar a los diferentes módulos que integran el sistema.
3. Menús del sistema
Se consta de un menú en la parte izquierda integrado por: Archivos,
Solicitudes, Seguimiento, Seguimiento Total y Elecciones
3.1 Sección de Archivos
Aquí es donde podemos gestionar los archivos que se cargaran al
sistema, al ingresar en este apartado nos aparece la lista de los
archivos existentes en el sistema, si damos clic en el botón Nuevo
Archivo
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Aparecerá una pantalla donde podremos ingresar el nuevo archivo al
sistema con los diferentes campos a llenar. Se sugiere colocar
nombres distintos a cada archivo para realizar una búsqueda más
eficaz del mismo.
Una vez que hayamos llenado toda la información requerida, daremos
clic en el botón "Guardar". Automáticamente, el archivo se agregará a
la lista de Archivos con un número de trámite autoasignado.
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Numero de tramite
En este archivo podremos modificarlo o eliminarlo dando clic a los tres
puntos.
Una vez estando correcto los datos se procederá a enviarlo al
remitente si se desea, con el botón enviar, donde nos saldrá un menú
de búsqueda de usuarios registrados en el sistema.
Dicho menú de búsqueda podrá filtrar los usuarios por el nombre o el
correo asignado. Una que se encuentre al usuario se dará clic en
Compartir.
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3.2 Sección de Solicitudes
En esta sección, se presentará un archivo compartido por otro
usuario, y tendremos la opción de "Aceptar", "Rechazar" o
"Redireccionar" el archivo a otro usuario en caso de que no nos
corresponda.
El sistema también cuenta con un buscador donde podremos buscar
la solicitud por el nombre del archivo, nuevo de archivo, fecha o
descripción
Para los casos de Aceptar y Rechazar nos saldrá un menú para
confirmar la acción a tomar.
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En el caso de seleccionar la opción "Redireccionar", se mostrará un
menú de búsqueda de usuario, donde podremos ingresar
nuevamente el correo electrónico o nombre del usuario al que
deseamos redireccionar el archivo.
Al tomar cualquiera de estas tres opciones el archivo compartido
desaparecerá de nuestra sección de Solicitudes.
3.3 Sección de Seguimiento
En esta sección se podrá ver el seguimiento de estado de nuestros
archivos que compartimos en la anterior sección “Archivos”
En este podremos ver el número de archivo, nombre, fecha, usuario
emisor, estado y el usuario receptor. En caso de que nuestro archivo
sea “Aceptado” o “Rechazado” la columna de usuario receptor
quedara vacía.
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También disponemos de dos botones, "Excel" y "PDF", que al hacer
clic permitirán la descarga de la tabla en el formato seleccionado.
Además, la tabla cuenta con un buscador que filtrará los datos por
cualquier columna, facilitando la búsqueda y ubicación de información
específica.
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En la tabla, solo se mostrarán los últimos diez movimientos realizados
recientemente. Para facilitar la visualización de movimientos
anteriores, se incluyen dos botones de paginación: "Anterior" y
"Siguiente". Estos botones permitirán navegar por los movimientos
anteriores y posteriores para acceder a la información deseada.
3.4 Sección de Seguimiento Total
En esta sección, se cuentan con las mismas funcionalidades que en la
sección de Seguimiento, con la única diferencia de que aquí se
visualizarán los movimientos de todos los usuarios. Esto permite
llevar un seguimiento completo de todos los archivos que hayan sido
redirigidos, rechazados o aceptados por cualquier usuario.
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3.5 Sección de Elecciones
En este apartado se verá las elecciones que se tomó en la sección
anterior “Solicitudes” contando con las funcionalidades de búsqueda,
descargar de tabla en los formatos de Excel o PDF.
4 Cambio de Contraseña
Para realizar el cambio de contraseña deberemos dar clic al icono de
usuario de la parte superior derecha y se nos mostrara un menú
emergente donde pulsaremos en “Contraseña”.
Una vez dado clic a Contraseña se nos mostrara el menú de perfil de
usuario donde procederemos a ingresar la nueva contraseña y
confirmarla.
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Una vez que hayamos introducido la nueva contraseña y su
confirmación, pulsaremos en "Cambiar Contraseña". En ese
momento, los cambios de la contraseña se guardarán y seremos
redirigidos a la página de Acceso.
5 Salir
Finalmente, si deseamos salir del sistema, debemos hacer clic en el
icono de usuario ubicado en la parte superior derecha. Se nos
mostrará un menú emergente en el que pulsaremos en "Salir". Esto
nos redirigirá a la página de acceso, finalizando nuestra sesión en el
sistema.
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