RESUMEN CEAC 01

LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
La comunicación humana ha evolucionado desde formas primitivas como sonidos y
gestos hasta la escritura y el lenguaje hablado. Con el tiempo, se desarrollaron la
imprenta y el telégrafo, y en la actualidad, la tecnología ha revolucionado la forma en
que nos comunicamos, convirtiendo el siglo XXI en el siglo de la comunicación por
excelencia.

CONCEPTO DE COMUNICACIÓN
La comunicación es fundamental para transmitir información, realizar intercambios de
ideas y contribuir al desarrollo personal y social. En el ámbito empresarial, una buena
comunicación es clave para el éxito y la imagen de la empresa. La comunicación
implica un intercambio de información entre personas a través de canales y códigos
comunes.

CONCEPTO CLAVE DE LA INFORMACIÓN

La diferencia clave entre comunicación e información es que la información
proporciona datos sin necesidad de retroalimentación, mientras que la comunicación
implica un intercambio de mensajes con respuesta. La información aporta datos para
tomar decisiones y cambiar comportamientos, pero no requiere una respuesta activa.

RELACIÓN ENTRE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

La comunicación y la información están estrechamente relacionadas, ya que la
información proporcionada a través de canales de comunicación puede influir en las
decisiones de compra y generar confianza en un producto. Cuando la información
recibe una respuesta del receptor, se convierte en comunicación efectiva.

LA EMPATÍA Y LA ASERTIVIDAD
La empatía implica comprender y compartir los sentimientos de los demás, mientras
que la asertividad consiste en expresar deseos y necesidades de manera clara y
respetuosa. Ambas habilidades son clave para una comunicación efectiva y relaciones
saludables. La empatía permite escuchar y sentir lo que otros experimentan, y la
asertividad permite expresar pensamientos y necesidades sin agredir a nadie.

LA ESCUCHA ACTIVA
La escucha activa implica no solo oír, sino también procesar y entender el mensaje, incluyendo
sentimientos y pensamientos subyacentes. Requiere empatía, atención y evitar distracciones o
juicios. La diferencia clave entre oír y escuchar es que oír es un acto fisiológico, mientras que
escuchar implica prestar atención y procesar mentalmente el mensaje.
CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación se puede clasificar según el lenguaje utilizado (verbal o no verbal), el ámbito
(entrada o salida), el número de personas (personal o de grupo) y el tiempo de llegada
(inmediata, diferida o urgente). Cada tipo de comunicación tiene sus propias características y
es importante elegir el medio adecuado para transmitir el mensaje de manera efectiva.
Algunos ejemplos de comunicación no verbal son:
- Gestos
- Lenguaje corporal
- Expresión facial
- Contacto visual
- Distancia corporal
La comunicación verbal puede ser más efectiva cuando se combina con comunicación no
verbal coherente.
La clasificación de la comunicación según el ámbito incluye:
- Comunicación de entrada (mensajes que reciben las empresas del exterior)
- Comunicación de salida (mensajes que envían las empresas hacia el exterior)
La clasificación según el número de personas incluye:
- Comunicación personal (relaciones individuales)
- Comunicación de grupo (información impersonal para varios colectivos)
La clasificación según el tiempo de llegada incluye:
- Comunicación inmediata (directa y rápida)
- Comunicación diferida (con demora o dilatación)
- Comunicación urgente (transmitir información en el menor tiempo posible)

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
Las barreras de la comunicación son obstáculos que impiden o dificultan la transmisión
efectiva de un mensaje entre el emisor y el receptor. Estas barreras pueden ser causadas por
factores externos, como problemas técnicos y humanos, o por la incapacidad de utilizar el
lenguaje adecuado. Algunos ejemplos de barreras de la comunicación son:

- Problemas técnicos (ruido, mala conexión, etc.)

- Diferencias en el lenguaje o la cultura
- Defectos orgánicos en la vista o la audición
- Distracciones o falta de atención
- Uso de jergas o términos desconocidos
- Emociones o prejuicios que influyen en la interpretación del mensaje
Es importante identificar y superar estas barreras para lograr una comunicación efectiva.

TIPOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Un plan de comunicación empresarial es fundamental para lograr una buena comunicación en
la empresa, tanto interna como externamente. Permite integrar y coordinar el proceso de
comunicación en todos los ámbitos y con todas las personas involucradas, incluyendo:
- Comunicación interna:
- Ascendente (de empleados a superiores)
- Descendente (de superiores a empleados)
- Horizontal (entre empleados del mismo nivel)
- Comunicación externa:
- Hacia el mercado (público, colaboradores, profesionales)
- Hacia el entorno social (financiera, política, opinión pública, medios de comunicación)
Un plan de comunicación empresarial bien elaborado ayuda a:
- Mejorar la comunicación y la colaboración entre empleados
- Incrementar la transparencia y la confianza
- Fortalecer la imagen y la reputación de la empresa
- Alcanzar los objetivos y metas de la empresa de manera más efectiva
Es esencial que la comunicación en la empresa sea regular, controlada y adaptada a las
necesidades y objetivos de la organización.

COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

La comunicación interna es fundamental para el éxito de una empresa en el siglo XXI. Ayuda a
motivar al personal, fomentar el sentimiento de pertenencia y mejorar la productividad y
eficiencia. Algunas herramientas efectivas para la comunicación interna son:
- Buzón de sugerencias
- Intranet
- Reuniones y encuentros informales
- Revistas internas (impresas o digitales)
- Tablón de anuncios
- Correo electrónico
- Reuniones y teléfono de información
- Jornadas de puertas abiertas
- Manual de bienvenida
La dirección debe priorizar las relaciones humanas y crear un ambiente de trabajo cordial y
colaborativo para minimizar conflictos y mejorar el rendimiento. Un proyecto de comunicación
interna adaptado a las necesidades de la organización y su personal es esencial para lograr
estos objetivos.

COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA

La comunicación externa es fundamental para proyectar una buena imagen de la empresa
hacia el exterior. Se divide en:
- Comunicación personal: contacto directo con clientes, como atención al cliente y ventas.
- Comunicación de masas: dirigida a consumidores a través de medios de comunicación, como
publicidad y relaciones públicas.
La regla AIDA es una técnica efectiva para lograr una buena comunicación externa:
1. Atención: captar la atención del público objetivo.
2. Interés: generar interés en el producto o servicio.
3. Deseo: crear deseo de adquirir el producto o servicio.
4. Acción: impulsar la acción de compra o contratación.
Las herramientas clave para la comunicación externa son:
- Publicidad - Relaciones públicas - Promoción de ventas
Estas herramientas ayudan a las empresas a transmitir información efectiva a los
consumidores y a construir una imagen positiva en el mercado.
FLUJOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN
Los flujos y canales de comunicación en una empresa son fundamentales para su buen
funcionamiento. Se dividen en:
- Comunicación externa: relaciona la empresa con el exterior (marketing, atención al cliente,
relaciones públicas).
- Comunicación interna: se produce entre el personal de la empresa (toma de decisiones,
clima laboral, información).
La comunicación interna se clasifica en:
- Horizontal (lateral): entre miembros del mismo nivel jerárquico (intercambio de información,
coordinación y apoyo).
- Vertical: entre diferentes niveles jerárquicos.
- Descendente: de superiores a subordinados (informar, motivar, controlar, asignar tareas).
- Ascendente: de subordinados a superiores (evaluación de procesos, informar, sugerir).
Es importante que la dirección inicie y mantenga una buena comunicación en la empresa,
permitiendo que la información fluya en ambas direcciones para alcanzar las metas propuestas
con el mínimo de problemas. La falta de comunicación puede generar conflictos y problemas
en la empresa.

RELACIONES LABORALES EN LA EMPRESA

Las relaciones humanas se clasifican en:
- Relaciones primarias: se establecen con familiares y amigos por compromisos sociales.
- Relaciones secundarias: se originan en el trabajo por la necesidad de un servicio o función.
Las relaciones secundarias pueden ser:
- Formales: establecidas entre trabajadores según su puesto de trabajo y la organización
formal.
- Informales: creadas entre trabajadores por características personales, amistad y aficiones.
Un elemento que puede influir en la comunicación es el "rumor", que puede ser positivo o
negativo. Cuando el rumor crea tensión y desasosiego, se considera negativo. La comunicación
oportuna y transparente puede ayudar a evitar rumores y crear un clima laboral más estable.
Las relaciones laborales son un conjunto de normas y regulaciones que rigen la interacción
entre la empresa y los trabajadores. Algunos aspectos clave para relaciones laborales óptimas
son:
- Derechos y deberes claros
- Normas legales y supervisión efectiva
- Contenido del puesto y seguridad en el empleo
- Oportunidades de progreso y satisfacción laboral
Cuando se tienen en cuenta estas características, se pueden crear relaciones laborales
saludables y productivas para todos los integrantes de la empresa.

LA MOTIVACIÓN EN EL TRABAJO
La motivación laboral es fundamental para el éxito de una empresa. Algunos factores que
influyen en la motivación son:
- Factores propios: salario, flexibilidad laboral, horario, ambiente laboral.
- Factores externos: vida familiar, contexto social económico y académico.
La personalidad, interés y entusiasmo por el trabajo, y responsabilidad para tomar decisiones
también son variables importantes. Las necesidades humanas se clasifican en básicas
(alimento, casa, salud, educación) y personales (deseos individuales).
Un clima laboral sano y sin conflictos es clave para la motivación. Algunas estrategias para
lograrlo son:
- Observar aspectos favorables en cada persona.
- Estar abierto a ideas nuevas.
- Cultivar habilidades de comunicación.
- Utilizar una sonrisa franca y natural.
- Dedicar tiempo a relacionarse con compañeros.
Evitar actitudes negativas como el aislamiento, incumplimiento de promesas, agresividad y
hablar mal de otros también es importante. Cuando los empleados se sienten realizados y
felices, trabajan con comodidad y esmero, lo que se traduce en productos y servicios de alta
calidad y ganancias para la empresa.

ORGANIGRAMAS
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa que muestra:
- Grados de jerarquía y autoridad
- Relaciones y funciones entre personas y departamentos
- Responsabilidades y niveles de jerarquía
Un organigrama debe ser:
- Fácil de entender y sencillo de utilizar
- Contener solo los elementos indispensables
Existen diferentes tipos de organigramas:
- Vertical: muestra jerarquías en forma de pirámide
- Horizontal: muestra jerarquías de izquierda a derecha
- Circular: autoridad máxima en el centro y círculos concéntricos para niveles decrecientes
- Mixto: combinación de horizontal y vertical
- Escalar: usa sangrías para señalar autoridad
- Tabular: similar al escalar, sin líneas que unen mandos de autoridad
Un organigrama desempeña un papel informativo y permite obtener una idea uniforme y
sintética de la estructura formal de una organización.

Ventajas de los organigramas:

- Permiten identificar relaciones de jerarquía y tareas entre departamentos.
- Ayudan a los trabajadores a entender la organización de la empresa y su lugar en ella.
- Facilitan la visualización de la estructura de la organización.

Inconvenientes de los organigramas:

- No reflejan la organización informal de la empresa.
- No muestran la complejidad real de la organización.
- Requieren actualizaciones cuando se producen cambios en la estructura de la empresa.

En general, los organigramas son herramientas útiles para entender la estructura formal de
una organización, pero tienen limitaciones en cuanto a la representación de la realidad
compleja de la empresa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los principios de la organización son fundamentales para alcanzar los objetivos y lograr una
estructura eficaz en la empresa. Algunos de estos principios son:
- Unidad de jerarquía y unidad de mando: establece la línea de autoridad y responsabilidad
clara.
- Fijación de objetivos: define con claridad y precisión los objetivos de cada departamento,
alineados con el interés general de la empresa.
- Delegación de autoridad y responsabilidad: permite a los superiores delegar funciones en sus
subordinados, quienes son responsables de los resultados obtenidos.

Estos principios ayudan a:

- Establecer una estructura clara y definida
- Coordinar esfuerzos para alcanzar objetivos comunes
- Asignar responsabilidades y autoridad de manera efectiva

Al aplicar estos principios, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia y eficacia en su
funcionamiento.

Los principios de la organización son fundamentales para el buen funcionamiento de una

empresa. Algunos de estos principios son:

- Especialización: divide el trabajo para aumentar la productividad y eficiencia.

- Departamentalización: asigna actividades similares a unidades de trabajo específicas.
- Coordinación: asegura que las tareas se realicen de manera efectiva y eficiente a través de la
supervisión y enlace entre departamentos.
- Motivación: cuida el clima laboral y fomenta la participación activa de los trabajadores para
alcanzar los objetivos.

Estos principios ayudan a:

- Aumentar la productividad y eficiencia
- Asignar tareas y responsabilidades de manera efectiva
- Coordinar esfuerzos para alcanzar objetivos comunes
- Fomentar un clima laboral positivo y motivador

Al seguir estos principios, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, productividad y
éxito en sus operaciones. La motivación y coordinación son especialmente importantes para
crear un ambiente de trabajo positivo y alcanzar los objetivos de la empresa.

LA ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA
Los modelos de organización interna más comunes son:
- Organización Jerárquica: se basa en principios de unidad de objetivo, jerarquía, unidad de
mando y delegación de autoridad y responsabilidad. Características:
- Autoridad centralizada en una sola persona
- Trabajadores saben quiénes son sus superiores e inferiores jerárquicos
- Ventajas: disciplina efectiva, decisiones rápidas
- Inconvenientes: limita la iniciativa de los trabajadores, coordinación escasa, poca flexibilidad
La organización jerárquica es común en pequeñas y medianas empresas, donde la autoridad
está claramente definida y centralizada. Sin embargo, puede limitar la creatividad y la iniciativa
de los trabajadores.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
La Organización Funcional se basa en:
- Especialización: trabajadores se especializan en áreas específicas
- Departamentalización: actividades similares se agrupan en departamentos
Características:
- Trabajadores reciben órdenes de varios superiores jerárquicos
- Estructura menos estricta que la jerárquica
Ventajas:
- Especialización y eficiencia en áreas específicas
- Flexibilidad en la toma de decisiones
Inconvenientes:
- Línea de autoridad no definida claramente
- Problemas de disciplina y órdenes contradictorias
- Falta de coordinación
En este modelo, la especialización y flexibilidad son ventajas, pero la falta de claridad en la
línea de autoridad y la coordinación pueden ser desafíos.

ORGANIZACIÓN MIXTA
La Organización Mixta combina elementos de la Organización Jerárquica y Funcional.
Características:
- Autoridad y especialización
- Departamentos crean secciones según necesidades
- Coordinación y responsabilidad en cada departamento
Ventajas:
- Fomenta especialización, responsabilidad, coordinación e iniciativa
- Trabajadores se sienten integrados y trabajan mejor
- Satisfacción laboral puede llevar a mejor servicio al cliente
Inconvenientes:
- Dificultades de comunicación entre jerarquías inferiores y superiores
Este modelo busca equilibrar la estructura y la especialización, permitiendo una mayor
integración y motivación de los trabajadores. La comunicación efectiva es clave para su éxito.

FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS

La departamentalización es la agrupación de tareas semejantes bajo la responsabilidad de un
jefe o jefa de departamento. En empresas medianas o grandes, esto permite una mayor
eficiencia y especialización.
Algunos departamentos y áreas funcionales comunes son:
- Gerencia: función directiva que establece las líneas de actuación y controla resultados.
- Administración: función administrativa que controla y realiza trabajos administrativos, como:
- Verificar saldos bancarios
- Gestionar servicios comunes
- Programar pagos y cobros
- Recursos Humanos: gestión y administración de personal, incluyendo:
- Reclutamiento y selección
- Contratación y formación
- Control de remuneraciones y asistencia
- Servicios al personal para su seguridad y bienestar
Cada departamento tiene tareas específicas y es importante que cada trabajador sepa
exactamente en qué departamento debe desarrollar sus tareas.

Los departamentos de Producción, Comercial o de Marketing y Económico-financiero tienen

tareas específicas:
- Departamento de Producción:
- Establecer necesidades de materias primas
- Planificar y controlar el proceso productivo
- Utilizar nuevas tecnologías
- Realizar controles de calidad
- Departamento Comercial o de Marketing:
- Realizar estudios de mercado y crear el Plan de Marketing
- Adquisición de bienes y servicios
- Relación con clientes y proveedores
- Control de existencias y almacén
- Investigación de mercados y técnicas de marketing-mix
- Departamento Económico-financiero:
- Buscar y gestionar capital para la empresa
- Planificar inversiones y controlar contabilidad
- Gestionar costes y administración de dinero
- Realizar inventarios y balances
Cada departamento tiene un papel importante en el funcionamiento de la empresa y
contribuye a alcanzar los objetivos.

FUNCIONES DEL PERSONAL EN LA EMPRESA

Las funciones del personal de la empresa se dividen en tres categorías:
- Funciones de la dirección general:
- Planificar objetivos generales y específicos
- Organizar la empresa para aprovechar recursos y personas
- Crear un buen ambiente y comunicación
- Evaluar resultados y analizar problemas
- Funciones de los responsables de departamentos:
- Fijar metas y objetivos claros
- Dar órdenes y recibir instrucciones de la dirección general
- Fomentar iniciativas y buen ambiente de trabajo
- Ser buen líder, comunicador y motivador
- Participar en reuniones y coordinar con otros departamentos
- Funciones de los trabajadores y trabajadoras:
- Cumplir con tareas propias del puesto de trabajo
- Lealtad y confidencialidad
- Seguir medidas de seguridad e higiene
- Colaborar con compañeros de trabajo
Cada uno de estos roles es importante para el funcionamiento efectivo de la empresa. La
dirección general establece la visión y estrategia, los responsables de departamentos la
implementan y los trabajadores la ejecutan.
RELACIÓN INTERDEPARTAMENTAL
La coordinación entre departamentos es fundamental para lograr los objetivos generales de la
empresa. Cada departamento tiene sus propios objetivos, pero es necesario establecer
mecanismos de relación y coordinación para obtener los mejores resultados.
Un ejemplo de relación interdepartamental es el proceso de compra-venta, donde intervienen
varios departamentos:
- Departamento Comercial: identifica la necesidad de un producto y busca proveedores
- Departamento de Compras: solicita ofertas a proveedores y selecciona el mejor
- Departamento de Almacén: recibe y registra la mercancía
- Departamento Administrativo: genera documentos para el cobro y contabilización
- Departamento Financiero: gestiona el pago al proveedor
La buena interrelación departamental y un sistema de comunicación efectivo son clave para
que este proceso sea eficiente y se logren los objetivos de la empresa. La coordinación permite
integrar las actividades de los distintos departamentos y lograr las metas establecidas.