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La Organización Documental

La organización documental es un proceso archivístico sistemático que clasifica, ordena y describe documentos para facilitar su control, recuperación y uso eficiente. Este proceso sigue normas establecidas y se basa en la creación de cuadros de clasificación, orden lógico de documentos y descripciones detalladas. En Colombia, se rige por el Archivo General de la Nación y la Ley General de Archivos, promoviendo la transparencia y eficiencia administrativa.

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La Organización Documental

La organización documental es un proceso archivístico sistemático que clasifica, ordena y describe documentos para facilitar su control, recuperación y uso eficiente. Este proceso sigue normas establecidas y se basa en la creación de cuadros de clasificación, orden lógico de documentos y descripciones detalladas. En Colombia, se rige por el Archivo General de la Nación y la Ley General de Archivos, promoviendo la transparencia y eficiencia administrativa.

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LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso archivístico y sistemático que consiste en clasificar, ordenar y describir


los documentos de archivo de una entidad o persona, con el fin de controlar,
recuperar y usar la información que contienen de manera eficiente.

Elementos clave de la definición:

• Proceso archivístico y sistemático: No es un acto al azar, sino que sigue una


metodología y principios establecidos por la archivística (ciencia de los
archivos). Se basa en normas y estándares para asegurar la coherencia y la
lógica.
• Clasificar: Es la acción de agrupar los documentos de manera jerárquica y
funcional, según las funciones y actividades de la entidad que los producen. Se
utiliza el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) para esto. Esto significa
identificar a qué serie y subserie documental pertenece cada documento.

Ejemplo: Todos los documentos relacionados con "Contratos de


Personal" se agrupan bajo esa clasificación.

• Ordenar: Es ubicar básicamente los documentos dentro de cada grupo o


expediente, siguiendo un criterio lógico y preestablecido (por ejemplo,
cronológico, alfabético, numérico). La foliación es parte esencial de este paso.

Ejemplo: Dentro del grupo "Contratos de Personal", los contratos se


ordenan del más antiguo al más reciente.

• Describir: Es crear los instrumentos que permiten conocer el contenido, la


estructura y el contexto de los documentos. Esto incluye la elaboración de
inventarios documentales y otros registros que facilitan la búsqueda y
recuperación de la información.

Ejemplo: Hacer un listado detallado de los expedientes que hay en una


caja, con su fecha y contenido principal.

• Controlar, recuperar y usar la información: El objetivo final de todo este


proceso. Una buena organización documental garantiza que se pueda:

Controlar: Saber qué documentos existen, dónde están y quién los ha


consultado.

Recuperar: Encontrar los documentos de forma rápida y precisa cuando


se necesite.
Usar: Acceder a la información para la toma de decisiones, el
cumplimiento legal, la rendición de cuentas, la investigación o como
evidencia.

En Colombia, la organización documental se rige por los principios y las directrices del
Archivo General de la Nación (AGN) y la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) ,
que establece la obligatoriedad de que todas las entidades públicas (y muchas
privadas) organicen sus documentos para garantizar la transparencia, la eficiencia
administrativa y la preservación del patrimonio documental.

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