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FOLIO

El folio es una unidad básica de numeración y organización en archivística, que se refiere a cada hoja de un documento o expediente. Se numeran de forma consecutiva para asegurar la integridad, facilitar la localización y establecer un orden en la información. Su importancia radica en garantizar la autenticidad y trazabilidad de los documentos, permitiendo detectar alteraciones o pérdidas.

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FOLIO

El folio es una unidad básica de numeración y organización en archivística, que se refiere a cada hoja de un documento o expediente. Se numeran de forma consecutiva para asegurar la integridad, facilitar la localización y establecer un orden en la información. Su importancia radica en garantizar la autenticidad y trazabilidad de los documentos, permitiendo detectar alteraciones o pérdidas.

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FOLIO

En archivística y gestión documental es una unidad básica de numeración y


organización dentro de un documento o, más combinado, dentro de un expediente.

Desglose de la definición:

• Cada hoja de papel, escrita o no, de un documento o expediente. Es importante


destacar que se refiere a cada hoja, no a cada página. Una hoja tiene dos caras
(anverso y reverso).
• Numeración consecutiva y única. Los folios se numeran de forma continua,
generalmente con lápiz, en la esquina superior derecha del anverso (la cara frontal de
la hoja). Esta numeración es crucial para:
o Controlar la integridad: Asegúrese de que no se pierdan ni se añadan hojas al
expediente.
o Facilitar la localización: Permite referenciar documentos específicos dentro de
un volumen grande.
o Establecer un orden: Ayuda a mantener la secuencia lógica de la información.

• Foliar: Es la acción de asignar ese número consecutivo a cada folio. Las reglas de
foliación son muy específicas y varían ligeramente según la normativa (en Colombia, el
Archivo General de la Nación establece pautas claras para la foliación manual y
electrónica).

¿Por qué es importante el folio?

El folio es fundamental porque garantiza la integridad, autenticidad y trazabilidad de


la información contenida en un expediente. Si un documento se pierde, se altera o se
añade indebidamente, el sistema de foliación permite detectarlo, lo que es vital para
multas administrativas, legales y probatorias.

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