Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Archivología y Bibliotecología
Cátedra: Valoración, selección y Expurgo
Informe Disposición y
Eliminación
Profesor: Alumno:
Carla Hernández Ángel Viña
Mayo 2024
Disposición y eliminación de archivos
Disposición Final de documentos
Es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las
tablas de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y
perdurabilidad de la información.
Así como también podemos decir que, Agotado el plazo de conservación
establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el
calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro
sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin
haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización,
que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en
curso que implique la utilización del documento como prueba.
Prácticas de Disposición
Algunos expertos en archivología coinciden que deben existir por lo menos cinco
pautas para realizar la disposición de archivos.
Para Torres R. Margarita M:
1. Conocer las fortalezas y debilidades del Área de Gestión Documental que se
administra (que sea un reflejo de la realidad) técnicamente denominado
Diagnóstico.
2. Elaborar, actualizar y utilizar permanentemente el Inventario Documental del
Fondo(s) que se administra.
3. Optimizar cada recurso con el que se cuenta, Documentar los Procesos y
Procedimientos.
4. Manejar Estadísticas que permitan medir la gestión realizada (Indicadores).
5. Hacer difusión permanente de las fortalezas en la Gestión Documental y de
manera discreta ir trabajando los aspectos por mejorar.
Para Epinayu P. Ignacio M.
1. Uno. Diagnosticar. Sin diagnóstico no hay línea base para saber de dónde
arrancamos y hacia dónde vamos; no es posible medir cuanto hemos avanzado.
Un adecuado diagnóstico debería indicarnos que hacer en el corto, mediano y
largo plazo.
2. Dos. Pensar la Gestión Documental con enfoque de Proyecto. Formular proyectos,
medibles, trazables, mostrables, con un inicio y un fin, nos libera del
empantanamiento y la rutina de hacer lo mismo siempre. Documenta tus
proyectos, la foto del antes y el después son buena opción.
3. Tres. No dejarse vislumbrar por el auge tecnológico. Si tu proceso documental en
papel funciona óptimamente, no lo cambies por un medio tecnológico, a menos
que tengas asegurado el componente legal (validez legal), económico (reducción
de costos con la automatización), técnico (cumpla con requisitos y estándares
archivísticos) y administrativo (eficiencia en la gestión).
4. Cuatro. La norma no lo es todo. Nunca vendas proyectos acudiendo a las normas.
Vende tus proyectos mostrando el costo/beneficio a corto, mediano y largo plazo.
Vende beneficios de un óptimo funcionamiento de la Gestión Documental, no
porque una norma obligue a hacerlo.
5. Cinco. Articular. Trabajar interdisciplinariamente consiste en tomar elementos de
otros sistemas y modelos de gestión de la entidad, pero también incorporar
elementos de la Gestión Documental en la consecución de los objetivos de los
otros procesos. Por ejemplo: la reducción de papel en la entidad.
Documentos de Disposicion
En tanto que la disposición documental puede desembocar en la guarda
permanente (es decir, la transferencia) y en la destrucción documental, se presentarán a
continuación estas dos líneas de acción por separado.
No obstante, las resoluciones deberían ser revisadas para confirmar o modificar su
estado.
1. Otras actividades importantes son las siguientes:
2. Verificación de los motivos que desencadenan las acciones de disposición.
3. Confirmación que cualquier acción en la que el documento pueda participar
ya se haya completado.
4. Creación de instrumentos que testimonian las disposiciones posibles y
mantenimiento de registros de las acciones de disposición susceptible de
auditoría.
