HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS
Qué son las herramientas Ofimáticas
• Las herramientas de “Ofimática” son un conjunto de
técnicas, aplicaciones y programas informáticas que se
utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar y mejorar los procedimientos y tareas
relacionados.
• Esas herramientas tales como, procesador de texto, hoja
de cálculos, presentaciones, suelen presentarse en
paquetes de programas conocidos como “suites de
oficina u ofimática”.
Las Suits de Ofimática
Incluyen las siguientes herramientas:
• Procesador de textos “Word de Microsoft”.
• Hoja de cálculos “Excel de Microsoft”.
• Programa para presentaciones “PowerPoint de
Microsoft”.
• Gestor de datos “Access de Microsoft”.
• Herramienta de diagramas “Visio de Microsoft”.
Tipologías de Ofimática
Hay dos medios relevantes en cuanto a las suites de ofimática se refiere las cuales
son:
Es la solución tradicional que están instaladas directamente en los propios
ordenadores de la empresa.
Eje. Microsoft Office y Open Office.
Se encuentran en un servidor externo al cual se accede por la conexión de
internet, y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculos, etc, como
si estuviesen en el escritorio, con esta solución online se consigue acceso a la
información desde cualquier dispositivo con internet y alojamiento a la
información en la nube
Eje.: Google Apps, Office 365.
Características a tener en cuenta
con las herramientas Ofimáticas
• Las herramientas ofimáticas son fáciles de manejar a un nivel básico. No
obstante, hay que tener en cuenta que son herramientas complejas con
mucha funcionalidad y que habitualmente no se aprovechan enteramente
debido a desconocimiento. Por ello puede ser recomendable el asistir a un
curso de formación en el manejo avanzado de estas herramientas si es
posible.
• Optimización del trabajo administrativo.
• Ahorro en tiempo.
• Gestión eficiente de agendas, pedidos...
• Mejora la atención a los clientes.
• Mejora a operatividad de la empresa.
Soluciones de Escritorio
Microsoft Word.
Es una aplicación que permite la redacción e impresión de varios tipos
de trabajos escritos a su vez posee facilidades que permiten:
• Utilizar diferentes tipos de letras.
• Establecer márgenes
• Guardar documentos en disco
• Recuperar documentos previamente realizados CON WORD
• Revisar la ortografía de un documento
• Crear tablas, gráficos, dibujos, etc.
Se utiliza para la elaboración de cartas, fax, un currículum, llevar a
cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un
manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un
calendario.
Soluciones de Escritorio
Microsoft Excel.
Su función principal es la de una Hoja de Cálculo, que permite
organizar y realizar cálculos sobre datos de diversa índole. Los valores
pueden disponerse en diferentes posiciones, que reciben el nombre
de celdas , y relacionarse por medio de formulas.
A continuación varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:
• Presentación de presupuestos.
• Conciliación de cuentas bancarias.
• Elaboración de facturas.
• Cálculos de impuestos.
• Mantenimiento de un directorio telefónico.
• Control del resultado de las evaluaciones de los aprendices de un
curso universitario.
•
Soluciones de Escritorio
Power Point.
La dinámica laboral hoy en día exige que varios niveles de una empresa o
corporación estén informados constantemente de proyectos y resultados.
Para los gerentes, jefes y demás empleados es más fácil apoyarse de ayudas
audiovisuales que facilitan su exposición y para ello se necesitan diapositivas
que apoyen la presentación de los expositores.
PowerPoint dispone de tres elementos básicos para la elaboración de una
presentación:
• Objetivos. Por lo general corresponden a dibujos básicos como líneas,
círculos, polígonos o secuencias de texto, aunque también incluyen gráficas,
organigramas, tablas, etc.
• Diapositivas. Son una colección de objetos.
• Presentaciones. secuencia ordenada de diapositivas con presentación que
puede ser impresa o reproducida directamente por el computador.
Soluciones Online
Outlook.
• Administra el correo electrónico y permite hacer un seguimiento de
los mensajes y contactos, para recibir y enviar, también puede
organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede
seleccionar el correo no deseado y favoritos entre otras opciones .
Google Apps. Es un paquete de productividad basado en la nube para
ayudar a conectarse y a trabajar desde cualquier lugar y dispositivo. Es
fácil de configurar, utilizar y administrar, lo que permite trabajar de
forma más inteligente.
Cuenta con varias aplicaciones Web con funciones similares a las suites
informáticas tradicionales: Gmail, Google Groups, Google Calendar,
Google Talk, Google Docs y Google Sites.
Funciones que ofrece el Google App
• Gmail: Correo electrónico con búsqueda integrada con la tecnología de Google, 30
GB de espacio de almacenamiento, direcciones de correo electrónico
personalizado, etc. Si se posee un dominio propio Google apps ofrece la
posibilidad de crear correos con el nombre del dominio (xapellido@[Link])
• Google Calendar: Concertar fácilmente citas a horas que venga bien a todo el
mundo, recibir recordatorios de reuniones y compartir calendarios.
• Google Drive: Google Drive permite almacenar los archivos en la nube,
compartirlos y tener acceso a los mismos desde cualquier lugar.
• Google Docs.: Permite disponer de un procesador de textos, una hoja de cálculo,
un programa para realizar presentaciones y otro para dibujar. Se pueden editar
documentos en el ordenador de trabajo y continuarlo en casa sin necesidad de
utilizar pendrives, además permite la edición de documentos por varios usuarios
simultáneamente con lo que resulta una excelente herramienta colaborativa.
Office 365
• Es una versión gratuita en la nube del conjunto de aplicaciones de
Microsoft Office que es una de las suites más usadas en todo el
mundo.
• Incluye Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y
OneNote Web App.
Apache OpenOffice
• Apache OpenOffice es una suite ofimática libre de código abierto y
distribución gratuita, líder para el procesamiento de textos, hojas
de cálculos, presentaciones, gráficos, bases de datos y más.
• Se encuentra disponible en varios idiomas y funciona en todos los
sistemas comunes. Almacena todos sus datos en un formato que es
un estándar internacional y puede también leer y escribir archivos
producidos por otros paquetes de oficina.
