Universidad de Los Andes Facultad de Negocios

La Paz Bolivia
Carrera de Administración de
Empresas

PROYECTO DE GRADO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVO PARA LA ASOCIACIÓN DE
PRODUCTORES DE CAFÉ APOLO (A.P.C.A.)

POSTULANTE: Vilma Capiona Flores

TUTOR: Lic. Janneth Jenny Gareca Ramírez

La Paz, Mayo del 2020

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AGRADECIMIENTO

Mi mayor agradecimiento a Dios por darme la fortaleza, el valor, la sabiduría y el

conocimiento necesarios para poder cumplir un peldaño más en mi vida.

En especial a mis padres Ricardo Capiona y Goya Flores que son el pilar fundamental y

quiénes han estado conmigo desde siempre apoyándome, dándome aliento y consejos durante toda

mi etapa estudiantil y para continuar este camino a quiénes los amo infinitamente y siento orgullo

de ser parte de ellos.

A mis hermanas y hermanos quiénes también han aportado con su cariño y respeto de esa

forma ayudaron a lograr mis éxitos deseados.

A mi esposo Gerardo y mi hija Mayli por su amor, apoyo y comprensión incondicional

quiénes son la fuerza para poder seguir luchando a diario.

Agradezco a mi tutora Licenciada Jenny J. Gareca Ramírez por compartir sus

conocimientos en todo el proceso de elaboración del proyecto de grado y sus correcciones.

Un enorme cariño y agradecimiento a la universidad Los Andes por permitirme acogerme

en sus aulas y llenarme con sus conocimientos por medio de cada docente que la conforma, que

con sus valores y conocimientos supieron guiar con sus enseñanzas para crecer profesionalmente.

Finalmente a todos quiénes en algún momento me brindaron su apoyo y confianza en cada

uno de mis decisiones y compartir tantas alegrías y tristezas.

Vilma Capiona Flores

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo académico a Dios por haberme permitido llegar hasta este momento tan

importante, dándome vida, sabiduría y conocimiento para culminar esta etapa de mi vida.

Dedico a mi familia, principalmente a mis padres a mis hermanos y hermanas quienes

confiando en mí me apoyaron en todo momento dándome palabras de aliento para hacer realidad

de las metas trazadas.

Este trabajo les dedico a mi hija Mayli y a mi esposo Gerardo por todo el apoyo y cariño

que siempre me brindan y esta manera poder llegar cada vez más lejos logrando mis objetivos.

Vilma Capiona Flores

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ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................... 1

CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 3

GENERALIDADES ............................................................................................................. 3

1.1. Antecedentes. ..................................................................................................... 3

1.1.1. Antecedentes Académicos. ................................................................................ 3

1.2. Descripción del objeto de estudio. ..................................................................... 5

1.2.1. Administración. ................................................................................................. 5

1.2.2. Gestión. .............................................................................................................. 6

1.2.3. Sistema de Control Organizacional. .................................................................. 6

1.2.4. Organización. ..................................................................................................... 6

1.2.5. Sistema. ............................................................................................................. 7

1.2.6. Asociación. ........................................................................................................ 7

1.3. Campo de acción. .............................................................................................. 8

1.4. Planteamiento del problema. ............................................................................. 8

1.4.1. Identificación del problema. .............................................................................. 9

1.4.2. Representación Gráfica del problema................................................................ 9

Fuente: Elaboración propia........................................................................................... 9

1.4.3. Pregunta de investigación. ............................................................................... 10

1.5. Objetivos de la investigación........................................................................... 10

1.5.1. Objetivo General.............................................................................................. 10

1.5.2. Objetivos Específicos. ..................................................................................... 10

1.6. Justificaciones de la investigación. .................................................................. 10

1.6.1. Justificación Técnica. ...................................................................................... 10

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1.6.2. Justificación Social. ......................................................................................... 11

1.6.3. Justificación Económica. ................................................................................. 11

1.7. Alcances y aportes. .......................................................................................... 11

1.7.1. Alcance espacial. ............................................................................................. 12

1.7.2. Alcance temporal. ............................................................................................ 12

1.7.3. Alcance temático. ............................................................................................ 12

1.8. Aportes. ........................................................................................................... 12

CAPÍTULO II..................................................................................................................... 14

MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 14

2.1. Gestión Administrativa. ................................................................................... 14

2.1.1. Gestión. ............................................................................................................ 16

2.1.2. Administración. ............................................................................................... 17

2.1.3. Importancia de la gestión administrativa. ........................................................ 20

2.1.4. Ventajas y desventajas de la gestión administrativa:....................................... 21

2.2. Sistemas de Gestión en las Organizaciones. .................................................... 22

2.2.1. Sistemas. .......................................................................................................... 23

2.2.2. Tipos de sistemas. ............................................................................................ 25

2.3. Proceso Administrativo. .................................................................................. 26

2.3.1. Proceso. ........................................................................................................... 29

2.3.2. Procedimientos. ............................................................................................... 30

2.4. Organización. ................................................................................................... 30

2.4.1. Estructura organizacional. ............................................................................... 32

2.4.2. Tipos de estructura organizacional. ................................................................. 34

2.4.3. Clima Organizacional. ..................................................................................... 39

2.4.4. Diseño organizacional. .................................................................................... 41

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2.4.5. División del trabajo. ........................................................................................ 42

2.4.6. Departamentalización. ..................................................................................... 43

2.5. Organigrama de funciones. .............................................................................. 44

2.5.1. Tipos de organigramas..................................................................................... 46

2.6. Manuales de funciones. ................................................................................... 49

2.7. Asociaciones. ................................................................................................... 50

CAPÍTULO III ................................................................................................................... 52

MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................ 52

4.1. Diseño metodológico. ...................................................................................... 52

4.1.1. Enfoque de la Investigación. ........................................................................... 52

4.1.2. Métodos de investigación. ............................................................................... 53

4.1.3. Alcance de la investigación. ............................................................................ 53

4.1.4. Diseño de Investigación................................................................................... 54

4.1.5. Técnicas e instrumentos de la investigación.................................................... 54

4.1.6. Población y muestra. ....................................................................................... 55

CAPÍTULO IV ................................................................................................................... 57

MARCO REFERENCIAL ................................................................................................. 57

3.1. Diagnóstico de la situación actual de la organización. .................................... 57

3.2. Antecedentes Generales. .................................................................................. 57

3.3. Evolución de la organización. ......................................................................... 58

3.4. Misión. ............................................................................................................. 58

3.5. Visión. ............................................................................................................. 58

3.6. Valores Institucionales del APCA.................................................................... 59

3.7. La Organización. ............................................................................................. 59

3.8. Socios. ............................................................................................................. 61

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3.9. Clientes y Proveedores. ................................................................................... 63

3.10. Mercado Nacional............................................................................................ 63

3.11. Aspectos productivos. ...................................................................................... 64

3.11.1. Producción de Café. ....................................................................................... 64

3.12. Servicios que ofrece......................................................................................... 65

CAPÍTULO V .................................................................................................................... 66

MARCO PRÁCTICO ......................................................................................................... 66

5.1. Objetivos a alcanzar: ....................................................................................... 66

5.2. Cuadro de consistencia de las encuestas. ........................................................ 66

5.3. Presentación y análisis de los resultados de la encuesta. ................................. 68

5.4. Presentación de resultados de la entrevista...................................................... 78

5.5. Análisis FODA asociación APCA................................................................... 80

5.5.1. Factores internos. ............................................................................................. 80

5.5.2. Factores externos. ............................................................................................ 81

CAPÍTULO VI ................................................................................................................... 84

MARCO PROPOSITIVO .................................................................................................. 84

6.1. Planeación. ....................................................................................................... 84

6.1.1. Objetivo del sistema de gestión administrativo. .............................................. 85

6.1.2. Objetivos específicos de la propuesta. ............................................................. 85

6.1.3. Planeación estratégica enfocado al cumplimiento de los objetivos

organizacionales. ............................................................................................. 87

6.1.4. Objetivos organizacionales APCA. ................................................................. 87

6.1.5. Plan de capacitaciones. .................................................................................... 90

6.1.6. Planeación operativa. ....................................................................................... 93

6.2. Organización. ................................................................................................... 95

6.2.1. Estructura organizacional. ............................................................................... 96

 viii

6.2.2. Manual de funciones. ....................................................................................... 98

6.2.3. Mapa de manual de procedimientos. ............................................................. 114

6.2.4. Manual de procedimientos administrativos. .................................................. 115

6.3. Dirección. ...................................................................................................... 130

6.4.1. Misión propuesta: .......................................................................................... 130

6.4.2. Visión propuesta: ........................................................................................... 131

6.4.3. Valores Institucionales del APCA.................................................................. 131

6.5. Control. .......................................................................................................... 131

6.5.1. Mecanismos de control. ................................................................................. 131

CAPITULO VII ................................................................................................................ 136

PRESUPUESTOS ............................................................................................................ 136

7.1. Presupuestos de la propuesta. Costos de inversión........................................ 136

7.2. Cuadro del costo – beneficio. ........................................................................ 136

7.2.1. Costo del presupuesto. ................................................................................... 136

7.3. Indicadores de control. .................................................................................. 137

CAPÍTULO VIII .............................................................................................................. 139

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 139

8.1. Conclusiones.................................................................................................. 139

8.2. Recomendaciones. ......................................................................................... 141

BIBLIOGRAFÍA – CYBERGRAFÍA .............................................................................. 142

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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Nomina de socios - APCA ................................................................................... 62
Tabla 2: Consistencia de encuestas. ................................................................................... 67
Tabla 3: Encuesta referido al sexo de la población. ........................................................... 68
Tabla 4: Encuesta sobre rango de edades. .......................................................................... 69
Tabla 5: Encuesta sobre la misión y visión. ....................................................................... 70
Tabla 6: Encuesta referido a la estructura organizacional. ................................................. 71
Tabla 7: Encuesta sobre el organigrama. ............................................................................ 72
Tabla 8: Encuesta sobre el manual de funciones. ............................................................... 73
Tabla 9: Encuesta sobre el conocimiento de políticas organizacionales. ........................... 74
Tabla 10: Encuesta sobre si las políticas están establecidas............................................... 75
Tabla 11: Encuesta sobre el conocimiento de controles de desempeño. ............................ 76
Tabla 12: Encuesta sobre controles de desempeño. ........................................................... 77
Tabla 13: Respuestas de entrevista realizada. .................................................................... 79
Tabla 14: Análisis (FODA) – Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. ....... 82
Tabla 15: Requerimiento de materiales e insumos de capacitación. .................................. 92
Tabla 16: Cronograma de capacitación. ............................................................................. 93
Tabla 17: Presupuesto para nuevos perfiles. ...................................................................... 98
Tabla 18: Manual de funciones Asamblea General - APCA. ............................................. 99
Tabla 19: Manual de funciones Presidente - APCA. ........................................................ 100
Tabla 20: Manual de funciones Vicepresidente - APCA. ................................................ 102
Tabla 21: Manual de funciones Secretario de Actas - APCA. ......................................... 103
Tabla 22: Manual de funciones Secretario de Hacienda - APCA. ................................... 104
Tabla 23: Manual de funciones Secretario Vocal - APCA............................................... 106
Tabla 24: Manual de funciones Secretaria - APCA. ........................................................ 107
Tabla 25: Manual de funciones Administrador (a) - APCA............................................. 108
Tabla 26: Manual de funciones encargado de Comercialización - APCA. ...................... 109
Tabla 27: Manual de funciones Coordinador de Proyectos - APCA................................ 111
Tabla 28: Manual de funciones encargado de Capacitaciones- APCA. ........................... 112
Tabla 29: Manual de procedimientos para Administración del personal. ........................ 117
Tabla 30: Manual de procedimientos para solución de posibles conflictos. .................... 119
Tabla 31: Manual de procedimientos para Ventas diarias................................................ 121
Tabla 32: Manual de procedimientos para Compras. ....................................................... 123
Tabla 33: Manual de procedimientos para presentación de EE.FF. ................................. 125
Tabla 34: Manual de procedimientos para ejecución de proyectos. ................................. 127
Tabla 35: Formulario de desempeño: Control puntualidad. ............................................. 132
Tabla 36: Formulario de desempeño laboral por áreas. ................................................... 133
Tabla 37: Formulario de evaluación del personal. ........................................................... 134
Tabla 38: Formulario de control de entradas y salidas de materiales............................... 135
Tabla 39: Costos del presupuesto. .................................................................................... 136
Tabla 40: Indicadores cuantitativos de control. ................................................................ 137
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INDICE DE FIGURAS

Grafico 1: Representación gráfica del problema. ................................................................. 9

Grafico 2: Encuesta sobre sexo de la población. ................................................................ 69

Grafico 3: Encuesta rango de edades.................................................................................. 70

Grafico 4: Encuesta referido a la Misión y Visión organizacional. ................................... 71

Grafico 5: Encuesta referido a la estructura organizacional. .............................................. 72

Grafico 6: Resultados de la encuesta pregunta nro. 5 ........................................................ 73

Grafico 7: Resultado de la encuesta pregunta nro. 6. ......................................................... 74

Grafico 8. Resultado de la encuesta pregunta nro. 7. ......................................................... 75

Grafico 9. Resultado de la encuesta pregunta nro. 8. ......................................................... 76

Grafico 10. Resultado de la encuesta pregunta nro. 9. ....................................................... 77

Grafico 11: Resultado de la encuesta pregunta nro. 10. ..................................................... 78

Grafico 12: Modelo de gestión administrativo. .................................................................. 86

Grafico 13: Estructura organizacional propuesta - APCA. ................................................ 97

Grafico 14: Mapeo de procedimientos. ............................................................................ 114

Grafico 15. Simbología a utilizar. .................................................................................... 116

Grafico 16: Flujograma de procedimientos para administración del personal. ................ 118

Grafico 17: Flujograma del procedimiento para solución de posibles conflictos. ........... 120

Grafico 18: Flujograma de procedimientos para ventas diarias. ...................................... 122

Grafico 19: Flujograma de procedimientos para compras. .............................................. 124

Grafico 20: Flujograma de procedimientos para la presentación de EE.FF. .................... 126

Grafico 21: Flujograma de procedimiento para ejecución de proyectos. ......................... 129

 1

INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad la propuesta de un sistema de

gestión administrativo para la Asociación de Productores de Café Apolo - APCA, esto bajo la

consideración de proporcionar a todo el personal del mismo las guías administrativas en cada uno

de los departamentos de la organización. La cuál facilitará tomar decisiones correctas y oportunas,

así como visualizar el futuro y accionar de acuerdo a los objetivos que se persiguen.

La gestión administrativa es muy importante e indispensable en cualquier organización ya

que garantiza su competitividad a través del óptimo cumplimiento del proceso administrativo. La

asociación a efecto de estudio de investigación presenta problemas a falta de una estructura

organizacional y es por eso que se propone realizar un Sistema de Gestión Administrativo para la

Asociación APCA.

En sí el diseño del Sistema de Gestión Administrativo, permitirá la optimización de

procesos administrativos en la Asociación.

El desarrollo del presente documento comprende seis capítulos desarrollados cada uno de

la siguiente forma:

El primer capítulo comprende las Generalidades, descripción de los antecedentes

académicos, se plantea el problema y los objetivos los cuales ayudarán a lograr un eficiente trabajo.

El segundo capítulo describe la fundamentación teórica de la investigación que se apoya

para el desarrollo de este estudio.

 2

El tercer capítulo describe la metodología que se utilizó para la investigación y los

instrumentos de recolección de datos que fueron empleados para la obtención de información

necesario.

El cuarto capítulo comprende el Marco Referencial, donde incluye el análisis de la

situación actual de la asociación, su historia, su misión y su visión, todo lo referente a la asociación

APCA.

El quinto capítulo comprende el Marco Practico de la investigación, se realizan los análisis

y tabulación de cada uno de los resultados de las encuestas y entrevistas, análisis FODA.

El capítulo sexto comprende el desarrollo de la propuesta que es el sistema de gestión

administrativa para la Asociación APCA, en la cual se describe la estructura organizacional, sus

funciones de cada uno de los puestos y estrategias que permitirán a la organización mejorar cada

uno de sus procesos internos.

 3

CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1. Antecedentes.

1.1.1. Antecedentes Académicos.

Una vez dada la revisión bibliográfica en el presente trabajo académico ha sido

desarrollada en anteriores ocasiones en diferentes proyectos tanto en Ecuador y Colombia, los

cuales lo mencionaremos a continuación:

 Título 1: “Propuesta de sistema de gestión administrativo para la compañía POISON S.A.”

 Autor: Jenny Gabriela Santillan Mirabá & Diana Carolina Villanueva Arias

 Universidad: Laica – Guayaquil Ecuador

 Año: 2013.

A pesar de tener un posicionamiento en el mercado, POISON S.A. presentó problemas en

el área administrativa por la falta de una estructura organizacional la cual no ayudó a incrementar

la calidad de su servicio y distribución de trabajo del personal administrativo, debido a su

problemática se presenta la “propuesta de sistema de gestión administrativa”.

El proyecto de grado de La empresa POISON S.A. de la ciudad de Guayaquil fue elaborado

en el año 2013, debido a la fallas encontradas como el pésimo funcionamiento a falta de una

estructura organizacional y sus manuales de funcionamiento ya que esto ayuda de mucho para

llevar adelante las actividades de forma rápida y designación de funciones de los empleados. Este

proyecto se relaciona con mi tema ya que tienen intereses comunes y buscan solucionar problemas

en la empresa.
 4

 Título 2: “Implementación de un sistema administrativo y técnico a la pequeña empresa

artesanal Confecciones Melary.”

 Autor: Mayra Alvares Arichávala

 Universidad: politécnica Salesiana – Ecuador.

 Año: 2014.

“Confecciones Melary” está dentro del sector industrial – artesanal, porque su segmento de

mercado involucra la transformación de materia prima en productos terminados siguiendo un

diseño preestablecido, como es la confección de ropa femenina. Al crear un sistema administrativo

y técnico para la empresa se contrarrestaría los problemas que se han podido identificar y ayudará

a solucionar las dificultades que se presentan en un futuro.

Se relaciona con el proyecto porque hay bastante parecido en la búsqueda de problemas a

solucionar en la parte administrativa, ya que nuestro objetivo es también mejorar la administración

de la asociación APCA – APOLO mediante un diseño de un sistema de gestión administrativa.

 Título 3: “Diseño e implementación de un sistema de administración para la gestión de

información, dirigido a la parroquia San Pedro Julian Eymard de la localidad ciudad

Bolívar.”

 Autor: William David Páez Sosa

 Universidad: Católica de Colombia.

 Año: 2014.

En la mayoría de las parroquias católicas de Colombia no había un procedimiento

sistematizado que permita la gestión y manipulación de la información de forma ágil y segura. Por

esa razón se propuso diseñar e implementar un sistema de administración de información para la

 5

parroquia San Pedro Julian Eymar, con el fin de ayudar a la parroquia a contar con los datos

necesarios y oportunos, facilitando optimizar todas las actividades que buscan mejorar la calidad

de los procesos internos de la institución.

En el presente proyecto se encuentra un parecido ya que menciona sobre la implementación

de un sistema de gestión de información se ve que se refiere al mejoramiento sobre las fallas que

existieron en dicha institución, en la asociación APCA se detectó la inexistencia de una estructura

organizacional por la que es necesaria su estudio en el presente trabajo académico.

1.2. Descripción del objeto de estudio.

Se considera en la descripción del objeto de estudio, destacando los conceptos más

importantes los cuales nos ayudarán a comprender y desarrollar el trabajo del proyecto de grado,

dentro de estos conceptos de harán referencia a los siguientes que son la: Administración, Gestión,

Organización Sistemas, Sistemas de Control Organizacional y las Asociaciones.

1.2.1. Administración.

La administración es todo un proceso que incluye, en términos generales (planificación,

organización, dirección y control) para un adecuado uso de los recursos de la organización:

humanos, financieros, tecnológicos, materiales de información y para la realización de las

actividades de trabajo. Tiene el propósito de lograr los objetivos con el empleo de la

mínima cantidad de recursos. (Thompson, I. 2018 en: https://www.promonegocios.net 01-

04-2020, hora 15:30). Por lo que se menciona también a la administración por definición

de otros autores que: Es el conjunto de funciones que se realizan para administrar

(gobernar, organizar una economía). Desarrollo en la organización, de actividades

 6

cooperativas, relacionadas con otras unidades administrativas de la organización mayor y

asignaciones de presupuesto entre otras. (Valle y Arteaga, 2011, p. 2).

1.2.2. Gestión.

La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una

organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Puede

asumirse, como la disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para

obtener los resultados esperados. Pudiera generalizarse como una forma de alinear los

esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado. (González O. & Vega J.

https://m.monografias.com/trabajo 15/sistemas-control/.shtml 02-04-2020 hora 16:30).

Gestión es hacer es hacer, asumir y llevar a cabo las responsabilidades sobre un proceso,

es decir sobre un conjunto de actividades, esto puede ser empresarial o personal, esto típicamente

incluye la producción de materiales, involucra innovación y comercialización, la gestión está en

todas partes toda vez que las personas trabajan para lograr un objetivo de esa forma se involucran

en ella.

1.2.3. Sistema de Control Organizacional.

“Un sistema adecuado revelará dónde están ocurriendo las fallas y quien es el responsable

de ellas, y garantizará la aplicación de acciones correctivas”. (Koontz & Weihrich, 2003, p, 659).

1.2.4. Organización.

Para la mayoría de los administradores en ejercicio el término organización implica una

estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. En este libro el término

 7

generalmente se emplea en referencia a una estructura formalizada de funciones, aunque

en ocasiones se usa también para denotar una empresa. (Koontz & Weihrich, 2003, p, 242).

La organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos, es decir

una organización es un grupo social conformado por personas, tareas y administración donde

interactúan dentro una estructura sistemática para el cumplimiento de sus fines propuestos.

1.2.5. Sistema.

Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armonía o con un mismo propósito,

y que puede ser ideal o real. Por su propia naturaleza, un sistema posee reglas o normas

que regulan su funcionamiento y, como tal puede ser entendido, aprendido y enseñado, por

consiguiente, si hablamos de sistemas, podemos referirnos a cuestiones tan distintas como

el funcionamiento de una nave espacial a la lógica de una lengua. Cualquier sistema más o

menos es complejo, pero debe poseer una coherencia discreta acerca de sus propiedades y

operación. En general, los elementos o módulos de un sistema interactúan y se

interrelacionan entre sí. (Bembibre, V. 2008,

https://www.definicionabc.com/general/sistema.php 31-03-2020 hora 16:50).

Los sistemas son conjuntos de elementos que están relacionados entre sí que funcionan

como un todo, como la unión de cosas de manera organizada. Conjunto ordenado de normas y

procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad.

1.2.6. Asociación.

Una asociación, por lo tanto es el conjunto de los asociados para un mismo fin. Con

respecto al verbo asociar, se suele utilizar acompañado de la preposición con para indicar

que dos o más individuos se han unido con un fin en común, como es el caso de una
 8

organización o una empresa. (Pérez, & Gardey, 2014, Definición de asociación en:

https://definición.de/asociacion/) visitado el 15-03-2020 hora 17:30).

1.3. Campo de acción.

En el presente trabajo académico dentro del segmento objetivo para su realización se toma

en cuenta a la Asociación de Productores de Café Apolo - APCA, de la localidad de Apolo

provincia Franz Tamayo del departamento de La Paz, siendo esta la organización objeto de estudio

que presenta la necesidad de mejorar la gestión administrativa.

1.4. Planteamiento del problema.

La administración desde siempre y en la actualidad sigue siendo de gran importancia para

todas las organizaciones, ya que les ayuda a aplicar técnicas para tener un desarrollo más eficiente

y eficaz, los resultados se muestran cuando hay logro de objetivos y cuando el personal de la

empresa se encuentran preparados ante cualquier cambio y en la solución de problemas que se

presenten.

Las organizaciones al momento de ofrecer ya sea un producto o servicio deberían aplicar

un sistema de gestión administrativo, por lo que les permite seguir un ciclo basado en los principios

administrativos, ya que sus efectos muestran de inmediato el éxito o el fracaso ya que mediante

una administración efectiva se logran las metas propuestas.

APCA, presenta problemas en el área Administrativa por la falta de una estructura

organizacional la cual no ayuda a incrementar su productividad, la calidad de su servicio, y

distribución de trabajo del personal administrativo, debido a su problemática se presenta la

 9

propuesta de un Sistema de Gestión Administrativa. Para afrontar esta situación y las necesidades

de mejoramiento en las cuales tiene que desenvolverse la organización, se hace necesario reforzar

el sistema administrativo, basándose en la utilización de estrategias dirigidas a conseguir el

cumplimiento eficiente de los objetivos y metas.

Cabe destacarse que la organización APCA, se dedicó durante su funcionamiento al

incremento de la productividad y no así a la parte administrativa organizacional, a la estructuración

de un organigrama ni mucho menos a la formalización de su manual de procedimientos

administrativos y de esta manera llevar en orden sus respectivos funciones en el trabajo y tener

ordenado sus procesos administrativos, por ello se detecta el siguiente problema.

1.4.1. Identificación del problema.

“Ineficiente administración de la Asociación de Productores de Café Apolo” (APCA).

1.4.2. Representación Gráfica del problema.

Grafico 1: Representación gráfica del problema.

CAUSAS: PROBLEMA CENTRAL:

- Informales manuales de
procedimientos - Ineficiente administración
administrativos de la asociación
- Diseño y estructura empírico
- Poco interés y capacitación
para su formalización
EFECTOS:
SOLUCION:
- Poca delegación de
- Diseñar un sistema de gestión responsabilidades
administrativo para el control y - Ineficiente cumplimiento en sus
orden del personal de la funciones laborales.
organización APCA - Descontrol al personal.

Fuente: Elaboración propia.

 10

1.4.3. Pregunta de investigación.

¿Cómo estructurar un sistema de gestión administrativo que contribuya beneficios y

mejorar la administración organizacional de APCA en los siguientes 6 meses?

1.5. Objetivos de la investigación.

1.5.1. Objetivo General.

Diseñar y estructurar un sistema de gestión administrativo para la efectiva administración

de la asociación APCA en los siguientes 6 meses.

1.5.2. Objetivos Específicos.

 Realizar un análisis interno y externo sobre las fallas e irregularidades presentes en la

administración.

 Recabar toda la información posible sobre la asociación.

 Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos.

 Realizar el diseño y estructura organizacional.

 Plantear mecanismo de control y seguimiento para mejoras en el sistema

administrativo.

 Realizar un plan de capacitación para APCA, que permita mejorar la administración en

la organización.

1.6. Justificaciones de la investigación.

1.6.1. Justificación Técnica.

El presente trabajo académico será la aplicación de varios conceptos avanzados y los

conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de administración de empresas, de las cuales

 11

podemos destacar materias como: Diseño y Estructura Organizacional, Los Sistemas y la

Organización, La Empresa y la Responsabilidad Social, La Organización, y otros. Estas materias

son de base y de mucha importancia ya que el conocimiento adquirido en estas será de gran aporte

y esencial para el desarrollar los análisis correspondientes a lo largo del avance del proyecto,

además determinar la viabilidad de diseñar un sistema de gestión administrativo para la

organización APCA.

1.6.2. Justificación Social.

El presente trabajo beneficiará a la población en general satisfaciendo sus necesidades

brindando mayor comodidad y atención al público con trato cordial, ofreciendo calidad en sus

productos y servicios por lo mismo, permitirá a la misma organización tener un proceso de trabajo

formalizado, generando mayor productividad.

1.6.3. Justificación Económica.

El aporte económico en el presente proyecto será, con la mejora o el diseño de una

estructura organizacional la asociación se verá con funcionamiento más eficaz y eficiente

cumpliendo sus funciones de manera más óptima, habrá mayor ingreso económico ya que la

organización será reconocida en el mercado local y también generará más empleos para la

sociedad.

1.7. Alcances y aportes.

 12

1.7.1. Alcance espacial.

El presente proyecto se realizará en la localidad de Apolo Provincia Franz-Tamayo del

departamento de La Paz, siendo la oficina en su sede social en la zona Cota chimpa, avenida las

palmeras camino a lluscamayo s/n.

1.7.2. Alcance temporal.

El presente trabajo académico se llevará a cabo en un periodo de 6 meses, en los cuales

trabajaremos de acuerdo al cronograma establecido empezando desde marzo con la elaboración

del perfil de proyecto y culminando con la presentación del trabajo final en el mes de agosto del

presente año.

1.7.3. Alcance temático.

Los temas que se abordará en el presente trabajo académico serán enfocados en la carrera

de administración de empresas tales como el: Diseño y Estructura Organizacional, Los Sistemas y

la Organización, La Empresa y la Responsabilidad Social y la Organización, los temas

mencionados serán fundamentales y útiles para el logro del objetivo y su respectivo desarrollo del

presente proyecto de grado.

1.8. Aportes.

Los aportes del presente proyecto académico, mediante el diseño de un sistema de gestión

administrativo para la asociación APCA, serán de mejoramiento en el funcionamiento tanto

interno y externo, ya que se realizará una actualización en la estructura organizacional diseñando

también un manual de funciones para el personal que trabaja en dicha organización, donde se
 13

inculcará conocimientos sobre la funcionalidad de la administración en una empresa de tal manera

que la organización tenga la oportunidad de aplicarla, también es un aporte como antecedentes

para futuros estudios sobre un diseño de gestión administrativo para proyectos a desarrollarse en

esta o en otras instituciones.

 14

CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

Con el propósito de fundamentar en el presente trabajo académico, a continuación se

presentan las siguientes principales ideas y teorías existentes sobre el tema a objeto de estudio.

Frente al planteamiento del diseño de un sistema de gestión administrativo para APCA, la

estructura y los procesos exige tiempo y dedicación para redactarlo y que sea de gran importancia

al momento de implementarlo; dentro la administración existen una serie de elementos que pueden

ser comunes cuando se implementan ya sea en una organización u empresa y los cuales han sido

planteados por autores que han ayudado a favorecer el desarrollo sostenible dentro de una

organización para entender y pronosticar el éxito o el fracaso en la compañía.

2.1. Gestión Administrativa.

Según, Anzola, (2002, p. 70) menciona que la gestión administrativa consiste en todas las

actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir la manera

en la cual se tratan de alcanzar las metas u objetivos con ayuda de las personas y las cosas

mediante el desempeño de ciertas labores esenciales como son la planeación, organización,

dirección y control.

Con respecto a la definición, la gestión administrativa comprende un conjunto de fases para

desarrollar diferentes actividades dentro de la organización permitiendo así tener un control

adecuado de las mismas y para obtener los objetivos y metas por la organización, cada trabajador

debe ocupar el puesto para lo que fue capacitado la falta de orden conlleva a un trabajo menos

eficiente.
 15

Manifiesta también Álvarez P. (2009) que “es el proceso de diseñar y mantener un entorno

en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos.” Lo

cual determina que la gestión administrativa es el conjunto de formas, acciones y mecanismos que

permiten utilizar los recursos humanos, materiales y financieros de una organización con el fin de

alcanzar el objetivo propuesto, tomando en cuenta el análisis exhaustivo de los problemas para

determinar adecuadas soluciones que ayuden al cumplimiento de los objetivos de la misma.

Por otro lado “la Gestión a nivel administrativo consiste en brindar un soporte

administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de una

entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva revelada en

los estados financieros”.( Muñiz, 2007, p.45)

La administración es primordial para cualquier organización, ya que conforma la base

sobre las cuales se van a ejecutar las tareas propias del personal, conformado además una red que

está orientada a cumplir los objetivos y metas. La conducción sistemática de una correcta gestión

administrativa favorece la obtención de resultados favorables para la organización, de manera que

toda empresa necesita trabajar en base a una administración efectiva y cabe destacarse que: una

gestión administrativa es el conjunto de actividades que se realiza para dirigir de manera correcta

una organización, mediante una conducción racional de tareas, es decir controla y coordina las

acciones de la empresa de esta forma cumplir con todos los objetivos y metas. Con una buena

gestión administrativa las organizaciones logran con facilidad sus objetivos pero la carencia del

mismo dificulta los procesos ya que lo fundamental es dar seguimiento a todas las tareas que una

empresa lleva a diario.

 16

2.1.1. Gestión.

La acepción tradicional del concepto gestión se relaciona directamente con el de

administración, y significa “hacer diligencias conducentes al logro de unos objetivos”. (Ramírez,

2005, p. 14). Partiendo de esta definición, se hace una referencia a la acción y a la consecuencia

de administrar o gestionar, seguimiento continuo a algo. Al respecto se dice que gestionar es llevar

a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o cualquier otro.

Por lo tanto la gestión se extiende hacia el conjunto de trámites que se llevan para resolver un

asunto, un propósito, un fin o en sí concretar un proyecto, la diligencia también es la dirección o

administración de una organización o de un negocio; así mismo se destaca que:

“La gestión estrechamente conceptualizada se asimila al manejo cotidiano de recursos

materiales, humanos y financieros en el marco de una estructura que distribuye atribuciones y

responsabilidades y que define el esquema de la división del trabajo”. (Martínez, 2000, p. 11).

Así mismo la Dirección, también es el correcto manejo de los recursos que dispone una

determinada organización, este término puede abarcar una larga lista de actividades pero en sí se

enfoca a la eficiente utilización de recursos. Ya que la gestión empresarial es aquella que busca

mejorar el rendimiento y competitividad de una empresa o negocio. Es primordial gestionar

administrativamente dentro de la dinámica de una economía de mercado, porque las empresas

tienen la oportunidad de analizar los distintos escenarios dentro de la economía que respalden

una óptima rentabilidad; por lo cual:

La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una

organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Puede

 17

asumirse, como la disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para

obtener los resultados esperados. Pudiera generalizarse como una forma de alinear los

esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado. González O. & Vega J.

(https://m.monografias.com/trabajo 15/sistemas-control/.shtml 02-04-2020 hora 16:30).

Por lo tal razón, Gestionar aplicando el conocimiento es aquella realizada dentro de una

organización y que consiste en facilitar la transmisión de habilidades o información a sus

trabajadores de una forma ordenada y eficiente. Cabe mencionarse también que dirigir es llevar

adelante una empresa o un proyecto, administrar o manejar una compañía, es ocuparse de la

administración, organización, coordinación o funcionamiento de una empresa y tanto de sus

recursos ya sea humanos y económicos con la finalidad de lograr un conjunto de objetivos.

Por la tanto se define a la gestión como una forma de realizar la consecución de tareas que

necesitan un seguimiento continuo para el logro de los objetivos. Gestión administrativa es la

forma de administrar, dirigir a la organización con el propósito de llevar adelante a la misma, (es

una manera de dirigir).

2.1.2. Administración.

La administración consiste en dirigir los recursos materiales y humanos hacia los

objetivos comunes de la organización. Este proceso se ha dividido de modo tradicional

en diversas actividades de gran alcance. El aspecto más técnico y analítico de la

administración abarca la fijación de un objetivo para la organización, la planeación de

actividades internas que permitan alcanzar los objetivos y el control de esas actividades

de manera que los resultados finales sean los deseados. (Brown, Warren, Moberg, 1996,

p. 33).
 18

La administración es una forma de dirigir, organizar una economía, gobernar, en sí es un

proceso en donde se planea, se organiza, en dirección hacia el control de los recursos asignados

por la organización para el logro de un objetivo de manera eficiente y eficaz. administrar no solo

se ocupa la manera de determinar las actividades y cumplir con las metas de la organización sino

también hacerlo bien de una más eficiente, es la conducción racional de actividades. En tal

sentido, administrar se podría decir que ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo

tipo de organizaciones humanas. Siempre se ha requerido un control de actividades ya sea

contables, financieros, marketing, etc.); al respecto analizaremos las siguientes definiciones que

son de importancia:

“Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar recursos

financieros, físicos, humanos y de información para lograr metas” (Griffin & Ebert, 2005, p.

158).

“La administración implica planear, organizar, dirigir y controlar a las personas que trabajan

en una organización a fin de que cumplan las metas de ésta. Estas metas orientan las tareas y

actividades que se emprenden” (Hellriegel & Slocum, 1998, p. 6).

“La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de

los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia”

(Chiavenato, 2001, p. 3).

Viendo las definiciones de diferentes autores podemos decir que toda administración

implica la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, organización

dirección y control con el fin de lograr los objetivos establecidos por la empresa. La forma en

como las organizaciones administran o gestionan determinará si van a conseguir utilizar con
 19

eficacia sus recursos para lograr los objetivos propuestos, por ello el papel del administrador

tiene un fuerte impacto en el rendimiento de las organizaciones.

Entonces, administrar abarca el uso adecuado y eficiente de los recursos humanos,

financieros técnicos materiales, cognitivos y sistemáticos de los que la empresa u organización

cuenta para la obtención de mayores beneficios; por lo cual la siguiente definición indica que:

La administración es el proceso de diseño y mantenimiento de un entorno con el propósito

de cumplir de manera eficiente objetivos establecidos. Los administradores desempeñan

las funciones de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

La administración es una actividad esencial en todos los niveles organizacionales; sin

embargo, las habilidades administrativas requeridas varían en cada nivel organizacional.

La meta de todos los administradores es crear superávit. (Koontz & Weihrich, 2004, p,

34).

Por la razón que se considera a la administración que se refiere al funcionamiento, la

estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al servicio de otros, la

teoría básica de dirigir es hacer las cosas por medio de la personas con los mejores resultados,

en cualquier tipo de organización humana se busca se busca el logro de determinados objetivos

con eficiencia y eficacia. La administración debe buscar los mejores resultados estableciendo

condiciones que permitan integración de las personas en lo grupos sociales y la satisfacción de

la necesidades individuales, las personas hacemos a las organizaciones sin la integración de los

mismos no hay tal.

Entonces se define a la administración como todo un proceso que incluye la

(planificación, organización, dirección y control) para tener un adecuado uso de los recursos ya
 20

sean estas humanos, financieros, tecnológicos, materiales de información y para la realización

de actividades esto con el propósito de lograr los objetivos y metas de manera eficiente y eficaz,

es decir lograr los objetivos con el empleo mínima de los recursos. Toda organización que está

constituida persigue generar ingresos y de esa forma mantenerse o crecer en el mercado.

2.1.3. Importancia de la gestión administrativa.

La importancia de la Gestión Administrativa en el Desarrollo Empresarial; radica, en el

conocimiento pleno de la administración de negocios; ya que conlleva, a ser eficientes,

efectivos y económicos en la conducción de su empresa sea esta, pequeña, mediana o

grande; por lo tanto para lograrlo, es necesario practicar el mejoramiento continuo de la

gestión administrativa de la organización, mediante el conocimiento o de la situación en

que se desenvuelve el negocio; para cumplir con este objetivo es necesario, contar con un

Plan de Negocios , el mismo que debe ser elaborado en forma periódica y permanente cada

año, Plan que servirá, para fijar las ventas de sus productos, requerimientos de inversión,

del personal, equipamientos, y su rentabilidad.

(http://www.eumed.net/ce/2017/1/gestion.html).

La gestión administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos

los niveles. Determina los puntos donde hay peligro y resalta las oportunidades de mejorar,

eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, también evalúa la eficacia de los

controles, observa en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos, las empresas

necesitan de un seguimiento continuo y minucioso de todas las actividades que se desarrollan

interno o externamente.
 21

En todo tipo de negocios sean organizaciones o empresas es muy importante emplear la

gestión administrativa ya que es una base para la ejecución, control y potencialización de las tareas

para el respectivo cumplimiento de los objetivos y crecimiento de las mismas, el éxito de una

empresa o un negocio dependerá siempre de una buena dirección administrativa, ya que con ello

se examina todos los puntos débiles de una empresa para luego mejorarlos y den resultados

positivos.

2.1.4. Ventajas y desventajas de la gestión administrativa:

Ventajas:

• Investigar la estructura de la empresa, averiguando los diferentes cambios de importancia

que se deben ejecutar.

• Aumento de motivación en el personal.

• Estándares claros para el control.

• Realiza observaciones y propone recomendaciones.

• Presta ayuda en las áreas administrativas con la realización de funciones.

• Proporciona un esquema para la buena utilización de los recursos disponibles en la

organización.

Desventajas:

• Debido al costo que incurre la implementación de este sistema no todas las empresas

pueden realizar esta inversión.

• El tiempo también es una causa por la que las empresas no lo implementan.

 22

• No existe un sistema que nos permita medir la eficiencia y eficacia con el cual están

cumpliendo las funciones administrativas.

2.2. Sistemas de Gestión en las Organizaciones.

Sistema de gestión es dirigir y operar una organización con éxito requiere gestionarla de

una manera sistemática. El sistema de gestión debe mejorar continuamente la eficacia y

eficiencia del desempeño de la organización, de modo que gestionar una organización

incluye gestionar la calidad entre otras disciplinas de gestión.

(http://calidad-gestion.com.ar/boletin/63_sistema_de_gestion.html).

Por tanto, un sistema de gestión administrativa se basa en que a medida que las empresas

crecen, las tareas administrativas también pueden aumentar, por lo que buscar nuevas alternativas

que faciliten o agilicen los trabajos, y evitar la acumulación de tareas. Por esta razón la mayoría

de las empresas, y más que todo hoy en día optan por opciones informáticas como sistemas de

gestión administrativa que centralizan los procesos en una sola plataforma. Así mismo señala la

siguiente definición como un: “conjunto de procesos, comportamientos y herramientas que se

emplean para garantizar que la organización realiza todas la tareas necesarias para alcanzar sus

objetivos. (Visión) (Orgalla, 2005, p.).

Cabe destacarse también que un sistema de gestión administrativa se refiere a las formas,

estrategias y mecanismos que están diseñados con el fin de hacer cumplir los objetivos y metas de

una organización, por lo que cada empresa debe tener en claro qué quiere lograr como resultado

de su trabajo.
 23

Por otro lado: Un sistema de gestión es un conjunto de reglas y principios relacionados

entre sí de forma ordenada, para contribuir a la gestión de procesos generales o específicos de una

organización. Permite establecer una política, unos objetivos y alcanzar dichos objetivos. Un

sistema de gestión normalizado es un sistema cuyos requisitos están establecidos en normas de

carácter sectorial, nacional, o internacional. Las organizaciones de todo tipo y dimensión vienen

utilizando sistemas de gestión normalizados debido a las múltiples ventajas obtenidas con su

aplicación. (https://thinkandsell.com/servicios/consultoría/sistemas-de -gestión-normalizados/

visitado el 20 - 04- 2020, 11:30). Sin embargo un método de gestión es una estructura o modelos

de administración eficaz y eficiente que busca mejorar el funcionamiento de una organización.

Incluye un proceso de ideación, planeación, implementación y control. La implantación de

sistemas de gestión administrativa permite introducir mecanismos orientados a la renovación y

adaptación a la realidad de una organización y al entorno que se desarrolla su actividad,

permitiendo también efectivizar sus actividades minimizando el tiempo de duración de las tareas.

Por lo tanto define que el sistema de gestión administrativa es una manera de aplicar la

informática para el desarrollo de actividades o logro de objetivos de forma más rápida y eficiente

sistematizando las tareas rutinarias de una organización. Ya que hoy en día la tecnología va

creciendo y que cada empresa mientras se hace más grande necesita agilizar todas las actividades

en las que trabaja a diario.

2.2.1. Sistemas.

Un sistema se define como un conjunto de partes o elementos interrelacionados, que

interactúan entre sí de acuerdo a determinada estructura. Es decir, los sistemas constituyen un

todo organizado, en el cual la modificación de uno de sus elementos repercute produciendo

 24

cambios en el resto. El efecto total de un estímulo sobre el sistema total se verifica como un

ajuste del sistema a las perturbaciones provocadas por ese estímulo. (Marcó, Loguzzo, Fedi,

2013, p. 30).

La palabra sistema denota un conjunto de elementos independientes e interactuantes o un

grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. En sí sistema es un conjunto

combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario, lo que es fundamental en un sistema

es la interacción entre partes, es decir las relaciones entre distintos componentes que lo forman

y el comportamiento de todo es como unidad, como una cierta estructura.

Y las siguientes definiciones indican que:

“Un sistema se define como el conjunto integrado de partes relacionadas estrecha y

dinámicamente, que desarrolla una actividad o función y está destinado a alcanzar un objetivo

específico” (Chiavenato, 2002, p. 58).

“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes están

interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado”

(Rodríguez, 2002, p, 21).

Viendo que las definiciones nos llevan a un mismo término cabe mencionarse que las

organizaciones son un conjunto formados por partes que constituyen un todo coherente y desarrolla

un marco sistemático para descripción del mundo empírico, la interrelación entre las partes, es

decir las organizaciones son un sistema abierto; y tenemos la siguiente definición que nos indica

que:

Un sistema se define como una unión de partes o componentes, conectados en una forma

organizada. Las partes se afectan por estar en el sistema y se cambian si lo dejan. La unión
 25

de partes hace algo (muestra una conducta dinámica como opuesto a permanecer inerte).

Además, un sistema puede existir realmente como un agregado natural de partes

componentes encontradas en la naturaleza, o ésa puede ser un agregado inventado por el

hombre, una forma de ver el problema que resulta de una decisión deliberada de suponer

que un conjunto de elementos están relacionados, y constituyen una cosa llamada “un

sistema”. (Van Gigch, 1978, p. 15).

Por lo cual, un sistema es un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan

el funcionamiento de un grupo o colectividad. Cualquier conjunto de partes unidas entre sí pueden

ser considerados como sistemas, desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del

todo sea el foco de atención, como un grupo de personas en una organización, un circuito eléctrico,

un computador o un ser vivo pueden ser considerados un sistema.

2.2.2. Tipos de sistemas.

De acuerdo a los estudios los sistemas pueden clasificarse en cerrados y abiertos las cuales

citaremos a continuación:

▪ Los sistemas cerrados, son aquellos que no tienen vinculación con su medio, son

herméticos y no reaccionan a los cambios en el entorno.

▪ Los sistemas abiertos, en cambio, están en constante interacción con su medio

tomando recursos (información, materiales, energía) de él, transformando esos

insumos y devolviendo un producto al entorno. Marcó, Loguzzo, Fedi, 2013, p, 30.

Referirse a la organización como un sistema implica que se encuentra compuesta por un

conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes, que conforman una totalidad

 26

organizada con propiedades y características emergentes que no se encuentran en ninguno de sus

elementos considerados aisladamente. A su vez, la definimos a la constitución como un sistema

abierto, ya que está en constante interacción con el contexto que la rodea; es decir interrelaciona

de manera constante con las personas, ya sea este personal de la empresa, clientes, proveedores

pero está continuamente relacionándose.

2.3. Proceso Administrativo.

Según Amador, (2003) establece que: “el proceso administrativo se refiere a planear y

organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus

actividades”. Por lo cual, un procedimiento es un conjunto de pasos que se siguen para darles

solución a un problema de administración. Para llevar a cabo un proceso correctamente, se deben

respetar las metas, estrategias y políticas de la organización y además establecer objetivos claros

para que el proceso sea fluido. El proceso administrativo implementando de manera sistemática,

genera resultados favorables en la gestión de empresas, dicho proceso considera a la

administración como la ejecutante de ciertas actividades que son las funciones administrativas.

Por lo mismo el “El proceso administrativo son: la Planificación, Organización, Dirección

y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de

vista sistémico”. (Koontz & Weihrich, 2004, p, 21). De acuerdo a la definición un proceso

administrativo comprende de las siguientes etapas que son:

 Planeación: donde se planean las estrategias, políticas, los propósitos y las acciones a

ejecutar a corto, mediano y largo plazo. Por lo tanto:

 27

Para Amador, (2008); “La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y

cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo”. La planeación cubre la brecha que va desde donde

estamos hasta dónde queremos ir, la tarea de la planeación es exactamente: minimización

del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

Por lo tanto, planificación es el proceso de determinar los objetivos o metas de una

organización, establecer una estrategia para el alcance de dichas metas. Permite que la institución

se organice, haga los procesos más eficientes y de esa forma obtenga los resultados esperados.

 Organización: es donde se definen los cargos, las reglas y los comportamientos que

deben tener todas las personas que se encuentran dentro de la organización.

 Dirección: donde se ejecutan los planes, se motiva a los integrantes, se incentiva a la

comunicación y se supervisa para alcanzar las metas establecidas en función a los

establecidos por la organización.

Según Munch, (2010); la dirección consiste en la ejecución de todas las fases del proceso

administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.

El elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por

medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas

directamente, ya con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que

se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Por tanto, la dirección implica también mandar, influir y motivar a los trabajadores para

que cumplan con las tareas o actividades encomendadas.

 28

 Control: es donde se evalúa el desarrollo general de la empresa. De tal manera; Para,

Amador, (2008), Control “Es la función administrativa que consiste en medir y corregir

el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los

planes y objetivos de las empresas.” Por lo cual, se puede definir al control como el

proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron

planificadas y corrigiendo cualquier desviación.

Así mismo, el proceso administrativo se conocerá sobre la importancia que tiene dentro

de una empresa ya que si no se llevan los pasos como son la planeación, organización, dirección y

control no funcionaría adecuadamente, también es fundamental tener una buena comunicación

dentro de la empresa ya que si se siguen todos los pasos correctamente nos ayudara a la toma de

decisiones. (Valda, 2013, p.)

Por otra parte, el proceso forma parte de toda empresa que consta de distintas tareas que

tienen que realizarse para el orden y crecimiento de la misma, realizándose además una

sectorización de los trabajos en distintas áreas especializadas y logrando que cada una de ellas no

funcione autónomamente, sino que se realicen actividades en acciones conjuntas para poder

alcanzar el objetivo.

Por lo tanto se determina la siguiente definición, el proceso administrativo comprende una

serie de etapas interrelacionas para cumplir con un fin específico, ya que el proceso es muy

importante en todo tipo de empresas ya que el uso de este evita improvisaciones en los momentos

más difíciles y en la toma de decisiones importantes para la organización.

 29

2.3.1. Proceso.

Proceso es la sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado que

se vinculan entre sí para transformar un insumo ya sea en un producto o servicio; por lo cual según

la siguiente definición se dice que: “Es un conjunto de condiciones, actividades, eventos u

operaciones que recibe determinados insumos o entradas y lo trasforma en un resultado o en un

producto (salida)” (Gutiérrez. 2005, p. 19); por lo mismo, un proceso es aquel conjunto de pasos

a seguir que se relacionan e interactúan entre sí para transformar los insumos, (entradas) en los

productos específicamente requeridos (salida).

En efecto indicó, Camisón y González (2007), p. 148), “proceso es el conjunto de

actividades mutuamente relacionados o que se interactúan, las cuales transforman elementos

entradas en resultados”.

Por lo tanto, procesos son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir

elaborar productos o servicios a partir de determinados insumos y tienen las características como:

definible, los procesos deben estar documentados y sus requerimientos y su medición deben ser

establecidos; repetible, ya que son actividades recurrentes deben ser comunicados, entendidos y

ejecutados consistentemente; predecible, deben lograr un nivel de estabilidad que asegure que sus

actividades se ejecuten consistentemente y producir los resultados deseados; medible, deben tener

mediciones que aseguren la calidad de cada tarea individual, así como la calidad del resultado

final.
 30

2.3.2. Procedimientos.

Según, Camisón & González, (2007, p. 856), “los procedimientos permiten saber quién

hace qué y que se hace, con respecto a un objetivo concreto”. Por lo cual, el procedimiento consiste

en el seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitaran la realización

de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible, porque es uno de los objetivos de seguir

un procedimiento, para garantizarse del éxito de las acciones que se llevan a cabo y aún más cuando

las personas que colaboran son varias en dicha actividad.

En tanto de acuerdo al, ISO 9000 (2006, p.6), procedimiento es la forma especificada para

llevar a cabo una actividad o un proceso. A tal razón, un procedimiento integra varios roles o

funciones que requerirían de la observación de una serie de estudios muy organizados, para ello

las instrucciones que se realiza, las medidas principales que requieren para ella son herramientas,

documentos y materiales, y una cronología de desempeño de las instrucciones.

Entonces procedimiento es la manera de hacer una actividad y los pasos a seguir hasta

realizarla, ya que toda tarea lleva su seguimiento puesto que para cada uno se debe seguir ciertas

instrucciones de esa forma cumplir con ello.

2.4. Organización.

Según, Amador, (2008, p. 6), la organización: “se trata de determinar que recurso y que

actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la

forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.”

La organización viendo desde un punto de vista administrativa o empresarial, es el arreglo

ordenado de los recursos y funciones que se consideran oportunas para el cumplimiento del
 31

objetivo. Se refiere al establecimiento de una estructura para la sistematización racional de los

recursos por medio de la agrupación de actividades, la disposición y jerarquías. Su principal papel

es el de agrupar unidades administrativas, designar funciones, jerarquías, con un modelo de gestión

correctamente planteado como se enfoca la empresa; de tal manera cabe destacarse que la

organización:

Son instrumentos sociales que permiten a muchas personas combinar sus esfuerzos y lograr

juntos objetivos que serían inalcanzables en forma individual. Forman un sistema

cooperativo racional, es decir, las personas deciden apoyarse mutuamente para alcanzar

metas comunes. Esta lógica permite conjugar e interpretar esfuerzos individuales y

grupales para producir resultados más amplios. (Chiavenato, 2009, p. 24).

También se dice que, la estructura es un grupo social formado por personas, tareas y

administración, que interactúan dentro de una estructura sistemática con el fin de cumplir con sus

objetivos. Cabe recalcar que una organización solo puede existir cuando hay personas que se

comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su meta. Las organizaciones

funcionan en base a normas establecidas para el cumplimiento de sus propósitos. Por tanto, “La

organización es la combinación de los medios humanos y materiales disponibles, en función de la

consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e interrelaciones entre los

distintos elementos que la constituyen” (Diez de Castro, 1998, 4). En tal sentido:

“La organización se entiende por el ente social creado intencionalmente para el logro de

determinados objetivos mediante el trabajo humano y recursos materiales (tecnología, equipos,

maquinaria, instalaciones físicas).” (Dávila de Guevara, 2001, p. 6). Por lo mismo en las

organizaciones pueden realizar y cumplir diversas responsabilidades ante el cumplimiento de los

 32

objetivos planteados, estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas

unidades debe existir para hacer óptima la cooperación humana y es necesario que cuenten con

una red de recursos entre ellos deben incluirse los humanos, tecnológicos, económicos, inmuebles.

En tal razón, la organización está conformado por un grupo de personas dispuestas a

trabajar en equipo, y que tienen un propósito que conlleva a formar dicha organización para

cumplir un fin determinado.

2.4.1. Estructura organizacional.

La estructura de una organización se considera la diferenciación, se puede decir que es la

división del trabajo según las actividades a desarrollar y por otro lado es la integración que es la

coordinación de la división del trabajo, con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La

estructura es el marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan.

Pese a que es un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones cuentan

por lo menos con un organigrama general, es sorprendente percibir la gran diferencia de

criterios y enfoques considerados en su preparación. Ello pone en manifiesto la importancia

de contar con una base de información homogénea, que permita dar unidad y cohesión a

este tipo de recursos. (Benjamín, 2009, p.124).

Toda organización diseña su propia estructura ya que sin ello no tendrían la formalidad, un

organigrama es la imagen de la empresa donde están enmarcadas todas las tareas que deben

cumplirse y así con el empleo de los recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos; por

tanto la siguiente definición indica que:

 33

Para concebir la función de organización como un proceso es preciso considerar varios

elementos fundamentales. La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las

actividades se derivan de ellos. También debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la

dirección de una empresa. La autoridad en una organización es un derecho socialmente

determinado para ejercer la discrecionalidad; en consecuencia está sujeto a cambios. Y como

sucede en cualquier plan, la estructura de una organización de responder a las condiciones en

las que se encuentra. Y por último puesto que toda organización está integrada por personas,

en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional

se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. (Koontz &

Weihrich, 2004, p, 258).

Cabe destacarse, para que los recursos de la empresa sean administrados eficientemente se

debe llevar a cabo ciertos instrumentos o directrices que ayuden a realizar las tareas diarias de los

trabajadores en donde se desarrollen elementos eficientes de comunicación, coordinación,

dirección y evaluación administrativa. La estructura de la organización está diseñado en base a las

necesidades y el tipo de la organización, están plasmados los objetivos y los planes, las tareas que

deberán cumplirse; a continuación las siguientes definiciones muestran que las estructuras en las

organizaciones son:

Las organizaciones para un correcto funcionamiento indistintamente de su naturaleza

necesitan de una estructura organizacional que no es más que un flujograma con la división

ordenada de las áreas departamentales y permite la asignación de responsabilidades

dependiendo el grado y área de influencia de la delegación de autoridad. (Santillan &

Villanueva, 2013, p, 22).

 34

“La estructura organizacional es la “distribución formal de los empleos dentro de una

organización, proceso que involucra decisiones sobre especialización del trabajo,

departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización y formalización”(

Robbins, 2005, p, 234).

“una estructura social formal, racionalmente organizada, implica normas de actividad

definidas con claridad en las que, idealmente cada serie de acciones está funcionalmente

relacionadas con los propósitos de la organización”. (Merton, 2002, p. 275).

Analizando estas tres últimas definiciones podemos mencionar que el desarrollo de la

estructura organizacional juega un papel muy importante, del cual se involucra un esquema formal

de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un

conjunto de unidades, para la consecución de los objetivos. Las definiciones estudiadas nos llevan

a un mismo fin que es que una estructura es la división ordenada de la asignación de las actividades,

distribución formal de empleos, que está definidas para el cumplimiento de los objetivos de la

organización.

Por lo tanto con el diseño de la estructura organizacional dentro de la organización, se

delimita el trabajo de cada uno de los individuos, marcando posiciones jerárquicas en las cuales se

especifiquen obligaciones y reglas para desempeñar tareas asignadas en la organización con el fin

de lograr objetivos determinados por los mandos.

2.4.2. Tipos de estructura organizacional.

 35

Según las características de cada empresa u organización estas se clasifican en simples y

complejas, en la primera se cuenta con un mínimo de trabajadores y en las estructuras complejas

se comparten muchas de las tareas.

“Una estructura organizacional es eficaz cuando facilita a las personas la consecución de

los objetivos y es eficiente cuando se consiguen con recursos o costos mínimos”. (Chiavenato,

2002, p. 369).

A continuación veremos los tipos de estructuras organizacionales que son los siguientes:

a) Estructura funcional:

Según (Rodríguez, 2007,) las características de la organización funcional son las

siguientes:

 Autoridad funcional dividida; la autoridad de los superiores sobre los subordinados es

parcial y relativa.

 Línea directa de comunicación; es directa y sin intermediarios, ya que busca la mayor

rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles,

 Descentralización de las decisiones; las decisiones se delegan a los trabajadores

especializados de los diferentes departamentos.

 Énfasis en la especialización; especialización de todos los miembros a cargo.

Asimismo, (Chiavenato, 2000, p. 400) menciona las ventajas de la organización funcional

que son las siguientes:

 Uso eficiente de los recursos y economías de escala.

 Fuerte especialización de habilidades.

 36

 Buena coordinación intradepartamental.

 Buena solución de problemas técnicos.

La estructura funcional es la más tradicional, es una estructura jerárquica donde cada

empleado y los equipos son agrupados por especialidades como: (ingeniería, marketing,

producción, ventas, etc.). Dentro de las divisiones funcionales de una organización, los empleados

generalmente desarrollan un conjunto especializado de tareas, sus integrantes comparten la misma

profesión por decir el departamento de contadores estaría integrado únicamente de contadores,

esto facilita la eficiencia operativa de cada grupo.

Por lo tanto, la estructura funcional de una organización es viable cuando es pequeña y

cuenta con su personal especializadas en las actividades o puestos laborales que realizan a diario,

ya que la autoridad se centra en una sola persona y además es flexible y cuenta con niveles

verticales desde el inferior hasta la parte superior.

b) Estructura burocrática:

La organización burocrática busca mejorar la efectividad para alcanzar metas, maximizar

la eficiencia para lograr el mejor resultado al más bajo costo, y se puede controlar de mejor

manera la incertidumbre, regulando a los trabajadores, proveedores y al mercado partiendo

de reglas formales. (Petrella, 2007, p. 10).

Este tipo de estructura se caracteriza por tareas operativas rutinarias, que se logran por

medio de la especialización, procedimientos rígidos y ajustados, la organización aplica controles

estrictos y altamente formalizados, la autoridad es centralizada, la toma de decisiones sigue una

cadena de mando.
 37

Por tanto, la estructura burocrática, es una forma de organización humana que se basa tanto

en la racionalidad como en la adecuación de los medios para lograr los objetivos establecidos de

manera eficaz. (Cada trabajador recibe órdenes de un jefe).

c) Estructura en línea (staff):

 Se trata de un novedoso modelo que combina las relaciones de autoridad directa con el

asesoramiento que ejercen agentes externos a la empresa.

 Los consultores o asesores son un buen ejemplo del modelo staff. Éstos suelen suplir

necesidades que las compañías no pueden cubrir por sí mismas. La autoridad nunca se ve

amenazada y las actividades tienden a optimizarse en tiempos y recursos.

La estructura en línea staff, es el resultado de la combinación de la organización lineal y la

funcional para tratar de aumentar las ventajas de estos dos tipos de organización y reducir sus

desventajas para formar a la organización jerárquica-consultiva. Existen características del tipo

lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo de organización más completo y

compleja a la vez. En tal sentido la estructura staff son aquellas que contribuyen a que el personal

de línea trabaje con mayor eficacia a favor y para el cumplimiento de los objetivos de la institución.

d) Estructura Matricial:

Una organización matricial promueve la comunicación fluida y el uso de metodologías

ágiles, es decir todo es más fluido, se eliminan barreras burocráticas y el interés se centra

exclusivamente en sacar adelante el proyecto con éxito. Este tipo de estructura promueve la

innovación y rapidez dentro de la empresa, pero aplicarla inadecuadamente puede llevar al caos;

en las empresas de este tipo responden a dos autoridades, y la siguiente definición indica que:
 38

“Es la combinación de la departamentalización funcional y la divisional en la misma

estructura organizacional”. Así mismo esta estructura implica cadenas jerárquicas funcionales y

divisionales simultáneamente en la misma parte de la organización. (Chiavenato, 2002, p. 411).

Por lo cual, es una organización que cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente los

trabajadores responden a dos cadenas de mando, una es la de funciones o divisiones, es decir el

mando vertical y la segunda es una disposición horizontal para formar un equipo de proyecto o

negocio, está dirigido por un gerente de proyectos en el campo de especialización asignado al

equipo.

En tal sentido, el efecto de la estructura matricial consiste en separar algunas

actividades de la organización en proyectos que luego compiten por la asignación de

personal y otros recursos. Con frecuencia la estructura matricial es un medio eficiente para

reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema

complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran

flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta

de las personas necesarias, se evita la duplicación innecesaria. (Keith, 2003, p. 370).

La organización matricial es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes

departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos, se trata de un modelo en la

que permite aumentar la productividad, el personal trabaja de manera flexible y estar dispuestos a

cooperar.

Por lo tanto la estructura matricial es un tipo de organización que se amolda

simultáneamente a sus funciones internas y los proyectos que se presenten, productos y/o servicios
 39

que se generan, es decir es una estructura mixta utilizada cuando la organización desea obtener

beneficios divisionales y mantener la especialidad en las unidades funcionales.

2.4.3. Clima Organizacional.

Se entiende como clima organizacional a los diversos factores que provocan una

percepción positiva o negativa en sus integrantes y en los destinatarios de su labor, estas

percepciones se traducen en actitudes positivas en el caso de ser favorables como logro,

afiliación, poder, productividad, baja rotación, satisfacción y adaptación, y si es negativa

habrá poco compromiso hacia los objetivos de la organización. (Santillan & Villanueva,

2013, p, 24).

El clima en las organizaciones son todas aquellas relaciones laborales y personales que se

desarrollan en todo lugar de trabajo, según sea el clima de una institución o cual sea la empresa se

puede evaluar y medir su desempeño, el logro de objetivos y la calidad de bienes y servicios.

Cuando las relaciones laborales dentro de una organización son óptimas entre los trabajadores, y

demás responsables entonces el clima organizacional será altamente satisfactorio y se obtendrán

un trabajo de alta calidad. La siguiente definición nos lleva a la mima conclusión, indica que: “El

concepto de clima organizacional se deriva de las propuestas administrativas que otorgan una

importancia determinante al factor humano dentro de la organización: en particular, la escuela de

las relaciones humanas y las teorías de la motivación”. (Prieto, 2017, p. 70). Por lo tanto en las

empresas el clima que se adopta dependiendo a cada organización al que le dan la importancia en

este asunto la siguiente definición menciona que:

 40

El clima organizacional se refiere al ambiente existente entre los miembros de la

organización. Está estrechamente ligado al grado de motivación de los empleados e indica

de manera específica las propiedades motivacionales del ambiente organizacional. Por

consiguiente, es favorable cuando proporciona la satisfacción de las necesidades

personales y la elevación moral de los miembros, y desfavorable cuando no se logra

satisfacer esas necesidades. (Chiavenato, 2011, p. 86).

Cabe destacar que el clima se caracteriza principalmente por la percepción compartida que

poseen tanto los empleados y los directivos o dueños de la empresa para trabajar en conjunto y de

la mejor manera posible y respetando los derechos y deberes de todos por igual. Se dice que el

mejor clima laboral se consigue cuando tanto la infraestructura, maquinaria y personal se

encuentran en óptimas condiciones y no se interrumpe la línea de trabajo; en efecto hablando de

este tema se tiene la siguiente:

Clima organizacional como la percepción y apreciación de los empleados con relación a

los aspectos estructurales (proceso y procedimientos), las relaciones entre las personas y el

ambiente físico (infraestructura y elementos de trabajo), que afectan las relaciones e inciden

en las reacciones del comportamiento de los empleados, tanto positiva como

negativamente, y por tanto, modifican el desarrollo productivo de su trabajo y de la

organización. (García, 2009, p.7).

Por tanto, el clima organizacional se caracteriza por tener un conjunto de dimensiones que

son importantes para su análisis o reestructuración cuando lo sea necesario. Por decir el espacio

físico, la estructura, la responsabilidad, identidad, la comunicación, la capacitación, el liderazgo y

la motivación que son factores importantes dentro de una organización.

 41

Se define al clima aplicado en una organización de la siguiente manera, tener un buen

clima motiva la moral del personal, los integrantes de una organización necesitan un ambiente

laboral adecuado, motivación constante, un buen líder, buena coordinación ya sea entre

trabajadores de bajo rango y con los directivos de esta manera lograr llevar adelante a la empresa

con resultados óptimos.

2.4.4. Diseño organizacional.

“El Diseño organizacional es el proceso de construir y adaptar continuamente la estructura

de la organización para que alcance sus objetivos y estrategias”. (Chiavenato, 2009, p 92).

El diseño de la organización es muy complicado por la existencia de diferentes áreas y

puestos de trabajo, exige mucha coordinación e integración entre las unidades ya que se

encuentran vinculadas por el conjunto de funciones, relaciones y responsabilidades que no

siempre se encuentran claramente establecidas. (Santillan & Villanueva, 2013, p. 26).

Analizando las definiciones mencionados vemos que el diseño organizacional es el proceso

de elegir o diseñar una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad en una

organización. Se pueden presentar las conexiones entre varias divisiones o departamentos con la

realización de un organigrama, el diseño organizacional representa los resultados de un proceso

de toma de decisiones que incluye fuerzas ambientales, factores tecnológicos y las estrategias.

Las decisiones sobre el diseño organizacional incluye el diagnostico de múltiples factores,

entre ellos la cultura de la organización, el poder y los comportamientos políticos y diseño del

trabajo. Por lo mismo, “El diseño supone el albedrío, una capacidad para alterar un sistema. En el

caso de la estructura organizativa, diseño significa girar aquellas manijas que influyen sobre la
 42

división del trabajo y los mecanismos coordinadores” (Mintzberg, 2001, p. 33). Por lo que nos

menciona también que:

“estructura organizacional se refiere a la forma en que se divide y asigna el trabajo, y

también a las relaciones a través de líneas de autoridad y redes de comunicación” (Etkin, 2000,

p. 25). Lo cual decimos que el diseño organizacional, implica el desarrollo o la modificación de

la estructura organizacional tomando en cuenta lo siguiente: la especialización del trabajo,

departamentalización, cadena de mando, ámbito de control, centralización y descentralización en

la toma de decisiones y la formalización.

Por ultimo podemos definir al diseño organizacional que es un proceso por el cual deciden

cómo será la estructura de la organización y su entorno, se ordenan las tareas, la asignación de

actividades laborales, los deberes y responsabilidades, el objetivo es el logro de los objetivos.

2.4.5. División del trabajo.

La eficiencia e integración de esfuerzos se logran mediante la división del trabajo. Por lo

tanto, mediante la división del trabajo se crean niveles de autoridad, niveles funcionales y

se da la delegación de autoridad. Así mismo se garantiza la eficacia al realizar las

actividades designadas, la selección y entrenamiento del personal es más coordinado, los

trabajadores son más eficientes en su trabajo y por lo tanto la productividad aumenta.

(Keith, 2003, p. 367).

En las organizaciones por medio de la división del trabajo se separan y delimitan

actividades, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo de

esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. La división del mismo

 43

dependerá del sistema técnico que utilice la organización, y promueve la especialización en el

trabajo con el fin de aumentar la eficiencia en las labores de la organización.

Por lo tanto la división del trabajo es dividir la carga de trabajo entera en tareas que se

pueden ejecutar, en forma lógica y cómoda, por personal o grupos, con el fin de llevar adelante las

tareas de manera más organizada.

2.4.6. Departamentalización.

Departamentalización es la base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de que sean

alcanzadas las metas. Una vez que los trabajos han sido divido mediante la Especialización del

trabajo, es preciso volver a agruparlos para coordinar las tareas. Esto se puede dar en cualquier

nivel jerárquico de la empresa, ya que sirve para atribuir y agrupar actividades diferentes a través

de la especialización de los órganos. La departamentalización generalmente se da en las grandes

organizaciones: a continuación citaremos los siguientes tipos de departamentalización:

1. Departa mentalización por productos: Agrupar las actividades de acuerdo al producto.

2. Departa mentalización Geográfica: Agrupar las actividades tomando como base el

territorio. Esto generalmente es diseñado para empresa de gran escala, para las

multinacionales o para aquellas que llevan sus actividades en zonas geográficamente

dispersas.

3. Depara mentalización funcional: Agrupar las actividades de acuerdo a las funciones a

realizar.

4. Departa mentalización por procesos: Se agrupan las actividades tomando como base el

flujo de los productos y los clientes.

 44

5. Depara mentalización por clientes: se agrupan las actividades que los empleados

atienden en común. En si la departamentalización por clientes está basado en la topología

de los clientes, las actividades se agrupan en torno a ellos, (fábrica de la línea de ropa

deportiva). P, 54, 55.

La departamentalización es combinar tareas de manera lógica y eficiente, la agrupación de

empleados y tareas para ser cumplida eficientemente, ya que esto generalmente se da en

organizaciones con más actividades y en diferentes.

2.5. Organigrama de funciones.

“Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa

u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus

niveles jerárquicos, línea de autoridad y asesoría”. (Fleitman, 2000, p. 246). De hecho en base al

estudio realizado cabe destacarse que un organigrama es un esquema que se encarga de representar

la estructura organizacional de una empresa o de cualquier otra institución. El organigrama permite

conocer gráficamente las relaciones y responsabilidades que están involucradas para la operación

de dicha empresa.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la

estructura total de la empresa, toda organigrama tiene el compromiso de cumplir con los siguientes:

tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar y debe contener únicamente los elementos

indispensables.

Tenemos también la siguiente definición que menciona que: “el organigrama es

una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando),

 45

relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación". (Ferrel, Hirt, Adriaenséns,

Flores & Ramos, 2004, p. 243); por consiguiente la definición a continuación también indica que

un:

Organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una

organización o empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial administrativa,

política etc., en la que indica y muestra, en forma esquemática la posición de las áreas que

la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de

comunicación y se asesoría. (Ascaribay & Auquilla, (2014), p. 2).

Además en un organigrama se asigna autoridades y marca jerarquías, para que se tenga una

mejor coordinación y practicidad en la comunicación interna de la organización. El organigrama

tiene como objetivo presentar de forma clara y objetiva y directa la estructura jerárquica de la

empresa. Ayuda la división interna, y también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras

entre la empresa y agentes externos, como proveedores y socios. La visualización de cargos desde

los directores hasta los empleados de bajos rangos, es la mejor visualización de los cargos

ocupados por cada uno permitiendo que se sepa a quién está conectado jerárquicamente el

empleador, facilitando de esta manera los procesos dentro la empresa.

Se define que el organigrama es un modelo gráfico que representa, entre otras cosas la

forma en que se han agrupado las tareas, actividades o funciones en una organización. El

organigrama grafica las áreas o departamentos y da una visión global de la organización, permite

comparar ésta con otras y aclara rápidamente las incongruencias, como las fallas de función,

duplicación de actividades y otras.

 46

2.5.1. Tipos de organigramas.

Teniendo en cuenta que los organigramas son de mucha importancia y utilidad para

empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., todos aquellos que

participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de

organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.

Existen diferentes tipos de organigramas, entre los cuales citaremos los siguientes:

a) Por su naturaleza: este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Microadministrativo, corresponden a una sola organización, y pueden referirse a

ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

 Macroadministrativo, involucran a más de una organización o una organización

con más sucursales.

 Mesoadministrativos, consideran una o más organizaciones de un mismo sector

de actividad o ramo específico.

b) Por su finalidad: este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

 Informativo, de denomina de este modo a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir como información

accesible a personas no especializadas.

 Analítico, este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de

información que presentada permite la ventaja de la visión macro o global de la

misma.
 47

 Formal, se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su

aprobación.

 Informal, se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

c) Por su ámbito: en este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

 Generales, contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

 Específicos, muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

d) Por su contenido: este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Integrales, son representantes gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

 Funcionales, incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de

las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para

capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

 De puestos, plazas y unidades, indican las necesidades en cuanto a puestos y el

número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se

incluyen los nombres de las personas que las ocupan.

e) Por su presentación o disposición gráfica: este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:
 48

 Verticales, presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del

titula, en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma

escalonada.

 Horizontales, despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular

en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas,

en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas

horizontalmente.

 Mixtos, este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales

para ampliar las posibilidades de traficación.

 De bloque, son una variante de los verticales y tiene la particularidad de integrar

un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura,

permiten que aparezcan unidades ubicados en los últimos niveles jerárquicos.

 Circulares, en este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de

los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro

hacia los extremos, y el último círculo, es decir, el más extenso, indica el menor

nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un

mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen

las figuras. (Ascaribay & Auquilla, (2014), p. 7-17).

Analizando los distintos tipos de organigramas, en el presente trabajo académico se utiliza

el organigrama estructural funcional porque incluye las principales funciones que tienen asignados

los cargos, la especialización de funciones para cada tarea, ya que permite una mejor supervisión

técnica posible, se desarrollan comunicación directa sin intermediarios según sus características la
 49

estructura funcional se aplica con mayor facilidad a cualquier tipo de organizaciones ya que tiene

ventajas que permite dividir el trabajo de una manera eficiente y evitar confusiones, facilitando a

los empleados de la organización saber cuál es o será su rol.

2.6. Manuales de funciones.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación

y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la

información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,

sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como instrucciones y lineamientos

necesarios para que desempeñe mejor sus tareas”. (Benjamín, 2009, p.244).

Los manuales de funciones representan un guía práctica que se utiliza como herramienta

de soporte para la organización y comunicación que contiene la información ordenada y

sistemática, en el cual se establecen con claridad los objetivos, normas, políticas y procedimientos

de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr la eficiente administración.

Permite comprender así mismo las responsabilidades que les corresponden a la dirección o

gerencia o jefatura de menor nivel, posibilitando la comprensión total de los mismos con facilidad;

por tal razón la siguiente definición nos menciona que:

Es necesario describir un cargo para conocer su contenido. La descripción del cargo es un

proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian

de los demás cargos de la empresa, es la enumeración detallada de las funciones o tareas

del cargo. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de

los deberes y las responsabilidades que comprende. (Chiavenato, 2001, p. 0).

 50

En síntesis todo tipo de empresas ya sean grandes medianas o pequeñas deben tener un

manual de funciones, para llevar el control sobre las tareas que debe desempeñar cada uno de los

colaboradores dentro de la organización. Ya que un manual engloba el análisis y descripción de

los diferentes cargos, herramientas que originan la eficiencia de la administración de los recursos

humanos y permiten establecer normas de coordinación entre cargos y puestos; por lo mismo la

siguiente definición nos indica lo siguiente:

Un manual es el conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las

políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie

de actividades, traducidas a un procedimiento determinado indicando quién lo realizará,

que actividades han de desempeñar y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma

tal, que constituye una guía para el personal que ha de realizarlas. (Gómez, 1997, p. 18).

También el manual de funciones, facilita la información para la toma de decisiones,

organiza eficazmente el trabajo, comunica al ocupante de un cargo sus funciones y

responsabilidades, informa a los jefes sobre las labores de los cargos que están bajo su supervisión,

proporciona a cada colaborador un mayor conocimiento de su rol dentro la empresa, todo esto para

evitar confusiones en los puestos laborales y trabajar de forma ordenada cada quien en su puesto

de trabajo correspondiente.

2.7. Asociaciones.

Una asociación es una persona jurídica que se constituye mediante acuerdo de tres o más

personas físicas o jurídicas legalmente constituidas, que se comprometen a poner en común

conocimientos, medios y actividades para conseguir unas finalidades lícitas, comunes, de

interés general o particular, y que se dotan de los estatutos que rigen su

 51

funcionamiento.(https://sooluciona.com/diferencias-entre-asociacion-y-organizacion/

visitado el 20-04-2020 a las 15:30).

Las asociaciones son agrupaciones o conjunto de personas constituidas para realizar una

actividad colectiva de manera estable, están organizadas democráticamente, sin ánimo de lucro e

independientes. Están formadas por varias personas, están sujetas a las normas establecidas en sus

estatutos, se crean con la finalidad en particular o general que comparten las personas que se

asocian, todas las personas socias tienen los mismos derechos y deberes.

Por lo general, el concepto de asociación se utiliza para mencionar a una entidad sin ánimo

de lucro y gestionada de manera democrática por sus socios, con el propósito de desarrollar

actividades comerciales destinando el beneficio a la obra social. (Pérez & Gardey, 2014,

https://definición.de/asociación/ visitado el 18-04-2020 a las 17:50).

De esta forma las asociaciones se constituyen como organizaciones privadas que pueden

perseguir fines sociales, de interés para la sociedad o solo particulares, este derecho tiene su origen

en la constitución que lo reconoce. En una asociación la estructura orgánica se presenta o

constituye el esqueleto de partes o niveles que la componen, en la asamblea general eligen

democráticamente a las personas quienes ocuparán el cargo dentro del directorio.

Por tanto se define que las asociaciones son la unión de personas constituidas para realizar

una actividad colectiva de manera estable, están organizados democráticamente, generalmente una

asociación nace con el fin de defender a sus miembros y son independientes.

 52

CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

En el presente trabajo académico, el marco metodológico que se desarrolla a continuación

permite conocer los conceptos necesarios para el entendimiento del desarrollo de este proyecto.

Primero se analiza e implanta el diseño metodológico, los enfoques de investigación,

instrumentos y las técnicas de recolección de datos para poder lograr con los datos estadísticos de

esta manera poder continuar con el análisis de los resultados de las encuestas e interpretarlos y

obtener los resultados de forma correcta y satisfactoria.

4.1. Diseño metodológico.

4.1.1. Enfoque de la Investigación.

El tipo de investigación del presente trabajo académico es el enfoque de la investigación

mixta, ya que según Sampieri, y Mendoza, (2008, p. 534), menciona que los métodos mixtos

representan un conjunto de procesos sistemáticos, empíricos y críticos de investigación e implican

la recolección el análisis de datos cuantitativos y cualitativos, así como su integración y discusión

conjunta, para realizar inferencias producto de toda la información recabada (metainferencias) y

lograr un mayor entendimiento del fenómeno bajo estudio. El cual permitirá el estudio con los

datos estadísticos numéricos, encuestas y también con la aplicación de entrevistas de respuestas

abiertas y registrar las características, puntos de vista, perspectivas de los participantes.

 53

4.1.2. Métodos de investigación.

Para cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos de la presente investigación

se utiliza el método deductivo, porque a partir de un muestreo representativo del personal del

APCA, se pretende analizar los resultados de la investigación para la población de estudio.

Se empieza con el diseño de la estructura de la organización, y el registro de los datos, se

procede con una análisis de lo diseñado se lo clasifica y finalmente se formula del proceso de

investigación que se llevó a cabo. Según el autor J. Ibáñez, (2015), p. 100, indica que este método

es aquel que parte de datos generales (ley general) aceptados como válidos para llegar a una

conclusión de tipo particular, es decir a consecuencias lógicas aplicables a la realidad. El proceso

deductivo no es por sí mismo suficiente para explicar el conocimiento, pero es útil especialmente

para la lógica y las matemáticas, ciencias en las cuales el conocimiento puede aceptarse como

verdadero únicamente por definición. De esta manera se cuenta con fundamentos teóricos para

analizar y proponer a la empresa estrategias que permitan una mejor gestión administrativa,

partiendo desde un análisis general para llegar a la asociación.

4.1.3. Alcance de la investigación.

El alcance de esta investigación es descriptiva y correlacional ya que según, Sampieri, R.

(2006), P. 92 indica que con los estudios descriptivos se busca especificar las propiedades, las

características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro

fenómeno que se someta a un análisis. Es decir únicamente pretender medir o recoger información

de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren, esto

es, su objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas. El cual ayudará a medir los conceptos,
 54

examinar las variables y describir con los datos que cuenta la organización para el presente

proyecto.

Correlacional porque se necesita conocer la relación entre dos o más variables en particular

midiendo la motivación y productividad de los colaboradores. Sampieri, R. (2006) p. 93, menciona

“que este tipo de estudios tiene como finalidad conocer la relación o grado de asociación que exista

entre dos o más conceptos, categorías o variables en una muestra o contexto en particular”. El cual

permite conocer o estudiar sobre la efectiva administración como variable dependiente y el sistema

de gestión administrativa como variable independiente.

4.1.4. Diseño de Investigación.

En el presente trabajo se aplica el análisis de campo y la no experimental ya que se obtiene

la información directamente del personal del APCA, la no experimental puesto que la variable es

analizada en su estado natural, observando hechos tal y como se presentan en su realidad. En tal

sentido según los autores Palella y Martins, (2010, p.87) definen “como investigación no

experimental, aquel que se realiza sin manipular en forma deliberada ninguna variable”. Por lo

tanto en este diseño no se construye una situación específica sino que se observa lo existente.

4.1.5. Técnicas e instrumentos de la investigación.

Las técnicas de recolección de información que se emplea son los siguientes:

a) Fuente de información primaria; Como fuente primaria se aplica la técnica de la

encuesta al personal de la asociación y la entrevista al presidente del APCA, aplicar

y analizar con base en los criterios estudiados y lograr plasmar conocimientos en el

presente documento.
 55

b) Fuente de información secundaria; se emplea la recolección de información en

base a libros, revistas científicas, páginas web, INE y de esta manera se recaba la

información útil y necesaria para la aplicación en el presente proyecto de

investigación.

4.1.6. Población y muestra.

4.1.6.1. Población.

El estudio se realiza en la asociación APCA localidad de Apolo provincia Franz-Tamayo

del departamento de La Paz, tomando en cuenta a todo el personal administrativo de la

organización como la población que está compuesto por ocho personas quienes se encargan de la

administración de dicha institución.

4.1.6.2. Muestra.

Debido a que la población es pequeña (finita), compuesto por ocho personas la muestra

será no probabilística y no es necesario la realización de un muestreo, ya que la investigación se

realiza a toda la población. Por lo tanto se consideran a las 8 personas de la población para obtener

los datos requeridos.

4.1.6.3. Variables.

a) variable dependiente:

Como variable dependiente de la organización es la: efectiva administración.

b) Variable independiente.
 56

La variable independiente de este presente trabajo de investigación es: el sistema de gestión

administrativo.

c) Objeto de estudio:

El objeto de estudio del presente trabajo académico es la: Asociación de Productores de

Café Apolo- APCA.

 57

CAPÍTULO IV
MARCO REFERENCIAL
3.1. Diagnóstico de la situación actual de la organización.

3.2. Antecedentes Generales.

La Asociación de Productores de Café Apolo (APCA), es una organización de pequeños

productores, que integra a productores de café de 19 comunidades del Municipio Apolo. Se

constituye como organización el 31 de enero de 1998, en el II Congreso de la Federación Única

de Trabajadores Campesinos de Apolo con la participación de 18 comunidades que se encuentran

dentro el Área Protegida Madidi y en su zona de amortiguación. Adquieren su personería jurídica

mediante resolución RAP N° 0530 en fecha 11 de noviembre de 1999. Las políticas nacionales de

manejo de áreas protegidas, le obligan a buscar formas de aprovechamiento sostenible dentro los

parques, condición que la APCA cumple con la orientación en la producción, productividad,

calidad y estabilidad de la oferta de café como medio para asegurar el desarrollo de una producción

ecológica y sostenible, manteniendo la calidad inherente propia de la zona de producción que

permitirá mejorar los niveles de precio sosteniendo el concepto de calidad de café especial, APCA,

a través de las intervenciones realizadas por sus proyectos, demostraron que Apolo Madidi es

una región que ofrece las condiciones ecológicas para producir un café de altura (1400 a 1850

msnm.) con un alto valor a la taza, demostrados y acreditados en diferentes eventos y cataciones,

llegando a obtener el segundo lugar en el concurso nacional de Cafés Especiales “Catando el

Pico de la Montaña”, en septiembre de 2003. Con ello se pudo posicionar al Café Madidi

entre uno de los primeros a nivel nacional y consolidarse en un mercado local a través de una

venta directa en la red de cafeterías “Alexander Coffee”, con precios que superan la bolsa de

New York.
 58

Así, a tal efecto se muestra la “Metodología para la obtención de un producto propio de

áreas protegidas, Caso Café Madidi Azul-Parque Nacional Madidi”. Con este trabajo se

establecieron las bases conceptuales y prácticas para la obtención de un producto de áreas

protegidas” denominada CAFÉ MADIDI AZUL, a mercados con mayores niveles de

exigencias a la taza y valores agregados. También se pudo establecer su identidad corporativa,

reflejada en su desarrollo organizacional y prestigio en la gestión y administración de recursos,

complementada con experiencias de gestión de marca y atención al cliente.

3.3. Evolución de la organización.

APCA se inició en 1998 como asociación de productores. En el 2003 contaba con 136

Socios de 10 Comunidades y otros 119 pre-afiliados en 8 comunidades. El número de socios

activos ha sido cambiante, dependiendo también de las expectativas de comercialización del café.

Como consecuencia de la firma del contrato de venta con Alexander Coffee, el número de socios

activos ha llegado en el 2005 a aproximadamente 154 y se tiene prevista la incorporación de

nuevos socios e 5 comunidades en las posteriores gestiones.

3.4. Misión.

Consolidar una organización fortalecida y capacitada, con infraestructura y equipamiento

adecuado, logrando productos de calidad certificada.

3.5. Visión.

Mejorar la calidad de vida de los miembros del APCA (la familia) a través de la venta de

productos de alta calidad a mercados nacionales e internacionales logrados con infraestructura

 59

apropiada, capacitación de gestión propia, procesos de integración y crecimiento continuo,

respetando sus valores.

3.6. Valores Institucionales del APCA.

o Respeto, A los miembros y nuestras familias, sin discriminación de género,

generacional y de cultura

o Responsabilidad, con los compromisos objetivos de la institución (participar, ser

cumplido, ejemplo para los demás y nuestros hijos.

o Compañerismo, con los miembros (ayudarse en todo momento).

o Confianza, entre todos los miembros (con los dirigentes para dialogar).

o Honestidad, en todo momento (ama sua, ama quella, ama llulla).

3.7. La Organización.

El directorio es el órgano ejecutivo y de representación de la Asociación de Productores de

Café Apolo-APCA y sus miembros son elegidos mediante la votación directa de acuerdo a la

convocatoria emitida por el comité electoral en un tiempo de gestión de dos años, el directorio es

conformada bajo los principios de equidad de género de la siguiente manera:

- Presidente (a); ejerce en la representación legal de la asociación, dirigir asambleas

generales ordinarias y extraordinarias también examina los arqueos de cajas en cualquier

momento, presentar el informe mensual de las actividades de la asociación, firmar

contratos de compra y venta de productos, gestionar recursos económicos y financieros

para proyectos productivos y otros que están estipulados en el estatuto de la organización.

 60

- Vicepresidente (a); se encarga de velar por buena conducción de las actividades de la

asociación, controlar el movimiento económico en el buen uso de los bienes muebles e

inmuebles, exigir cumplimiento de los programas de trabajo a las diferentes comisiones

asignadas, coadyuvar y representar en todas la tareas al presidente en su ausencia.

- Secretario (a) de Actas; tiene la responsabilidad de llevar ordenadamente y con todas las

formalidades necesarios todos los archivos inherentes a la asociación, redactar y firmar

toda la correspondencia conjuntamente con el presidente llevando su respectivo control de

documentos, informar al directorio oportunamente de las actividades realizadas y por

realizarse, asistir a todas las asambleas y eventos de importancia, controlar la asistencia

del directorio y los asociados.

- Secretario (a) de Hacienda; cumple con el registro de inventario de todos los bienes

muebles e inmuebles de la asociación, llevar movimiento económico y contable, manejar

cuentas bancarias, caja chica y todo tipo de trámites referidos al manejo de los recursos

financieros de la asociación, manejar fondos y firmar juntamente con el presidente órdenes

de pago, contratos de pagos, comprobantes de ingreso, egreso en caso de cheques, elaborar

con los demás miembros del directorio el presupuesto de la gestión y todas funciones

estipuladas en el estatuto.

- Secretario (a) Vocal; debe reemplazar a cualquiera de los miembros del directorio de la

asociación, cumplir con las tareas asignadas por el directorio, asistir e informar a todas las

asambleas y eventos de la asociación. Fuente de información (Estatuto Orgánico de la

asociación APCA).

Para lograr la alta calidad que caracteriza al Café Madidi y el funcionamiento de la

asociación, los socios prestan una serie de servicios internos no pagados como la inspección
 61

interna para la certificación orgánica, el pre beneficiado (en algunos casos los responsables ya

reciben un pago, en otros no), la catación y las relaciones comerciales. Los responsables de estas

funciones esenciales para el negocio reciben capacitación por parte del personal pagado por el

proyecto y en capacitaciones externas. Se considera que en este momento APCA no podría

manejar su negocio sin el apoyo del proyecto BIAP-SERNAP porque no tiene capacidades propias

suficientes en administración, gerencia y comercialización principalmente.

3.8. Socios.

Los socios son los productores de café que cultivan entre 0,2 a 0,5 ha (promedio) de café.

También cultivan otros productos para el consumo y la venta en el mercado local como yuca,

cítricos, maíz, coca y otros.

Por la inequitativa distribución de la tierra en la región y las asimetrías de poder económico

y político, los pequeños productores han estado tradicionalmente excluidos de los mercados

nacionales del café y de otros productos agrícolas. Aún en la actualidad los sistemas de

comercialización tradicionales, monopolizados por comerciantes y hacendados, han impedido que

los grupos de pequeños productores accedan a los mercados del café en condiciones más

ventajosas. Ello ha desmotivado a los productores de la región, que han optado por abandonar de

manera masiva grandes extensiones de cafetales que pueden ser recuperados en el futuro.

En el siguiente cuadro se puede observar la cantidad de los socios por comunidad

pertenecientes al APCA, ya que nos da un total de 218 integrantes de 20 comunidades.

 62

Tabla 1: Nomina de socios - APCA

SOCIOS COMUNIDADES

14 Puchahui

10 Miraflores

10 Suturi

6 Muiri

9 Chirimayo

10 Promero de Mayo

7 Lluscamayo

6 Chipiluzani

10 Asichagua

9 Machua

10 Santa teresa

5 Raviana

18 Mohima

9 Pata

9 Buena Vista

10 Nogal

30 San Pedro

14 San Luis

12 Chuchico

10 Chiara Araña

218

Fuente: Elaboración propia

 63

3.9. Clientes y Proveedores.

Aunque la APCA tiene varios años de existencia, sus relaciones comerciales han sido

esporádicas hasta la firma del contrato con Alexander Coffee. En la actualidad es el único cliente

de la APCA que le compra toda su producción.

APCA es miembro de la Federación de Cafetaleros Exportadores de Bolivia (FECAFEB),

de la Asociación de Organizaciones de Productores Ecológicos de Bolivia (AOPEB) y del Comité

Coordinador de Organizaciones Económicas Campesinas (CIOEC). Estas membresías aportan

beneficios como la capacitación y asesoría en aspectos organizativos y administrativos. Asimismo,

ayudan a mejorar el acceso a mercados y a eventuales negocios de exportación.

3.10. Mercado Nacional.

El mercado nacional de café en Bolivia absorbe anualmente cerca de 45.000 sacos de 60

kg de café (2,7 mio de kg) en su mayoría café torrado de baja calidad.

En los últimos años, se ha desarrollado un pequeño segmento de mercado para cafés de

calidad y cafés orgánicos que se concentra en las ciudades de La Paz y Santa Cruz. La

comercialización de estos cafés se realiza en algunos supermercados, tiendas de productos

ecológicos y naturales (Súper Ecológica, Irupana), hoteles de cinco estrellas y en cafés que sirven

la bebida y venden también café para llevar (Alexander Coffee).

Estos últimos se constituyen en el segmento de mayor exigencia de calidad y de precio; en

el caso de Alexander’s el precio por café oro verde de 1,30 US$/libra puesto en La Paz, frente a

los 0,3 a 0,6 US$ por café no seleccionado convencional. El precio de Alexander es comparable
 64

con el precio de mercados internacionales de cafés especiales y del mercado solidario

internacional.

No existen en este momento datos estimados de volumen de este mercado nacional, pero

tiene una participación marginal, considerando que Alexander’s como un comprador grande con

varios puntos de venta y cafés no compra más de 250 qq/mes, un total de 138.000 Kg/año

equivalente a 5% del consumo nacional. (Plan de Fortalecimiento Institucional de APCA, 2002,

p. 16)

3.11. Aspectos productivos.

3.11.1. Producción de Café.

Con seguridad, el café en Apolo fue introducido por las misiones franciscanas en la

época colonial. En los primeros años de la República, el café de Apolo ya era conocido como “el

mejor café del mundo”, actualmente la mayoría de las poblaciones del municipio, con excepción

de las comunidades del río Beni, cultivan el café criollo o también denominado “silvestre”, que en

muchos casos su multiplicación se realizó a través de plantas de café en el monte.

Después de la coca, el café es sin duda la segunda fuente de ingresos para los agricultores

de Apolo. A inicios de los años 2.000 el quintal de café era vendido entre Bs.80 y100 en Santa

Cruz del Valle Ameno y Apolo a rescatistas que luego lo comercializaban en La Paz.

Actualmente, y gracias al importante apoyo técnico y financiero del Servicio Nacional de Áreas

Protegidas, a través de la Asociación de Productores de Café de Apolo –APCA el precio del

quintal de café de primera calidad supera los Bs. 800, y la Asociación cuenta con un Convenio

de Comercialización con la empresa Café Alexander de La Paz que paga un precio superior al

promedio para el café de calidad de los productores de APCA.

 65

La producción de café en Apolo no está únicamente en manos de los miembros de APCA,

existen una cantidad indeterminada pero importante de productores en las diversas comunidades

de Apolo que no están afiliados y que aún producen y comercializan a través de sus propios medio

sin contar con ningún tipo de asistencia técnica. Esto es evidente en las comunidades de San

Fermín y Cocos Lanza quienes están más directamente vinculados con el lado peruano. En estos

casos, la producción de café tiene bajos rendimientos (inferiores a los 15 qq/ha), calidad y

precios bajos que inciden en bajos ingresos para el productor.

3.12. Servicios que ofrece.

El servicio que brinda en la población de Apolo es en una pequeña cafetería, donde el

producto recién molido es vendido a pobladores y visitantes. La carta ofrece desde un clásico

capuchino hasta uno con licor de naranja.

Después de conocer su historia, disfrutar una taza de este café, se adquiere un nuevo sentido

que trasciende el placer de su sabor para convertirse en una experiencia con aroma a vida.
 66

CAPÍTULO V
MARCO PRÁCTICO

El presente capítulo tiene como objetivo principal presentar los resultados obtenidos a

partir de la aplicación de encuestas y entrevistas realizadas a los diversos actores de la asociación

APCA, involucrados, quienes decidieron a participar y colaborar para la realización del presente

trabajo académico.

De acuerdo a lo establecido una vez que la información estuvo recopilado, el análisis de la

información se formuló simplificando, clasificando y seleccionando los datos para luego ser

presentados de diversas formas como las tablas, gráficas, porcentajes y en forma descrita.

5.1. Objetivos a alcanzar:

 Recopilar información necesaria de la asociación APCA.

 Formular encuestas dirigido al personal de la asociación.

 Formular entrevistas dirigido para el presidente de la asociación.

 Realización de las encuestas y entrevistas.

 Realizar vaciado de todos los datos y el respectivo análisis de los mismos.

5.2. Cuadro de consistencia de las encuestas.

 67

Tabla 2: Consistencia de encuestas.

PREGUNTA OBJETIVO DE LA A LOS OBJETIVOS

PREGUNTA ESPECÍFICOS QUE
CORRESPONDE

Se desea conocer cuanta Ayuda a alcanzar al objetivo

1. Sexo cantidad del personal son de de recabar información de la
sexo masculino y cuantas asociación.
personas de sexo femenino.

Se pretende analizar al Ayuda a alcanzar al objetivo

2. Rango de edades personal de la organización de recabar información de la
de qué edades son y la asociación.
cantidad.

3. ¿Usted conoce la
misión, visión de la Se desea conocer cuántas Brinda la información sobre
organización? personas de los que se va a el análisis interno de la
encuestar conocen su organización.
misión, visión y valores.

4. ¿La organización
cuenta con Se desea conocer si la Información para el logro
departamentos y áreas organización cuenta con del objetivo del diseño de la
definidos? áreas y departamentos estructura organizacional.
definidos.

5. ¿Cuentan con un
organigrama Se desea analizar que si la Información para el logro
establecido? institución tiene un del objetivo del diseño de la
organigrama establecido. estructura organizacional.

6. ¿Cuentan con
manuales de funciones Se desea conocer si la Con la información se
establecidos? organización cuenta con logrará diseñar un manual de
manuales de funciones funciones.
establecidos.

7. ¿Conoce usted las

políticas y/o normas de Se desea conocer que si el La información ayudará con
la organización? personal de la organización el análisis interno y externo
conoce las políticas. de la organización.
 68

8. ¿Las políticas están

establecidas en el Se desea conocer que si las Ayudará para análisis
manual de funciones? políticas están establecidas interno y externo sobre la
en sus manuales de institución.
funciones.

9. ¿Conoce usted si hay

controles para medir el Se desea analizar si hay Ayudará en el planteamiento
cumplimiento de su control para medir el de mecanismos de control y
desempeño? desempeño de los seguimiento en la
trabajadores de la organización.
institución.

10. ¿Qué tipo de controles

existen para medir el Se desea conocer si hay Ayudará en el planteamiento
cumplimiento de su controles para medir qué de mecanismos de control y
desempeño? tipo de controles hay. seguimiento en la
organización.

Fuente: Elaboración propia del autor.

5.3. Presentación y análisis de los resultados de la encuesta.

De acuerdo a las encuestas realizadas al personal de la asociación APCA, ubicado en la

localidad de Apolo provincia Franz-Tamayo (ver anexo No. 2). En el presente trabajo de académico

de observan los resultados de las encuestas realizadas al personal de la asociación APCA, los

cuales presentan datos que se presentan a continuación:

Tabla 3: Encuesta referido al sexo de la población.

1. Sexo Respuestas Porcentaje

Masculino 8 100%

Femenino 0 0%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 69

Grafico 2: Encuesta sobre sexo de la población.

Sexo
0%

100%

masculino Femenino

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Según los datos de la tabla referida al sexo del personal de la

organización que un 100% son de sexo masculino, implica que en dicha institución por el momento

cuentan con la presencia de trabajadores masculinos.

Tabla 4: Encuesta sobre rango de edades.

2. Edades Respuestas Porcentaje

20-20 0 0%

30-40 3 38%

40-50 4 50%

Más de 50 1 13%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia

 70

Grafico 3: Encuesta rango de edades.

Edades
0%

13%

38%

50%

20-20 30-40 40-50 Mas de 50

Fuente: Elaboración propia

Interpretación y análisis: Se puede observar en la tabla que un 38% de las personas

encuestadas tienen edades de 30 a 40, un 50% del personal se encuentran entre 40 a 50, y un 13%

de 50 años para adelante, cabe destacarse que el personal de la organización cuenta con personal

de una mayoría de edades entre 40 a 50 años de edad, lo cual implica que en dicha asociación los

empleados con más experiencias y conocimientos para de esa forma poder llevar las actividades

enfocados a la parte administrativa de la organización.

Tabla 5: Encuesta sobre la misión y visión.

3. ¿Usted conoce la misión, visión y valores de la

Respuestas Porcentajes
organización?

Si las conocen 6 75%

No las conocen 2 25%

Total 8 100%
Fuente: Elaboración propia.
 71

Grafico 4: Encuesta referido a la Misión y Visión organizacional.

¿Usted conoce la misión, visión y valores de la

organización?

25%

75%

Si las conocen No las conocen

Fuente: Elaboración propia

Interpretación y análisis: La mayoría de las personas encuestadas según que se observa

el 75% respondieron con que sí conocen la identidad organizacional, implica que la mayoría están

identificados con la asociación y por otra parte se evidencia que el 25% desconocen el mismo,

se puede decir que el personal de la organización no están en su totalidad identificados con la

filosofía institucional lo cual puede ocasionar algunos inconvenientes para el cumplimiento de los

objetivos.

Tabla 6: Encuesta referido a la estructura organizacional.

4. ¿La organización cuenta con departamentos y

áreas definidos? Respuestas Porcentajes

Si cuenta 1 12,50%

No cuenta 7 87,50%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 72

Grafico 5: Encuesta referido a la estructura organizacional.

¿La organización cuenta con departamentos y

áreas definidos?

12,50%

87,50%

Si cuenta No cuenta

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Según los resultados de la pregunta número 4 y tomando en

cuenta la población total se tiene que el 87,5% indicaron que la organización no cuenta con áreas

y departamentos definidos y por otra parte una minoría que es el 12,5% dice que sí cuentan con

áreas definidas, en tal sentido se puede decir que casi todo el personal de la organización

mencionan que no cuentan con departamentos y áreas definidos para la institución esto debido a

que no tienen formalizados su estructura organizacional.

Tabla 7: Encuesta sobre el organigrama.

5. ¿La organización cuenta con un organigrama

establecido? Respuestas Porcentajes

Si 0 0%

No 8 100%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 73

Grafico 6: Resultados de la encuesta pregunta nro. 5

¿La organización cuentan con un

organigrama establecido?
0%

100%

Si No

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Se observa según datos de la tabla que el 100% de la población

encuestada mencionan de que no cuentan con un organigrama establecido para la organización, y

por tal razón es necesario una estructuración y su respectiva formalización de esta manera poder

brindar una mejor coordinación en las actividades y funciones de los trabajadores en la asociación

y así logren con el cumplimiento de sus objetivos.

Tabla 8: Encuesta sobre el manual de funciones.

6. ¿Cuentan con manuales de funciones

Respuestas Porcentajes
establecidos?

Si 0 0%

Si, de forma empírica 6 75%

No 2 25%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 74

Grafico 7: Resultado de la encuesta pregunta nro. 6.

¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

0%

25%

75%

Si Si, de forma empírica No

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Según los resultados de la tabla se puede observar que el 75%

de los encuestados mencionan que cuentan con manuales de funciones pero de forma empírica y

un 25% mencionan que no tiene establecidos, de acuerdo a estos datos se dice que sus manuales

de funcione no están formalizados ni establecidas para la organización lo que demuestra y existe

una necesidad del mismo para esta manera los trabajadores en esta organización puedan llevar sus

respectivas funciones ordenadamente y cumplir con las actividades correspondientes.

Tabla 9: Encuesta sobre el conocimiento de políticas organizacionales.

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la

Respuestas Porcentajes
organización?

Si conocen 5 62,50%

No conocen 3 37,50%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 75

Grafico 8. Resultado de la encuesta pregunta nro. 7.

¿Conoce usted las políticas y/o normas de la

organización?

37,50%

62,50%

Si conocen No conocen

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Según los resultados de la tabla se observa que el 62,5% de los

encuestados conocen las políticas de la organización y por otra parte el 37,5% desconocen, de

acuerdo a estos datos se dice que la mayoría del personal de la institución cumple sus obligaciones

en base a las normas internas pero también se evidencia que aunque en menor proporción no tienen

conocimiento sobre las políticas y normas de dicha asociación esto debido a la poca información

y conocimiento institucional y su formalización de manuales de funciones.

Tabla 10: Encuesta sobre si las políticas están establecidas.

8. ¿Las políticas están establecidas en el manual de Respuestas Porcentajes

funciones?

Si están establecidas 0 0%

No están establecidas 8 100%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia.

 76

Grafico 9. Resultado de la encuesta pregunta nro. 8.

¿Las políticas estan establecidas en el manual de

funciones?
0%

100%

Si estan establecidas No estan establecidas

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: La mayoría del personal encuestado en un 100% de la población

mencionaron que no tienen establecidas las políticas en el manual de procedimientos, de esta

manera cabe destacarse que tampoco cuentan con un manual de procedimientos administrativos,

en tal sentido se puede decir que la organización necesita establecer las políticas ya que de esta

forma aplicarlas como corresponde.

Tabla 11: Encuesta sobre el conocimiento de controles de desempeño.

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el

Respuestas Porcentajes
cumplimiento de su desempeño?

Si conocen 6 75%

No conocen 2 25%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia

 77

Grafico 10. Resultado de la encuesta pregunta nro. 9.

¿Conoce usted si hay controles para medir el

cumplimiento de su ddesempeño?

25%

75%

Si conocen No conocen

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Se puede observar que el 75% de la las personas encuestadas

indican que sí conocen el control sobre su desempeño y una minoría que corresponde al 25%

desconocen del mismo, se dice que la mayoría del personal de la organización tiene conocimiento

del tipo de controles que existen para el cumplimiento de sus actividades, pero por otra parte hay

trabajadores que no tienen conocimiento sobre el control lo cual implica que tienen un desempeño

laboral con poca efectividad, es decir no hay cumplimiento en su totalidad de sus funciones.

Tabla 12: Encuesta sobre controles de desempeño.

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el

Respuestas Porcentajes
cumplimiento de su desempeño?

Reportes 6 75%

Indicadores 0 0%

No conocen 2 25%

Total 8 100%

Fuente: Elaboración propia

 78

Grafico 11: Resultado de la encuesta pregunta nro. 10.

¿Qué tipo de controles existen para medir el

cumplimiento de su desempeño?

25%

0%

75%

Reportes Indicadores No conocen

Fuente: Elaboración propia.

Interpretación y análisis: Se observa que de acuerdo a la tabla en la décima pregunta el

75% del personal conoce sobre la medición de su desempeño laboral y por otro un 25% no conocen

el mismo, lo cual implica que los empleados de la organización tienen el conocimiento sobre el

tipo de controles para la medición del cumplimiento de sus funciones que son mediante los reportes

mensuales que controlan de acuerdo a las actividades y logro de objetivos.

5.4. Presentación de resultados de la entrevista.

La entrevista se realizó directamente al presidente de la asociación APCA, (ver anexo No.

3), quién es la máxima autoridad de dicha organización y los resultados obtenidos se muestra en

la siguiente tabla:
 79

Tabla 13: Respuestas de entrevista realizada.

PREGUNTAS RESPUESTAS

Una de las razones para crear APCA fue el precio del café que
1. ¿Cuál es la razón por la que
era muy inconveniente, ahora ya estamos enfocados en la
fue creada la asociación? calidad del producto y de esta forma comercializar a un precio
relativamente ya mucho mejor y aceptable.

2. ¿Con cuanta cantidad del

personal cuenta la asociación En el área administrativa los encargados son ocho personas.
en el área administrativa?
3. ¿Cómo administran los
Los recursos humanos son capacitados de esa manera logran el
recursos humanos y cumplimiento de sus funciones y control de materiales es
materiales? mediante los inventarios

4. ¿Cuáles son las iniciativas Es mediante la mejora en la calidad de nuestros productos, café
para el logro de sus objetivos de alta calidad con mecanismos de la capacitación al personal,
estratégicos? lanzamiento del café madidi a nivel nacional, registro de marca
de café.
5. ¿Cómo controlan al personal
de la asociación para el Controlamos mediante planillas y registros de control manuales
cumplimiento de su ya que de esa forma llevamos los datos actualizados bajo un
desempeño? documento físico.

6. ¿Con cuantas áreas o En nuestra institución no tenemos áreas o departamentos

departamentos cuenta la definidos o establecidos, contamos con nuestra sede central que
organización? es para todo tipo de ocasión.

7. ¿El manual de funciones y

La organización no cuenta con manual de funciones, por lo
procedimientos están mismo necesitamos con documento donde tengamos claro
establecidas?
nuestras funciones.

8. ¿El personal tiene

conocimientos sobre sus El personal tiene conocimientos de sus funciones de forma
funciones? empírica ya que no están establecidos o formalizados.

9. ¿Existe algún inconveniente

en el área administrativa de la No estamos formalizados en el área administrativa pero hasta el
asociación? momento ahí la llevamos como podamos.
10. ¿Estaría de acuerdo con
Sí, porque es necesario en nuestra institución contar con
aplicar una gestión
administración ya que muchas veces hace falta así poder llevar
administrativa en caso de que un control económico.
 80

se lo presente como una

propuesta?

Fuente: Elaboración propia.

Análisis: Tomando en cuenta los resultados del entrevista realizada al presidente de la

asociación APCA, se observa que dicha institución no cuenta y no están formalizados en el área

administrativa, no hay una estructura organizacional definida por lo tanto no hay áreas ni

departamentos establecidos, no cuentan con manuales de funciones, por tal razón no hay

formalidad en la administración de la asociación. Por tal motivo solicitan el diseño de un sistema

de gestión administrativa para dicha organización que será útil y necesario para un mejor control

del área administrativa y recursos humanos y materiales tanto económicos.

5.5. Análisis FODA asociación APCA.

A este análisis se aplica una herramienta para la formulación y evaluación de estrategias

en la organización APCA, es la matriz FODA esta matriz está compuesta por dos elementos que

son factores internos y externos las cuales se desarrollan a continuación:

5.5.1. Factores internos.

a) Fortalezas:

 F1: Producción de café orgánico de alta calidad.

 F2: Compromiso del personal administrativo para desarrollar nuevos proyectos

 F3: Capacitación constante del personal.

 F4: Firma de contrato con café Alexander.

b) Debilidades:
 81

 D1: Poco personal en el área administrativa.

 D2: Estructura organizacional informal.

 D3: Poco conocimiento en sus funciones del personal administrativa.

5.5.2. Factores externos.

c) Oportunidades:

 O1: Demanda de café en el mercado nacional.

 O2: APCA es miembro de la Federación de Cafetaleros Exportadores de Bolivia

(FECAFEB).

 O3: Posibles convenios con el estado.

d) Amenazas:

 A1: Fuerte competencia.

 A2: Perdida de recursos.

 A3. Plagas en plantaciones de café.

 82

Tabla 14: Análisis (FODA) – Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

FORTALEZAS-F DEBILIDADES-D

F1: Producción de café D1: Poco personal en el área

orgánico de alta calidad. administrativa.

F2: Compromiso del personal D2: Estructura organizacional

administrativo para desarrollar informal.
nuevos proyectos.
D3: Poco conocimiento en sus
F3: Capacitación constante del funciones del personal
personal. administrativa.

F4: Firma de contrato con

Café Alexander.

OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIA – FO ESTRATEGIA -DO

 (F1-F2-O2): Plantear  (D1-O2): Contratar personal

O1: Demanda de café en mecanismos de control y de necesario y lograr obtener un
el mercado nacional. seguimiento en el sistema mayor ingreso, ser
administrativo. reconocidos a nivel nacional.
O2: APCA, es miembro
 (F2-O3): Diseñar una  (D3-O1): a través de una
de la Federación de
estructura organizacional. estructura organizacional se
Cafetaleros Exportadores
 (F4-O2): Identificar nuevos definirá las funciones
de Bolivia (FECAFEB).
clientes a nivel nacional. específicas del personal.
O3: Posibles convenios  (D3-O3): Diseñar manual de
con el estado. funciones y procedimientos
administrativos.

AMENAZAS-A ESTRATEGIA F-A ESTRATEGIA-DA

 83

 (F1-A1-A2): Mejora  (D3-A1): Realizar

A1: Fuerte competencia. constante en la producción y capacitaciones para mejorar
fijar precios preferenciales la administración
A2: Bajos precios en la
con clientes leales. organizacional.
venta de los productos por
 (F3-A3): Mediante la  (D2-A2-A3): A través de
parte de la competencia.
capacitación constante una estructura
A3. Plagas en lograr que la producción sea organizacional se definirá
plantaciones de café. satisfactoria y de calidad. las áreas específicas y lograr
efectividad en el control
interno de la organización.

Fuente: Elaboración propia.

 84

CAPÍTULO VI
MARCO PROPOSITIVO

De acuerdo a los resultados obtenidos en el anterior capítulo se ha podido detectar las

principales falencias que se presentan en la asociación APCA, que se encuentra en su gestión

administrativa que se han detectado mediante los análisis realizados con la colaboración del

personal del área administrativa, ya que carecen de una estructura organizacional, de un manual

de funciones y procedimientos, lo que causa inconvenientes sus actividades dentro la

administración.

Por tal razón se propone diseñar una estructura organizacional (organigrama) que debe

estar acorde a las necesidades, funciones y áreas de la organización relacionando los niveles

jerárquicos con los procesos de la organización, la elaboración de un manual de funciones y manual

de procedimientos administrativos que facilite el desarrollo de sus actividades del personal, con el

manual los colaboradores podrán conocer sus funciones respectivas.

También se pretende reestructurar la filosofía de la organización donde los colaboradores

se identifiquen con la institución, conozcan cuáles son sus funciones centrales y hacia dónde

quieren proyectarse cumpliendo los objetivos de la compañía.

6.1. Planeación.

Es la etapa del proceso administrativo el cual permitirá el cumplimiento adecuado de los

objetivos mediante las estrategias planeados dentro de la organización y lograr tener una mejor

administración guiada por objetivos y procedimientos, para ello es indispensable contar con planes

que se adecuen a las necesidades de la asociación por tal razón se plantea los siguientes:
 85

6.1.1. Objetivo del sistema de gestión administrativo.

Estructurar un sistema de gestión administrativo para la efectiva administración de la

Asociación de Productores de Café Apolo – APCA.

6.1.2. Objetivos específicos de la propuesta.

 Realizar el plan de capacitación con el propósito de preparar al personal para la ejecución

eficiente de sus responsabilidades que asuman en sus puestos de trabajo.

 Plantear objetivos organizacionales de acuerdo a la misión y visión de la asociación.

 Realizar una estructura organizacional.

 Reajustar la misión y visión de la organización.

 Plantear mecanismos de evaluación y control.

 86

Grafico 12: Modelo de gestión administrativo.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA LA

Objetivos Organizacionales
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES DE CAFÉ APOLO - APCA

PLANEACIÓN

Plan de Capacitaciones

Estrucctura Organizacional

ORGANIZACIÓN Manual de funciones

Manual de procedimientos

DIRECCIÓN Misión, Visión y Valores

CONTROL Mecanismos de control

 87

6.1.3. Planeación estratégica enfocado al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

De acuerdo al estudio realizado y a las necesidades de la asociación APCA, se plantea los

objetivos organizacionales y para el cumplimiento de los mismos las estrategias que lleven hacia

el logro de todas y cada uno de los objetivos y metas que tiene como finalidad alcanzar la

organización y por lo tanto se tiene lo siguientes:

6.1.4. Objetivos organizacionales APCA.

1) Incrementar la cartera de clientes a nivel nacional.

2) Incorporar el producto a mercados internacionales con certificación de calidad.

3) Promover prácticas de fortalecimiento para los asociados en producción de calidad.

4) Buscar alianzas con otras organizaciones del entorno para crear relaciones gano-ganas en

las que ambas partes se vean beneficiados

Para el cumplimiento de los objetivos planificados de la asociación se debe propone seguir

los siguientes:

- Para el cumplimiento del incremento de la cartera de clientes, se debe empezar con la

comercialización de los productos inicialmente en los puntos estratégicos del país, por otra

parte crear una red directa para distribución a cafeterías que entreguen productos de buena

calidad hacerlo con un acuerdo a largo plazo para de esta manera mantener la

comercialización y ampliar el mercado nacional.

Otro aspecto muy importante para este punto para ser reconocidos e incrementar clientes se

propone abrir una página de Facebook exclusivamente para ofrecer productos de café Madidi

APCA. La página se empezará a actualizar mediante publicaciones diarias ya sea sobre las
 88

promociones, imágenes y toda información que llame la atención, movilice e incentive a los

seguidores a emitir comentarios y dar un like de esta forma conocer sus opiniones apoyar o no

lo que se comparta, para ello se debe elegir horarios estratégicos y se propone lo siguiente:

18:00 a 19:00; es donde se encuentra mayor participación de los seguidores

Sábados; mejor momento para compartir cosas y de obtener comentarios

- Para incorporar el producto a mercados internacionales y con certificación propia, se

propone fortalecer la comunicación y publicidad a nivel nacional e internacional, con el fin

de establecer al café de los asociados de APCA como un producto exquisito y

representativo del país para acercar a los consumidores nacionales e internacionales. Se

debe dar a conocer la calidad, procedencia, la forma de producción y de organización al

que pertenece.

Otro factor importante para la internacionalización del producto es registrar y producir un

café de marca propia, con café especial y buena taza, cuyo empaque incluya datos

originales.

Para el cumplimiento con este paso y en coordinación con el directorio de APCA se

pretende contratar un profesional eventual para realizar el seguimiento de todos los

requisitos legales para la introducción al mercado internacional de los productos de la

asociación.

Otro factor importante para la internacionalización del producto es registrar y producir un

café de marca propia especial y buena taza, cuyo empaque incluya datos originales.

Para el cumplimiento con este paso y en coordinación con el directorio de APCA se

pretende dar la responsabilidad al profesional administrador (a) para realizar el seguimiento

 89

de todos los requisitos legales para la introducción al mercado internacional de los

productos de la asociación.

- Para promover las prácticas de fortalecimiento para los asociados en producción, se

pretende capacitar a todas las familias socios pertenecientes al APCA, donde se debe

implementar un nuevo concepto en la aplicación de prácticas agroecológicas, que integra

cambios tendientes a lograr incrementos en los procesos productivos con la conservación

de los recursos y la preservación del ambiente, capacitar a los socios ayudará a la

organización a tener un buen nivel de motivación, productividad, integración y

compromiso.

Se debe implementar técnicas de todo el proceso de producción hasta la comercialización,

el secado de café con tecnología para lograr que el café pergamino tenga menores costos y

de mejor calidad.

Esta función sobre las capacitaciones lo realizarán los técnicos encargados que trabajan en

la asociación con el financiamiento de donaciones internacionales.

- Para cumplir con buscar alianzas con otras organizaciones del mismo rubro, se debe

analizar primeramente qué posibles asociaciones están interesados con este mismo objetivo

de esta forma realizar un estudio del interés de la otra parte, el propósito de hacer alianzas

es que ambas partes obtengan beneficios propios.

Para esta actividad se le dará la función que debe cumplir el coordinador de proyectos de

la asociación sobre las posibles alianzas.

 90

6.1.5. Plan de capacitaciones.

Se plantea la capacitación ya que es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado

de manera organizada y sistemática, mediante el cual el personal adquirirá o desarrollará

conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, el objetivo principal del plan de

capacitaciones es que el personal de la asociación APCA tenga conocimientos claros de lo que

implica la administración y sus respectivas funciones y mediante su aplicación logren con el

cumplimiento de sus objetivos.

6.1.5.1. Alcance del plan de capacitaciones.

El presente plan de capacitación es de aplicación para todo el personal que trabaja en la

asociación APCA, ya que es de importancia para su conocimiento sobre la administración y sus

funciones.

6.1.5.2. Objetivos del plan de capacitaciones.

- Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la organización,

funcionamiento y políticas.

- Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas de administración

especializados en su aplicación y función.

- Formar al personal del área administrativa inculcando conocimientos sobre sus funciones

y responsabilidades respectivas.
 91

6.1.5.3. Importancia de la capacitación.

Es importante la capacitación para todo el personal de la Asociación de Productores de

Café Apolo – APCA, porque se pretende impartir conocimientos sobre la administración, como

ser la estructura organizacional, los manuales de funciones y procedimientos sus responsabilidades

de cada uno, en el cual los empleados no tienen un conocimiento adecuado y por tal razón existe

dentro la organización una ineficiente administración, se pretende efectivizar la funcionalidad y

cumplimiento dentro del área administrativa de la institución de esta manera se logren el

desempeño y la productividad laboral.

6.1.5.4.Tipo de capacitación.

El tipo de capacitaciones que se plantea es la capacitación formal, ya que se pretende

impartir conocimientos administrativos a un determinado grupo de personas de la asociación

APCA con la finalidad de que estos adquieran conocimientos nuevos el cual será de beneficio para

la organización; La capacitación que se llevará a cabo es mediante talleres o seminarios.

6.1.5.5. Lugar de la capacitación.

Las actividades de la capacitación se desarrollaran en los ambientes proporcionados por la

misma organización en la sede central ubicado en la zona cotachimpa avenida las palmeras,

población de Apolo provincia Franz-Tamayo del departamento de La Paz.

6.1.5.6. Recursos para la capacitación.

 Humanos: Los conforman los participantes quienes estarán presentes en la capacitación,

el expositor especializado en la materia de administración de empresas.

 92

 Materiales. Los materiales que se utilizará están conformado por mesas de trabajo, pizarra,

data show y computadora o laptop, con los cuales se podrá realizar la capacitación

respectiva.

6.1.5.7. Temas de capacitación.

Los temas más importantes para la capacitación son los siguientes que se detallan a

continuación:

 Administración y organización.

 Organigrama.

 Importancia del manual de funciones y procedimientos.

 Importancia de la misión, visión y valores de la organización

 Conocimiento sobre sus funciones específicas de cada área.

6.1.5.8. Presupuesto de la capacitación.

Tabla 15: Requerimiento de materiales e insumos de capacitación.

PRECIO
DESCRIPCIÓN UNID. CANTIDAD TOTAL Bs.
UNITARIO
Pasajes terrestres Psje. 4 100 400,00
Alquiler Data show Unid. 1 150 150,00
Materiales (cuadernos, marcadores y lapiceras Global 200 5 1.000,00
Elaboración de materiales (hojas, volantes
Unid. 1000 5 5.000,00
cartillas y trípticos)
Alimentación y refrigerio Unid. 50 65 3.250,00
Imprevistos 0,00
TOTAL 1255 325 9.800,00

Fuente: Elaboración propia.

 93

6.1.5.9. Cronograma de capacitaciones.

Se plantea la capacitación dentro de los cuatro meses después de la culminación y su

presentación del presente trabajo académico, para su cumplimiento con el mismo se tiene el

siguiente cronograma de actividades.

Tabla 16: Cronograma de capacitación.

MES (ENERO)

DÍAS

ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Administración y organización
Organigrama
Importancia del manual de
funciones y procedimientos
Importancia de la filosofía
organizacional
Conocimiento sobre sus funciones
específicas de cada área

Fuente: Elaboración propia.

6.1.6. Planeación operativa.

En la parte operativa de asociación se plantea construir a través de los siguientes puntos los

lineamientos y asignación previa de tareas específicas, realizables para cada uno de los

departamentos y contribuir al buen funcionamiento y caminos de la asociación. En este punto de

determina los seguimientos previos a dar marcha y cumplimiento de la misión, basado en dar

puntos más específicos a la planeación estratégica a través de objetivos, estrategias que permitan

con la funcionalidad de la asociación.

 94

 Objetivos:

 Promover el aprendizaje continuo, en cada uno de los departamentos de manera que se

permita la oportunidad de transmitir unos con otros sus conocimientos siempre y cuando

no se desvíen de sus actividades y funciones.

 Promover la consolidación de reuniones constantes o pueden ser mensuales donde se

establezcan procesos de resolución de conflictos, problemas para dar seguimiento y buscar

alternativas de solución de esta forma lograr una comunicación.

 Agilizar a través de cronogramas los procesos operativos llevados a cabo por cada uno de

los jefes inmediatos de los diferentes departamentos, en función de previas asignaciones

de tareas.

 Incentivar a una mejor comunicación entre empleado y jefe inmediato, en cada uno de los

departamentos para lograr mayor eficiencia participativa y comunicativa.

 Estrategias:

 En el control y aprendizaje, se realizarán exámenes de conocimientos y evaluaciones

de desempeño anualmente, donde se obtendrá resultados necesarios para la asociación

y contar con personal competente.

 Se propone para mantener informado a todo el personal sobre cualquier promoción o

ejecución de actividades dentro y fuera de las instalaciones, contar con paneles de

comunicación, correos informativos, que tendrán responsables directos.

 Aplicar toma de decisiones y liderazgo, al momento de tener que agilizar ciertas

actividades, será el jefe inmediato quien promoverá los cambios y establecerá nuevos

rumbos de ejecución si así lo requiere.

 95

 Para lograr la comunicación se deberá promover las reuniones constantemente o

mensualmente donde se permita aportar ideas y sugerencias por cada uno de los

empleados además se debe estar siempre abiertos a la crítica.

6.2. Organización.

La organización tiene como fin el identificar y clasificar las actividades que son necesarias

para el cumplimiento de objetivos y debe estar diseñada de manera que sea muy claro para todos

el personal que debe realizar dicha tarea y quién es responsable por determinados resultados, así

también la asignación de los grupos para la consecución de los planes de acción establecidos en

los diferentes campos de la asociación que requiere principalmente en el área administrativa, de

esta manera se eliminan las dificultades que provocan la imprecisión y los reprocesos en la

asignación de responsabilidades y se logra un medio de comunicación y de toma de decisiones

eficaz que refleja y promueva los objetivos de la empresa.

Para ello se tomará en cuenta los siguientes aspectos:

- En primera instancia se diseña la estructura organizacional en donde se dispone la

jerarquización de funciones por orden de rango, áreas específicas que se identifican en la

asociación APCA.

- Luego se realizará la departamentalización que agrupa todas y cada una de las funciones y

actividades para cada puesto de trabajo mediante un manual de funciones y procedimientos.

- Para la división del trabajo es necesario identificar la jerarquización y las funciones de los

colaboradores de la asociación.
 96

6.2.1. Estructura organizacional.

6.2.1.1. Organigrama.

a) Puestos ya existentes en la asociación: el siguiente organigrama está constituido de acuerdo

a los representantes de la asociación APCA, se detallan los niveles jerárquicos a continuación:

 Asamblea general, que está compuesto por todos los socios pertenecientes a la asociación.

 Directorio, está compuesto por un presidente, vicepresidente, secretario de actas, secretario

de hacienda y secretario vocal.

 Unidad de capacitaciones.

b) Puestos nuevos propuestos: de acuerdo a la necesidad de la organización y en coordinación

con el directorio se pretende implementar las siguientes áreas que se detallan a continuación:

 Área de administración

 Área de comercialización y marketing.

 Encargado de coordinación de proyectos.

 Secretaria (a).

Las funciones y responsabilidades de las nuevas unidades principales se describen con

detalle y orden en el manual de funciones y procedimientos propuesto en este mismo capítulo.

Se describen también los perfiles de las nuevas unidades según su título nombre de puesto

establecido para cada uno de ellos:

 Jefe (a) administrativo.

 Encargado (a) de comercialización y marketing.

 Coordinador (a) de proyectos

 97

 Secretaria (o) APCA.

Grafico 13: Estructura organizacional propuesta - APCA.

Gráfico Nro. 1 Estructura organizacional propuesta asociación - APCA

Asamblea
General

Directorio

Secretaria

Comercializació Coordinación de Unidad de

Administración
n y Marketing Proyectos Capacitación

Fuente: Elaboración propia.

 98

A. Cuadro de gastos por los nuevos perfiles:

Tabla 17: Presupuesto para nuevos perfiles.

C DÍAS
BONO A.F.P. TOTAL TOTAL
A SUELDO DE CAJA AGUINA TOTAL
CARGO ANTIGÜE (12,71 APORT MENSU
N BASICO TRABA (10%) LDOS ANUAL
DAD %) ES AL
T JO
Administrador (a) 1 4.600,00 30 0 584,66 460,00 1.044,66 3.555,34 4.600,00 47.264,08
Jefe de
1 30 0 546,53 430,00
Comercialización 4.300,00 1.006,53 3.255,34 4.300,00 43.364,08
Coordinador de
1 30 0 635,50 500,00
proyectos 5.000,00 1.095,50 3.955,34 5.000,00 52.464,08
Secretaria (a) 1 2.000,00 30 0 254,20 200,00 714,20 955,34 2.000,00 13.464,08

TOTALES 4 15.900,00 120 0 2.020,89 1.590,00 2.480,89 11.721,36 15.900,00 156.556,32

Fuente: Elaboración propia.

Los datos del cuadro sobre gastos por los nuevos puestos o perfiles corresponden a sueldos

iniciales a considerar, los cuales pueden ser modificados a medida que se dé un mejor desarrollo

y su funcionalidad dentro de la asociación. La organización deberá tomar en cuenta las políticas

salariales no contempladas en el cuadro como las prestaciones, cálculos en planilla, por

consiguiente los datos corresponden a sueldos base para la contratación para cada uno del puesto

expuestos en el cuadro.

6.2.2. Manual de funciones.

Se plantea elaborar el presente manual en la cual se describen los cargos contemplados en

el organigrama, donde se delimita las funciones correspondientes a cada cargo, define perfiles por

competencia, es un instrumento orientador también para el personal nuevo e informa a los

trabajadores sobre sus funciones dentro la asociación.

 99

6.2.2.1.Objetivo del manual.

 Servir de base para la selección de futuros postulantes a la asociación.

 Guiar al personal de área para el desempeño y cumplimiento de sus actividades respectivas.

 Para controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.

 Identificar líneas de comunicación para el logro de una adecuada interrelación entre las

unidades administrativas existentes.

6.2.2.2.Alcance.

La aplicación del presente manual comprende a todo el personal de la Asociación

“APCA”, asegurando el cumplimiento de las funciones asignadas.

Tabla 18: Manual de funciones Asamblea General - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: ASAMBLEA GENERAL–APCA

DEPENDENCIA: NINGUNO

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE NINGUNO

INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES Y NINGUNO
REPORTA A:
OBJETIVO PRINCIPAL
La asamblea general constituye la máxima autoridad de la asociación APCA, está
conformado por todos los socios. La función principal es aprobar la planificación anual
presentada por el encargado de todas las actividades a realizarse.

FUNCIONES
 Elegir, nombrar y remover a los miembros de la directiva y de las comisiones
establecidas.
 100

 Aprobar, reformar e interpretar el estatuto y reglamento interno de la asociación

APCA.
 Establecer las condiciones sobre las cuales se puede autorizar el ingreso o salida de
un socio.
 Autorizar la firma de contratos y convenios.
 Demandar la implementación o liquidación de los determinados servicios, convenios
o contratos necesarios.
 Regular la periocidad en que se darán a conocer los informes de actividades y
económicos de diferentes instancias para su aprobación.
 Vigilar el cumplimiento del estatuto y plan de actividades por parte de todos los
socios.

REQUISITOS:
 Ser miembro activo de la asociación (accionista).

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 19: Manual de funciones Presidente - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: PRESIDENTE –APCA

DEPENDENCIA: ASAMBLEA GENERAL

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE ASAMBLEA GENERAL

INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES Y ASAMBLEA GENERAL
REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL
 101

Coordinar las actividades que ha de realizar la asociación, previa aprobación de la asamblea

general de la asociación.

FUNCIONES
 Ejercer la representación legal de la asociación
 Dirigir las asambleas generales ordinarias y extraordinarias.
 Representar en todos los actos públicos y privados a la asociación.
 Firmar contratos de compra y venta de productos.
 Gestionar recursos financieros y económicos para proyectos productivos.
 Presentar mensualmente el informe de las actividades de la asociación.
 Examinar y realizar arqueos de caja en cualquier momento vea conveniente.
 Firmar todo tipo de documentación bancaria y trámites referidos al manejo de los
recursos financieros de la asociación juntamente con el secretario de hacienda.

REQUERIMIENTO PARA EL PUESTO:

 Ser asociado activo productor con antigüedad de 4 años.
 No tener deudas pendientes con la asociación ni antecedentes en otras
organizaciones.
 No estar observado por malos manejos administrativos en la asociación.
 Tener residencia fija en la comunidad y haber cumplido con todos los requisitos en
la asociación
 Respaldo de acta de elección de su asociación comunal.
 No estar comprometido en procesos judiciales penales, civiles ni sociales.

Fuente: Elaboración propia.

 102

Tabla 20: Manual de funciones Vicepresidente - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: VICEPRESIDENTE –APCA

DEPENDENCIA: PRESIDENTE

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE

INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES Y ASAMBLEA GENERAL
REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Apoyar al presidente de la directiva en todo lo que sea necesario y reemplazarlo cuando el

presidente lo requiera.

FUNCIONES
 Velar por la buena conducción de las actividades de la asociación.
 Informar a la presidencia de la forma en que se desempeñan las secretarías y personal
técnico.
 Exigir el cumplimiento de los programas de trabajo a las diferentes comisiones
asignadas.
 Apoyar y asistir a las asambleas ordinarias y extraordinarias.
 Coadyuvar y representar en todas las tareas al presidente en su ausencia.
 Controlar en movimiento económico y el buen uso de los bienes muebles e
inmuebles, personal técnico, financieros y materiales de la asociación.
 103

REQUERIMIENTO PARA EL PUESTO:

 Ser asociado activo productor con antigüedad de 4 años.
 No tener deudas pendientes con la asociación ni antecedentes en otras
organizaciones.
 No estar observado por malos manejos administrativos en la asociación.
 Tener residencia fija en la comunidad y haber cumplido con todos los requisitos en
la asociación
 Respaldo de acta de elección de su asociación comunal.
 No estar comprometido en procesos judiciales penales, civiles ni sociales.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 21: Manual de funciones Secretario de Actas - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIO DE ACTAS –APCA

DEPENDENCIA: DIRECTIVA

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE – APCA

INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE
REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Redactar todas las actividades y decisiones aprobadas en la asamblea de socios y controlar

la asistencia de los mismos.

FUNCIONES
 Llevar ordenadamente y con todas las formalidades necesarios todos los archivos
inherentes de la asociación.
 104

 Redactar y firmar juntamente con el presidente las actas de las asambleas o reuniones
del directorio.
 Informar al directorio oportunamente de las actividades realizadas y por realizarse.
 Efectuar respectivamente la respectiva citación y/o convocatoria para las reuniones
del directorio y asambleas generales.
 Asistir a todas las asambleas y eventos de importancia de la asociación.
 Controlar la asistencia del directorio y los asociados.
 Tener bajo su responsabilidad libros de actas y archivar.

REQUERIMIENTO PARA EL PUESTO:

 Ser asociado activo productor con antigüedad de 4 años.
 No tener deudas pendientes con la asociación ni antecedentes en otras
organizaciones.
 No estar observado por malos manejos administrativos en la asociación.
 Tener residencia fija en la comunidad y haber cumplido con todos los requisitos en
la asociación
 Respaldo de acta de elección de su asociación comunal.
 No estar comprometido en procesos judiciales penales, civiles ni sociales.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 22: Manual de funciones Secretario de Hacienda - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIO DE HACIENDA – APCA

DEPENDENCIA: DIRECTORIO

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE – APCA

INMEDIATO:
 105

SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Supervisar y coordinar el manejo de los fondos económicos en coordinación con el (la)

administrador (a) y área de comercialización de la asociación.

FUNCIONES
 Llevar el registro inventariado de todos los bienes muebles e inmuebles de la
asociación.
 Llevar el control del movimiento económico y contable de la asociación.
 Controlar la contabilidad fiscal, sobre los gastos legales de la asociación.
 Manejar fondos y firmar conjuntamente con el presidente órdenes de pago, contrato
de pagos, comprobantes de ingresos, egresos en caso de cheques.
 Elaborar con los demás miembros del directorio el presupuesto de la gestión.
 Presentar mensualmente al directorio y anualmente a la asamblea general ordinaria
el informe económico de la gestión.
 Asistir a todas las asambleas ordinarias y extraordinarias de importancia de la
asociación.

REQUERIMIENTO PARA EL PUESTO:

 Ser asociado activo productor con antigüedad de 4 años.
 No tener deudas pendientes con la asociación ni antecedentes en otras
organizaciones.
 No estar observado por malos manejos administrativos en la asociación.
 Tener residencia fija en la comunidad y haber cumplido con todos los requisitos en
la asociación
 Respaldo de acta de elección de su asociación comunal.
 No estar comprometido en procesos judiciales penales, civiles ni sociales.

Fuente: Elaboración propia.

 106

Tabla 23: Manual de funciones Secretario Vocal - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIO VOCAL – APCA

DEPENDENCIA: DIRECTIVA

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y
REPORTA A: PRESIDENTE

OBJETIVO PRINCIPAL

Comunicar coordinar y organizar internamente las reuniones y todas las actividades de la

asociación.

FUNCIONES

 Cumplir con todas las tareas asignadas por el directorio de la asociación.

 Asistir e informar a todas las asambleas y eventos de la asociación.
 En caso necesario reemplazar a cualquiera de los miembros del directorio de la
asociación.

REQUERIMIENTO PARA EL PUESTO:

 Ser asociado activo productor con antigüedad de 4 años.
 No tener deudas pendientes con la asociación ni antecedentes en otras
organizaciones.
 No estar observado por malos manejos administrativos en la asociación.
 Tener residencia fija en la comunidad y haber cumplido con todos los requisitos en
la asociación

Fuente: Elaboración propia.

 107

Tabla 24: Manual de funciones Secretaria - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA –APCA

DEPENDENCIA: ADMINISTRACIÓN

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE ADMINISTRADOR (A)

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y ADMINISTRACIÓN

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Apoyar en la Asociación de Productores de Café Apolo – APCA, de acuerdo a las

necesidades técnicas y administrativas.

FUNCIONES
 Realizar documentos, oficios, copias, cartas y otros.

 Operar la recepción de llamadas.

 Asistencia al cliente, coordinación de citas, visitas, etc.

 Llevar la correspondencia al día.

 Organizar el archivo y documentos.

 Llevar agenda de Presidente y todo el directorio.

 Desempeñar otros deberes que asigne gerente.

PERFIL REQUERIDO:
 Estudios: Técnico titulado del Instituto / Bachiller de Administración o carreras a
fines
 Especialidad: Secretaria Ejecutivo / Administración.
 Experiencia: 1 año
 Otros estudios: Manejo de sistemas informáticos, office, servicio al cliente.

Fuente: Elaboración propia.

 108

Tabla 25: Manual de funciones Administrador (a) - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRADOR (A) – APCA

DEPENDENCIA: DIRECTORIO – APCA

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE – APCA

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Coordinar actividades organizacionales de la asociación, supervisión y control de procesos

administrativos, selección del personal, velar y mantener un buen clima organizacional.

FUNCIONES

 Realizar seguimiento al cumplimiento de las etapas del proceso de contratación.

 Iniciar el proceso de contratación en coordinación con el directorio.
 Autorizar conjuntamente con el presidente para la adquisición o equipamiento de
materiales o herramientas para la asociación.
 Supervisar la gestión de tesorería, la captación de recursos financieros siguiendo las
normas establecidos.
 Controlar la contabilidad de la asociación e intervenir todos los documentos de cobro
y pago correspondiente.
 Realizar los estados financieros de la organización.
 Llevar el control sobre el presupuesto de la asociación.
 Rendir al directorio las cuentas sobre sobre ingresos y egresos.
 Responder y atender las observaciones de auditorías oportunamente y en el tiempo
que se haya acordado.
 109

PERFIL REQUERIDO:

 Estudios: Título profesional de áreas de administración, ingeniería comercial o

carreras a fines
 Especialidad: Administrador (a)
 Experiencia: 5 años.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 26: Manual de funciones encargado de Comercialización - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: ENCARGADO DE COMERCIALIZACIÓN-

APCA

DEPENDENCIA: DIRECTORIO

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE – APCA

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Lograr un direccionamiento estratégico y efectivo de toda la gestión comercial y velar por el

cumplimiento de las metas puestas.

FUNCIONES
 Realizar ventas de productos y servicios.

 Control facturación de ventas.

 110

 Efectuar documentación legal de las ventas y compras de la empresa.

 Control de calidad del producto y servicio despachado.

 Recepcionar compra de productos.

 Trato directo con proveedores.

 Realizar informes de compras y ventas.

 Presentación de información fiable y actualizada al directorio de la asociación

mensualmente y cuando sea necesario.
 Captura y búsqueda de nuevos clientes a la empresa.

 Proveer de toda documentación e información a tiempo, al área administrativa.

 Tomar decisiones conjuntamente con área de administración y directorio de la

asociación.

PERFIL REQUERIDO:

 Estudios: Título profesional en áreas de ingeniería comercial, en dirección

comercial y marketing o carreras a fines
 Especialidad: marketing
 Experiencia: 4 años.

Fuente: Elaboración propia.

 111

Tabla 27: Manual de funciones Coordinador de Proyectos - APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PROYECTOS

DEPENDENCIA: DIRECTORIO

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE PRESIDENTE – APCA

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Llevar a cabo la supervisión requerida en campo a los proyectos en desarrollo y velar por el
buen funcionamiento de los recursos de la asociación.

FUNCIONES

 Coordinar con el personal de los proyectos en marcha.

 Desarrollar recorridos e inspección en el área y campo donde están las obras.
 Manejar adecuadamente el equipo y materiales establecidos.
 Preparar los planes de trabajo anuales e informes anuales de proyecto.
 Asegurarse de que todas las actividades del proyecto se lleven a cabo según el
programa y el presupuesto para lograr los resultados.
 Realizar todas las actividades relacionados a fin de lograr los objetivos de la
asociación.
 Promover vinculación al proyecto con los programas y servicios con entidades
gubernamentales, organizaciones no gubernamentales (ONGs).
 Apoyar el proceso de elaboración de los planes operativos anuales de manera
conjunta con equipo técnico.
 112

PERFIL REQUERIDO:

 Estudios: Título profesional en Ciencias económicas y en temas relacionados en

medio ambiente y productivo.
 Especialidad: Elaboración de proyectos y seguimiento.
 Experiencia: 5 años de experiencia en coordinador de proyectos, conocimientos en
gestión y planificación.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 28: Manual de funciones encargado de Capacitaciones- APCA.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: ENCARGADO EN CAPACITACIONES

DEPENDENCIA: DIRECTORIO

NUMERO DE CARGOS: UNO

CARGO DEL JEFE DIRECTORIO

INMEDIATO:

SOLICITA REPORTES Y PRESIDENTE

REPORTA A:

OBJETIVO PRINCIPAL

Lograr la mejora continua en la producción mediante capacitaciones a todos los productores

de la asociación

FUNCIONES

 Diseñar programas de capacitación técnica de acuerdo con los requisitos de la

asociación.
 113

 Confeccionar horarios de capacitación y agendar.

 Prepara el material de capacitación.
 Observar y evaluar los resultados de los programas de capacitación.
 Celebrar sesiones de capacitación ya sean, seminarios, talleres en grupo o
individuales.

PERFIL REQUERIDO:

 Conocimientos en temas de productividad, especialmente temas referidos a la

producción de café.
 Experiencia como capacitador técnico.
 Excelentes capacidades comunicativas y gestión del tiempo.
 Tiempo disponible para área rural.

Fuente: Elaboración propia.

 114

6.2.3. Mapa de manual de procedimientos.

Grafico 14: Mapeo de procedimientos.

PROCESOS CLAVES

Planeación Incremento de Planificación de

ANÁLISIS DE MAPA DE PROCEDIMIENTOS

REALIZACION Y TÉCNICAS ADQUIRIDAS

estratégica cartera de clientes gestión de calidad

PROCESOS DE APOYO

Gestión Gestión de Gestión de Gestión de

administrativa comercializaci proyectos y capacitaciones
ón y marketing seguimiento

PROCESOS DE EVALUACIÓN

Control interno Evaluaciones Aplicar formato de

organizacional de desempeño evaluación

Fuente: Elaboración propia.

 115

6.2.4. Manual de procedimientos administrativos.

El presente manual de procedimientos es un documento donde se registran los

procedimientos de mayor importancia de la asociación y servir como base de información respecto

a las distintas operaciones que realiza, está diseñado como herramienta administrativa y de uso

cotidiano, ya que permite orientar el desempeño del trabajador ante cualquier duda existente.

Mediante el cual también se podrá realizar el control interno de la asociación, ya que se detallan

las labores que se llevará a cabo.

6.2.4.1.Objetivos.

 Servir como guía al personal en cuanto al desempeño de sus trabajos cotidianos y

responsabilidades.

 Facilitar y formalizar el trabajo en equipo.

 Distribuir funciones según corresponde a cada nivel y jerarquía.

 Ayuda a mantener el control interno de la asociación.

6.2.4.2. Alcance.

El presente manual de procedimientos es de ejecución y aplicación para todos los

trabajadores de la Asociación APCA.

 116

Grafico 15. Simbología a utilizar.

SIMBOLOGÍA A UTILIZAR

Inicio y fin Remisión a otro procedimiento

Flujo de secuencia Bloque de documentos

Documentos Archivo

Descripción de actividad Decisión

Conector de fin de Datos

página

Fuente: Elaboración propia.

 117

Tabla 29: Manual de procedimientos para Administración del personal.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL

PERSONAL

ACTIVIDAD RESPONSABLE ACTIVIDADES

NÚMERO

1 Presidente Establecer horarios de trabajo

2 Empleado Cumplimiento del horario de trabajo

3 Presidente Control del registro de asistencia

4 Presidente Aplica sanciones si no hay cumplimiento

en el horario de trabajo

5 Administrador Determina la necesidad de realizar

descuentos

6 Administrador Ejecuta descuentos

7 Presidente Evalúa el registro de asistencias

8 Administrador Ejecutar los descuentos de ser necesarios

9 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 118

Grafico 16: Flujograma de procedimientos para administración del personal.

Inicio

Presidente fija
horario de trabajo

Empleado
registras horario

Presidente
controla
asistencia

Decisión Sanciona Descuento

Presidente evalúa registros

de asistencia

Administrador ejecuta
descuentos

Fin

Fuente: Elaboración propia.

 119

Tabla 30: Manual de procedimientos para solución de posibles conflictos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLUCION DE POSIBLES

CONFLICTOS DE LOS SOCIOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE ACTIVIDADES

NÚMERO
1 Empleado /socio Presenta queja verbal o escrito

2 Presidente y Solicitan investigación del caso

directorio

3 Delegado Informa y presenta el resultado de la

investigación

4 Presidente y Analizan los resultados sobre el informe

directorio presentado

5 Presidente y Proponen medidas respectivas ante el

directorio informe y resultado de la investigación

6 Empleados / socio Hacen el compromiso de ambas partes

7 Secretaria Realiza el archivo del documento

8 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 120

Grafico 17: Flujograma del procedimiento para solución de posibles conflictos.

Inicio

Queja del empleado Documento de denuncia

Solicitud de
investigación

Análisis de Informe y resultados del

investigación caso

Compromiso de
partes

Archivo de
documentos

Fin

Fuente: Elaboración propia.

 121

Tabla 31: Manual de procedimientos para Ventas diarias.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS VENTAS DIARIAS

ACTIVIDAD RESPONSABLE ACTIVIDADES

NÚMERO

1 Cliente Solicitud del cliente para la compra del

producto

2 Encargado de Verificar la existencia del producto

comercialización solicitado

3 Encargado de Elaborar factura

comercialización

4 Cliente Realiza pago sobre el producto adquirido

5 Encargado de Entrega el comprobante de pago para su

comercialización respectivo retiro del producto

6 Encargado de Entrega el producto al comprador

comercialización

7 Cliente Realiza el retiro del producto

8 Encargado de Realiza el registro de las ventas

comercialización

9 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 122

Grafico 18: Flujograma de procedimientos para ventas diarias.

Inicio

Cliente solicita producto

Verificación de la
existencia del producto

Ventas elabora factura Factura de venta

Cliente realiza el pago

Recibe el pago y entrega el

comprobante

Cliente verifica y retira el

producto

Ventas realiza el
registro de
ventas

Archivo
documenta
ción

Fin

Fuente: Elaboración propia.

 123

Tabla 32: Manual de procedimientos para Compras.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS

ACTIVIDAD
NÚMERO RESPONSABLE ACTIVIDADES

1 Administrador Solicita requerimientos

2 Vendedor Recibe la solicitud del pedido

3 Administrador Realiza presupuesto para compras

4 Administrador Verifica disponibilidad de fondos y

presenta al presidente

5 Presidente Verifica y autoriza las compras

6 Administrador Realiza la compra

7 Vendedor Entrega el producto

8 Área solicitante Recibe el producto bajo un recibo

9 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 124

Grafico 19: Flujograma de procedimientos para compras.

Inicio

Administrador solicita
requerimientos

Vendedor recibe
solicitud de pedidos

Administrador realiza
presupuesto

Administrador verifica
disponibilidad de fondos

Presenta al presidente

Decisión

Presidente autoriza compra

Administrador adquiere el
producto

Área solicitante recibe el

producto Fin

Fuente: Elaboración propia.

 125

Tabla 33: Manual de procedimientos para presentación de EE.FF.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE EE.FF.

ACTIVIDAD
NÚMERO RESPONSABLE ACTIVIDADES

1 Administrador Recibe instrucciones del presidente

2 Presidente Solicita documentación

3 Administrador Realiza y consolida la información

financiera de la asociación

4 Administrador Entrega la información y respaldos al

presidente.

5 Presidente Analiza, revisa y firma

6 Presidente Socializa la documentación con la

asamblea general

7 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 126

Grafico 20: Flujograma de procedimientos para la presentación de EE.FF.

Inicio

Administrador recibe
instrucciones del presidente

Presidente solicita
documentación

Administrador
consolida
información

Administrador entrega Documentos de

información estados financieros

Presidente analiza y
socializa en asamblea

Fin

Fuente: Elaboración propia.

 127

Tabla 34: Manual de procedimientos para ejecución de proyectos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL

DESARROLLO DE LOS PROYECTOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE ACTIVIDADES

NÚMERO

1 Directorio de la Discute la posibilidad de realizar un nuevo

asociación proyecto según la necesidad de la
asociación

2 Directorio de la Documenta toda información para la

asociación realización del proyecto y delegar
funciones.

3 Administración Crea los presupuestos según

requerimientos del proyecto.

4 Administración Establece asignación de fondos.

5 Coordinador de Da seguimiento a la creación de carpetas

proyectos requeridas para la ejecución del proyecto.

6 Coordinador de Gestionar requisiciones de equipo y

proyectos materiales para el proyecto.

7 Coordinador de Establece la viabilidad y factibilidad del

proyectos proyecto.

8 Directorio Recibe documentado el proyecto listo y

observado para la ejecución del mismo.
 128

9 Directorio Aprueba y da la ejecución y marcha

inmediata del proyecto.

10 Administración Tramita las formas de desembolso de

fondos.

11 Administración Acredita y destina las necesidades para la

marcha inmediata del proyecto.

12 Coordinador de Recibe la acreditación de inicio y marcha

proyectos inmediata del proyecto y decide la marcha
del proyecto

13 Fin del procedimiento

Fuente: Elaboración propia.

 129

Grafico 21: Flujograma de procedimiento para ejecución de proyectos.

Inicio

Posibilidad de realizar
un nuevo proyecto

Documenta toda la
información para la Crea
realización del proyecto presupuestos

Establece asignación de Da seguimiento a

fondos la creación de
carpetas

Gestiona requisición
de equipos y
materiales

Recibe el proyecto
listo para la ejecución Establece viabilidad y
factibilidad dl proyecto

Aprueba y da Tramita desembolso

la ejecución
de fondos

Acredita y destina
para la marcha del
proyecto Recibe la
acreditación

Marcha del
proyecto

Fin

Fuente: Elaboración propia.

 130

6.3. Dirección.

Se plantea un proceso de dirección, que tiene como fin la influencia sobre el personal o

administrador en la ejecución de los planes de acción, obteniendo una respuesta de sus

colaboradores mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

Cabe destacarse que todos los colaboradores deben mirar hacia una misma meta u objetivo

y trabajar en equipo para alcanzarla, ya que con una sola persona que no esté en la misma dirección

puede ocasionar que todos los objetivos propuestos inicialmente no se cumplan o ponga en riesgo

a la asociación la dirección que se propone está enfocado en función a la filosofía organizacional.

o Misión.

Consolidar una organización fortalecida y capacitada, con infraestructura y equipamiento

adecuado, logrando productos de calidad certificada.

6.4.1. Misión propuesta:

Somos una asociación consolidada, fortalecida y capacitada que trabaja para mejorar la

calidad de vida de los miembros del APCA con el logro de productos de calidad y certificada.

o Visión.

Mejorar la calidad de vida de los miembros del APCA (la familia) a través de la venta de

productos de alta calidad a mercados nacionales e internacionales logrados con infraestructura

apropiada, capacitación de gestión propia, procesos de integración y crecimiento continuo,

respetando sus valores.

 131

6.4.2. Visión propuesta:

En cinco años ser la asociación responsable de mejorar la calidad de vida de los miembros

del APCA (familia) a través de la comercialización de productos de alta calidad a mercados

nacionales e internacionales permitiendo la mejora de sus condiciones habituales y auto

sostenibles, llevándolos a ser más productivos.

6.4.3. Valores Institucionales del APCA.

o Respeto, A los miembros y nuestras familias, sin discriminación de género,

generacional y de cultura

o Responsabilidad, con los compromisos objetivos de la institución (participar, ser

cumplido, ejemplo para los demás y nuestros hijos.

o Compañerismo, con los miembros (ayudarse en todo momento).

o Confianza, entre todos los miembros (con los dirigentes para dialogar).

o Honestidad, en todo momento (ama sua, ama quella, ama llulla).

6.5. Control.

Con el fin de tomar puntos de control y lograr el cumplimiento de los objetivos en la

asociación APCA, se pretende la implementación de mecanismos de control para que sirvan de

apoyo en los diferentes o actividades a desempeñarse dentro la institución y son los siguientes:

6.5.1. Mecanismos de control.

Se plantea para la asociación realizar cada semestre las evaluaciones de desempeño para

medir las deficiencias de cada trabajador en su función asignada para implementar funciones de

mejoramiento se diseñan las siguientes herramientas de control y evaluación:

 132

A) Herramientas de control y evaluación al personal.

Tabla 35: Formulario de desempeño: Control puntualidad.

ASOCIACIÓN “APCA”
Dirección:
Teléfonos:
Email:

Control de asistencia y puntualidad

Responsable:
Fecha:

Nombres y apellidos:

Cargo: Horario Firma

Hora de Hora de
entrada salida

Observaciones

Firma responsable aprobado por presidente

Fuente: Elaboración propia

 133

Tabla 36: Formulario de desempeño laboral por áreas.

ASOCIACIÓN “APCA”
Dirección:
Teléfonos:
Email:

Control del cumplimiento por áreas

Responsable:

Fecha:

Áreas: Si No Cumplimento en (%)

cumple cumple
presidente
Vicepresidente
Secretario de actas
Secretario de hacienda
Secretario vocal
Secretaria
Administración
Área de comercialización
Coordinador de proyectos
Responsable de capacitación

No cumple Menor a 55%

Cumple parcialmente 55-75%
Si cumple 76-100%
Observaciones:

Firma responsable Aprobado por presidente

Fuente: Elaboración propia.

 134

Tabla 37: Formulario de evaluación del personal.

ASOCIACIÓN “APCA”
Dirección:
Teléfonos:
Email:

Evaluación del personal

Responsable:

Evaluado
Nombres y apellidos:
Cargo:
Indicadores: 25% 50% 75% 100%
Llega puntualmente al trabajo
Mantiene buena comunicación con sus
compañeros
Cumple a tiempo con las tareas encomendadas
Demuestra habilidad en el desarrollo del trabajo
Respeta las políticas de la asociación
Muestra compromiso con la asociación
Hace uso adecuado de materiales de trabajo

TOTAL

Cumplimiento en (%)
No cumple con las expectativas Menor a 25%
Poco cumplimiento de expectativas 25-50%
Cumple la mayoría de las expectativas 50-75%
Cumple totalmente con las expectativas 75-100%

Firma responsable Aprobado por presidente

Fuente: Elaboración propia.

 135

B) Registros del control de materiales.

Tabla 38: Formulario de control de entradas y salidas de materiales.

NOMBRE DEL EQUIPO:

MODELO:

CARGO RESPONSABLE DEL

EQUIPO:
MARCA:

SERIE

Fecha Fecha
MOTIVO DE ENTRADA MOTIVO DE SALIDA de de
entrada salida

Compra Alquiler Préstamo Alquiler Préstamo Venta

CARGO Y FIRMA DEL QUIEN RECIBE:

CARGO Y FIRMA DEL QUIEN ENTREGA:

Fuente: Elaboración propia.

 136

CAPITULO VII
PRESUPUESTOS

7.1. Presupuestos de la propuesta. Costos de inversión.

A continuación mostramos el presupuesto de inversión propuesto para la ejecución del

sistema de gestión administrativo para el desarrollo y funcionalidad de la asociación. Estos costos

son realizados en base a cotizaciones y precios en el mercado informal, analizados e investigados.

7.2. Cuadro del costo – beneficio.

7.2.1. Costo del presupuesto.

Tabla 39: Costos del presupuesto.

COSTO COSTO
RUBROS
ESPECÍFICO PRINCIPAL

Planeación 9.940,00

Plan de capacitación 9.800,00

Publicidad en Facebook 140,00

Organización 156.706,32

Gastos por los nuevos perfiles 156.556,32

Impresión de manuales administrativos 150,00

Dirección 20,00

Impresión de la misión y visión 20,00

Control 140,00
 137

Impresiones control de desempeño del personal 100,00

Impresiones de formularios de control del materiales 40,00

Subtotal 166.806,32

Imprevistos 300,00 300,00

Total de proyecto 167.106,32

Fuente: Elaboración propia.

7.3.Indicadores de control.

Para la evaluación del personal sobre el desempeño en la asociación se pretende la

aplicación de los indicadores de control, de esta manera lograr con el cumplimento de los

propósitos de organizacionales.

Tabla 40: Indicadores cuantitativos de control.

FRECUE
INDICADORES CALCULO ACLARACIÓN NCIA

Es para verificar si el
Cumplimiento con los % personal cumple con Semestral
horarios de trabajo. # los horarios
=
Total puntualidad
Cumplimiento y Para verificar si
responsabilidad en sus % cumplen con sus Semestral
funciones en la # funciones
asociación. =
Total actividades
Cumplimiento de todas #! " Control de actividades
las tareas asignados a su %= por área. Semestral
Total tareas
cargo.
Cumplimiento de la # $% Verificación de
totalidad de los objetivos % = cumplimiento de Semestral
Total objetvos
y metas. objetivos de la
organización
Cumplimiento del #( " ") Control de materiales
cuidado de los %= asignados al personal Semestral
Total materiales
materiales a su cargo.
 138

Comprometido para el #! + Control del personal si

cumplimiento acorde a %= hay compromiso con la Semestral
, + ó ó"
la misión y visión de la institución.
asociación.
Cumplimiento en la #! + Control y análisis
cooperación y trabajo en %= sobre trabajo en equipo Semestral
Calificación teórica
equipo.
Cumplimiento de #! " Análisis del personal
%=
iniciativas nuevas en Total aportes sobre nuevas Semestral
favor de la asociación. iniciativas.
Cumplimiento de #0 Control del
normas internas de la %= cumplimiento de Semestral
Total incumplimientos
asociación. reglamentos internos

Fuente: Elaboración propia.

 139

CAPÍTULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En este último capítulo del presente trabajo académico se presentan las conclusiones a las

cuales se llegaron dentro de la investigación, también se presentarán recomendaciones que de

acuerdo con los resultados obtenidos podrían ser de ayuda para la asociación.

8.1. Conclusiones

Diseñar y estructurar un sistema de gestión administrativo para la afectiva administración

de la asociación APCA en los siguientes 6 meses. En este trabajo de investigación se logró el

objetivo general ya que se diseñó un sistema de gestión administrativo para APCA, con la finalidad

de mejorar la administración de la asociación esto a razón de que se realizó análisis, la revisión y

aplicación basado en la teoría sobre la gestión administrativa y mediante los alcances de los

objetivos específicos y todos los aportes y conocimientos adquiridos, también se analizó la

necesidad de la asociación para la implementación del diseño y estructura organizacional donde

se obtuvo resultados en base a encuestas.

Analizando todos y cada uno de los objetivos específicos planteados en la presente

investigación se tiene lo siguiente:

En relación al primer objetivo específico referido a realizar un análisis interno y externo

sobre las fallas e irregularidades presentes en la administración. Se logró alcanzar mediante la

aplicación de encuestas y entrevistas realizadas al personal de la asociación y con la aplicación de

los mismos también se logró con el segundo objetivo ya que se recaba toda la información

necesaria y se pudo evidenciar que a dicha institución carece de una estructura organizacional

formalizada.
 140

Respecto al tercer objetivo enfocado a realizar el diseño y estructura organizacional. Se

logró, ya que se propone un organigrama que permita una correcta delimitación de funciones y

responsabilidades para la mejor coordinación de las actividades de la asociación. Esto a razón de

que se realizó un estudio y análisis de los resultados de las encuestas y en base a la teoría analizada

referidos a la estructura organizacional.

El cuarto objetivo es diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos. Se

logró con este objetivo ya que se diseñaron los manuales de funciones y procedimientos donde se

identifican con exactitud las actividades que cada funcionario o empleado debe realizar para el

cumplimiento de los objetivos o metas de la asociación. Esto a razón de que se realizó encuestas

al personal y en base a los resultados obtenidos donde se obtuvieron respuestas de la carencia de

los mismos y se aplicaron la base teórica en función a los manuales administrativos.

En cuanto al quinto objetivo plantear mecanismos de control y seguimiento para mejoras

en el sistema administrativo. Se logró ya que se plantea mecanismos de control y seguimiento para

el cumplimiento de las actividades por parte de los trabajadores, esto a razón de que se vio la

necesidad y carencia de los mismos para el control del desempeño y cumplimiento de objetivos.

Respecto al sexto objetivo, referente a realizar plan de capacitaciones para APCA, que

permita mejorar la administración en la asociación. Se logró alcanzar implantar un plan de

capacitaciones para el personal de la asociación esto con el objetivo de impartir conocimientos

administrativos a los colaboradores de APCA, donde se pretende capacitar durante el tiempo

requerido.
 141

Se concluye mencionando que un sistema de gestión administrativo dentro de una

organización ya sea esta grande o pequeña, es muy necesario y fundamental desde un principio

de su creación ya que es una base para su funcionamiento y ejecución.

8.2. Recomendaciones.

Después de haber efectuado el estudio y análisis de la gestión administrativa de APCA se

recomienda lo siguiente:

Que la asociación de a conocer a sus colaboradores actuales y futuros sobre la estructura

de la organización desde sus inicios, como está constituida, sus manuales administrativos con las

que cuentan, con lo cual se conseguirá un mejor desempeño de las respectivas funciones.

Sería un gran aporte para APCA la implementación y aplicación de los procesos que se

describen en los manuales por parte de los altos mandos, ya que muchas veces se recomienda a los

colaboradores realizar una tarea y no tienen una guía de ayuda de cómo empezar.

Imprimir y colocar en lugares de visibilidad la Misión y Visión de APCA, para que tanto

todos los asociados, los colaboradores y clientes tengan en conocimiento de cuáles son la razón de

ser y a donde se enfoca la asociación.

Se recomienda realizar capacitaciones regulares a sus colaboradores en las distintas áreas

de la empresa, con lo que se conseguirá un personal actualizado y eficiente en el desempeño de

sus tareas y funciones.

Se recomienda realizar controles cada cierto tiempo para evaluar el desempeño y

cumplimento del personal de la asociación para ver si se logra cumplir con todos los objetivos y

actividades de la organización.
 142

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Think & Sell https://thinkandsell.com/servicios/consultoría/sistemas-de -gestión-normalizados/
(sistemas de gestión normalizados).

Amador, J.P. (2003). Proceso Administrativo. Disponible en:

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/
(Consultado: 18 de Abril del 2020).

Amador, J. P. (2008). Definición de administración. Disponible en:

http://www.elprisma.com/apuntes/administración de
empresas/historiadelaadministración/ (visitado el 18 de Abril del 2020).
 145

García, M. (2009). Clima organizacional y su Diagnóstico. Una aproximación conceptual.

http://www.redalyc.org/pdf/2250/225014900004.pdf. 16 de Diciembre. (Visitado el: 20 de
04 de 2020).

González O. & Vega J. (https://m.monografias.com/trabajo 15/sistemas-control/.shtml

Visitado:02-04-2020 hora 16:30).

s.a. (2020). Diferencias entre organización y asociación. (https://sooluciona.com/diferencias-

entre-asociacion-y-organizacion/ visitado el 20-04-2020: 15:30).

Reyes, C. M. (2007). “El proceso administrativo”. Disponible en:

http://www.angelfire.com/zine2/uvm_lce_lama/padmon.htm (visitado el 15 de abril del
2020).
146
 147

ANEXO Nro. 1

Formulario de encuestas dirigido al personal de la asociación APCA.

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección

1. Sexo:

Masculino Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y Valores de la organización?

a) Si b) No
 148

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si b) No

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No
 149

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes b) Indicadores c) No conocen

 150

ANEXO Nro. 2

Encuestas realizadas:

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 X c) 40-50 d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y valores de la organización?

a) Si X b) No
 151

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si X b) No

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manual de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente X c) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si X b) No

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X
 152

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño del personal en
la organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores c) No conocen

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.
 153

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 X c) 40-50 d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y valores de la organización?

a) Si X b) No

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente X c) No
 154

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si X b) No

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores c) No conocen

 155

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 X d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y valores de la organización?

a) Si X b) No

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X
 156

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente X c) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si X b) No

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores
 157

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 X d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y valores de la organización?

a) Si X b) No

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X
 158

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente X c) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si b) No X

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe
 159

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores c) No conocen

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 X d) Más de 50

 160

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y Valores de la organización?

a) Si b) No X

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Sí empíricamente c) No X

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si b) No X
 161

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si b) No X c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes b) Indicadores c) No conocen X

 162

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 X d) Más de 50

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y Valores de la organización?

a) Si X b) No

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X
 163

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente X c) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si b) No X

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe
 164

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 X c) 40-50 d) Más de 50

 165

3. ¿Usted conoce la Misión, la Visión y Valores de la organización?

a) Si X b) No

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X

5. ¿La organización cuenta con organigrama establecido?

a) Si b) No X

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) No X

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si X b) No
 166

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No X

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes X b) Indicadores c) No conocen

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
 167

La presente encuesta ha sido elaborada con carácter confidencial y su finalidad es

únicamente académica por favor marque con una X la respuesta de su elección.

1. Sexo:

Masculino X Femenino

2. Edad:

a) 20-30 b) 30-40 c) 40-50 d) Más de 50 X

3. ¿Conoce la Misión, la Visión y valores de la organización?

a) Si b) No X

4. ¿La organización cuenta con áreas y departamentos definidos?

a) Si b) No X

5. ¿La organización cuentan con organigrama establecido?

a) Si b) No X
 168

6. ¿Cuentan con manuales de funciones establecidos?

a) Si b) Si empíricamente c) No

7. ¿Conoce usted las políticas y/o normas de la organización?

a) Si X b) No

8. ¿Las políticas están establecidos en el manual de funciones?

a) Si b) No

9. ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de desempeño en la

organización?

a) Si X b) No c) No lo sabe

10. ¿Qué tipo de controles existen para medir el cumplimiento de su desempeño?

a) Reportes b) Indicadores c) No conocen X

 169

ANEXO Nro. 3

Formulario de entrevista dirigido al presidente de la asociación APCA.

Entrevista descriptiva para el presidente de la Asociación de Productores de Café Apolo

APCA.

1. ¿Cuál es la razón por la que fue creada la asociación?

R……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..

2. ¿Con cuanta cantidad del personal cuenta la asociación en el área administrativa?

R……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..

3. ¿Cómo administran los recursos humanos y materiales?

R……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….

4. ¿Cuáles son las iniciativas para el logro de sus objetivos estratégicos?

R……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..
 170

5. ¿Cómo controlan al personal de la asociación para el cumplimiento de su desempeño?

R…….………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………..

6. ¿Con cuantas áreas o departamentos cuenta la organización?

R……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….

7. ¿El manual de funciones y procedimientos están establecidas?

R……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

8. El personal tiene conocimientos sobre sus funciones?

R……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………......................

9. ¿Existe algún inconveniente en el área administrativa de la asociación?

R……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………....................

10. ¿Estaría de acuerdo con aplicar una gestión administrativa en caso de que se lo presente
como una propuesta?

R……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….......................
 171

ANEXO Nro. 4

Transcripción de la entrevista.

PREGUNTAS RESPUESTAS

Una de las razones para crear APCA fue el precio del café que
1. ¿Cuál es la razón por la que
era muy inconveniente, ahora ya estamos enfocados en la
fue creada la asociación?
calidad del producto y de esta forma comercializar a un precio
relativamente ya mucho mejor y aceptable.

2. ¿Con cuanta cantidad del

personal cuenta la asociación En el área administrativa los encargados son ocho personas.
en el área administrativa?
3. ¿Cómo administran los Los recursos humanos son capacitados de esa manera logran el
recursos humanos y
cumplimiento de sus funciones y control de materiales es
materiales?
mediante los inventarios

4. ¿Cuáles son las iniciativas Es mediante la mejora en la calidad de nuestros productos, café
para el logro de sus objetivos de alta calidad con mecanismos de la capacitación al personal,
estratégicos? lanzamiento del café madidi a nivel nacional, registro de marca
de café.
5. ¿Cómo controlan al personal
de la asociación para el Controlamos mediante planillas y registros de control manuales
cumplimiento de su ya que de esa forma llevamos los datos actualizados bajo un
desempeño? documento físico.

6. ¿Con cuantas áreas o

En nuestra institución no tenemos áreas o departamentos
departamentos cuenta la
definidos o establecidos, contamos con nuestra sede central que
organización?
es para todo tipo de ocasión.

7. ¿El manual de funciones y

La organización no cuenta con manual de funciones, por lo
procedimientos están
mismo necesitamos un documento donde tengamos claro
establecidas?
nuestras funciones.

8. ¿El personal tiene

conocimientos sobre sus El personal tiene conocimientos de sus funciones de forma
funciones? empírica ya que no están establecidos o formalizados.

9. ¿Existe algún inconveniente

en el área administrativa de la No estamos formalizados en el área administrativa pero hasta el
asociación? momento ahí la llevamos como podamos.
 172

10. ¿Estaría de acuerdo con

aplicar una gestión Sí, porque es necesario en nuestra institución contar con
administrativa en caso de que se administración ya que muchas veces hace falta así poder llevar
lo presente como una propuesta? un control económico.

ANEXO Nro. 5

Fotografía Nro. 1 Asociación de Productores de Café Apolo - APCA.

Fuente: Pagina del SERNAP, 2020.

 173

Fotografía Nro. 2 Café Madidi – APCA.

Fuente: Pagina del SERNAP, 2020.

 174

Fotografía Nro. 3 Cafetería – APCA.

Fuente: Pagina del SERNAP, 2020.