APLICACIONES INFORMÁTICAS

Base de Datos ACCESS 2000

 Fechas de impartición: desde el 18 de abril del 2005 al 2 de junio del 2005
Lugar: Aula de Informática de Elorrieta

Impartido por: Agate Ikazuriagagoitia

 Microsoft
Access 2000
ÍNDICE

1. Presentación________________________________________________________________1

2. Microsoft Access Visión general_____________________________________3

3. Tablas__________________________________________________________________5

3.1 Creación de una tabla desde el asistente_________________________5

3.2 Creación de una tabla desde Diseño_______________________________9

3.3 Uso de las tablas___________________________________________________16

3.4 Búsquedas__________________________________________________________18

3.5 Ordenar_____________________________________________________________19

3.6 Filtros_______________________________________________________________19

4. Relaciones____________________________________________________________22

4.1 Eliminar_____________________________________________________________25

4.2 Actualizar___________________________________________________________25

4.3 Tipo de combinación_______________________________________________25

4.4 Tipos de relaciones________________________________________________28

5. Manejo de datos______________________________________________________29

5.1 Importar datos_____________________________________________________29

5.2 Vincular tabla______________________________________________________30

5.3 Exportar____________________________________________________________31

5.4 Copiar registros____________________________________________________31

6. Consultas_____________________________________________________________33

6.1 Creación y diseño de una consulta_______________________________34

6.2 Ordenación de registros en consultas____________________________37

6.3 Criterios en una consulta__________________________________________38

6.4 Campos calculados_________________________________________________41

6.5 Calcular totales en consultas_____________________________________43

6.6 Consulta de tabla de referencias cruzadas_______________________45

6.7 Consultas de acción________________________________________________46

6.8 Consultas con Parámetros_________________________________________48

6.9 Funciones___________________________________________________________52
7. Formularios___________________________________________________________57

7.1 Creación de un formulario_________________________________________58

7.2 Presentaciones de la ventana formulario________________________61

7.3 Personalizar un formulario________________________________________62

7.4 Formularios desde Diseño_________________________________________70

7.5 Uso de expresiones________________________________________________71

7.6 Guardar un formulario_____________________________________________79

7.7 Gráficos_____________________________________________________________80

7.8 Formulario para pedir datos______________________________________82

8. Informes______________________________________________________________87

8.1 Tipos de informes__________________________________________________87

8.2 Creación de informes______________________________________________88

8.3 La barra de herramientas de informes___________________________90

8.4 Secciones de un informe__________________________________________91

8.5 Ordenar y agrupar datos__________________________________________93

8.6 Propiedades de un informe________________________________________94

8.7 Guardar un informe________________________________________________96

8.8 Etiquetas____________________________________________________________96

8.9 Combinar con Word________________________________________________98

9. Ayuda_________________________________________________________________99

9.1 Contenido e índice___________________________________________________100

 Microsoft ACCESS 2000

1. Presentación
Una Base de Datos es un conjunto de información almacenado en un único medio. En
una Base de Datos podemos almacenar todos los datos referentes a un negocio o
Empresa: Clientes, Empleados, Productos, etc.

Esta información se organiza en ficheros que contienen un tipo específico de

información que está agrupada en fichas individuales. Por ejemplo, en un fichero de
clientes cada ficha contendría los diferentes datos de cada uno de los clientes, tales
como nombre, teléfono, dirección...

Access 2000 trabaja estos ficheros en forma de Tablas en las que cada fila
corresponde a un Registro (un Libro) y cada columna corresponde a un Campo (un
apartado o dato) (título, tema, editorial,....).

La utilización de una Base de Datos ofrece la comodidad de trabajar con volúmenes

importantes de información de forma ágil.

Resulta muy fácil la incorporación de nuevos datos, como la supresión de datos ya

existentes, la modificación de datos, su clasificación y localización de información
concreta de modo rápido y sencillo.

Microsoft Access es un sistema de administración de Bases de Datos Relacionales

(RDBMS). Las Bases de Datos Relacionales tienen la capacidad de enlazar diferentes
Tablas a través de informaciones comunes (campos de enlace) de forma que los
datos no necesiten repetirse en cada uno de los ficheros en los que vayan a ser
utilizados.

Como ya veremos más adelante para trabajar con bases de datos relacionales
estructuraremos la información por grupos de forma que no se repita dicha
información.

Por ejemplo, si deseamos conocer el nombre de una persona que ha cogido en

préstamo un libro determinado, no es necesario que este dato esté incluido ni en la
Tabla de libros ni en el de entradas y salidas de los mismos. Podemos extraerlo de la
Tabla de personas si previamente se ha establecido la correspondiente Relación
entre Tablas como se muestra en la figura de la página siguiente.

ACCESS 2000 Presentación Pág. 1

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Pág. 2 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

2. Microsoft Access Visión general

Los elementos a través de los cuales vamos a crear y explotar nuestra base de datos
en Access 2000 son los siguientes:

 Tablas: La Tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de

bases de datos relacionales.

Las Tablas son colecciones de datos distribuidos en filas y columnas sobre un tema
particular. En una tabla las columnas corresponden a los campos y las filas a los
registros.

 Consultas: Una Consulta es una pregunta a las tablas de la base de datos o una
petición para realizar una acción sobre ellos. Los datos que verifiquen la consulta
serán devueltos al usuario en lo que se denomina Hoja de Respuestas Dinámica.

Las consultas pueden realizarse sobre una o más tablas. Así mismo, pueden
almacenarse y ser utilizadas posteriormente como base para la realización de
Informes, Formularios, etc.

En Access se pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas:

o Consultas de Selección.
o Consultas de Acciones.
o Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas.
o Consultas de Parámetros.
o Consultas específicas SQL.

 Formularios: Al igual que un impreso en papel, que se cumplimenta con un lápiz,

un formulario identifica los datos que deseamos recopilar. Una vez creadas las tablas,
el usuario puede alterar la presentación de los datos en pantalla por medio de
formularios. Su diseño es muy sencillo a través de los llamados Asistentes de
Formularios. Es posible incorporar imágenes en cualquier formulario.

 Informes: Al conjunto de información que organizamos según determinados

criterios y al que damos un formato determinado se denomina Informe. Los informes
se utilizan en Access para mejorar la presentación de los datos en una página
impresa.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 3

 Plan de Formación Continua Hobetuz

 Macros y Módulos: La utilización de macros y módulos nos permiten la

personalización de los distintos objetos creados con Access. Utilizando Macros
pueden automatizarse tareas repetitivas como búsquedas automáticas, asegurar la
exactitud de los datos, automatizar transferencias de datos, etc. Access incorpora
además un potente lenguaje de programación denominado ACCESS BASIC. Un
Módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos
almacenados juntos como una unidad con un nombre. Access tiene tres tipos de
módulos: Módulo Formulario, Módulo Informe y Módulo Global.

Tabla

Consulta

Formulari Informe
o

Macro Módulo

Pág. 4 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

3. Tablas
Access 2000 es un sistema interactivo de administración de Bases de Datos
Relacionales en entorno Windows 95 o posterior.

Para trabajar con una base de datos relacional, el primer elemento que debemos
definir son las tablas que la forman.

La Tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de

datos relacionales. Son colecciones de datos distribuidos en filas y columnas sobre un
tema particular. En una tabla las columnas corresponden a los campos (un apartado o
dato) y las filas a los registros (fichas).

Cuando creamos una tabla por primera vez, lo que estamos creando es un
contenedor de datos vacío, por lo tanto estamos definiendo la estructura de datos con
la que vamos a trabajar. Al diseñar una tabla debemos especificar los campos que
queremos que contenga, definiendo el nombre de los mismos y el tipo de contenido.

3.1 Creación de una tabla desde el asistente

Para determinar las tablas necesarias para estructurar adecuadamente la base de

datos hay que distribuir la información en agrupaciones cuyos datos se refieran al
mismo tema.

Los campos permiten describir las características correspondientes a un tema

agrupado en una tabla.

Para determinar los campos necesarios en una tabla hay que tener en cuenta las
siguientes consideraciones:

 Que el campo describa y corresponda a la tabla (tema).

 No incluir campos calculados, ocupan espacio y se pueden obtener cuando

sea necesario, a través de consultas.

Para crear una tabla existen dos procedimientos:

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 5

 Plan de Formación Continua Hobetuz

 La utilización del Asistente para Tablas.

 La creación personalizada de la misma.

El método más sencillo para crear la mayoría de las tablas, tanto para uso personal
como profesional es mediante el Asistente para tablas, que plantea preguntas sobre
los campos que se desean incluir y después la crea automáticamente. Como veremos
en este capítulo, el asistente tiene definido el tipo de información a introducir (Texto,
Número, Fecha, etc.).

Del menú
Archivo
seleccionamos
la opción,
Nueva base
de datos, o
pulsamos el

icono de la
barra de
herramientas y
aparecerá la
pantalla de la
página anterior

Si activamos la
carpeta Bases
de datos se
nos mostrará un conjunto de bases de datos que podremos utilizar como plantillas de
la nueva a crear; no obstante no es muy frecuente la utilización de éstas.

Vamos a partir de cero, es decir, crearemos la base de datos a partir de una base de
datos en blanco, por lo que al pulsar el botón Aceptar, tras lo cual le indicaremos el
nombre y la localización y Access 2000 le asignará la extensión .mdb.

De los seis
módulos de que
consta Access
2000, se nos
muestra

automáticamente activa la carpeta Tablas, y pulsaremos el botón Nuevo.

Pág. 6 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Es en este punto en el que seleccionaremos el Asistente para tablas.

Si seleccionáramos las opciones de Vista hoja de datos o Vista diseño

procederíamos a definir la estructura de nuestra tabla sin ningún tipo de ayuda,
escribiendo el nombre de los campos, el tipo y la definición de los mismos.

El Asistente para tablas, nos mostrará nombres de campos pertenecientes a tablas ya

existentes para ser reutilizados.

De las tablas de
ejemplo que nos
muestra el Asistente
de Access 2000
seleccionaremos
aquella que tenga los
campos más
parecidos a la que
queremos construir,
de la lista de campos
iremos seleccionando
uno a uno aquellos
que nos interesen y
los incorporaremos a

nuestra tabla mediante el botón .

Si hemos incorporado algún campo de más, una vez seleccionado pulsando el botón

lo borraremos de nuestra tabla. Los botones pasan todos los campos

en la dirección indicada.

Si queremos cambiar el nombre de algún campo, una vez seleccionado pulsaremos el

botón Cambiar nombre del campo. Una vez asignados todos los campos daremos
el nombre a la tabla.

A partir de este momento decidiremos si queremos modificar el diseño de la tabla

para lo cual activaremos la opción, o si queremos introducir datos con formato de
tabla o mediante un formulario como asistente.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 7

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Antes de pulsar el botón Terminar si queremos retroceder a las pantallas anteriores

pulsaremos el botón Atrás.

Para introducir datos pulsamos el botón Abrir desde la carpeta Tablas, el formato
para introducir los datos corresponde al formato de Hoja de datos, como se muestra
en la figura:

Al trabajar con el formato de Hoja de datos podemos observar que cada campo tiene
un ancho de columna asignado por defecto y al introducir los datos en determinados
campos no los vemos en su totalidad.

No obstante cuando definamos Formularios o Informes los datos estarán al completo.

Si por comodidad queremos ver toda la información de un campo podemos variar el

ancho ajustando el ancho de la columna.

3.2 Creación de una tabla desde Diseño

Pág. 8 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Si queremos crear una tabla podemos seleccionar la opción Vista Diseño de entre
las distintas vistas que se nos muestran al pulsar el botón Nuevo de la carpeta
Tablas.

Desde este modo de creación tenemos que indicar el nombre de los campos, el tipo
de datos que van a contener, etc.

Al pulsar el botón Aceptar la ventana de diseño incorpora la barra de herramientas

propia del diseño de tablas, como se muestra a continuación:

En todas las barras de herramientas de Access vamos a encontrar una serie de botones comunes
de Office. En este manual detallaremos aquellos botones que sean propios de la acción que
estemos realizando.

Vista diseño y vista hoja de datos.

Fija clave principal en el campo donde está situado el cursor.

Funciona como un interruptor.

Visualiza o genera Indices. Los índices aceleran las búsquedas

pero ralentizan las entradas de datos.

Inserta y elimina filas.

Muestra la ventana de Propiedades de la tabla.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 9

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Muestra la ventana para generar campos.

Muestra la ventana de base de datos.

Muestra una lista con los distintos objetos Access.

Escribiremos el nombre que le vamos a dar al campo, y en la columna Tipo de campo

y pulsando el botón se despliega la lista de tipos de campo.

Asignar
nombre a los
campos: Los
nombres de
campo
pueden tener
64 caracteres
como máximo,
letras,
números e
incluso espacios en blanco, pero nunca puntos, Access 2000 devuelve el siguiente
mensaje de error:

Los nombres que asignemos a los campos deben ser descriptivos de forma que
podamos identificarlos fácilmente. No obstante, Access 2000 incorpora el apartado
Descripción para incluir un texto explicativo de la información que va a contener el
campo.

Tipos de datos: Hay que tener en cuenta que elegir un tipo de dato para un campo es
delimitar los posibles contenidos del mismo. Para su definición es necesario
suministrar la siguiente información:

 Tipo de valor permitido en el campo (texto, número,...).

 Cantidad de espacio que Access 2000 reservará para los valores almacenados en
dicho campo.

Pág. 10 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

 Los tipos de operaciones que pueden realizarse.

 Capacidad para ordenar o no la base de datos por ese campo.

Access 2000 asignará por defecto el tipo de datos texto.

Tipo de datos Descripción

Texto (Configuración predeterminada). Texto de hasta 255

caracteres o la longitud establecida por la propiedad
TamañoDelCampo (FieldSize), lo que sea menor.

Memo Texto con una longitud máxima de 65.535 caracteres. Los

campos Memo no se pueden indexar.

Numérico Cualquier tipo numérico. Vea TamañoDelCampo (FieldSize)

para obtener más información.

Fecha/Hora Los valores de fecha y hora.

Moneda Tiene precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador

decimal y cuatro dígitos a la derecha.

Autonumérico Un número que Access aumenta progresivamente cada vez

que se agrega un nuevo registro a la tabla.

Sí/No Los valores Sí y No y los campos que contienen sólo uno de dos
valores. Los campos Sí/No no se pueden indexar.

Objeto OLE Un objeto, como una hoja de cálculo de Excel o un gráfico de

Draw creado mediante una aplicación objeto. El tamaño
máximo es aproximadamente de 1 gigabyte. Los campos de
los objetos OLE no se pueden indexar.

Hipervínculo Combinación de texto y números almacenada como texto y

utilizada como dirección de hipervínculo. Cada una de las tres
partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta
2048 caracteres.

Asistente para Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
Búsquedas una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente
para búsquedas, que crea un campo de búsqueda.

Nota Usaremos el tipo de datos Moneda para un campo que requiera varios
cálculos que involucren datos con una y hasta cuatro cifras decimales. Los
campos Simple y Doble requieren cálculos de punto flotante. El tipo de datos
Moneda usa un cálculo de punto fijo más rápido que evita errores al redondear.

Los campos de tipo Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no se pueden ser indexados.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 11

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Así como en Word 2000 y en Excel 2000, Access también dispone de la opción
Edición/Deshacer para deshacer los últimos cambios realizados en la base de datos.

3.2.1Propiedades de los campos

Cada campo cuenta con un conjunto de propiedades que se usan para especificar
cómo se desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades que pueden
establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el
campo.

Para establecer una propiedad de campo:

En el modo de presentación Diseño de la tabla, seleccionaremos el campo cuyas

propiedades queremos establecer.

De las propiedades mostradas en la parte inferior de la ventana, haremos clic en la

que queremos establecer, tanto en los apartados General como en Búsqueda.

3.2.2 Establecer la propiedad.

A continuación se describen las distintas propiedades que podemos asignar a los campos:

Propiedad Descripción

Tamaño del campo Longitud máxima del campo de texto o numérico.

Formato Cómo se muestran los datos; usaremos los formatos

predefinidos o crearemos nuestros propios formatos.

Lugares decimales El número de cifras a la derecha del separador decimal.

Máscara de entrada Caracteres de formato para la introducción de datos;

podemos utilizar las máscaras predefinidas o bien otras
personalizadas.

Título Etiqueta de campo predeterminada en un formulario o

informe.

Valor Valor introducido en el campo cuando se crean los

predeterminado registros.

Regla de Validación Expresión que define las reglas de introducción de datos.

Texto de Validación Texto que aparece cuando se introducen en el campo

datos no válidos.

Requerido Configuración que define si deben introducirse datos.

Permitir longitud Configuración que define si se admiten cadenas de

cero longitud cero.

Indexado Índices de campo único para acelerar las búsquedas.

Nota: Si aparece una flecha a la derecha del cuadro de la propiedad, podemos

hacer clic en ella para seleccionar un valor en la lista. Si aparece un botón

Pág. 12 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Propiedad Descripción

"Generar", podemos hacer clic en él para llamar a un generador que nos ayudará
a establecer la propiedad.

En el apartado Búsqueda podemos indicar la presentación del campo, pudiendo

escoger entre cuadro de texto, lista desplegable, etc...

Si el tipo de datos es Numérico, las configuraciones de la propiedad Tamaño del

campo y sus valores mantendrán la siguiente relación:

Configuración Descripción

Byte Almacena números desde 0 hasta 255 (fracciones no).

Ocupa 1 byte.

Entero Almacena números desde -32.768 hasta 32.767 (fracciones

no). Ocupa 2 bytes.

Entero largo Almacena números desde -[Link] hasta

[Link] (fracciones no). Ocupa 4 bytes.

Simple Almacena números con seis dígitos de precisión, desde

3,402823E38 hasta 1,401298E-45. Ocupa 4 bytes.

Doble (Predeterminada) Almacena números con diez dígitos de

precisión, desde 1,79769313486232E308 hasta 4,940656E-
324. Ocupa 8 bytes.

3.2.3Clave principal
Cuando definimos una tabla debemos pensar con qué otras tablas queremos que esté
relacionada. Las relaciones se verán en el siguiente capítulo, no obstante es
importante destacar que no se pueden establecer relaciones entre dos tablas si la
tabla principal no contiene algún campo clave.

Cada tabla de la base de datos puede incluir uno o varios campos que identifiquen de
manera exclusiva los diferentes registros. Este es el llamado campo clave principal y
no puede contener valores duplicados.

Un campo clave es aquel que identifica de manera única al registro. Para asignarle a

un campo la característica de clave, basta con pulsar el icono de la barra de

herramientas o seleccionar la opción Clave principal del menú Edición. El símbolo
de la llave se sitúa a la izquierda del campo.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 13

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Cuando no hay ningún campo o conjunto de campos que identifiquen de manera

única a cada registro, se puede definir un campo Autonumérico para que haga las
funciones de campo clave. Se trata de un campo que contendrá automáticamente un
número en secuencia para cada registro nuevo.

Por tanto una forma muy sencilla de crear una clave principal es a través de un
campo Autonumérico, de forma que se introduzcan automáticamente un número
secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Si no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada,
Access 2000 preguntará si queremos que la cree automáticamente y la creará como
clave principal de Autonumérico.

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo,

podemos designar dos o más campos como clave principal.

Para borrar la clave principal, en el diseño de la tabla pulsamos en el icono , o en

el menú Ver pulsamos en la opción Índices. En ambos casos, aparece el cuadro de
diálogo Índices.

En este cuadro seleccionamos el campo que es clave principal y pulsamos Suprimir.

El campo clave principal viene precedido de una llave, el nombre del índice es

Pág. 14 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

PrimaryKey, y además en las Propiedades del índice el cuadro Principal tiene que
poner Sí.

3.2.4Propiedades de la tabla
Cuando queremos establecer alguna propiedad que afecte a más de un campo de la
tabla podremos definirla a través de la opción Propiedades del menú Ver o desde la

ventana que se abre al pulsar el icono de la barra de herramientas. Cuando la

propiedad o regla de validación afecte a un único campo lo habitual es especificarla
en dicho campo.

3.2.5Mover, borrar, añadir campos

El orden en el que se van a visualizar los campos de una tabla va en función del
orden en el que se han añadido en el Diseño de esa Tabla.

 Para mover un campo, estando en la vista Diseño de la Tabla, basta con hacer un
clic en la cabecera de su fila correspondiente, esperar un poquito y, a continuación,
arrastrar la cabecera de la fila al nuevo lugar. Según se va moviendo a la nueva
ubicación, una linea horizontal más gruesa servirá de guía para saber dónde quedará
posicionado el campo cuando se suelte el botón del ratón. Estando en el modo de
visualización de Hoja de Datos, bastará con mover la cabecera de la columna
mediante el mismo procedimiento.

 Para borrar un campo, basta hacer clic en su cabecera y presionar la tecla <Supr>,
o <BackSpace> o, mediante el menú contextual (botón derecho del ratón), escoger la
opción Eliminar.

 Para añadir nuevos campos, bastará con insertarlos en la vista Diseño y luego
posicionarlos en la ubicación adecuada.

Ejercicio: 01-Tablas-Biblioteca

3.3 Uso de las tablas

Si tenemos la base de datos abierta, para utilizar una tabla, desde la Ventana Base de
Datos seleccionamos la tabla que queremos usar y pulsamos el botón Abrir.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 15

 Plan de Formación Continua Hobetuz

En esta tabla podemos realizar entre otras las siguientes operaciones:

 Agregar nuevos registros: escribiremos los nuevos datos en el último registro

de la tabla, el que está en blanco, que lleva el icono de registro activo.

Si seleccionamos del menú Insertar la opción Nuevo registro, el cursor se

posicionará en el origen del nuevo registro, independientemente de cual sea su
posición de partida.

Así mismo podemos realizar esta acción pulsando el botón de la barra de

herramientas.

 Eliminar registros: seleccionaremos el registro con un clic en el botón

selector de registro y pulsaremos la tecla SUPR. Este mismo proceso los podemos
realizar a través de la opción Eliminar registro del menú Edición, o pulsando el

botón de la barra de herramientas.

 Modificar registros: para modificar un registro basta con colocarse en el registro a

modificar y escribir en él los nuevos datos. El botón selector que indica el registro

activo en el momento en el que comenzamos la modificación cambia a ser , que

es el indicador de Registro editado pero no guardado.

En el modo de presentación Hoja de datos se muestran múltiples registros en formato

de filas y columnas, permitiendo así visualizar varios registros a la vez.

Pág. 16 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

En este modo de presentación la barra de herramientas tiene los botones que se

describen a continuación:

Modo de visualización: vista diseño y vista hoja de datos

Ordena ascendente o descendentemente.

Para seleccionar filtros.

Para buscar registros.

Añadir y eliminar registros.

Muestra la ventana de base de datos.

Muestra una lista con los distintos objetos Access.

Una vez introducidos varios registros veremos en la parte inferior de la ventana los
botones para poder movernos uno a uno por los registros o posicionarnos
directamente en el primero/último, así mismo nos va indicando en cual de los
registros estamos y cuántos hay en la tabla.

Ejercicio: 02-Tablas-Biblioteca

3.4 Búsquedas

Para poder buscar una cadena de caracteres entre los datos de una tabla activaremos

la opción Buscar del menú Edición o pulsaremos el icono de la barra de

herramientas. En la siguiente ventana en el cuadro Buscar escribiremos la cadena de
caracteres a buscar (especificamos como cadena de caracteres el elemento a buscar
porque es así como lo trata Access, aunque el dato sea un número).

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 17

 Plan de Formación Continua Hobetuz

De la lista desplegable de Buscar. Podemos seleccionar de entre las opciones: Todos,

hacia Arriba o hacia Abajo.

Coincidir es el cuadro en el que se puede indicar si la cadena de caracteres debe ser

igual al contenido del campo, o a los primeros caracteres del campo o sencillamente
debe existir dentro del campo.

Si activamos la opción Mayúsculas y minúsculas exigiremos que la cadena a

buscar sea idéntica a la escrita. Ejemplo: Word es distinto de WORD.

Si activamos Buscar sólo en el campo activo, la cadena de caracteres no se

comparará con ningún otro elemento de los campos de la tabla.

Ejercicio: 03-Búsquedas-Empleados
04-Tablas-Empleados

3.5 Ordenar

Si queremos ordenar los registros por cualquiera de los campos basta con posicionar

el cursor en él y pulsar uno de los botones de la barra de herramientas

según queramos el orden ascendente o descendente.

Si hay un campo clave definido en la tabla, la ordenación será siempre según los
valores de ese campo.

Pág. 18 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

3.6 Filtros

El filtro se utiliza cuando se quiere modificar temporalmente el conjunto de registros

presentados; cuando queremos ver algunos registros cada vez; cuando queremos
buscar ciertos registros que cumplen condiciones complejas y no es posible utilizar el
comando buscar. Los filtros sólo se aplican a una
tabla o formulario abierto.

Desde el menú Registros la opción Filtro muestra

cuatro opciones que permiten realizar filtros.

En la barra de herramientas tenemos los botones

correspondientes a Filtro por selección y

Filtro por formulario. El botón nos permite Ejecutar o Quitar un filtro.

 Filtro por selección permite filtrar registros de una tabla y obtener aquellos que
sean idénticos a los datos seleccionados. El filtro se establece por el contenido donde
está el cursor situado.

Si situamos el cursor nuevamente en otro campo se ejecutará un filtro del filtro

anterior.

 Filtro excluyendo la selección realiza un proceso inverso al filtro de selección

obteniendo todos menos los que cumplen el criterio. Para ello del menú Registro
seleccionaremos la opción Filtro excluyendo la selección.

 Filtro por entrada de datos. Se realiza pulsando el botón derecho en el campo y

completando la casilla Filtrar por con el dato que se desea buscar.

 Filtro avanzado. Se realiza mediante la opción Filtro/Filtro u Orden Avanzado del

menú Registros.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 19

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Para eliminar un filtro en el menú Registros elegiremos Quitar Filtro u Ordenar o

bien haremos clic en el botón de la Barra de herramientas. Al eliminar el filtro

volverá la presentación de los registros a su estado original.

 Filtro por formulario nos permite escoger en un formulario los registros a encontrar
por medio de una lista desplegable sobre el campo de búsqueda. Una vez escogido,
hay que Filtrar. Al ejecutar este tipo de filtro se modifican algunos iconos de la

correspondiente barra de herramientas. Pulsando el icono guardaremos el filtro

como consulta.

Ejercicio: 05-Filtros-Biblioteca
06-Tablas-Conceptos

Pág. 20 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 21

 Plan de Formación Continua Hobetuz

4. Relaciones
Teniendo en cuenta que estamos trabajando con una Base de datos relacional,
podemos utilizar simultáneamente datos procedentes de una o más tablas que estén
relacionadas.

Las Bases de Datos Relacionales tienen la capacidad de enlazar o relacionar

diferentes Tablas a través de informaciones comunes (campos de enlace) de forma
que los datos no necesiten repetirse en cada uno de los ficheros en los que vayan a
ser utilizados.

Al establecer una relación podemos elaborar consultas, informes y formularios de

varias tablas como si fueran una.

Una tabla que acabamos de crear no tiene relación alguna con ninguna otra tabla.

Para relacionar entre sí tablas o consultas, deberemos indicar por qué campo se va a
establecer la relación. Deberá ser un campo que exista en ambas tablas. Los campos
tienen que ser del mismo tipo y tamaño.

Para crear una relación primero debemos abrir la ventana Relaciones del Menú

Herramientas o pulsar el botón de la Barra de Herramientas.

Agregar las tablas con las que queremos establecer la relación.

Se nos muestra la ventana Relaciones con las tablas agregadas. Por ejemplo:

Después debemos definir la relación propiamente dicha, para lo que arrastraremos

los nombres de los campos que deseamos relacionar desde la lista de campos de una
tabla hasta el campo coincidente en la otra tabla. El campo arrastrado pertenece a la
Tabla Principal; el campo coincidente donde lo hemos colocado pertenece a la
Tabla Relacionada.

Access 2000 muestra la relación representada por una línea que vincula los campos
coincidentes de ambas tablas. La relación permanecerá en la base de datos hasta
que la eliminemos.

Pág. 22 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

El sentido que le demos a esta operación es determinante a la hora de establecer la

relación. Debe ser siempre de la tabla principal a la tabla relacionada por aquel
campo que hayamos preparado para establecer la relación, es decir con los tipos de
datos compatibles.

Al hacer un doble clic sobre la línea de unión-relación Access mostrará el cuadro

Relaciones como se muestra en la siguiente figura:

En algunas relaciones nos puede interesar exigir el cumplimiento de la Integridad

Referencial que ayuda a garantizar que las relaciones entre los registros sean válidas
y no podamos eliminar accidentalmente datos relacionados, ni añadir datos que no
existan en la tabla principal.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 23

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Vamos a introducir un nuevo autor como se muestra en la figura y dos libros escritos
por él. Como se ha visto anteriormente la tabla Autores tiene una relación de Uno a
varios con la tabla Libros y además se ha exigido la integridad referencial.

Si intentamos suprimir el registro correspondiente al nuevo autor, Access 2000

mostrará la siguiente ventana, en la que indica que el registro no puede ser borrado.

Mientras que si tratamos

de suprimir uno de los
nuevos libros, lo permite
mostrando únicamente un
mensaje de advertencia.

4.1 Eliminar

Pág. 24 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Para eliminar una relación, basta hacer clic sobre la linea que une las tablas y pulsar
<Supr> o <BackSpace> o, con el menú contextual, escoger Eliminar.

Si tenemos activada la Integridad referencial podemos seleccionar la casilla Eliminar

en cascada los campos relacionados, de este modo si borramos un autor, se borrarán
automáticamente todos los datos de las relacionados con él, en nuestro caso sus
libros.

4.2 Actualizar

Si tenemos activada la Integridad referencial podemos seleccionar la casilla

Actualizar en cascada los campos relacionados. La acción que realiza esta opción
permite modificar un dato en todas los campos coincidentes de las tablas
relacionadas. Para que esta opción se ejecute en nuestras tablas además es
necesario que el contenido del campo clave sea modificable por el usuario.

4.3 Tipo de combinación

Si pulsamos en el cuadro Relaciones sobre este botón, aparece el siguiente cuadro:

En este cuadro se puede elegir una de las tres opciones.

 Si elegimos la primera opción, cuando realicemos una consulta, los registros que se
presentarán son aquellos cuyo CODIGO AUTOR de la tabla AUTORES aparezca en el
campo AUTOR de la tabla LIBROS, y viceversa.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 25

 Plan de Formación Continua Hobetuz

 Eligiendo la segunda opción, aparecerán en la lista todos los autores tengamos o no

libros de todos ellos.

Pág. 26 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Eligiendo la tercera opción, se presentarán todos los libros que tenemos conozcamos
o no quien es el autor.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 27

 Plan de Formación Continua Hobetuz

4.4 Tipos de relaciones

En las relaciones donde se exige Integridad Referencial, podremos especificar si

las dos tablas que vamos a relacionar tienen una relación de tipo “ uno a varios” o
“uno a uno”. En la relación “uno a varios” que es la más utilizada, cada registro de
la tabla principal puede asociarse a varios registros de la tabla relacionada.

En una relación “uno a uno”, cada registro de la tabla principal sólo puede asociarse
a un registro de la tabla relacional.

Para ver las relaciones existentes para una tabla, del menú Herramientas
elegiremos la opción Relaciones. Si queremos ver todas, haremos clic en el botón

Mostrar todas las relaciones de la barra de herramientas. Para ver solamente

las relaciones definidas para una tabla concreta, pulsaremos el botón Mostrar

relaciones directas de la barra de herramientas.

Haciendo clic en la línea perteneciente a la relación, podremos eliminar, modificar

una relación u ocultar de la ventana Relaciones las tablas y sus líneas. Esta última
acción solamente afecta a la presentación pues la tabla y sus relaciones permanecen
en la base de datos, aunque no se muestren en la ventana Relaciones.

Ejercicio: 07-Relaciones-Biblioteca

Pág. 28 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

5. Manejo de datos
En ocasiones nos puede interesar utilizar información diseñada en una base de datos
en otra base de datos. Para ello puede ser suficiente con copiar dicha información. El
término información engloba tanto estructuras como contenidos.

Para copiar una tabla de una base de datos a otra, ambas han de ser de Microsoft
Access. En primer lugar la seleccionaremos y del menú Edición seleccionaremos la
opción Copiar. Abriremos la base de datos en la que queremos agregar nuestra tabla
y del menú Edición seleccionaremos la opción Pegar, mostrándose el siguiente
cuadro de diálogo:

Activaremos la opción que nos interese según queramos copiar toda la tabla, es decir
su estructura y datos, o solamente la estructura, o bien únicamente agregar los
datos.

5.1 Importar datos

Al igual que en el caso anterior podemos incorporar a nuestra base de datos

información procedente de otros ficheros, aunque no tienen porque ser de Access.

Del menú Archivo seleccionaremos la opción Obtener datos externos/Importar y

nos aparecerá una ventana en la que, tras elegir el fichero de base de datos,
pulsaremos el botón Importar, tras lo que entraremos en la ventana Importar objetos
y seleccionaremos la pestaña identificativa del mismo.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 29

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Al pulsar el botón Opciones, en la parte inferior de la ventana, se nos muestra las

diferentes opciones que podemos activar en el proceso de importación.

5.2 Vincular tabla

Si queremos trabajar con una tabla perteneciente a otra base de datos podemos
importarla como en el apartado anterior o establecer un vínculo entre dicha tabla y
nuestra base de datos, para lo cual del menú Archivo seleccionaremos Obtener
datos externos/Vincular tablas.

Seleccionaremos la base de datos que contiene la tabla que queremos vincular.

Pulsaremos el botón Vincular y de la lista de tablas seleccionaremos la que nos
interesa.

La tabla vinculada aparece en la ventana de base de datos con una flecha a su

izquierda para diferenciarla del resto. A todos los efectos es una tabla más de nuestra
base de datos, excepto si queremos modificar su estructura.

Pág. 30 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

5.3 Exportar

Si queremos trasladar información de nuestra base de datos a un fichero externo

seleccionaremos la opción Guardar como o exportar del menú Archivo. La
ventana que se nos muestra es la siguiente:

Si activamos la primera opción una vez seleccionado el destino deberemos indicar el

formato que deberá tener la información y pulsaremos el botón Exportar.

Si queremos exportar a Word indicaremos la extensión .RTF, cuando queramos que

nuestro fichero mantenga formatos como tablas, negritas...; y utilizaremos la
extensión .TXT para combinar con Word e imprimir.

5.4 Copiar registros

Hay varias formas de copiar registros dentro de una Tabla.

 La más habitual es hacer uso del Portapapeles, con las opciones de Cortar, Copiar y
Pegar del menú Edición.

 La combinación de teclas <Ctrl-Apóstrofe> copia en la posición donde está el cursor

el registro que se encuentra en la fila superior.

 Utilizando la opción Edición/pegar datos anexados, se copia el registro memorizado

en el Portapapeles al final de la Tabla.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 31

 Plan de Formación Continua Hobetuz

6. Consultas
Para interrogar a la base de datos y recuperar información de acuerdo a ciertos
criterios de búsqueda Access 2000 tiene el módulo de Consultas. Además con este
módulo también podemos recuperar información, efectuar cálculos, ordenar los
resultados, etc.

Una Consulta es una pregunta a las tablas de la base de datos o una petición para
realizar una acción sobre ellas. Las consultas pueden realizarse sobre una o más
tablas, es posible efectuar cálculos, ordenar los resultados, etc. Pueden almacenarse
y ser utilizadas posteriormente como base para la realización de Informes,
Formularios, etc.

Hay varios tipos de consultas:

 Las consultas de selección nos permiten ver datos de las tablas, analizarlos e
incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o
bien agregar datos de varias tablas distintas. Las consultas de selección son las más
utilizadas.

 Consulta de tabla de referencias cruzadas. Presenta los datos con títulos en las filas
y columnas, como en una hoja de cálculo.

 Consulta de acciones. Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza

para crear una nueva tabla, eliminar registros, añadir o modificarlos.

 Consulta de unión. Combina campos coincidentes de dos o más tablas.

 Consulta de paso a través. Envía comandos a una base de datos SQL.

 Consulta de definición de datos. Crea, modifica o elimina tablas de una base de

datos, utilizando instrucciones SQL.

Utilizando las consultas podemos:

 Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los campos de

una tabla.

 Elegir registros: podemos especificar condiciones que deben cumplir los

registros para que se incluyan en la Hoja de respuesta dinámica de la consulta.

 Ordenar registros: podemos ver los registros en un determinado orden.

 Formular preguntas sobre datos de varias tablas: podemos utilizar una

consulta para responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de
una tabla, y ver los resultados en una sola hoja de datos.

Pág. 32 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

 Realizar cálculos: podemos crear nuevos campos llamados Campos

calculados que contengan el resultado de un cálculo.

 Usar una consulta para formularios, informes y otras consultas: para

seleccionar los datos que deben aparecer en un formulario o informe, podemos
crear una consulta de selección y utilizarla como origen de datos de los
mismos. Utilizando una consulta, podemos incluir datos de varias tablas y
establecer criterios para mostrar sólo un conjunto limitado de datos. Cada vez
que abramos el formulario o imprimamos el informe, la consulta recuperará
información actualizada de las tablas. También podemos introducir nuevos
datos o modificar los existentes en la hoja de datos de la consulta.

 Modificar los datos de las tablas: con las consultas de acción podemos
actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente. También
podemos utilizarlas para crear una nueva tabla a partir de otra u otras ya
existentes.

6.1 Creación y diseño de una consulta

Para crear una consulta, en la ventana de base de datos hacemos clic en la carpeta
Consultas y en el botón Nuevo. Como en casi todos los módulos de Access 2000
podremos elegir entre utilizar un Asistente o crear la consulta manualmente pulsando
la opción Vista Diseño. Con la base de datos abierta, seleccionaremos la tabla sobre
la que queremos efectuar las consultas y pulsaremos el botón Agregar.

En nuestro caso agregaremos las tablas

EDITORIALES y LIBROS y finalizamos
pulsando el botón Cerrar.

La ventana que nos muestra Access

2000 contiene la siguiente barra de
herramientas:

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 33

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Vista Diseño, Vista Hoja de datos, Vista SQL.

Lista desplegable de tipos de consulta.

Ejecuta una consulta.

Muestra la lista de tablas.

Muestra fila de Total para realizar cálculos.

Selecciona registros a ser visualizados en función de su posición.

Muestra las propiedades de la consulta.

Generador de expresiones

En el diseño de la consulta, la ventana de definición de la consulta a definir se

presenta dividida en dos partes, como en la figura inferior. La parte superior permite
incluir las tablas objeto de la consulta y en la parte inferior aparece una cuadrícula
llamada QBE (metodología denominada consulta gráfica), que contiene los
apartados que definen la consulta a desarrollar (campos a incluir, orden de
clasificación,
condiciones a
cumplir,
totales ..).

Por tanto, la
pantalla nos
muestra la
ventana de
Consulta dividida
en dos
secciones: la
zona de la tabla
y lazona para
agregar los
campos y criterios de selección y ordenación. Se seleccionarán los campos de la tabla
que queremos utilizar en la consulta.

Pág. 34 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Para agregar un campo a una consulta arrastraremos el nombre del campo hasta una
celda de la fila campo en la cuadrícula QBE (Query By Example). Otro modo de incluir
un campo en una consulta es hacer clic en la celda campo y seleccionarlo la lista
desplegable.

Para agregar más de un campo a la vez,

mantenemos presionada la tecla CTRL,
mientras hacemos clic en los campos que
deseamos agregar de la zona de la tabla, y
arrastramos el grupo hasta una celda de la fila
Campo.

Para agregar todos los campos podemos hacerlo arrastrando todos los campos como
un grupo o arrastrando solo el asterisco (*) situado al principio de la lista de campos.

Después de arrastrar el asterisco hasta la cuadrícula, Access mostrará el nombre de

la tabla seguido del asterisco. No es posible ordenar registros ni especificar criterios
para los campos que se han agregado a la cuadrícula QBE mediante el asterisco.

Una vez elegidos los campos, para visualizar la consulta elegiremos la opción

Ejecutar del menú Consulta o pulsaremos el botón .

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 35

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Lo que obtenemos se llama Hoja de Respuestas Dinámica, es decir, un conjunto

actualizable de registros formados por los campos que hemos elegido de la Tabla que
interviene en la Consulta. Esta Hoja de Respuestas Dinámica tiene el mismo
aspecto y se maneja de manera similar a una Tabla, pero no lo es.

Se trata de una presentación dinámica de los datos de una o más tablas,

seleccionados y ordenados como se ha especificado en la consulta. Podemos añadir,
modificar y eliminar registros al igual que en una Tabla, así como imprimir dichos
registros.

En la Hoja de Respuestas Dinámica resultado de la consulta, aparecen de

momento todos los registros y en el orden en que están en las Tablas originales.

Para volver a visualizar el diseño de la consulta pulsaremos el icono de la barra

de herramientas.

Después de haber realizado la consulta, si queremos cambiar el orden de los campos

podemos reorganizarlos. Para mover un campo, una vez seleccionada la cabecera de
columna, la arrastramos a la nueva posición. Para insertar un campo, seleccionamos
de la lista de campos el que deseamos insertar y lo arrastramos hasta la cuadrícula.
Para eliminar un campo, seleccionamos el campo y presionamos la tecla SUPR.

Si una columna de la cuadrícula QBE no se ajusta a la anchura que necesitamos,

podemos variarla para que se adapte al elemento más largo de la columna, situando
el puntero en el extremo derecho de la columna y arrastrándolo hacia la derecha o
izquierda hasta que tenga el tamaño deseado. Para ajustar automáticamente la
columna a la anchura del elemento más largo, pulsamos doble clic en la línea que
hay a la derecha de la columna.

También podemos, seleccionar que registros queremos que aparezcan, especificando

los correspondientes criterios, así como ordenar dichos registros.

6.2 Ordenación de registros en consultas

Si queremos ver los registros obtenidos como resultado de la consulta ordenados de

una determinada manera, tenemos en la cuadrícula de la ventana de diseño de la
consulta, una fila rotulada como Orden para especificar si queremos ordenar de
manera Ascendente o Descendente:

Pág. 36 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Podemos especificar más de un campo

para la ordenación, pero el orden
preferente será el del que esté situado
primero a la izquierda. No es posible
ordenar según campos de tipo Memo u
objeto OLE.

Ejercicio: 08-Consultas-Diseño

6.3 Criterios en una consulta

Podemos especificar criterios para limitar la hoja de respuestas dinámica de la

consulta a ciertos registros, utilizando una expresión.

Con la opción Vista Diseño del menú Ver o haciendo clic en el botón Vista
diseño. Nos colocaremos en la columna del campo del que queremos especificar el
criterio y en la fila rotulada Criterios. Escribiremos la expresión del criterio que
deben cumplir los registros a listar.

Para ver el resultado de la selección ejecutaremos la consulta.

6.3.1Normas generales al escribir criterios

Normas generales al escribir criterios:

 Se pueden utilizar los caracteres comodín * y ? en una expresión para seleccionar

los registros que se ajusten a un modelo determinado.

 El comodín * sustituye a una cadena de caracteres cualquiera que sea su longitud.

El comodín ? sustituye a un único carácter. En cuanto a la sintaxis, si escribimos
R*, Access 2000 lo escribe Como “R*”.

 Podemos también introducir múltiples criterios dentro de una celda o en celdas

diferentes de una consulta.

 Si no se incluye un operador con la expresión, Access supone que significa igual

(=).Después de escribir una expresión y presionar la tecla INTRO, Access 2000
analiza y muestra la expresión usando una sintaxis que el programa entiende.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 37

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Por ejemplo, si escribimos ROSA, Access 2000 agrega comillas y muestra " ROSA
".

 Los operadores que se pueden utilizar para relacionar los criterios son:

Relacionales Lógicos Otros

> Mayor Y and Entre

< Menor O or Como

>= Mayor o igual Negado

<= Menor o igual

<> Distinto

= Igual

El resultado de esta consulta corresponde al listado de registros cuyos autores

comiencen por la letra R.

Si queremos, podemos introducir múltiples criterios dentro de una celda o en celdas

diferentes de una consulta.

Ejemplos de expresiones en criterios:

Campo Expresión Autores encontrados por la

consulta

Apellido1 "REVERTE" Autores de primer apellido REVERTE.

Autor

Apellido1 " REVERTE " O Autores de primer apellido REVERTE o

Autor "MONTERO" MONTERO.

Pág. 38 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Apellido1 Negado " Autores con primer apellido distinto de

Autor REVERTE." REVERTE.

Apellido1 "R*" Autores cuyo primer apellido comienza

Autor con la letra R.

Apellido1 "*E" Autores cuyo primer apellido termina

Autor con la letra E.

Apellido1 "[M-R]*" Autores cuyos apellidos están

Autor comprendidos entre M y R, inclusive,
en orden alfabético.

Si queremos encadenar expresiones para definir nuestros criterios, Access 2000

dispone del botón de la barra de herramientas.

Para escribir criterios en una consulta hacemos uso de expresiones que contienen
operadores tanto relacionales como lógicos, a través de los cuales podremos
establecer igualdades, diferencias, negaciones... Cada uno de estos operadores lo
podemos seleccionar
de la ventana que se
nos muestra con el
botón Generar.

De la parte inferior de
la ventana
seleccionaremos con un
doble clic la tabla de la
que queremos hacer la
consulta; en la parte
central aparecen los
campos de dicha tabla.
Para escribir la
expresión haremos doble clic sobre el nombre del campo con el que vamos a hacer la
comparación. Posteriormente pulsaremos el operador correspondiente y junto a él el
dato de comparación. Una vez terminada la expresión pulsaremos el botón Aceptar.

Si queremos realizar una consulta en la que el criterio haga referencia a un campo

que no queremos visualizar, desactivaremos la casilla “Mostrar” de dicho campo del
diseño de la consulta.

Ejercicio: 09-Consultas-Criterios
10-Consulta-Criterios-VariasTablas

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 39

 Plan de Formación Continua Hobetuz

6.3.2Guardar una consulta

Cuando guardemos una consulta, ésta se convertirá en una parte permanente de la
base de datos. Access 2000 le asigna un nombre por defecto.

Para guardar la consulta, del menú Archivo elegimos la opción Guardar o bien,
hacemos clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas. Si es la primera vez
que guardamos la consulta, especificaremos un nombre y haremos clic en el botón
Aceptar. Una consulta no puede tener el mismo nombre que una tabla ya existente ,
si así lo hacemos Access 2000 mostrará un mensaje preguntando si deseamos
reemplazar la tabla. Si la consulta incluye la tabla a la que hemos reemplazado se
perderán los datos de dicha tabla.

6.4 Campos calculados

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por
ejemplo, se puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo,
multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la
fecha actual.

Una consulta a una o más tablas permite generar expresiones como si fueran nuevos
campos que únicamente tienen validez en la consulta donde son creados sin ocupar
espacio en la base de datos. Así, cuando se muestran los resultados de un cálculo en
un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Microsoft
Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que
los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos.
Por tanto, no es posible actualizar de forma manual los resultados calculados.

Estas expresiones son campos calculados que pueden incluir textos, campos de
textos y operadores de concatenación de textos (el operador de concatenación de
textos y campos es &, estando los campos entre corchetes y los textos entre
comillas); números, campos numéricos y operadores matemáticos; funciones;
fechas.

Pág. 40 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Para definir un campo calculado se introduce directamente la expresión en la celda

campo o se pulsa el icono Generador de expresiones de la barra de herramientas. Si
la expresión utiliza campos de la tabla estos van indicados entre corchetes. Si la
expresión es larga utilizar la opción de zoom pulsando la combinación de teclas:
Mayúsculas+F2.

Es conveniente introducir una etiqueta preliminar a la expresión de calculo a realizar

para definir el nuevo campo de la consulta. Microsoft asigna automáticamente un
nombre de expresión o etiqueta (con dos puntos de separación) si no se especifica
ningún nombre .

A continuación viene un ejemplo de campos calculados en el que aplicamos un

descuento de un 50% a aquellos libros anteriores al año 96.

El resultado de la consulta será:

Para escribir la
expresión
podemos
ayudarnos como
en los casos
anteriores del
botón Generador
de expresiones.

Si la expresión utiliza campos de la tabla estos van indicados entre corchetes.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 41

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Es adecuado
introducir una
etiqueta
preliminar a la
expresión de
cálculo a
realizar para
definir el
nuevo campo
de la consulta
(En nuestro
ejemplo
TotalIVA).
Access 2000
asigna automáticamente un nombre de expresión o etiqueta (con dos puntos de
separación) si no se especifica ningún nombre.

Ejercicio: 11-Consulta-CamposCalculados

6.5 Calcular totales en consultas

Utilizando cálculos en consulta podemos obtener información de resumen sobre los

registros de una tabla.

Arrastramos hasta la cuadrícula los campos cuyo total deseamos obtener (En este
caso no podemos usar el asterisco).

En el menú Ver elegimos Totales o pulsamos clic en el botón de la Barra

Herramientas. En la cuadrícula QBE aparecerá la fila Total y “Agrupar por” en la celda
Total debajo de cada campo de la consulta.

En la celda Total, seleccionamos el tipo de

total deseado, como se muestra en la
figura:

En la barra de herramientas, hacemos clic

en el botón , Presentación hoja de

datos para ver el conjunto de registros.

Pág. 42 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Access 2000 nos mostrará encabezados que reflejan el tipo de cálculo. Estos
encabezados son modificables por el usuario.

Si queremos calcular totales sobre grupos de registros, estos han de ser elegidos al
diseñar la consulta. Es decir, en una consulta podemos incluir criterios y totales.

Otro ejemplo:

 En la celda Total, seleccionamos el tipo de total deseado, como se muestra en la

figura:

Ejercicio: 12-Consulta-Totales
13-Consulta-Completo1
14-Consulta-Completo2

6.6 Consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose

en los valores de cada fila y columna.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 43

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y
luego agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado
izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.

La realización de estas consultas totaliza los datos en formato de hoja de cálculo

utilizando como columnas los valores de un campo o valor. Para realizar este tipo de
consulta elegiremos la opción Consulta de tabla de referencias cruzadas del
menú Consultas o seleccionaremos esta misma opción al desplegar la lista del botón

de la barra de herramientas .

El resultado de la consulta será:

También se puede hacer una Consulta de referncias Cruzadas en el modo de vista

Diseño. En el modo de presentación Diseño de la consulta, hacer clic en el botón
Consulta de tabla de referencias cruzadas de la barra de herramientas, o bien elegir
el comando Tabla de referencias cruzadas del menú Consulta. Access mostrará
las filas Total y Tab ref cruz en la cuadrícula QBE.

Los demás apartados de la cuadricula, campos, criterios se establecen de la misma

manera que en una consulta de selección.

Se pueden definir un encabezado de fila o varios, un encabezado de columna y el

valor a representar, seleccionándolos en la fila Tab ref cruz de las distintas columnas.

En la fila Total de este campo, seleccionaremos el tipo de función de agrupamiento

que deseamos para la tabla de referencias cruzadas (por ejemplo, Suma, Promedio o
Cuenta).

Pág. 44 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Ejercicio: 15-Consulta-ReferenciasCruzadas

6.7 Consultas de acción

A continuación vamos a describir las distintas consultas de acción que podemos

realizar con Access 2000.

6.7.1Consulta de creación de tabla

Este tipo de consultas es el único en el que el resultado queda guardado en una tabla
nueva.

Para realizar esta consulta seleccionaremos del menú Consultas la opción Consulta
de creación de tabla y en un primer paso indicaremos el nombre de la tabla en la
que se guardará el resultado de la consulta. También podemos realizar esta consulta

pulsando el botón .

Si la tabla especificada no existe se creará. Si existe, desaparecerá la versión antigua

y nos quedaremos con lo generado por la consulta de creación de tabla.

La nueva tabla contendrá los campos que indiquemos en la consulta y los registros
que cumplan el criterio que especifiquemos.

Ejercicio: 16-Consulta-CreaciónTabla

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 45

 Plan de Formación Continua Hobetuz

6.7.2Consultas de actualización
Son las consultas que sirven para modificar conjuntos de información de las tablas, es
decir, actualizar registros en base a un criterio.

Las consultas de actualización realizan cambios globales a un grupo de registros de

una o más tablas. Por ejemplo, se puede aplicar un descuento de un 10 por ciento a
todas las personas que sean socias. Con una consulta de actualización, se pueden
cambiar los datos de las tablas existentes.

Esta actualización se realizará para los registros que cumplen la condición

especificada en el criterio. Si no se define ningún criterio lo realiza para todos los
registros.

Para realizar una consulta de este tipo, seleccionaremos la opción Consulta de

actualización del menú Consultas o pulsaremos el botón .

Ejercicio: 17-Consulta-Actualización

6.7.3Consultas de eliminación
Son las consultas que sirven para eliminar un grupo de registros en base a un criterio.

Para realizar una consulta de este tipo, seleccionaremos la opción Consulta de

eliminación del menú Consultas o pulsaremos el botón .

Ejercicio: 18-Consulta-Eliminación

6.8 Consultas con Parámetros

Las consultas con parámetros no son en sí mismas un tipo particular de consulta, por
ello no la encontramos como opción de menú ni como botón en la barra de
herramientas.

Estas consultas usan parámetros a los que se les asignan valores al ejecutarse la
consulta. Esto hace que sean consultas flexibles, ya que no dependen de un valor
concreto.

Un parámetro es un elemento que contiene un valor que podemos cambiarlo para

que se modifique el resultado de una consulta.

Pág. 46 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Desde la opción Consulta/Parámetros se puede definir el tipo de datos que queremos

utilizar en cada parámetro.

Para realizar una consulta con parámetros, escribiremos el parámetro en la fila de

criterios del campo a través del cual queremos automatizar los cambios.

Los parámetros deben ir escritos entre corchetes.

Al ejecutar la consulta Access 2000 mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
dar un valor de entrada a ese criterio.

Otro ejemplo:
ACCESS 2000  Ayuda Pág. 47
 Plan de Formación Continua Hobetuz

Para realizar una consulta con parámetros, se

debe dar un nombre y un tipo de datos mediante
el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta,
ubicado en el menú Consulta, opción
Parámetros.

Los nombres de los parámetros que utilizaremos

serán los que están definidos en este apartado.

Vamos a realizar la siguiente consulta:

Cuando pulsamos en el botón Vista de la consulta, aparecen los cuadros para la

introducción de parámetros. Por ejemplo vamos a consultar los libros cuya fecha de
salida se ha efectuado en el mes de diciembre de 1998, y además están libres.

Pág. 48 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

En ocasiones nos puede interesar ver un número determinado de registros o un

porcentaje del total de los mismos. Pulsando con botón derecho en la pantalla y
eligiendo la opción Propiedades, se muestran las propiedades de la consulta y
desplegando el campo Valores superiores seleccionaremos el dato que nos interese.

La propiedad Valores superiores, se puede utilizar para devolver un número

especificado de registros o un porcentaje de registros que cumplen los criterios que
se especifiquen.

La siguiente consulta nos permite conocer el porcentaje que se va a aplicar en

función del rango en el que se encuentre el importe que introduzcamos.

Esta consulta nos muestra todos los porcentajes en los que el tope sea superior al
importe introducido. Si el importe intoducido es 1200, nos muestra dos registros:

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 49

 Plan de Formación Continua Hobetuz

A nosotros, sin embargo, sólo nos interesa el primer registo, que es el rango en el que
se encuentra el importe de 1200. Para ello en la propiedad de la consulta Valores
superiores, escribimos 1. De esta manera nos mostrará únicamente el primer registro.

Al ejecutarse según la figura anterior, nos aparece:

Ejercicio: 19-Consulta-Parámetros
20-Consulta-Varios

6.9 Funciones

Access 2000 pone a disposición de los usuarios multitud de funciones, que nos
permitirán de modo sencillo realizar tareas complejas sin necesidad en determinadas
circunstancias de programar.

Pág. 50 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

A continuación vamos a exponer algunas de las más usuales.

Función SILNM o IIF

Esta función devuelve uno de entre dos valores, dependiendo de la evaluación de una
expresión.

Expresión es la combinación de palabras clave, operadores, variables y constantes

que generan una cadena, un número o un objeto.

Sintaxis Silnm(Expresión;Verdadero;Falso)

Es importante tener en cuenta que Access 2000 evalúa tanto el verdadero como el
falso siempre que ejecuta la expresión, por lo tanto hay que tener cuidado de no
realizar cálculos en los que puedan generarse errores ni el verdadero ni en el falso
aunque correspondan a situaciones no realizables.

Vamos a realizar el siguiente ejemplo:

En el campo Cobrar hemos incluido la función Silnm para efectuar descuento a

aquellas personas que sean socias.

En la fila Total, se utilizan funciones agregadas (para calcular totales, como la suma,
promedio, valor mínimo, valor máximo, cuenta) y otras opciones como la función
Dónde que se utiliza para establecer la primer selección de datos sin que se visualice
el concepto por el que se establece el grupo, para posteriormente ejecutar el resto de
la consulta.

En
nuestro
ejemplo
el

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 51

 Plan de Formación Continua Hobetuz

descuento lo estamos aplicando a los socios que cogen libros cuya descripción de
tema es la novela.

Función PARCFECHA o DATEPART

Devuelve un valor que contiene la parte especificada de la fecha dada.

Sintaxis ParcFecha (intervalo;fecha)

Intervalo: Expresión de tipo cadena con el intervalo de tiempo que queremos obtener.

Inglés Castellano Descripción

Valor Valor
yyyy aaaa Año
q t Trimestre
m m Mes
y a Día del año
d d Día
w e Día de la semana
ww ee Semana

La siguiente consulta contiene unos ejemplos relacionados con la tabla anterior:

Pág. 52 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Funciones de texto

Existe una amplia lista de funciones de texto a las cuales podemos acceder
cómodamente desde el Generador de expresiones. A continuación vamos a comentar
tres funciones de uso habitual.

 MAYÚS

Devuelve el contenido de la expresión en mayúsculas

Sintaxis MAYÚS(expresiónCadena)

 IZQ

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 53

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Extrae el número de caracteres indicados

de la cadena empezando a contar por la
izquierda.

Sintaxis IZQ(expresiónCadena;n)

 MEDIO

Extrae el número de caracteres de la cadena empezando a contar a partir del

carácter y en el número indicado.

Sintaxis MEDIO(expresiónCadena;inicio;longitud)

Vamos a realizar una consulta basada en la consulta anterior en las que nos convierta
el primer apellido de las personas a primer carácter mayúsculas y resto en
minúsculas.

Pág. 54 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

7. Formularios
Para visualizar, añadir y eliminar datos de manera cómoda y visualmente atractiva
utilizaremos formularios. Un formulario es un diseño de pantalla que muestra una
apariencia similar a los formularios sobre papel.

Un formulario presenta los datos de una tabla o consulta en la que se basa (origen de
los datos) pero con una apariencia más agradable, utilizando unos objetos gráficos
que Access 2000 llama controles en vez de usar el formato tabular habitual.

Hay controles que muestran información de las tablas y consultas y los hay que
muestran información perteneciente propiamente al diseño del formulario como
etiquetas de texto, líneas, etc.

Los formularios se pueden crear con o sin ayuda de los asistentes de formularios.
Tenemos los siguientes tipos de formularios:

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 55

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Vista Diseño: Permite realizar un formulario partiendo de una página vacía, donde
se pueden incorporar todos los elementos de un formulario.

Asistente para Formularios: Crea un formulario permitiendo escoger los campos y

el aspecto en el proceso de realización.

Autoformulario: Columnas: muestra los valores de los registros en una sola

columna. Presenta un registro cada vez.

Autoformulario: Tabular: muestra los valores de los registros utilizando un formato

de filas y columnas. Muestra varios registros a la vez.

Autoformulario Hoja de Datos: muestra los valores de los registros utilizando el

formato clásico de las tablas.

Asistente para Gráficos: muestra los datos en formato gráfico, como gráficos de
barras, columnas,...

Asistente para Tablas Dinámicas: Crea una tabla dinámica que contrasta varios
campos de la tabla o consulta. Similar a las tablas dinámicas de Excel.

7.1 Creación de un formulario

Para crear un formulario seguiremos los siguientes pasos:

En la ventana de la base de datos, haremos clic en la carpeta Formulario.

Elegiremos el botón Nuevo y en el cuadro inferior escribiremos el nombre de la tabla

o consulta de origen del formulario o seleccionaremos uno en la lista.

Para crear el formulario, al igual que en las consultas utilizaremos el Asistente para
formularios y se nos activará la siguiente ventana:

Pág. 56 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

De la lista de campos iremos seleccionando uno a uno aquellos que nos interesen y

los incorporaremos mediante el botón . Si hemos incorporado algún campo de

más, una vez seleccionado, pulsando el botón lo borraremos de nuestra lista.

Los botones pasan todos los campos en la dirección indicada.

Al pulsar el botón siguiente entramos en la ventana en la que indicamos la

distribución de datos que queremos que presente nuestro formulario.

En columnas

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 57

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Tabular

Hoja de datos

Justificado

Seleccionaremos un estilo según el fondo que queremos que presente nuestro

formulario.

Daremos el
nombre a
nuestro
formulario y
estaremos
en
condiciones
de introducir
nuevos
datos o
visualizar los
existentes.

Pág. 58 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

En la parte inferior de la ventana tenemos los botones para desplazarnos por los
registros o para agregar uno nuevo. Para desplazarnos por los campos de un registro
utilizaremos la tecla TAB para avanzar; con SHIFT + TAB nos moveremos hacia atrás
en los campos.

7.2 Presentaciones de la ventana formulario

La ventana formulario tiene cuatro modos de presentación a los que accederemos

desde el menú Ver. Para cambiar el modo de visualización podemos desplegar la
lista pulsando el botón Vista:

Vista diseño : Se utiliza para crear un nuevo formulario o para cambiar la

estructura de uno existente.

Vista formulario : Se utiliza para introducir, modificar y ver datos utilizando para
ello el formulario propiamente dicho.

Vista hoja de datos : Se utiliza para introducir, modificar y ver datos utilizando
para ello una hoja de datos. En este modo de presentación se pueden ver muchos
registros al mismo tiempo. En este modo no se muestran las imágenes ni los objetos
OLE, ni tampoco los botones de comando, que sí aparecen en el modo de
presentación formulario.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 59

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Vista preliminar : Se utiliza para ver la apariencia que tendrá un formulario

cuando se imprime.

Ejercicio: 21-Formularios-Inicio

7.3 Personalizar un formulario

En muchos casos, las características estándar de un formulario creado con el

asistente pueden bastarnos, pero a menudo deberemos modificarlo para adaptarlo a
nuestras necesidades, creando nuevos controles o modificando los existentes.

Siempre estando en el modo de Vista Diseño del Formulario pulsando el botón .

El formulario está dividido en tres bloques fundamentales: encabezado, detalle y pie

del formulario.

El detalle está
formado por
los nombres
de campos de
la tabla
denominados
Etiquetas y los
cuadros de
texto
dependientes
de los campos.

El encabezado
y el pie son los elementos repetitivos de los formularios.

Pág. 60 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

En la pantalla de Diseño del Formulario mostraremos la Caja de Herramientas

pulsando el botón . En ella tenemos todos los tipos de controles que podemos

usar en un formulario.

Hay tres tipos de controles:

 Control dependiente: Un control cuyo origen de datos es un campo de una tabla o

consulta es un control dependiente. Los controles dependientes se utilizan para
mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de la Base de Datos. El tipo
más común de control dependiente es el cuadro de texto.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 61

 Plan de Formación Continua Hobetuz

 Control independiente: Un control que no tiene un origen de datos es un control

independiente. Los controles independientes se usan para aceptar un dato escrito por
el usuario pero que no se desea almacenar en una tabla. Por ejemplo etiqueta,
línea, ...

 Control calculado: un control cuyo origen de datos es una expresión, y no un campo,

es un control calculado.

Para agregar un control, haremos clic para seleccionar la herramienta. A continuación

nos situaremos en el lugar deseado en el modo de presentación Diseño del formulario
y volveremos a hacer clic arrastrándolo hasta darle el tamaño deseado.

7.3.1Controles del cuadro de herramientas

A continuación se da una relación de los controles que tenemos desde la barra de
herramientas:

Control para crear Etiquetas.

Control para generar cuadros de texto, Fórmulas,

Campos,...

Control de grupo de opciones.

Botón de alternar.

Botón de opción.

Casilla de verificación.

Cuadro combinado.

Cuadro de lista.

Botón de comando.

Imagen.

Marco de objeto independiente.

Marco de objeto dependiente.

Salto de página.

Control de ficha.

Pág. 62 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Subformulario/Subinforme.

Línea.

Rectángulo.

Más controles.

Etiquetas

Al seleccionar este control podemos definir espacios en el formulario para entrada de

textos fijos o etiquetas.

Para construir una etiqueta, una vez

pulsado el botón arrastraremos con

el ratón en la zona a insertarla, el cursor

adquiere la forma hasta darle el

tamaño deseado. El cursor queda en el
interior del rectángulo que define a la
etiqueta, para poder escribir su contenido.

Al escribir una etiqueta las opciones de formato de texto de la barra se activan;

cualquier cambio que queramos realizar de tamaño, tipo de letra, alineación, etc. se
efectúa en toda la etiqueta siempre que ésta esté seleccionada, es decir cuando se
ven los manejadores.

7.3.2Seleccionar controles
Una vez presentado el formulario, en ocasiones nos interesará cambiar la posición,
alineación de algunos controles.

Para realizar cualquier cambio en un control, es preciso primeramente seleccionarlo.

Los controles pueden seleccionarse individualmente o por grupos. Para seleccionar un
control haremos clic en cualquier lugar del control.

Algunos controles como los cuadros de texto, cuadros combinados y casillas de

verificación, tienen una etiqueta adjunta. Cuando seleccionemos el cuadro de texto,
aparecerá un controlador de movimiento y varios controladores de tamaño.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 63

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Para seleccionar controles adyacentes colocaremos con el ratón el puntero en

cualquier lugar situado fuera del control más apartado del grupo y lo arrastraremos a
través de los controles deseados.

7.3.3Mover y cambiar el tamaño de controles

Para mejorar el diseño de un formulario podemos reorganizar los controles y ajustar
su tamaño.

Para mover un control con su etiqueta adjunta, en primer lugar lo

seleccionaremos. Moveremos el puntero hasta el borde del control seleccionado.
Cuando el puntero se convierta en una mano abierta, arrastraremos el control hasta
la nueva posición.

Si el control tiene una etiqueta adjunta, ésta se moverá junto con él.

Para mover una etiqueta adjunta independientemente de su control

seleccionaremos la etiqueta colocando el puntero en el controlador de movimiento
situado en la esquina superior izquierda de la etiqueta.

El puntero se convertirá en una mano que señala hacia arriba para indicar que sólo se
moverá la etiqueta y arrastraremos la etiqueta hasta la nueva posición (este
procedimiento es aplicable para mover el control sin su etiqueta).

Si queremos cambiar el tamaño de uno o más controles, lo seleccionaremos; haremos

clic en el controlador del tamaño de control y lo arrastraremos hasta que alcance el
tamaño deseado.

Pág. 64 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Si hemos seleccionado más de un control, todos cambiaran de tamaño

proporcionalmente al arrastrar el controlador de tamaño de uno de ellos.

7.3.4Alinear controles
Mediante el menú Ver podemos visualizar lar reglas mientras agregamos y
ajustamos controles, también podemos utilizar la opción Ajustar a la cuadrícula del
menú Formato. Si deseamos ajustar los controles después de haberlos agregado
utilizaremos la opción Alinear del menú Formato.

Podemos espaciar rápidamente y de un modo uniforme los controles y sus etiquetas

adjuntas, aumentar o disminuir el espacio que los separa. Para ello, seleccionaremos
los controles que deseamos espaciar y elegimos del menú Formato la opción
Espaciado horizontal o Espaciado vertical y seleccionaremos Igualar.

7.3.5Propiedades de los controles

Las propiedades de los controles determinan su estructura y apariencia, así como las
características del texto o de los datos que contienen.

Podemos ver las propiedades de un control, presentando su hoja de propiedades

haciendo doble clic en el control. Si el control tiene una etiqueta adjunta
seleccionaremos el control, no su etiqueta.

También podemos visualizar estas propiedades pulsando el botón Propiedades

y seleccionar la categoría de propiedades que queremos establecer activando la
correspondiente carpeta. Las propiedades visualizadas las genera Access 2000 a
partir de las especificaciones que indiquemos en los campos.

Cuando hacemos clic en una propiedad dentro de la hoja de propiedades, en la barra

de estado aparece una breve descripción de la misma. Si queremos una descripción
más detallada, haremos clic en la propiedad y pulsaremos F1.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 65

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Podemos observar como Access 2000 nos muestra todas las medidas de nuestro
control, por lo tanto, podemos también variar su posición y tamaño desde aquí,
aunque no es una práctica habitual.

Para que este control nos genere la fecha actual, basta con indicárselo en el origen
del control, o desde el menú Insertar, o incluso desde el generador de expresiones
utilizando la correspondiente función.

Si necesitamos variar alguna propiedad haremos doble clic sobre el control, o

estando en él pulsaremos el botón Propiedades .

7.3.6Propiedades de los formularios

En el vértice superior izquierdo aparece un botón como muestra la figura:

pulsando el botón derecho del ratón, accedemos al menú emergente del formulario,
del cual podemos seleccionar la opción Propiedades. Hay que tener en cuenta que
las propiedades que se muestran dependen siempre del objeto seleccionado. Las
propiedades del formulario se visualizan pulsando el botón derecho del ratón en
dicho cuadrado.

hay más de 70 propiedades a definir en un formulario, aquí comentaremos las que

más se utilizan.

Origen del registro: es donde se le indica al formulario de donde recoger los datos.
En nuestro caso el origen del registro, que puede ser una tabla, o consulta, lo
dejamos vacío, por que estamos diseñando un estándar, es decir, un formulario que
se puede utilizar en cualquier base de datos.

Pág. 66 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Filtro: se suele utilizar esta propiedad para especificar que subconjunto de registros
queremos que se muestren.

Ordenar por: sirve para especificar cómo queremos ordenar los registros.

Título: el título del formulario es el texto que aparece en la barra de título en la vista
Formulario.

Presentación Predeterminada: se utiliza para indicar la presentación inicial de un

formulario. Al desplegar la lista podemos seleccionar entre:

 Formulario simple: que muestra un solo registro a la vez.

 Formularios continuos: muestra tantos registros como quepan en la ventana

actual.

 Hoja de datos: presenta los campos del formulario organizados en filas y

columnas como una hoja de cálculo.

Permitir agregar: se utiliza para especificar si un usuario puede agregar un registro

cuando esté usando un formulario.

Entrada de datos: esta propiedad se utiliza para especificar si se abre un formulario

dependiente para permitir sólo la entrada de datos. No determina si los registros
pueden agregarse o no; sólo si se muestran los registros existentes.

 Sí El formulario se abre mostrando sólo un registro en blanco.

 No El formulario se abre mostrando los registros existentes.

Ajuste del tamaño automático: se suele usar para indicar si una ventana se abre
con su tamaño ajustado automáticamente para mostrar completos los registros.

Emergente: al poner en Si esta opción estamos indicando que el formulario se abra

por encima de todas las demás ventanas de Access.

Las propiedades que se

ven en la imagen
adjunta, los eventos, son
aquellas en las que se
indica una acción que
puede ocurrir, por
ejemplo, al crear un
botón en la propiedad
hacer clic indicaremos la
acción para lo que ha
sido creado el botón.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 67

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Si pulsamos entraremos en el cuadro de diálogo:

donde una vez elegido el generador podremos desarrollar la acción.

7.4 Formularios desde Diseño

Un formulario presenta los datos de una tabla o consulta en la que se basa (origen de
los datos) pero con una apariencia más agradable, utilizando controles en vez de
usar el formato tabular habitual.

Para diseñar un formulario abriremos la base de datos que contiene la tabla a partir
de la cual queremos elaborar el formulario y seleccionaremos la opción Diseño.

En este momento en pantalla se nos muestra una cuadrícula que corresponde a la

zona de Detalle del formulario, sin encabezado y pie del mismo. Para activar estas
últimas opciones desde el menú Ver seleccionaremos la opción Encabezado y pie
de formulario.

A continuación agregaremos los controles necesarios:

Pág. 68 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

 dependientes (campos de las tablas). Podremos acceder a los nombres de los

campos pulsando el botón que nos mostrará una pequeña ventana que
contiene todos los campos. Haremos clic en el campo que nos interese y lo
arrastraremos a la zona de Detalle.

 independientes (dibujos, líneas, imágenes).

 calculados (expresiones que enlazan campos, funciones, ...).

Si necesitamos variar alguna propiedad haremos doble clic sobre el control, o

estando en él pulsaremos el botón Propiedades .

Ejercicio: 22-Formularios-Controles
23-Formularios-ControlesDependIndepend

7.5 Uso de expresiones

Las expresiones en los formularios se utilizan para incluir cálculos directamente que
son interesantes para ver y obtener resultados. Si un formulario contiene una
expresión, cada vez que se utiliza el formulario se evalúa la expresión o cálculo.

Para añadir expresiones en un formulario en primer lugar entraremos en modo diseño

de formulario y crearemos un cuadro de texto con la herramienta .

Abriremos las propiedades de este control pulsando doble clic sobre el cuadro y
definiremos dentro de la carpeta Datos en el Origen del Control la expresión.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 69

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Esta expresión puede incluir funciones, números, fechas, textos, campos, etc...,
semejante a las expresiones definidas en los campos calculados.

7.5.1Insertar cuadro combinado

Con la herramienta podemos crear controles con listas desplegables de las que
podemos elegir el dato sin necesidad de teclearlo. Esto es conveniente utilizar
cuando el dato a introducir forma parte de una lista.

Pulsaremos y definiremos el tamaño y la posición del cuadro en la zona Detalle

del formulario. Access 2000 nos guiará a través del asistente para definir el mismo.

Le indicamos si los
valores los vamos a
escribir nosotros o están
en una tabla o consulta).

El asistente nos sitúa en

una ventana en la que
iremos escribiendo los
datos que van a formar la
lista. Para saltar de un
dato a otro utilizaremos
la tecla TAB.

Le daremos nombre a la
lista y Access 2000
incorpora un botón al cuadro para desplegar la lista de los campos a elegir.

Pág. 70 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Como hemos podido ver en este capítulo, al diseñar formularios éstos pueden estar
basados en una tabla o en una consulta.

Cuando un formulario está basado en una consulta, visualizaremos aquellos registros

autorizados por la consulta y podremos trabajar con más de una tabla, con tantas
como hayamos utilizado en la creación de la consulta.

Debemos tener en cuenta que si bloqueamos los campos no se modifican los datos
de las tablas.

7.5.2Insertar botones

Para insertar un botón en un formulario, pulsaremos el icono del cuadro de

herramientas y le asignaremos el tamaño que nos interese.

Access 2000
automáticamente
nos introduce en el
asistente, desde el
que podremos ir
indicando cual es la
acción a realizar
por el botón.

Indicaremos en
categorías
Operaciones con
formularios y como
acción Abrir
formulario.

Si en categorías seleccionáramos Otras, podríamos desde el botón ejecutar una

consulta.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 71

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Teniendo en cuenta que la

acción que hemos indicado
es Abrir un formulario,
deberemos seleccionarlo de
la lista que se nos muestra.

Incluiremos el texto y le asignaremos un nombre al botón.

Una vez concluido este proceso podemos observar las propiedades del botón:

Pág. 72 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

y modificar aquellas que nos interesen, como por ejemplo el tipo de letra, color,.....

Si avanzamos con la barra de desplazamiento por las propiedades, observaremos que

la acción a realizar por el botón, Access 2000 la ha incluido en la propiedad Al Hacer
Clic.

7.5.3Insertar subformularios
Un subformulario es un formulario dentro de otro. El formulario primario se llama
formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relación uno a varios.

Para crear dos formularios uno de los cuales actúa como subformulario seguiremos
los siguientes pasos:

Abrir el formulario que queremos utilizar como formulario principal en la vista Diseño.
Del menú Ventana selecccionaremos la opción Mosaico vertical, y de esta manera
estaremos viendo la ventana de Base de datos y el formulario a la vez, arrastraremos
el formulario que nos interese de la ventana Base de datos al formulario principal.

Access 2000 agrega un control de un subformulario al formulario.

Vamos a crear los formularios siguientes:

Formulario Principal

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 73

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Formulario Secundario

Una vez abierto el formulario principal en modo Diseño, visualizaremos las dos
ventanas en modo mosaico vertical, y arrastraremos el formulario secundario hasta el
formulario principal.

Pág. 74 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Una vez que el objeto subformulario está insertado, tendremos que establecer los
vínculos entre el subformulario (formulario secundario) y el formulario en sí
(formulario principal).

El vínculo para el formulario principal va a ser el campo que identifica unívocamente

a las personas (su DNI) y para el formulario secundario el campo que identifica a la
persona que ha utilizado un determinado libro (también el DNI).

Para establecer el vínculo, seleccionamos el objeto subformulario en la vista diseño y

pulsamos en el icono para ver sus propiedades.

En la propiedad Vincular campos secundarios escribimos el campo del

subformulario que vamos a relacionar con el formulario principal, en nuestro caso
DNI, y en la propiedad Vincular campos principales el campo del formulario
principal que nos servirá de referencia en el vínculo, también DNI.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 75

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Los campos que establecen el vínculo, han de contener la misma clase de datos y
tener el mismo (o compatible) tipo de datos y tamaño de campo.

Si los campos se llaman igual Microsoft Access creará automáticamente estos

vínculos, sino los tendríamos que escribir en las propiedades del subformulario tal y
como lo hemos visto.

A veces, puede surgir la necesidad de establecer más de un campo para establecer el

vínculo. En este caso, tenemos que introducir el mismo número de campos o
controles para ambas propiedades y separar los nombres con un punto y coma (;).

7.5.4Formulario con clave de entrada

Si queremos introducir una clave de acceso en un formulario, lo haremos a través de
la propiedad Regla de validación de un control de cuadro de texto, como se muestra
a continuación:

Pág. 76 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Este formulario pretende dar acceso al formulario TRATAMIENTOS ESPECIALES a

aquellos usuarios que conozcan la clave de acceso al mismo. Para lo cual se
introducen las siguientes propiedades:

La propiedad Regla de validación contiene la cadena de caracteres que el usuario

debe teclear correctamente para poder utilizar el formulario.

La propiedad Texto de validación contiene el mensaje que aparecerá si el usuario

teclea mal la clave.

En la propiedad Máscara de entrada escribimos la palabra "Contraseña", de manera

que cualquier carácter introducido en el control se almacena como el carácter pero se
muestra como un asterisco (*). Se utiliza la máscara de entrada de Contraseña para
impedir que se muestren los caracteres escritos en la pantalla.

Así mismo indicaremos que debe hacer el formulario una vez aceptada la clave. En
nuestro caso, en la propiedad Después de Actualizar, escribiremos la macro que
abre el formulario que queremos.

7.6 Guardar un formulario

Cuando cerremos la ventana formulario, después de crearlo o modificar uno

existente, Access 2000 nos pedirá automáticamente que guardemos dicho
formulario. No obstante, como protección frente a un posible fallo, cuando trabajemos
con un formulario conviene guardarlo con relativa frecuencia, para ello en el menú
Archivo elegiremos la opción Guardar, o lo haremos desde el botón de la Barra de
herramientas.

Ejercicio: 24-Formulario-CuadrosTexto
25-Formulario-ControlCalculado
26-Formulario-CuadroCombinado1
27-Formulario-CuadroCombinado2

7.7 Gráficos

Podemos representar información de Access a través de la opción Gráfico del menú

Insertar, o bien diseñando un formulario nuevo con el asistente para gráficos.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 77

 Plan de Formación Continua Hobetuz

En primer lugar indicaremos la tabla o consulta de la que queremos representar

información, a continuación seleccionaremos los campos:

Indicaremos el tipo de gráfico.

Access 2000 nos permite indicar

como queremos que se
representen los datos dentro del
gráfico.

Una vez finalizado, desde la vista

diseño nuestro gráfico tiene el
siguiente aspecto:

Pág. 78 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Al visualizar el formulario es
cuando lo veremos
realmente, y cuando las
leyendas y demás
parámetros adquieren un
significado para el usuario.

Si queremos insertar
porcentajes dentro del
gráfico, desde vista diseño
haremos doble clic sobre él,
y observaremos que
entramos en Microsoft
Graph, desde donde
podremos indicar valores
para la serie seleccionada.
Del menú contextual
podemos seleccionar
opciones de gráfico.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 79

 Plan de Formación Continua Hobetuz

7.8 Formulario para

pedir datos

En ocasiones nos puede interesar presentar en un formulario o en un informe

únicamente algunos registros que cumplan una serie de condiciones que nosotros
elegimos arbitrariamente. Para conseguir este propósito, utilizaremos un formulario
auxiliar en donde elegiremos los criterios que queremos que cumplan los registros,
que posteriormente presentaremos en otro formulario o en una consulta o en un
informe.

Diseñamos por tanto un formulario en blanco, en el que introduciremos ciertos

controles como cuadros de texto, cuadros de lista, cuadros combinados, etc., que nos

Pág. 80 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

ayudarán a elegir los criterios que tendrán que cumplir los registros que queremos
presentar. Es importante nombrarlos correctamente, ya que luego tendremos que
hacer referencia a ellos. También insertaremos un botón que al pulsar sobre él abra
el formulario que presentará los registros.

Diseñamos el formulario o informe que va a presentar los datos que cumplan con los
criterios elegidos del formulario auxiliar. Los formularios e informes se pueden basar
en consultas o en tablas. En este caso resulta más sencillo basarlo en una consulta.

Como en el formulario o en el informe nos interesa que aparezcan únicamente los

registros
que
cumplan
con los
criterios
elegidos
del
formulario
auxiliar, la
consulta
en la que
se basa el
formulario
o el informe en el que se van a presentar los datos, tiene que tener una serie de
criterios referidos a los controles del formulario auxiliar.

En la consulta en la que se basará el formulario o informe que presentará los datos,

establecemos los criterios. Éstos serán los controles del formulario auxiliar, pues en
ellos es en donde elegimos los criterios.

Para establecer estos criterios, debajo del campo correspondiente, y en la fila criterios
podemos escribirlos directamente teniendo en cuenta que para hacer referencia a los
controles de un formulario, utilizaremos la siguiente sintaxis: primero escribimos la
palabra reservada formularios seguido de un signo de exclamación; luego el
nombre del formulario entre corchetes que contiene los controles seguido de
otro signo de exclamación y para finalizar el nombre del control, (también entre
corchetes), del formulario en el cual elegimos los criterios.

Otra manera más sencilla y que además puede evitarnos muchos problemas por
posibles confusiones a la hora de escribir los nombres de los formularios y controles,

es usar el generador de expresiones .

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 81

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Pulsamos en Aceptar, y el criterio quedará establecido.

Hacemos lo mismo con los demás campos hasta que estén establecidos todos los
criterios, y cerramos la consulta.

Ya sólo falta diseñar el formulario (informe) que presentará los registros. Con el
asistente para formularios (informes), y teniendo en cuenta que tiene que basarse en
la consulta que acabamos de realizar, lo diseñamos. Éste formulario (informe) que
acabamos de construir, depende del formulario auxiliar. Por lo tanto tendremos que
abrir primero el formulario auxiliar, escribir o elegir los criterios en los controles
correspondientes, y después abrir este otro formulario (informe). Si abrimos
directamente este formulario (informe) sin tener abierto el auxiliar, nos preguntará
los valores
de los
criterios, es
decir de los
controles del
formulario
auxiliar.

Ejercicio: 28-Formularios-ControlesEspeciales1
29-Formularios-ControlesEspeciales1
Pág. 82 ACCESS 2000 Ayuda
 Microsoft Access 2000

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 83

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Pág. 84 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

8. Informes
Un informe es un conjunto de datos que deseamos organizar según determinados
criterios y al que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones que
indiquemos. Un informe constituye una forma de recuperar y presentar los datos
como información significativa.

Para organizar e imprimir los datos con una presentación formal, utilizaremos los
informes, valiéndonos de los numerosos elementos de diseño que posee Access
2000.

Con Access 2000 podremos crear informes para:

- Organizar y presentar los datos en grupos.

- Calcular totales parciales, totales de grupo, sumas de totales y porcentajes de

totales.

- Incluir subformularios, subinformes y gráficos.

- Presentar los datos con imágenes, líneas y fuentes especiales.

Para crear un informe personalizado seleccionaremos la opción Informe en blanco.

Para ver la lista de campos de la que extraeremos los necesarios para el informe,

haremos clic en el botón Lista de campos de la Barra de Herramientas y a

continuación arrastraremos cada uno de los campos a la zona de diseño. No obstante,
este método se usa en pocas ocasiones puesto que es mas rápida la creación de un
informe desde el asistente y su modificación manual.

8.1 Tipos de informes

Podemos crear informes de diversas tipos:

Autoinformes: la forma más rápida de crear un informe es mediante autoinforme. Al

igual que en casos anteriores, no pedirá información sino que lo creará
automáticamente. Será un informe bien a una sola columna, bien en forma de tabla o
tabular, que muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 85

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Informe de grupos/totales: un informe de grupo/totales organiza los datos en

grupos y los muestra en formato tabular. Puede calcular un total para cada grupo y
una suma de totales correspondiente a todos los grupos. Se puede obtener con el
asistente para informes.

Informe de etiquetas postales: es un informe en el que podemos imprimir

nombres y direcciones en un formato adecuado para nuestro papel de etiquetas.

8.2 Creación de informes

Para la creación de un informe una vez abierta la base de datos, haremos clic en la
carpeta Informes y seguidamente sobre el botón Nuevo.

Seleccionamos la tabla o consulta sobre la cual queremos generar la información y

elegimos el procedimiento a seguir para la elaboración del mismo.

Los informes pueden crearse de

forma sencilla, como en los capítulos
anteriores, utilizando el Asistente
para informes.

Los Autoinformes producirán un

informe preformateado sin pedir
información. Si seleccionamos el tipo
Columnas, Access 2000 genera el
siguiente informe:

Pág. 86 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

A través del Asistente para informes indicaremos los campos que queremos que
contenga nuestro informe.

Si el informe queremos que muestre los datos agrupados por algún concepto.

Si a la hora de agrupar indicamos más de un campo, se activarán los botones

correspondientes a Prioridad para poder seleccionar el orden de prioridad de los
campos para el agrupamiento.

Si el informe no tiene ningún nivel de agrupamiento, la distribución del mismo

únicamente podrá ser en columna, tabular o justificado.

Cuando existe al
menos un nivel
de
agrupamiento,
debemos indicar
la distribución
del informe
según se
muestra en la
figura.

Para terminar,
seleccionaremos

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 87

 Plan de Formación Continua Hobetuz

el estilo de informe de la lista que se nos muestra y le daremos nombre a nuestro

informe.

En el informe que se nos muestra podemos no visualizar completos los nombres de

los campos si se le ha indicado anteriormente que entren todos en una página.

Para modificar cualquiera de las características del informe anterior entraremos en la

opción Vista diseño.

Para crear un informe personalizado seleccionaremos la opción Vista Diseño. Para

ver la lista de campos de la que extraeremos los necesarios para el informe, haremos

clic en el botón Lista de campos de la Barra de Herramientas y a continuación

arrastraremos cada uno de los campos a la zona de diseño. No obstante, este método
se usa en pocas ocasiones puesto que es más rápida la creación de un informe desde
el asistente y su modificación manual.

8.3 La barra de herramientas de informes

Al igual que en los demás elementos de Access, al crear un informe la barra de

herramientas presenta los siguientes botones:

Vista diseño, vista preliminar y vista previa del diseño.

Lista los campos.

Cuadro de herramientas.

Ordena y agrupa.

Autoformato.

Código.

Pág. 88 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Propiedades del informe o de los distintos contenidos del mismo.

Generador de expresiones.

Muestra la ventana de base de datos.

Muestra la relación de nuevos objetos.

8.4 Secciones de un informe

Access 2000 contempla siete tipos de secciones para informes, que podemos utilizar
en cualquier combinación.

En el modo de Vista diseño, el diseño del informe aparece en forma de secciones y

controles.

Las secciones contenidas en un informe se presentan una sola vez, aunque en el

informe impreso, algunas de ellas pueden repetirse varias veces.

El tipo de informe que creemos, determinará las secciones que debemos utilizar y la
información que contendrá cada una de ellas. Cada sección tiene un propósito
específico:

 Encabezado del informe: aparece una sola vez al principio del informe. El
encabezado del informe se imprime antes que el encabezado de página de la
primera página del informe.

 Encabezado de página: aparece en la parte superior de cada página del informe.

Ejemplo: Títulos de columnas.

 Encabezado de grupo: aparece al principio de un nuevo grupo de registros.

 Sección detalle: contiene el cuerpo principal de los datos del informe. Los
controles incluidos en esta sección se repiten para cada registro extraído de la
base de datos.

 Pie de grupo: aparece al final de un grupo de registros. Puede utilizarlo para

mostrar elementos como totales de grupo.

 Pie de página: aparece al final de cada página del informe. Ejemplo: número de
página.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 89

 Plan de Formación Continua Hobetuz

 Pie del informe: aparece una sola vez al final del informe. El pie del informe es la
última sección del diseño del informe, pero aparece antes que el pie de página de
la última página del informe impreso.

Una vez creado el informe y antes de imprimir es aconsejable ver la apariencia que
tendrá para comprobar la alineación, espaciado de las columnas, así como la
comprobación de los datos deseados. Para ello utilizaremos:

Vista previa del diseño. Este modo de presentación muestra todas las secciones
de un informe, así como algunos registros de detalle. Además ordena y agrupa los
datos mostrados, pero ignora cualquier criterio o combinación existente en la
consulta de partida.

Vista preliminar. Para comprobar los datos o ver todo el informe tal y como se
imprimirá.

En ambos casos para volver al modo de presentación Diseño, haremos clic en el

botón Cerrar o pulsaremos el icono Vista diseño.

El tratamiento de controles para informes es similar al visto en los Formularios.

Los eventos están relacionados solamente con estas secciones. Es decir, las macros,
las expresiones y el código sólo se pueden establecer en las propiedades de estas
secciones, nunca en etiquetas, cuadros de texto (campos, campos calculados, etc.), ni
en ningún otro tipo de control.

Ejercicio: 30-Informe-Básico

Pág. 90 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

8.5 Ordenar y agrupar datos

Si queremos que los datos aparezcan ordenados en nuestro informe y no lo hemos

indicado al diseñarlo en el asistente, abriremos el informe en modo presentación de
Diseño y escogeremos la
opción Ordenar y Agrupar
del menú Ver, o

pulsaremos el botón
de la barra de herramientas
y nos aparecerá la ventana
de la figura adyacente.

En la primera fila de la
columna Campo/Expresión
tendremos que escribir el campo por el cual queremos que se efectúe el orden. Si nos
aparece una lista de campos es porque así se lo habremos indicado desde el
asistente al diseñar el informe. La segunda fila es el segundo nivel de orden y así
sucesivamente.

Si el orden que aparece no es el que nos interesa podemos cambiar el orden de los
campos, seleccionando el campo y arrastrándolo con el ratón hacia la fila anterior.

Además de ordenar los registros por campos, otra de las opciones que permite
Access 2000 es la posibilidad de dividir los registros en grupos. Para ello
estableceremos las propiedades del grupo mediante las opciones:

- Encabezado del Grupo: Presenta Si/No un encabezado de grupo para el campo o

expresión.

- Pie del Grupo: Presenta Sí/No un pie de grupo para el campo o expresión.

- Agrupar en: Especificaremos como queremos agrupar los valores. Las opciones
disponibles dependerán del tipo de datos del campo por el que se agrupa.

- Intervalo del Grupo: Especificaremos un intervalo que es válido para los valores del
campo o expresión en base al que estamos agrupando.

- Mantener juntos: Determina si Access 2000 debe imprimir todo o solamente parte
de un grupo en una página.

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 91

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Si queremos que se produzcan saltos de página por cada agrupación de datos, en

primer lugar nos situaremos en el Encabezado de grupo y pulsando el botón
Propiedades indicaremos en Forzar nueva página la posición del salto de página
para conseguir el efecto deseado.

Ejercicio: 31-Informe-AgruparDatos

8.6 Propiedades de un informe

OrigenDelRegistro (RecordSource): esta propiedad se utiliza para especificar el

origen de los datos del informe. Se pueden mostrar los datos de una tabla, consulta o
instrucción SQL

Filtro: se utiliza esta propiedad para indicar que se muestre un subconjunto de

registros. Los filtros se guardan con los objetos en los que son creados. Cuando se
abre el objeto se cargan automáticamente, aunque no se apliquen automáticamente.

Encabezado de Página y Pié de Página: Estas propiedades se pueden utilizar para

especificar si el encabezado de página o el pie de página de un informe se imprimen
en la misma página que el encabezado de informe o el pie de página de informe.

Los valores son los siguientes:

 En todas las páginas(Predeterminado): El encabezado de página o pie de página

se imprimen en todas las páginas de un informe.

 Sin encabezado ó sin pié de informe: Access imprime el encabezado ó el pié del
informe en una nueva página.

Agrupación de fechas: Se utiliza esta opción para especificar como se quiere

agrupar fechas en un informe. El valor de la propiedad se aplica a todo el informe, no
a un grupo particular.

Mantener junto el grupo: La propiedad MantenerJuntoElGrupo se utiliza para

especificar si se mantendrán juntos por páginas o por columnas los grupos en un
informe de múltiples columnas que tengan su propiedad MantenerJuntos
(KeepTogether) para un grupo establecida a Todo el grupo o Con primer detalle.

Esta propiedad sólo se puede establecer en la vista Diseño del informe.

Se suele utilizar esta propiedad para especificar si todos los datos de un grupo deben
aparecer en la misma columna.

Pág. 92 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Al abrir: En ocasiones nos interesa personalizar unas determinadas acciones al abrir

un formulario, para lo cual indicaremos la acción concreta en este evento.

Si no se quiere que el encabezado salga en la primera página se debe seleccionar la

opción Sin encabezado de informe para que salga en todas las páginas las cabeceras
de página menos en la primera página que tiene Encabezado de informe.

8.7 Guardar
Ejercicio: 32-Informe-Agrupar-CamposCalculados
un
informe

Cuando guardamos el diseño de un informe, estamos guardando sólo su formato o

estructura, no los datos que contiene. Este diseño se guarda en la base de datos
activa. Para ello del menú Archivo elegimos la opción Guardar; le asignaremos un
nombre y pulsaremos Aceptar.

Si queremos utilizar un informe de Access 2000 en Word o Excel desde la

Presentación preliminar desplegaremos el botón Vínculos con Office.

Ejercicio: 33-Informe-Controles
34-Informe-Cálculos

8.8 Etiquetas

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 93

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Para crear etiquetas diseñaremos un nuevo informe guiados por el asistente para
etiquetas.

Una vez indicada la tabla o consulta en la que vamos a basar el informe de etiquetas,
seleccionaremos del cuadro de diálogo las dimensiones de las mismas. Si el tamaño
de nuestras etiquetas no figura dentro de la lista podremos indicarlo a través del
botón Personalizar.

En la definición de la etiqueta indicaremos así mismo, la fuente, el tamaño, el color y

el estilo de la letra.

Access 2000, tras pulsar el

botón siguiente nos
mostrará la lista de campos
disponibles para ser
incluidos en la etiqueta. De

Pág. 94 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

esta lista seleccionaremos uno a uno aquellos que nos interesen y los incluiremos en
la etiqueta prototipo.

Para finalizar,
podemos indicar así mismo, el orden de salida de las etiquetas.

Ejercicio: 35-Informe-Etiquetas

8.9 Combinar con Word

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 95

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Access 2000 nos permite convertir un informe en un documento Word.

Estando en diseño, si seleccionamos vista previa desde el icono o desde la carpeta

informes pulsamos el botón vista previa, Access 2000 y en la barra de herramientas

aparece el icono con el que podemos enviar nuestro informe a Word,

abriéndose el programa y mostrándolo desde él.

Hay que tener en cuenta, que el informe que visualizamos en Word es un documento
de Word, que a partir de este momento no guarda ninguna relación con los cambios
que podamos realizar en Access.

Ejercicio: 36-Tablas-Detodo

Pág. 96 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

9. Ayuda

Office 2000 incorpora en la barra de herramientas el botón a través del cual

podemos solicitar ayuda del programa en el que nos encontremos.

La imagen que identifica la ayuda es un clip en continuo movimiento adaptando

distintas formas mientras está visible.

Podemos teclear un texto aproximativo al concepto que queremos buscar en la casilla

reservada a tal efecto y Access 2000 nos devolverá una serie de respuestas
“interpretadas” a nuestra pregunta.

En la barra de menús Access 2000 a través de la interrogación muestra un menú con

el que podemos acceder al botón Ayuda indicado en el párrafo anterior.

9.1 Contenido e índice

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 97

 Plan de Formación Continua Hobetuz

Con esta opción de menú podemos solicitar información de forma agrupada por
temas o a través de los primeros caracteres del tema a buscar mostrándose los títulos
generales ordenados alfabéticamente, como se muestra en la figura:

Pulsando el botón Mostrar se visualiza la relación de temas asociados al tema

buscado.

A través de la carpeta contenido se muestra la ayuda agrupada por temas. Haciendo

un clic sobre el tema seleccionado y pulsando el botón Abrir accederemos a los
subtemas del mismo. Podemos abrir un tema seleccionado pulsando también doble
clic sobre él.

Con la carpeta Buscar escribimos la palabra, tema, concepto, a buscar y de la lista

que nos muestra, seleccionaremos aquel texto que más se aproxime al concepto
buscado. Y finalmente pulsaremos el botón Mostrar al haber activado el tema de la
lista .

Pág. 98 ACCESS 2000 Ayuda

 Microsoft Access 2000

Finalmente disponemos de otro método de ayuda que nos permite obtener

información concreta de una opción de menú, arrastrando el puntero que adquiere
esta forma hasta dicha opción.

Ejercicio: 37-Ayuda

ACCESS 2000  Ayuda Pág. 99