PROYECTO AUDITORIA
PRESENTADO POR:
NICOLE JIMÉNEZ
DIANA RINCÓN
ELIZABETH VARGAS
DOCENTE:
JULIAN RUIZ
GESTION DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE
BOGOTA, NOVIEMBRE DE 2017
CONTENIDO
1. Listado de verificación.......................................................................................3
2. Programa de auditoria.......................................................................................6
3. Plan de auditoria................................................................................................7
4. Informe de auditoria...........................................................................................8
4.1 INFORMACIÓN GENERAL.........................................................................8
4.2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA............................................................9
1. Listado de verificación
PROCESOS REQUISITOS PREGUNTAS PHVA
¿En la realización del marco estrategico de la
organización que elementos tuvo en cuenta la p
alta dirección?
la alta direccion es la que debe definir,
establecer, implementar, autorizar y mantener ¿la organización cuenta con el
la politica de forma que sea apropiada al direccionamiento estrategico (politica,
proposito y contexto de la organización en la objetivos, misión, visión) y de que forma H
que se incluye la naturaleza, proporcionando evidencia el marco de referencia para la
ALTA DIRECCION
un marco de referencia para establecer y revisión de los mismos?
revisar los objetivos del sistema de gestion, como verifica usted la aplicabilidad del marco
que incluya el compromiso de cumplir con los estrategico en su sistema de gestion y la V
requisitos aplicables y la mejora continua del adecua al contexto de su empresa
sistema.
que acciones ejecuta para promover la mejora
continua del sistema y el enfoque basado en
A
procesos frente al marco de referencia que
proporciona en su politica y objetivos
como identifica las oportunidades de mejora
que tiene su sistema de gestion frente al P
cumplimiento y satisfaccion al cliente
cada cuanto realizan la medicion y el
La empresa tiene que determinar y seleccionar seguimiento de las diferentes actividades que H
todas las oportunidades de mejora, se tiene los procesos?
PROCESOS DE MEJORA
implementan todas las acciones necesarias
que metodologia implementa la empresa para
para realizar los requisitos del cliente e
realizar las mediciones respectivas a los V
incrementar la satisfaccion del cliente.
procesos?
que acciones correctivas realiza la
organización frente a los resultados de los A
indicadores de los procesos?
¿Se realiza un analisis interno en la
organización para determinar la capacidad de P
recursos disponibles?
La empresa tiene que estar segura de la Se evaluan todos los requisitos que han sido
capacidad con la que cuenta para cumplir con especificados por el cliente y se incluyen los
todos los requisitos de los productos y los H
requisitos necesarios para la entrega de los
servicios que ofrecen a los clientes. La productos.
PROCESOS MISIONALES (VENTAS)
empresa tiene que realizar una revisión antes
de comprometerse para suministrar los
productos y servicios a su cliente. se realizan controles especificos para la salida
V
del producto?
que medidas toma la empresa cuando no
cuenta con la suficiente capacidad de
A
productos y servicios requeridos por el
cliente?
se identifica la disponibilidad y la utilización
P
de recursos adeciados para el proceso?
Se llevan a cabo actividades de seguimiento y
medición de las etapas de produccion para
La empresa tiene que realizar una
verificar el cumplimiento de los requisitos H
planificacion, implantacion y control de todos
para el control de los procesos y los criterios
los procesos necesarios para cumplir con los
PRODUCCIÓN de aceptación para los productos y servicios?
requisitos que establlece la provision de
servicios y productos, ademas de implantar las se valida de forma periódica la capacidad de
acciones correctivas correspondientes. conseguir los resultados planificados en todos V
los procesos de producción?
Que acciones correctivas se realizan ante un
posible error durante el proceso de A
producción
la empresa tiene que estar segura de que los ¿se encuentran definidos los productos y
P
productos, procesos y servicios que se requisitos solicitados a proveedores?
suministtan de forma externa se encuentran ¿se realiza una selección de proveedores y se
conformes a los requisitos. La empresa tiene encuentran definidos sus criterios de H
que determinar todos los controles que se selección?
COMPRAS aplican a los procesos, los servicios y los cada cuanto se revisan los registros del
productos suministrados de forma externa. La cumplimiento de los criterios de selección y V
empresa debe determinar y aplicar criterios evaluacion a proveedores?
para la evaluacion,la seleccion, el seguimiento que metodos de difusion de la informacion
del desempeño y la reevaluacion de todos los emplean hacia sus proveedores con respecto A
proveedores externos, basandose en la a los productos y servicios establecidos.
se planifica la liberacion de los productos y
servicios conforme a las dispocisiones del p
cliente?
La empresa tiene que cumplir con todos los de que manera aprueba la organización el
requisitos necesarios durante la post entrega control de calidad en la salida del producto
COMERCIALIZACION de los productos o servicios que ofrece. H
Cuando se determina el alcance que tienen las
Como verifica la conformidad con los
actividades después de la entrega.
requisitos en el momento de corregir todas
las salidas no conformes V
que acciones de mejora implementa frente a
las consecuencias no deseadas asociadas a sus
productos y servicios y cual es la utilizacion y
vida util de c/u de ellos.
A
La organizació cuenta con programas
establecidos de perfiles de cargo?
P
la organización debe determinar y aplicar Que metodos utiliza para divulgar la politica y
criterios para evaluacion y seguimiento del objetivos de su organización H
TALENTO HUMANO personal, asi cmo asignar roles y Como determina la competencia del personal
responsabilidades, y garantizar el compromiso que realizan las diferentes tareas que
de sus colaboradores con la organización involucran su producto V
Que medidas toma cuando se determina
alguna salida no conforme de su producto al
ser causado por error humano? A
la organización cuenta con un programa de
seguimiento y control del mantenimiento al
La organización debe estar segura que cuenta transporte utilizado? P
con un sistema de abastecimiento eficaz en el De que manera determina si el producto es
ABASTECIMIENTO uso de sus recursos y cumplir con los apto para salir al mercado H
requisistos en cuanto al sistema de transporte De que manera mide la eficacia de sus
y segumiento y evaluacion a proveedores proveedores V
Que realiza con la mercancia no conforme
devuelta por sus proveedores A
2. Programa de auditoria
Código:
PROGRAMA DE AUDITORÍAS
Versión:
AÑO: 2017
OBJETIVO
verificar el cumplimento del SGI basado en los requerimientos de las normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007 para cumplir con los objetivos
ALCANCE
Alta dirección, proceso de mejora, procesos misionales (ventas, producción, comercialización) SOPERTE COMPRAR RRHH, ABASTECIMIENTO
FRECUENCIA: Una auditoria semestral
NÚMERO DE AUDITORIAS 2 auditorias en el año
CRITERIOS DE AUDITORIA Normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007
NECESIDADES PARTES INTERESADAS revisión de cumplimiento de los requisitos de la norma ambiental, satisfacción de cliente, revisión de co
RESPONSABILIDADES
1. Gerente: Julian Ruiz presentar disponibilidad y disposición al momento de la realización de la auditoria.
2. Coordinador HSEQ: Julian Ruiz supervisar y acompañar el proceso de auditoria para su plena ejecución
3. Líderes de Proceso: gerente(s), jefe de producción, comercialización y ventas llevar a cabo el proceso y organización
de la auditoria con altos estándares de eficacia, dándole cumplimiento a la norma y sus requisitos para el auditado
TIPO DE RECURSO UNIDADES CANTIDAD OBSERVACIONES
3 3'000.000 pago del equipo auditor
Financiero
6 1'800.000 transporte para tres personas ida y vuelta
ALTA GERENCIA: Documental
PROCESO DE MEJORA Entrevista
Técnicas de Auditoría VENTAS: Documental
PRODUCCIÓN Observación
COMERCIALIZACIÓN Observación
Humano 6 Equipo auditor, auditados, coordinador HSEQ
Traslado de equipos e indumentaria para el acceso a la infraestructura
6 2'400.000
Logísticos
RIESGOS
DESCRIPCIÓN ACCIONES
Experticia del líder y su equipo auditor Capacitación para calificar al equipo auditor
Disponibilidad de tiempo Comunicar a la alta gerencia la adecuada divulgación al personal sobre la disponibilidad de su tiempo
actitud y aptitud del equipo auditor propiciar un ambiente de trabajo sano y seguro para el personal y sus partes interesadas
Capacitar aInadecuada
la alta gerencia
planificación
sobre la importancia
y optimización
dede
contar
los recursos
con planes de contingencia previstos para cada actividad y proceso teniendo en cuenta el aprovechamiento d
3. Plan de auditoria
CODIGO: Version:
PLAN DE AUDITORIA FR-01 1
Pagina: 1/1
Verificar el cumplimento del SGI basado en los requerimientos de las normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007 para cumplir con los
OBJETIVO:
objetivos del SGI e identificar formas de mejora continua.
ALCANCE: Alta dirección, proceso de mejora, procesos misionales (ventas, producción, comercialización) SOPERTE COMPRAR RRHH, ABASTECIMIENTO
CRITERIOS: Normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007
Fecha de la Auditoria:
Auditoria interna N°:1
04 octubre, 2017
Miembros del equipo auditor
Nombre Cargo Función
Dirigir, coordinar y supervisar
Nicole Jimenez
Auditor lider proceso de auditoria
Diana Rincón / Elizabeth Vargas Auditores Acompañar el proceso de auditoria
Cronograma
FECHA AUDITADO
HORA PROCESO/ACTIVIDAD/REQUISITO POR AUDITAR AUDITOR
SITIO (CARGO Y NOMBRE)
11 octubre 2017 Sede
06:00 - 06:01 Reunión de apertura Nicole Jimenez Gerente Julian Ruiz
principal Chocolocos
Alta dirección / 4.1 / 4.2 / 4.3 / 4.4 / 5 / 6 (9001, 14001)
06:01 - 06:04 Nicole Jimenez Gerente Julian Ruiz
4.4.1 / 4.2 (18001)
Procesos de mejora / 9 / 10 (9001, 14001) Coordinador de
06:04 - 06:07 Diana Rincón Julian Ruiz
4.5.1 / 4.6 (18001) Calidad
Comercialización y Ventas / 9.1 (9001, 14001)
06:07 - 06:09 Diana Rincón jefe de ventas Julian Ruiz
4.5.1 (18001)
Producción 8.1 / 8.2 /8.3 / 8.5 / 8.6 / 8.7 (9001) coordinador de
06:09 - 06:12 Elizabeth Vargas Julian Ruiz
4.4.6 (18001) produccion
06:12 - 06:14 Compras / 8.4 (9001) Diana Rincón Jefe de compras Julian Ruiz
Talento Humano / 7.2 / 7.3 / 7.4 Jefe de recursos
06:14 - 06:16 Elizabeth Vargas Julian Ruiz
4.4.2 (18001) Humanos
06:16 - 06:18 Abastecimiento / 7.1 Elizabeth Vargas Jefe de Almacen Julian Ruiz
06:18 - 06:20 Reunión de cierre Nicole Jimenez Gerente Julian Ruiz
4. Informe de auditoria
4.1INFORMACIÓN GENERAL
Fecha de la auditoría: 11 de Octubre, 2017
Lugar de la auditoría: Sede principal CHOCOLOCOS
ALTA DIRECCIÓN, PROCESO DE MEJORA, PROCESOS
Procesos
MISIONALES (VENTAS, PRODUCCIÓN,
Auditados:
COMERCIALIZACIÓN)SOPORTE, COMPRAS, RRHH Y
ABASTECIMIENTO
Gerente (Julián Ruiz), Gerente (Julián Ruiz), Coordinador de calidad
Responsables de (Julián Ruiz), Jefe de ventas (Julián Ruiz), Coordinador de
los procesos producción (Julián Ruiz), Jefe de compras (Julián Ruiz), Jefe de
auditados: recursos humanos (Julián Ruiz), Jefe de almacén (Julián Ruiz).
Verificar el cumplimento del SGI basado en los requerimientos de
las normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007 para cumplir
Objetivo de la con los objetivos del SGI e identificar formas de mejora continua.
auditoría:
Alcance de la
Todos los procesos de la empresa
auditoría:
Criterios de la
Normas 14001 - 2015, 9001-2015 Y 18001-2007
auditoría:
Fecha y hora de
11 de Octubre, 2017 Hora 18:00
inicio:
Fecha y hora de
11 de Octubre, 2017 Hora 18:20
cierre:
Líder auditor : Nicole Jiménez
Auditores:
Equipo auditor: Diana Rincón
Elizabeth Vargas
4.2RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Desarrollo de la auditoría
Procesos auditados
ALTA DIRECCIÓN, PROCESO DE MEJORA, PROCESOS MISIONALES (VENTAS,
PRODUCCIÓN, COMERCIALIZACIÓN)SOPORTE, COMPRAS, RRHH Y
ABASTECIMIENTO
Fortalezas:
Alta dirección: la alta dirección se encuentra comprometida con cada uno de
los procesos internos y externos que le competen a su organización, muestra
liderazgo y una apropiada comunicación asertiva frente a los trabajadores y sus
partes interesadas, por lo tanto, el aporte que se evidencia hacia la organización
es que se incrementa la productividad y competitividad como resultado de una
buena comunicación entre los líderes del proceso y sus colaboradores.
Procesos de mejora: el líder del proceso de mejora evidencia el cumplimiento
de los indicadores de medición y seguimiento en cada una de las áreas dentro
de su organización, un plus extra que se destaca es el continuo logro y
superación de s sus objetivos frente a cada uno de los procesos, por lo tanto, el
aporte que hace frente a la organización es su continuo desarrollo y evolución
frente a la competencia.
Ventas: el líder del proceso de ventas evidencia un control oportuno de los
documentos tales como entradas y salidas de productos frente a los
requerimientos de la norma y del cliente, lo cual aporta a la organización un
óptimo manejo y almacenamiento de información de cada una de sus
actividades.
Producción: el líder del proceso de producción destaca la implementación de
indicadores que miden la calidad de los productos y servicios que ofrece la
organización, de esta manera posiciona a la empresa en el mercado frente a su
competencia.
Talento humano: el líder del proceso de talento humano demuestra la
capacidad de formación con la que cuenta cada uno sus colaboradores en las
respectivas actividades asignadas, por lo tanto, la empresa cuenta con personal
calificado y competente para ejecutar cada uno de sus procesos que se
conforman en la organización.
Oportunidades de mejora:
Compras: una oportunidad de mejora conveniente para el proceso de compras
es considerar tener dos o más proveedores en caso de que alguno no del
cumplimiento requerido por la organización, ya que así se dispondría de
recursos y materia prima suficientes para elaborar y comercializar de forma
masiva sus productos.
Comercialización: una oportunidad de mejora que se le puede agregar al
proceso es la ampliación de canales y medios de distribución con el propósito de
expandir el mercado posicionando de esta manera el producto.
Talento humano: una oportunidad de mejora frente al proceso es incentivar a
los colaboradores implementando actividades de integración, capacitaciones,
charlas, que despierten el interés y compromiso de todos hacia la compañía.
Ventas: una oportunidad de mejora frente a este proceso es implementar
nuevas estrategias de manejo de marketing y fidelización al cliente, lo cual le
permitirá a la organización crecer y ampliar su portafolio de productos y servicios
que ofrece.
Proceso de mejora: la empresa cuenta con un SGI idóneo, pero podría
consolidarlo y fortalecerlo identificando áreas dentro de la organización que
tengan bajo rendimiento, ofreciendo herramientas y metodologías que
despierten mayor interés en sus colaboradores.
Alta dirección: una oportunidad de mejora frente a este proceso es
proporcionar información masiva dentro de la organización y también a sus
partes interesadas según incumba lo cual apoyara la dirección estratégica de la
misma.
No conformidades:
Proceso de mejora: Se evidenció que la organización no tiene indicadores para
la medición del proceso, frente al requisito 9.1 seguimiento, medición análisis y
evaluación, de tal manera se levanta una No conformidad Mayor al proceso.
No evidencia acciones correctivas las cuales generan un impacto directo
frente a las partes interesadas incumpliendo así el requisito 10.2 mejora
de la ISO 9001:2015, lo cual es causal de una No Conformidad Mayor
Compras: Se evidencia que la organización no revisa periódicamente los
registros del cumplimiento de los criterios de selección y evaluación a
proveedores, incumpliendo así el requisito 8.4 control de los procesos,
productos y servicios suministrados externamente, lo cual genera una No
Conformidad menor.
Producción y ventas: Se evidencia la falta de control frente a las salidas no
conformes de productos y servicios, lo cual tiene un efecto indirecto sobre el
cliente, pero genera una No conformidad menor frente al incumplimiento del
requisito 8.6 liberación de los productos y del requisito 8.7 control de salidas no
conformes
No se evidencian los documentos y registros de la provisión de productos
y servicios, no controlan cambios ni revisan las consecuencias que estos
generan al no ser planificados, incumpliendo de tal forma el requisito 8.1
planificación y control operacional de la norma ISO 9001:2015,
levantando una No Conformidad Menor al proceso de producción.
Alta dirección: Se evidencia que los requisitos son aplicados en el sistema
integrado de gestión mas no son aplicados por las personas que llevan a cabo
las diferentes actividades de direccionamiento en la organización, lo cual es
causal de una no conformidad menor, con respecto al requisito 7.3 Toma de
conciencia
No evidencia el organigrama de la organización, por lo tanto, la alta
dirección incumple su deber de asignar responsabilidades y autoridades
que aseguren el SGI y sus procesos, levantando una no conformidad
mayor, frente al requisito 5.3 roles responsabilidad y autoridad.
Infraestructura: No evidencia registros de mantenimiento a las instalaciones ni
garantiza el buen funcionamiento de la infraestructura, incumpliendo de esta
forma el requisito 7.1.3 infraestructura, por lo tanto, se genera una no
conformidad menor frente al proceso.
Conclusiones:
Concluimos del proceso de auditoría que: la organización es fuerte
y se caracteriza por su compromiso en cada uno de los procesos
que maneja, puede mejoraren cuanto a su comunicación asertiva
frente a los trabajadores y sus partes interesadas. De este modo
obtendrá mejores resultados respecto a su productividad y
competitividad de su organización.
El SGI es conveniente para el logro de sus objetivos planteados,
pero aun no es eficiente en cuanto a su eficacia ya que falta un
buen manejo para la optimización de los mismos.
Reviso Aprobó Equipo Auditor
