Plan de Implementación de Inventarios Cíclicos y Periódicos
Distribuidora Mayorista de Artículos de Ferretería
Índice
1. Introducción
2. Conceptos y Metodología
3. Clasificación ABC de Inventario
4. Plan de Inventarios Cíclicos
5. Plan de Inventarios Periódicos
6. Recursos Necesarios
7. Cronograma de Implementación
8. Procedimientos Operativos
9. Indicadores de Desempeño (KPIs)
10. Anexos y Formatos
Introducción
Este plan establece la metodología para implementar un sistema mixto de inventarios cíclicos y
periódicos en una distribuidora mayorista de artículos de ferretería. El objetivo es mejorar la precisión del
inventario, optimizar recursos y minimizar interrupciones operativas.
Objetivos del Plan
Alcanzar y mantener una precisión de inventario superior al 98%
Identificar rápidamente discrepancias y sus causas
Reducir pérdidas por obsolescencia, robo o daños
Optimizar el uso de recursos humanos y materiales
Conceptos y Metodología
Inventario Cíclico
Es un método de conteo continuo donde se verifica una porción del inventario cada día, asegurando que
todos los artículos sean contados con una frecuencia determinada según su importancia. Los artículos de
mayor valor o rotación se cuentan con mayor frecuencia.
Inventario Periódico
Es un conteo completo programado que se realiza en intervalos regulares (trimestral, semestral o anual)
para verificar todo el inventario simultáneamente.
Enfoque Mixto
Este plan propone un enfoque mixto:
Inventarios cíclicos: Conteos diarios o semanales por zonas o categorías
Inventario periódico: Conteo general semestral o anual
Clasificación ABC de Inventario
La base del plan es la clasificación ABC de productos según su valor e importancia:
Grupo A (Alto Valor/Rotación)
Criterio: 20% de los SKUs que representan aproximadamente el 80% del valor
Ejemplos: Herramientas eléctricas, cerraduras de alta gama, sistemas de seguridad
Frecuencia de conteo: Mensual
Grupo B (Valor/Rotación Media)
Criterio: 30% de los SKUs que representan aproximadamente el 15% del valor
Ejemplos: Herramientas manuales, material eléctrico, plomería
Frecuencia de conteo: Trimestral
Grupo C (Bajo Valor/Rotación)
Criterio: 50% de los SKUs que representan aproximadamente el 5% del valor
Ejemplos: Tornillería, clavos, accesorios menores
Frecuencia de conteo: Semestral
Plan de Inventarios Cíclicos
Metodología de Conteo
1. Programación de Zonas: División del almacén en zonas de conteo
2. Rotación de Conteos: Programación diaria de SKUs a contar
3. Validación Cruzada: Conteos por duplicado para artículos A
4. Análisis de Discrepancias: Investigación inmediata de diferencias
Calendario de Conteos
Proceso Diario de Conteo Cíclico
1. Generación de lista de conteo del día
2. Impresión de hojas de conteo
3. Asignación a contadores
4. Ejecución del conteo (preferiblemente en horas de menor actividad)
5. Registro de resultados en sistema
6. Análisis de discrepancias
7. Ajustes con aprobación según nivel de autoridad
Plan de Inventarios Periódicos
Inventario Anual General
Realizado una vez al año, generalmente coincidiendo con cierre fiscal.
Etapas:
1. Preparación (2-3 semanas antes):
Limpieza y ordenamiento de almacén
Actualización de ubicaciones
Capacitación de personal
Preparación de materiales
2. Ejecución (2-3 días):
Cierre operativo parcial o total
Conteo por equipos asignados por zonas
Supervisión por coordinadores
Verificación de discrepancias
3. Cierre y Análisis (1 semana después):
Ajustes de inventario
Análisis de causas de discrepancias
Implementación de medidas correctivas
Inventario Semestral Focalizado
Enfocado en productos A y B, o en áreas con mayores discrepancias históricas.
Recursos Necesarios
Recursos Humanos
Personal Interno
Coordinador de Inventarios: 1 persona (tiempo completo)
Auxiliares de Inventario: 2 personas (tiempo completo)
Personal de almacén rotativo: 2-3 personas por día (dedicación parcial de 2-3 horas)
Personal para Inventario Anual
Coordinadores: 3-4 personas
Contadores: 15-20 personas (pueden incluir personal administrativo)
Verificadores: 5-6 personas
Personal de sistemas: 1-2 personas
Recursos Tecnológicos
Lectores de código de barras: 5-8 unidades
Tabletas o dispositivos móviles: 4-6 unidades
Software de gestión de inventarios: Con módulo de inventarios cíclicos
Impresora de etiquetas: 1-2 unidades
Equipos de comunicación: Radios o intercomunicadores
Insumos y Materiales
Etiquetas: Aproximadamente 5,000 unidades mensuales
Formatos de conteo: 500-1,000 hojas mensuales
Elementos de señalización: 100-200 unidades
Materiales de oficina: Carpetas, marcadores, etc.
Equipamiento
Escaleras y plataformas móviles: 3-5 unidades
Carros para conteo: 4-6 unidades
Contenedores temporales: Para organización durante conteos
Cronograma de Implementación
Fase 1: Preparación (4-6 semanas)
Semana 1-2: Análisis y clasificación ABC de inventario
Semana 2-3: Definición de procedimientos y formatos
Semana 3-4: Configuración de sistema y adquisición de equipos
Semana 4-5: Capacitación del personal
Semana 5-6: Prueba piloto en área específica
Fase 2: Implementación Cíclica (8-10 semanas)
Semana 1-2: Inicio de conteos cíclicos en productos A
Semana 3-4: Incorporación de productos B
Semana 5-8: Incorporación de productos C
Semana 9-10: Ajustes y optimización de procesos
Fase 3: Primer Inventario Periódico (1-2 semanas)
Programado 6 meses después del inicio de implementación
2 semanas de preparación
2-3 días de ejecución
1 semana de análisis y ajustes
Procedimientos Operativos
Procedimiento de Conteo Cíclico
Preparación
1. Generación de listas de conteo diario (día anterior)
2. Impresión de formatos y asignación de zonas
3. Verificación de disponibilidad de equipos
Ejecución
1. Briefing con equipo de conteo (10 minutos)
2. Distribución de zonas y formatos
3. Ejecución de conteo físico
4. Registro de resultados en formatos o dispositivos
5. Entrega de formatos al coordinador
Validación y Cierre
1. Ingreso de datos al sistema (si es manual)
2. Generación de reporte de discrepancias
3. Investigación de diferencias superiores al umbral establecido
4. Reconteo si es necesario
5. Aprobación de ajustes según nivel de autoridad:
Diferencias <5%: Coordinador de inventarios
Diferencias 5-10%: Jefe de almacén
Diferencias >10%: Gerencia
Procedimiento de Inventario Periódico
Preparación
1. Notificación a todas las áreas (3 semanas antes)
2. Reducción gradual de pedidos pendientes
3. Limpieza y organización de almacén
4. Actualización de registros de recepciones y despachos
5. Capacitación del personal temporal
6. Preparación de materiales y equipos
Ejecución
1. Cierre de operaciones o restricción de movimientos
2. Distribución de equipos y zonas
3. Primer conteo por equipo A
4. Segundo conteo por equipo B (validación)
5. Resolución de discrepancias por supervisores
6. Ajustes preliminares en sistema
Cierre
1. Análisis de resultados generales
2. Identificación de áreas problemáticas
3. Ajustes finales con aprobación gerencial
4. Documentación y archivo de resultados
5. Reunión de lecciones aprendidas
Indicadores de Desempeño (KPIs)
Precisión de Inventario
Exactitud de Registro de Inventario (ERI): Meta >98%
Porcentaje de SKUs sin discrepancias: Meta >95%
Eficiencia Operativa
Tiempo promedio de conteo por SKU
SKUs contados por hora-hombre
Costo del inventario como % del valor total
Calidad del Proceso
Porcentaje de reconteos necesarios: Meta <5%
Valor absoluto de ajustes de inventario: Meta <2% del valor total
Seguimiento Mensual
Dashboard de KPIs de inventario
Tendencias de precisión por categoría/zona
Ranking de áreas con mayor discrepancia
Anexos y Formatos
Formato 1: Hoja de Conteo Cíclico
Incluye:
Fecha y hora
Zona/Ubicación
Código y descripción del producto
Unidad de medida
Cantidad según sistema
Cantidad contada
Diferencia
Observaciones
Nombre y firma del contador
Formato 2: Reporte de Discrepancias
Incluye:
SKU y descripción
Ubicación
Cantidad sistema vs contada
Valor de la discrepancia
Causa probable
Acción correctiva
Responsable de seguimiento
Formato 3: Programación Semanal de Conteos
Incluye:
Semana
Día
Zonas a contar
SKUs programados
Personal asignado
Supervisor responsable
Formato 4: Checklist de Preparación para Inventario Periódico
Lista detallada de actividades previas al inventario anual con responsables y fechas límite.
Este plan está diseñado para ser adaptable según el tamaño específico de la distribuidora, la cantidad de
SKUs y la estructura organizacional particular.
