REEMBOLSO DE CAJA MENOR Nº 001

CIUDAD Y FECHA: Barranquilla 17/5/2025 FONDO PERMANENTE $ 350,000.00

PAGOS EFECTUADOS $ 21,500 EFECTIVO Y CHEQUES
DEL 3 de abril AL 30 de abril MENOS $0 VALES PROVISIONALES
Área responsable de la caja menor: $ 286,958 FACTURAS Y OTROS
Administración
VALOR DE ESTE REEMBOLSO $ 286,958

IDENTIFICACION PAGADO A POR CONCEPTO RECIBO Nº VALOR VALOR

DE FACTURA IVA NETO PAGADO Codigo Cuenta o Detalle Parcial Debe Haber
NIT.890.410.289
Olimpica S.A. implementos de aseo 1 $ 82,992 $ 15,768 $ 98,760 5195 $ 270.060,00
-0
NIT.890.410.289
Servientrega fletes 519525 $ 98.760,00
-0 2 $ 14,200 $ 2,698 $ 16,898
C:C 1156890776 Marco torres transporte urbano 3 $5. 400 $ 5,400 519545 $ 5.400,00
NIT 1156890776 Dulcerna refrigerios 4 $ 59,800 $ 59,800 519560 $ 59.800,00
C:C 1156890776 Marco torres transporte urbano 5 $ 5,400 $ 5,400 519545 $ 5.400,00
NIT 1156890776 papeleria el cid 2 resmas de papel 6 $ 20,168 $ 3,832 $ 24,000 519530 $ 24.000,00
almacenes éxito implementos de aseo 7 $ 64,453 $ 12,247 $ 76,700 519525 $ 76.700,00
5135 $ 16.898,00
513550 $ 16.898,00
1105 $ 286.598,00
110510 Caja menor $ 286.858,00
SUMAS IGUALES $ 286.598,00 $ 286.598,00

Son:
TOTALES $ 286,958

ELBORADO POR APROBADO POR REVISADO POR CONTABILIZADO RESPONSABLE DE CAJA MENOR
Nombre completo: Juan Manuel
Juan manuel Garcia peñaranda
garcia Luis Ruiz Cruz Maria bossio acosta Maria bossio acosta Cedula: No. 1,143,567,122
peñaranda
Firma: JMGP

Columna1
 ENUNCIADO

La empresa denominada SOLUCIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA. Con NIT. No. 890.453.123-4, de
menor por valor de $350.000, el día 1º. de abril del presente año. Para tal fin, se diligencia el acta de constitución de caja m
designa al empleado JUAN MANUEL GARCIA PEÑARANDA, identificado con la cedula de ciudadanía No.[Link]

Tenga en cuenta la siguiente información:

1. El día 2º. de abril, se realiza cheque No.004567 del banco de Bogotá, por valor de $350.000 a nombre del mensajero de l
Torres Gutiérrez, con [Link].[Link] de Barranquilla. Comprobante de egreso No. 1254.

2. El día 3. De abril, se diligencia el acta de constitución de caja menor No.001. y se firma por el gerente de la empresa, qui
responsable, señor, Juan Manuel García Peñaranda, quien recibe los $350.000.

FECHA BENEFICIARIO
Olimpica S.A.
Apr-03
NIT.890.410.289-0
Servientrega NIT;
Abr.14
890.410.904-0
Marco Tulio Torres
Abrl.15 Gutiérrez C,C,
[Link]
Dulcerna
abr.16
NIT.902.345.789-0
Marco Tulio Torres
abr.16 Gutiérrez C.C.
[Link]
Papelería El Cid NIT:
abr.23
802,100.987-7
Almacenes Éxito NIT;
abr.30
N800.240.865-1

Nota: Para cada fecha, se debe diligenciar un recibo de caja menor.

1. El 16 de mayo, el departamento de contabilidad, realiza un arqueo

de caja menor encontrándose el siguiente dinero:

DENOMINACION CANTIDAD
Billete de $10.000 1
Billete de $ 5.000 1
Billete de $ 2.000 2
Moneda de $1.000 1
Monedas de $ 500 3

2. Diligenciar el formato de arqueo de caja menor, colgado en Q10; y, verificar si existe sobrante, faltante o el valor de ca
3. En caso de encontrar una diferencia deberá contabilizarla en un comprobante de diario.
4. El 17 de mayo, el gerente autoriza el reembolso de caja menor, para lo cual usted deberá diligenciar el formato de reem
 colgado en Q10. Además, elaborar el comprobante de egreso No. 1377 y cheque No. 005678 del banco de Bogotá, girad
Se pide:

· Diligenciar todos los documentos que soportan el desarrollo del taller

· Envió a la plataforma Q10.

RECURSOS:

· Acta de constitución de caja menor

· Comprobante de egresos
· Cheques
· Recibos de caja menor
· Formato de reembolso de caja menor
· Formato de arqueo de caja
· Comprobante de diario
DA. Con NIT. No. 890.453.123-4, decide crear un fondo de caja
ncia el acta de constitución de caja menor No.001, en donde se
cedula de ciudadanía No.[Link] expedida en Barranquilla.

350.000 a nombre del mensajero de la empresa, Marco Tulio

No. 1254.

irma por el gerente de la empresa, quien es usted y el empleado

CONCEPTO VALOR NOTA

IVA 19%
Implementos de aseo $ 98,760
INCLUIDO

Fletes $ 14,200 IVA 19%

Transporte urbano 5,400

Refrigerios $ 59,800

Transporte urbano 5,400

IVA 19%
2 resma de papel $ 24,000
INCLUIDO
IVA 19%
Implementos de aseo $ 76,700
INCLUIDO

xiste sobrante, faltante o el valor de caja esta correcto.

diario.
deberá diligenciar el formato de reembolso para caja menor
No. 005678 del banco de Bogotá, girado a nombre del mensajero.
 RECIBO DE
CAJA MENOR

Ciudad: Barranquilla Día 3 Mes 4 Año 2025

Pagado a: Olimpica S.A. NIT.890.410.289-0
Concepto: Implementos de aseo

Valor : Noventa y ocho mil setecientos sesenta pesos mcte.

Código 519525 Firma de recibido Marco Tulio Torres Gutierrez

Aprobado GERENCIA
RT CC x Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 14 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Servientrega NIT; 890.410.904-0
Concepto: Fletes

Valor : Dieciseis mil ochocientos noventa y ocho pesos mcte.

Código 513550 Firma de recibido

Marco Tulio Torres Gutierrez
Aprobado GERENCIA
RT CCx Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 15 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Marco Tulio Torres Gutiérrez C,C, [Link]
Concepto: Transporte urbano

Valor : Cinco mil cuatrocientos pesos mcte.

Código 519545 Firma de recibido

Marco Tulio Torres Gutierrez
Aprobado GERENCIA
RT CC X Nit.
 RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 16 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Dulcerna NIT.902.345.789-0
Concepto: Refrigerios

Valor : Cincuenta y nuevemil ochocientos pesos mcte.

Código 519560 Firma de recibido

Marco Tulio Torres Gutierrez
Aprobado GERENCIA
RT CCx Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 16 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Marco Tulio Torres Gutiérrez C,C, [Link]
Concepto: transporte urbano

Valor : cinco mil cuatrocientos pesos mcte.

Código 519545 Firma de recibido

Marco Tulio Torres Gutierrez
Aprobado GERENCIA
RT CC x Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 23 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Papelería El Cid NIT: 802,100.987-7
Concepto: 2 resma de papel

Valor : veinticuatro mil pesos mcte.

Código 519530 Firma de recibido

Marco Tulio Torres Gutierrez
Aprobado GERENCIA
RT CC x Nit.
 RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día 30 Mes 4 Año 2025
Pagado a: Almacenes Éxito NIT; N800.240.865-1
Concepto: Implementos de aseo

Valor : setenta y seis mil setecientos pesos mcte.

Código 519525 Firma de Marco Tulio Torres Gutierrez

Aprobado GERENCIA
RT CC x Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT CC Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT CC Nit.
 RECIBO DE
CAJA MENOR

No. 001
$ 98,760.00

errez

No. .[Link]

RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 002
$ 16,898.00

No. .[Link]

RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 003
$ 5,400.00

No.[Link]
 RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 004
$ 59,800.00

No. [Link]

RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 005
$ 5,400.00

No. [Link]

RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 006
$ 24,000.00

No. [Link]
 RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 007
$ 76,700.00

No. [Link]

RECIBO DE
CAJA MENOR
No. 007

No.

RECIBO DE
CAJA MENOR
No.

No.
 Código RA- PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
FIN-222
CÓDIGO III ARQUEO DE CAJA MENOR

FECHA HORA INICIO 7:45 PM

DIA MES AÑO
16 5 2025 HORA FINAL 8:15 PM
FONDO FIJO DE CAJA MENOR: $ 350,000 SON:

1. DINEROS EN CAJA
Total en Monedas $ 2,500.00
Total en Billetes $ 19,000.00
Total en Cheque
Sub Total Efectivo Encontrado $ 21,500.00

2. DETALLE DEL ARQUEO: BILLETES

CANTIDAD VALOR
1 $ 10,000
1 $ 5,000
2 $ 2,000
TOTAL BILLETES

3. DETALLE DEL ARQUEO: MONEDAS

CANTIDAD VALOR
1 $ 1,000
3 $ 500

TOTAL MONEDAS
4. DETALLE DEL ARQUEO: CHEQUES
NÚMERO DEL CHEQUE BANCO

TOTAL CHEQUES
5. FACTURAS/RECIBOS ENCONTRADOS:
FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO
4/3/2025 Olimpica S.A Implementos de aseo
4/14/2025 Servientrega Fletes
4/15/2025 Marco Torres Transporte urbano
4/16/2025 Dulcerna Refrigerios
4/16/2025 Marco Torres Transporte urbano
4/23/2025 Papeleria el cid 2 resmas de papel
4/30/2025 Almacenes éxito Implementos de aseo

TOTAL FACTURAS
6. CUADRE DE CAJA MENOR
SALDO SEGÚN LIBRO
Menos TOTAL ARQUEO
 FALTANTE
SOBRANTE

OBSERVACIONES: Despues de realizar el arqueo de caja se evidencia un faltante por el valor de cuarenta y un mil quinie

RESPONSABLE DE CAJA MENOR Juan Garcia AUDITOR

CIUDAD: Barranquilla

trescientos cincuenta mil pesos mcte.

VALOR TOTAL
$ 10,000
$ 5,000
$ 4,000
$ 19,000

VALOR TOTAL
$ 1,000
$ 1,500
$ -
$ 2,500

VALOR TOTAL
$ -
$ -
$ -

VALOR OBSERVACIONES
$ 98,760
$ 16,898
$ 5,400
$ 59,800
$ 5,400
$ 24,000
$ 76,700

$ 286,958
COMP

$ 350,000.00 Fecha
$ 308,458.00 5/16/2025
 $ 41,542.00
$ -

el valor de cuarenta y un mil quinientos cuarenta y dos pesos (41.542) Sumas Iguales

contabilizamos el faltante encontrado en caja menor a

Luis Ruiz Cruz

 DENOMINACION CANTIDAD
Billete de $10.000 1
Billete de $ 5.000 1
Billete de $ 2.000 2
Moneda de $1.000 1
Monedas de $ 500 3

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD No.001

Código Cuenta Parcial

1365 cuentas por cobrar a trabajadares
 136530 responsabilidades $ 41,542
1105 caja
110510 caja menor $ 41,542

Sumas Iguales

ntabilizamos el faltante encontrado en caja menor a traves del arqueo

 Debe Haber
$ 41,542
 $ 41,542

$ 41,542 $ 41,542
Código: F-GAF-001 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: I
Fecha: ACTA No. 001
CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
Aprobado por : GCM
FECHA: 3 de abril del 2025
NOMBRE RESPONSABLE: Juan Manuel Garcia Peñaranda
VALOR FONDO ASIGNADO:Trescientos cincuenta mil pesos mcte. ********
DEPENDENCIA: Gerencia
En la ciudad de: Barranquilla a los Tres(3 ) días del mes de abril del año 2025, se reunieron:
Luis Ruiz Cruz , Representante Legal de SOLUCIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA. y el señor (a) Marco Tulio
quien a la fecha posee vínculo laboral con la entidad, ocupando el cargo de Asistente de gerencia, para acordar la
constitución de la caja menor y la asignación del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo siguiente:

1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de_____ Trescientos cincuenta mil pesos mcte.
cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Entidad, a diario.
2. El gasto máximo autorizado por caja menor será equivalente al 30% del monto del Fondo Fijo de Caja Menor
3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FONDO FIJO DE CAJA MENOR, serán
las contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este
mismo documento.
4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a él (la) funcionario (a) de nombre de la entidad mencionada
anteriormente, quien declara que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta
labor y las acepta en su totalidad.
5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del fondo fijo de caja menor que se le asigna
a dicho (a) funcionario (a), constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña,
por lo que no genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados.
6. El funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los
dineros entregados a título de fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o
prestaciones sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las sanciones penales,
civiles y tributarias a que haya lugar.
7. SOLUCIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto
desempeño de esta labor por parte del funcionario.
8. SOLUCIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA se compromete a suministrar los recursos físicos necesarios y suficien
funcionario (a) responsable de la caja menor para el manejo y custodia de los dineros a ella entregados.
9. Este fondo ha de ser mantenido en las oficinas de la EMPRESA Nombre SOLUCIONES
de la entidad
Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA

Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y cuando las normas o la
tecnología lo requieran.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí intervinieron.

Aprobado: Recibí:
Luis Ruiz Cruz Juan Manuel Garcia Peñaranda
Firma: Firma:
Luis Ruiz Cruz Juan Garcia Peñaranda
Nombre: Luis Ruiz Cruz Nombre: Juan Manuel Garcia Peñaranda
C.C. [Link] de Barranquilla C.C. No. [Link], expedida en Barranquilla
Código: F-GAF-001 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 2 ANEXO No. 1
Fecha: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Aprobado por : GCM FONDO FIJO DE CAJA MENOR+B51:F56
El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido como fondo para la atención
de los gastos menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no
permiten la programación de pago junto con el cronograma establecido para pago a proveedores.
Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Al inicio de cada año la administración fijará mediante Acta, el monto de la caja menor para cada dependencia
con los respectivos responsables de su manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo
posible alcance para los gastos del mes.
2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo asiento contable.
3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 30% del monto del Fondo de Caja Menor.
4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte el cual debe
reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto
del pago y firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (anexar el R.U.T. en caso de que sea un
pago de un servicio del régimen simplificado).
5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 70% puede procederse a hacer un nuevo
reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en su totalidad, se elaborará una
Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación de Reembolso de Caja Menor
según modelo suministrado por la Administración y que debe contener los siguientes datos:
1. Monto del F.F.C.M.
2. Valor ejecutado
3. Saldo en efectivo
4. Saldo a reembolsar
5. Beneficiarios de los
6. pagos Conceptos
7. Fecha del reembolso
8. Responsable
9. Periodo a que corresponde
10. valores
11. Códigos contables
12. Total de gastos ejecutados
Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y cuando las normas o la
tecnología lo requieran.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí intervinieron.

Aprobado: Recibí:
Luis Ruiz Cruz Juan Manuel Garcia Peñaranda
Firma: Firma:
Luis Ruiz Cruz Juan Garcia Peñaranda
Nombre: Luis Ruiz Cruz Nombre: Juan Manuel Garcia Peñaranda
C.C. [Link] de Barranquilla C.C. No. [Link], expedida en Barranquilla
 $350.000 *******

y el señor (a): Juan Manuel Garcia Peñaranda

nte de gerencia, para acordar la
l decidieron lo siguiente:

Trescientos cincuenta mil pesos mcte. ($ 350.000***)

tidad, a diario.
del Fondo Fijo de Caja Menor
FIJO DE CAJA MENOR, serán
n el anexo 1 al final de este

e de la entidad mencionada
lcance y limitaciones de esta

de caja menor que se le asigna

que actualmente desempeña,

custodia y el manejo de los

el descuento de su nómina y/o
icio de las sanciones penales,

yo y atención necesaria para el correcto y adecuado

r los recursos físicos necesarios y suficientes al

ros a ella entregados.
Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA

cuando las normas o la

anda

nda
cia Peñaranda
pedida en Barranquilla

RA-GAF-210
Página 1 de 2
 como fondo para la atención
ados de manera inmediata y no
o a proveedores.
os siguientes pasos:

menor para cada dependencia

cesidades, para que en lo

to contable.
Fondo de Caja Menor.
ectivo soporte el cual debe
números y letras, concepto
U.T. en caso de que sea un

derse a hacer un nuevo

su totalidad, se elaborará una

gastos de un mes a otro.
de Reembolso de Caja Menor

cuando las normas o la

anda

nda
cia Peñaranda
pedida en Barranquilla

RA-GAF-210
Página 2 de 2
 CHEQUE No.004567 CUENTA No.026777799901-1

Fecha: ´02/04/2024 $ 350,000

PÁGUESE A LA ORDEN DE: MARCO TULIO TORRES GUTIERREZ C.C. No.[Link]********

LA SUMA DE: TRESCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MCTE.**************************

Luis Ruiz Cruz

FIRMA Y SELLO
TA No.026777799901-1

*******

776********

O
 ´02/04/2024 $350.000*******

MARCO TULIO TORRES GUTIERREZ C.C. No.[Link]********

TRESCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MCTE.**************************

COMPROBANTE DE E
No. 1254
CIUDAD: Barranquilla FECHA: ´02/04/2024 Valor
PAGADO A: MARCO TULIO TORRES GUTIERREZ C.C./ NIT.
DIRECCIÓN: Calle 84 No. 51B-135
La suma de: TRESCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MCTE.
Por concepto: APERTURA DE CAJA MENOR.
CODIGO CONCEPTO
1105 CAJA
110510 CAJA MENOR
1110 BANCOS
111005 MONEDA NACIONAL

CHEQUE No. ´004567 EFECTIVO FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

BANCO. BOGOTÁ
CUENTA No. 026777799901-1
SUCURSAL. PRINCIPAL
OBSERVACIONES. Marco Tulio Torres Gutie

C.C. / N.I.T. C.C. 1156890776

FECHA RECIBIDO: ´02-04-2024
PREPARADO REVISADO APROBADO

Dpto. de tesoreria Jefe de Tesorería Gerencia

 $350.000*******

776********

**********

PROBANTE DE EGRESO

$ 350,000.00 ***
1,156,890,776

DÉBITOS CREDITOS

$ 350,000.00

$ 350,000.00

ENEFICIARIO

co Tulio Torres Gutierrez

CONTABILIZADO

Aux. contable
 COMPROBANTE DE EGRE
No.
CIUDAD: FECHA: Valor $
PAGADO A: C.C./ NIT.
DIRECCIÓN:
La suma :
Por concepto. :
CODIGO CONCEPTO

CHEQUE No. EFECTIVO FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

BANCO.
CUENTA No.
SUCURSAL.
OBSERVACIONES.

C.C. / N.I.T.
FECHA RECIBIDO:
PREPARADO REVISADO APROBADO

Caja o tesoria Administración Gerente

ROBANTE DE EGRESO

DÉBITOS CREDITOS

BENEFICIARIO

CONTABILIZADO

Aux. contable
 CHEQUE No.005678 CUENTA No. 026777799901-1

Fecha: DD/MM/XXXX $

PÁGUESE A LA ORDEN DE:

LA SUMA DE:

___________________________________________________________________________________

ROSIRIS TOVAR DE LA HOZ

FIRMA Y SELLO