ACTIVIDAD 8
TECNOLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
1905245 RUTA 3
Presentado por:
DARI LUZ CONTRERAS BERDUGO
Instructor:
ORLANDO ULLOA
SENA (CIEA)
2020
Riohacha, La Guajira
De acuerdo con los documentos adjuntos manual de organización de fondos
acumulados y el acuerdo 02 de 2014 emanados por el Archivo General de la
Nación y basados en la parte del diagnóstico desarrolle lo siguiente:
1. ¿Qué formato en particular se tiene en cuenta para tabular los datos antes
de iniciar con el plan archivístico integral y cuales aspectos contempla?
Es necesario particularmente, revisarse aquella información relacionada con cada
una de las columnas del último formato tales como: número de depósitos,
entidades que produjeron la documentación, dependencias, asuntos, fechas
extremas de la documentación producida por cada una de ellas, volumen
documental en metros lineales para cada entidad productora. De otra parte, se
debe valorar el estado en que se encuentran los procesos de identificación,
clasificación, ordenación y descripción que son las acciones que deberán
emprenderse en el proceso de organización.
Los aspectos son:
Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos.
Elaborar la descripción del estado físico y nivel de organización de la
documentación con el fin de establecer prioridades en el trabajo que se va a
realizar
Señalar la metodología y técnicas archivísticas que se deben aplicar.
De la misma manera, es necesario destacar la importancia
de cada uno de los procesos técnicos que se abordarán como son:
Identificación de entes productores, dependencias y asuntos para cada
etapa establecida.
Recurso humano
Calcular tiempo
Identificar los materiales necesarios para re-almacenamiento
E identificación, unidades de conservación adecuados, rótulos, equipos de
cómputo y medidas de limpieza y desinfección para los casos que se
requiera.
Dotación de seguridad industrial y salud ocupacional para el personal.
Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento.
Mobiliario adecuado
Costos
Cronograma (actividades, personal, tiempos).
Bibliografía
Socialización del proyecto, de su ejecución y de sus resultados en la
entidad.
2. ¿Antes de iniciar un plan archivístico integral se debe hacer una
valoración, a que se refiere el documento con esto?
Por lo cual se deben identificar los valores primarios (administrativos, contables,
fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos,
científicos y culturales), que posea la documentación. Está valoración dará como
resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los
cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
3. ¿Cuáles son los aspectos que contempla un plan archivístico integral
defina cada uno de ellos sin omitir pasos?
Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos. Los objetivos deben
encaminarse al tratamiento integral de organización y conservación de la
documentación.
Elaborar la descripción del estado físico y nivel de organización de la
documentación con el fin de establecer prioridades en el trabajo que se va a
realizar, por ejemplo: los fondos que deben abordarse primero debido al deterioro
de sus soportes, de su antigüedad, importancia del contenido informativo de
algunas series, consulta frecuente, carencia de instrumentos de descripción
respecto a otros fondos, deficiente clasificación y ordenación documental,
dispersión de la documentación, deficientes condiciones locativas, falta de
mobiliario, espacios insuficientes, necesidades específicas de automatización,
entre otros.
Señalar la metodología y técnicas archivísticas que se de ben aplicar. La
reconstrucción de la Historia Institucional requiere la elaboración de gráficas con
registro de fechas de creación, cambios estructurales, fusiones. Con base en
estas gráficas deben reconstruirse las estructuras orgánicas para cada período
identificado. Igualmente, este trabajo de reconstrucción se debe sus tentar con
fotocopias de los actos administrativos.
De la misma manera, es necesario destacar la importancia de cada uno de los
procesos técnicos que se abordarán como son: Identificación de entes
productores, dependencias y asuntos para cada etapa establecida. Clasificación y
la correspondiente elaboración de los cuadros de clasificación con base en las
gráficas de la historia institucional y sus diferentes estructuras, con frontación de la
documentación que se va a organizar con las gráficas de la historia institucional y
los actos administrativos que las sustentan. Depuración de copias, duplicados y
documentos de apoyo. Ordenación de series o asuntos, para cada dependencia
de la entidad según cada etapa de evolución administrativa. Descripción o
elaboración del inventario. Diligenciar el formato único de inventario documental,
teniendo en cuenta etapas o vigencia de cada estructura. Valoración con base en
el inventario de las series o asuntos que se registran en cada una de las
dependencias de la entidad. Elaborar Propuesta de Tablas de Valoración
Documental para cada etapa de desarrollo institucional.
Periodicidad y fechas de reuniones del Comité de Archivo para deliberar sobre los
asuntos propios del desarrollo del trabajo que se realizará.
Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organización como
para la conservación documental. Cada proceso necesita de una planificación
adecuada teniendo en cuenta perfiles de competencias del personal que asumirá
las labores.
Calcular tiempos: tiempos de ejecución de acuerdo con el nivel de organización;
determinar etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazos.
