Apuntes Microsoft Excel

Microsoft Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados
en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos.

Una hoja de cálculos, es una matriz o tabla de doble entrada en la que se introduce, se editan y se
visualizan datos. Como toda tabla, posee filas, y columnas.

Iniciar Excel
Iniciar un Documento Nuevo

Desde el botón Inicio/ Todos los programas / Microsoft Office/ Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Presionando el botón derecho del mouse. Nuevo / Hoja de Cálculo de Microsoft Excel

Abrir un documento existente

Haciendo doble click sobre el nombre del archivo

Pantalla Inicial

Barra de AccesoRápido Maximizar, Minimizar, Cerrar

Barra de Título
Botón de Office

Barra de Menú

Banda de Opciones

Selecc.Todo
Barra de Formulas

Asistenteparafórmulas Columna H
CeldaActiva C6
Fila 8

Hojas de Trabajo

Barra de etiquetas
Zoom de la Hoja

Barra de Estado Botones de Desplazamiento entre hojas Vistas de la Hoja de Cálculo

Barras deDesplazamiento

La Barra de Título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

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Barra de Acceso Rápido

Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o

Rehacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras, haciendo clic en la
flecha desplegable de la derecha.

Banda de Opciones

Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo,
veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en
Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acceso rápido. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, cuando
no están disponibles tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando de acuerdo a la acción que se estáejecutando con
Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Botón de Office
Se despliega un menú desde donde se ven las acciones que se pueden realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado
tal y como vimos para la Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece
nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O

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también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre
la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en
ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las
opciones de administración de la base de datos.

Barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

Barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Por medio del botón derecho del mouse podemos a
demás agregar una nueva Hoja o modificar el nombre que tiene.

Movimiento rápido en la hoja

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la

caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Definiciones
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

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Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte
superior de la ventana verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de
éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útilpara todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,.......AA, AB, ....... IV.y el máximo de columnas hasta la versión 2003 es IV.
Fila
Es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos y cada fila se numera desde 1
hasta 1.048.576.

Celda
La intersección de una columna y una fila se denominaCelda y se nombra con el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Celda Activa
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

Fila y Columna Activa

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.

Rango
Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que
Excel trata como una unidad. Es una referencia a un conjunto de celdas
contiguas.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir

los datos y teclear los datos que desees introducir.

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Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la

Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar

cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder
éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en
la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - *

/ % ^

OPERADOR TIPO TEXTOse emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

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OPERADORES RELACIONALESse emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico

(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

o Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5

o Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de
error puede que Excel nos avise o no.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que
puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Referencias.
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro
que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos
la formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos
refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es
decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y
las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia

la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que
variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha
se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A
pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado

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=B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las
referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y
delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3
pondrá =$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero
al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el
signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la
columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se
encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de
exclamación y el nombre de la celda.

Por ejemplo: Hoja2!A2esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo
'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto
como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro
"Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.

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Ejemplos de Referencias
 A4 - Referencia Relativa (Columna A, Fila 4)
 $A$4 - Referencia Absoluta (Referencia Absoluta Columna A, Fila 4)
 $A4 - Referencia Mixta (Referencia Absoluta Columna A, Referencia Relativa Fila 4)
 A$4 - Referencia Mixta (Referencia Relativa Columna A, ReferenciaAbsoluta Fila 4)
 Hoja1!A4 - Referencia Relativa (Hoja 1, Columna A, Fila 4)
 Hoja1!$A$4 - Referencia Absoluta (Hoja 1, Referencia Absoluta Columna A, Fila 4)
 Hoja1!$A4 - Referencia Mixta (Hoja 1, Referencia Absoluta Columna A, Referencia Relativa Fila 4)
 Hoja1!A$4 - Referencia Mixta (Hoja 1, Referencia Relativa Columna A, Referencia Absoluta Fila 4)
 [Libro1.xls]Hoja1!A4 - Referencia Relativa (Archivo Libro1.xls, Hoja 1, Columna A, Fila 4)
 [Libro1.xls]Hoja1!$A$4 - Referencia Absoluta (Archivo Libro1.xls, Hoja 1,Ref Absoluta Columna A, Fila 4)
 [Libro1.xls]Hoja1!$A4 - Referencia Mixta (Archivo Libro1.xls, Hoja 1,Ref Absoluta Columna A, Ref Relativa Fila 4)
 [Libro1.xls]Hoja1!A$4 - Referencia Mixta (Archivo Libro1.xls, Hoja 1,Ref Relativa Columna A, Ref Absoluta Fila 4)

Formulas y Funciones
Una formula es una operación realizada por el usuario

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función
anterior sería equivalente a la siguiente formula:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

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Copiar Celdas que contienen formulas o funciones

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la
fórmula variará, dependiendo de dónde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en
la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVASson relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la
fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel
dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila
y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Funciones de fecha y hora

Son Funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas

Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también
tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas por Excel

Función Descripción
CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo

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Funciones Matemáticas y Trigonométricas

Función Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados
PRODUCTO(número1;número2;...)
como argumentos
RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados.
RADIANES(grados) Convierte grados en radianes.
RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.
SUMA(número1;número2; ...) Suma todos los números de un rango
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los
CONTAR.SI(rango;criterio)
criterios especificados.
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores
Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
valor_si_falso)
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

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Función SI
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa.

Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad

Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la celda A1 si este es
positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para obtener valores dependiendo de alguna
condición.

Función MAX
MAX(número1;número2;...)

Devuelve el valor máximo de la lista de valores.

Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18

Función MIN
MIN(número1;número2;...)

Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.

Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2

Función MODA
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA,
MODA es una medida de posición.

MODA(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una
matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

Ejemplo: =MODA(5;5;2;15;12;18) devuelve 5

Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

PROMEDIO(número1;número2;...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4

Función COS
COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo.

Ejemplo:=COS(0) devuelve 1

Función FACT
FACT(número)

Devuelve el factorial de un número.

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Ejemplo. =FACT(5) devuelve 120 --> 1*2*3*4*5.

Función PI
Devuelve el valor de la constante pi con 15 digitos de precisión.

Ejemplo: =PI() devuelve 3,141592654

Función POTENCIA
POTENCIA(número;potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.

Ejemplo: =POTENCIA(2;5) devuelve 32

Función RAIZ
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado.

Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5

CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4

CONTAR.BLANCO
Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.

Sintaxis

CONTAR.BLANCO(rango)

Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco.

SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar.

Observaciones

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o Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango
coinciden con el criterio.
o Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

SUMA
Suma todos los números de un rango.

Sintaxis

SUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de
una matriz de números.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2;...)

Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de
datos, pero sólo se cuentan los números.

Formato de Celda
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra
hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir
la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar
la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo
y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de

cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda
de opciones, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se
quiere modificar el aspecto:

Banda de Opción Cuadro de Diálogo

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Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una
forma determinada.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las

celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de
la anchura de las celdas.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las

celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la
altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la
altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por
defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en
sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro
de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que
tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las
celdas.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:

 Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas

seleccionadas.
 Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor
de las celdas seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas excepto alrededor de la
selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve

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ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del
estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y
a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un
color para los bordes.

Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de
cálculo para remarcarlas de las demás.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra

un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Opciones del recuadro:

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo

determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con
elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de

trama, así como el color de la trama.

Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un

modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, números en forma exponencial si el valores
más grande que el tamaño de la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite
especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el
símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.

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Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre
diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número
en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Impresión
Antes de imprimir podemos modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la
orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Configurar página

Página y permite indicar características como la orientación del

papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Orientación del papel, vertical u horizontal.

Escala permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora

venga determinada por un factor de escala (1 00%, 50%, 200%,...)
o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de
páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se
imprimirá en una sola hoja,...).

Parte derecha disponemos de 3 botones:

Vista preliminar: Vista previa de cómo se imprimirá el documento en

la hoja

Impresión: Imprime el documento.

Opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las

hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes

Encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos

centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará
automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmenterespectivamente.

Encabezado y pie de página.

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Tenemos dos recuadros. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno
definido.

Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido. Pulsando la

flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar

encabezado...

Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido. Pulsando la

flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar

pie de página...

Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de
cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico
nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente.

Sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de

celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta
forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En
caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se
creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de

diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la
flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

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Modificar las características del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para
poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué

literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, se pueden seleccionar las etiquetas dentro del

gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te

permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro
de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales
disponibles.

Filtrar Datos
Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez.

1. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar.

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtrar por el número menor o mayor

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.

3. En el cuadro del medio, escriba un número.

4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.

Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto específico

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).

2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene

3. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.

4. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín.

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Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios de comparación para filtros,
así como para buscar y reemplazar contenido.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter

Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Un número de caracteres

Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.

?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

5. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

Filtrar por números mayores o menores que otro número

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor
o igual que.
3. En el cuadro de la derecha, escriba un número.
4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje
1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.
3. En el cuadro del medio, escriba un número.
4. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento.
Filtrar por un número igual a o no igual a otro número
1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a.
3. En el cuadro de la derecha, escriba un número.
4. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.

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