Componentes de formulario

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 Indice
Competencias y Resultados de Aprendizaje desarrollados en esta unidad 3
Componentes de formulario 4
Objetivos de la unidad 4
Introducción a los controles 4
Fundamentos sobre plantillas 7
Definición 7
Formatos 7
Ubicación 8
Uso de plantillas 9
Controles de formulario 10
Botón 10
Cuadro combinado 12
Casilla de verificación 16
Control número 17
Cuadro de lista 19
Botón de opción 20
Cuadro de grupo 21
Etiqueta 22
Barra de desplazamiento 22
Otros controles 23
Resumen de controles 24
Un ejemplo real de aplicación 25
Necesidad 25
Pasos a seguir 25
Resumen de la unidad 29
Actividades prácticas 31
Situación real de trabajo 31

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Competencias y Resultados de Aprendizaje

desarrollados en esta unidad
Competencia:
Conocer y saber aplicar con eficacia todas las herramientas de análisis de datos de Excel a través de las
tablas dinámicas. Entender las macros a través del análisis, planificación y grabación de pasos. Recorrer
los diferentes tipos de gráficos y saber aplicarlos para cada necesidad y trabajar con formularios y sus
componentes como herramientas facilitadoras del diálogo entre el usuario y los cálculos con Excel.
Resultados de Aprendizaje:

Conocer y saber aplicar todos los controles de formulario existentes en Excel para
profesionalizar los trabajos con entrada de información.
Recordar conceptos sobre plantillas Excel y aplicarlos en los formularios.
Estudiar a través de un ejemplo global el uso y aplicación de los controles de formulario.

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Componentes de formulario

Objetivos de la unidad
Los trabajos en Excel pueden ganar en vistosidad e interactividad y en consecuencia en profesionalidad,
insertando en ellos diferentes controles de formulario para la entrada de datos.
Con los controles de formulario, la entrada de información en las hojas de trabajo, en vez de ser
tecleada en determinadas celdas Excel, puede realizarse mediante:

Listas desplegables.
Valores numéricos que pueden ser insertados mediante controladores de tipo up-down
(incrementar-decrementar).
Diferentes opciones elegibles en un bloque de entrada de datos utilizando casillas de activación
o desactivación.
Opciones entre las que poder elegir una de ellas y son excluyentes, botones de radio...

Resumen: Resumiendo...
Los datos se introducen de mejor manera y de forma directa a través de los controles de
formulario (1) e indirectamente sus valores se ubican o vinculan con celdas Excel ( 2),
pudiendo estos valores ser implicados en fórmulas tradicionales posteriormente (3):

Conocer y saber aplicar todos los controles de formulario existentes en

Excel para profesionalizar los trabajos con entrada de información.
Recordar conceptos sobre plantillas Excel y aplicarlos en los formularios.
Estudiar a través de un ejemplo global el uso y aplicación de los controles de
formulario.

Introducción a los controles

En ocasiones las hojas de cálculo se van a utilizar como formularios, para ser rellenadas con diversos
datos en las celdas en las que se indique...

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Pero la entrada de datos tecleados por parte del usuario en celdas Excel, con frecuencia acarrea errores,
datos mal introducidos, información que debe introducirse y no se introduce generando este defecto un
desencadenamiento de errores en el proceso...

Con el objeto de facilitar al usuario la introducción de valores en ciertas celdas de una hoja de
cálculo, y se completen de una forma cómoda, más intuitiva, certera y segura, se incorporan en Excel
una serie de elementos activos. Estos elementos activos se llaman controles de formulario.

Observemos en la siguiente imagen como, mediante estos controles introducimos, para elaborar un
presupuesto, el modelo de vehículo, los extras que se desean para un determinado pedido así como el
tipo de descuento a aplicar mediante un control de tipo up-down (arriba para incrementar - abajo para
decrementar):

En el ejemplo de la imagen anterior se han utilizado respectivamente los controles denominados:

Casilla de opción para los modelos.

Casilla de verificación para los extras.
Control número para el descuento.

Inicialmente la posibilidad de insertar controles de formulario no se encuentra disponible en Excel

porque los botones que permiten su inserción se ubican en la ficha Programador (ficha llamada
Desarrollador en versiones anteriores de Excel) y dicha ficha debe ser activada o habilitada
explícitamente por parte del usuario.

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Recuerda: Activar la ficha Programador

Accederemos a las Opciones de Excel, a través del Menú Archivo, y en la categoría
Personalizar cinta de opciones activaremos la casilla de verificación que corresponde
con Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

De esta manera aparecerá disponible la Ficha de Programador en la cinta de opciones y dentro de ella
en el grupo de opciones Controles, podemos hacer uso de todos los elementos necesarios para la
creación y trabajo con Formularios.

En este grupo y mediante el botón Insertar, podemos elegir el control de formulario que deseamos
insertar:

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Al desplegar el botón Insertar, se presentan dos categorías, los Controles de formulario (que son los
que nos ocupan en esta unidad) y los Controles ActiveX, utilizados cuando se trabaja a nivel de
programación con código VBA.

Existen varios controles de formulario, que modificando sus opciones de Formato del
control y otras existentes, nos permiten una estética más sencilla para nuestras hojas y
libros de cálculo, que en ocasiones, también pueden ser plantillas de Excel en cuyo
caso tendrán extensión .XLTX o bien .XLTM (si contienen macros).

Fundamentos sobre plantillas

Definición
Una plantilla Excel es un libro Excel que contiene una serie de elementos (fórmulas, gráficos, tablas
de resumen...) que obtienen resultados normalmente a partir de una entrada de datos cambiantes para
cada vez que se utiliza dicho libro. Por ejemplo, para elaborar un presupuesto, las operaciones de
cálculo a realizar son siempre las mismas pero para con diferentes datos de entrada facilitados por el
usuario en cada momento y para cada presupuesto.

Esos datos cambiantes para cada vez que se utiliza dicho libro se gestionarán normalmente y
preferiblemente mediante controles de formulario de cara a un óptimo y más cómodo trabajo.

Formatos
Para la elaborar una plantilla, crearemos el libro de la forma habitual, pero a la hora de guardarlo será
cuando se decida Guardarlo Como...

Plantilla de Excel .XLTX (formato de plantilla Excel 2007 - 2010 - 2013 - 2016 y 2019).

Plantilla Excel habilitada para macros .XLTM (formato de plantilla Excel 2007 - 2010 - 2013 -
2016 y 2019 conteniendo macros).

Plantilla Excel 97-2003 .XLT (formato de plantilla Excel 2003 y versiones anteriores).

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Ubicación
Las plantillas se almacenan -mientras no se indique lo contrario y de forma recomendable- en la carpeta
que se encuentra configurada como ubicación predeterminada de plantillas personales en Opciones
de Excel - apartado Guardar:

También es importante recordar que la carpeta AppData es una carpeta oculta y que
de no tener habilitada desde opciones de carpeta del Explorador de Windows la
visualización de los archivos y carpetas ocultas, no se verá ni podrá acceder a ella y a
cualquiera de SUS subcarpetas.
En la imagen anterior aparece reflejada en la ruta donde se ubican los archivos de
autorrecuperación.

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Es posible crear subcarpetas dentro de la carpeta de ubicación de las plantillas de modo que todas las
plantillas almacenadas en esas subcarpetas, serán reunidas bajo diferentes carpetas en el cuadro de
diálogo de plantillas en el momento de desear crear un libro nuevo a partir de una plantilla PERSONAL
ya existente. De este modo podremos tener las plantillas de usuario agrupadas y reunidas por
actividades, trabajos, asuntos...

Uso de plantillas
Una vez guardada una plantilla, para poder utilizarla deberemos crear un libro nuevo desde el Menú
Archivo, opción Nuevo.

Además de numerosas plantillas ya instaladas en nuestro ordenador en el apartado Destacada y de

muchísimas plantillas diseñadas por Microsoft para múltiples actividades accesibles a través de Internet
(plantillas en línea de Office.com), se presenta el apartado Personal el cual al hacer clic, presenta las
plantillas y subcarpetas conteniendo plantillas en la ruta de ubicación predeterminada para las plantillas.

Tras aceptar el panel, se presenta en pantalla el contiendo de la plantilla. Pero ¡ojo! se trata de un libro
nuevo, no de la plantilla como resultado de haberla abierto.
Si se desea modificar algo en la plantilla, una fórmula o cualquier otro contenido, deberemos
explícitamente abrir la plantilla, sabido, como ya sabemos, en dónde se encuentra archivada.

Recuerda: Las plantillas pueden estar en el escritorio

Recordar que es posible colocar una copia de una plantilla en el propio escritorio
Windows, para casos puntuales de muchísimo uso cotidiano. Ningún lugar más "a
mano" que el escritorio.
Haciendo doble clic en ese acceso directo se creará un libro nuevo basado en esa
plantilla (justo el mecanismo que deseamos).

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En suma, trabajar con plantillas, y más aún, con plantillas conteniendo controles de formulario como
vamos a estudiar en esta unidad, mejora sustancialmente nuestro trabajo con libros de contenido "base"
de cara a crear nuevo libros sin necesidad de "partir de cero".

Controles de formulario
En los siguientes apartados vamos a describir y detallar cada uno de los controles de formulario
disponibles, así como para qué se pueden utilizar, en qué los podemos aplicar...

Botón

Botón: Normalmente se utiliza para asociar a un clic sobre él, la ejecución de una macro. Al insertar
un objeto de este tipo, trazaremos a modo de rectángulo la forma y tamaño que deseamos para nuestro
botón. Al terminar de darle ubicación u tamaño, soltamos el ratón y aparece el panel que permite elegir
la macro que se desea asociar al botón:

Se observa también que en el cuadro de nombres, dicho objeto tiene ahora un nombre, en este caso
Botón 2. Al tener seleccionado el control, su nombre aparece reflejado en dicho cuadro de nombres.
Este nombre se puede utilizar desde código VBA (de programación), para referirse a este control.

Si sobrevolamos el control aparece la mano indicando que podemos hacer clic en él, ejecutándose la
macro pertinente. Si deseamos seleccionar el control para modificar alguna de sus propiedades lo
seleccionaremos mediante Ctrl + clic en él.

Una vez seleccionado, desde SU menú de contexto podemos:

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Modificar el texto que aparece sobre el botón:

Podemos también cambiar la macro que tiene asociada (Asignar macro).

Podemos variar el Formato del control dando paso a un panel desde donde cambiar la fuente
de letra del texto, la alineación de dicho texto, el tamaño del botón, los márgenes del texto, otras
propiedades y el nivel de protección del objeto dentro de la hoja:

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Sugerencia: Probar las opciones de Formato de control

Se recomienda recorrer y probar las diferentes opciones que aparecen bajo las solapas
del cuadro de diálogo Formato del control.
Por ejemplo, bajo la ficha Propiedades podemos especificar si el lugar en el que se sitúa
o ubica un control es "flotable" y movible al, por ejemplo insertar filas o columnas por
su izquierda o parte superior, o bien el control se queda "anclado" en una posición fija
dentro de la hoja y si el control se debe imprimir o no a la hora de imprimir la hoja:

Cuadro combinado

Cuadro combinado: Se trata de un control que presentará al hacer clic en él una lista asociada de
valores, entre los que poder elegir uno de ellos. El elemento elegido, aporta un valor numérico
correspondiente a su posición en la lista (si se elige el primer elemento, se devuelve el valor 1, si se
elige el segundo valor se devuelve un 2...). Posteriormente, ese valor numérico se asocia desde las
propiedades del control (Formato del control desde su menú de contexto) a una celda Excel.

Con dicho valor en una celda Excel podremos trabajar en consecuencia pero habiendo elegido un valor
en una relación cerrada de elementos. Es más cómodo. El valor elegido, no queda en el control sino en
la celda asociada a dicho control:

Este tipo de control se utiliza, cuando para una entrada de valores, nos movemos entre un número
concreto de posibles valores entre los que tiene que encontrarse el que se desea introducir.

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Ejemplo: Ejemplos de aplicación

Ejemplos bien podrían ser categorías profesionales dentro de la empresa, localidades en
las que nuestra empresa tiene delegación, familias de artículos en una gestión de
almacén, niveles de dificultad para un determinado trabajo...

Entrando a Formato de control podremos indicar el rango de entrada Excel que contiene los valores
del cuadro desplegable, la celda vinculada con el número que corresponde con el elemento elegido
-Vincular con la celda-, así como el número de elementos que se desean mostrar en la lista, en caso de
ser una lista larga, al desplegarla -líneas de unión verticales-; al resto de elementos se tendrá acceso
mediante una barra vertical de desplazamiento que aparecería automáticamente a la derecha de la
relación de elementos. También un efecto de sombra -sombreado 3D- se puede asociar al control:

En el ejemplo mostrado, el rango de entrada es D3:D9 tomado de forma absoluta y la celda vinculada
en la que quedará el valor es la celda D12.

Veamos cómo funciona. Al hacer clic en el control, se despliega la relación de valores. Si escogemos,
por ejemplo Logroño, dicho valor queda visible en el control, pero sobre todo, el valor 3 queda, en este
caso, en la celda vinculada. Con dicho valor se puede trabajar a posteriori mediante funciones del tipo
Buscarv o cualquier otra función Excel.

No es posible teclear ningún otro valor alternativo como en otros entornos como
por ejemplo Access, en donde un cuadro combinado "combina" la posibilidad de,
o bien elegir valor de la lista o bien teclear uno nuevo que no esté en la lista.

El mecanismo se muestra en la siguiente imagen. El control se nutre de la lista de provincias, y tras

elegir un valor del cuadro combinado, el número de orden asociado queda en la celda vinculada:

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Importante: Restricciones

Trabajando con controles de formulario, en el rango de Entrada no se permite una

expresión condicional ni una fórmula. Tiene que ser un rango que contenga la lista
de valores o bien un nombre aplicado a esa lista.

Sugerencia: Los datos de apoyo, mejor ocultarlos

Estéticamente, la relación de valores de la que se nutre el control, puede estar situada
en celdas de columnas ocultas, con un formato de fuente blanca con fondo blanco para
se mimetice y no sea visible, o bien fondo negro con fuente negra, o bien muy alejadas
en posición, de la zona troncal del trabajo.

Recuerda: Una buena alternativa: Datos - Validación de datos - Lista (una

lista u otra...)
Una valiosa opción para validar entrada de datos en ciertas celdas se encuentra en la
ficha Datos - Validación de datos del grupo Herramientas de datos.
Existe una posibilidad de validación llamada Lista que permite hacer que en una celda
se presente una lista desplegable de valores con un comportamiento muy similar al
control de formulario Cuadro combinado.

Una interesantísima opción para la opción Lista es la de que la lista que aparezca al
desplegar, sea una u otra dependiendo de una condición, y no siempre la misma como
es lo más habitual por otro lado.

¿Cómo hacerlo? -observar las siguientes imágenes-

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ESTABLECIENDO UNA VALIDACIÓN DE DATOS PARA ESA CELDA (A4)

por ejemplo dependiendo del valor existente en otra celda, por ejemplo en la B2:

Si desde el panel de validación, en el cuadro Origen colocamos una fórmula del tipo:

=SI(B2=1;$C$1:$C$10;SI(B2=2;$E$1:$E$15;G1)) la lista evaluará la condición y

presentará:

Si el valor de la celda B2=1 la lista de valores contenida en el rango C1:C10

(de forma absoluta debido a los $)
Si el valor contenido en la celda B2=2 entonces se mostrará como desplegable
otra lista diferente ubicada en el rango E1:E15
Y si el valor de la celda B2 no es ni 1 ni 2, la lista ofrecerá el dato contenido en
la celda G1, que por ejemplo puede estar vacía o en blanco.

De este modo, si en la celda B2 no tenemos uno de los valores esperados no se

obtendrá ninguna oferta en el desplegable con lo que se imposibilita una elección en
lista alguna de no cumplirse una condición previa establecida por nosotros.

Estudiemos las siguientes imágenes.

Si el valor de la celda B2=1 la lista ofrece las ciudades del rango C1:C10 (sur de
España):

Si el valor de la celda B2=2 la lista ofrece las ciudades de la lista E1:E15 (norte de
España):

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Si la celda B2 está vacía, la oferta del desplegable no existe:

Casilla de verificación

Casilla de verificación: Control a modo de casilla de marcar o no marcar, que se utiliza cuando se
desea introducir un valor u otro para un concepto de valor dual (solo dos valores: uno u otro).

Ejemplo: Ejemplos de aplicación

Por ejemplo introducir si un artículo es perecedero o no en una tabla de artículos, si un
cliente es moroso o no en un proceso de control de clientes, si un socio paga por banco
o no su cuota... En suma para lo que en un programa gestor de base de datos sería un
campo de tipo Sí/No, también llamado lógico.

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Como para el resto de controles, desde su menú desplegable, en el panel presentado y bajo la ficha

Control, especificaremos si inicialmente el control de casilla aparecerá activado

, desactivado o bien con el estado mixto , y que aparece

sombreada en gris cuando se quiere establecer un valor inicial y predeterminado neutro y sea el usuario
el que deje la casilla vacía o marcada eligiendo la opción deseada. Este valor en un formulario con un
conjunto de valores significaría que en este control no se ha elegido ninguna opción.

Cada uno de los tres estados arroja un valor sobre la celda vinculada:

- Si la casilla esta marcada, el valor asignado es VERDADERO.

- Si la casilla esta desmarcada, el valor asignado es FALSO.
- Si la casilla esta en estado mixto (gris), el valor asignado es un error de tipo #N/A. Los errores se
pueden controlar para actuar en consecuencia mediante expresiones del tipo SI(ESERROR(B6);"Esto
significa que no se ha elegido nada y no se ha hecho clic sobre la celda";"hacer tal otra acción")...

El panel de Formato del control y su ficha Control que es desde donde se controla el estado y la celda
vinculada es este:

Control número

Control número: Control de doble pulsador (flecha arriba-flecha abajo) que se vincula con una
determinada celda y que, a partir de un valor de partida (llamado valor actual) permite ir
incrementando mediante clics en su parte superior o decrementando mediante clics en la parte inferior,
con incrementos numéricos de valor controlables desde el panel de Formato de este control parámetro
Incremento. Se puede definir un valor mínimo y un valor máximo y como todo control de formulario
se vincula con una celda Excel.

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A partir del menú contextual en el control, entramos en la opción Formato del control, donde
podremos especificar los parámetros que fijan el comportamiento de este control en la hoja de cálculo:

La ficha Control del panel Formato del control del menú de contexto muestra el siguiente aspecto:

El resultado definitivo de este control es como el que se muestra en la siguiente imagen:

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Ejemplo: Ejemplos de aplicación

Posibles aplicaciones podrían ser entrada de temperaturas en un formulario de
climogramas, Entrada sensible mediante este control de grados de azúcar y acidez para
unos granos de uva de cara a su control de maduración idónea...

En suma, podemos utilizar este control cuando se desea una entrada de valores dentro de un rango a
modo de escala de valores, posibilitando ajustar y variar con precisión el valor a introducir.

Cuadro de lista

Cuadro de lista: Control que permite presentar una lista de valores a modo de relación desplegada
entre los cuales se permite elegir uno de ellos. El número de posición dentro de la relación que ocupe el
elemento elegido por el usuario, quedará en la celda vinculada con el control (1, 2, 3, ...). Es semejante
en cometido al cuadro combinado pero manteniendo a la vista los valores mientras que el cuadro
combinado los oculta y los despliega al hacer clic en su triangulito.

Observemos que al elegir en la lista de valores el que ocupa la quinta posición, el valor que queda en la
celda asociada es el 5:

Las opciones que posibilita el panel de Formato del control son las siguientes:

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Como vemos, permite definir, además del rango de entrada y la celda vinculada, si la elección de valor
puede ser simple (una sola opción a elegir -este es el uso más frecuente-), Múltiple (permite elegir
varios elementos) o bien Extendida (desde un elemento de la lista hasta otro elemento -múltiple en
definitiva-). Éstas dos opciones múltiple y extendida no dejan ningún valor interpretable en la celda
vinculada por lo que uso se desaconseja.

Botón de opción

Botón de opción: Control que en condiciones normales se utiliza junto con otros controles del
mismo tipo, creando lo que se llama un grupo de opciones entre las que se puede elegir una solamente
porque trabajan de forma excluyente.

A medida que se inserta en una hoja Excel botones de opción y se asocian o vinculan a la misma celda,
los valores que arrojan en dicha celda pasan a ser el 1 para la activación del primer botón de opción del
grupo, un 2 si se activa el segundo botón de opción, un 3 para el tercero... En suma, cuando tengamos
una serie de valores posibles para un concepto de modo que solo uno de ellos puede ser marcado, este
es el control adecuado. La diferencia con la casilla de verificación es que la casilla arroja
VERDADERO o bien FALSO y si se utilizan varios controles no son excluyentes, es decir, que se
pueden marcar varias casillas. Los botones de opción (también llamados botones de radio) solo
permiten marcar uno de ellos. Si se marca uno, se desmarca el otro que pudiera estar marcado...

Si se marca el primer botón de opción:

Si se marca el segundo botón de opción:

El panel de Formato del control presenta en su ficha Control el siguiente aspecto:

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Como apreciamos, es posible definir el valor (activado o desactivado) inicial para cada uno de los
controles de botón de opción. La celda con la que vincular y sombreado 3D son otras opciones que se
comportan como para lo demás controles de formulario.

Una necesidad cuando se utiliza este control es la de que varios controles de botón de opción queden
perfectamente alineados vertical u horizontalmente (por razones de estética). Deberemos apoyarnos en
la cuadrícula Excel para buscar "a punta de ratón" la alineación, por ejemplo con una línea vertical (o
bien horizontal) ya que no tenemos la posibilidad de seleccionar varios controles y alinearlos a una
determinada posición (como por ejemplo cuando se trabaja con formularios Access):

Observar, cómo al seleccionar un control, la referencia a la celda vinculada aparece reflejada en la barra
de fórmulas, así como su nombre en el cuadro de nombres.

Ejemplo: Ejemplos de aplicación

Aplicaciones de este control pueden ser, entrada de estado civiles (casado, soltero,
viudo, divorciado, otro), niveles de juego en un club de golf para los socios
(principiante, medio, profesional), material de fabricación de un artículo (madera,
metal, plástico)...

Cuadro de grupo

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Cuadro de grupo: Control que simplemente permite reunir a modo de grupo una serie de controles
con el fin de agruparlos visualmente para un determinado concepto. Así por ejemplo, una serie de
botones de opción excluyentes para permitir la elección de uno de ellos. Es más claro de cara al usuario
final, colocarlos dentro de un cuadro o recuadro de grupo. No posee ninguna propiedad especial:

Ejemplo: Ejemplos de aplicación

Aplicaciones de este control pueden ser juntar en un grupo los posibles estados civiles,
compañías de envío en un formulario de pedidos...

Etiqueta

Etiqueta: Permite insertar junto a otros controles de formulario, etiquetas o letreros que quedarán
estáticos en la hoja de trabajo a modo de cuadro de texto, pero con la diferencia de que no se puede
aplicar formato (por ejemplo negrita) ni total ni parcialmente a una etiqueta.

Una aplicación puede ser poner textos explicativos o aclaratorios dentro del trabajo.

Barra de desplazamiento

Barra de desplazamiento: Control interactivo (que permite, como los demás controles interactuar
con la hoja Excel), semejante al control número (doble flecha de tipo up-down). Además de las flechas
arriba y abajo, presenta a modo de barra de desplazamiento el "ascensor". Arrastrando desde ese
controlador de ascenso-descenso, incrementaremos o decrementaremos el valor generado en la celda
vinculada de 1 en 1 independientemente del valor asociado al parámetro incremento.

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Entre las opciones de manejo del control (desde el panel de Formato del control), además de poder
definir un valor actual, un valor mínimo, máximo, un incremento (que tiene que ser un número entero),
permite un valor de cambio de página, que permite incrementar o decrementar rápidamente el valor
generado por el control en otro incremento mayor al valor de incremento cuando hacemos clic en la
zona de desplazamiento pero fuera del ascensor:

En el caso de la imagen anterior, haciendo clics en lugares de la barra pero fuera del ascensor, se
incrementa o decrementa el valor generado de 10 en 10 según los parámetros del panel siguiente:

Curiosamente para este control, haciendo clics en la flecha controladora de la parte superior, se
decrementan los valores en la celda vinculada y haciendo clics en la flecha de la parte inferior, se
incrementan.

Otros controles

Campo de texto, no se encuentra disponible (sí en otros programas Office).

Campo combinado de lista, no se encuentra disponible (sí en otros programas Office).

Campo combinado de lista desplegable, no se encuentra disponible (sí en otros programas Office).

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Resumen de controles
Existen varios controles de formulario, que modificando sus opciones de Formato del control y otras
existentes, nos permiten una estética más sencilla y clara para nuestras hojas de cálculo.
Estos modelos de trabajo, en ocasiones también pueden ser plantillas de Excel, en cuyo caso tendrán
extensión .XLTX o bien .XLTM.

Algunos de los controles de formulario más importantes aparecen resumidos en el siguiente cuadro.

Resumen de controles de formulario

Descarga: Para poder asentar los diferentes controles, se recomienda

descargar este archivo

De cara a poder estudiar más de cerca y de modo conjunto todos los controles
expuestos, se propone descargar desde el siguiente enlace el archivo llamado:

PRUEBAS CON CONTROLES DE FORMULARIO.XLSX

Contiene las hojas en las que se encuentra un ejemplo de uso de cada uno de los
controles.

Es una interesante forma de analizar las reacciones que proporcionan los distintos
controles.

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Un ejemplo real de aplicación

Necesidad
En un concesionario de vehículos se desea disponer de una plantilla para que, elegido el modelo que
desea cada cliente así como los extras que se desean para el vehículo, se obtenga el precio final del
presupuesto.

El modelo propuesto, sin duda mejorable y ampliable bien puede ser el siguiente:

En este formulario se elegirá el modelo de vehículo mediante un botón de opción. En este caso los
controles son excluyentes porque si se elige un modelo no se escoge otro.

Los extras se elegirán mediante casillas de verificación. Hay que tener en cuenta que es posible elegir
varios extras, o todos, o bien ninguno.

En el resumen final de precios a modo de presupuesto constará el modelo del vehículo elegido y su
precio, así como la relación de extras posibles, apareciendo a la derecha de aquellos que se elijan su
precio. Todos estos precios generan la suma final, a la que se la incrementa el IVA (impuestos) de cara
a la obtención del importe total final.

Pasos a seguir
Detallemos cada uno de los puntos para que quede claro este trabajo.

En la parte derecha del formulario, oscurecidas con un color de fondo negro para que no se vean estos
cálculos de trabajo -bien podrían ser también columnas ocultas-, se han colocado las tablas y celdas de
trabajo en las que se apoya el trabajo final:

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La tabla que contiene los códigos -1, 2, 3 y 4- las marcas y los precios se ha llamado MODELOS.

Los cuatro controles de botón de opción para elegir el modelo convergen en la celda vinculada J1
(donde en la imagen anterior vemos un 4).

Posteriormente con ese código de modelo obtenido mediante los botones de opción, ya en la tabla de
resumen pedido realizamos un BUSCARV con ese código en la tabla MODELOS, en la columna 2 para
el modelo y en la columna 3 para el precio. Así obtenemos el modelo y su precio.

A continuación, debajo de la tabla se ha situado y estratégicamente en el mismo orden que en el

resumen pedido los diferentes extras con sus respectivos precios. Ese mismo orden se mantiene para los
diferentes controles de casilla de verificación en la parte de abajo del formulario (extras elegidos).

El primer control se vincula con la celda que se encuentra a la izquierda de ese extra en la tabla inferior
de trabajo. Así obtendremos VERDADERO o bien FALSO a la izquierda de cada extra en esa relación
dependiendo de si se marca o no la casilla de verificación correspondiente a cada extra:

En el resumen pedido, en donde se confecciona la relación de importes colocaremos un

=SI(J8=VERDADERO;L8;0) para obtener el precio del extra si a la izquierda de ESE extra tenemos el
resultado VERDADERO y un valor cero si tenemos un valor de FALSO. Con esto logramos colorar o
bien ceros o bien los importes a la derecha de cada extra en el resumen pedido.

Esa fórmula podrá ser copiada hacia abajo -gracias a la misma disposición de los extras en las
casillas de verificación, en la tabla de trabajo y en el resumen del pedido-.

Este planteamiento es válido exista el número de extras que exista (pensar que hay modelos de
vehículos con más de 50 extras posibles).

A continuación se suman los importes del resumen pedido y se calcula el impuesto correspondiente
(IVA), así como el TOTAL final.

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Finalmente, mediante el control de formulario Botón y, previo definir un área de impresión

abarcando la parte correspondiente a la zona "blanca" de nuestro trabajo y grabar una macro que
imprima ese área de impresión, es decir el presupuesto, obtendremos N copias de este presupuesto.

Evidentemente y para un presupuesto real deberíamos tener otra zona con lo datos del cliente,
concesionario, datos del comercial, fechas, validez, etc...

Descarga: Archivo con el resultado

Para un estudio detallado, el archivo que contiene este planteamiento puede ser
descargado desde el siguiente enlace:

CONTROLES DE FORMULARIO CONCESIONARIO.XLSM

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Importante: Focalizar la información importante

Una vez diseñado un formulario de entrada de datos con todos los controles situados, es
interesante a niveles estéticos, focalizar la mirada del usuario a, justamente el
formulario de entrada.

Para ello un buen sistema es, además de suprimir las líneas de cuadrícula, DEJAR EN
NEGRO el resto de las celdas de la hoja. Para ello se seleccionan todas las celdas de la
hoja y se escoge un color de fondo negro y a continuación se seleccionan las celdas que
se corresponden con el modelo de formulario y se les aplica un color de fondo blanco o
bien se dejan sin relleno. El resultado es el siguiente:

En esa zona "oscurecida", Para terminar de depurar el formulario y antes de guardarlo

como plantilla, sería preciso bloquear y proteger las celdas pertinentes para que solo se
permita la entrada de datos en aquellas en donde realmente se necesita.

Por último apuntar que la zona blanca de formulario, bien puede constituir el área de
impresión para, mediante un botón de comando poder imprimir el formulario -de ser
necesario-.

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Importante: Aspectos sobre bloqueo de celdas y protección de hojas en

formularios

En un formulario suele convenir no poder "tocar" por parte del usuario que lo utiliza
más que los controles de formulario a partir de cuyas decisiones y valores entrados se
obtienen los cálculos y resultados finales.
Esos resultados están normalmente apoyados en otros valores o tablas "escondidos" en
la propia hoja.

Si se bloquean todas las celdas de un formulario (y por defecto todas las celdas de cada
hoja Excel vienen bloqueadas) y posteriormente se protege la hoja, también las celdas
vinculadas con los controles no serán modificables, no se admitirán cambios en sus
valores, por lo que aparecerá un error en pantalla de intentar cambiar esos valores
desde los controles de formulario con los que están vinculadas.

En resumen, las celdas vinculadas con los controles de formulario siempre deberán
quedar desbloqueadas ya que sus valores van a cambiar dependiendo de las decisiones
realizadas mediante los controles.
¡Cuidado con este detalle!

Truco: Una propuesta de mejora

Se recomienda a partir de este libro descargado desde el índice con los modelos de
vehículos, mejorarlo y ampliarlo de cara a obtener una buena destreza con el uso de
estos controles de formulario.
En el siguiente vídeo y bajo otra versión de Excel para familiarizarnos, no de la
ubicación de los botones y herramientas del programa sino del procedimiento en sí a
resolver, presentamos una forma de solucionar mediante controles de formulario este
planteamiento del concesionario.

Controles de formulario

Resumen de la unidad
Una vez conocidos los controles de formulario, y terminada esta unidad deberemos tener presentes los
siguientes conceptos:

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Para crear y trabajar con documentos de estructuras idénticas, lo más

aconsejable es organizar una colección de plantillas en las que basar
documentos nuevos que se creen.
La entrada de datos de decisión en las plantillas conviene acotarla utilizando
reglas de validación de datos en la celdas por un lado, y controles de
formulario por otro.
Cada control de formulario tiene sus opciones y propiedades que permiten
articular el comportamiento de dicho control (Formato del control).
Si se bloquean las celdas de un formulario y posteriormente se protege la hoja,
las celdas vinculadas con los controles deberán quedar desbloqueadas ya que
sus valores van a cambiar.
Ocultar columnas con datos y tablas de apoyo y ubicar las celdas vinculadas a
los controles en lugares no visibles, así como oscurecer las zonas que no son
interesantes de un formulario son técnicas aconsejables.

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Actividades prácticas
1: Formulario para control de pedidos sin carencia de datos

Importante: Actividad de envío obligatorio

Esta actividad práctica deberá ser adjuntada de forma OBLIGATORIA.

Por aportar a la práctica mayor sentido profesional cualquier variación respecto a lo
propuesto siempre y cuando satisfaga la necesidad final, será bienvenida.
Se puede enviar el archivo .XLS, XLSX, XLTX, .XLTM... o bien en formato comprimido .RAR o
bien .ZIP.
De no ser enviado este ejercicio, no se podrá avanzar con la siguiente unidad desde el índice
del curso.
Cualquier duda al respecto, consultar con el tutor.

Conocidos los controles de formulario y comprobado que con ellos se pueden crear
realmente unos formularios y unas plantillas de entrada de datos con una interfaz realmente
llamativa, profesional y práctica, resolver de forma libre el siguiente planteamiento.

Situación real de trabajo

Actualmente en una empresa de fabricación de armarios empotrados, se toma nota en unos formularios en
formato papel (por ejemplo en formato Word) de las características del armario que el cliente desea. Dicho
pedido, se pasa al departamento de fabricación para proceder a su manufactura.
El problema con el que se encuentra la empresa es que una vez pasado el pedido a producción y comenzado
el proceso de fabricación, en ocasiones hay alguna característica que define el mueble de la que no se tomó
nota, algún dato que falta y eso significa tener que detener el proceso y contactar con el cliente (tarea en
ocasiones no inmediata) para confirmar y completar ese dato que faltaba en la orden de trabajo para la
fabricación.

El resultado es un proceso de fabricación detenido con el consiguiente "parón" de los procesos subsiguientes
en la cadena de elaboración.

El planteamiento de esta práctica puede ser tan amplio y complejo como se desee, y
aplicable en cualquier tipo de actividad profesional que se desee (cada uno en la nuestra).
Como en todos los trabajos, el análisis y estrategia a aplicar nos llevará todo el tiempo
necesario, efectuando pruebas, comprobaciones y echando mano de los conceptos
aprendidos a lo largo de este curso.

Sugerencia: Todo lo que pueda pasar... Va a pasar

Es fundamental prever y tener en cuenta las diferentes situaciones que se puedan dar en
esa toma de datos.
Por ejemplo que un pedido tenga rellenadas las tres opciones y sea un pedido OK, y que a
posteriori se borre (por ejemplo mediante la tecla Supr) alguna de ellas. En este caso el
pedido pasaría de estar completo, a ser un pedido incompleto.

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Descarga: Archivo de descarga para trabajar

A continuación se ofrece un archivo de descarga para poder trabajar a partir de ciertos datos
ya organizados en la hoja Excel. Si se desea, se puede realizar otro planteamiento por parte
del alumno/a con objetivo similar.

Adjuntos

ejercicios10_01.xlsx
16.18kb

1. Se desea elaborar una plantilla Excel (.XLTM), basada en controles de formulario y/o
validación de datos, de modo que sea imposible dar por concluido el proceso de toma de
datos de un mueble (armario) sin tener TODOS los datos introducidos.

La plantilla incluirá junto al bloque de datos de resumen del pedido un botón de

comando que, previo definir un área de impresión que abarque los datos del formulario
(A1:G31 por ejemplo), imprima tres copias del formulario, supuestamente una para el
cliente, otra para administración y finalmente otra para producción.

1.- Existen dos tipos de puerta para los armarios. Puerta batiente y
puerta corredera. El TIPO DE PUERTA , por lo tanto, será el primer
dato a confirmar por parte del cliente.

2.- A continuación, se deberá elegir el TIPO DE PERFIL para el

mueble:

- Hay dos tipos de perfil:

aluminio y madera. para las puertas batientes.
oculto o bien de 3 ranuras si el tipo de puerta es corredera.

3.- El tercer dato a confirmar es el TIPO DE ACABADO, el cual

depende del tipo del tipo de puerta elegido en el punto 1.
Si el tipo de puerta es batiente, los acabados posibles son: cristal,
madera o laca.
Si el tipo de puerta es corredera, los acabados elegibles serán: laca
o bien madera.

Proceso: Pasos a seguir (pautas, pistas, ayuda...)

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Una buena idea para resolver esta necesidad, puede ser crear un
formulario en el que se soliciten los 3 datos definiendo un itinerario
secuencial (primero se introduce el tipo de puerta, luego el tipo de perfil
y por último el tipo de acabado).

Mediante un formato condicional se colorearán en VERDE unas celdas a

modo de OK, o de "piloto" o "luz" verde que corrobora la entrada
correcta de datos para cada uno de los 3 puntos. Las tres "luces" verdes
encendidas significan que el pedido está formulado de forma completa y
correcta. Posteriormente se guardará el pedido y se imprimirán tantas
copias (mediante un botón de comando que activa la macro de imprimir)
como sean necesarias para enviar copia impresa a los departamentos
correspondientes.

En una zona del propio formulario pueden quedar reflejadas a modo de

resumen las diferentes opciones o características del mueble elegidas.

Veamos con imágenes algunos aspectos importantes del trabajo (son

simplemente una idea y este trabajo es susceptible de ser mejorado por el
alumno).

Mediante botones de opción elegimos el tipo de puerta en primer lugar.

La celda F6, mediante formato condicional se "tiñe" de color verde:

Observemos el trabajo completo (habiendo dejado en color de fondo gris

en vez de negro las celdas de trabajo de cara a observar la estrategia de
trabajo empleada):

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A continuación, el tipo de perfil nos ofrece los tipos dependiendo del

tipo de puerta aluminio y batiente para las batientes:

Una vez elegido el perfil, la segunda celda de confirmación se colorea en

verde también.

Observar como en la parte inferior, se va completando el Resumen del

pedido en el cuadro de color amarillo:

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Por último, y dependiendo del tipo de puerta, se elige el tipo de

acabado:

Veamos finalmente, qué ha ocurrido con el formulario:

Tras la entrada correcta de los tres datos necesarios, las tres celdas
de confirmación, se encuentran en verde.
El resumen del pedido se ha completado satisfactoriamente en la
parte inferior.
El aviso de O.K. aparece en la celda F27.

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Finalmente y como parte del ejercicio, un botón de comando permitirá,

de forma automática, imprimir 3 copias del pedido.
Para ello se deberá grabar una macro que imprima esas 3 copias y dicha
macro deberá quedar asociada finalmente al botón de comando.

Conocida la necesidad y marcadas algunas pautas como idea, realizar el

trabajo de forma libre, tratando de mejorar lo expuesto.

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Importante: Sobre el vídeo de resolución

Como pautas para la resolución de este ejercicio aportamos un vídeo que,
aunque grabado con otra versión anterior de Excel, nos presenta un
procedimiento mediante el cual es posible resolver la situación real que
se nos plantea en este ejercicio. Lo importante es el cómo se hace,
razonar a fondo los pasos y acciones, no la versión del programa ni las
pantallas en las que nos debamos desenvolver...
Tengamos en cuenta que quizás en breve en nuestro trabajo migremos de
versión de Excel y, de aprender los conceptos "de memoria", nos
encontraríamos totalmente perdidos. Recordemos esta
consigna: Razonar, razonar, razonar...

Procesando respuesta, no cierres el navegador, este proceso podría tardar unos segundos

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