CNT ACTIVOS FIJOS

MANUAL DEL USUARIO

TABLA DE CONTENIDO

INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN ................................................................................................................. 3

PASOS IMPORTANTES..................................................................................................................................... 3
1. CREE LA CARPETA DONDE VA A TRABAJAR LOS DATOS O LA BASE DE DATOS. ............................................ 3
2. CREACIÓN DEL ICONO DE ACCESO. ...................................................................................................... 3
PASOS PARA ACTUALIZAR SU SISTEMA CNT- ACTIVOS ............................................................................ 4

ENTRADA A LA APLICACIÓN ........................................................................................................................... 4

1. CAMBIAR CLAVE: .................................................................................................................................... 7
1 OPERACIONES BASICAS ................................................................................................................... 8

2 PARAMETRIZACION ......................................................................................................................... 11
2.1. GRUPOS DE ACTIVOS ........................................................................................................................ 11
2.2. CENTROS DE COSTO (CONTABILIDAD) ............................................................................................... 12
2.3. ALMACENES (BODEGAS) ..................................................................................................................... 13
2.4. DEPENDENCIAS (LUGARES DE USO).................................................................................................... 13
2.5. TERCEROS.......................................................................................................................................... 14
2.6. C. COSTO-ALMACENES ..................................................................................................................... 15
2.7. CENTRO DE COSTO - DEPENDENCIA .............................................................................................. 16
2.8. ACTIVOS .............................................................................................................................................. 17
2.9. SERIES ................................................................................................................................................. 19
2.10. INDICES DE PRECIOS AL CONSUMIDOR I.P.C............................................................................... 22
3 MOVIMIENTOS .................................................................................................................................. 23
3.1. AJUSTES Y DEPRECIACIÓN .............................................................................................................. 23
3.2. COMPROBANTES DE MOVIMIENTOS ............................................................................................... 24
3.3. ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS .................................................................................................... 28
3.4. COMPRA DE ACTIVOS ....................................................................................................................... 30
4 NFORMES.......................................................................................................................................... 38
4.1. DATOS GENERALES .................................................................................................................... 38
4.2. ACUMULADO DE MOVIMIENTOS ................................................................................................ 38
4.3. MENSUAL DE ACTIVOS ............................................................................................................... 39
4.4. ACTIVOS EN USO ......................................................................................................................... 40
4.5. CONSOLIDADO POR ACTIVOS ................................................................................................... 41
4.6. ACTIVOS POR DEPENDENCIA .................................................................................................... 41
4.7. DETALLADO DE ACTIVOS ........................................................................................................... 42
5 PROCESOS ESPECIALES ................................................................................................................ 44
5.1 PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN ................................................................................................. 44
5.2. PERSONALIZACION DE LA EMPRESA .............................................................................................. 45
5.3. CAMBIO DE AÑO ................................................................................................................................. 46
 5.4. CIERRE ANUAL ................................................................................................................................... 46
5.5. REVISAR VALORES EN LIBROS ......................................................................................................... 46
5.6. VERIFICAR TABLA MES ...................................................................................................................... 46
5.7. RECONSTRUIR SERIES ..................................................................................................................... 47
5.8. VINCULAR TABLA ACCESS ................................................................................................................ 47
5.9. CAMBIO DE VERSION ......................................................................................................................... 47
5.10. UNIFICAR TERCEROS ....................................................................................................................... 47
5.11. INICIALIZAR MOVIMIENTO................................................................................................................ 48
6 ADMINISTRACION ............................................................................................................................ 49
6.1. SEGURIDAD ................................................................................................................................. 49
6.1.1. USUARIOS .................................................................................................................................... 49
6.1.2. OPCIONES .................................................................................................................................... 49
6.1.3. ASIGNAR PERMISOS ................................................................................................................... 50
6.1.4. LOGIN DE ACCESO A LA BASE DE DATOS ................................................................................ 50
6.2. AUDITORIA ................................................................................................................................... 52
6.2.1. SOBRE USUARIOS ....................................................................................................................... 52
6.2.2. BACKUP DE AUDITORIA .............................................................................................................. 52
6.2.3. RECUPERAR BACKUP DE A BACKUP DE AUDITORIA .............................................................. 52
6.3. BASE DE DATOS .......................................................................................................................... 53
6.3.1. BACKUP DE BASE DE DATOS SQL ............................................................................................. 53
6.3.2. REPARACION Y COMPACTACION DE LA BASE DE DATOS ACCESS ...................................... 53
6.3.3. BACKUP DE BASE DE DATOS ACCESS ..................................................................................... 54
6.3.4. RESTAURAR BACKUP DE BASE DE DATOS ACCESS............................................................... 54
7 NIIF ..................................................................................................................................................... 55
7.1 PARAMETRIZACION NIIF ................................................................................................................. 55
7.1.1 PERIODICIDAD DE DEPRECIACIÓN. .................................................................................................... 55
7.1.2. EXCEPCIONES ................................................................................................................................. 57
7.1.3. CARGAR ARCHIVO PLANO PERIODICIDADES ...................................................................................... 58
7.2.1. REGISTRAR DEPRECIACIÓN NIIF ...................................................................................................... 60
7.2.2. INGRESAR REGISTROS MENSUALES .................................................................................................. 64
7.2.3. CARGAR POR ARCHIVO PLANO EL REGISTRO DEPRECIACIÓN.............................................................. 64
7.2.4. DEPRECIACIÓN NIIF. ....................................................................................................................... 66
7.2.5. COMPROBANTES DE MOVIMIENTOS NIIF. .......................................................................................... 67
8. NOTAS DE CAMBIO .......................................................................................................................... 72

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 2

 INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN

Consulte la información de instalación, configuración y requerimientos mínimos de software y hardware de las

aplicaciones CNT en el Manual de Instalación y Configuración.

PASOS IMPORTANTES

1. Cree la carpeta donde va a trabajar los datos o la base de datos.

- Entre al explorador de Windows por Inicio – Programas – Explorador de Windows

- Ubíquese en el directorio CNTSISTE.CNT.
- Entre por archivo – nuevo – carpeta.
- Digite el nombre que le va a colocar a la carpeta de datos. Ej. ACTIVOS06
- Pulse enter.
2. Creación del ICONO de Acceso.

1. Creación del icono en el escritorio de Windows

1.1. Desde el escritorio de Windows
1.2. Doble clic con el botón derecho del Mouse
1.3. Colocar el puntero sobre nuevo
1.4. Clic en acceso directo.
1.5. En línea de comandos digite: C:\cntsiste.cnt\programa\Cnt-Activos\ActivosF.exe
NOTA: También se puede hacer por examinar ubicar la carpeta donde se encuentra el ActivosF.exe. Esto
por si la instalación se ha hecho en otro directorio diferente o para evitar la Digitación de la ruta completa.
1.6. Clic en siguiente
1.7. Colocarle un nombre al icono, (se recomienda dejar el trae el programa por defecto.)
1.8. Clic en finalizar
1.9. Accesar o ejecutar el programa CNT-Activos, desde el escritorio de Windows haciendo clic en el icono
creado.

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 PASOS PARA ACTUALIZAR SU SISTEMA CNT- ACTIVOS

Nota: Se recomienda cada vez que el usuario reciba una actualización hacer este paso, pues el programa se
debe quitar siempre.

1. Verifique que no se esté utilizando el directorio C:\CNTSISTE.CNT\DATOS ADO ó DATOS ODBC,

como directorio de trabajo, de ser así, cambiar de nombre a la carpeta.
2. Ejecute inicio, configuración, panel de control y haga clic en agregar o quitar programas, para
desinstalar la aplicación.
3. Ubíquese en el directorio CNT- ACTIVOS
4. Haga clic en el icono agregar o quitar.
5. Para volver a instalar realice los pasos de instalación, descritos anteriormente.
Si el programa no es quitado, las instalaciones no son reconocidas por el sistema.

ENTRADA A LA APLICACIÓN

El repositorio de Datos consiste en que al momento que el usuario intente ingresar a la aplicación, si tiene
los archivos (ejecutable, licencia y reportes) de la aplicación en el equipo local, el sistema validará:

 Si los archivos que existen en el equipo central, no existe en el local, éstos se copian.
 Si los archivos que existen en el equipo central, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos
en el local, reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central.
 Si los archivos que existen en el equipo local, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en
el equipo central, no reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central, ni reemplaza
los archivos del equipo central por el local.

El login de Acceso a la Base de Datos consiste en que si el usuario desea cambiar la contraseña para
ingresar a la base de datos, debe seleccionar el inicio de sesión y cambiar la contraseña por la aplicación y
por el administrador corporativo de SQL o por la Base de Datos en Access según corresponda. Para este
proceso el sistema validará la existencia del archivo CntSeg.Cnt dentro del equipo central.

 BASE DE DATOS CON MOTOR SQL:

Si desea utilizar el repositorio centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la
aplicación, en el archivo de inicialización Activos.ini de cada equipo local (PC) en la etiqueta dir coloque el
nombre o ruta del equipo en el cual se encontraran los archivos actualizados (Equipo Central). De esta
manera, el equipo para el proceso de repositorio (Equipo Central) y el equipo donde se encuentre la base de

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 4

datos (Servidor Base de Datos) serán diferentes y el sistema realizará la conexión de acuerdo con la
necesidad de cada usuario. Ver diagrama.

Al momento de intentar ingresar a la aplicación, el sistema concatenará la ruta establecida en la etiqueta con
\cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Activos, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Activos, debe encontrarse el
ejecutable y reportes actualizados.

 La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Activos debe tener permiso de lectura para todos los

usuarios.
 La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se
encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de
escritura a todos los usuarios.
 Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicación, en la etiqueta DIR del archivo de
inicialización Activos.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido
dentro de la red de la institución, el sistema generará el siguiente mensaje indicando que no se
encontró el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura.
Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

Si no desea utilizar el proceso de Repositorio Centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de
ingresar a la aplicación, en el archivo de inicialización Activos.ini de cada equipo local (PC) deje en blanco la
etiqueta DIR, de ésta manera el sistema no realizará ninguna validación e ingresará sin generar ningún
mensaje informativo.

 BASE DE DATOS CON MOTOR ACCESS:

A diferencia de las bases de datos con motor SQL, para las bases de datos que se encuentren en motor
Access, la dirección que se establezca en la etiqueta dir del archivo de inicialización Activos.ini es la misma
para el repositorio de Datos (Equipo Central) y para la conexión a la Base de Datos (Servidor Base de Datos).

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Al momento de intentar ingresar a la aplicación, el sistema concatenará la ruta establecida en la etiqueta con
\cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Activos, por lo cual dentro de la carpeta Cnt-Activos, debe encontrarse el
ejecutable y reportes actualizados.

 La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Activos debe tener permiso de lectura para todos los

usuarios.
 La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se
encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de
escritura a todos los usuarios.
 Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicación, en la etiqueta DIR del archivo de
inicialización Activos.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido de
la institución, el sistema generará el siguiente mensaje indicando que no se encontró el archivo
Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el
archivo y la ruta mencionada por el sistema.

TENER EN CUENTA:
 Si se genera algún error en el proceso del repositorio, el sistema no genera ningún mensaje de error.
Debe consultarse el archivo generado ErrorControlVrs.txt en la carpeta local donde se encuentra el
ejecutable, el cual almacena el nombre del archivo que no se pudo copiar y el proceso se debe
realizar de forma manual.
 La ruta y el nombre donde se encuentre el repositorio de datos debe ser obligatoriamente: “Nombre o
ruta del equipo central \ CNTSISTE.CNT \ PROGRAMA \ CNT-Activos de lo contrario el proceso no
se realiza.
 Si al dar doble clic sobre el ejecutable de la aplicación, no es posible ingresar, verifique si se generó
el archivo CopyExe.bat haga doble clic sobre él e intente ingresar nuevamente a la aplicación.

Al entrar al programa aparece la siguiente ventana donde se digita el usuario y la clave para ingresar al
módulo de Activos. CNT entrega un usuario ADMINISTRADOR con CLAVE ADMIN en mayúscula.

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 1. Cambiar Clave:

Esta opción le permite al usuario cambiar su clave de entrada al módulo CNT – ACTIVOS, cada
que lo requiera.

a. Ingrese el nombre del usuario.

b. Digite la contraseña que tiene actualmente.
c. Ingrese la nueva contraseña.
d. Confirme la nueva contraseña.
e. Clic en Aceptar.
f. Espere a que salga el mensaje “La contraseña ha sido cambiada con éxito”.

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 1 OPERACIONES BASICAS

1. GUARDAR

Permite almacenar la información que usted ha digitado previamente en los campos de cualquier módulo del
aplicativo.

¿Cómo utilizarlo?

Llene la totalidad de los campos que le presenta la pantalla.

Haga un clic sobre el icono ilustrado, con la ayuda del Mouse, o pulse las teclas ALT + G.

2. BORRAR

Permite eliminar un registro de la base de datos previamente seleccionado, por encontrarse con información
errónea o desactualizado.

¿Cómo utilizarlo?

Seleccione el registro (Ver comando seleccionar)

Haba clic en el icono de borrar ilustrado anteriormente
Confirme la aceptación de la eliminación en el cuadro de dialogo.
Recuerde que: Para poder borrar un registro este
no debe estar relacionado con otro, porque no se
deja borrar.

3. SELECCION

Permite ubicar y escoger un registro desconocido o del cual no se recuerda algún campo especifico de
información.

¿Cómo utilizarlo?

Haga clic en el icono ilustrado, dependiendo la tabla en que se encuentre.

En el campo desde elija a partir de que letras o números desea que empiece a listar y de enter.
Ubique la opción con la ayuda del Mouse y haga doble clic sobre ella.

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Permite mostrar en pantalla o imprimir un ilustrado de los registros clasificados (de acuerdo a los parámetros
que dé el usuario) existentes en el módulo de trabajo en que se encuentre.

4. LISTAR

¿Cómo utilizarlo?

Haga clic en el icono listar ilustrado anteriormente.

Dé cada uno de los parámetros que pide el formato de pantalla que aparece

ICONOS DE LA PANTALLA DE LISTADOS/INFORMES

Permite ir al inicio o al final del listado, (Pg. Inicial y Pg.
Final).

Permite avanzar o retroceder una página del listado.

Permite reducir o aumentar el tamaño de la pantalla

Imprime el listado activo, o en pantalla.

Permite enviar el archivo a otro formato o a la red

Permite enviar el archivo a un correo electrónico (email)

Cierra la ventana del listado activa

Cuando este icono está activo, es decir cuando la palabra salir esta en
negro, permite salir de la ventana.

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6. ANULAR

Comando utilizado solo en movimiento.

Este comando nos permite anular un consecutivo de un respectivo movimiento. El registro se anula en su
efecto, pero no se elimina ni física, ni lógicamente.

¿Cómo utilizarlo?

Consulte el registro a anular.

Una vez este el registro en pantalla haga clic sobre el icono anular.
Confirme la aceptación de anular que se muestra en la ventana que aparece.

7. SALIR

Permite salir de la tabla en la que está trabajando.

¿Cómo utilizarlo?

De un clic sobre el icono de salir.

Confirme la salida si el sistema lo exige.

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 2 PARAMETRIZACION

2.1. GRUPOS DE ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Grupos de Activos

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite crear los grupos contables donde se clasifica el activo con su(s) respectivo(s) centro de
costo. Ejemplo: a) Equipo de comunicación y computación en los Centros de costo Contabilidad, Sistemas,
Financiera. b) Maquinaria y equipo en los centros de costo Sistemas, Financiera. c) Muebles y enseres en
todos los centros de costo, etc.

NOTA: Estos grupos están definidos en el plan general de contabilidad pública (P.G.C.P) y en el Plan Único
de Cuentas (P.U.C) no deben tomarse otros códigos o conceptos.

¿CÓMO CREAR UN GRUPO DE ACTIVOS? :

Seleccione el Centro de costo, esta información se visualiza ordenado por el nombre del centro de costo y en
orden alfabético ascendente. Tenga en cuenta que al digitar la(s) primera(s) letra(s) el sistema ubica dentro
de la lista la primera coincidencia que encuentre.
Digite el código del grupo de activos. (Debe crearlos con los mismos códigos del plan de cuentas).
Digite el nombre del grupo
Elija el concepto de ajuste, es decir, si al activo fijo se le hace ajuste por inflación, depreciación y ajuste a la
depreciación.
En el campo cuenta débito, digite la cuenta donde se registra el valor débito al hacer el concepto de ajuste
seleccionado anteriormente.
En el campo cuenta crédito, digite la cuenta donde se registra el valor crédito al hacer el concepto de ajuste
seleccionado anteriormente.

NOTA: Estas cuentas deben estar creadas en el programa de contabilidad CNT.

Si el concepto agregado es Depreciación y se va a realizar depreciación distribuida, digite el porcentaje de
distribución que tiene el grupo de activo creado para el centro de costo seleccionado. Este porcentaje será el
que afecta las cuentas en contabilidad cuando se realice la depreciación, si el activo tiene marcada la opción
depreciación distribuida.
NOTA: La sumatoria de los porcentajes de los centros de costo a los que relacione el grupo debe ser igual a
100, de lo contrario no podrá realizar la depreciación.
Haga clic en el botón agregar (flechita azul).
Si desea agregar otro concepto de ajuste al grupo de activos, elíjalo, digite la cuenta débito y crédito y haga
clic en agregar.
Haga clic en el icono guardar.

El grupo de activo puede tener cero o más conceptos de ajuste con una cuenta débito y crédito asociada.
Cuando es depreciación y además distribuida, las cuentas contables que se agreguen debe tener marcado en
contabilidad Centro de costo.

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Con el botón quitar usted podrá eliminar conceptos de ajuste de la ventana de grupos de activos en la
siguiente forma:
Haga clic sobre el concepto de ajuste a quitar.
Haga clic en el icono quitar.

Una vez creados los grupos de activos usted los podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se
muestran en la parte inferior de la ventana.

TENGA EN CUENTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

2.2. CENTROS DE COSTO (Contabilidad)

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Centros de Costo (contabilidad)

ICONO DE ACCESO:

Permite crear los diferentes centros de costo que se manejen en la empresa. Si su sistema de Activos fijos
trabaja en línea con el programa Cnt-contable y en contabilidad ya tiene creados los centros de costo, no es
necesario volverlos a crear en la aplicación de Activos puesto que el sistema los lee del Cnt-contable.

COMO CREAR UN CENTRO DE COSTO.

Digite el código del centro de costo el cual puede ser alfanumérico y máximo de 11 dígitos.

Digite el nombre, la dirección y el teléfono del centro de costo en el campo respectivo. Tenga en cuenta que el
campo Nombre tiene una longitud máxima de sesenta (60) caracteres.

NOTA: En todas las opciones de selección donde se encuentre en centro de costo, se visualiza completo el
nombre del centro de costo. Al seleccionar el registro, en la ventana principal de Series, Parámetros de la
aplicación y Comprobante de movimientos no se visualizará de manera completa el nombre debido a la forma
de la ventana.

Digite la ciudad donde opera el centro de costo.

Ingrese el nombre de la persona encargada de este centro de costo.
Haga clic en el icono guardar.

Una vez creados los centros de costo usted los podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se
muestran en la parte inferior de la ventana.

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

INACTIVACION DE CENTROS DE COSTO

Esta opción permite inactivar los centros de costo, que ya no se utilizan y que por efectos de tener movimiento
no se pueden borrar, para que no los muestre al hacer comprobantes de movimiento.

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Para inactivar Centros de Costo:

 Seleccione el centro de costo con el icono , o si tiene código digítelo.

 Una vez todos los datos del centro de costo, estén en pantalla, haga clic en , de tal forma
que quede con el chulo.

 Haga clic en el icono .

2.3. ALMACENES (Bodegas)

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Almacenes (bodegas)

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite crear los diferentes almacenes donde se guardan los activos antes de ser enviados a
uso. Ej.: Almacén general, almacén de repuestos, Almacén de medicamentos.

PARA CREAR EL ALMACEN:

Digite el código del almacén el cual puede ser alfanumérico y de máximo tres dígitos.

Digite la descripción o nombre del almacén.

Haga clic en el icono guardar.

Una vez creados los almacenes usted los podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se
muestran en la parte derecha de la ventana.

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro o que tenga algún movimiento.

2.4. DEPENDENCIAS (Lugares de uso)

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Dependencias (Lugares de uso).

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite crear las diferentes dependencias que maneja la empresa, donde están en uso los
activos. Ej.: Sistemas., Administración, etc.

¿CÓMO CREAR UNA DEPENDENCIA?

Digite el código de la dependencia el cual puede ser alfanumérico de once (11) dígitos alfanuméricos.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 13

Ingrese la descripción o nombre de la dependencia.
Haga clic en el icono guardar.

Una vez creados las dependencias usted las podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se
muestran en la parte derecha de la ventana.

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

2.5. TERCEROS

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Terceros

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite ingresar a la base de datos los terceros necesarios para realizar los movimientos de
activos. Si los activos fijos trabajan en línea con la aplicación Cnt-contable y en esta ya están creados los
terceros no es necesario volverlos a crear en activos.

Para crear terceros:

1. Digite el número del Nit o documento de identidad del tercero. El sistema automáticamente genera el
dígito de verificación.
2. Seleccione el Tipo de Documento.
3. Escoja si es persona natural o jurídica.
4. Si la persona es Natural, digite el Primer y Segundo Nombre, Primer y Segundo Apellido.
5. Si la persona es Jurídica, ingrese la Razón social del tercero.
6. Registre la dirección y el teléfono.
7. Ingrese El E-mail en caso de requerirse.
8. Escoja el Departamento, Ciudad y Actividad económica del tercero. Tenga en cuenta que solo se
visualizan las actividades que se encuentren activas.
9. Marque si el tercero es Autoretenedor o no.
10. Marque si es socio y digite él número de acciones que posee dicho socio.
11. Seleccione el tipo de empresa
12. Si el tercero es una empresa del estado Ingrese el código de esta.
13. Si el tercero es socio, registre el valor total de acciones que le corresponde.
14. Haga Clic en el icono guardar.

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 PERSONA JURIDICO PERSONA NATURAL

Una vez creados los terceros usted los podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se muestran
en la parte derecha de la ventana.

Al consultar un tercero, si es Tipo Persona Natural, se podrá modificar los campos Primer Nombre, Segundo
Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido. Y el nombre completo se visualizará en el campo Razón Social,
el cual no podrá ser modificado, se actualiza de acuerdo con la modificación de los campos mencionados.
Si el tercero, es Tipo Persona Jurídica, se podrá modificar solo el campo Razón Social, los campos Primer y
Segundo Nombre, Primer y Segundo Apellidos se inhabilitaran.

INACTIVACION DE TERCERO

Esta opción permite inactivar terceros que ya no se utilizan, para que de esta forma no los muestre en
ninguna ventana de movimiento.

Para inactivar el tercero:

1. Seleccione el tercero con el icono , o si tiene el número de documento digítelo.

2. Una vez todos los datos del tercero estén en pantalla, haga clic en , de tal forma que quede con
el chulo.

3. Haga clic en el icono

4. El sistema hace la pregunta “Desea Modificar la Información del Tercero - Sí No”

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

2.6. C. COSTO-ALMACENES
MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Centros de costo – Almacenes

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 15

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite relacionar el centro de costo con los diferentes almacenes que maneja o de los cuales
está encargado. Mínimo se debe relacionar cada centro de costo con un almacén.

PARA HACER LA RELACION

Digite el código del centro de costo, si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de costo que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia abajo y
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los centros de costo creados.

Haga doble clic sobre el centro de costo a seleccionar.

Digite el código del almacén con el cual va a relacionar el centro de costo; si no lo sabe selecciónelo en la
siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.
En la ventana de selección de almacén que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia abajo y
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los almacenes creados.

Haga doble clic sobre el almacén a seleccionar.

Digite Nit o cédula del encargado del centro de costo, si no lo sabe selecciónelo en la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de encargados que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia
abajo y seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los centros de costo creados, o digite las tres
primeras letras con las que empieza el nombre para que solo muestre el que desea.
Haga doble clic sobre el encargado a seleccionar.
Haga clic en el icono guardar

Para poder realizar la selección los registros deben estar creados.

Una vez creada la relación usted las podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se muestran
en la parte derecha de la ventana.

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

2.7. CENTRO DE COSTO - DEPENDENCIA

MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – C.Costo-Dependencias.

ICONO DE ACESSO:

Esta opción permite relacionar el centro de costo con los diferentes almacenes que maneja o de los cuales
está encargado. Mínimo se debe relacionar el centro de costo con un almacén.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 16

Digite el código del centro de costo, si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de costo que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia abajo y
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los centros de costo creados.

Haga doble clic sobre el centro de costo a seleccionar.

Digite el código de la dependencia con la cual va a relacionar el centro de costo; si no lo sabe selecciónelo en
la siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de dependencias que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia
abajo y seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos las dependencias.

Haga doble clic sobre la dependencia a seleccionar. Si la Dependencia ya se encuentra relacionada con un
Centro de Costo, el sistema genera un mensaje indicando el nombre de los CC relacionados.

Digite Nit o cédula del encargado del centro de costo, si no lo sabe selecciónelo en la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de encargados que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia
abajo y seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los centros de costo creados, o digite las tres
primeras letras con las que empieza el nombre para que solo muestre el que desea.

Haga doble clic sobre el encargado a seleccionar.

Haga clic en el icono guardar.

Para poder realizar la selección los registros deben estar creados.

Una vez creada la relación usted las podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se muestran
en la parte derecha de la ventana.

NOTA: No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

2.8. ACTIVOS
MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Activos

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite crear los respectivos activos (Ej.: computador Pentium) y asociarlo a uno de los grupos
creados anteriormente para que tome sus conceptos de ajuste.

PARA CREAR LOS ACTIVOS:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 17

Digite el código del activo el cual es de máximo (16) dígitos alfanumérico.
Digite el nombre del activo.
Ingrese características fisicas, de presentación, etc, que tenga el activo.
Ingrese características detalladas del activo, este campo le permitira ingresar un maximo de 2000 caracteres.
Digite el código del grupo en el cual se debe ubicar este activo, si no lo sabe seleccionelo en la siguiente
forma:
Haga clic en el icono de selección.
En la ventana de selección de grupos que aparece, en el campo desde haga clic en la flechita hacia
abajo y seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los grupos de activos creados, o digite
las tres primeras letras con las que empieza el nombre para que solo muestre el que desea.
Haga doble clic sobre el grupo de activos a seleccionar.
Digite el código del rubro presupuestal al cual esta relacionado el activo, si no lo sabe seleccionelo en la
siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.
En la ventana de selección de rubros que aparece, en el campo desde digite * o %, de tal forma que
aparezcan todos los rubros presupuestales creados, o digite las tres primeras letras con las que
empieza el nombre para que solo muestre el que desea. Si selecciona código, digite Desde Hasta,
por defecto se visualiza marcada la opción Último nivel.
Haga doble clic sobre el rubro presupuestal a seleccionar.
Tenga en cuenta que el rubro presupuestal debe ser de tipo Gastos y de ultimo nivel, de lo contrario
no podrá relacionarlo al activo. Este campo solo se visualiza si tiene activa la interface con
Presupuesto.
Digite la vida util de activo en meses.
Si el activo maneja número de serie haga clic en este campo de tal forma el cuadro quede marcado con un
chulito.
Marque la opcion , si el activo tiene depreciacion distribuida. De esta manera, en el
momento de realizar la depreciacion, el sistema tendrá en cuenta los centros de costo relacionados al grupo
del activo con su respectivo porcentaje y afectará las cuentas contables ingresadas en la creacion del grupo.
Marque la copcion , si el activo se drepecia en almacén. De esta manera, en el momento
de realizar la depreciacion, el sistema tendrá en cuenta los activos que se encuentren en estado almacén
para realizar la depreciacion respectiva. Se debe tener en cuenta que una vez el activo tenga movimiento en
almacen, el sistema no permitirá desmarcar la opción, hasta tanto no se termine de depreciar o se cambie el
estado.
Guarde el registro.

Una vez creados los activos usted los podrá borrar, seleccionar y listar utilizando los iconos que se muestran
en la parte inferior de la ventana.

PARA TENER EN CUENTA:

 Si el activo se guarda con depreciacion distribuida y de acuerdo con la parametrizacion del grupo, el
sistema mostrará la informacion de la distribucion.
Ej: El activo A1020278 se creó con depreciacion distribuida y se relacionó al grupo de activo 152850,
el cual tiene el porcentaje de distribucion: 50% Centro de costo Estadistica, 25% Centro de costo Atencion al
usuario y 25% Centro de costo Archivo Clinico.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 18

 En el momento de la depreciación, y si se tiene la interfase contable activa, el sistema evaluara, y
a. Si el activo No tiene marcación de distribuida, tomara de la serie del Activo el centro de
costo que debe afectar, y de la ventana Grupo de Activos las cuentas que corresponden a
ese Centro de Costo.
b. Si el activo Si tiene marcación de distribuida, afectara los centros de costos en los
porcentajes establecidos en la ventana Grupo de Activos.

2.9. SERIES
MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – series

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite consignar los demás datos del activo. No importa que no se trabaje el activo con serie
debe hacerse este registro porque son datos esenciales para que los movimientos se realicen correctamente.
El objetivo de las series es permitir controlar cada uno de los bienes aunque tengan características similares
pero su uso, deterioro y responsabilidad pueden ser diferentes en el tiempo.

EN ESTA VENTANA:

Digite el código del activo. Si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de activos que aparece, en criterios de selección elija si desea buscar por nombre
o por código del activo
En Iniciales digite las letras (si eligió por nombre) o los números (si eligió por código), desde donde desea
buscar. Pulse ENTER.
Haga doble clic sobre el activo a seleccionar.

Si el activo maneja serie digite el número de esta. (Si al crear el activo se le indico que no-tenia serie este
campo lo deja en ceros y pasa al siguiente.)

Si el activo tiene una orden de compra relacionada, selecciónela. El sistema cargará el Tercero, Cantidad y
Valor de Adquisición de acuerdo con la información diligenciada en la orden de compra. Tenga en cuenta que
NO se visualizan las órdenes de compra vencidas, anuladas o relacionadas a una serie del mismo activo.

Digite o seleccione el código del centro de costo encargado del activo.

Digite o seleccione el Nit o cédula del proveedor del activo.
Digite el número de placa interna si aplica para la entidad. Este campo tiene una longitud de quince (15)
caracteres alfanuméricos y no es obligatorio. El sistema no realiza ninguna validación sobre la información

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 19

registrada de duplicidad ni sobre los caracteres que se ingresen. Este dato se visualiza en el Informe de Datos
Generales y Activos por Dependencia.
Digite la cantidad de series que va a generar por el activo. Este campo tiene una longitud de tres (3) dígitos.
Digite la marca y modelo para la serie, si aplica. Estos campos tienen una longitud de (254) caracteres
alfanuméricos y no son obligatorios. El sistema no realiza ninguna validación sobre la información registrada
en estos campos. Esta información se visualiza en el informe Activos por Dependencia.
Al guardar, el sistema valida, si la cantidad es mayor a uno, duplicará el registro tantas veces como
cantidades existan, como identificador se utilizara el número de serie, es decir que se tomará el número de
serie digitado y se le adicionará un guión seguido del consecutivo. Los demás datos serán idénticos a los
digitados para el primer registro, en la ventana Series.
Una vez creadas las series, la opción de Cantidad se inactiva para aquellas que se generaron de otra. Si
desea generar más series de las que ya tienen, debe seleccionar la serie principal y se activa el campo
cantidad, al generar nuevamente un consecutivo de series, el sistema inicia a partir del último generado.
Ej.: Si se crea una pinza con código de activo A1234, serie PZ123 y cantidad 5 los demás registros
quedaran:
Código Activo Serie
A1234 PZ123
A1234 PZ123-1
A1234 PZ123-2
A1234 PZ123-3
A1234 PZ123-4

Si luego se generan 6 series más al activo A1234 a partir de la serie PZ123, lo selecciona digitando
en cantidad 6. Los registros generados quedaran:
Código Activo Serie
A1234 PZ123-5
A1234 PZ123-6
A1234 PZ123-7
A1234 PZ123-8
A1234 PZ123-9
A1234 PZ123-10

NOTA:
 Para visualizar las series de un activo que se generaron en consecutivo, ubique la serie principal, ej.
PZ123 y utilice las flechas de desplazamiento para visualizar cada una de las series generadas.
 Si desea eliminar una de las series creadas consecutivamente, el sistema solo permitirá eliminar el último
elemento del grupo de la serie.

Haciendo un clic sobre la opción seleccione sí el activo está en almacén, uso, baja o baja administrativa.
Tenga en cuenta que el sistema realizará depreciación solo a los activos que se encuentren en estado Uso y
Almacén (Si el activo en su creación tiene la opción Depreciar en almacén marcada). De lo contrario en
estado Baja, Baja Administrativa o Almacén (Si el activo en su creación no tiene la opción Depreciar en
almacén marcada) no realizará el proceso de depreciación.

Digite o seleccione el código de la dependencia donde se encuentra el activo en caso de que este en uso o el
del almacén sí está en almacén.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 20

NOTA: Si en la opción Módulos – Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra marcada
la opción , si el activo se encuentra en estado Baja Administrativa, el sistema le
solicitará una dependencia, de lo contrario solicitará un almacén.
Digite la fecha de compra del activo y la fecha en que debe iniciar a hacerse ajuste y depreciación al activo.

El campo fecha de último ajuste y depreciación lo llena el sistema automáticamente de acuerdo con la última
fecha en que se haya realizado el proceso de generación de ajustes y depreciación.
Digite el costo de adquisición del activo.

En caso de que al activo se le haya hecho una mejora, digite el valor.

Si el activo tiene saldo por agotamiento, valorización y amortización digítelo en el campo respectivo, de lo
contrario de enter.

Si en el momento de crear el activo lleva meses de ajuste y depreciación acumulados digite el respectivo
número de meses.

El Valor en Libros se determina por el siguiente cálculo: (Costo Adquisición + Mejora + Valorización + Ajuste x
Inf Inicial) – Agotamiento – Depreciación Inicial – Ajus. x Infl a la Dep. Inicial.

Digite el valor comercial del activo en caso de que lo tenga.

Guarde el registro.

Una vez creadas las series usted las podrá borrar , seleccionar y listar . Tenga en cuenta
que no podrá borrar un registro que esté relacionado con otro.

Al dar listar, el informe se visualizara de la siguiente manera:

Por esta opción también podrá consultar los movimientos de los activos en la siguiente forma:

Digite o seleccione el código del activo.

Inmediatamente aparecen en pantalla todos los datos del activo y el sistema muestra un mensaje donde dice
que si desea ver los movimientos del activo.
Si hace clic en sí, aparece una ventana con el ajuste por inflación, la depreciación y el ajuste por inflación a la
depreciación de ese activo en todos los meses.

Nota:
 El número de serie es un identificador del activo que asigna el usuario. No debe confundirse con el serial,
que asigna el fabricante a algunos activos.
 Si el activo se depreció inicialmente en almacén y luego se requiere cambiar el estado, el sistema permite
realizarlo. Si el estado es diferente a Almacén y tiene movimientos relacionados, el sistema no permitirá
cambiarlo.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 21

2.10. INDICES DE PRECIOS AL CONSUMIDOR I.P.C
MENU DE ACCESO: Módulos – Bases de datos – Índices de precios al consumidor (I.P.C).
ICONO DE ACCESO:
Esta opción permite registrar los porcentajes mensuales de PAAG-IPC, Para hacer el ajuste a los activos.
Los códigos con que debe crear los índices tributarios son:

CODIGO DESCRIPCION
PAAG PAAG-IPC
CAMB Moneda Extranjera
UPAC Conversión UPAC

PARA CREAR LOS INDICES TRIBUTARIOS

Ingrese los porcentajes de este índice para cada mes.
Para ingresar el I.P.C, lo debe hacer un mes atrás, es decir, el I.P.C de enero lo debe digitar en diciembre
minúscula, el de febrero lo debe digitar en enero, el de marzo en febrero y así sucesivamente siempre un mes
atrás.
Haga clic en el icono guardar.

COMO CORREGIR UN PORCENTAJE DE I.P.C.

Entre a la opción de índices de precios al consumidor (I.P.C) (Por Módulos – Bases de datos).

Con la ayuda del Mouse ubíquese en el mes respectivo y corrija el porcentaje.

Haga clic en el icono guardar.
Una vez que se hayan dado los parámetros al sistema y se haya ingresado la base de datos se puede
empezar a realizar los movimientos.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 22

 3 MOVIMIENTOS

3.1. AJUSTES Y DEPRECIACIÓN

MENU DE ACCESO: Módulos – Movimientos – Ajustes y depreciación.

ICONO DE ACCESO:
Esta opción permite realizar el proceso de ajuste por inflación, depreciación y ajuste por inflación de la
depreciación a cada activo en un respectivo mes.

PARA REALIZAR LOS AJUSTES Y LA DEPRECIACION

Requisitos
Haber realizado la Parametrización del sistema por Módulos - Procesos especiales, parámetros de la
aplicación y personalización de la empresa.

Tener digitada toda la base de datos

Tener el I.PC. ingresado.

Procedimiento:

En la parte superior de la ventana aparece el primero y último mes cerrado. Estos son los meses que donde
ya se ha hecho el movimiento.

Si la interface con CNT-Contable se encuentra activa, seleccione el tipo de interfaz a realizar: Detallada o

Resumida . Por defecto se visualiza marcada la opción Detallada.

Al seleccionar Detallada, el sistema genera un comprobante por cada serie y movimiento generado, es decir,
si un activo tiene dos series con depreciación, ajuste por inflación y ajuste por inflación a la depreciación, el
sistema genera tres comprobantes por cada serie de cada activo.
Al seleccionar Resumida, el sistema genera por el mes y movimiento un solo comprobante, registrando todas
las series de los activos que generen movimiento, es decir, se generaría un comprobante de depreciaciones,
un comprobante de ajuste por inflación y un comprobante de ajuste por inflación a la depreciación.
En cada comprobante, la información se visualiza agrupada por observación, cuenta y su marcación como
centro de costo, tercero, etc.

Con cualquiera de las dos opciones de interface, los movimientos se generan en los comprobantes
parametrizados en la opción Parámetros de la aplicación.

Haga clic en el botón iniciar proceso.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 23

El sistema hace la pregunta ¿está seguro de realizar el proceso?, Haga clic en sí, para que el sistema
empiece el proceso de generar los ajustes y la depreciación a los activos. Este mes queda cerrado y va a
aparecer en azul y en último mes cerrado.

Como eliminar el ajuste y depreciación realizado.

Haga clic en desactualizar último mes cerrado.

Haga clic en iniciar proceso.

Repita este proceso hasta llegar al mes que desea eliminar el proceso de ajuste y depreciación.

Tenga en cuenta que al desactualizar un mes el sistema no tendrá en cuenta el tipo de interfaz contable con
el cual fue cerrado. Los comprobantes contables generados en el cierre y relacionados al mes cerrado, se
anularan independientemente del tipo de interfaz.

NOTA:
- Si la interface a Contabilidad se encuentra inactiva, la sección Interfaz Contable NO se visualiza.

- Si al realizar el proceso de Depreciación con interface a Contabilidad activa, el sistema genera el

mensaje

Se debe revisar en Cnt-Contable que la Cuenta, Tercero o Centro de Costo que visualiza el mensaje
se encuentren creados. Esta validación se realiza por cada registro que encuentre y no esté creado.

- Si al realizar el proceso de Depreciación con interface a Contabilidad activa, el sistema genera el

mensaje

Se debe revisar en Módulos – Bases de Datos – Grupos de Activos, el Centro de Costos con el grupo
de activos y verificar que el concepto Depreciación tenga las cuentas parametrizadas.

3.2. COMPROBANTES DE MOVIMIENTOS

MENU DE ACCESO: Módulos – Movimientos – Comprobantes de movimiento.

ICONO DE ACCESO:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 24

Esta opción permite realizar al activo otros movimientos necesarios, como son: Agotamiento, Amortizaciones,
Entradas o Salidas, Mejoras, Traslados y Valorizaciones.

COMO REALIZAR LOS COMPROBANTES DE MOVIMIENTO

Ingrese el número del documento.

Digite la fecha del documento.

Haciendo clic sobre el icono de la flecha hacia abajo, seleccione el concepto de movimiento que se va a hacer
al activo.

Digite o seleccione el código y serie del activo. Tenga en cuenta que cuando seleccione el concepto de tipo
Traslado el sistema muestra en blanco los campos Centro de Costo y Dependencia y muestra de forma
informativa el código y nombre del centro de costo y dependencia relacionados en la serie.

Seleccione la cuenta débito y crédito donde se debe registrar el movimiento. Esto si su sistema de activos
fijos trabaja en línea con el sistema CNT-CONTABLE. Estas cuentas deben estar creadas en contabilidad.

Digite el valor por el cual se hace el movimiento. En caso de ser entrada/salida y traslado, el campo valor se
llena automáticamente.

 SALIDA: Al seleccionar el concepto Salida, se habilita el

icono , al dar clic sobre este icono se habilitara la
siguiente ventana:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 25

 Por defecto se visualizan las cuentas digitadas o seleccionadas inicialmente junto con el valor. Si lo
requiere, agregue o modifique las cuentas, valor, D/C, tercero, centro de costo y valor base, para
cada activo a relacionar.
Tenga en cuenta que el valor no debe ser mayor al registrado en el momento de iniciar el
diligenciamiento del comprobante.
Si no realiza modificación de cuentas pero da clic en el icono Aceptar, el sistema guarda el
movimiento con la relación de Adicionar.

 TRASLADO: Al seleccionar el concepto Traslado, el sistema permite digitar la misma cuenta tanto
para débito y para crédito si trabaja con CNT-CONTABLE, realizando la confirmación si desea
continuar o no con el proceso.

Para entrada/salida, debe seleccionar el nuevo estado del activo (Almacén, Baja Administrativa, Uso, Baja). Y
la dependencia o el almacén donde lleva el activo.

NOTA: Si en la opción Módulos – Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra marcada

la opción , si el activo se encuentra en estado Baja Administrativa, el sistema le

solicitará una dependencia, de lo contrario solicitará un almacén.

En caso de ser un traslado debe digitar el centro de costo y la dependencia destino, es decir, a donde traslada
el activo.
 Al digitar o seleccionar en cuenta débito y crédito la misma cuenta y contestar
afirmativamente la pregunta, al digitar o seleccionar el mismo centro de costo (creado en la
serie) el sistema realizará la siguiente validación en el momento de agregar y no permitirá
continuar hasta la confirmación.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 26

  Hasta clic en Agregar.

En la tabla Activos que afectaran el movimiento se ve el detalle de todos y cada uno de los movimientos que
ha tenido el activo.

NOTA:
 Al crear el movimiento de tipo Salida realizando modificación o adicionando cuentas, en la última

columna de la tabla Activos que afectaran el movimiento, se visualiza el icono , al dar clic sobre
él, se visualiza la ventana con el movimiento contable registrado para el movimiento y las columnas
Cuenta Debito y Cuenta Crédito se visualizan en blanco.
 Si al crear el movimiento de tipo Salida, no adiciona cuentas el sistema no habilita el icono de la
última columna y se visualiza la información de las cuentas en las columnas correspondientes.

Guarde el registro:

Estos movimientos los podrá anular y listar en la siguiente forma;

Para anular:

Digite el número del movimiento a anular.

Haga clic en el icono anular que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 27
Para Listar.

Haga clic en el icono listar:

Digite el rango de consecutivos y fechas, es decir desde que consecutivo y fecha y hasta que consecutivo y
fecha desea el listado.
Seleccione si desea enviar el listado a pantalla o impresora.
Haga clic en aceptar.
En el listado, se visualiza cuando un comprobante se encuentra anulado, la fecha y usuario que realizó el
proceso de anulación.

NOTA:
 Si al realizar el proceso de Comprobante de Movimientos con interface a Contabilidad activa, el
sistema genera el mensaje

Se debe revisar en Cnt-Contable que la Cuenta, Tercero o Centro de Costo que visualiza el mensaje
| se encuentren creados. Esta validación se realiza por cada registro que encuentre y no esté creado.

 El icono adicionar solo se habilita cuando se seleccione el concepto Salida.

 El icono detalle solo se habilita cuando el movimiento contable se haya digitado por la opción
adicionar.

3.3. ORDEN DE COMPRA DE ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Módulos – Movimientos – Orden de Compra de activos.

Esta opción permite crear órdenes de compra de un activo relacionando un tercero, para después relacionar a
una serie y a una compra de activos

PARA REALIZAR UNA ORDEN DE COMPRA:

 Seleccione o digite la identificación del tercero, tenga en cuenta que el tercero no debe estar
inactivo, de lo contrario el sistema realizará la validación.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 28

  Digite la fecha en que se genera la orden de compra, el sistema calcula la fecha de vencimiento
sumando treinta (30) días a la fecha digitada. Si se requiere la fecha de vencimiento se puede
modificar.
 Seleccione o digite el activo al cual le va a realizar la orden de compra. Tenga en cuenta que si
el activo no maneja series y ya tiene una serie relacionada, el sistema no le permitirá relacionar una
Orden de Compra a ese activo.
 Digite la cantidad para el activo seleccionado, teniendo en cuenta que si el activo maneja Series, la
cantidad puede ser mayor a uno (1). Pero si el activo no maneja Series, la cantidad por defecto se
coloca en uno (1) y no permite ser modificada.
 Digite el Costo sin IVA de cada activo seleccionado.
 Digite el valor IVA del activo si aplica.
 El sistema calcula el Costo con IVA y el Costo Total de acuerdo con los valores registrados.
 En la parte inferior se visualiza el Subtotal, IVA y Total de la orden de compra.
 Si requiere diligencie las Observaciones.

 Si tiene interface activa con Presupuesto, ingrese al icono , seleccione la dependencia y

el CDP. Tener en cuenta que:
o Los CDP deben tener los mismos rubros que los activos seleccionados, de lo contrario no le
permitirá continuar con el proceso.
o El valor del CDP debe ser mayor o igual al valor de la compra.
o El CDP a seleccionar debe tener una fecha de creación menor a la fecha de creación de la
orden de compra.
o Solo se podrán seleccionar CDP no anulados.

 Si los datos son correctos, haga clic en el icono Guardar . Al guardar, el sistema genera un
número consecutivo, el cual se utiliza en el momento de relacionar la orden de compra con la serie y
la compra.
 Al guardar si tiene interface activa con Presupuesto, el sistema genera un Registro Presupuestal e
informa el número del documento generado.
 Si requiere limpiar la ventana haga clic en el icono Limpiar .

 Para imprimir la orden de compra, debe primero consultar el consecutivo del movimiento y luego

hacer clic en el icono Imprimir , el sistema genera el reporte en pantalla de la siguiente

manera:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 29

Si la Orden de Compra se encuentra anulada, en el reporte se visualiza la etiqueta Anulada, la fecha y usuario
que realizó el proceso de anulación.

PARA TENER EN CUENTA:

 La orden de compra de activos no tiene incidencia en las interfaces de Contabilidad, Presupuesto y
Cuentas por Pagar.
 Una orden de compra no se podrá ser anulada si ya se encuentra relacionada a una serie y/o compra de
activos.
 Las órdenes de compra vencidas no podrán ser seleccionadas en Series o Compras de Activos.

3.4. COMPRA DE ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Módulos – Movimientos – Compra de activos.

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite la formalización de la entrada del activo a la institución. La compra de activos se puede
realizar de:
o Una serie independiente.
o Una orden de compra
o Una mejora

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 30

PARA REALIZAR LA COMPRA DEL ACTIVO:

Requisitos:
El activo al cual se va a realizar la compra, debe tener series o mejoras sin comprar.

Procedimiento para generar la compra de una serie o una orden de compra:

 Seleccione o digite la identificación del tercero.
o Si el tercero no tiene series de activos relacionadas el sistema genera un mensaje informando y
no se puede realizar el proceso de compra.
o Si el tercero tiene series de activos relacionados, el sistema mostrará todas aquellas series que
aún no tienen una compra relacionada.
 Una vez seleccionado el tercero, puede generar el movimiento de todas las series que se visualizan
o filtrar por activo, en el campo activo e ingresando a la opción de selección o digitando el
código del activo.
 Al seleccionar el activo se activa la opción que permite agregar otro activo.
 Si desea generar la compra de una Orden de Compra, en el lado derecho seleccione la orden
de compra. El sistema mostrará todas las órdenes de compra relacionadas al tercero seleccionado.
Si ya selecciono un activo, le mostrará las órdenes de compra relacionadas al tercero y activo
seleccionados.
 Tenga en cuenta que no se visualizan las órdenes de compra anuladas, vencidas o que ya se
encuentren relacionadas a una compra para el mismo activo.
 Al seleccionar una orden de compra, el sistema cargará todas las series relacionadas.
 Marque la opción No tener en cuenta los decimales , si requiere que los
valores de la compra de activos se visualicen sin decimales. Por defecto, la opción se encuentra
desmarcada, de esta forma, los valores se visualizarán con decimales.
 Dar clic en para iniciar el proceso de compra.
o El sistema marca todas las series que se hayan encontrado y que tengan toda la
parametrización de las cuentas contables completas.

o Cuando se realiza la compra de una serie o de una orden de compra, el sistema marca a las
series que no tienen las cuentas contables parametrizadas. Dando clic sobre el icono, el sistema
muestra el mensaje informando porque no se puede seleccionar la serie.

o Cuando todas las series se visualicen, con el icono , el sistema muestra en la ventana el
guiño con el mensaje .

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 31

  Si no desea realizar la compra a una serie debe ubicarse en la primera columna del detalle y dando
clic la serie queda desmarcada y no se realizará compra a la serie desmarcada.
o Si desea seleccionar todas las series ubíquese sobre la columna y de clic en el icono y para
desmarcarla todas las series de clic en el icono .

Procedimiento para generar la compra de una mejora:

 Seleccione o digite la identificación del tercero.

 Si requiere seleccione o digite la identificación del activo.

 En el lado derecho marque la opción e ingrese la opción . El sistema mostrará todas las
mejoras relacionadas al tercero seleccionado. Si seleccionó activo, se visualizan solo las mejoras
relacionadas al tercero y activo seleccionados.
 Tenga en cuenta que no se visualizan las mejoras que se encuentren anuladas o que ya se
encuentren relacionadas a otra compra.
 Al seleccionar la opción mejora, el sistema habilita un campo denominado Tercero mejora,

seleccione o digite la identificación del tercero con el que se generará la mejora.

 Al seleccionar la mejora se visualiza en el grid la información relacionada como código serie, fecha
de la mejora, valor de la mejora, valor final y nombre del activo.

 Marque la opción No tener en cuenta los decimales , si requiere que los

valores de la compra de activos se visualicen sin decimales. Por defecto, la opción se encuentra
desmarcada, de esta forma, los valores se visualizarán con decimales.
 Dar clic en para iniciar el proceso de compra. El sistema marca la mejora que se haya
encontrado.

Para los dos procedimientos:

 Si desea puede aplicar IVA e impuestos a las series o mejora, este proceso se realiza por cada serie
o mejora no por la compra en general.
o Para aplicar IVA: Se debe ubicar sobre el registro, en la casilla IVA diligenciar el porcentaje que
aplica. El sistema calcula el valor final. Tenga en cuenta que si la compra está relacionada a
una orden de compra, en la cual se aplicó IVA, el sistema no permitirá volver a aplicar el
impuesto y mostrará los valores diligenciados en la orden de compra.
o Para aplicar Impuestos y Descuentos: Se debe ubicar sobre el registro, en la casilla Impuestos
presionar la tecla + o ingresar por el icono , se despliega la ventana en la cual se puede
agregar o quitar Impuestos y Descuentos que apliquen. Una vez agregados dar clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que en esta ventana no se visualizan los impuestos de Tipo IVA.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 32

 o Los impuestos se identifican con color naranja y los impuestos con color verde.
o Si se relaciona un impuesto de tipo retención que tiene parametrizado CREE, el sistema calcula
el valor del impuesto de acuerdo con la actividad económica relacionada al tercero.
o Si se relaciona un impuesto de tipo retención con la opción Retención en la fuente

marcada el sistema inhabilita todos los campos excepto el Valor y Valor

Base que se visualizan en cero (0). El sistema permite digitar el valor del impuesto y el
valor base correspondiente a la CxP. Al guardar en el registro de la cuenta contable del
impuesto se relaciona el valor registrado y si la cuenta captura base se visualiza el valor
base registrado.
Tenga en cuenta que al digitar un valor base mayor al valor de la compra el sistema
genera un mensaje restrictivo

o Una vez ingresados los impuestos respectivos de clic en Aceptar. El sistema realizará el cálculo
y lo mostrará en la parte inferior de la ventana principal de la compra.
o Si tiene marcada la opción el valor del IVA no hora parte del costo de la compra
y se contabilizara en la cuenta parametrizada para IVA.
o Si no se tiene marcada la opción el valor del IVA se asumirá como una mayor
valor del costo de la compra y será al ser contabilizado este valor se sumara a la cuenta debito
parametrizada.
o Si tiene marcada la opción , los impuestos y/o descuentos tienen
relacionados decimales, la opción no aplica y los decimales se mantienen.
o Si desea eliminar los impuestos aplicados de clic en el icono , el sistema elimina los
impuestos aplicados a la serie o mejora.
o Si desea conocer cuales impuestos o descuentos fueron aplicados a determinada serie o
mejora, ubíquese sobre el registro, en la casilla I y de doble clic, el sistema genera un mensaje
informativo.
o Si en la aplicación CxP en la ruta Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se
encuentra marcada la opción Aprox. Centena en impuestos y descuentos, al realizar el cálculo
del impuesto o descuento el valor se visualiza aproximado, teniendo cuenta que si el valor es

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 33

 igual o mayor a cincuenta (50) se aproxima a la centena siguiente, de lo contrario se aproxima a
la centena anterior.

 Digite el número de factura con la cual se está realizando la compra, el sistema le permitirá ingresar
un número de factura alfanumérico con una longitud máxima de 20 caracteres. Este número es el
que se registrará en la CXP si tiene la interface activa. Si el número de factura registrado ya se
encuentra registrado en otra Compra o Cuenta por pagar al mismo tercero, el sistema genera el
mensaje restrictivo y no permite continuar.

 Digite la fecha en que realiza la compra, de manera predeterminada se muestra la fecha del sistema.
 Digite el número de días de plazo que tiene para cancelar la CXP que genera la compra. De acuerdo
con este número el sistema calcula la fecha de vencimiento.
 En el campo Observaciones, digite la información si lo requiere.
 Si tiene activa la interface con Presupuesto, antes de guardar la compra el sistema solicita un
Registro Presupuestal. Si la compra es generada dependiente de una orden de compra y está ya
tiene relacionado un Registro Presupuestal, el sistema no realizará validación y continuará con el
proceso.
 Si está seguro de la información diligenciada, de clic en guardar. El sistema genera un consecutivo
numérico.
o Si trabaja en línea con CxP, el sistema genera el mensaje” ¿Desea cruzar con algún
anticipo la CXP? Sí No” Al dar NO, el sistema genera una CXP e informa el número, para
mayor información consulte el manual de Interfaces.
Al dar SI a la pregunta, el sistema muestra la ventana con los anticipos relacionados al
tercero. Se digita en esta casilla el o los números de los egresos con los que se realizaron el
o los anticipos y al guardar la cuenta queda cancelada o abonada.
NOTA: Se puede relacionar más de un anticipo a la CXP siempre y cuando los
anticipos tengan relacionados el mismo tercero. Para seleccionar más de un anticipo
utilice la barra espaciadora o haga clic en el campo marcar; de tal forma que quede
con un chulito y luego haga clic en aceptar.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 34

 Al seleccionar el anticipo o los anticipos, el sistema genera una CXP e informa el número,
para mayor información consulte el manual de Interfaces.
o Si trabaja en línea con Presupuesto, al guardar el sistema genera una Obligación
presupuestal e informa que numero de obligación genera.
o Si trabaja en línea con Contabilidad, al guardar el sistema mostrará la ventana de
contabilización para que se verifique el movimiento contable.

 Para consultar una compra, digite el número asignado en el campo y enter. El sistema
muestra la información almacenada.
o Al consultar la compra de activos generada, la opción no podrá ser
modificada, se visualizará de acuerdo con la marcación realizada en el momento de guardar
el movimiento.
o Al consultar la compra en la parte superior de la ventana se visualizan los iconos , en
los cuales al pasar el foco sobre ellos informan que documento se encuentra relacionado en
cada aplicación.

 Para imprimir consulte la compra y de clic en el icono .

o Si la compra se encuentra anulada, se visualiza una etiqueta Anulada, la fecha y usuario
que realiza el proceso de anulación.

o En el reporte de la compra generada con la opción marcada, los

valores se visualizarán con dos decimales en cero (.00).
o En el reporte de la compra generada con la opción
desmarcada, los valores se visualizarán con los decimales correspondientes.

 Para anular consulte la compra y de clic en el icono .

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 35

 PARA TENER EN CUENTA:
 Con el icono el sistema limpiará la ventana, este icono solo se activa una vez se haya iniciado
el proceso de compra, de lo contrario estará inactivo.

 Si trabaja en línea con Contabilidad, Presupuesto y Cuentas por Pagar, los valores serán generados
con o sin decimales de acuerdo con la marcación de la opción al
guardar la compra.

 Si al realizar el proceso de Compra de Activos con interface a Contabilidad activa, el sistema genera
el mensaje

Se debe revisar en Cnt-Contable que la Cuenta, Tercero o Centro de Costo que visualiza el mensaje
se encuentren creados. Esta validación se realiza por cada registro que encuentre y no esté creado.

 Si al realizar el proceso de Compra de Activos la interface con Cuentas por Pagar se encuentra
inactiva, el sistema no permitirá aplicar impuestos ni descuentos.

 Si al realizar la Compra con interface activa a Presupuesto, se aplica IVA y RETEIVA, la obligación
se realizará por el valor de la Compra + IVA + Reteiva. Ejemplo: Valor Compra = $ 100.000, IVA 16
% = 16.000, RETEIVA 50% = 8.000, Valor total obligación = $ 124.000. Tener en cuenta que el valor
de la compra se puede afectar al aplicar otros impuestos y/o descuentos. Para mayor información
consulte el manual de Interfaces.

 Si al realizar la mejora se hizo registro contable, al realizar la compra dependiente de una mejora y
no se le aplican impuestos y/o descuentos, en contabilidad se genera un consecutivo en blanco en el
comprobante de la compra.
 Si al realizar la mejora se hizo registro contable, al realizar la compra dependiente de una mejora y
se le aplican impuestos y/o descuentos, se realiza la contabilización de la siguiente manera: Cuenta
Debito, la cuenta que se Acredito al realizar la mejora. Si aplica IVA Cuenta Debito, la cuenta del IVA
parametrizada en Parámetros de la aplicación Cuenta Crédito, la cuenta de cada impuesto y
descuento seleccionado.
 Si al realizar la mejora no se generó movimiento contable, al realizar la compra se mostrará la
ventana de contabilidad con las cuentas en blanco para que se realice la contabilización de forma
manual.
 Si al generar la compra de una mejora se seleccionó tercero mejora, con este tercero se generaran
los movimientos de interfaces relacionados.
 Al realizar la compra de activos con interface activa a Contabilidad, si a la compra se le aplica IVA en
la ventana de contabilización, en el registro de la cuenta del IVA se visualizan
 Valor Base: Corresponde al valor sobre el cual se aplicó IVA.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 36

  Valor IVA: Corresponde al valor del impuesto IVA.
 Tipo IVA: Se visualiza por defecto DEDUCIBLE o NO DEDUCIBLE de acuerdo con la
marcación realizada en la Personalización de la empresa.
 Si en Personalización de la empresa se encuentra marcado como IVA NO DEDUCIBLE, la
información del valor base, IVA y Tipo IVA se visualizan sobre la primera línea.
 Si lo requiere puede modificar el tipo IVA sobre el registro o asignar valores en otras imputaciones.
 La información de Valor Base, Valor IVA y Tipo IVA será de utilidad si la cuenta se encuentra
relacionada con los conceptos de XML en el módulo de Contabilidad.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 37

 4 NFORMES

4.1. DATOS GENERALES

MENU DE ACCESO: Informes – Datos generales

En este informe podemos consultar los datos del activo como es nombre, fecha de adquisición, proveedor,
centro de costo, etc.

Para ver este informe:

Digite el rango de grupos que desea ver en el activo.
Digite el rango de activos que desea ver en el listado.
Digite el rango de series que desea ver en el listado
Haciendo clic sobre la opción, marque si desea ver en el listado los activos que se encuentren en almacén,
baja administrativa, uso, baja o todos.

Haga clic en el botón respectivo para ver el informe en pantalla o impresora.

4.2. ACUMULADO DE MOVIMIENTOS

MENU DE ACCESO: Informes – Acumulado de movimientos

Esta opción permite generar un informe donde podemos ver: Valor de adquisición del activo, Valor por
cambios (Mejoras, Valorizaciones, traslados, etc.), valor del ajuste por inflación, la depreciación y el ajuste de
la depreciación y el nuevo saldo de los activos acumulado al mes que elija.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 38

Para ver este informe:

Digite el rango de grupos de activos que desee ver en el listado.

Digite el número del mes al cual quiere el informe acumulado.
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

Haciendo clic sobre la opción, marque si desea ver en el listado los activos que se encuentren en almacén,
baja administrativa, uso, baja o todos.
Marque si desea ver los activos que se encuentran totalmente depreciados de acuerdo con el estado que
tengan, para efectos de este informe se tomaran como totalmente depreciados aquellos cuyo número de
meses acumulados (ventana series) sea igual o mayor al número de meses de vida útil (ventana activos).
Marque si desea ver la depreciación del mes y acumulada de los activos. En este informe se visualizaran los
activos por grupo, el valor de la depreciación acumulada, el valor de la depreciación del mes, el valor total de
la depreciación y el estado en el que se encuentra el activo. Además el subtotal por grupo y el total general.
Esta opción es excluyente de la opción Totalmente depreciados.
Haga clic en el botón respectivo para ver el informe en pantalla o impresora.

4.3. MENSUAL DE ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Informes – Mensual de Activos

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 39

Podemos ver el valor del ajuste por inflación, la depreciación y el ajuste de la depreciación de los activos de
un mes seleccionado.

Para ver este informe:

Digite el rango de grupos de activos que desea ver en el listado.
Digite el código del que desea ver el informe de los movimientos de ajuste.

ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE

Haciendo clic sobre la opción, marque si desea ver en el listado los activos que se encuentren en almacén,
baja administrativa, uso o todos.
Haga clic en el botón respectivo para ver el informe en pantalla o impresora.

4.4. ACTIVOS EN USO

MENU DE ACCESO: Informes – Activos en uso.

Esta opción permite imprimir un listado con los datos generales de los activos fijos que se encuentran en uso.

Para ver este informe:

Digite el rango de grupos que desea ver en el activo.
Digite el rango de activos que desea ver en el listado.
Digite el rango de series que desea ver en el listado
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 40
Haciendo clic sobre la opción, marque si desea ver en el listado los activos que se encuentren en almacén,
baja administrativa, uso, baja o todos.
Haga clic en el botón respectivo para ver el informe en pantalla o impresora.

4.5. CONSOLIDADO POR ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Informes – Consolidado por activos

Esta opción permite generar un informe consolidado donde podemos ver: Código y nombre del activo fijo,
Cantidad de este activo existente en el sistema, Costo de adquisición del activo, ajuste por inflación,
Depreciación, Ajuste por inflación de la depreciación, valor en libros y al final del informe el total de cada
columna.
Para ver este informe:
Haciendo clic sobre la opción elija si desea ver el informe en pantalla o impresora.
Digite o seleccione el rango de activos de los cuales desea ver el informe (desde - hasta).
Haga clic en el botón aceptar.

4.6. ACTIVOS POR DEPENDENCIA

MENU DE ACCESO: Informes – Activos por dependencia

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 41

Esta opción permite generar un informe consolidado donde podemos ver: Centro de costo, Dependencia o
Almacén, Grupo de Activo, Activo, Serie, Placa Interna, Marca, Modelo, Estado, Fecha, Costo de adquisición
de los activos y Valor en libros de los activos.

En el informe se visualizará el total por Dependencia o Almacén de acuerdo con la selección, el total general y
dos campos para que firme la Oficina de Inventarios y el Funcionario que recibe.

Para ver este informe:

Digite o seleccione el rango de centro de costo

Seleccione Dependencia o Almacén, de acuerdo con la selección realizada, digite o seleccione el rango.
Digite o seleccione el rango de activos de los cuales desea ver el informe (desde - hasta).
Haciendo clic sobre la opción elija si desea ver el informe en pantalla o impresora.

NOTA: Si en la opción Módulos – Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra marcada

la opción , si el activo se encuentra en estado Baja Administrativa, en el informe

se visualizará en estado Baja Administrativa y ubicado dentro de una dependencia, si la serie fue almacenada
con la información respectiva.

4.7. DETALLADO DE ACTIVOS

MENU DE ACCESO: Informes – Detallado de Activos

Esta opción permite generar un informe detallado de la depreciación de un activo, donde podemos ver: Centro
de costo, Dependencia o Almacén, Grupo de Activo, Código, Nombre del Activo, Serie, Costo Histórico (costo
de adquisición), Vida útil (diligenciada en la creación del activo), Meses Depreciados, Meses por Depreciar,
Depreciación Acumulada (Valor depreciación del activo hasta el mes que se estableció como límite).

En el informe se visualizará el total por Dependencia o Almacén de acuerdo con la selección, el total general y
dos campos para que firme la Oficina de Inventarios y el Funcionario que recibe.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 42

Para ver este informe:

Digite o seleccione el rango de centro de costo

Digite el número del mes hasta el cual quiere el informe detallado. Teniendo en cuenta que este mes hace
referencia a partir del mes de adquisición y del mes en que inicie la depreciación.
1 ENERO
2 FEBRERO
3 MARZO
4 ABRIL
5 MAYO
6 JUNIO
7 JULIO
8 AGOSTO
9 SEPTIEMBRE
10 OCTUBRE
11 NOVIEMBRE
12 DICIEMBRE
Seleccione Dependencia o Almacén, de acuerdo con la selección realizada, digite o seleccione el rango.
Digite o seleccione el rango de activos de los cuales desea ver el informe (desde - hasta).
Haciendo clic sobre la opción, elija si desea ver el informe en pantalla o impresora.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 43

 5 PROCESOS ESPECIALES

5.1 PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos Especiales - Parámetros de la aplicación

ICONO DE ACCESO: Esta opción permite registrar parámetros que requiere la aplicación para
trabajar:

A la opción tienen acceso los usuarios a los cuales les hayan asignado permisos en la ruta Administración –
Seguridad – Asignar Permisos, de tal forma que al hacer clic sobre el icono o ingresar a la ruta indicada, el
sistema muestra la ventana y permite realizar los cambios que se requieran.

Ingrese el mes y el año de la fecha en que se realizó el último cierre. El sistema dejara realizar movimientos el
mes siguiente al que se coloque aquí como cierre.
Ingrese el mes y el año de la fecha en que se realizó el último cierre NIIF. El sistema dejara realizar
movimientos NIIF el mes siguiente al que se coloque aquí como cierre.

Seleccione el centro de costo encargado de la Administración de la aplicación.

Digite el tope para hacer depreciación.

Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de ajuste por
inflación a la depreciación. Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en
su creación tengan la opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de ajuste por
inflación de los activos. Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su
creación tengan la opción Aplica solo para NIIF desmarcada.

Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de depreciación.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Agotamiento.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Amortización.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de
Entradas/salidas. Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su
creación tengan la opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Mejoras.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Traslados.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 44

Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Valorizaciones.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos de Compras.
Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la
opción Aplica solo para NIIF desmarcada.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos NIIF de
Agotamiento, Amortización, Entradas/Salidas, Mejoras, Traslados y Valorizaciones. Tenga en cuenta que solo
se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación tengan la opción marcada Aplica solo
para NIIF.
Digite o seleccione el código del comprobante contable donde se registran los movimientos NIIF de
Depreciación. Tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar comprobantes contables que en su creación
tengan la opción marcada Aplica solo para NIIF.

Digite o seleccione el código de la cuenta contable para el impuesto tipo IVA.

Si CNT-ACTIVOS va a trabajar en línea con CNT-CONTABLE, CNT-CXP y/o CNT-PRESUPUESTO, haga clic
sobre la opción de tal forma que quede chuleada.

Si requiere ubicar un activo en una dependencia cuando se encuentra en estado Baja Administrativa, haga
clic sobre la opción de tal forma que quede chuleada.

Guarde el registro.

5.2. PERSONALIZACION DE LA EMPRESA

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos Especiales – Personalización de la empresa.

ICONO DE ACCESO:

Esta opción permite registrar algunos datos de la empresa que el sistema requiere, para mostrar en el
encabezado del informe.

Para hacer la personalización de la empresa:

Digite el nombre o la razón social de la empresa. El nombre que aparece aquí será el que aparezca en el
encabezado de los informes.
Digite el Nit de la empresa.
Digite tres letras de identificación de la empresa.
Digite el número del teléfono, fax y la dirección de la empresa en el campo respectivo.

Digite la ciudad y el departamento donde se encuentra la empresa.

Seleccione el centro de costo encargado de la Administración del sistema.
Haciendo clic sobre el icono con la flecha elija si la empresa el cooperativa, comercial o del estado.
Marque la opción I.V.A. Deducible si realizara compras de mercancía incluyendo el IVA deducible.
Haga clic en el icono guardar.
Marque si el tipo de valor Residual para registrar la depreciación NIIF se realizara por Porcentaje o Valor.
Tenga en cuenta que por defecto se visualiza marcado Porcentaje.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 45

5.3. CAMBIO DE AÑO
MENU DE ACCESO: Módulos – Modificar Parámetros – Personalización de la empresa.

Esta opción permite copiar los datos de una Base de Datos a otra antes de realizar el cierre anual, con el
objetivo de dejar una copia de la información del año fiscal actual.

Para hacer el cambio de año:

Digite la ubicación de la BD del siguiente año. Tenga en cuenta: La BD que se coloque en la ubicación debe
estar en blanco y encontrarse en el mismo servidor de la BD original.
Dar clic en Iniciar Proceso.

5.4. CIERRE ANUAL

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Cierre anual.

ICONO DE ACCESO:

Traslada los saldos de los activos al año siguiente y elimina los movimientos, para iniciar un nuevo año o
periodo fiscal.

El mes de diciembre debe tener generado los ajustes por inflación y la depreciación, es decir, el mes debe
estar cerrado.

Realice una copia de seguridad antes de hacer el cierre porque como se mencionó anteriormente este
proceso elimina los movimientos para iniciar un nuevo año fiscal.

Haga clic en el icono iniciar proceso y responda afirmativamente a la pregunta que hace el sistema, para que
comience el proceso de cierre. Tenga en cuenta que el cierre elimina los movimientos de la base de datos en
la que se está ejecutando el proceso.

RECOMENDACIÓN: Antes de hacer el cierre verifique que haya hecho la copia de seguridad, el cierre solo se
puede eliminar montando una copia de seguridad de los datos antes de cierre. Y este proceso elimina los
movimientos para iniciar un nuevo periodo fiscal, es necesario generar el cierre anual para que los valores
pasen correctamente al nuevo periodo fiscal y el valor de la depreciación se realice correctamente.

5.5. REVISAR VALORES EN LIBROS

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Revisar valores en libros.

Este proceso se encarga de recalcular el valor en libros de cada serie que exista con el cálculo del valor en
libros (Ver Series). Al realizar este proceso lo único que se modifica es el valor en libros con respecto al
cálculo ya mencionado, esto lo hace por cada serie y por lo tanto su única afectación es de la serie es para el
valor en libros.

5.6. VERIFICAR TABLA MES

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Verificar tabla mes.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 46
Verifica que otros usuarios no estén realizando AJUSTES Y DEPRECIACIONES.

La función de este proceso es verificar por cada serie en cada mes si existe el registro en la tabla mes, si no
encuentra el registro de cualquier mes, el sistema inserta el registro de la serie en el mes que no exista. La
tabla mes es la encargada de almacenar los movimientos mensuales de cada activo (Depreciación,
Amortización) y este proceso lo que completa son los datos de la depreciación y ajuste de un mes si no
existe.

5.7. RECONSTRUIR SERIES

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Reconstruir series.

La función de este proceso es por cada serie que se encuentre en la base de datos toma la fecha inicial de
depreciación y saca la diferencia de los meses frente a la fecha del último ajuste y depreciación para
actualizar el número de meses acumulados de la serie, por lo tanto su afectación es que actualiza el dato de
numero de meses acumulados de la serie.

5.8. VINCULAR TABLA ACCESS

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Vincular Tabla ACCESS.

La función de esta opción es conectar el aplicativo a unas bases de datos en Access.

5.9. CAMBIO DE VERSION

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Cambio de versión.

El objetivo de esta opción es pasar los datos de una base de datos que está en Access a otro motor de base
de datos, el proceso que se debe hacer es seleccionar la base de datos de Access que se desea pasar, el
directorio se abre apenas se dé clic en iniciar proceso, luego de esto el sistema hace validaciones de que
exista una base de datos de contabilidad, para continuar con el proceso.

5.10. UNIFICAR TERCEROS

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Unificar terceros.

Esta opción unifica todos los movimientos (de todos los módulos) de dos terceros con diferente documento de
identificación en un solo documento de identificación, y eliminando al tercero que queda sin movimiento.

1. Digite o seleccione el número de Nit, cédula o documento que tiene el tercero actualmente (NIT Anterior).
2. Digite el número de Nit, Cédula o documento por el que quiere cambiar (NIT Nuevo).
3. Haga Clic en corregir.

El proceso que hace el sistema es buscar los movimientos que se hicieron con este tercero y cambia el
número de documento en estos dejando el real.

Nota: En el proceso de unificación no tomara los movimientos que se hayan realizado en Inventarios de la
versión 4.8.2 e inferior.

Validaciones que realiza el sistema para tener en cuenta si trabaja con CNT-PACIENTES:
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 47
* SI los dos terceros existen como pacientes se realiza la unificación de pacientes.
* SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existe como Paciente no se realiza la unificación de pacientes.
* SI los dos terceros existen como EPS se realiza la unificación de EPS.
* SI alguno de los terceros A o B, o ambos no existe como EPS no se realiza la unificación de EPS.

5.11. INICIALIZAR MOVIMIENTO

MENU DE ACCESO: Módulos – Procesos especiales – Inicializar Movimientos.

Borra TODO el movimiento de los activos, que está digitado en la base de datos hasta el momento de hacer la
inicialización. Al ingresar a la opción, el sistema valida que el usuario que ingreso a la aplicación sea igual a
ADMINISTRADOR y solicita la clave del mismo para ejecutar el proceso.
Esta opción se usa para borrar los movimientos, cuando se copian los datos de un año a otro.

Antes de realizar este procedimiento debe sacar una copia de seguridad y estar seguro de lo que va a hacer
porque una vez que el movimiento sea borrado solo se puede recuperar montando una copia de seguridad.

Despues de realizar esta operación se recomienda ejecutar un plan de mantenimiento de la base de datos
que incluya la reorganizacion de indices y paginas de datos. Para mayor informacion Consulte con el
Administrador del sistema.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 48

 6 ADMINISTRACION

6.1. SEGURIDAD
MENU DE ACCESO: Administración – Seguridad

Esta opción permite crear los usuarios y perfiles que van a utilizar la aplicación, asignar los permisos
correspondientes de acuerdo con las tareas asignadas en la institución y modificar la contraseña con la que
se conectan a la Base de Datos. Esta opción solo es accesible por el usuario Administrador y está compuesta
por: Usuarios, Opciones, Asignar Permisos y Login de Acceso a la Base de Datos.

6.1.1. USUARIOS
MENU DE ACCESO: Administración – Seguridad – Usuarios

Permite crear los usuarios que ingresarán a la aplicación de acuerdo con las tareas asignadas dentro de la
institución.
El proceso para crear los usuarios es:
i. Usuario: Digite el nombre que se visualiza al momento de ingresar a la aplicación.
ii. Nombre: Digite el nombre real del usuario.
iii. Clave y Confirmación: Digite la clave y confirmación con la cual el usuario va a ingresar a la
aplicación. Se debe tener en cuenta que esta información es personal.

iv. Si los datos son correctos haga clic en Guardar

v. Al guardar el usuario, se visualizará en el grid. Si desea realizar alguna modificación sobre él, debe
seleccionarlo dando doble clic sobre el registro en el grid, digitar el usuario o hacer clic en la opción

Selección y realizar la búsqueda respectiva.

vi. Si desea eliminar algún usuario, selecciónelo y haga clic sobre el botón Borrar .
vii. Si desea inactivar un usuario, selecciónelo y marque el check .

viii. Si desea generar un listado de los usuarios creados, haga clic sobre el botón Listar

6.1.2. OPCIONES
MENU DE ACCESO: Administración – Seguridad – Opciones

Muestra todas las opciones que componen la aplicación, esta información es entregada por CNT y el usuario
y/o administrador de CNT ACTIVOS FIJOS es responsable de mantenerlas en operación tal como han sido
entregadas en la versión original.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 49

6.1.3. ASIGNAR PERMISOS
MENU DE ACCESO: Administración – Seguridad – Asignar Permisos

Permite asignar los permisos de Crear, Anular e Imprimir a los usuarios creados previamente, debe
seleccionar el usuario al cual desea asignar permisos, hacer clic sobre cada opción. El permiso asignado se
visualizará en color verde. El permiso no asignado se en color Rojo.

Si desea asignar permisos de manera Total, Ninguno o Parcial a todas las opciones, en la parte inferior de la
ventana se visualizan tres iconos en forma de Semáforo, debe marcar permisos Guardar/Modificar,
Borrar/Anular e Imprimir y luego hacer clic sobre el icono que desee: Total, Nada o Parcial.

Para almacenar la asignación realizada, haga clic sobre el icono Asignar , de lo contrario, la
información no se almacenará.

TENGA EN CUENTA: Si usted no es el usuario Administrador, el sistema no le permitirá ingresar y le

mostrará esta ventana.

6.1.4. LOGIN DE ACCESO A LA BASE DE DATOS

MENU DE ACCESO: Administración – Seguridad – Login de Acceso a la BD

Esta opción permite cambiar el login y la contraseña para acceder a la Base de Datos. Esta opción solo está
autorizada al Administrador del Sistema.

Para realizar este proceso se debe tener en cuenta que: En el equipo donde se encuentre la Base de Datos,
la carpeta CNTSISTE.CNT, debe estar compartida y debe tener permisos de escritura para todos los usuarios
que ingresen a la aplicación.

 Base de Datos con motor SQL:

Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga todos los inicios de sesión creados. El usuario
debe seleccionar el inicio de sesión, digitar la contraseña con un máximo de cuarenta (40) caracteres y la

confirmación de la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar .

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 50

Una vez realizado el cambio de la contraseña por la aplicación, debe realizarse por el Administrador de SQL.

 Base de Datos con motor ACCESS:

Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga por defecto el Usuario Admin. El usuario debe
digitar la contraseña con un máximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmación de la misma. Si los datos

son correctos dar clic en guardar .

Una vez realizado el cambio de la contraseña por la aplicación, debe realizarse por las propiedades de la
base de datos.

Al guardar la nueva contraseña el sistema crea un archivo en el equipo donde se encuentra la Base de datos,
el archivo se denomina CntSeg.cnt en el cual se almacena la contraseña de forma encriptada. Si se presenta
algún inconveniente con el login y contraseña, como olvido de la información, cambio de personal entre otros,
el administrador del sistema debe eliminar este archivo y volver a ingresar la contraseña.

TENER EN CUENTA:
 Esta modificación es responsabilidad del Administrador del Sistema.
 Si al ingresar a la aplicación el sistema genera el mensaje

Verifique que la carpeta cntsiste.ini en el equipo donde se encuentra la Base de Datos para
Access o el equipo Central para SQL se encuentre con permisos de escritura para el usuario
que está intentando ingresar a la aplicación SI el archivo no está creado y permiso de
lectura si el archivo esta creado.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 51

6.2. AUDITORIA

Esta opción permite realizar la auditoria de los movimientos realizados en la aplicación por los diferentes
usuarios, adicional realizar un backup y restauración de la información.

6.2.1. SOBRE USUARIOS

MENU DE ACCESO: Administración – Auditoria – Sobre usuarios

Esta opción permite consultar los movimientos que realizo un usuario en una o varias tablas del sistema.

Para realizar la auditoria

Elija el usuario al cual desea hacerle la auditoria.

Elija la tabla de la cual desea consultar los movimientos que se hicieron.
Haga clic en las transacciones que desea consultar (Adición, modificación o eliminación), de tal forma que
queden chuleadas.
Haga clic en examinar para que aparezcan las transacciones que hizo este usuario.
Al dar examinar el sistema visualiza todas las transacciones con la fecha y versión del ejecutable en que se
generaron por el usuario seleccionado.

6.2.2. BACKUP DE AUDITORIA

MENU DE ACCESO: Administración – Auditoria – Backup de auditoría.

Esta opción permite realizar un Backup de la auditoría sobre usuarios. Al hacer el Backup la información de la
auditoria se borra y queda almacenada en un archivo .bak.

Para hacer el Backup

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.

En la ventana que aparece en buscar en: elija el disco y el directorio donde va a hacer el backup.
Y en nombre del archivo digite el nombre que le va a dar al backup.
Haga clic en guardar.
El sistema da un mensaje donde indica donde se va a almacenar el archivo.
Haga clic en aceptar.

6.2.3. RECUPERAR BACKUP DE A BACKUP DE AUDITORIA

MENU DE ACCESO: Administración – Auditoria – Recuperar backup de auditoría.

Esta opción permite recuperar el backup de auditoría.

Para recuperar backup:

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.
En guardar en elija el disco y el directorio donde está el archivo que se va a recuperar.
Haga doble clic sobre el archivo.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 52

6.3. BASE DE DATOS

6.3.1. BACKUP DE BASE DE DATOS SQL

MENU DE ACCESO: Administración – Base de datos Access – Backup de base de datos.

Esta opción permite generar una copia de la Base de Datos en el momento en que se requiera y de acuerdo
con la asignación de permisos que tenga el usuario que ingresa a la aplicación.

Al ingresar a la opción el sistema genera el mensaje de confirmación

Al dar NO, el proceso se cancela, al dar SI, el sistema solicita la ruta en donde se almacenará la copia de
seguridad.

La ruta seleccionada debe tener dos características fundamentales:

1. Debe estar ubicada en el servidor donde se encuentre la Base de Datos y éste tener espacio
suficiente para el almacenamiento, de lo contrario el sistema genera el mensaje y el proceso no
se realiza.

2. El usuario que genere la copia debe tener permiso de escritura, de lo contrario el sistema genera el
mensaje y el proceso no se realiza.

Si el proceso se cancela, el sistema genera el mensaje . Tenga en cuenta que el

proceso puede tardar varios minutos, una vez finalizado el sistema le informa que la copia se realizó con

éxito .

6.3.2. REPARACION Y COMPACTACION DE LA BASE DE DATOS ACCESS

MENU DE ACCESO: Administración – Base de datos Access – Reparación y compactación
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 53
Esta opción permite hacer reparación a la base de datos para corregir inconsistencias que pueda tener y
además permite compactar la base de datos para eliminar basuras que puedan quedar al repararla y así
dejarla en un tamaño más pequeño.

Para reparar y compactar base datos:

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.

6.3.3. BACKUP DE BASE DE DATOS ACCESS

MENU DE ACCESO: Administración – Base de datos Access – Backup de base de datos.

Esta opción permite hacer un backup o copia de seguridad de la base de datos.

Para hacer el backup de la base de datos:

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema de ¿Desea hacer un backup de la base de
datos?.

6.3.4. RESTAURAR BACKUP DE BASE DE DATOS ACCESS

MENU DE ACCESO: Administración –Base de datos Access – Restaurar backup de base de datos.

Esta opción permite restaurar la copia de datos que se realizó por el sistema opción backup de base de datos.

Para restaurar la información:

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema ¿Desea hacer la restauración de un backup de la
base de datos?.
En buscar en seleccione el disco (a:, c:) donde esta el archivo con el backup.
Haga doble clic sobre el archivo para empezar la restauración.

Cualquier inquietud favor comunicarse con nuestro departamento de atención a usuarios más cercano.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 54

 7 NIIF

Mediante el menú NIIF el sistema permite realizar la parametrización, los movimientos y generar los listados
relacionados con los movimientos NIIF.

7.1 PARAMETRIZACION NIIF

En el menú parametrización el sistema permite realizar la parametrización de la periodicidad de los grupos de

activos con sus excepciones.

La parametrización se puede realizar de forma manual por centro de costo y grupo de activos o por medio de
un archivo plano.

7.1.1 Periodicidad de Depreciación.

MENU DE ACCESO: NIIF – Base de Datos – Periodicidad de Depreciación

Esta opción permite realizar la parametrización por centro de costo y grupo de activos de la Unidad de
Depreciación: Mes, Día, Horas, Unidades de Producción, % A depreciar y la cantidad de meses.

Tener en cuenta que solo se puede crear una periodicidad por centro de costo y grupo.

¿CÓMO CREAR UNA PERIODICIDAD PARA DEPRECIACION? :

Seleccione el Centro de costo, esta información se visualiza ordenado por el nombre del centro de costo y en
orden alfabético ascendente. Tenga en cuenta que al digitar la(s) primera(s) letra(s) el sistema ubica dentro
de la lista la primera coincidencia que encuentre.
Digite el código del Grupo de Activos, si no lo conoce selecciónelo de la siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 55

En la ventana de selección de Grupo que aparece, en el campo Iniciales, digite las iniciales o en su defecto
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los Grupos de Activos creados. De doble clic sobre el
Grupo a seleccionar.

Seleccione la unidad a Depreciar las opciones son Mes, Día, Hora, Unidad de producción.
Digite el porcentaje de depreciación que requiere ingresar no mayor al 100%, al ingresar un porcentaje que su

sumatoria supere el 100% el sistema emitirá un mensaje .

Ingrese el mes hasta el cual requiere sea aplicado el porcentaje digitado.
Haga clic en el botón agregar (flecha azul).
Haga clic en el icono guardar.

Con el botón quitar usted podrá eliminar periodicidades agregadas antes o después de guardar en la siguiente
forma:
Haga clic sobre el registro de periodicidad a quitar.
Haga clic en el icono quitar.
Haga clic en el icono guardar.

Una vez creadas las periodicidades usted podrá consultar, modificar, borrar, crear una excepción y listar
utilizando los iconos que se muestran en la parte inferior de la ventana.

TENGA EN CUENTA QUE:

 Solo se puede relacionar una periodicidad de depreciación a la relación de un centro de costo y grupo de
activos.
 En el campo Grupo de activos, solo se visualizan aquellos que tengan parametrización en la ruta Módulos
– Bases de Datos – Grupos de Activos.
 Al momento de guardar la sumatoria de los porcentajes de la unidad a depreciar a los que relacione el
centro de costo y grupo de activo debe ser igual al 100%, de lo contrario no podrá guardar la periodicidad.
 Al seleccionar en Unidad de Depreciación la opción Unidad de Producción, el sistema agrega el registro
con Porcentaje 100 y Hasta el mes 9999 sin permitir modificar.
 No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro proceso.
 Al momento de generar la depreciación NIIF el sistema tomara en orden ascendente el número de meses
ingresados así :
Ejemplo: se tiene la siguiente periodicidad:

Al generar la primera depreciacion el sistema realiza el proceso sobre el 25% del campo hasta 1.
Despues de la primera depreciacion NIIF, el sistema toma el porcentaje del campo hasta 8 y va a tomar el
porcentaje 50, del mes 2 hasta el mes 8.
Terminada la depreciacion del octavo mes el sistema tomara el siguiente valor del campo hasta 10, y va a
tomar el porcentaje 25, del mes 9 hasta el mes 10.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 56

7.1.2. Excepciones
MENU DE ACCESO: NIIF – Base de Datos – Periodicidad Deprecación (Botón Excepciones)

Esta opción permite crear una EXCEPCION a un activo y serie, relacionado a una periodicidad de
depreciación previamente creada.

La excepción consiste en parametrizar una unidad de depreciación, % A depreciar y la cantidad de meses en

que se aplicara por cada Activo y serie diferente a la parametrización realizada inicialmente para el grupo de
activos.

¿CÓMO CREAR UNA EXCEPCION PARA UN ACTIVO? :

Digite el código del Activo, si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:

Haga clic en el icono de selección.
En la ventana de selección de Activos que aparece, en el campo Iniciales, digite las iniciales o en su defecto
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todos los Grupos de Activos creados. De doble clic sobre el
Activo a seleccionar.

Si requiere que la excepción aplique para todas las series, marque el campo Todas las Series, en caso
contrario digite el código de la serie, si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.
En la ventana de selección de la serie que aparece, en el campo Iniciales, digite las iniciales o en su defecto
seleccione {A-Z}, de tal forma que aparezcan todas las series relacionadas al activo. De doble clic sobre la
serie a seleccionar.

Ingrese la unidad a Depreciar las opciones son Mes, Día, Hora, Unidad de Producción.
Digite el porcentaje de depreciación para la excepción, que requiere ingresar no mayor al 100%, al ingresar

un porcentaje que su sumatoria supere el 100% el sistema emitirá un mensaje .

Ingrese el mes hasta el cual requiere sea aplicado el porcentaje digitado.

Haga clic en el botón agregar (flecha azul).
Haga clic en el icono guardar.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 57
Con el botón quitar se podrá eliminar uno o todos los porcentajes de ventana de Excepciones en la siguiente
forma:
Haga clic sobre la excepción a quitar.
Haga clic en el icono quitar. Si se quita una excepción se debe reemplazar con una nueva que garantice el
100% total de la excepción.

Una vez creadas las excepciones usted podrá consultar, modificar y borrar utilizando los iconos que se
muestran en la parte inferior de la ventana.

Una vez almacenadas las excepciones es necesario que guarde los cambios realizados en la ventana
Periodicidad para Depreciación, en caso contrario el sistema no almacenara la información.

TENGA EN CUENTA QUE:

 Al marcar todas las series, al ingresar una serie específica, el sistema reemplazara la información
almacenada para la serie seleccionada.
 Al momento de guardar la sumatoria de los porcentajes de la unidad a depreciar a los que relacione el
centro de costo y grupo de activo debe ser igual al 100%, de lo contrario no podrá guardar la excepción.
 Al seleccionar en Unidad de Depreciación la opción Unidad de Producción, el sistema agrega el registro
con Porcentaje 100 y Hasta el mes 9999 sin permitir modificar.
 No podrá borrar un registro que esté relacionado con otro proceso.
 Al momento de generar la depreciación NIIF el sistema tomara sobre la excepción, en orden ascendente el
número de meses ingresados así:
Ejemplo: se tiene la siguiente Excepción:

Al generar la primera depreciacion el sistema realiza el proceso sobre el porcentaje 25 del campo hasta 1.
Despues de la primera depreciacion NIIF, el sistema toma el porcentaje del campo hasta 8 y va a tomar el
porcentaje 50, del mes 2 hasta el mes 8.
Terminada la depreciacion del octavo mes el sistema tomara el siguiente valor del campo hasta 10 y va a
tomar el porcentaje 25, del mes 9 hasta el mes 10.

7.1.3. Cargar Archivo Plano Periodicidades

MENU DE ACCESO: NIIF – Base de Datos – Periodicidad Depreciación (Botón Cargar)

Esta opción permite cargar la información de la periodicidad con las excepciones de los centros de costo,
grupos de activos y series correspondientes.

Para realizar el proceso, se debe crear previamente un archivo de texto con extensión .txt y separado por
comas. Por cada periodicidad se envían máximo cuatro líneas compuestas de la siguiente manera:
 Primera línea: Corresponde al encabezado de la periodicidad donde se indica el grupo y el centro de
costo. Debe contener los siguientes campos:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 58

 o 1: Campo fijo que indica que la línea es el encabezado de la periodicidad.
o Código del centro de costo
o Código del grupo de activos
o Unidad de Depreciación: Los valores permitidos son: 0, 1, 2, 3. Donde 0=Mes, 1=Día,
2=Hora, 3=Unid. Producción.
 Segunda línea: Corresponde al porcentaje y mes hasta el cual aplica la periodicidad. Debe contener
los siguientes campos:
o 2: Campo fijo que indica que la línea corresponde al porcentaje y hasta el mes que aplica la
periodicidad al grupo con el centro de costo de la primera línea.
o Porcentaje de depreciación
o Número del mes hasta el cual aplica la periodicidad
 Tercera línea: Corresponde al encabezado de la excepción donde se indica el activo y series. Debe
contener los siguientes campos:
o 3: Campo fijo que indica que la línea es el encabezado de la excepción
o Código del activo fijo
o Código de la serie del activo. Si se deja en blanco, el sistema almacena la excepción para
todas las series.
o Unidad de Depreciación: Los valores permitidos son: 0, 1, 2, 3. Donde 0=Mes, 1=Día,
2=Hora, 3=Unid. Producción.
 Cuarta línea: Corresponde al porcentaje y mes hasta el cual aplica la excepción. Debe contener los
siguientes campos:
o 4: Campo fijo que indica que la línea corresponde al porcentaje y hasta el mes que aplica la
periodicidad del activo y serie.
o Porcentaje de depreciación
o Número del mes hasta el cual aplica la periodicidad de la excepción.

TENER EN CUENTA:
 Las líneas deben mantener el orden 1, 2, 3,4.
 Dentro de la línea que inicia con 3 se pueden incluir varias líneas que inician con 4 dependiendo de
los porcentajes que se requieran parametrizar.
 Dentro de la línea que inicia con 1 se pueden incluir varias líneas que inician con 2.
 Las líneas 3 y 4 no son obligatorias, porque corresponden a la información de la excepción y no
todos los grupos con centro de costo pueden tener excepciones.
 La sumatoria o el registro de las líneas que inician con 2 deben ser igual a 100.
 La sumatoria o el registro de las líneas que inician con 4 deben ser igual a 100.
 Los centros de costo y grupo de activos que se ingresen en la línea que inicia con 1 deben estar
creados en el sistema y tener creada la relación en Módulos – Bases de Datos – Grupos de Activos.
 Si en las líneas que inician con 1 y 3, se coloca Unidad de Producción, el sistema almacena en
porcentaje 100 y en Hasta el mes 9999, así en el archivo se registre información diferente.
 El archivo plano debe contener obligatoriamente y como mínimo líneas que inician con 1 y 2.
 Para cualquier error que se genere al cargar el plano, el sistema genera un archivo de errores
denominado Errores Periodicidades en la carpeta C:\cntsiste.cnt y genera el siguiente mensaje al
error:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 59

  Al cargar la información por archivo plano, si se genera error en uno de los centros de costo con
grupo de activos el sistema no almacena la información relacionada con el registro del error, los
registros que no presenten inconveniente se almacenaran en la base de datos.
 Al cargar la información por archivo plano, si no se presenta ningún inconveniente el sistema genera
un mensaje informativo

7.2. MOVIMIENTOS NIIF

Mediante el menú Movimientos el sistema permite registrar la depreciación para NIIF, ejecutar el proceso de
depreciación NIIF y realizar otros movimientos de los activos que solo afectan la contabilidad NIIF.

7.2.1. Registrar Depreciación NIIF

MENU DE ACCESO: NIIF – Movimientos – Información Deprec. NIIF

Esta opcion permite Registrar Depreciacion NIIF por activo y serie relacionada, el registro se debe realizar
por cada activo y serie existentes en la ruta Módulos – Bases de Datos – Series, porque se requieren de
datos existentes para que la depreciación NIIF se realice correctamente. El objetivo de registrar la
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 60
depreciación NIIF es permitir controlar cada uno de los bienes, verificar su uso y deterioro en el tiempo bajo la
norma NIIF.

EN ESTA VENTANA:

Código del Activo: Digite el código del activo. Si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de activos que aparece, en criterios de selección elija si desea buscar por nombre
o por código del activo
En Iniciales digite las letras (si eligió por nombre) o los números (si eligió por código), desde donde desea
buscar. Pulse ENTER.
Haga doble clic sobre el activo a seleccionar.

Código de Serie: Si el activo maneja serie digite el número de esta. (Si al crear el activo se le indico que no-
tenia serie este campo lo deja en ceros y pasa al siguiente). Si no lo sabe selecciónelo de la siguiente forma:
Haga clic en el icono de selección.

En la ventana de selección de series que aparece, en criterios de selección elija si desea buscar por nombre o
por código del activo
En Iniciales digite las letras (si eligió por nombre) o los números (si eligió por código), desde donde desea
buscar. Pulse ENTER.
Haga doble clic sobre la serie a seleccionar.

Centro de Costo: El campo Costo se visualiza de manera informativa y toma la información de la serie
ingresada por la ruta Módulos – Bases de Datos – Series.

Estado del activo: Haciendo un clic sobre la opción seleccione sí el activo está en almacén, uso, baja o baja
administrativa. Tenga en cuenta que el sistema realizará depreciación NIIF, solo a los activos que se
encuentren en estado Uso y Almacén (Si el activo en su creación tiene la opción Depreciar en almacén
marcada). De lo contrario en estado Baja, Baja Administrativa o Almacén (Si el activo en su creación no tiene
la opción Depreciar en almacén marcada) no realizará el proceso de depreciación.

Dependencia/Almacén: Digite o seleccione el código de la dependencia donde se encuentra el activo en

caso de que este en uso o el del almacén sí está en almacén.
TENGA EN CUENTA QUE:
 Si en la opción Módulos – Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra marcada
la opción , si el activo se encuentra en estado Baja Administrativa, el
sistema le solicitará una dependencia, de lo contrario solicitará un almacén.

Valor NIIF: Digite el valor NIIF del activo: Este campo se debe digitar y el sistema no realizara ninguna
validación frente al valor de adquisición registrado en la Serie.

Valor Residual: Digite el Valor Residual: Permite ingresar el valor o porcentaje residual de acuerdo con la
parametrización en Personalización de la Empresa. Si es valor no se permite ingresar un valor mayor al valor
NIIF y si es porcentaje no permitirá ingresar un valor mayor al 100%.
TENGA EN CUENTA QUE:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 61

  El campo NO es obligatorio. Si no se diligencia, el valor base para depreciar es el mismo valor NIIF.

Vida Útil (Meses)/Unid. de Producción: En el campo registre la vida útil en meses para NIIF de la serie
seleccionada.
TENGA EN CUENTA QUE:
 El sistema no realiza ninguna validación frente a la vida útil del activo registrada en la creación del
mismo (Módulos – Bases de Datos – Activos).

Si en la periodicidad de la depreciación, el grupo de activo o serie se parametrizo en Unidad de Depreciación

como Unidad de Producción el nombre del campo se modifica a Unid. de Producción y se registra el total de
unidades que producirá la serie del activo.

Vida útil en/Unid. de Producción: De acuerdo con la periodicidad parametrizada para el grupo de activo o
serie correspondiente, el sistema visualiza la vida útil en meses, días, horas realizando el cálculo
correspondiente de acuerdo con el número de meses registrado en el campo Vida útil NIIF en Meses.
TENGA EN CUENTA QUE:
 Si en la periodicidad de la depreciación, el grupo de activo o serie se parametrizo en Unidad de
Depreciación como Unidad de Producción el campo modifica el nombre a Unid. de Producción.
 El cálculo que realiza el sistema es el siguiente:
o Vida Útil en Mes: Se toma del valor registrado en el campo Vida útil NIIF (meses).
o Vida útil en Días: Se toma el valor registrado en el campo Vida Útil NIIF * 30.
o Vida útil en Horas: Se toma el valor registrado en el campo Vida Útil NIIF * 30 y el resultado
lo multiplica por 24.
o Vida útil en Unidades de producción: Se toma del valor registrado en el campo Unidad de
producción.

Fecha de adquisición: El campo fecha de adquisición se visualiza de manera informativa y toma la

información de la serie ingresada por la ruta Módulos – Bases de Datos – Series.

Fecha Inicial Ajus y Depre: Digite la fecha en que se inició la depreciación del activo.
TENGA EN CUENTA QUE:
 El sistema valida que la fecha digitada no sea mayor a la actual y que no sea menor a la fecha de
adquisición, en cualquiera de los casos genera un mensaje restrictivo:

 El sistema no realiza ninguna validación frente a la fecha inicial ajuste y depre registrada en la ruta
Módulos – Bases de Datos – Series.

Fecha Último Mes Depre: Si la unidad de depreciación en la parametrización de la periodicidad de la serie es

diferente a Unidades de Producción, digite la fecha de último mes depreciado de acuerdo con la última fecha
en que se haya realizado el proceso de generación de ajustes y depreciación NIIF.
TENGA EN CUENTA QUE:
 El sistema valida que la fecha digitada no sea mayor a la actual.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 62
  Si la unidad de depreciación es unidad de producción, el sistema inhabilita el campo y se visualiza la
misma fecha digitada en el campo Fecha Inicial Ajus y Depre.
 Al digitar una fecha superior a la fecha Inicial Ajus y Depre, el sistema realiza el cálculo de los
Meses/Días/Horas Acumulados, de acuerdo con la periodicidad parametrizada.

Meses/Días/Horas/Unid. Prod acumulados: El campo es informativo y se actualiza de dos formas: Al

realizar la depreciación NIIF por el sistema o Al registrar una depreciación para la serie digitando la fecha
último mes Depre diferente a la fecha inicial ajus y depre.

Depreciación Inicial: Es un campo informativo y se actualiza de dos formas: Al realizar la depreciación NIIF
por el sistema o Al registrar una depreciación para la serie digitando la fecha último mes Depre diferente a la
fecha inicial ajus y depre.

La fórmula que utiliza el sistema para realizar el cálculo de la Depreciación Inicial cuando se crea el registro
de depreciación para una serie es (Valor base a depreciar dividido en vida útil NIIF) *
Meses/Días/Horas/Unidad Producción acumulados, donde se realizan los cálculos dependiendo de las
parametrizaciones teniendo en cuenta:
 Valor Base = Valor NIIF – Valor Residual. Si no hay valor residual, se toma el valor NIIF.
 Dependiendo del resultado del campo acumulado (fecha último mes depreciado – fecha inicial Ajus y
Depre), el sistema revisa el porcentaje que aplica para hallar el valor base a depreciar.
 Valor Base a Depreciar = Valor Base * (El porcentaje parametrizado en la Periodicidad para la
depreciación relacionado al grupo o a la excepción de acuerdo con el resultado de los meses, días u
horas acumuladas).
 Una vez obtenido el Valor Base a Depreciar se divide entre Vida útil en meses, días u horas de
acuerdo con la periodicidad parametrizada.
 El resultado anterior se multiplica por la información calculada en el campo meses/días/horas
acumuladas y se visualiza en el campo Depreciación inicial.

Valor en Libros: Es un campo informativo y se calcula de forma automática al crear una depreciación. La
fórmula que aplica el sistema es Valor NIIF – Depreciación Inicial.

Una vez ingresados los datos haga clic en el botón Guardar .

TENGA EN CUENTA QUE:

 Para diligenciar la ventana Información Depreciación NIIF el activo y la serie deben estar creados en
la ruta Módulos – Bases de Datos – Series, caso contrario el sistema no permitirá ingresar
información.
 Un registro de depreciación no se podrá borrar si ya tiene un proceso de depreciación relacionado.
 Una vez almacenada la información el único dato que se podrá modificar (si no se ha realizado
depreciación) es el Estado del activo, si requiere modificar un dato, debe borrar el registro y volverlo
a crear.
 Si el registro ya se encuentra relacionado con un proceso de depreciación el sistema no permitirá
borrarlo.
 Cada vez que se ejecute el proceso de Depreciación, al consultar una serie de un activo se
incrementa la información de los campos Meses/Días/Horas/U. Producción acumulados y
Depreciación Inicial, y se disminuye el valor en Libros.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 63
7.2.2. Ingresar registros mensuales
MENU DE ACCESO: NIIF – Movimientos – Información Deprec. NIIF (Registro Mes)

Para las series que en la parametrización Periodicidad para Depreciación tienen relacionado Unidad de
Depreciación Día, Hora o Unidad de Producción, el sistema habilita un icono denominado Registro

Mes . El registro del mes corresponde a los días u horas que el activo fue utilizado o a las unidades
producidas durante cada mes.

Por cada serie es necesario que mensualmente se ingrese la información del mes que se va a depreciar,
porque los datos ingresados se utilizan en el cálculo de la depreciación.

Si una serie tiene parametrización en periodicidad la unidad de depreciación diferente a mes y no ingresa el
registro del mes, en el proceso de Depreciación el sistema no tendrá en cuenta la serie y no realizara
depreciación para el mes ejecutado.

Al dar clic se visualiza la siguiente ventana:

Para ingresar los registros, tenga en cuenta:

 Mes: Es un campo tipo lista desplegable con los doce meses del año. Seleccione el mes en el cual
se va a registrar la información.

 Cantidad: Es un campo numérico que solo permite números enteros. Digite la cantidad de días,
horas que fue utilizado/trabajado o unidades producidas del activo de la serie.

TENGA EN CUENTA QUE:

 Si la unidad de depreciación es horas, en el campo Cantidad el valor registrado no puede ser mayor
a 744, 720 o 672 de acuerdo con los días del mes seleccionado.
 Si la unidad de depreciación es días, en el campo Cantidad el valor registrado no puede ser mayor a
31, 30 o 29 de acuerdo con el mes seleccionado.
 Si un mes ya se encuentra depreciado el sistema no permitirá insertar o modificar la información.
 Si ingresó una cantidad y requiere modificar, debe hacer doble clic sobre el registro agregado en el
grid, modificar la cantidad y guardar nuevamente.
.

7.2.3. Cargar por archivo plano el registro Depreciación

MENU DE ACCESO: NIIF – Movimientos – Información Deprec. NIIF (Descargar/Cargar)

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 64

Los botones Descargar y Cargar permite ingresar los registros de depreciación de los activos y series por
medio de un archivo plano.

Descargar : Al hacer clic sobre el icono, el sistema genera un archivo plano denominado
ACTIVOS_SERIES y lo almacena por defecto en la ruta C:\cntsiste.cnt. Al concluir el proceso, el sistema
genera el mensaje

El sistema genera un archivo plano con extensión. txt, separado por comas y con los siguientes campos:
 Código del activo
 Código de la serie
 Valor de adquisición
 Vida útil

En el archivo plano se visualizan todas las series creadas en la ruta Módulos – Bases de Datos – Series sin
tener en cuenta el estado.

Cargar : Al hacer clic sobre el icono, el sistema solicita la ruta en la cual se encuentra el archivo plano
que se va a cargar.

Para realizar el proceso, previamente se debe crear un archivo plano con extensión .txt, separado por comas
y con los siguientes campos:
 Código del activo
 Código de la serie
 Estado: Indique el estado de la serie teniendo en cuenta
o 0: Almacén
o 1: Baja Administrativa
o 2: Uso
o 3: Baja
 Código de la dependencia o almacén dependiendo del estado
 Fecha inicial ajuste y depreciación
 Fecha último mes depreciado
 Valor NIIF
 Valor residual: Dependiendo de la parametrización de la empresa se envía valor o porcentaje. Si no
se utiliza valor residual enviar cero (0).
 Vida útil NIIF (Meses).

TENGA EN CUENTA QUE:

 Al cargar el archivo plano todos los campos del archivo plano descritos son obligatorios.
 Si al cargar el archivo, el sistema detecta un error, genera un archivo de errores denominado Errores
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 65
 Depreciaciones con extensión .txt, lo almacena en la ruta C:\cntsiste.cnt y genera un mensaje
informativo:

 Al cargar por plano, el sistema realiza las siguientes validaciones:

o La longitud de los campos correspondan con lo permitido en la base de datos.
o El activo, la serie y la dependencia o almacén se encuentren creadas en la base de datos.
o El activo y la serie se encuentren relacionadas en la opción Serie.
o La dependencia/almacén se encuentre relacionada con el centro de costo relacionado a la
serie.
o Los valores sean positivos y válidos para cada campo.

7.2.4. Depreciación NIIF.

MENU DE ACCESO: NIIF – Movimientos – Depreciación NIIF.

Esta opción permite realizar el proceso depreciación NIIF a cada activo en un respectivo mes.

Al generar la primera depreciación del año el sistema generara el siguiente mensaje:

Para realizar el proceso verifique que se haya realizado previamente la parametrización y/o movimiento
correspondiente a:
 Cuenta Crédito: En la ruta Módulos – Bases de Datos – Grupo de Activos concepto Depreciación
para cada centro de costo y grupo de activos.
 Comprobante contable para la depreciación NIIF: En la ruta Módulos – Procesos Especiales –
Parámetros de la aplicación campo Comp. Deprec. NIIF.
 Periodicidad de Depreciación: En la ruta NIIF – Parametrización – Periodicidad Depreciación.
 Registrar Depreciación: En la ruta NIIF – Movimientos – Información Deprec. NIIF.
 Registro Mes: En la ruta NIIF – Movimientos – Información Deprec. NIIF – Icono Registro Mes.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 66
Procedimiento:

En la parte superior de la ventana aparece el primero y último mes cerrado. Estos son los meses donde ya se
ha hecho el movimiento.

Haga clic en el botón iniciar proceso.

El sistema hace la pregunta ¿está seguro de realizar el proceso?, Haga clic en sí, para que el sistema
empiece el proceso de generar la depreciación a los activos. Este mes queda cerrado y va a aparecer en azul
y en último mes cerrado.

Como eliminar el ajuste y depreciación realizado.

Haga clic en desactualizar último mes cerrado.

Haga clic en iniciar proceso.

Al realizar el proceso el sistema anula los comprobantes contables generados en el cierre y relacionados al
mes cerrado.

Repita este proceso hasta llegar al mes que desea eliminar el proceso de depreciación NIIF.

TENGA EN CUENTA QUE:

 La fórmula que aplica el sistema en el proceso de depreciación de cada serie es:
o Unidad de Depreciación igual a Mes: Valor base a depreciar/vida útil NIIF.
o Unidad de Depreciación diferente a Mes: (Valor base a depreciar/vida útil NIIF) * Registro
Mes.
 El valor base a depreciar se calcula de la siguiente manera:
o Valor base = Valor NIIF – Valor residual. Si no hay valor residual se toma solo valor NIIF.
o Valor base a depreciar = Valor base * El porcentaje parametrizado en la Periodicidad para la
depreciación relacionado al grupo o a la excepción de acuerdo con el mes a depreciar.
 El valor vida útil NIIF se toma del valor calculado en el campo Vida Útil en Meses/Días/Horas/Unidad
Producción de acuerdo con la periodicidad parametrizada.
 El valor Registro mes se toma de la cantidad almacenada en la opción Registro Mes de la ventana
Registrar Información Depreciación.

7.2.5. Comprobantes de Movimientos NIIF.

MENU DE ACCESO: NIIF – Movimientos – Comprobante de movimientos NIIF.

Esta opción permite realizar al activo otros movimientos necesarios como son: Agotamiento, Amortización,
Entradas o Salidas, Mejoras, Traslados y Valorizaciones. En el módulo CNT-Contable la información contable
de los comprobantes de movimientos generados solo se almacena en la preparación de comprobantes NIIF.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 67

COMO REALIZAR LOS COMPROBANTES DE MOVIMIENTO NIIF

 Numero: El número del documento es automático y se incrementa en uno cada vez que se realice un
movimiento.

 Fecha del documento: El sistema muestra por defecto el día actual, mes siguiente al último cierre, año
del periodo fiscal. Si requiere puede modificarla.

 Concepto: Haciendo clic sobre el icono de la flecha hacia abajo, seleccione el concepto de movimiento
que se va a hacer al activo.

 Digite o seleccione el código y serie del activo. Tenga en cuenta que:

o Solo se visualizan los activos y series que se hayan ingresado por la opción Registrar Información
Depreciación NIIF.
o Cuando seleccione el concepto de tipo Traslado el sistema muestra en blanco los campos Centro de
Costo y Dependencia y muestra de forma informativa el código y nombre del centro de costo y
dependencia relacionados en la serie.

 Seleccione la cuenta débito y crédito donde se debe registrar el movimiento NIIF. Para esto su sistema
de activos fijos debe trabajar en línea con el sistema CNT-CONTABLE. Estas cuentas deben estar
creadas en contabilidad.

 Digite el valor por el cual se hace el movimiento. En caso de ser entrada/salida y traslado, el campo
valor se llena automáticamente.

TENGA EN CUENTA:
 SALIDA: Al seleccionar el concepto Salida, se habilita el
icono , al dar clic se habilita la siguiente ventana:

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 68

 Por defecto se visualizan las cuentas digitadas o seleccionadas inicialmente junto con el valor. Si lo
requiere, agregue o modifique las cuentas, valor, D/C, tercero, centro de costo y valor base, para
cada activo a relacionar.
Tenga en cuenta que el valor no debe ser mayor al registrado en el momento de iniciar el
diligenciamiento del comprobante.
El sistema genera validación si en el valor de los débitos y créditos se encuentran diferencias.
Si no realiza modificación de cuentas pero da clic en el icono Aceptar, el sistema guarda el
movimiento con la relación de Adicionar.

 TRASLADO: Al seleccionar el concepto Traslado, el sistema permite digitar la misma cuenta tanto
para débito y para crédito si trabaja con CNT-CONTABLE, realizando la confirmación si desea
continuar o no con el proceso.

Para entrada/salida, debe seleccionar el nuevo estado del activo (Almacén, Baja Administrativa, Uso, Baja). Y
la dependencia o el almacén donde lleva el activo.

NOTA: Si en la opción Módulos – Procesos Especiales – Parámetros de la aplicación se encuentra marcada

la opción , si el activo se encuentra en estado Baja Administrativa, el sistema le

solicitará una dependencia, de lo contrario solicitará un almacén.

En caso de ser un traslado debe digitar el centro de costo y la dependencia destino, es decir, a donde traslada
el activo.
 Al digitar o seleccionar en cuenta débito y crédito la misma cuenta y contestar
afirmativamente la pregunta, al digitar o seleccionar el mismo centro de costo (creado en la
serie) el sistema realizará la siguiente validación en el momento de agregar y no permitirá
continuar hasta la confirmación.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 69

  Hasta clic en Agregar.

En la tabla Activos que afectaran el movimiento se ve el detalle de todos y cada uno de los movimientos que
ha tenido el activo.

Guarde el registro:

Estos movimientos los podrá anular y listar en la siguiente forma:

 Para anular:

Digite el número del movimiento a anular.

Haga clic en el icono anular que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Conteste afirmativamente a la pregunta que hace el sistema.

 Para Listar.

Haga clic en el icono listar:

Digite el rango de consecutivos y fechas, es decir desde que consecutivo y fecha y hasta que consecutivo y
fecha desea el listado.
Seleccione si desea enviar el listado a pantalla o impresora.
Haga clic en aceptar.
En el listado, se visualiza cuando un comprobante se encuentra anulado, la fecha y usuario que realizó el
proceso de anulación.
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 70
7.3. INFORMES

En el menú informes se generan los informes relacionados con los movimientos generados en NIIF.

7.3.1. Depreciación NIIF

MENU DE ACCESO: NIIF – informes – Depreciación NIIF

Esta opción permite generar un informe consolidado del proceso depreciación realizada donde podemos ver:
Código y nombre del activo fijo, Número de Serie, Mes o Meses que ya se hayan depreciado, y el valor
correspondiente a la depreciación de cada mes.

Para ver este informe:

Haciendo clic sobre la opción elija si desea ver el informe en pantalla o impresora.
Digite o seleccione el mes hasta el cual requiere ver el informe.
Y los meses que desea ver en el reporte.
Haga clic en el botón Pantalla o Imprimir.

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 71

 8. NOTAS DE CAMBIO

Versión Versión Fecha Observaciones

documento programa
V1 5.4.0 Cambiar Clave:

Esta opción le permite al usuario cambiar su clave de entrada al

módulo CNT – CONTBLE, cada que lo requiera.

a. Ingrese el nombre del usuario.

b. Digite la contraseña que tiene actualmente.
c. Ingrese la nueva contraseña.
d. Confirme la nueva contraseña.
e. Clic en Aceptar.
f. Espere a que salga el mensaje “La contraseña ha sido
cambiada con éxito”.
Opción para inactivar Terceros y centros de costo.
V2 5.7.0 En la creación de la Dependencia (Lugar de uso) el código se
incrementa a once (11) caracteres. (Pág. 15).

Al digitar el número de identificación del tercero el sistema

automáticamente genera el dígito de verificación (Pág. 15).

Se crea la opción de unificar Terceros (Pág. 29).

V3 5.8.0 Opción para incluir el número de placa del activo y la cantidad, en
la creación de la Serie (Pág. 17 y 18).

Permite parametrizar la distribución total o porcentual aplicable a

cada centro de costo, al momento de ejecutar la depreciación.
(Pág. 9, 10, 16, 17).

Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 72

 Creación de una opción que a partir de las series disponibles
permita generar la compra de Activos y a su vez la respectiva
Cuenta por Pagar (Pág. 23, 24, 25).

Informe con el detalle de los activos totalmente depreciados. (Pág.

27).

Opción para inicializar movimiento (Pág. 33).

Versión 5.9.0

Actualización automática de los archivos de las aplicaciones CNT

desde un repositorio centralizado. (Pág. 4, 5).

Opción parametrizable para realizar la depreciación de los activos

que se encuentran en Almacén; además generar un informe con la
depreciación acumulada y del mes, por grupo de activos. (Pág. 17,
20, 28).

En el informe Consolidado por Activos se agrega un campo para

los totales y se reorganizan los datos del reporte. (Pág. 29).

En el informe Activos por Dependencia se agregó la columna

Costo de Adquisición. (Pág. 29).

Permitir el cambio del usuario y clave cuando sea motor SQL, y el

cambio de clave cuando sea motora Access. (Pág. 34, 35).
V4 6.0.0 17/03/2008 Se modifica la parametrización para realizar el proceso de
Repositorio de Datos. (Pág. 4, 5, 6).

Se modifica la ventana de Terceros, para capturar los datos de

Primer y Segundo Nombre, Primer y Segundo Apellido. (Pág. 14,
15).

Opción parametrizable para ubicar en una dependencia un activo

que se encuentra en estado Baja Administrativa (Pág. 20, 23, 31,
32).

Se modifica la ventana de Informe de Activos por dependencia,

discriminando Dependencia de Almacén y el informe aplicando
subtotales por dependencia, total general y agregando dos campos
para firmas. (Pág. 31).

En la ventana de administración de usuarios, se agrega el botón de

Seleccionar para realizar búsquedas (Pág. 36).
V5 6.1.0 15/07/2008 En los procesos Depreciación, Comprobante de movimientos y
compra con interface a Cnt – Contable activa, validación que si la
Cuenta, Tercero o Centro de Costo no se encuentran creados no
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 73
 permita continuar con el proceso. (Pág. 22, 24, 26, 27).

Mensaje restrictivo que no permite asignar en más de una compra

el mismo número de factura para el mismo proveedor cuando la
interface con Cnt – CxP se encuentra activa. (Pág. 26).

Opción para generar la copia de seguridad de la Base de Datos

con motor SQL directamente desde la aplicación. (Pág. 41).
V6 6.2.0 17/11/2008 Opción para realizar una Orden de Compra de Activos, poder
relacionarla a una Serie y Compra de Activos. (Pág. 19, 25, 26, 27).
V7 6.3.0 17/11/2008 Se agrega un campo en la creación del tercero. (Pág. 14).
V8 6.4.0 16/03/2009 Al crear una relación de Dependencia con Centro de Costo,
mensaje informativo indicando los centros de costo relacionados a
la dependencia seleccionada. (Pág. 16, 17).

En el proceso de realizar los Ajustes y depreciaciones del mes con

la interface a Contabilidad activa, el sistema genera un mensaje
restrictivo si hay grupos de artículos sin cuentas contables
parametrizadas. (Pág. 23).

En la impresión de los documentos anulados se incluye la etiqueta

Anulado, la fecha y usuario que realiza el proceso de anulación.
(Pág. 24, 26, 29).

En el informe Activos por Dependencia se agrega la información de

la Placa Interna relacionada a la serie del activo. (Pág. 33).
V9 6.5.0 15/07/2009 En la ventana Grupo de Activos, la información de los Centros de
Costo se visualiza en orden alfabético por nombre. (Pág. 11).
V10 6.6.0 16/11/2009 En la creación de un activo se agrega opción para ingresar las
características detalladas a un activo (Pág. 17).

En personalización de la empresa se agrega opción parametrizable

que permite manejar las compras de mercancía incluyendo el IVA
como descontable del valor de compra (Pág. 28, 35).

Al realizar una Compra de Activos permita ingresar un número de

factura alfanumérico. (Pág. 28).
V11 6.7.0 15/03/2010 Opción para incluir la marca y modelo del activo en la creación de
una serie. (Pág. 18, 19, 32).

En la generación de la compra de activos, la Obligación

presupuestal tenga en cuenta el valor de Reteiva (cuando aplique).
(Pág. 27).

Creación de un informe Detallado de Activos que incluya la vida

útil, meses depreciados y meses por depreciar. (Pág. 32, 33).
V12 6.8.0 15/07/2010 Al generar una Orden de Compra con interface activa a
Presupuesto se genere un Registro Presupuestal. (Pág. 16, 24,
Manual de Activos Fijos— V23 — V8.0.0 74
 28).

Realizar una compra de activos dependiente de un comprobante de

movimiento de tipo mejora. (Pág. 25, 26, 27, 29).

Opción para generar la compra de activos sin decimales. (Pág. 26,

27, 28, 29)
V13 6.9.0 15/11/2010 Se actualizan imágenes de las opciones y ventanas.
V14 7.1.0 15/07/2011 Opción para generar el comprobante de movimiento de tipo
Traslado, con la misma cuenta Débito y Crédito. (Pág. 22, 23, 24).

Opción para realizar el comprobante de movimiento de tipo Salida

con más de dos cuentas contables. (Pág. 23, 24).

En el campo Número de factura de la Compra de Activos se amplía

la longitud a 20 caracteres.
(Pág. 29).

Opción parametrizable para aproximar a la centena más cercana el

valor de los impuestos y descuentos causados en la compra de
activos. (Pág. 29).
V15 7.2.0 15/11/2011 Opción de relacionar un tercero diferente para la mejora. (Pág. 28,
32).

Opción para relacionar una compra con un anticipo generado

desde Cuentas por Pagar. (Pág. 30, 31).

En el informe Activos por dependencia/almacén se incluye el valor

en libros. (Pág. 36).

Opción para inactivar usuarios de la aplicación. (Pág. 42).

Opción de visualizar la fecha y versión del ejecutable en que se

generaron los movimientos. (Pág. 45).

V16 7.3.0 15/03/2012 Opción para marcar cada imputación contable de acuerdo con el
tipo de IVA: deducible o no deducible. (Pág. 33)
V16 7.3.0 06/07/2012 Se documentan las opciones fórmula para el cálculo del valor en
libros en la serie, cambio de versión, vincular tablas Access,
reconstruir series, verificar tabla mes, revisar valores en libros.
V17 7.4.0 17/09/2012 En la creación del centro de costo, se amplia la longitud a sesenta
(60) caracteres. (Pág. 11).

En el proceso Ajustes y Depreciaciones, opción para realizar la

interface contable de manera detallada o resumida. (Pág. 21, 22).
V18 7.5.0 15/04/2013 En la ventana Terceros, solo se visualizan las actividades
económicas activas. (Pág. 13).

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 En la opción Parámetros de la aplicación, se crea restricción en el
acceso a usuarios diferentes al Administrador. (Pág. 40).
V19 7.6.0 15/10/2013 En la compra de activos, opción para aplicar impuesto CREE por
actividad económica en cuenta por pagar de acuerdo con Decreto
862 de 2013. (Pág. 30).
V20 7.7.0 17/03/2014 Permitir asignar permisos a los usuarios del sistema en la
parametrización de interfaces. (Pág. 40).
V21 7.8.0 04/11/2014 Opciones para realizar parametrización y movimientos NIIF. (Pág.
41,42, 51-66).
V22 7.9.0 15/04/2015 Opción para realizar la salida NIIF de un activo discriminando
diferentes cuentas contables. (Pág. 65, 66).
V23 8.0.0 15/10/2015 Modificación mensaje de validación al generar el traslado de
movimientos al mismo centro de costo. (Pág. 26-69).

En la compra de activos, al relacionar un impuesto

parametrizado como retención en la fuente permite modificar
el valor base. (Pág. 33)

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