1.

-DIRECCIÓN

La dirección de una empresa es una labor continua en el

tiempo, que consiste en gestionar los recursos
productivos de la organización para alcanzar las metas
fijadas con la mayor eficiencia posible.
Las labores de dirección puede realizarlas una sola persona o varias,
dependiendo del tamaño de la empresa. Cuando las empresas son
grandes el departamento directivo se complica más y aparecen distintos
niveles:

 Alta dirección: es la típica de las empresas grandes donde

tenemos presidentes y directores generales, junto a un equipo de
personas que colaboran con ellos y les asesoran. Son los máximos
responsables de que se cumplan los objetivos.
 Dirección intermedia: en este nivel están los directivos de fábrica,
mandos intermedios y jefes de departamento. Sus funciones son
organizativas.
 Dirección operativa: son los directivos encargados de supervisar el
proceso productivo y asignar tareas. Dentro de la compañía son los
jefes de sección o equipo.
De todos modos cada empresa va a tener su propio método de
dirección, por lo que dos empresas aparentemente similares pueden
funcionar de manera completamente distinta. Evidentemente esto
dependerá de sus gerentes, pero también de otros aspectos como
la cultura de la empresa.
Después de conocer qué es la dirección de una empresa, veremos
cuáles son sus funciones.
Funciones de la dirección de una empresa
El trabajo de un directivo tiene que estar bien definido y aquí te
explicamos sus distintas funciones.

1. Organización
En el contexto empresarial, organizar es agrupar las tareas necesarias
que llevarán a conseguir los objetivos de la empresa. La organización
no solo trata de tareas sino también de personas, por tanto definirá
el organigrama de la empresa y las relaciones entre cada una de esas
partes.
2. Planificación
Planificar es decidir lo que se va a hacer, esto es, tomar las
correspondientes decisiones para establecer los objetivos de la
organización. Dentro de la planificación se encuentra la definición de
los métodos y estrategias para alcanzar los objetivos.
3. Asignación y coordinación de recursos
La dirección de la empresa es responsable de distribuir y utilizar
correctamente los recursos de los que dispone, tanto en el presente
como pensndo en el futuro. Los recursos presentes en las empresas
son equipos, máquinas, personas, dinero, infraestructuras, etc.
4. Control
En los puntos anteriores ha quedado claro que la dirección ha
marcado unas pautas, por tanto también debe controlar que se
estén cumpliendo.
5. Promover las buenas relaciones entre todos los empleados de la
empresa
El gerente de la empresa o cualquier mando intermedio deben evitar
los roces que puedan surgir en la convivencia diaria y mediar en el
caso de que dichos roces hayan aparecido, intentando suavizar la
situación y favoreciendo el buen ambiente en el trabajo.
Como acabamos de ver, las funciones de la dirección son muchas y es
fácil perderse en ellas si no se estructuran de manera adecuada. Por
ello hay que tener delante una hoja de ruta donde estén reflejadas
todas las acciones planificadas y la manera de ponerlas en práctica.
Las competencias clave en gestión y dirección de empresas

¿Cómo debe actuar la dirección de la empresa? ¿Qué cualidades

debe tener cualquier profesional que se encuentre en un puesto
directivo? Te presentamos a continuación todo aquello que deben
cumplir los equipos directivos para llevar una gestión exitosa de sus
equipos y de la empresa.
1. Liderazgo
Es complicado hablar de liderazgo porque muchas veces se confunde
con gestión. La gestión es el tipo de trabajo asociado tradicionalmente a
los jefes, esto es, la asignación de tareas y todo aquello que sea
caminar hacia los objetivos de crecimiento de la empresa.

Es obvio que los directivos tienen que gestionar, pero sobre todo tienen
que saber ser líderes. El liderazgo va unido a la idea de cambio, a esa
capacidad que tienen algunas personas de despertar admiración en los
que tienen alrededor. Un líder es honesto, generoso, humilde, se
preocupa por su equipo y muestra coraje ante la adversidad.
De ahí viene la conocida frase de que necesitamos menos jefes y más
líderes.

2. Comunicación
Se suele entender la buena comunicación como el arte de explicarte
bien. En un directivo es importante la capacidad comunicativa porque
cuando habla tiene que hacerse entender, de tal forma que quien le
escucha entienda con precisión y sin lugar a dudas lo que quiere
transmitir.
Pero a veces se deja de lado la escucha. Un buen directivo debe
escuchar y tener en cuenta lo que su equipo le dice.

3. Motivación
Un buen directivo tiene que saber motivar a su equipo. La motivación se
muestra con las siguientes acciones:

 Invertir en él mismo y en el desarrollo del equipo.

 Dar ejemplo.
 Escuchar a los demás miembros del equipo.
 Ofrecer reconocimiento y críticas constructivas.
 Favorecer un ambiente laboral agradable.
 Establecer retos que incentiven y a su vez sean alcanzables.
 Demostrar aprecio a los miembros del equipo.
2.-COMUNICACIÓN
La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación
organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa;
una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y
coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo
de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro,

simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje
debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no
debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos

tipos: comunicación externa y comunicación interna:

Comunicación externa
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la
empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en
general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la
existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales
beneficios o características, informar sobre las actividades en que
participa la empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la

televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-
mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de
presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.
Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones
públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades,
seminarios, labores sociales, etc., se busca crear y mantener una
buena imagen o reputación de la empresa.

Comunicación interna
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la
empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como
objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades,
organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como

murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares,
memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones,
charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación

formal y comunicación informal:

Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un

integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un
integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un
mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la
empresa.
Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre
los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de
éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en
comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente,
y comunicación horizontal.

Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se

origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.),
y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un
operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones,
enseñanzas, correcciones, etc.
Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje
surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.),
y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe,
etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos,
etc.
Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un
mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la
coordinación de actividades.
3.-CONTROL
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación,
el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en
relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar
continuamente

Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de

los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando
además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de
la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

Requisitos para un buen Control:

Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y

características.
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente
que es lo que se pretende con el.
Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de
adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo
más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo
para que generen los efectos esperados.
Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las
desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se
aplican selectivamente en puntos críticos.
Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los
miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
[post_ad2]
Tipos de Control (Terry 1999: Libro “Principio de la Administración”):
Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience.
Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por
Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo
esta ingresando.
Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea
llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un
producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del
sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.
Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos
que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo
anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se
hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.
[post_ad3]
Proceso de Control:
Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los
objetivos establecidos durante la planificación.

Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que

mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.

Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los

estándares.

Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los

márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una
desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios
para conseguir resultados.
¿Cuáles son las Áreas de Control en la Empresas?
1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será
donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el
área es donde se prestan los servicios.
Control de Producción
Control de Calidad
Control de Costos
Control de tiempos de Producción
Control de Inventarios
Control de Operaciones Productivas
Control de mantenimiento y conservación
Control de desperdicios
2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los
productos y/o servicios.
Control de Ventas
Control de Publicidad
Control de Costos
3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos
financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc.
Control de Presupuesto
Control de Costos
4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal.
Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas.
Control de Salarios
Control de Vacaciones
¿Qué métodos utilizo para un adecuado Control?
Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control
a partir del momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control
dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los métodos
mas utilizados son:
Método de Excelencia Empresarial
Método de Auditoria Administrativa
Método de Análisis Factorial
4.-NORMAS DE PRODUCCIÓN
Ya que se cumplió con el primer paso y objetivo de elaborar, imprimir y entregar a
todos nuestros colaboradores, el reglamento general de la empresa, el siguiente
paso será, elaborar un reglamento para el área de producción; esta área, como
todas las demás, necesita para poder tener armonía entre los colaboradores y
evitar posibles disturbios, su propio reglamento, por lo que en Groppe Imprenta,
queremos darles un ejemplo sugerido, de lo que puede llevar un reglamento del
área producción:

El gerente de esta área deberá hacer un inventario a diario para cubrir el stock
mínimo necesario.
El área de compras tiene la obligación de revisar que el día que se estipulo la
llegada de los productos sea la correcta y que no haya faltantes.
El encargado de compras tiene prohibido pedir mas de lo estipulado, pa0257-
reglamento produccionra que no haya sobrantes en nuestro almacén.
El encargado de almacén deberá estar pendiente de dar salida con prioridad a los
insumos con caducidad próxima.
Ningún colaborador podrá ingerir alimentos dentro de su área de trabajo ni en horas
de trabajo, solo en las áreas asignadas para colaboradores y en hora de comida.
Cada vez que se entre al almacén se necesitará usar una bata especial así como
una limpieza total.
Está prohibido que el colaborador hable acerca de nuestro plan de trabajo con
proveedores y clientes.
Todo el personal que desempeñe sus labores dentro de la cocina deberá usar los
utensilios necesarios para evitar contacto con bacterias y contaminación.
Queda estrictamente prohibido la entrada al área de producción a toda persona
ajena a esta.
Queda prohibido recibir llamadas a excepción de alguna emergencia.
Si algún colaborador falta por tres días consecutivos sin previo aviso al gerente,
causara despido.
Nota: De no cumplir con alguna o varias de estas reglas, causará despido sin
excepción de persona.
Bien, ahora ya esta una idea de lo que debe llevar un reglamento de producción,
pero, es importante mencionarte que, las reglas pueden variar, aumentar o
disminuir, dependiendo del giro de tu empresa, pero bien, lo que si, no varia es la
sugerencia que te damos:

0259-reglamento produccionAl igual que el reglamento general te sugerimos

imprimirlo en doble carta (tablón 28x43), y tenerlo en la recepción de tu empresa a
la vista de todos, en este de producción te sugerimos imprimirlo igual y tenerlo
enmarcado en la entrada a este departamento, ademas de entregarlo a todos los
colaboradores de esta área.

Recuerda que un reglamento siempre tendrá como resultado, una mejor armonía y
entendimiento entre todos tus colaboradores, y es de suma importancia que no
olvides, que al momento de mandar a imprimirlo, no deberás preocuparte por la
inversión, ya que en Groppe Imprenta, puedes imprimir bajos volúmenes, a bajos
costos y hasta en 24 horas a partir de la autorización de tu archivo.
5.-APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Introducción
Este documento es un resumen que explica cómo está formado el proceso
administrativo y tomando dos fases importantes la fase mecánica o estructural y la
fase dinámica u operacional las cuales están formadas por la Planeación,
Organización, Dirección y Control que son procesos muy importantes dentro de una
empresa ya que estos les permite enfocar con exactitud los puntos a seguir para el
manejo de una empresa. Debemos tomar en cuenta que existen muy pocas
empresas que llevan con exactitud este proceso pero les resulta muy útil para poder
llevar el control y tener éxito en el futuro.

Proceso administrativo
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la
función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos.

El proceso administrativo se divide por la fase mecánica o estructural las cuales son
las siguientes:

Planeación
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de ¿qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo
y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de
prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeación

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
La planeación está conformada por:

Misión
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una
empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o
sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a
hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la
historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,
los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas.

Visión
Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una
organización. Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en
la mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se
quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización.

Propósito
Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión y no indican una limitante
de duración en el futuro.

Objetivo
Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los
recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una
organización, o a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías
programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el
objetivo debe responder a la pregunta “qué” y “para qué”. En programación es el
conjunto de resultados cualitativos que el programa se propone alcanzar a través
de determinadas acciones.

Estrategia
Se designa con el nombre de estadística a aquella ciencia que ostenta en sus
bases una fuerte presencia y acción de las matemáticas y que principalmente se
ocupa de la recolección, análisis e interpretación de datos que buscan explicar las
condiciones en aquellos fenómenos de tipo aleatorio.

Políticas
Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de
negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y
proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños
individuales.

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que
habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus etapas y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos
Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose
básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del
capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos
para lograr los objetivos.

Organización
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar
las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la
participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado
por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades
componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se
alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la
calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno
de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia
relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización

Subdividir el trabajo en unidades operativas
Agrupar las obligaciones operativas en puestos
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
La organización está conformada por:

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función
con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la
especialización y perfeccionamiento en el trabajo
6.-VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el
entendimiento de lo que es la administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede
usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al
usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera
de utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El
patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven
como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
Como ya se mencionó, el proceso planeación es el que transforma la misión y su
estrategia en metas, tácticas, actividades: su secuencia y responsables,
especificaciones, normas y recursos a utilizar, mediante los cuales se llevará a cabo
la misión y su estrategia. Para el proceso de planeación, es necesario determinar
primero su objetivo, después las estrategias a seguir, los planes, los recursos que
se necesitan, las operaciones a efectuar y por último realizar las acciones
necesarias para promover los planes y que éstos sean aceptados por los miembros
de la organización. De acuerdo a esto, el proceso de planeación sería el siguiente: