Código: GDI-GPD-F029
Versión: 6
EVIDENCIA DE REUNIÓN Vigencia: 21 de agosto de 2024
Caso HOLA: 70103
Solicitudes varias de apoyo para el equipo por parte de Kluster-Latam.
Objeto de la reunión:
11 de marzo de 2025. Presencial: XX
Fecha: Hora de inicio: 2:30 P.M. Virtual
Modalidad: Telefónica
Lugar: INSTALACIONES DE KLUSTER-LATAM. Hora de finalización: 5:00 P.M. Mixta
Dependencia: INVERSIÓN LOCAL Nombre del Responsable:
TIPO DE
TIPO DE DOCUMENTO
CARGO
VINCULACIÓN
PROFESIONAL
PROVISIONAL
CONTRATISTA
LIBRE NOMB.
NÚMERO DE
TECNÓLOGO
DIRECTIVO
AUXILIAR
CARRERA
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRE CORREO ELECTRÓNICO -
TÉCNICO/
ASESOR
DOCUMENTO DE ENTIDAD Y DEPENDENCIA FIRMA
(Jurídico o legal) IDENTITARIO TELÉFONO DE CONTACTO
IDENTIFICACIÓN
CC 79659008 WALTER SABOGAL Coordinador 3208572534
administrativo Kluster x
CC 1010174379 ANDRÉS CÁRDENAS Publicista Kluster 3183788385
x
CC 53039533 SARA JUDITH CARPETA Asistente administrativa 3154337765
Kluster x
MAURICIO MUÑOZ KLUSTER - LATAM 3123671616
x
CONSENTIMIENTO: Quien registra sus datos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias aplicables, declara que conoce y acepta la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la Secretaría Distrital de Gobierno, y que la información proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Reconoce y acepta que cualquier
consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante la Secretaría Distrital de Gobierno – Oficina de Atención al Ciudadano, como responsable del tratamiento; cuya página web es [Link] y su teléfono de atención es 3387000. Manifiesta que con los datos proporcionados tiene el
derecho de conocer, actualizar y rectificar los datos personales, a solicitar prueba de este consentimiento, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a los datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de los datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados
y a acceder de forma gratuita a los mismos. De igual manera entiende que los datos aquí consignados serán usados para temas estadísticos, de caracterización poblacional y en determinados casos para el acceso a la oferta institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno.
* Ver SAC-M002 Manual de Atención Diferencial y Preferencial para personas con discapacidad, disponible en [Link]
DESARROLLO Y CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN:
Orden del día:
1. Saludos y Generalidades.
2. Solicitudes varias de apoyo para el equipo por parte de Kluster-Latam.
3. Respuesta, soluciones y compromisos por parte del equipo ante Kluster-Latam.
4. Evidencia Fotográfica.
5. Compromisos y varios.
1. Saludos y Generalidades.
Siendo las 2:15 p.m. del día 11 de marzo de 2025 en las instalaciones de Kluster-Latam, con la asistencia de Walter Sabogal, (Coordinador y líder del equipo), Sara Judith Carpeta Orjuela, (Auxiliar administrativa), Andrés Cárdenas (Publicista) y el ingeniero Mauricio
Muñoz de Kluster-Latam se da por iniciada la reunión siendo la 2:30 p.m.
2. Solicitudes varias de apoyo para el equipo por parte de Kluster-Latam.
El profesional Walter pide la palabra y expone varios requerimientos de apoyo que se necesitan urgente y se han evidenciado a lo largo del trabajo en equipo para sacar adelante la ejecución del proyecto 345-2024, las cuales son las siguientes:
1. Se hace una breve socialización de lo que se ha trabajado hasta el momento en cada uno de los componentes tales como: La organización de cada una de las carpetas en drive, la recepción y selección de las hojas de vida verificando cada uno de los perfiles, se presenta
a la auxiliar administrativa Sara Carpeta como miembro nuevo del equipo, las piezas publicitarias realizadas y aprobadas hasta el momento y demás.
2. Se habla acerca de un punto crítico que son los correos con los dominios de Kluster, porque no llegan a la Junta Administradora Local de Mártires, y tampoco se devuelven y se han hecho varias pruebas y los correos no salen a sus respectivos destinatarios, así como
tampoco han llegado algunos que se están esperando con urgencia. Se solicita apoyo del ingeniero de sistemas para arreglar esto lo antes posible. Así mismo, se solicita cambio de clave del correo actual que estamos manejando, debido a que no queremos que algún
profesional que haya estado vinculado en el pasado al contrato, siga teniendo acceso a este.
3. Se solicita agilizar el proceso de los contratos del equipo porque ya se han realizado varias actividades por algunos miembros del equipo desde el mes de febrero y aun no se ha evidenciado el contrato de cada uno con sus respectivos soportes, ni la firma de estos.
4. Se solicitan camisetas (6) para las líderes de las víctimas del conflicto armado de la localidad 14.
5. Se solicitan chaquetas institucionales para los cuatro miembros del equipo acordando las tallas 3 (L) y una (M), para identificarnos y asistir a los futuros eventos. Se requiere capacitación por parte de Kluster para la realización de informes generales, ejecutivos y de
cuentas de cobro.
6. Se recuerda e informa que Kluster tiene a cargo una parte de las cotizaciones futuras de los elementos que se necesitarán y que requiere el anexo técnico del contrato.
7. Se informa que acerca de la plataforma digital Moodle, debe realizarse por medio de un ingeniero de sistemas que nos colabore con esto para el tema de la universidad que se quiere impactar.
8. Se pregunta qué tanta autonomía tenemos acerca de los profesionales que se piensan contratar, debido a que no queremos personas que no vengan dispuestas a trabajar y sacar adelante este proyecto, por el contrario, quisiéramos comunicación ágil, respuestas
inmediatas y excelente actitud.
9. Se requiere capacitación por parte de Kluster para la realización de informes generales, ejecutivos y de cuentas de cobro.
10. Se recuerda e informa que Kluster tiene a cargo una parte de las cotizaciones futuras de los elementos que se necesitarán y que requiere el anexo técnico del contrato.
11. Se informa que acerca de la plataforma digital Moodle, debe realizarse por medio de un ingeniero de sistemas que nos colabore con esto para el tema de la universidad que se quiere impactar.
12. Se pregunta qué tanta autonomía tenemos acerca de los profesionales que se piensan contratar, debido a que no queremos personas que no vengan dispuestas a trabajar y sacar adelante este proyecto, por el contrario, quisiéramos comunicación ágil, respuestas
inmediatas y excelente actitud.
13. Se solicitan elementos de papelería tales como: Bolígrafos, agendas, utilería, etc.
14. Se habla acerca de la futura presentación pública y se solicita estación de café para los asistentes. También de los eventos futuros de uno de los componentes que requieren alquiler de carpas, sillas, mesas, refrigerios y alguna dotación. Así mismo se informa que los
documentos que se necesitan para el pago del alquiler del salón de Eduardo Santos son el Rut, Cuenta de cobro, Certificado actualizado del IDPAC, certificado bancario y copia de cedula del representante legal o presidente.
3. Respuesta, soluciones y compromisos por parte del equipo ante Kluster.
El ingeniero Mauricio agradece la intervención de Walter y procede a responder y solucionar cada una de las inquietudes.
1. Se llama inmediatamente al ingeniero de sistemas Mauricio para que haga las pruebas pertinentes y proceda a solucionar lo más pronto posible el tema de los correos, así como el cambio de la clave del correo 345_martires_2098@[Link].
2. En el tema de los contratos la doctora informa que por parte de ellos a más tardar el día jueves 13 de marzo de 2025 quedará organizado este tema junto con su equipo de trabajo.
3. El ingeniero Mauricio informa que respecto a los perfiles de los profesionales que hacen falta por contratar, ellos se encargaran de buscar los profesionales más idóneos y que cumplan con todos los requisitos solicitados. (Hugo envía por whatsapp los perfiles
requeridos faltantes).
4. Respecto a las camisetas para las líderes de las víctimas del conflicto armado, se procede inmediatamente a mandarlas hacer para tenerlas listas para la próxima semana. (se muestran unos modelos ya hechos de color rosa).
5. En cuanto a las chaquetas de los profesionales del equipo también se muestran unos modelos y se mandan hacer acordando las tallas 3 (L) y una (M) para la auxiliar administrativa Sara.
6. El ingeniero Mauricio solicita a Hugo cuales son los entregables del proyecto para tener la lista y entrar a cotizar y tenerlos listos lo antes posible.
7. El ingeniero Mauricio sugiere que se cambie la fecha de la presentación pública en el barrio Eduardo Santos para el próximo viernes 14 de marzo de 2025, a las 4:00 p.m. y se comprometen a revisar cuanto antes lo de la estación de café para los miembros de la
comunidad.
8. El ingeniero Mauricio solicita el plan de compras para tenerlo presente, inmediatamente Hugo procede a enviarlo a su correo electrónico.
9. Se informa que se hablará con Mónica Ramírez para que nos colabore con una capacitación acerca de la presentación de informes, sin embargo, no se acordó una fecha exacta, Sara se compromete a recordarle a Mónica el día que se pueda lograr la capacitación.
10. El ingeniero Mauricio se compromete a colaborarnos con un contacto del IDPAC para que pueda apoyarnos en el tema de la ejecución del contrato cuando se necesite.
11. Se informa por parte del ingeniero que, si se puede tener autonomía en cuanto a reportar a los profesionales que no cumplan con sus obligaciones, sin embargo, no se podrán tomar decisiones ni políticas, ni económicas debido a que nos somos autoridad para estos
temas.
Respecto a la plataforma digital, educativa y pedagógica que se necesita, se procede a informar al ingeniero de sistemas para que comience a gestionar lo más pronto posible este tema.
4. Evidencia Fotográfica.
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN:
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA
1. Averiguar con la JAC de Eduardo Santos si se puede realizar el evento el nuevo día acordado en el salón comunal del barrio. Sara Carpeta 11/03/2025
2. Realizar la pieza comunicativa con los cambios pertinentes para la próxima presentación pública. Andrés Cárdenas 11/03/2025
3. Enviar la información al ingeniero Mauricio acerca del plan de compras, los entregables del proyecto y los perfiles de las hojas de vida. Walter Sabogal 11/03/2025
4. Hacer el acta de la reunión con todos los puntos tratados y futuros compromisos por parte de cada miembro del equipo. Sara Carpeta 12/03/2025
NOTA 1: En caso de ser una reunión virtual se puede anexar el reporte de asistencia generado por las plataformas de reuniones o plataformas que generen formularios.
NOTA 2: Agregue o elimine las filas que sean necesarias para registrar los asistentes y los compromisos de la reunión.
