Curso de Productividad

Dictado por Carlos Cumana y Conextados.

1. Clasifica prioridades:
Aprender a establecer prioridades y respetarlas es una de las
características básicas y casi una obligación del modelo de
productividad que manejamos actualmente.

2. Es planificadora:
Muy ligado a las prioridades, está la planificación. Las primeras no son
posible sin la segunda. Es por eso, que una planificación correcta resulta
más productiva que pretender resolver todo al mismo tiempo. Ya que, si
todo es prioritario, nada lo es en realidad.

3. Requiere disciplina:
La disciplina es una característica que se relaciona con el orden.
Establecer prioridades y planificar los flujos de trabajo permite que las
personas se enfoquen mejor en las tareas que tienen por delante, en vez
de estar dispersos pensando en cinco cosas a la vez.

4. Es crítica:
Para establecer prioridades, hay que ejercer un juicio crítico. Además,
ser crítico nos permite saber si los trabajos se están realizando de
acuerdo con lo planificado o no.

En la práctica, todas estas características deben trabajar de la mano para

generar ese ambiente productivo que deseamos. Sin embargo, entra un detalle
bastante importante a la mesa y es la denominada PROCRASTINACIÓN. En el
ámbito artístico, hay una frase que puede usarse quizás cómo mantra que dice:
“La procrastinación mata la Pasión”

Cuando se habla de procrastinar, se refiere a la postergación o el diferimiento

de un asunto importante, sustituyéndolo, en cambio, por otros de menor
relevancia, más fáciles de enfrentar o más agradables. No debemos verlo como
una forma de pereza u holgazanería directamente, sino de una dificultad para
enfrentar los requisitos emocionales que una tarea compleja demanda. En
pocas palabras, cuando estamos frente a una actividad que consideramos
compleja, aburrida, muy demandante o que no es agradable para nosotros,
buscamos motivos para postergar la realización. Algo bastante singular, es que
a veces procrastinamos actividades que pueden considerarse sencillas.
Ejemplo: Yo prefiero armar presentaciones o redactar, antes que
fregar los platos.
Y es una característica que puede cambiar de persona a persona. Cada uno de
nosotros determina cual es esa actividad que activa la procrastinación.
La forma de engañarnos a nosotros mismos es decir que no estamos
procrastinando porque estamos haciendo “algo importante”.
Sin embargo, la procrastinación puede darse de formas muy diversas, por
ejemplo:
• Disponer eternamente de “preparativos” para enfrentar lo que hay que
hacer.
• Atender tareas menores y poco importantes.
• Enfrascarse en múltiples distracciones mientras se “empieza” el
trabajo relevante.

Algunas de las claves para vencer la procrastinación.

1. Suprimir las tentaciones.

Identifica todos aquellos elementos que en un momento determinado
puedan suponer una tentación y aléjalos o ponlos fuera de tu vista.
Recuerda que, en el tema de aprovechar el tiempo, el que evita la
tentación evita el peligro.

2. Divide la tarea en pequeñas subtareas que sean manejables.

Márcate pequeños hitos que respondan a preguntas del tipo: ¿Qué es lo
primero que tengo que hacer para abordar este tema? ¿Y, después? ¿Y,
después? Poco a poco, y de forma cómoda, te irás acercando
al objetivo final.

3. Rompe la barrera del primer minuto.

Lo realmente complicado es ganarle a la procrastinación en ese minuto
antes de iniciar. Si logras vencerlo tendrás la mitad de trabajo hecho, Y,
a partir de los 5 primeros minutos, será tu cerebro el que te ayude. Ya
que creará la ansiedad necesaria para terminar la tarea
que has comenzado.

4. Evita los argumentos auto absolutorios o auto permisivos.

Si decimos “no pasa nada por un día que me retrase, tengo tiempo”; “miro
Facebook, pero solo cinco minutos”; “ya empezaré mañana, que es lunes”,
estaremos dando de comer a la procrastinación. Deja de lado cualquier tipo de
excusas. Y, hazlo ya.
 5. Recompénsate por haber hecho la tarea.
Asociar una tarea que nos resulta aburrida o tediosa con algo agradable como
una recompensa, eleva la motivación. Ponte premios. Y comprobarás cómo
funciona a modo de motivación.

6. Cuando tomes una decisión, comunícala.

El compromiso es más difícil de incumplir si hay una resolución pública. Haz
saber a las personas implicadas que has decidido actuar de un determinado
modo. O establecer unos plazos de tiempo. Una vez comunicada, harás todo lo
posible por cumplir tu palabra.

Con estas 6 claves podremos manejar o controlar la procrastinación que en

pequeña o gran medida podamos tener. Cómo siempre menciono, no son
fórmulas exactas y precisas que les cambiarán la vida. Pero si son
herramientas que pueden funcionar y podemos adaptar.

Thomas Huxley menciona que debemos:

"Intentar aprender algo sobre todo y todo sobre algo”

El día de hoy pondremos en práctica esto, y aprenderemos un poco sobre esos

elementos, actitudes o aptitudes que pueden volverse “Ladrones del tiempo”
En nuestro día a día muchas de las acciones que realizamos son de manera
inconsciente.
Cuando estamos aburridos nuestro cerebro no nos pregunta:
“¿Quieres entrar a Instagram y ver fotos y videos?”
NO!
Solo ordena a nuestros músculos tomar el teléfono, a nuestros dedos introducir
la contraseña y buscar X aplicación.
¿Les ha pasado que toman su teléfono “Para ver la hora”, lo desbloquean
hacen alguna otra acción y luego no recuerdan la hora?
Creo que al menos una vez nos ha sucedido, o qué estamos revisando el
correo para cosas importantes, y por casualidad llega una notificación de X
aplicación y vamos directo a abrirla. Perdemos tiempo en el que podríamos
estar haciendo otras actividades pendientes y si bien es cierto que son “Son
solo 5min” ya vimos un poco de lo que suman esos 5min a largo plazo.
Un cierto número de estudios de las universidades más importantes en
estudios cognitivos y de hábitos humanos, han llegado a conclusiones similares
en las que posicionan a las personas “EXITOSAS” cómo individuos que han
trabajado en mejorar su consciencia sobre el acto. Es decir, concentrarse en
las acciones de su día a día para realizar solamente lo que tenga un propósito
o contribuya a un propósito mayor.
Se podría pensar que es un poco Utópico, sin embargo, mucho de lo que nos
acerca a ser mejores está en pequeñas acciones distintas que traen
grandes resultados. Hoy nos enfocaremos en identificar algunos ladrones de
nuestro tiempo ya sea de manera consciente o inconsciente y algunos tips para
trabajar en ello.
Algunos de los más habituales son:
1. La Multitarea.
Hacer malabarismos realizando dos o más tareas o actividades al mismo
tiempo es aún menos productivo.
Está comprobado que el cerebro humano no puede concentrarse de manera
efectiva en más de un elemento a la vez.
Por lo tanto, cuando alguien ejecuta múltiples tareas, está perdiendo su
capacidad de concentración y eficiencia en esas distintas tareas.

2. La falta de organización personal.

Cuando las tareas están organizadas y las prioridades establecidas, notas
como tu día es mucho más productivo.
A veces, es necesario liberar la mente de las tareas pendientes para centrarte
en lo que estás haciendo en el momento.

3. No saber decir que NO.

Aceptar tareas o responsabilidades que no te corresponden o que no te
permiten avanzar hacia tus metas te hará perder mucho tiempo.
Un “no” a tiempo te puede evitar muchos dolores de cabeza por no tener las
horas o la disposición para culminar el trabajo que tienes pendiente.

4. La incapacidad para delegar.

Querer hacerlo todo sin ayuda es otro de los ladrones de tiempo que favorecen
el estrés y la ansiedad.
Al efectuar todas las actividades personalmente puedes creer que tienes el
control, pero realmente, es todo lo contrario.
No saber delegar hace que no tengas tiempo para la planificación a largo plazo
y estés atascado o atascada en las operaciones diarias.

5. Las interrupciones descontroladas.

Además del tiempo robado por la propia interrupción, se necesita una media de
15 minutos para recuperar la concentración perdida.
Elimina las interrupciones comunicándole a tus compañeros y jefes la forma de
organización que llevas a cabo para mejorar tu productividad.

6. El correo electrónico, las redes sociales y la mensajería.

Estos son uno de los grandes ladrones de tiempo que existen hoy en día, a
causa de los dispositivos móviles.
Olvídate de WhatsApp, Facebook, Instagram, el chat de Gmail, los emails, etc.
Con las redes sociales todos caemos, es algo muy normal. Cómo les
mencioné, están diseñadas para atraer nuestra atención. Una estrategia que yo
aplico es utilizar el modo enfoque que trae mi teléfono que no permite que las
notificaciones de las redes sociales suenen, lo que hace que mi atención no
vaya directamente a esa actividad.

7. Las reuniones innecesarias.

Aún existen empresas que realizan reuniones frecuentes para tener la
sensación de que todo está controlado, y nada más lejos de la realidad.

8. La falta de concentración.
A veces, factores como un largo día de trabajo, el estrés o la fatiga pueden
consumir tu energía y hacer que te sea muy difícil mantener la concentración.
Esto significa que sacarás mucho menos rendimiento de tu tiempo.

9. Una deficiente comunicación interna en la empresa.

La comunicación interna en la empresa es esencial para el funcionamiento
óptimo de toda la organización.
Trabajar con herramientas que faciliten la comunicación y el desarrollo de las
tareas permitirá aumentar tu productividad.

10. Los viajes y desplazamientos.

De casa al trabajo, del trabajo a casa y en múltiples viajes a lo largo del día, el
transporte no solo tiende a ser el mayor ladrón de tiempo, sino que también es
una verdadera fuente de aburrimiento y puede causar mucho estrés.
De esta forma terminamos la clase de hoy sobre los ladrones del tiempo, el día
de mañana vamos más a lo práctico con las técnicas de Gestión y
Planificación de Tiempo.
Hoy quiero cerrar la clase regalándoles una frase:

El día de hoy tiene una perspectiva más práctica y nos enfocaremos en

algunos métodos o técnicas para gestionar nuestro tiempo.
En las clases anteriores hemos descubierto cómo una parte importante de
nuestro tiempo se fuga poco a poco en actividades diarias a las que no les
prestamos mucha atención y que terminan sumando tiempo (O
restando, mejor dicho).
Cada ser humano tiene una forma distinta de planificar sus días, y dicha forma
es equivalente o adaptada a su ritmo de trabajo u ocupaciones.
Imaginemos a una persona que trabaja cerca de 8 a 9 horas al día, requiere 1
hora para salir o llegar a su hogar, tiene hijos a los cuales debe ayudar con sus
deberes y adicional debe realizar los quehaceres del hogar.
Por lo que me han comentado algunos, probablemente esa sea la
descripción de sus días.
Difícilmente esa persona podría sentarse en un espacio silencioso a planificar
su día siguiente, su semana, o su trimestre.
A diferencia de una persona con un horario más libre o que trabaja en
modalidad remota y su tiempo de traslado es mínimo.
Es por ello, que si bien es cierto que hay diversas técnicas no todas se
adaptarán a nosotros como anillo al dedo.
Estos son algunos de los métodos o herramientas que podemos usar para
gestionar nuestro tiempo:

1. Matriz de Eisenhower.
Es muy común verla utilizada a nivel gerencial para gestionar procesos y la
atención que debe brindarse a ellos.
Dicha matriz nos da una perspectiva visual sobre cómo clasificar y priorizar
actividades durante nuestro día.

Vamos a profundizar en este método, ya que lo considero sumamente

importante para priorizar y una herramienta que fácilmente podemos conjugar
con otros métodos.
Este es el espacio con mayor relevancia en nuestra matriz, aquí ubicamos los
asuntos que son considerados Crisis, problemas apremiantes o proyectos con
fecha límite de HOY.
Nuestra prioridad es nivel
Hazlo ya!
Son actividades que por su nivel de importancia requieren que cuidemos la
calidad de su ejecución.

Esta área no demanda urgencia, aquí ubicamos esos asuntos que se refieren a
Planificar, organizar, construir relaciones y desarrollo nuevas oportunidades.
Tienen un nivel de atención importante, pero debemos Programar, agendar y
fijar fechas.
Por su importancia de igual forma cuidamos la calidad.
Nota: Normalmente no se delega.

En este espacio ubicamos esas Interrupciones, algunos informes, algunas

reuniones, cuestiones inmediatas y de último momento.
Estas actividades debemos resolverlas inmediatamente, pero no debemos
confundir su urgencia con importancia, lo que es un error común.
A veces dejamos actividades importantes de nuestro trabajo u obligaciones de
lado solo por cosas de urgencia que podemos manejar de otra forma.
Nota Importante👀: Lo urgente muchas veces se puede delegar.
El espacio en la matriz destinado para las trivialidades, algunas llamadas
telefónicas y correos electrónicos, podríamos incluir alguno de
nuestros Hobbies.
Para esto solo reservamos minutos, realizamos rápidamente, delegamos o
simplemente postergamos.
Pero debemos realizarlo, no es necesario que llegue al punto de
que sea urgente.
2. Tablero de KANBAN.

Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de

tus tareas.

Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un

proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se
deben llevar a cabo.

La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para

evaluar su avance.

Hay distintas opciones para llevar a cabo estos tableros, se pueden usar
pizarrones, notas post-it u hojas de una agenda.

Este es el método común que vemos en las plataformas de gestión de

trabajado como Trello o Asana.

3. Top 3 de las tareas por hacer.

 Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más
importantes que debes hacer en el día.

Esto te ayudará a priorizar actividades y seleccionar el mejor momento

para realizarlas.
Para crear listas de pendientes, algunos recomiendan crearlas temprano
para evitar ir a la cama pensando en el montón de tareas al siguiente
día.

Posiblemente al principio te lleve algo de tiempo organizar las tareas,

pero con el tiempo harás las listas cada vez más rápido.

4. Esquema GTD

GTD es un método de gestión de actividades, expuesto por David Allen,

hace referencia a qué una persona necesita liberar su mente de las
tareas pendientes.

El autor argumenta, que la mayoría de los bloqueos mentales con los

que nos encontramos, son producto de una mala planificación.

Con los esquemas GTD cambiamos el panorama y no nos centramos en

la Priorización, sino en crear una lista por cada contexto, ya sea trabajo,
estudio, hogar u oficios.

Los bases del GTD son:

Recopilar: Se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar

seguimiento.

Procesar: Analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo, si una

tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.

Organizar: Clasificar tareas en listas como acciones próximas,

proyectos, en espera, algún día.

Revisar: Las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles

se han cumplido y cuáles no.

Hacer: Dejar de organizar y comenzar a ejecutar.

5. Técnica del Pomodoro.

Esta es la técnica más popular, porque es sencilla de llevar a cabo y

muchas personas se han podido beneficiar de ella.
 La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños
tiempos de 25 minutos.

Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones,

cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para
despejarte un poco.

Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros

(bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más
largo de 15 a 20 min.

La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad,

y los descansos ayuden a despejar la mente para continuar trabajando.

Para ejecutarla solo necesitas un temporizador y dividir tus tareas en

segmentos de tiempo, si son tareas largas puede funcionarte
dividirlas en procesos.

6. Mapas Mentales.

El último punto en nuestro camino por la Productividad y la Gestión de Tiempo

hace una parada en una disputa que marca el rumbo del desarrollo
de cada individuo.
Motivación vs. Disciplina
Bien, ya con sus respuestas indaguemos un poco más sobre ambas
perspectivas y veamos al final cuál es la mejor opción.

La Motivación.
Se refiere a un aspecto netamente emocional en relación a una actividad, en
palabras coloquiales las Ganas que tengamos de hacer o alcanzar algo.
Una de las ventajas de la motivación, y por lo que muchos podemos sentirnos
más inclinados hacia ella es que al ser un sentimiento viene desde adentro.
Es esa pequeña voz que nos dice HAZLO, algo intrínseco que resuena dentro
de nosotros y nos guía.
Aunque también hay elementos de motivación externa, pero que apelan a
mover ciertas fibras emocionales.

Tómense 5 min y respondan esta pregunta en una pequeña hojita, o en una

nota del teléfono:
¿Cuál es mi motivación en la vida?
La motivación figura cómo una respuesta adaptativa, es decir, se da para
facilitar la adaptación y asegurar nuestro bienestar en nuevas situaciones.
Podemos motivarnos con pequeñas respuestas básicas a instintos vitales, y
mientras más fuertes sean estos, mayor la motivación que recibiremos, la
relevancia que tendrá en nosotros y por consiguiente la atención en cumplir
con dicho instinto.
Pero cómo todo proceso dinámico y basado en sentimientos o emociones tiene
diversos cambios en fuerza e intensidad.
Aquí en donde caemos en baja motivación, motivación negativa y diversos
procesos que nos estancan en el desarrollo de nuestras actividades.
¿Alguna vez han sentido algo como eso?
¿El haber tenido unos días tan complicados que una mañana se haga casi
imposible levantarse a seguir realizando tus deberes?
Así cómo pasa en lo laboral pasa en el hogar, con amigos, en las relaciones,
con la familia, con los deportes, ¡EN TODO!
Por otra parte, tenemos a:
La Disciplina.
Cuando hablamos de disciplina dejamos de lado los motivos y entramos en el
campo de la razón.
Diciendo esto, podríamos apresurarnos a decidir dejarnos llevar por la
disciplina para nuestra vida, pero a mayor beneficio mayor es el costo.
Y es que la disciplina en muchas circunstancias supone un gasto emocional
muy grande, ya que va contra esos instintos intrínsecos arraigados en cada
uno de nosotros y les pasa por encima.
Suena un tanto feo, pero es una buena analogía para ello.
La disciplina funciona porque no debemos elegir si queremos o no hacerlo, no
hay una encrucijada que nos haga elegir, aquí tenemos una gran autopista que
te dice:
“Avanzas o retrocedes, no hay más opción”
Hasta ahora se las he pintado un poco ruda y muchas veces no recurrimos o
huimos de ella por esto mismo, no es tan dulce como la
motivación por hacer algo.
Y en el fondo TODOS somos emocionales.
Pero ahora imaginemos algo:
¿Imagínense ir a trabajar solo cuando nos sintamos
motivados o con ganas?
Para los que aman lo que hacen no es difícil, pero para algunos otros si se
convierte en un suplicio todo esto.
Claro, podrían decirme:
“Profe Carlos, pero la motivación es el pago”
Y yo les diría un rotundo NO
El pago por un trabajo es una “Razón” para hacerlo. Una compensación porque
a pesar de que probablemente no querías ir cumpliste con tu tarea. Digo
cercano a mí, porque estudié en un liceo de bomberos. Y créanme qué hay que
tener disciplina para ir todos los días, sabiendo que probablemente iba a hacer
orden cerrado unas 4 o 5 horas.
Ahora vamos con la segunda pregunta importante:
¿En sus actividades diarias, cuál es ese elemento de
disciplina que los mueve?
Igualmente, respóndanlo por allí en algún sitio. Tómense su momento para
pensarlo.
Ahora luego de esto
¿Saben algo valioso?
La disciplina puede llevarnos a obtener motivación.
Un ejemplo de esto es “la Vida Fitness”, cuando decidimos comenzar a
ejercitarnos y crear hábitos sanos puede ser por una motivación. Pero sin
importar las razones, hay momentos donde no vamos a querer seguir.
Y allí entra la disciplina, si continuamos asistiendo o continuamos en ese
proceso, va a llegar un punto en el cual vamos a ir logrando ciertas metas que
nos hemos planteado, y por consiguiente recibiremos una inyección de
motivación para seguir logrando objetivos.
Igualmente pasa con ciertas actividades, al principio nos motivamos a hacer
algo luego hay momentos donde bajamos el ritmo y la disciplina nos lleva a
lograr las metas.
Pero cómo todo hay que entrenar a la disciplina también.
Las formas más comunes son:
1. Planificar.
2. Marcar objetivos.
3. Poner por escrito nuestros planes.
4. Marcarnos Recompensas.
Muchas de estas nos recuerdan pasos para evitar ladrones de nuestro tiempo.
Ahora bien, luego de esto que eligen:
¿DISCIPLINA O MOTIVACIÓN?
Lo bueno de esto es que no debemos elegir un solo camino.
Existen diferentes teorías en base a lo que ha resultado para otras personas,
que pueden decirnos que elijamos una u otra. Sin embargo, estos 2 términos
no son más que 2 caras de una misma moneda.
Hay un libro llamado el kybalion que expone 7 principios para la vida.
Uno de ellos es el Principio de Polaridad el cual expone que todo tiene 2 polos,
que, si bien es cierto que son opuestos, son parte de lo mismo, pero
en distinto grado.
Por ello, probablemente, nuestra mejor opción es optar por una combinación de
ambas en vez de optar únicamente por una de ellas y dejar la otra de lado.
Especialmente, al principio, si estamos teniendo dificultades para encontrar la
motivación, la disciplina puede ser de gran ayuda.
De igual forma, debemos esforzarnos en reconocer qué es lo que nos motiva a
nosotros, qué motivos tienen una gran importancia en nuestras necesidades,
etc., de manera que podamos utilizarlos para entrenar nuestra motivación.
Encontremos eso que nos lleve a dejar un legado en el mundo.
Y lo más importante de todo es que disciplina y motivación juntas nos
ayudarán a no darnos por vencidos en nuestras metas nunca más.
Y muchísima pero muchísima voluntad y dedicación.