.
DEFINICIÓN
A lo largo de la historia los pueblos han sentido la necesidad de guardar y conservar los
documentos para poder perpetuar la memoria de los hechos e instituciones de sus
antepasados. En este sentido, el propio término archivo que deriva del griego arche y
archaios, significa origen o antiguo, que
Los latinos tradujeron directamente por archivium. El concepto actual conlleva tres
acepciones:
Conjunto de documentos producidos y conservados por personas y entidades.
-La institución que administra una documentación.
-El lugar donde se conservan los documentos,
Sobre el archivo se han hecho multitud de definiciones, de las que se han elegido dos, la
que hace la propia Dirección de Archivos Estatales y la que recoge la Ley de Patrimonio
Histórico Español. La primera to define como suma de los tres elementos anteriormente
citados
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas
La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos
orgánicos de documentos para la gestión administrativa, información, la investigación y la
culmina
-El archivo tambien es el local donde se conservan y consultan los
conjuntos orgánicet de documentos.
La Ley de Patrimonio Histórico Español lo define como: El conjunto orgánico de
documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas e
privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servi elo de zu weilización para la
investigación, la cultura, la información y la ges Bón adminiπικόνα Asimismo, se entiende
por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden
para los fines interior miz mencionados dichos conjuntos orpinices. Ambas coinciden en que
para que se pueda hablar de archives hace falta reunir una serie de requi itos, que
responden a su vez a las siguientes preguntas
2. OBJETIVOS Y FUNCIONES
Del estudio de las definiciones de archivo, recogidas en el apartado anterior, se deben
extraer otros aspectos que son asimismo imprescindibles para poder hablar de la existencia
de archivos como tales, dejando de lado esos "almacenes de papel" a los que
impropiamente se les denomina archivos. Se está subrayando la idea de que es necesario
tanto tener presente unos objetivos como determinar cuáles son las funciones del archivo.
El objetivo principal o fin último que da sentido a la existencia de un archivo es el de
disponer de una documentación organizada, cuya información sea en cada momento
recuperable para su uso. Se trata, por tanto, de que los archivos prestan un servicio a la
sociedad, entendido en una múltiple vertiente, tanto al organismo productor de la
documentación, a los administrados como a la propia investigación. Esta utilización variará
según sea el tipo de usuario. Si es la propia institución productora el servicio tendrá la
finalidad de facilitar la gestión; si el usuario son los ciudadanos, dentro del contexto de los
archivos públicos, se estará garantizando el derecho a la información como reflejo de la
transparencia administrativa imprescindibles en todo Estado de Derecho Otro tipo de
servicio será el encaminado a la investigación y la difusión cultural.
¿QUÉ componen los archivos?
CONJUNTOS ORGANICOS DE DOCUMENTOS
(Dotados de una estructura)
¿QUIÉN los produce?
PERSONAS: FISICAS O JURIDICAS
- PÚBLICAS O PRIVADAS
¿CÓMO se forman?
PROCESO NATURAL: Materialización de funciones y actividades que le son propias
OBJETIVOS
INFORMACIÓN al SERVICIO de:
* Gestión administrativa
*Información
* Investigación
* Cultura
Las funciones corresponden a aquellas facetas que los archivos deben cubrir para poder
ofrecer el objetivo último trazado que es el de poner al ser-vicio los documentos que lo
forman. Estos pasos son recogidos de forma ge-nérica en las definiciones de archivo
seleccionadas.
FUNCIONE:
REUNIR la documentación
ORGANIZAR
Clasificar + Ordenar
CONSERVAR:
Instalaciones adecuadas
DIFUNDIR
Hay que tener en cuenta que estas funciones generales resultan comunes a todo tipo de
archivo, pero que la forma de llevar a la práctica cualquiera de ellas presentaría lógicamente
matices dependiendo del tipo de archivo según la edad de los documentos que los
componen: mientras un archivo de oficina reúne la documentación y la almacena según la
va generando, un archivo centralizado se nutre de las remesas periódicas que las propias
oficinas les envían; por otra parte, tampoco serían los mismos métodos a seguir los
aplicados para conservar documentación recién producida a otra de hace quinientos años
de gran valor histórico constatado.
En el siguiente apartado se verán cuáles son las funciones específicas de cada archivo en
relación con la edad de los documentos que lo forman.
Para que se pueda hablar de archivo se debe tener en cuenta la conjunción de los
siguientes elementos:
ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACION + SERVICIO
3. CLASES DE ARCHIVO
ARCHIVOS PÚBLICOS/PRIVADOS: Según la adscripción del organismo que ha producido
la documentación al derecho público o privado. Los documentos de cualquier época
producidos por un organismo de origen público son considerados patrimonio documental y
por tanto están regulados por leyes. Mientras que los documentos producidos por entidades
particulares o personas físicas requieren una antigüedad superior a los cien años para
poder ser considerados patrimonio documental.
Según A. Heredia "los archivos públicos son universalmente imprescindibles e inalienables,
son propiedad pública y no pueden ser destruidos"?.
ARCHIVOS NACIONALES/AUTONOMICOS/LOCALES: Principalmente influirá el ámbito de
actuación de los organismos productores de los documentos, pero también habrá que tener
en cuenta la dependencia administrativa de los archivos como instituciones culturales de las
diferentes administraciones (Central o autonómica).
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS/HISTÓRICOS: Teniendo en cuenta la edad del documento
se puede hacer esta distinción que refleja una serie de diferencias según las funciones que
los archivos tienen encomendadas en cada caso.
4. DIFERENCIAS Y ANALOGÍAS ENTRE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y CENTROS DE
DOCUMENTACION
Sirva esta comparación para poder perfilar la archivística dentro del conjunto denominado
Ciencias de la Información. En primer lugar cabe destacar las diferencias:
En cuanto a la formación o el origen:
La biblioteca se forma por compra, donación o permuta, dependiendo su volumen de un
presupuesto económico, mientras que el archivo se origina de forma natural y fluida; tan
sólo requiere la existencia de una institución generadora de actividades. No necesita de un
presupuesto para formarse, dependiendo su volumen de la mayor o menor gestión de la
institución productora. Por otra parte, el centro de documentación, por su condición mixta,
se forma tanto por compra, donación o permuta, como por la recogida obligatoria, según la
especialidad del centro.
- Existen también diferencias en relación a la unidad base de trabajo y a su tratamiento
documental:
En la biblioteca se trabaja pieza a pieza, libro a libro, de forma independiente, asegurando
en todo momento la localización física y la difusión. En el archivo la unidad de trabajo es la
serie documental o agrupación archivística que se caracteriza por presentarse como un
bloque uniforme que responde a una misma actividad administrativa dentro del fondo
documental al que pertenezca. En definitiva, en un archivo los documentos no tienen
sentido de forma aislada, de manera que su utilidad como fuente documental está
directamente relacionada con su correcta integración dentro de la serie documental a la que
pertenece y con una mayor conservación a lo largo del tiempo.
En el centro de documentación, el tratamiento es mixto según la naturaleza del material. En
este apartado resulta imprescindible hacer referencia a los PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
en los que se basa el tratamiento documental de los archivos y que a continuación se
detallan:
- El principio de procedencia, que establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los de otro. De este principio fundamental
derivan los siguientes:
- El principio de respeto a la estructura, que establece que la clasificación interna de un
fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora.
El principio de respeto al orden original, que establece que no se debe alterar la
organización dada a un fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea.
Por lo tanto y siguiendo estos principios, en un archivo la organización de un fondo
producido por una institución variará de la de otro, por lo que resulta de mayor dificultad la
NORMALIZACIÓN que en bibliotecas y centros de documentación. Esta dificultad para
poder establecer unas normas comunes se debe a la propia naturaleza de los documentos
de archivos, pero también a la falta de una unidad terminológica y conceptual incluso dentro
de un mismo país.
Para Antonia Heredia el proceso normalizador en archivos parece ser largo y laborioso y
requiere unos estudios previos, una simplificación, un consenso y una aplicación
generalizada. En este sentido un intento importante ha sido el del Consejo Internacional de
Archivos con el reciente Proyecto ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción
Archivística, realizado por una Comisión de Trabajo formada por profesionales de los
archivos de distintos países entre 1990 y 199212. (Ver información detallada en el capítulo
IV).
También es de interés referir que la archivística se nutre de unas DISCIPLINAS
AUXILIARES que son en cada momento de imprescindible utilidad:
La Diplomática estudia el documento en sí mismo atendiendo a su formulario y
estableciendo su tipología. Útil, por tanto, para la identificación de los tipos documentales.
Tanto la Paleografía, que analiza los caracteres gráficos del documento, su escritura, como
la Cronología sitúan el documento en un contexto espacio-temporal.
La Historia de las Instituciones y el Derecho Administrativo resultan imprescindibles para la
correcta identificación de los organismos como productores de documentación y de los
trámites y procedimientos en vigor de cada época.
* Existen también diferencias en cuanto al acceso a la documentación:
En una biblioteca, en principio, el acceso à la documentación es libre, pero puede estar
restringido por motivos de preservación del soporte documental al tener un valor histórico o
artístico (incunables, pergaminos, encuadernaciones deterioradas, láminas, iluminaciones,
etc.), asegurándose la consulta a través de otros soportes, como el microfilm o los discos
ópticos. En cambio, en un archivo, la restricción al acceso dependerá del tipo de
información y de la edad de los documentos y estará sujeto a la legislación que regula el
acceso a los documentos: Ley de Secretos Oficiales (1968), Ley de Patrimonio Histórico
Español (1985), Ley de Propiedad Intelectual (1987), Ley de Regulación del Tratamiento
Automatizado de Datos de Carácter Perso-nal (1992), por citar las más importantes.
En segundo lugar se encuentran las analogías, referidas a la preocupación por conseguir
una buena instalación y conservación de los soportes materiales de los documentos, ya sea
en soportes tradicionales como en soportes informáticos. Otras semejanzas pueden estar
en los problemas más generales y comunes de conservación, instalación, restauración y
reproducción (locales, espacios, mobiliario, técnicas específicas, etc.).
En común con las bibliotecas y los centros de documentación se encuentran, por tanto,
disciplinas auxiliares relacionadas con la conservación y la restauración (como la Química o
la Biología) o con procesos de gestión y difusión (la Informática, Telemática, etc.).
