Tarea 1

Taller 1: Análisis de artículo:

“CINCO REGLAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS GRANDES Y COMPLEJOS”. Tras

la lectura detallada del artículo reflexiones sobre los siguientes aspectos:

1) Analice como particularizar o adaptar estas reglas a proyectos pequeños.

a. Analizar que ha funcionado en proyectos anteriores:

El análisis de información histórica es importante en este aspecto. Contar con

herramientas analíticas como de Inteligencia de negocios puede ser de gran ayuda
para identificar desde los datos, los resultados positivos y establecer indicadores de
calidad y efectividad para la ejecución de los proyectos.

b. Organizarse para lo imprevisto: Todos los proyectos independientemente de su

escala o impacto, debe tener una planeación en la cual se contemplen los posibles
riesgos que se puedan presentar durante la ejecución incluso en la operación o
lanzamiento. El nivel de detalle debe aumentar a medida de complejidad del proyecto
e impacto.

En el caso de los proyectos pequeños, imprevistos como rotación de personal,

ausencia del equipo de trabajo, temas de comunicación incluso cambios en el alcance
se deben contemplar, para ello me parece importante incorporar prácticas ágiles
dentro de la metodología para la adaptación rapidad a los cambios y manejar cieta
flexibilidad para disminuir los impactos en costos y tiempos.

La capacidad de reacción en el equipo de trabajo se refleja a medida en que las

personas son claras en sus responsabilidades y sienten apropiación por el proyecto.
Por eso se debe mantener al equipo comprometido y motivado en todo momento.

c. Ensayar las cosas antes de hacerlas:

En proyectos que generen algún impacto social, proyectos comerciales, de mercadeo,

de procesos, o de productos tangibles que involucre la experiencia o beneficio del
cliente final o el usuario. Es recomendable realizar pilotos controlados y segmentados
de forma temporal, con el fin de medir la aceptación del usuario antes de una
masificación general del programa, producto, campaña, producto o servicio.

d. Calibrar o identificar posibles riesgo:

En alineación con la primer regla, es importante contar con tareas predecibles,

estandarizadas, y repetitivas que han sido ya realizadas muchas veces en proyectos,
similares. Esto nos permitirá ser mas precisos con los resultados y ser mas precisos
en el cumplimiento de los objetivos.

Así como el megaproyecto de los Juegos Olímpicos de Londres de 2012 se aplicó el

enfoque de flexibilidad estratégica con mucho éxito, recurriendo a contratos de precio
fijo cuando las condiciones eran conocidas y se compartía el riesgo, en proyectos de
menor escala adapar estrategias exitosas en la gestión de riesgos, ya sea en el manejo
de recursos de personal, de comunicación o de los mismos riesgos que impacten
tiempo, alcance y costos.

e. Sacar partido de la innovación desde el principio hasta el final. Invlucrar a los

interesados y al equipo del proyecto es fundamental para mantener el compromiso y
apropiación del proyecto en cada uno de los integrantes. Cada uno de ellos, desde su
rol y alcance puede proporcionar oportunidades de mejora que no solo pueden
beneficiar el proyecto si no facilitar sus tareas y aumentar la eficiencia en el proyecto.

Escuchar activamente es parte de mantener una comunicación y motivación con cada

uno de los integrantes del equipo, reconociendo y dando valor a sus aportes.
Materializar estas ideas no solo aumenta la satisfacción de las personas, también las
motiva a su crecimiento profesional en su ámbito y proporciona mayor compromiso
ante el proyecto, por eso establecer un sistema no solo de registro de ideas si no
además de incentivos, podría ser una herramienta que se pueda incorporar en el ciclo
de vida del proyecto para mejorar la productividad y nivel de satisfacción del proyecto
ante la ejecución de ideas de innovación.

Se deben proporcionar además, espacios donde las personas manifiesten sus

preocupaciones, sus puntos de vista, conozcan el trabajo del resto del equipo y sean
consientes del aporte que están dando desde sus pequeñas acciones a un entregable
funcional del proyecto. Si esto se transmite en términos del cliente, se puede
sensibilizar aun mas de la importancia de su trabajo y su impacto en el éxito del
proyecto.

2) Analice si estas reglas pueden ser universales para proyectos de cualquier

sector.

Estas prácticas se pueden incorporar en otros ámbitos o sectores como financieros,

comerciales, sociales, operativos, etc. También en temas de campañas de ventas,
creación de nuevos productos, programas académicos y toda aquella solución que
requiera la conformación de un equipo de proyecto para lograr un resultado final y
entregar un producto que satisfaga las necesidad o experiencia del cliente o usuario
final.

3) Exponga su experiencia personal en la gestión de proyectos en la aplicación de

estas reglas y en su impacto en el resultado del mismo.

a. Analizar que ha funcionado en proyectos anteriores: Desde el ámbito de

proyectos de TI, específicamente en proyectos de desarrollo de software
consideramos que “No es necesario reinventar la rueda por que ya está hecha” Un
equipo de proyectos a nivel de una compañía, debe manejar sus propios estándares y
políticas de construcción de software. En el momento de implementar un nuevo
sistema de información, dentro de la planeación en los requerimientos y durante el
diseño se debe considerar y evaluar “Que ya está hecho?”, “Que funciona bien”, “Que
sistema hace algo similar” e incorporar no solo los fragmentos de código si no las
prácticas, arquitectura y en lo posible hasta la metodología si en proyectos anteriores
funcionó,

b. Organizarse para lo imprevisto: Dimensionar las capacidades de computo de

acuerdo al nivel transaccional. Desde la planeación del proyecto se debe analizar y
anticipar ante cualquier evento que pueda pasar que comprometa la integridad de la
información, su seguridad o su veracidad. Manejar políticas de respaldo, backups,
estándares de ciberseguridad, y protocolos de reacción ante riesgo de disponibilidad
de información deben contemplarse en el proyecto.

Así mismo, para asegurar la efectividad y cumplimiento de las tareas del proyecto.
Temas de capacidad del equipo, distribuir las tareas entre los integrantes según su
experticia. Contemplar y desarrollares planes para ausencias, renuncias o vacaciones
del equipo de modo tal que podamos respaldarnos entre el equipo ante cualquier
evento y no impactar los tiempos o el alcance del proyecto.

c. Ensayar las cosas antes de hacerlas: En proyectos de desarrollo de software es

indispensable contar con ambientes pre-productivos y de test para asegurar la calidad
antes de la activación o “paso a producción”, se debe contar además con datos
actualizados que permitan simular escenarios lo más reales posible contemplando la
mayoría de casuísticas que generen algún error o impacto negativo en el proyecto o en
la solución.

d. Calibrar o identificar posibles riesgo: En esta regla es importante la generación de

métricas e indicadores, definir umbrales de alertamiento y Dashboard con la vista 360
de la ejecución del proyecto en cada una de sus etapas, entregables, recursos y
calidad.
Si nos vamos a un ejemplo de desarrollo de software, un sistema de información
requiere una cantidad de recursos de computo según el volumen transaccional, es
decir, si es un sistema de facturación para una empresa en la cual se realizan 1000
ventas en el día, se debe contar con los recursos necesarios para soportar esta
cantidad transaccional y evitar en lo posible saturación o indisponibilidad del sistema
o la red una vez el sistema se encuentre activo al público. Estas son prácticas
identificadas con sistemas anteriores que se pueden replicar en otros proyectos
similares.

e. Sacar partido de la innovación desde el principio hasta el final. Invlucrar a los

interesados y al equipo del proyecto es fundamental para mantener el compromiso y
apropiación del proyecto en cada uno de los integrantes. Cada uno de ellos, desde su
rol y alcance debe ser escuchado, motivado e incentivado. Como en el siguiente
ejemplo en proyectos de desarrollo de software:

Juan es analista de calidad, e identificó que el sistema no controla si el valor de una

factura es mayor a cero. Este escenario es reportado a Maria, la desarrolladora quien
realiza el ajuste oportunamente antes de activar el sistema al cliente.

Al realizar este pequeño ajuste, de cara a la parte técnica, Juan y Maria están logrando
tener una facturación correcta evitando descuadres económicos.

Juan y Maria deciden documentar este hallazgo para futuras proyectos replicarlo en
otros sistemas y a su vez, alimentan un set de pruebas haciéndolo mucha mas
completo, robusto y puntual al momento de identificación de errores.

Daniel, como líder de proyecto, resalta esta acción y dentro de sus mediciones,
contempla la efectividad de la corrección, aumentando el indicador de eficiencia de
Juan y Maria ya que han logrado una mejora significativa ante el sistema, el usuario final
y el proceso.
Tarea 2:

- Reflexión 1: Analice los proyectos que usted ha gestionado o en los que ha

participado. Aporte su experiencia o punto de vista en como de importante o
significativo ha sido el impacto relacionado con la estimación en términos de
rango, exactitud, precisión y confianza.

Actualmente, laboro en una empresa Colombiana llama Madecentro, que se dedica a

la comercialización de insumos y servicios para la construcción de muebles y la
industria de la madera.

En Madecentro tengo el rol de Project Manager de TI y para asegurar el cumplimiento

de los proyectos de software en cuanto a la efectividad en tiempo, alcance y
presupuesto me enfoco en lo siguiente:

➢ Gestión de requerimientos, análizar de la necesidad del dueño del producto,

acompañandolo en la identificación de requisitos dentro del alcance técnico de
las plataformas de Madecentro. conociendo a profundidad el negocio de la
madera y teniendo una visión transversal de cada una de las plataformas
técnicas que me permita identificar cada integración con otros sitenmas, la
arquitéctura de software en y otros componentes de bases de datos que me
permitan asegurar un correcto diseño de la solución a implementar.
➢ Priorización de tareas en el equipo de desarrollo según la experticia y capacidad
de los miembros del equipo.
➢ Acompañar la definición de backlogs y aseguramiento en la implementación de
soluciones de TI para los diferentes prosesos y sistemas de información de la
compañía. (Madecentro es una compañia con el 90% de los sistemas de
información desarrollados in-house, cada uno integrada entre si por lo tanto
debo contar con una visión transversal, detallada y minusiosa de cada
integración e impacto cada sistema y proceso que interviene.
➢ Acompañamiento al desarrollador desde una visión técnica, sistemática y de
negocio con el fin de asegurar el cumplimiento de cada uno de los requisitos
durante la construcción del sistema o funcionalidad, manteniendo el desarrollo
alineado con la necesitad especifica del usuario y el alcance técnico del
sistema.
➢ Coordinar cada etapa del ciclo de vida del proyecto de TI para lograr mayor
efectividad en los tiempos y calidad de las soluciones implementadas. Asi
mismo, lograr entregas efectivas a la etapa de Calidad, implementación,
Operación y soporte.
➢ Velar por el cumplimiento de los tiempos pactados dentro del cronograma del
proyecto, actuando oportunamente ante novedades y anticipando eventos que
impacten el progreso
 ➢ Mantener la documentación del proyecto actualizada en cada una de sus
etapas dentro de las herramientas que dispone la compañía. Asegurar la
construcción de manuales, instructivos y acompañar al levantamiento
procesos de soporte (Matriz de escalamientos, ANS, tipificaciones en el
sistema de Mesa de Ayuda) para la estabilización, operación y soporte del
sistema o funcionalidad.
➢ Comunicar los avances del proyecto a los interasados, realizar presentaciones
con el cumplimiento de indicadores del proyecto que faciliten la toma de
decisión y permitan conocer el status del proyecto.

- Reflexión 2: Analice los proyectos que usted ha gestionado o en los que ha

participado. Aporte su experiencia o punto de vista en como de importante o
significativo ha sido el impacto de la reunión de Kick-Off.

Durante las reuniones de Kick-off, procuro mantener las siguientes prácticas:

Escuchar activamente la necesidad del usuario, permitir que manifieste las

dificultades del proceso actual y el beneficio que le traería la ejecución del proyecto a
implementar. Respeto un tiempo prudente para que el pueda expresar su
requerimiento, tomo nota atentamente y resalto los puntos críticos donde el sistema
requiere mayor antención. Ya sea de cara a la necesitad o a la parte técnica.

Finalmente, indago sobre los tiempos esperados y presupuesto para finalmente

“llevarme la tarea” de analizar cada necesidad desde lo técnico y con la capacidad del
equipo de desarrollo para brindar soluciones o alternativas que se ajusten al tiempo,
presupuesto y capacidad del equipo, siendo lo mas realista posible para evitar falsas
expectativas, y siempre enfocándonos en cumplir esa necesidad inicial sin desviar el
objetivo.

- Reflexión 3: Analice los proyectos que usted ha gestionado o en los que ha

participado. Aporte su experiencia o punto de vista sobre la forma de la cadencia
de entrega de los entregables.

La cadencia de entregables completos y específicos en cada etapa del proyecto

genera restrosesos a nivel de desarrollo principalmente, esto implica extender los
tiempos o presupuestos de la planeación inicial afectando altamente el progreso del
proyecto.

Desde el momento de la planeación y el diseño de la solución se debe detallar muy

específicamente el requisito a partir de la necesidad. Determinar criterios de
aceptación y la manera en que se evaluará el proyecto periódicamente para
identificar oportunamente estas novedades o cambios que se puedan presentar
- Reflexión 4: Analice los proyectos que usted ha gestionado o en los que ha
participado. Aporte su experiencia o punto de vista sobre la importancia de los
diferentes aspectos en el control del alcance del proyecto.

Para asegurar el control del alcance del proyecto en cuanto a tiempo, costos,
presupuesto y recursos, desde mi experiencia en proyectos de TI tengo las siguientes
prácticas:

Participo activamente en la conceptualización, análisis de factibilidad y definición de

alcance de los requerimientos sobre los mecanismos técnicos disponibles para una
Solución de TI

Trabajo junto con los interesados para realizar la transferencia de conocimiento de las
soluciones implementadas y acompañarlos en el proyecto hasta la operación de la
solución.

Apoyo con la generación de los diseños técnicos para las funcionalidades y mejoras
requeridas, siguiendo los lineamientos de desarrollo, seguridad y arquitectura
existentes

Implemento métricas de desempeño a nivel de proyectos, en algunas veces también

se requieren de plataformas, procesos y usuarios, que permitan medir el
funcionamiento, disponibilidad y desempeño de los proyectos de TI, los recursos y las
soluciones.

Acompaño en la mejora continua de los sistemas de información, generando

iniciativas que permitan evolucionarlos a nivel funcional, de disponibilidad, esempeño
y experiencia usuario.

Gestionar los equipos de desarrollo y QA encargados de la implementación de nuevas

funcionalidades o mejoras en los mecanismos de integración.

Aseguro que exista documentación actualizada y accesible por el público de interés,

que permita que los integrantes del equipo autogestionarse en los procesos
correspondientes, a su vez, aseguro que exista documentación actualizada y accesible
por el público de interés, que permita que los usuarios puedan autogestionarse en los
procesos correspondientes