Para crear un proceso administrativo que abarque los diferentes aspectos que mencionas
(tesorería, activo fijo, rendimientos de combustible y casetas, cuentas por pagar y cuentas por
cobrar), es fundamental estructurarlo de manera clara y eficiente. Aquí te dejo una propuesta de
proceso que podrías adaptar según las necesidades específicas de tu empresa u organización.
1. Objetivo General del Proceso
Definir claramente el objetivo del proceso administrativo que es gestionar de manera eficiente las
áreas de tesorería, activo fijo, rendimientos de combustible y casetas, cuentas por pagar y cuentas
por cobrar, con el fin de asegurar el control financiero, la transparencia y la optimización de
recursos.
2. Áreas Involucradas
Cada área se manejará como un subproceso, con su propia estructura y flujo de trabajo.
A. Tesorería
1. Objetivo: Gestionar los flujos de caja, los pagos y cobros, las inversiones y financiamientos
de la empresa.
2. Tareas clave:
o ELABORACIÓN Y CONTROL DEL FLUJO DE CAJA:
a elaboración y control del flujo de caja es un proceso esencial para gestionar los
recursos financieros de una empresa de manera eficiente, garantizando que
siempre haya suficiente liquidez para cubrir las operaciones diarias y los
compromisos a corto plazo. Aquí te dejo los pasos detallados para llevar a cabo
esta tarea:
1. Recopilación de Información Inicial
Este paso consiste en reunir toda la información necesaria para crear un flujo de
caja detallado:
Entradas de efectivo: Ingresos por ventas, pagos de clientes, préstamos, etc.
Salidas de efectivo: Pagos a proveedores, salarios, gastos operativos,
impuestos, entre otros.
Debes tener acceso a los informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, así
como cualquier otro ingreso o gasto previsible.
2. Definición del Periodo de Análisis
Frecuencia del flujo de caja: Define el periodo de tiempo que se va a cubrir,
que puede ser diario, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las
necesidades de tu empresa.
Proyección a corto y largo plazo: Para anticipar las necesidades de liquidez a
lo largo de diferentes periodos.
3. Estimación de Entradas de Efectivo
Ventas y cobros: Estima los ingresos que se recibirán por ventas,
considerando plazos de pago y morosidad.
Otros ingresos: Incluye ingresos no relacionados con ventas, como intereses,
dividendos o reembolsos de impuestos.
En este paso, es importante tener en cuenta la estacionalidad de la empresa, es
decir, si hay picos de ventas en ciertas épocas del año.
4. Estimación de Salidas de Efectivo
Gastos operativos: Incluye salarios, alquileres, suministros, servicios
públicos, seguros, etc.
Pagos a proveedores: Registra los pagos pendientes a proveedores,
arrendamientos, préstamos, impuestos y otros compromisos.
Gastos extraordinarios: Considera cualquier pago no recurrente o imprevisto
que pueda surgir (por ejemplo, reparaciones urgentes, multas, etc.).
Es importante diferenciar entre los gastos fijos y los variables, así como las fechas
de vencimiento de cada uno.
5. Elaboración del Flujo de Caja
Organización: El flujo de caja se puede estructurar en una tabla que muestre
de manera clara las entradas y salidas de efectivo para cada periodo.
Normalmente, se muestra como:
o Ingresos (Entradas): En la parte superior, organizados por categoría.
o Egresos (Salidas): En la parte inferior, agrupados por categorías (gastos
operativos, pagos de deuda, etc.).
o Saldo inicial: El dinero disponible al inicio del periodo.
o Saldo final: Lo que queda al final del periodo después de sumar las
entradas y restar las salidas.
Este flujo puede verse así:
Fecha Ingresos Egresos Saldo Inicial Saldo Final
Día 1 $10,000 $4,000 $5,000 $11,000
Día 2 $8,000 $3,000 $11,000 $16,000
6. Análisis de la Liquidez
Comparación de saldos: Analiza si el saldo final es suficiente para cubrir los
compromisos inmediatos. Si es negativo o bajo, es necesario buscar
fuentes de financiamiento a corto plazo.
Proyección de déficit o superávit: Si se espera que el flujo de caja sea
negativo en algún momento, es crucial identificar las causas y planificar
acciones para corregirlo (como retrasar pagos, negociar plazos con
proveedores o buscar líneas de crédito).
7. Control y Seguimiento Diario
Monitoreo: Es importante revisar diariamente o semanalmente el flujo de
caja para asegurarse de que las estimaciones sean precisas y realizar
ajustes si es necesario.
Reconciliación: Comparar el flujo de caja proyectado con las cifras reales. Si
hay diferencias, investigar las causas (por ejemplo, ingresos menores a los
esperados o gastos imprevistos).
8. Ajustes y Proyecciones a Futuro
Ajustes constantes: Realiza ajustes periódicos según las variaciones en los
ingresos o gastos imprevistos.
Proyección a largo plazo: Utiliza los datos históricos para proyectar las
tendencias de flujo de caja a largo plazo, lo que permitirá planificar mejor
las inversiones y necesidades de financiamiento.
9. Informes y Presentación
Informes periódicos: Crear informes de flujo de caja que se presenten a la
gerencia para tomar decisiones estratégicas sobre inversiones, financiación
y gestión de recursos.
Análisis de indicadores: Analizar indicadores clave como la cobertura de
caja, plazo de recuperación de caja, índice de liquidez, etc.
10. Toma de Decisiones
En base al flujo de caja y los análisis, tomar decisiones sobre:
Optimización de pagos: Negociar plazos con proveedores o realizar pagos
anticipados si hay un superávit de caja.
Planes de financiamiento: En caso de déficit de caja, decidir si es necesario
obtener crédito o recurrir a otras fuentes de financiamiento.
Inversiones y ahorro: Si el flujo es positivo, planificar posibles inversiones o
destinar el excedente a fondos de ahorro.
Consejos adicionales:
Automatización: Utilizar software de gestión financiera o ERP puede facilitar
la elaboración y control del flujo de caja al integrar datos en tiempo real de
las cuentas por cobrar y por pagar.
Previsión: Mantén un fondo de reserva o línea de crédito disponible para
cubrir imprevistos o picos de gasto.
Este proceso debe ser continuo y flexible para adaptarse a los cambios en las
condiciones del mercado, las operaciones internas y las fluctuaciones de ingresos y
gastos.
o PLANIFICACIÓN DE PAGOS Y COBROS:
La planificación de pagos y cobros es un aspecto crucial en la gestión financiera de
una empresa. Esta planificación asegura que la compañía cumpla con sus
obligaciones financieras a tiempo, optimizando la gestión de su flujo de caja y
mejorando la relación con proveedores y clientes. Aquí están los pasos clave para
una planificación efectiva de pagos y cobros:
1. Identificación de las Obligaciones Financieras
Este paso consiste en tener claridad sobre todas las deudas y compromisos
financieros que la empresa debe cumplir, tanto a corto como a largo plazo. Esto
incluye:
Cuentas por pagar: Facturas de proveedores, pagos de servicios, impuestos,
préstamos, etc.
Cuentas por cobrar: Facturas emitidas a clientes, pagos pendientes de
clientes, etc.
Acciones específicas:
Revisión de facturas recibidas de proveedores y acuerdos de pago.
Revisión de contratos de clientes y plazos acordados para recibir pagos.
2. Establecimiento de Fechas de Vencimiento
Es fundamental identificar las fechas de vencimiento de todas las deudas y cobros.
A partir de estas fechas, se podrán hacer las proyecciones de pagos y cobros para
cada período.
Acciones específicas:
Cuentas por pagar: Registrar todas las facturas y compromisos con fechas de
vencimiento.
Cuentas por cobrar: Establecer las fechas de vencimiento de las facturas
emitidas y los plazos de pago acordados con los clientes.
3. Análisis de Liquidez Disponible
Antes de programar cualquier pago o cobro, es necesario analizar el flujo de caja
disponible para asegurarse de que hay suficiente liquidez para cumplir con las
obligaciones.
Acciones específicas:
Revisar el flujo de caja proyectado.
Verificar el saldo disponible en cuentas bancarias y el estado de las cuentas
por cobrar.
Evaluar posibles reservas de liquidez o líneas de crédito que se puedan
utilizar si es necesario.
4. Priorización de Pagos y Cobros
En algunos casos, puede ser necesario priorizar ciertos pagos y cobros. La
priorización debe basarse en criterios como la urgencia de los pagos, las relaciones
con proveedores o la importancia de los clientes.
Acciones específicas:
Pagos: Priorizar los pagos a proveedores clave o aquellos con términos de
pago estrictos o con consecuencias por retrasos (como proveedores que
podrían suspender el servicio).
Cobros: Priorizar los cobros de clientes que son críticos para la operación o
que tienen un historial de morosidad.
5. Programación de Pagos
Una vez identificadas las obligaciones y priorizadas, es el momento de programar
los pagos de acuerdo con la disponibilidad de liquidez y los términos de los
proveedores.
Acciones específicas:
Crear un cronograma de pagos detallado, indicando las fechas exactas de
pago de cada factura.
Determinar si es posible aprovechar descuentos por pronto pago o si es más
conveniente negociar plazos más largos para optimizar el flujo de caja.
Programar pagos en sistemas bancarios (transferencias electrónicas,
cheques, pagos en línea) o realizar pagos manuales, si es necesario.
6. Programación de Cobros
De manera similar a los pagos, los cobros deben ser programados de acuerdo con
los plazos establecidos con los clientes.
Acciones específicas:
Crear un cronograma de cobros detallado, indicando cuándo se espera
recibir el pago de cada cliente.
En caso de clientes con retrasos, establecer un plan de acción para la
cobranza (como llamadas de seguimiento, correos electrónicos, o incluso un
proceso formal de cobranza).
Revisar las condiciones de pago de cada cliente: ¿ofrecerán pago
anticipado, existe algún tipo de financiamiento o interés por pago tardío?
7. Seguimiento de Pagos y Cobros
Es importante hacer un seguimiento constante para asegurarse de que tanto los
pagos como los cobros se realicen según lo planeado.
Acciones específicas:
Confirmación de pagos: Verificar que todos los pagos se realicen en las
fechas programadas y sean acordes a las condiciones pactadas.
Monitoreo de cobros: Hacer un seguimiento regular de las cuentas por
cobrar y asegurarse de que los clientes cumplan con los plazos establecidos.
Gestión de retrasos: Si hay retrasos en los pagos o cobros, intervenir
rápidamente para resolver cualquier inconveniente (enviar recordatorios,
establecer contacto con los clientes, reestructurar plazos si es necesario).
8. Registro de Pagos y Cobros
El registro adecuado de todas las transacciones es fundamental para mantener el
control financiero y para la posterior conciliación contable.
Acciones específicas:
Registrar todos los pagos efectuados en el sistema contable.
Registrar todos los cobros recibidos de clientes.
Mantener un control actualizado sobre los saldos de cuentas por cobrar y
cuentas por pagar, así como las fechas de vencimiento.
9. Análisis y Ajustes Periódicos
A medida que pasa el tiempo, puede ser necesario ajustar la planificación de pagos
y cobros para adaptarse a cambios en las condiciones del mercado o en la
situación financiera de la empresa.
Acciones específicas:
Realizar análisis mensuales o trimestrales del flujo de caja y ajustar la
planificación de pagos y cobros según los resultados.
Revisar las políticas de crédito y pago: ¿Son los plazos y condiciones
acordados los adecuados para la situación financiera de la empresa?
Optimización: Buscar maneras de optimizar los pagos (descuentos por
pronto pago, renegociación de términos) o los cobros (incentivos por pagos
anticipados, descuentos, etc.).
10. Informes y Reportes
Elaborar informes sobre el estado de los pagos y cobros, con el fin de facilitar la
toma de decisiones estratégicas.
Acciones específicas:
Informes de cuentas por pagar: Listado de todas las facturas pendientes y
fechas de vencimiento.
Informes de cuentas por cobrar: Informe sobre el estado de las facturas
emitidas, incluyendo las vencidas y por vencer.
Análisis de flujo de caja: Proyecciones sobre los pagos y cobros a futuro,
para asegurar que se mantenga un saldo positivo.
Consejos Adicionales:
Automatización: Utilizar herramientas de software de gestión financiera o
ERP puede simplificar enormemente la planificación y el seguimiento de
pagos y cobros.
Negociación de plazos: Siempre es importante negociar con proveedores y
clientes en términos favorables para la empresa sin afectar las relaciones
comerciales.
Cobranza proactiva: Mantener un proceso de cobranza proactiva es clave
para evitar retrasos en los cobros y mejorar el flujo de caja.
Una planificación adecuada de pagos y cobros contribuye a una mejor gestión
financiera y al buen manejo de la liquidez de la empresa, lo que permite tomar
decisiones informadas sobre inversiones, financiamiento y crecimiento.
o GESTIÓN DE BANCOS Y CONCILIACIONES BANCARIAS:
La gestión de bancos y conciliaciones bancarias es un proceso clave en la
administración financiera de una empresa. Garantiza que los registros contables
internos coincidan con los saldos y transacciones reflejados en los estados de
cuenta bancarios, lo que ayuda a detectar posibles errores, fraudes o
discrepancias. Aquí te dejo los pasos detallados para llevar a cabo una correcta
gestión de bancos y conciliación bancaria:
1. Recolección de Información
Este es el primer paso en el proceso, y consiste en obtener toda la información
necesaria para realizar la conciliación bancaria.
Acciones específicas:
Estado de cuenta bancario: Obtener los estados de cuenta emitidos por el banco,
ya sea en formato papel o digital. Estos deben reflejar todas las transacciones
realizadas durante el período a conciliar.
Registros contables internos: Obtener los registros contables internos (libros de
caja, sistema ERP o software contable) que muestran los ingresos, pagos,
transferencias y otros movimientos realizados desde la cuenta bancaria de la
empresa.
2. Identificación de los Movimientos de Caja y Banco
En este paso, debes identificar todas las transacciones realizadas tanto en los libros
internos como en el estado de cuenta bancario.
Acciones específicas:
Revisar los ingresos: Compara los ingresos registrados internamente con los
depósitos y abonos reflejados en el estado de cuenta bancario.
Revisar los egresos: Compara los pagos y egresos realizados desde la cuenta
(cheques, transferencias, pagos electrónicos, etc.) con los cargos reflejados en el
estado de cuenta.
Identificar las transacciones no registradas: Algunas transacciones pueden no
haber sido registradas aún en los libros internos, como cheques emitidos pero no
cobrados, o depósitos que aún no han sido registrados.
3. Comparación de los Saldos Iniciales
Es fundamental asegurarse de que el saldo inicial del estado de cuenta bancario
coincida con el saldo final del periodo anterior en los registros contables de la
empresa.
Acciones específicas:
Compara el saldo inicial del estado de cuenta bancario con el saldo final de la
cuenta bancaria en los libros de la empresa al inicio del periodo.
Si los saldos no coinciden, revisa las transacciones anteriores que podrían haber
quedado sin registrar o cualquier error en los saldos iniciales.
4. Reconciliación de las Transacciones
En este paso, se procede a reconciliar todas las transacciones bancarias con los
registros internos.
Acciones específicas:
Conciliar los ingresos: Asegúrate de que todos los ingresos reflejados en el estado
de cuenta del banco coincidan con las entradas registradas en los libros internos.
Conciliar los egresos: Verifica que todos los pagos y egresos (cheques,
transferencias, pagos con tarjeta, etc.) coincidan con los registrados en los libros
contables.
Identificar y marcar las diferencias: Si encuentras diferencias, investiga las posibles
causas (errores de registro, transacciones duplicadas, cargos bancarios no
registrados, etc.).
5. Identificación de Movimientos Pendientes
Hay transacciones que pueden no haber sido procesadas aún por el banco o que
no han sido registradas en los libros contables de la empresa. Estas transacciones
pendientes deben ser identificadas y ajustadas.
Acciones específicas:
Cheques no cobrados: Verifica si hay cheques emitidos que no han sido cobrados
por los beneficiarios.
Depósitos no registrados: Asegúrate de que todos los depósitos y abonos
realizados por la empresa estén registrados correctamente, y si hay alguno
pendiente, ajústalo.
Cargos bancarios no registrados: Si el banco ha realizado cargos adicionales (como
comisiones, intereses o cargos por servicios), asegúrate de registrarlos en los libros
contables internos.
6. Ajuste de los Registros Internos
Si durante la conciliación se identifican diferencias, es necesario realizar los ajustes
correspondientes en los registros internos de la empresa.
Acciones específicas:
Registrar movimientos pendientes: Registra en los libros contables todas las
transacciones que no se habían registrado, como depósitos, transferencias y pagos
realizados.
Registrar ajustes bancarios: Si el banco cobra una comisión que no se había
registrado, agrégala a los registros contables.
Ajustes por errores: Si se detectan errores de registro (por ejemplo, un importe
erróneo en un pago), realiza los ajustes necesarios para corregir la cifra.
7. Conciliación del Saldo Final
Una vez que todos los movimientos y ajustes han sido registrados, es el momento
de conciliar el saldo final.
Acciones específicas:
Saldo del banco: Asegúrate de que el saldo final del estado de cuenta bancario
coincida con el saldo ajustado en los registros contables de la empresa.
Saldo de la empresa: Después de realizar los ajustes y registrar las transacciones
pendientes, el saldo final de la cuenta bancaria en los libros contables de la
empresa debe coincidir con el saldo final del estado de cuenta bancario.
8. Revisión de Errores y Análisis
Si después de realizar todos los ajustes y conciliaciones, los saldos no coinciden, es
necesario investigar más a fondo y revisar posibles errores de registros.
Acciones específicas:
Revisa todas las transacciones registradas en ambos, el estado de cuenta bancario
y los registros internos de la empresa.
Compara las fechas de las transacciones y verifica si se han registrado
correctamente.
Si se identifican errores graves, haz las correcciones necesarias y vuelve a conciliar.
9. Documentación y Archivo
Una vez que la conciliación bancaria se haya completado y los saldos estén
reconciliados, es importante documentar y archivar todos los registros y
documentos relacionados.
Acciones específicas:
Guardar los estados de cuenta bancarios y los registros de conciliación.
Crear un informe de conciliación: Genera un informe que detalle todas las
transacciones conciliadas y cualquier ajuste realizado, y guárdalo para su revisión
futura o auditoría.
Archivar de manera ordenada los documentos, tanto físicos como digitales, para
tener acceso a ellos cuando sea necesario.
10. Generación de Informes y Seguimiento
Finalmente, es importante que la conciliación bancaria se registre correctamente
en los informes financieros de la empresa.
Acciones específicas:
Informes financieros: El saldo reconciliado debe reflejarse en los estados
financieros de la empresa (balance general, flujo de caja, etc.).
Seguimiento: Si se encuentran problemas recurrentes o diferencias, establece un
plan de acción para evitar futuros errores o discrepancias, como mejorar los
controles internos o implementar herramientas automatizadas de conciliación.
Consejos:
Automatización: Utiliza software de gestión financiera o ERP que ofrezca
herramientas de conciliación bancaria automatizadas. Esto reduce el riesgo de
errores manuales y acelera el proceso.
Reconciliación periódica: Realiza la conciliación bancaria con regularidad
(mensualmente, semanalmente o incluso diariamente, dependiendo del volumen
de transacciones). Esto asegura que cualquier discrepancia se detecte a tiempo.
Control de documentos: Mantén un archivo organizado con todos los documentos
bancarios y contables relacionados con las conciliaciones, para facilitar auditorías
futuras.
Siguiendo estos pasos, puedes asegurar que los registros contables de la empresa
estén correctamente alineados con los estados de cuenta bancarios, lo que
facilitará la toma de decisiones financieras y garantizará una mayor transparencia y
control.
o Preparación de informes financieros sobre liquidez y necesidades de
financiamiento.
3. Responsable: Departamento de Tesorería.
B. Activo Fijo
1. Objetivo: Controlar la adquisición, depreciación, mantenimiento y disposición de los
activos fijos.
2. Tareas clave:
o Registro y clasificación de activos fijos (terrenos, maquinaria, vehículos, etc.).
o Cálculo de la depreciación y su contabilización.
o Control de mantenimientos preventivos y correctivos.
o Actualización periódica de inventarios de activos fijos.
3. Responsable: Departamento de Contabilidad o Finanzas, en colaboración con el
Departamento de Mantenimiento.
C. Rendimientos de Combustible y Casetas
1. Objetivo: Controlar y optimizar el consumo de combustible y los gastos en casetas de
peaje.
2. Tareas clave:
o Monitoreo y registro de los consumos de combustible por unidad o equipo.
o Control de los gastos en peajes, asegurando que se registren y autoricen
correctamente.
o Análisis de la eficiencia en el uso del combustible y los costos de peaje.
o Preparación de informes mensuales con indicadores de rendimiento.
3. Responsable: Departamento de Logística o Transporte.
D. Cuentas por Pagar
1. Objetivo: Gestionar el pago oportuno de las deudas de la empresa, evitando intereses por
retrasos y manteniendo buenas relaciones con proveedores.
2. Tareas clave:
o Recepción y validación de facturas.
o Verificación de términos de pago y fechas de vencimiento.
o Programación de pagos.
o Generación de reportes de cuentas por pagar.
3. Responsable: Departamento de Cuentas por Pagar.
E. Cuentas por Cobrar
1. Objetivo: Asegurar la recuperación oportuna de los ingresos generados por la empresa.
2. Tareas clave:
o Emisión de facturas.
o Registro de pagos recibidos.
o Monitoreo de saldos pendientes y gestión de cobranza.
o Generación de informes de cuentas por cobrar.
3. Responsable: Departamento de Cuentas por Cobrar.
3. Flujo del Proceso Administrativo
1. Ingreso de Información:
o El departamento de tesorería recibe información de las cuentas por cobrar
(facturación) y cuentas por pagar (facturas de proveedores).
o El área de combustible y casetas registra el consumo de combustible y gastos de
peaje.
o El departamento de activo fijo mantiene actualizados los registros de
adquisiciones, bajas y depreciación de los activos.
2. Validación y Autorización:
o Las facturas y gastos deben ser validados por el área correspondiente (tesorería,
compras, transporte, contabilidad).
o Las cuentas por pagar deben ser programadas de acuerdo con su fecha de
vencimiento.
o Las cuentas por cobrar deben ser monitoreadas para evitar morosidad.
3. Conciliación y Revisión:
o Conciliación de bancos por parte del área de tesorería para asegurarse de que los
saldos coinciden con las transacciones registradas.
o Revisión periódica de los informes de activos fijos, identificando cualquier
anomalía o cambio en el valor de los activos.
o Control de los rendimientos de combustible, comparando los gastos reales con los
presupuestados.
4. Registro y Contabilización:
o Contabilización de todas las transacciones de pago y cobro, así como los
rendimientos de combustible y casetas, en los libros contables de la empresa.
o Actualización de las cuentas por cobrar y por pagar en el sistema financiero.
5. Generación de Informes:
o El área de tesorería genera informes financieros periódicos sobre la situación de
caja, liquidez y vencimiento de pagos.
o El área de cuentas por cobrar y por pagar genera informes para revisión gerencial.
o Los informes de rendimientos de combustible y casetas deben analizarse para
detectar oportunidades de ahorro o mejorar la eficiencia.
4. Monitoreo y Control
Indicadores clave de desempeño (KPIs):
o Tesorería: Liquidez, saldo promedio en cuentas bancarias, eficacia en la gestión de
pagos y cobros.
o Activo Fijo: Porcentaje de depreciación, valor total de los activos fijos, costo de
mantenimiento.
o Rendimiento de Combustible: Consumo de combustible por kilómetro recorrido,
costo por litro de combustible.
o Casetas: Gasto promedio por peaje por unidad, eficiencia de las rutas.
o Cuentas por Pagar: Plazo promedio de pago, porcentaje de pagos retrasados.
o Cuentas por Cobrar: Plazo promedio de cobro, porcentaje de cuentas vencidas.
5. Auditoría y Revisión Periódica
Revisión anual o semestral de todos los procedimientos, informes y controles para
garantizar que el proceso sea eficiente, cumpla con las normativas vigentes y se optimicen
los recursos.
Este proceso debe ser flexible y ajustable a las necesidades de la empresa. Puedes usar
herramientas tecnológicas (software de gestión financiera, ERP) para automatizar ciertas tareas y
hacer más eficiente la administración de estos procesos.
