Piedras Elaboradas de Guatemala, S.A.
Auditoría al 31 de octubre de 2023
Flujograma del área de Ingresos
El área de Finanzas autoriza el registro de
Clientes clasificados Ingresan a sistema SAP‐ las facturas no entregadas al cliente, para
como cuentas clave que el área de Contabilidad reverse el
VTAS y suben su pedido
Recepción de (constructoras) El área de ventas concentra asiento contable y esos ingresos no
pedidos los pedidos en un Template queden reconocidos en el mes.
Clientes clasificados Le envían al área de
como pequeños Ventas el pedido en
vendedores (ventas de formato Excel Una vez concentrada la Al cierre de cada mes, el área de
piedras al menudeo) información, envían el Almacén se encarga de enviarle,
Template a Sales mediante correo electrónico, al área
de Contabilidad y Finanzas la relación
de las facturas de las que ya no se Riesgo de error
Al momento de subirse a pudo entregar el producto. material
Customer Service valida los SAP se genera una sales REV 003 R_REV_3
Sales Operation procede datos recibidos: descuento, order (orden de venta)
¿Está Genera un archivo .txt y los Alloca el producto, es decir,
a verificar en sistema las SI Envían el Template vía número de cliente, local de ¿Está SI identificándose con el ¿Se subió SI Recibe la factura y se encarga de El repartidor debe regresar con la
completo? guarda en la carpeta reserva en sistema para Se encarga de darle salida al producto y Cuando entregan el producto, el cliente
existencias en inventario. email al área de entrega, código de barras, completo? número 4 de inicio. bien? verificar que los datos de la factura evidencia de entrega del producto
de esta revisión no existen Instance que está que no lo tomen. SURTIDO DISTRIBUCIÓN EMPAQUE EMBARQUE que llegue a manos del cliente. debe firmar como evidencia de
Customer Service se coincidan con el pedido y con las (firma de recibido del cliente) y
evidencias. direccionada a SAP, y en recibido, y también sellar la factura o la
encarga de validar que el cajas listas para entregárselas al entregársela al área de evidencias, para
automático se sube a SAP. orden de pedido.
archivo se haya subido bien cliente. validar los datos.
NO
Solicitan al área de Facturación, la
NO NO
Regresa Template al área Al momento de Allocar el generación de las facturas,
Regresa el Template a Revisa en dónde fue el Hellman cuenta con cuatro áreas mediante un archivo en Excel con
de Ventas, indicándole producto, se genera un
Sales Operation para su error. delivery (número de en el almacén para poder surtir el el número de pedidos, piezas e
cuánto producto hay y si el pedido. Cada área se encarga de
corrección. pedido, el cual se identifica
cliente está de acuerdo en validar ciertos datos, con sus
surtirle menos de lo con el número 8 de inicio). Riesgo de error Envían el soporte físico (factura, orden
material ¿La factura cuenta con
REV 004 SI de pedido) al área de Cuentas por
la evidencia de entrega
Facturación verifica en sistema que R_REV_4 Cobrar, para que se proceda con la
al cliente?
REV 001 los datos del pedido estén
correctos, piezas, fecha, nombre ¿Tiene el SI En el momento que se genera la factura
Este delivery viaja en visto bueno? se reconoce el ingreso.
Hellman recibe los delivery del cliente, número de cliente. Y lo Genera la factura
automático al sistema de más importante, en sistema el
y empieza el proceso de NO
Hellman (LFS400). pedido debe contar con el Good Cuentas por cobrar recibe el soporte y
surtido al cliente. Riesgo de error
material Isue (es decir, debe estar cerrado Devuelven la factura al repartidor, para se encarga de darle seguimiento al
NO cobro de la factura.
que consiga la firma del cliente.
R_REV_1, 2,3
Solicita la aclaración a Almacén
para que cierre el pedido en
El cliente realiza el pago de la factura.
Riesgo de error
material
R_REV_9 REV 008
FIN DEL PROCESO
