ARCHIVO DIGITAL
Es todo fichero que se ha elaborado mediante un programa
informático y que se ejecuta en un medio electrónico y puede
permanecer almacenado en diversos medios y, dependiendo del
programa se puede modificar o no. El archivo digital puede explicarse
como un sustituto del papel, su principal función es almacenar datos
generados en forma digital. Una de las ventajas del archivo digital es
que se tiene acceso a dichos archivos de manera instantánea y en
cualquier momento.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DIGITAL
Una de las ventajas e importancia del archivo digital es que el archivo
digital permite ahorrar espacio, recursos económicos y tiempo.
¿COMO SE CREA UN ARCHIVO DIGITAL?
Se hace uso de diferentes herramientas digitales conocidas como
programas o aplicaciones dependiendo del documento que se desee
digitalizar, por ellos es necesario que el personal este capacitado para
la creación del archivo digital.
TIPOS DE ARCHIVOS DIGITALES
Existen diversos tipos de archivos digitales puede haber modificables
y no modificables, fotos, videos, audios etc.; Los archivos digitales
más comunes son los escritos como:
Archivo digital en Word Realizar un archivo digital en Word es sencillo
y permite hacerle las modificaciones necesarias sin complicación.
Archivo digital en PDF Es un archivo digital que beneficia el no poderle
realizar modificaciones y mantiene su forma original y beneficia que
su ocupación y almacenaje sea reducido.
Archivos digitales de imagen Fotos y videos que complementan algún
expediente.
Archivos digitales de audio De igual manera son complemento del
algún expediente, como las notas de voz que son utilizados en grupo
frecuentemente y que son de fácil ubicación.
DILEMAS DE LA INFORMACION ELECTRONICA Y SU MANEJO
ARCHIVISTICO
La introducción de las tecnologías de la información de los archivos ha
tenido un fuerte impacto en la evolución de los documentos, tanto el
punto de vista teórico, metodológico e instrumental. Todos los
especialistas coinciden que la gestión electrónica impone retos al
tratamiento tradicional de la archivística y los principios en los que se
sustentan. El desarrollo de nuevos modelos y retos para los archivos
plantean nuevas realidades que hacen obligatorias de sus horizontes
y fronteras. Fundamentalmente en algunos de los siguientes aspectos:
El tratamiento archivístico de la información digital
La incorporación digital en el universo de los archivos.
Garantizar el uso controlado y eficiente de la información
electrónica como herramienta de gestión
La necesidad de conservar dicha información a largo plazo
El desarrollo normativo y la generación de metodologías
El establecimiento de sistemas de información tecnológica
integrados, tecnológica y jurídicamente.
Algunos de los beneficios es que sirve para incrementar la
información electrónica y permite la ampliación de los usos
institucionales de la información a sectores mas amplios de la
sociedad de la información. Sin embargo, a pesar de los múltiples
beneficios de la utilización de los archivos digitales surgen algunos
cuestionamientos como:
El escaso control jerárquico de la información electrónica
La inestabilidad de la información electrónica y darle una
valoración permanente e histórica.
La pérdida de la información sustantiva y que los programas
no sean suficiente para darle soporte.
El control técnico de la información para su certeza y
autenticidad jurídica e informática.
La vulnerabilidad de la información y la oposición a su
calidad.
Aunque se puede decir que entre la cultura de las mil y una copias en
ambas existen las mismas dificultades como la difícil localización, la
incapacidad para integrar documentos al expediente, así como
pérdida de información valiosa. En ambas situaciones es necesario la
utilización de medidas apropiadas para la gestión de documentos.
PRESERVACION A LARGO PLAZO DE LA INFORMACION
ELECTRONICA
Algunos especialistas aun dudan si el archivo digital puede coadyuvar
para la gestión gubernamental ya que establecen que no es lo mismo
gestionar datos y documentos tratados individualmente que
información cohesionada y sistemática ya que la información que se
crea de manera digital es para un propósito en específico. Los
mecanismos de agrupación de la información electrónica que
documenten la integración de un proceso de gestión similar al de la
archivística tradicional y no se encuentren totalmente definidos.
El tratamiento individualizado de la información no puede ser tratada
de la misma manera y los especialistas insisten que cada información
debe ser tratada de manera individualizada y donde la información en
soporte electrónico pase igualmente por tres etapas:
Primera fase: Diseño de la estrategia de gestión de la información en
soporte electrónico
Segunda fase: Creación de la información en soporte electrónico
Tercera fase: Gestión y conservación de la información
Desde el diseño de la estrategia de gestión de la información en
soporte electrónico debe planificarse el mecanismo y procedimientos
para regular de la producción de los documentos electrónicos de
archivo. El planificar la digitalización de archivos debe ser
extremadamente cuidadosa, que permita la conservación de los
archivos a largo plazo y evitar la digitalización de documentos de
manera individualizada y favorecer el agrupamiento de estos.
NORMAS INTERNACIONALES PARA EL MANEJO DE LOS
ARCHIVOS ELECTRONICOS
Se atiende los campos asociados a la gestión de la información en
soporte electrónico y se destacan una serie de normas como ISO
15489 Partes I y II. Y se debe atender una serie de especificaciones
asociados a los requisitos previos de cada caso.
REFLEXION PERSONAL
Considero que el archivo digital llego a revolucionar la era de la
archivística documental y si bien es cierto simplifica su localización y
ubicación. Indudablemente el archivo digital llego para quedarse y
que tiene innumerables beneficios y aportaciones, sin embargo se
debe tomar en cuenta que para lograr el objetivo que tiene la
digitalización de archivos se debe planear y organizar de manera
minuciosa el proceso de digitalización y capacitar a las personas
encargadas de ello, se debe de tomar en cuenta que el digitalizar un
archivo no es sustitución del documento como tal si no es otro
proceso que contribuye a la manera de archivar información. Aún
existe un largo recorrido en el archivo digital ya que cuenta con
muchas ventajas sin embargo tiene otras cuestiones que se deben
resolver como la conservación de los documentos digitales a largo
plazo, pero estoy convencida que siguiendo las etapas de
digitalización como corresponde se va a lograr.
Lo mejor es que en la actualidad se cuenta con diversas herramientas
de digitalización que serán coadyuvantes para que la digitalización de
archivos funcione de manera óptima y así se logre el objetivo
planteado.
