CONTROL INTERNO
El control interno es responsabilidad de cada institución del Estado y entidades
privadas que gestionen recursos públicos, buscando crear condiciones para su ejercicio
efectivo. Es un proceso integral aplicado por autoridades, directivos y personal, que garantiza
razonablemente el logro de objetivos, la protección de recursos públicos y el cumplimiento
normativo. Sus componentes incluyen el ambiente de control, evaluación de riesgos,
actividades de control, sistemas de información y seguimiento. Además, promueve la
eficiencia, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información, así como la corrección de
deficiencias identificadas.
La máxima autoridad, directivos y personal son responsables del diseño,
implementación y evaluación del control interno. Los directivos deben enfocarse en áreas
clave por su impacto, y el personal debe ejecutar acciones para fortalecer el control interno,
siguiendo la normativa vigente y con el apoyo de la auditoría interna.
Objetivos del control interno
El control interno en entidades públicas y privadas que manejan recursos públicos
busca garantizar el cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover operaciones eficaces, eficientes, efectivas y económicas, bajo principios
éticos y transparentes.
Asegurar el cumplimiento de normativas aplicables.
Proteger el patrimonio público contra pérdidas, uso indebido, irregularidades o actos
ilegales.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información, tanto física
como digital.
Establecer atribuciones y competencias claras para verificar responsabilidades
individuales en las operaciones.
200 Ambiente de control
El ambiente de control es el conjunto de circunstancias y conductas que determinan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Surge principalmente de la
actitud de la alta dirección y del personal hacia su importancia, influyendo en procesos,
actividades y resultados.
Este entorno organiza valores, conductas y reglas para fomentar una cultura de control
interno. Un ambiente favorable motiva al personal a controlar sus actividades y resalta la
importancia de atributos como la integridad, valores éticos y el entorno operativo,
considerados el motor y base del sistema.
El ambiente de control afecta las operaciones, el establecimiento de objetivos, la
gestión de riesgos, los sistemas de información y las actividades de monitoreo. La máxima
autoridad debe establecer pautas claras y fomentar confianza, honestidad y respaldo al control
interno, garantizando el uso eficiente de recursos y la protección ambiental.
Finalmente, es responsabilidad de la alta dirección y el personal directivo preparar al
equipo para diseñar, implementar y supervisar el sistema de control interno conforme a su rol
y competencias.
El sector público y las entidades privadas con recursos públicos deben implementar y
actualizar un sistema de planificación que incluya la formulación, ejecución, control,
seguimiento y evaluación de planes operativos anuales y un plan plurianual institucional.
Estos planes deben alinearse con la misión, visión y objetivos del Plan Nacional de
Desarrollo, políticas públicas y normativas legales. Los planes operativos deben detallar
objetivos, indicadores, metas y actividades, y estar vinculados al presupuesto disponible.
Además, deben coordinarse con los procesos de planificación y presupuesto nacionales y ser
evaluados constantemente para asegurar su eficacia y ajustar estrategias según las necesidades
emergentes.
300 Evaluación del riesgo
La institución establecerá mecanismos para identificar, analizar, valorar y gestionar los
riesgos que puedan afectar sus objetivos, el cumplimiento de normativas, la protección de
recursos públicos y la generación de información confiable. El riesgo se define como la
posibilidad de que un evento no deseado impacte negativamente a la entidad o su entorno. La
máxima autoridad, los directivos y todo el personal serán responsables del proceso de
administración de riesgos, el cual incluye metodologías, estrategias y procedimientos. Este
proceso permitirá a las unidades identificar y responder a eventos potenciales que puedan
afectar la ejecución de procesos, la consecución de objetivos y la protección de recursos,
tomando las medidas necesarias para minimizar su impacto.
Algo fundamental para la evaluación de riesgos, incluyendo el riesgo de fraude y
corrupción, es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de
condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y operativas, respecto de
una situación inicial.
400 Actividades de control
Las actividades de control son políticas y procedimientos para gestionar riesgos,
proteger recursos públicos y generar información confiable. La máxima autoridad, directivos
y personal son responsables de ejecutarlas en cada etapa de los procesos y en el entorno
tecnológico. Para ser efectivas, deben equilibrar la detección y prevención de riesgos, ser
apropiadas, consistentes, costo-efectivas, comprensibles y alineadas con los objetivos del
control interno.
La implementación de políticas o procedimientos de control debe estar precedida por
un análisis de costo/beneficio, asegurando que el costo de establecer el control no supere el
beneficio que se puede obtener de él.
500 Información y comunicación
La máxima autoridad, junto con el área correspondiente o el Comité de Tecnologías de
la Información, debe definir cómo identificar, clasificar y comunicar la información relevante
de manera oportuna para facilitar el cumplimiento de responsabilidades. El sistema de
información y comunicación abarca los métodos para registrar y procesar las operaciones de
la entidad, asegurando que la calidad de la información apoye la toma de decisiones y el
control de actividades. Este sistema permite evaluar el desempeño en relación con los
objetivos establecidos. La comunicación debe facilitar que el personal cumpla con sus
responsabilidades operativas y de cumplimiento, y debe alinearse con los planes estratégicos y
el marco legal vigente. La información interna y externa obtenida facilita la preparación de
informes para la toma de decisiones, permitiendo a los usuarios cumplir sus responsabilidades
de manera eficiente.
600 Monitoreo y seguimiento
El seguimiento evalúa la calidad del control interno a lo largo del tiempo, permitiendo
ajustes cuando sea necesario. Se enfoca en identificar controles débiles o insuficientes,
promoviendo su refuerzo y asegurando que se atiendan las medidas derivadas de auditorías y
otras revisiones. Las deficiencias detectadas deben ser registradas y corregidas por los
responsables. Una deficiencia refleja un riesgo que afecta la capacidad de la entidad para
lograr sus objetivos, por lo que debe fortalecer el control interno. El seguimiento se realiza
mediante evaluaciones periódicas y procedimientos continuos para garantizar la efectividad
del sistema de control.
ACTIVIDADES DE CONTROL
405 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicación de Principios y Normas Técnicas de Contabilidad
Gubernamental
La contabilidad gubernamental se rige por principios y normas técnicas específicas
que garantizan el registro adecuado de operaciones y la generación de información financiera
sistematizada y confiable. Los estados financieros deben ser verificables, reales y oportunos,
cumpliendo criterios técnicos obligatorios para los profesionales contables. Esta base permite
la toma de decisiones informadas dentro de las entidades públicas.
405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental
El sistema contable de las entidades públicas debe ajustarse a las normativas vigentes,
cubriendo planificación, procedimientos, registros y reportes. Debe proporcionar estados
financieros y otros informes gerenciales que apoyen la toma de decisiones y la evaluación del
desempeño organizacional. Además, es fundamental la eficiencia (optimizar recursos)
mediante controles internos que aseguren el registro adecuado de operaciones, el
mantenimiento de inventarios actualizados y la protección de bienes.
405-03 Integración Contable de Operaciones Financieras
La contabilidad es una herramienta clave para generar información financiera
actualizada, válida y confiable, destinada a la toma de decisiones en la gestión de fondos
públicos. Integra y coordina las acciones de las unidades del Sistema de Administración
Financiera, siguiendo principios y normas técnicas para el registro y control de recursos
públicos. Además, asegura la integración entre operaciones presupuestarias y contables,
reflejando adecuadamente los movimientos de fondos, bienes y otros recursos, tanto para uso
interno como externo.
405-04 Oportunidad en el Registro de los Hechos Económicos y Financieros y
Presentación de Información
El registro de las operaciones económicas y financieras debe realizarse en el momento
en que ocurren, respetando la normativa vigente. Esto evita anticipar o postergar registros y
asegura la clasificación correcta de las transacciones. Una adecuada implica organizar y
procesar información, a partir de la cual será elaborada la información financiera de la
entidad. Las entidades públicas deben presentar información financiera confiable, relevante y
oportuna para respaldar decisiones efectivas.
405-05 Conciliación de los Saldos de las Cuentas
Las conciliaciones periódicas, al menos anuales, son esenciales para verificar la
correspondencia entre registros contables internos o externos. Estas identifican diferencias,
que deben ajustarse con documentación respaldatoria. También incluyen la comparación entre
saldos auxiliares y cuentas de mayor general. Las personas encargadas de estas tareas deben
ser independientes de las funciones de registro y custodia.
405-06 Formularios y Documentos
Las entidades públicas y privadas que gestionen recursos públicos deben establecer
procedimientos y utilizar formularios preimpresos y prenumerados para respaldar sus
operaciones administrativas y financieras. Estos formularios, ya sean físicos o digitales, deben
tener una numeración única y controlada, garantizando autenticidad, orden correlativo y
cronológico. Se designará personal para revisar la secuencia numérica, corregir errores
mediante nuevos formularios y archivar los documentos erróneos, preservando su numeración
para mantener un control adecuado.
405-07 Anticipos de Fondos
Los recursos financieros entregados como anticipos para cubrir gastos específicos,
garantías, fondos a rendir cuentas y otros, deben ser controlados adecuadamente y
comprometidos según la disponibilidad presupuestaria. Se requiere una rendición de cuentas
documentada y la devolución de montos no utilizados, con liquidación anual antes del 28 de
diciembre, salvo los anticipos a servidores públicos. La administración de estos fondos está
sujeta a normas y reglamentaciones, e incluye controles periódicos y arqueos sorpresivos.
Los principales tipos de fondos son:
Anticipos a servidores públicos: Adelantos de remuneraciones u honorarios,
recaudados al momento de los pagos mensuales, bajo control interno y verificando la
capacidad de pago.
Anticipos a contratistas: Otorgados conforme a normativas de contratación pública,
garantizando los recursos entregados y devengados proporcionalmente según el avance de las
obras o servicios.
Fondos de reposición: Dinero asignado para fines específicos, como caja chica o
fondos rotativos, con liquidación tras cumplir su objetivo y presentación de documentación
legalizada.
Fondos a rendir cuentas: Montos destinados a pagos específicos que no pueden ser
atendidos regularmente, sujetos a liquidación mensual con respaldo documentado.
El control y registro de estos fondos deben garantizar su uso adecuado, con
información sobre su estado y antigüedad, ajustándose a la normativa vigente.
405-08 Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo
Los valores en efectivo deben someterse a arqueos periódicos y sorpresivos, debe
realizarse en presencia del custodio, quien firmará como constancia de que el procedimiento
se realizó correctamente y de que los valores fueron devueltos en su totalidad. Son realizados
por auditores de la Contraloría General del Estado o personal independiente designado. Este
proceso asegura que el efectivo físico coincida con los registros contables y administrativos,
dejando constancia por escrito. Si se encuentran irregularidades, se notificará de inmediato
para tomar medidas correctivas.
405-09 Análisis y Confirmación de Saldos
El análisis mensual y anual de cuentas por cobrar y anticipos permite identificar
transacciones pendientes, evaluar la antigüedad de saldos y ajustar irregularidades. El análisis
mensual permite evaluar la eficiencia de la recaudación y detectar cuentas vencidas o
incobrables, aplicando ajustes necesarios al cierre del ejercicio fiscal. Este proceso asegura
que los valores sean recuperables y las cuentas estén al día, reduciendo riesgos de
incobrabilidad. También fomenta una gestión eficiente de la recaudación y el seguimiento de
deudas. Cualquier irregularidad en los saldos será investigada y corregida con ajustes
contables adecuados. El responsable enviará estados de cuenta anuales a los deudores para
confirmar movimientos y saldos.
405-10 Conciliación y Constatación
Se realizan conciliaciones entre registros auxiliares y mayores generales para
garantizar que los saldos coincidan con operaciones correctamente registradas. Además, se
llevan a cabo constataciones físicas sorpresivas por lo menos trimestralmente de valores
pendientes y al finalizar cada ejercicio, verificando la legalidad de los documentos que los
respaldan. Este proceso debe ser realizado por personal independiente, lo que refuerza la
integridad y confiabilidad de la información contable.
