INTRODUCCION
De manera introductoria en este trabajo hablaremos acerca de los manuales
administrativos, los tipos de manuales, las necesidades que tienen las empresas de
tener estos manuales, el papel que cumplen dentro de las mismas, entre otros
conceptos que son vitales para el entendimiento de este tema con una breve
descripción de cada uno de ellos para comprenderlos mejor, de igual manera, podrá
analizar las ventajas e importancia que tiene el poseer un manual administrativo en una
organización, no sin antes conocer las etapas que se deben de seguir para su
elaboración de manera minuciosa, llevándolo de la mano en el entendimiento de la
información. Esto es realizado con la finalidad de que el oyente de este tema a exponer
pueda redactar un documento que le servirá de apoyo en el manejo de personal, evitará
ineficiencia en productividad, redundancia en las actividad y funciones que opera su
empresa, así como el que sus empleados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles en la organización. Muchos se preguntan ¿Cuál es la
finalidad de este tipo de documento en una organización empresa? Básicamente, según
el autor Terry Price, tiene como finalidad lograr el manejo, de forma óptima, del
personal y las tareas a realizar porque en estos documentos se verá reflejado las
instrucciones e información que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para
orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
Definición de manuales
Un manual es un libro o folleto en el cual se recopilan los aspectos básicos y esenciales
de una actividad de la organización. Nos permiten comprender el funcionamiento de
algo o acceder de manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema o materia.
Tipos
Por contenido
Los manuales pueden tratar sobre historia, organización, políticas, procedimientos,
adiestramiento, entre otros.
Por función
Los manuales pueden tener una función específica, como producción, compras,
ventas, finanzas, contabilidad, entre otras.
Por tipo de procedimiento
Los manuales de procedimientos pueden ser organizacionales, departamentales, de
puesto o de técnicas.
Por tipo de organización
Los manuales de organización pueden ser generales o específicos. Los manuales
generales contienen información sobre la estructura de toda la organización, mientras
que los específicos contienen información sobre la estructura de un área específica.
Importancia
Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones,
las normas, etc. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Incrementan
la coordinación en la realización del trabajo.
Diseño de manuales
Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo
normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el
cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.
Implementación de manuales
La implementación de un manual es el proceso de poner en práctica una guía que
establece los pasos a seguir para que una empresa, organización o área realice sus
funciones.
Un manual es un documento que recopila los aspectos básicos y esenciales de una
actividad de la organización.
Normas
Un código o una norma es un marco: un conjunto de reglas que se deben seguir con la
meta de lograr un resultado determinado. Un manual es un conector: vincula los
requisitos a su aplicación, puesto que te ayuda a comprender el razonamiento detrás de
un código o una norma.
políticas
Es el conjunto de lineamientos y normas autorizados sobre lo que es correcto hacer en
un área o proceso específico. El propósito de las políticas en una organización es:
Alcanzar de una manera efectiva sus objetivos estratégicos.
procedimientos de los manuales
En el ámbito empresarial, un procedimiento es el conjunto de acciones concretas que
se deben realizar para lograr un objetivo. Por eso, en los manuales se mencionan todas
estas tareas, el orden en que deben realizarse, quién las debe llevar a cabo y el tiempo
que deberían tomar.
Concepto de forma de manuales (conceptos) y sus aspectos
Un manual es un documento que recopila de manera ordenada los pasos y
procedimientos para realizar una tarea o adquirir un conocimiento. Puede ser un libro,
folleto o publicación en línea.
Los manuales pueden tener diferentes estructuras, pero normalmente incluyen los
siguientes elementos:
Portada
Índice
Introducción
Instrucciones para su uso
Cuerpo del manual
Glosario
Conclusiones
Anexos
Los manuales pueden clasificarse por su contenido o por su función específica. Algunos
ejemplos de contenido son: historia, organización, políticas, procedimientos,
adiestramiento. Por función específica, pueden ser de producción, compras, ventas,
finanzas, contabilidad, etc
Utilidad
Un manual o guía es un documento o publicación en el cual se establecen de manera
ordenada y consecutiva los pasos y procedimientos a seguir para llevar a cabo con
éxito una tarea o adquirir un conocimiento. Puede tratarse de folletos, publicaciones en
línea o libros.
lineamiento
Los lineamientos de un manual son un apartado que describe los elementos que debe
contener cada procedimiento antes de integrarse al manual.
Los lineamientos se emiten para detallar acciones que derivan de un ordenamiento de
mayor jerarquía, como un reglamento, un código, una ley o un decreto. También
describen las etapas, fases, pautas y formatos necesarios para desarrollar tareas o
actividades específicas.
características
debe contener material de apoyo, es decir, glosarios de términos, flujogramas,
recomendaciones y anexos, entre otros posibles elementos adicionales. Este material
debe realizarse una vez terminado el cuerpo del manual, de modo tal que puedan
incluirse en él referencias oportunas.
Relación de la forma con los manuales
Los manuales pueden tener diferentes formas dependiendo de su contenido y función
específica. Por ejemplo, un manual administrativo describe la estructura organizacional
de una empresa, mientras que un manual de procedimientos explica los pasos a seguir
para realizar una actividad
CONCLUSION
A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales de
operaciones resultan indispensables para cualquier organización, gracias a ellos se
logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como financieros, ya que
facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento adquirido
por la misma organización. Por otra parte, se puede concluir que sin una estructura
organizacional adecuada el personal difícilmente podrá contribuir al logro de los
objetivos de la empresa. Una organización será eficiente si su estructura está diseñada
para cubrir sus necesidades. Mientras más clara sea la definición de un puesto, las
actividades a realizar y la comprensión de las relaciones de autoridad y las relaciones
informales con otros puestos se evitarán conflictos y la productividad de las personas
aumentará.
